Общая характеристика документооборота и системы управления документацией



Содержание

Введение			5
1	Теоретические аспекты системы документооборота в органах местного самоуправления		7
	1.1	Общая характеристика документооборота и системы управления документацией	7
	1.2	Функции системы документооборота и требования к ней	12
	1.3	Нормативное обеспечение документационного обеспечения управления	18
2	Анализ и оценка организации управления документооборотом в органах местного самоуправления		24
	2.1	Служба документационного обеспечения управления	24
	2.2	Проблемы организации документооборота в органах местного самоуправления (на примере Администрации г. Новороссийска)	27
	2.3	Анализ современных систем управления документооборотом	29
3	Основные направления совершенствования управления документооборотом		32
	3.1	Перспективы внедрения автоматизированных систем документооборота в органах местного самоуправления	32
	3.2	Совершенствование нормативно-правового обеспечения документооборота в органах местного самоуправления	43
Заключение			46
Список использованных источников			47
Приложение А Производственный цикл документооборота

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – важнейшая функция в деятельности любой организации, учреждения, предприятия.

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйствен-ными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работники учреждений. Часто секретарей-референтов обучают на краткосрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документи-рования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и так далее. Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования. 

Целью данной курсовой работы является анализ системы управления документооборотом в органах местного самоуправления. В связи с этим в работе поставлены следующие задачи:

      дать общую характеристику документооборота и системы управления документацией;

      изучить нормативно-правовую базу документационного обеспечения управления (ДОУ);

      проанализировать организацию управления документооборотом в органах местного самоуправления (на примере Администрации г. Новороссийска);

      изучить организацию службы документационного обеспечения управления (СДОУ) в муниципальной службе;

      охарактеризовать современные системы управления документооборотом;

      проанализировать перспективные направления совершенствования систем управления документооборотом и их нормативно-правового обеспечения.

В работе использованы исследования известных авторов в области делопроизводства В.И. Андреевой, Т.Н. Бондаревой, М.В. Кузнецовой, А.Н. Соковой; Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, подготовленная Комитетом по делам архивов и утвержденная решением Правительства РФ от 31 октября 2000 г. № 1547-р; разработанный архивными службами материал «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения».

 

 

 

1 Теоретические аспекты системы документооборота в органах      местного самоуправления

1.1 Общая характеристика документооборота и системы   управления документацией

Термин «документооборот» в настоящий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на «комплексный подход к автоматизации документооборота». При этом разнообразие систем широчайшее: от систем складского учета до программного обеспечения контроля технологическими процессами.

В данной работе термины «документооборот», «делопроизводство» и так далее рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов государственной власти и местного самоуправления. Соответственно термины трактуются исключительно с использованием общегосударствен-ных нормативных актов в применении к работе органов власти.

Согласно определению (ГОСТ Р 51141-98), документооборотом является «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления», то есть полный цикл жизни всего множества документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение.

Делопроизводство, или «документационное обеспечение управления», согласно этому же источнику, обозначает «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами». То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов.

Однако в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 27.11.2000 г. функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием только официального документооборота. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных (официальных) документов, но и проектов документов.

В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.

В чем же особенности «российской модели» делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества:

        контроль за документом начиная с момента его поступления;

        централизация контрольных функций;

        единые нормы документооборота.

В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после «рождения» - то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов - в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, - ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

Максимальная централизация контроля за документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.

Другой важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб - экспедиций, канцелярий, групп контроля - регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

В условиях существования в органах власти такого детального регламента документооборота внедрение без адаптации принципиально новой технологии того или иного зарубежного программного обеспечения нереально. Речь в этом случае может идти об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных информационных технологий.

Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов и/или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). Таким образом, создаются технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.

С другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля над документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль над документо-оборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.

Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.

С документами – независимо от их содержания – необходимо выполнять некоторые общие операции: принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать ход их исполнения, давать справки по документам. В российских органах государственной власти и местного самоуправления традиционно сложились определенные правила организации этой работы.

Типовой «цикл жизни» документа в органе власти – производственный цикл по работе с документами – представлен в приложении А.

Документ, поступивший извне, сначала должен быть зарегистрирован. Это означает, что ему присваивается уникальный регистрационный номер, который заносится в журнал или картотеку вместе с информацией о документе.

После этого документ начинает движение по органу власти. Практически на любом этапе движения документ может быть за ненадобностью списан в дело, что соответствующим образом регистрирует делопроизводитель. После списания документ, если это предусмотрено инструкцией по делопроизводству, передается на архивное хранение либо уничтожается в соответствии с принятыми правилами архивного хранения.

В начале движения документ попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые определяют, кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу – «выносят» резолюции. Эти резолюции детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям.

Исполнители, по мере исполнения резолюций по документу, возвращают его вместе с отчетами руководителям – авторам резолюций, которые должны оценить результаты исполнения и принять решение о дальнейшей судьбе документа. По завершении работы над документом он списывается в дело.

y">Как правило, в результате исполнения резолюции исполнителем создается внутренний или исходящий документ. Однако в отдельных случаях под исполнением резолюции могут подразумеваться активные действия служащих. Например – организация инспекций «по факту заявления о нарушении норм» и прочие мероприятия. Отчет о таком мероприятии является внутренним документом, регистрируемым делопроизводителем.

Создание документа – достаточно сложный и трудоемкий процесс. Даже формирование большого количества простых типовых документов («Ваше заявление принято к сведению и будет учтено…») очень часто может занимать довольно много времени.

Документ, «рожденный» в органе власти, также регистрируется. При этом если документ предназначен для внутреннего использования, он регистрируется как внутренний, а для отправки в другую организацию или другому лицу – как исходящий. Состав регистрируемых реквизитов у внутренних и у исходящих документов, как правило, одинаковый.

Обычно регистрация внутреннего или исходящего документа производится уже после его утверждения, и задачей делопроизводства является его доведение до сведения всех уполномоченных должностных лиц, в том числе и служащих других органов власти. Документ может попадать в сферу контроля еще на этапе подготовки, то есть разработки и согласования проекта документа.

1.2 Функции системы документооборота и требования к ней

СДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами.

Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.

Три категории работников СДОУ:

1) руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, начальник отдела писем, начальник инспекции, начальник протокольной части;

2) специалисты: архивист, помощник министра, референт, методист, редактор, инспектор, секретарь министра;

3) технические исполнители: корректор, экспедитор, делопроизводи-тель, машинистка 1, 2 категории, стенографист 1, 2 категории, секретарь - машинистка, секретарь - стенографистка.

Функции структурных частей СДОУ:

1) функция экспедиции: приём поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, распределение по структурным подразделениям учреждения; ведут количественный учёт документов; отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонден-ции в структурные подразделения и адресатам;

2) функция группы по учёту и регистрации корреспонденции: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов;

3) функция группы контроля: контроль за своевременным использованием документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя, информирование руководства о ходе исполнения документа и поручения;

4) функция отдела писем: приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей;

5) функция архива: приём, учёт, хранение, использование дел, подлежащие сдачи в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях; подготовка дел к передаче в архив;

6) функция секретаря-руководителя и его заместителей: предварительное рассмотрение и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокумента-ционное обслуживание работы руководства.

Операции СДОУ:

1) контроль за соблюдением стандартов на документы;

2) экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям;

3) регистрация документов и учётно-справочная работа;

4) контроль за исполнением документов;

5) формирование, оформления, хранения и использования дел;

6) оформление и выпуск распорядительной документации учреждений;

Все документы, подлежащие регистрации, делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, то есть имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Системой поддерживаются три базовые группы:

1)     входящие;

2)     исходящие (внутренние);

3)     письма и обращения граждан.

Группа Входящие предназначена для регистрации поступающей в организацию служебной корреспонденции. Группа Исходящие (внутренние) предназначена для регистрации исходящей из организации корреспонденции и внутренних документов. Группа Письма и обращения граждан – для регистрации поступающих в организацию писем граждан.

Система допускает деление каждой из групп документов на произвольные подгруппы, объединяющие документы по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно делить на более мелкие подгруппы и так далее. Например, группу Исходящие можно разделить на подгруппы Отправляемые документы и Внутренние документы, а подгруппу Внутренние документы – на подгруппы Приказы, Распоряжения, Инструкции и так далее.

Деление на подгруппы определяется правилами документооборота и нуждами справочно-аналитической работы, а состав подгрупп и правила формирования регистрационных номеров хранятся в системном справочнике группы документов.

В зависимости от того, к какой базовой группе отнесен документ, его РК содержит разный набор реквизитов. Состав реквизитов каждой из групп документов также определяется действующими российскими нормативными документами.

Все операции по рассмотрению входящих документов производятся с помощью системы автоматизированного документооборота, входящей в состав предлагаемого решения.

При регистрации документа, поступившего в орган государственной

риваемом комплексе программных средств передача дел на архивное хранение производится автоматизировано, за счет тесной интеграции САДД и системы автоматизации архивного дела.

Система автоматизации архивного дела, разработанная партнером компании Microsoft – компанией «Электронные офисные системы», предназна

1        . – 2001. - № 1. – с. 4-8