Оформление документов в соответствии с ГОСТом Р6. 30-2003

Содержание

Введение

1 Оформление документов  в соответствии с ГОСТом Р6. 30-2003

1.1 Требование к оформлению  реквизитов служебных документов

1.2 Оформление бланков  служебных документов

2  Информационно-справочные  документы

2.1 Составление и оформление  справок

2.2 Составление и оформление  докладных записок

2.3 Составление и оформление  объяснительных записок

2.4 Составление и оформление  актов

2.5 Составление и оформление  служебных писем

2.6 Составление и оформление  протоколов

2.7 Составление  и оформление  телеграмм

2.8 Составление и оформление  телефонограмм

Заключение

Список литературы

Приложения

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В основе управленческой деятельности любой организации (от министерства до небольшого предприятия) лежат процессы получения информации. Получение информации, ее обработки, принятия решений, доведения его до сведения исполнителей и подведения итогов.

Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде, поэтому делопроизводство называют так же документационным обеспечением управления.

Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т.к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами 60% рабочего времени. От организации делопроизводства зависят:

- эффективность управления;

- экономичность;

- оперативность;

- культура труда работников.

Разработка новых информационных технологий в управление. Много офисных программ, осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документа, визирование, контроль их исполнения, архивное хранение и т.д.).

Делопроизводство состоит из 2-х неразрывно связанных компонентов:

- документирование;

- организация работы с документами.

Документирование – запись информации, на различных носителях по установленным правилам.

Любая управленческая деятельность связана с запечатлением информации в документе, и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. Если создание документа обычно является функцией руководителей и специалистов, то их оформление, как правило, поручается секретарям – референтам (секретарям) или работникам службы делопроизводства.

Таким образом, практически все работники сферы управления занимаются оформлением документов.

Составление и оформление документов регламентировано нормативными актами. Каждому, работающему с документами, прежде всего надо знать и иметь под рукой  новый российский стандарт «Требования к оформлению документов». Самоназвание стандарта говорит о том, что в нем установлен порядок оформления реквизитов документов.

На сегодняшний день перед каждой организацией может возникнуть проблема правильного оформления документации, поэтому необходимо следить за введением изменений и дополнений в нормативные – правовые акты РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам.

Цели и задачи курсовой работы:

Целью данной курсовой работы является изучение и рассмотрение информационно – справочной документации, оформление этих документов в соответствии с ГОСТом Р6. 30-2003, а также требования к оформлению реквизитов и оформление бланков.

Задачей данной работы является, как можно больше изучить информации о информационно – справочных документах и в дальнейшем быть готовым подготовить их к работе.

 

1. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ  В СООТВЕТСТВИИ С ГОСТом Р6. 30-2003

Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами. Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.

Порядки и правила оформления служебных документов. Особую актуальность данный вопрос обретает в связи с принятием и введением в действие с 1июля 2003 г. нового государственного стандарта – ГОСТ Р6.30-2003.

Помимо указанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе:

а) иных государственных стандартов;

б) отраслевых стандартов РФ;

в) международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации.

Тем не менее особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Р6.30-2003.

Начнем с краткой характеристики данного документа. Прежде всего уточним, что указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТ Р6.30-97 (с изменением от 2000 г.), унаследовав от последнего не только структуру, но и большин6ство положений. В то же время ГОСТ Р6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.

ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает измененный состав реквизитов документа. Общее число реквизитов составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТ Р6.30-2003). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика код постановки на учет (далее – ИНН\КПП) (реквизит 06).

Новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ».

Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. Подпункт 3.21 ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, в прочем, и некоторые другие элементы реквизитов).

Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп. 3.25, 3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использование оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

Изменен порядок применения требований ГОСТ Р6.30-2003, что весьма существенно с правовой точки зрения. Требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований.

С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД и находящиеся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций.

Как было отмечено, ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает несколько иной состав реквизитов документа и уточняет порядок и правила оформления некоторых из них. В этой связи представляется целесообразным преступить к рассмотрению состава реквизитов документа, а так же требований к их оформлению.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

1.1 Требования к оформлению реквизитов служебных документов

01 - Государственный герб Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" от 25 декабря 2000 г. №2-ФКЗ.

Изображение Государственного герба Российской Федерации (далее – герб) помещают на верхнем поле бланка или над серединой строк реквизита «Наименование организации». Изображение герба рекомендуется делать диаметром не более 17 мм.

Порядок применения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установлен постановлением Правительства Российской Федерации.

02 - Герб субъекта Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Изображение герба помещается на верхнем поле распорядительных документов и писем.

03 - Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) - помещают на бланках организаций в соответствии с Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. № 3520-1.

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб муниципального образования.

Изображение эмблемы или товарного знака помещается на верхнем поле распорядительных документов и писем.

04 - Код организации - проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других, взаимосвязанных с ними классификаторов.

В бланках документов код организации указывают после справочных данных. На официальных документах, представляемых в государственные органы, проставление кода ОКПО обязательно.

05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица - проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами в соответствии со свидетельством о государственной регистрации юридических лиц.

ОГРН проставляется в бланках, после справочных данных, а также обязательно проставляется в бланках писем, в том числе направляемых в налоговые органы или органы статистики.

06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) - проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер также проставляется после справочных данных об организации наряду с кодами ОКПО и ОГРН.

07 - Код формы документа - проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД, и проставляется последним из кодов.

08 - Наименование организации - являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.  

При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

При наличии у организации вышестоящей организации ее наименование указывают выше наименования организации автора документа.

На документах акционерных обществ указывается организационно-правовая форма.

09 - Справочные данные об организации – содержат сведения, необходимые при информационных контактах. Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма.

Справочные данные об организации в бланке письма включают: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; номера факсов, счетов в банке; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации.

Адрес организации пишется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. №725. Данный реквизит проставляется только на бланках писем.

10 - Наименование вида документа – должна быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000): акт, справка, записка, сводка, отзыв, протокол, извещение и др.

Распорядительные документы организации издаются со следующими названиями: приказ, постановление, распоряжение, решение. Вид документа (кроме письма) указывается только на бланках конкретного вида документов.

11 - Дата документа – датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц обозначают двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца.

Дата на документе проставляется ниже реквизита «справочные данные об организации» (на бланке письма) или под реквизитом «наименование вида документа» (на бланках конкретного вида документа).

На бланке отмечено место для защиты, как правило, в виде линии. Дата всегда проставляется на этом месте вне зависимости от вида документа.

12 - Регистрационный номер документа - состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» оформляется только в письмах-ответах.

14 - Место составления или издания документа - указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Место издания не указывается, если оно включено в состав наименования организации.

Для юридического лица местом издания документа может быть место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации (юридический адрес).

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

15 – Адресат - в качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

 Должность лица, которому  адресован документ, указывают в  дательном падеже, его инициалы  указывают перед фамилией.

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности и адресата.

При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Реквизит «Адресат» располагают в правом верхнем углу бланка ниже реквизита «Отметка о контроле».

16 – Гриф утверждения документа. Документ утверждается руководителем организации или иными должностными лицами, поименованными в специально изданном документе. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, инициалов и фамилии, даты утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан до его утверждения.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Перечень документов в организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для составления перечня являются законодательные и нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

17 – Резолюция – пишется соответствующим должностным лицом и включает следующие элементы: фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнитель. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте на первом листе документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

18 - Заголовок к тексту - включает в себя краткое содержание документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем? (о ком?)

чего? (кого?)

Заголовок должен содержать две основные части: тему и действие, которое производится или должно быть произведено.

Заголовок составляется исполнителем документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, компьютерную базу данных организации.

19 - Отметка о контроле - обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль» на наиболее важных документах. Данный реквизит располагают в правом углу верхнего поля документа.

20 - Текст документа - составляют на русском или национальном с законодательством Российской Федерации. Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, это может быть свободный текст, а также комбинация разных форм.

В распорядительных документах принята форма изложения текста от первого лица единственного числа. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа. В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа.

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности, а также содержащих описание или оценку фактов, используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа, от первого лица единственного числа, от третьего лица единственного числа.

21 - Отметка о наличии приложения – если письмо имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Само приложение должно быть оформлено как самостоятельный документ в зависимости от вида документа.

22 – Подпись - в состав этого реквизита  входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан исполняющим обязанности руководителя, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующей отраслевой службой. При этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

23 - Гриф согласования документа - состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, гриф согласования оформляет исполнитель или служба ДОУ.

Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования (в этом случае в документе после подписи делается отметка: Лист согласования прилагается).

Заполненный лист согласования прилагается к проекту документа.

24 – Визы согласование документа –внутреннее согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25 - Оттиск печати - заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

26 – Отметка о заверении копии – размещают ниже реквизита «Подпись», включает в себя: заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и  дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 - Отметка об исполнителе - включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Располагается на лицевой или, при отсутствии места, оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.