Обмен данными в MS Office

Всероссийский заочный финансово-экономический

институт 

Кафедра автоматизированной обработки

Экономической информации 
 
 
 

Курсовая  работа  

по дисциплине «Информатика» 

на тему «Обмен данными в MS Office» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                     2009 г

                                    ОГЛАВЛЕНИЕ 

    Введение                                                                                                   стр.3

1. Основные понятия, используемые при изучении обмена данными

    в MS Office                                                                                               стр.4

2. Обмен данными между приложениями MS Office                              стр.6
3. Способы обмена данными                                                                   стр.11

          Заключение                                                                                            стр.16

4. Практическая часть                                                                               стр.18

    Список  использованной литературы                                                   стр.23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

    Обмен данными в широком смысле –  это передача информации от одного объекта к другому. В компьютерном мире до недавнего времени под обменом данными часто понимали процесс ввода и вывода данных между оперативной памятью и периферийными устройствами. С появлением концепции Windows под обменом данными стали понимать передачу данных от одного объекта к другому. В результате этого процесса объекты могут изменяться, а также могут создаваться новые объекты, образующиеся из одного или нескольких существующих объектов.

    Такими  объектами могут быть приложения, папки, документы, а передаваемыми  данными могут быть фрагменты  документов, документы, файлы, папки, т. е. объекты среды Windows. Так, в результате копирования файла или папки появляются их копии, а вследствие обмена данными между приложениями создаются составные документы, собранные из фрагментов, сформированных в разных приложениях.

    Пакет MS Office объединяет общим названием большое количество программ, и делает их единой взаимосвязанной системой. В этой системе границы между, казалось бы, совсем разными приложениями оказываются размытыми. Например, создавая текст с помощью MS Word, можно вставить в него электронную таблицу, причем не статическую картинку, а настоящую, "живую", считающую таблицу. Именно поэтому обмен данными между приложениями играет большую роль в среде MS Office. 
 
 
 
 
 
 
 

    1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ПРИ ИЗУЧЕНИИ ОБМЕНА ДАННЫМИ В MS OFFICE 

    Обмен данными – процедура приёма и передачи данных, включая кодирование, декодирование, буферизацию и проверку.

    Пользователь - человек или юридическое лицо, использующее вычислительную систему (например, ЭВМ) или программное средство (программу, процедуру и т. п.).

    Буфер обмена – буфер, используемый при обменной буферизации. Все сегменты такого буфера в отличие от простого буфера не обязательно должны быть смежными областями основной памяти [5, с.261].

    Символ – цепочка знаков, представляющая некоторое понятие реального мира.

    Клавиатура – устройство ручного ввода информации в ПК.

    Меню – список команд или функций, представляемых пользователю на выбор.

    Мышь  – устройство позиционирования, служащее для указания координат на экране.

    Окно – средство фрагментации данных при их представлении и обработки.

    Программа – формализованное описание последовательности действий устройств компьютера по реализации той или иной задачи.

    Пакет прикладных программ (ППП) – это совокупность программ и средств доступа к ним написанных для конкретной индивидуальной работы упрощения пользования.

    Папка – средство организации и представления сетевых ресурсов ПК в операционных системах Windows.

    Список – упорядоченная последовательность произвольных элементов данных.

    Файл – поименованная целостная совокупность данных в памяти ПК  

или на машинном листе.

    Текстовый редактор – обобщенное название комплекса прикладных программ для создания и редактирования текстов, программ и документов.

    Электронные таблицы - распространенное название комплекса прикладных программ для обработки, ведения и хранения структурированных данных (таблиц), в которых необходимо производить различные расчеты (например, бухгалтерия, бизнес-план).

    Составной (интегрированный) документ – документ, в котором объединены данные разного типа, созданные в разных приложениях.

    Документ-источник – документ, объект которого вы хотите связать или внедрить в свой документ.

    Документ-получатель – документ, в который вставляются OLE-объекты.

    Windows – разработанная компанией Microsoft многозадачная операционная система, которая снабжена графическим интерфейсом пользователя.

    Microsoft Office Word – мощнейший текстовый редактор с элементами издательской системы.

    Microsoft Office Excel – создание, обработка, анализ и отображение информации в форме электронных таблиц.

    Microsoft Office PowerPoint – быстрое создание мультимедийных презентационных роликов.

    Object Linking and Embedding (OLE) – объектное связывание и внедрение. Разработанный компанией Microsoft  протокол обмена данными, которые представлены в виде объектов. 
 
 
 
 

2. ОБМЕН ДАННЫМИ МЕЖДУ ПРИЛОЖЕНИЯМИ MS OFFICE

    Microsoft Offiсe – пакет прикладных программ, позволяющий решать разнообразные задачи. Приложения Microsoft Offiсe настолько тесно связаны между собой, что часто их совокупность рассматривается как единая программа.

    За непродолжительное время пакет превратился в широко интегрированную систему, включающую не только уже ставшие привычными пользователям средства(текстовый и табличный процессоры, системы управления базами данных, системы управления персональной информацией и ряд других), но и серверы, службы и программы для настольных компьютеров, разработанные для совместной работы по решению широкого круга бизнес – задач.

    В состав пакета входят два блока компонентов – основные и вспомогательные.

    Блок  основных компонентов состоит из следующих приложений:

    ▪ текстовый процессор Microsoft Word. Универсальный редактор текстовых  документов, снабженный большим набором инструментов, присущих настольной издательской системе, позволяющий создавать документы самого высокого уровня сложности;

    ▪ система электронных таблиц (табличный  процессор) Microsoft Excel.

    Область применения табличного процессора весьма широка: от выполнения элементарных вычислений до создания бухгалтерских книг, счетов, диаграмм, и финансовых моделей. Электронная таблица снабжена мощными средствами анализа данных и построения диаграмм, а также аналитическими функциями. К числу основных сервисных возможностей Microsoft Excel относятся возможности. разнообразно упорядочивать информацию на листах и в книгах, на базе встроенных функций и программы создавать собственные функции и формулы любого уровня сложности, создавать качественные двух и трехмерные графики и диаграммы, обрабатывать информацию баз данных в списках, анализировать данные и разрабатывать сценарии, повышать производительность работы за счет создания и применения макросов;

    ▪ система подготовки презентаций  Microsoft PowerРoint. Разработана как средство для создания слайдовых и проекционных презентаций, автоматических демонстраций и мультимедиа экспозиций. Программа позволяет строить презентацию на основе стандартных наборов слайдов или же задавать свое собственное содержание с помощью презентационных средств PowerPoint и данных из Word, Excel или Access. Приложение снабжено большим набором шаблонов слайдов. В слайд могут быть помещены текстовая информация, различного рода графики и диаграммы, графические изображения. Анимационные эффекты при выводе информации внутри слайда, и при смене слайдов делают этот программный продукт незаменимым инструментом при подготовке и проведении различного рода презентаций;

    ▪ система управления персональной информацией Microsoft Outlook – приложение, выполняющее функции электронной записной книжки, дневника, средства для составления личного расписания, графика встреч и прочее, с возможностью работать с электронной почтой;

    ▪ система управления базами данных Microsoft Access – приложение для работы с базами данных, с помощью которого можно создавать и вести списки клиентов, хранить учетную информацию о товарах и другие упорядоченные данные. Для удобства задания условий поиска информации, вывода на экран (печать) результатов поиска системы предоставляет возможность создавать различные формы, запросы и отчеты, как в режиме мастера, так и в режиме конструктора, где за пользователем остается право самостоятельно формировать внешний вид документа на экране и при печати;

    ▪ система управления веб - узлами Microsoft FrontPage – приложение, позволяющее в диалоговом режиме выполнить все необходимые действия по созданию и  редактированию веб-страниц пользователю, не знакомому со специальными языками программирования;

    ▪ настольная издательская система Microsoft Publisher. Основное предназначение этого приложения – средство для создания профессионально оформленных публикаций – брошюр, буклетов, карточек, листовок. Большое количество мастеров (специальных программных средств) позволяет автоматизировать процесс оформления документа;

    ▪ система управления проектами Microsoft Project. Продукт имеет удобные средства построения отчетов и ведения информации, необходимой для принятия управленческих решений, и эффективные алгоритмы её анализа;

    ▪ система подготовки диаграмм Microsoft Visio. Содержит богатую библиотеку диаграмм, позволяющую построить организационные (иерархические), циклические, радиальные, пирамидальные и другие типы диаграмм любого уровня сложности.

    К числу вспомогательных приложений относятся:

    ▪ интерпретатор запросов к внешним  базам данных Microsoft Query;

    ▪ программа рисования блок-схем Microsoft Organization Chart;

    ▪ программа создания диаграмм Microsoft Graph;

    ▪ программа создания фигурных текстов Microsoft WordArt;

    ▪ редактор математических формул Microsoft Equation;

    ▪ программа распознавания текстов Microsoft Office Document Imaging;

    ▪ средства рисования Microsoft Draw;

    ▪ географические карты Microsoft Map;

    ▪ служба индексации документов Microsoft Find Fast;

    ▪ коллекция картинок и клипов Microsoft ClipArt;

    ▪ панель Microsoft Office.

    Панель Microsoft Office является своего рода «пультом дистанционного управления» и представляет собой набор настраиваемых кнопок, расположенных вдоль одной из сторон экрана.

    В результате процесса обмен данных, объекты могут изменяться, а также могут создаваться новые объекты, образующиеся из одного или нескольких существующих объектов.

    MS Office отличается тесной интеграцией приложений. Это значит, что все программы, входящие в состав MS Office, могут обмениваться информацией и позволяют делать это достаточно просто. Приложения MS Office допускают обмен любыми данными между любыми приложениями. Например, можно использовать диаграммы из MS Excel для оформления отчетов в Microsoft Word или для иллюстрации презентации в MS PowerPoint. Можно поместить кусок таблицы из MS Excel в текст документа MS Word или в слайд MS PowerPoint, а можно импортировать в базу данных MS Access. Кроме того, любое приложение MS Office позволяет поместить в документ (будь это текст, электронная таблица, презентация или база данных) рисунок в любом формате, а также видеофрагмент или просто звуковой ролик.

    MS Project позволяет импортировать данные из MS Excel и MS Outlook, мастер копирования изображений легко переносит данные в другие приложения, также на основе данных MS Project могут создаваться диаграммы структурной декомпозиции работ Visio. MS Publisher обеспечивает большое число вариантов открытия и форматирования основных документов Word в приложении посредством импорта документов Word. Использование диаграмм MS Visio в документах MS Office дает возможность представить информацию в более сжатом виде, сделать основную идею более запоминающейся и устранить многие технические и культурные барьеры. MS Visio позволяет копировать, вставлять, редактировать диаграммы в повседневных офисных документах, к примеру, презентациях MS PowerPoint [1, с.481]. MS InfoPath – это мощное средство получения информации, поскольку интеграция  MS InfoPath со службами MS Windows SharePoint Services позволит сотрудникам оперативно получать сведения о работе всего отдела в удобной форме. MS SharePoint Services разработан для расширения интеграции с программами MS Office, что позволило бы создать узлы для рабочих групп и обсуждений, организовать совместную работу над документами непосредственно в среде офисных приложений.

    Достаточно  часто при создании документа  часто возникает необходимость  вставить в него фрагмент из документов, созданных в других программных средах. Такой фрагмент по отношению к документу, в который он вставляется, может иметь иной тип данных [2, с.80].

    Иллюстрации повышают наглядность текстовых  документов. В текст документа  MS Word можно вставлять рисунки, поставляемые программой, например из библиотеки графики MS ClipArt, диаграммы, графики, а так же рисунки созданные пользователем в других программах. При вставке рисунка в документы MS Word пользователю предоставляется возможность указать место расположения текста: вокруг рисунка лил под ним.

    Например, в текст, созданный  в текстовом  редакторе MS Word, необходимо включить таблицу, тип данных в которой определяется табличным процессором MS Excel. В результате появляется документ, включающий данные разного типа, созданный в различных приложениях.

    Операционная  система Windows поддерживает такие механизмы обмена данными, с помощью которых любое приложение может включать в свои документы практические данные, даже если с этими данными оно и не может работать. Документ, содержащий разнотипные данные, ничем не отличается от обычных документов. Его можно передавать, хранить и производить с ним любые другие действия. Подобный документ получил название составного (интегрированного) документа.

    В большинстве случаев в основном документе можно выделить главную часть, которая создавалась в одном приложении и куда вставлялись объекты из других приложений. Составной документ вызывается из приложения, где создавалась его главная часть. Видимо, настолько прочно вошла в практическую деятельность пользователя работа с составным документом, что всё чаще стали заменять понятие составного документа просто документом.

    3. СПОСОБЫ ОБМЕНА ДАННЫМИ 

    Существует  много способов обмена данными:

• обмен данными через буфер;
• создание составного документа с помощью мыши;
• технология внедрения и связывания объектов;
• технология связывания и внедрения OLE в программах MS Excel, MS PowerPoint, MS Access и MS Outlook;

    Буфер обмена (clipboard) играет важнейшую роль при организации обмена данными как часть виртуальной памяти, которая служит неким перевалочным пунктом при обмене данными.

    Основные  приёмы работы с буфером обмена поддерживаются большинством программных продуктов. Его широко используют:

• при создании и редактировании простого документа, когда с помощью буфера обмена осуществляются копирование, перемещение и удаление его фрагментов;
• при создании и редактировании составного документа, когда необходимо использовать объекты из разных приложений;
• при перемещении или копировании объектов файловой системы (файлов и папок);
• для сохранения в файле выделенного  фрагмента документа.

    Технология обмена данными через буфер обмена командой Правка, Вставить требует выполнения следующей последовательности действий:

• выделить объект, подлежащий копированию, перемещению или удалению;
• перенести выделений объект в буфер обмена с помощью команды Копировать или Вырезать из контекстного меню или из управляемого меню Правка;
• установить курсор в новое место вставки объекта;
• вставить объект командой Правка, Вставить [2, с.81].

    Аналогичную последовательность операций технологии обмена через буфер можно реализовать, используя кнопки панели инструментов.

    Буфер обмена доступен из любого приложения. Информация в нем хранится до того, как в него не будет помещен  новый объект или перезагружена  операционная система. Объект в буфере обмена хранится в формате, определяемом приложением – источником, но при его вставке в составной документ, как правило, предоставляется возможность преобразования в другой формат [3, с.127].

    Во  многих приложениях обмен данными  может быть выполнен путём перетаскивания с помощью мыши. Так можно реализовать и операцию копирования. Для создания составного документа с помощью мыши надо выделить объект и перетащить до места назначения, при нажатой левой кнопки мыши. Копирование осуществляется аналогично перемещению при одновременно нажатой клавише <Ctrl>.

    Документы в Windows могут иметь сложную структуру, объединяющую тексты с графиками и различными объектами мультимедиа. Для создания и применения таких документов служит специальная технология, реализуемая системой Windows. Одним их методов такой технологии является механизм OLE (Object Linking and Embedding - Связывание и Встраивание Объектов). Это метод, позволяющий обеспечить интеграцию различных по своей сути объектов. Технологию OLE полностью поддерживают не все приложения, а только те, где целесообразно создавать составные документы с объектами из других приложений.

    Технология OLE обеспечивает пользователю возможность редактировать вставленный в составной документ объект средствами, которые представляет приложение-источник (где был создан этот объект). OLE-объект всегда сохраняет связь с приложением-источником, но вставленные данные могут и не быть связаны с документом-источником.

    Обмен данными с помощью OLE может осуществляться внедрением или связыванием объекта. При внедрении объекта создается и вставляется копия объекта из исходного источника. При связывании объекта он остается в исходном источнике, а на него просто делается ссылка (указатель).

    При связывании объекта отличие от технологии внедрения будет только при редактировании. При просмотре составного документа связанный объект всегда находится в документе-источнике, а в составном в документе приемнике хранится ссылка (указание местонахождения) на файл с этим документом.

    Внедрить  объект можно несколькими способами:

• из открытого документа командой Правка, Специальная вставка;
• из файла командой Вставка, Файл;
• из коллекции объектов командой Вставка, Объект;
• создать новый внедренный объект командой Вставка, Объект и др.

    Технология  связывания объекта из открытого  документа состоит в следующем:

• в приложении-источнике выделяется объект, который будет связываться;
• копирование выделенного объекта в буфер обмена;
• переход в приложение, куда будет вставлен объект, где формируется составной документ, и установка курсора в место вставки объекта из буфера;
• ввод команды Правка, Специальная вставка;
• на экране появится диалоговое окно<<Специальная вставка>>. В котором надо выбрать кнопку <Связать>, указать способ вставки объекта и нажать кнопку<OK>;
• в указанное место будет вставлен связанный объект из приложения-источника.

    Подобным  образом можно выполнить импорт любого другого объекта, например данных из электронной таблицы, формул и рисунков из математических систем или задать проигрывание звуковых и видео-файлов.

    Редактирование  связанного объекта осуществляется путем открытия документа, откуда он был взят. Это может осуществиться одним из двух способов. Первый способ – это открытие документа непосредственно из файла, где он находится. Второй способ – открытие документа-источника из составного документа, где находится связанный объект. Это можно сделать либо с помощью контекстного меню, либо двойным щелчком кнопки мыши на этом объекте [2, с.85].

    Технология  связывания и внедрения OLE в программах MS Excel, MS PowerPoint, MS Access и MS Outlook ничем не отличается от MS Word. Нужно скопировать данные в исходном документе, а затем перейти в Excel и щёлкнуть в месте вставки. Вызвать команду Правка, Специальная вставка и в одноимённом диалоговом окне сделать необходимые установки. Программа MS PowerPoint создаёт слайды и презентации, которые могут быть внедрены в документы MS Word и MS Excel. Она же допускает внедрение объектов из MS Word и MS Excel.

    Использовать  технологию OLE можно при наличии исходного приложения, способного создать объект OLE (сервера OLE), и конечного приложения, принимающего объект OLE (клиента OLE). Программы MS Access и MS Outlook являются только клиентами OLE и потому не могут создавать объекты OLE. Если вставить таблицу, поля и записи MS Access в MS Excel или MS Word, в результате получится электронная таблица Excel или таблица Word, но не внешний объект. Данные, вставленные из MS Access и MS Outlook, не могут быть связаны. Как клиенты OLE программы MS Access и MS Outlook принимают объекты из других приложений. Можно вставить часть документа MS Word или электронной таблицы MS Excel в форму (или отчёт) A MS Access или в элемент MS Outlook. Если просто воспользоваться командой Вставка, Объект панели элементов управления, новый или существующий объект будет внедрён в форму MS Access или в элемент MS Outlook.

    Для создания таблицы MS Access можно использовать электронную таблицу Excel, но при этом не следует применять метод копирования и вставки. В MS Access возможен импорт электронной таблицы MS Excel или установка связи с ней. Нужно вызвать команду Файл, Внешние данные, Импорт. В раскрывшемся списке Тип файлов нужно указать элемент MS Excel. Выбрать книгу MS Excel в списке файлов, а затем при создании таблицы на основе данных, содержащихся в файле, следовать указаниям мастера импорта. Из программы MS Excel нужно вызвать команду Данные, Преобразовать в MS Access, и если установлено расширение Access Links для программы MS Excel, рабочий лист будет преобразован  в таблицу MS Access. Для обмена данными между программами MS Excel и MS Outlook можно использовать мастер импорта и экспорта последней.

    В любое приложение Office можно вставлять графические изображения, аудио- и видеоклипы. В приложениях Microsoft Office 2003 для работы с графическими объектами предназначены команды Рисунок и Объект меню Вставка и специальные панели инструментов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

    Концепция обмена данными является одной из основных концепций среды Windows. Между объектами, которые обрабатываются различными прикладными программами, создаются информационные связи, например, между таблицами и текстами. Эти информационные связи реализованы динамически, например, копия таблицы встроенная в текст, будет обновляться (актуализироваться) всякий раз, когда в её оригинал вносятся изменения.

    Средства  связывания и внедрения объектов, предоставляемые в наше распоряжение Microsoft Office 2003, позволяют объединить в одном документе объекты, созданные в разных приложениях пакета.

    Документы Word, таблицы и диаграммы Excel, таблицы Access, слайды PowerPoint – всё это примеры объектов, которые можно преобразовать, связать, внедрить в другие документы Office 2003. Допускается также связывание или внедрение изображения, звука, видеоклипов – практически всех объектов, которые можно выбрать в файле документа и скопировать в буфер обмена.

    Характерной особенностью приложений пакета является возможность обмена данными между приложениями, что позволяет использовать подготовленную в различных приложениях информацию для составления единого сложно организованного документа включающего текст, таблицы с расчётными данными, графики, рисунки, информацию из баз данных и т.д.