Оформление документов

Содержание

Введение

Деятельность любой организации (предприятия, учреждения), в том  числе финансовая, отражается в различного рода документах. С учетом общественной значимости документирования управленческой деятельности, необходимости обеспечения эффективного взаимодействия государственных органов и организаций различных отраслей эти вопросы охватываются системой государственного регулирования на законодательном уровне и на уровне подзаконных нормативных актов. Вместе с тем значительная часть вопросов, связанных с организацией и технологией работы с документами, на государственном уровне не регламентируется, да и не должна регламентироваться. Данные вопросы составляют область корпоративного регулирования документационного обеспечения управления, которое должно быть направлено на создание системы работы с документами, учитывающей особенности документирования деятельности конкретной организации, характеристики ее структуры, персонала, технической базы, финансовые возможности, а также управленческие традиции и другие существенные факторы.

Практически в каждой организации проявляются «центростремительные»  и «центробежные» тенденции, связанные  как с закреплением правил работы с документами, так и с выработкой новых подходов, а иногда и с отступлением от установленных правил. Под влиянием одновременно действующих факторов внешнего и внутреннего порядка (изменения организационной структуры, новые информационные технологии, проявление корпоративной культуры и индивидуальной управленческой культуры, квалификация работников и др.) существует постоянная необходимость оптимизировать применяемые методы и приемы работы, устранять устаревшие и неэффективные.

Каждое предприятие, в независимости от формы собственности,  масштабов и структуры, стремится к повышению эффективности своей деятельности. Важным шагом на пути к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и организации документооборота на предприятии.

Целью данной работы является анализ делопроизводственного обеспечения деятельности ООО «ГрафТехРУС».

Задачи практики:

- рассмотреть особенности  документооборота в ООО «ГрафТехРУС»;

- провести анализ оформления  различных типов документов данного  предпрития.

- провести оценку системы документооборота  на примере конкретного предприятия.

Объектом данной работы является ООО «ГрафТехРУС».

Предметом исследования является организация и ведение делопроизводства в ООО «ГрафТехРУС».

Задание 1. Изучить делопроизводство на предприятии

1.1.Документирование и организация работы с документами

Согласно Общероссийскому  классификатору управленческой документации (ОКУД) ОРД систематизированы по следующим функциям:

• создание организации, предприятия;
• реорганизация организации, предприятия;
• ликвидация организации, предприятия;
• приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;
• распорядительная деятельность организации, предприятия;
• организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;
• оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

Исходя из перечисленных  функций ОРД классифицируют на три  группы:

1. организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);
2. распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
3. информационно-справочная документация (письма, телеграммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки и т.п.).

Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления. Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.

Оформление организационно – распорядительной документации осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В государственном стандарте определено 30 реквизитов. Стандарт жёстко не оговаривает перечень ОРД, на которые он распространяется. Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ.

Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и эффективность процесса управления.

Управленческий документ это документ, который при сохранении всех признаков документа вообще отличается некоторыми видовыми признаками, связанными прежде всего с реализацией организационно-распорядительных функций управления.

Ученые – документоведы  на основе анализа практики документирования управленческой информации предложили комплекс требований, которым должен отвечать управленческий документ. Задача состояла в том, чтобы совокупность предложенных требований при ее реализации обеспечила документу такие свойства, которые гарантировали бы совпадение его исходного и интерпретационного смыслов.

Приведем эти требования с некоторой коррекцией текста.

1. Законность. Все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить действующим нормативно-правовым актам, определяющим действия участников процесса управления.
2. Достоверность. Сведения, содержащиеся в документе, должны в полной мере отвечать истине о фактах, событиях, людях, которых он касается.
3. Однозначность. Текст документа по смыслу должен быть однозначным, т.е. положения, приведенные в нем, не могут быть истолкованы двояко, по-разному.
4. Конкретность. Текст документа должен отвечать требованиям определенности таким образом, чтобы в нем были приведены все необходимые сведения, порождаемые знаменательными словами текста.
5. Полнота. Текст управленческого документа должен отвечать требованиям полноты, т.е. содержать все сведения, которые необходимы для обеспечения требуемого качества и эффективности управления.
6. Непротиворечивость. Сведения, приводимые в документе, не должны находиться в противоречии друг с другом, быть не согласованными между собой.
7. Понятность. Все сведения документа должны быть изложены языком ясным, понятным, несмотря на то, что он считается административным, официально-деловым.
8. Мотивированность. Содержание документа должно побуждать адресата к осуществлению целей, поставленных автором документа.
9. Юридическая значимость. Управленческий документ для обеспечения его юридической силы должен при оформлении иметь все требуемые, правильно составленные и оформленные реквизиты.

Особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций и предприятий занимают служебные организационно-распорядительные документы. ОРД в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, так и экономических служб. Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию. Организационно-распорядительные документы можно разделить на 3 группы:

• организационные (положение, устав, инструкция, правило). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений;
• распорядительные (приказ, решение, постановление, распоряжение, указание). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;
• справочно-информационные (протокол, докладная и объяснительная записки, справка, акт, письмо).

В настоящее время  стал абсолютно очевидным тот  факт, что успех бизнеса зависит  не только от финансовых результатов. Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое  практическое значение. Важно уделять  пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами.

Письменные документы являются наиболее достоверным доказательством, которое принимают инспекторы и  судьи. В любом споре исследованию бумаг придают первостепенное значение. Нередко фирма, которая требует оплаты за поставленные товары, проигрывает спор в суде из-за отсутствия накладной. А если счет-фактура будет неверно оформлен, компании могут отказать в возмещении уплаченного в бюджет НДС.

Однако правильно составить  юридически значимый документ - только полдела. Необходимо также обеспечить его своевременное получение, учет и хранение. Очень важно правильно  его использовать. Ведь документ –  это, прежде всего, источник информации, которая имеет юридическую и коммерческую ценность. Четко организованный доступ к документу обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей деятельности. В то же время он защищает компанию от ущерба в результате его возможного несанкционированного использования. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота фирмы.

1.2. Характеристика предприятия  ООО «ГрафТехРУС»

В работе предприятия  используется большое количество служебных  документов различных видов. При этом одни документы поступают на предприятие извне, другие создаются самим предприятием. Из создаваемых документов некоторые отсылаются соответствующим адресатам, другие используются и хранятся по месту создания. Таким образом, вся совокупность служебных документов подразделяется на документопотоки в зависимости от их назначения и особенностей движения.

В ООО «ГрафТехРУС» выделяется три вида документопотоков:

- входящие – документы, поступающие  из других организаций,

- исходящие - документы, отправляемые в другие организаций,

- внутренние – документы, создаваемые  на предприятии и используемые  сотрудниками предприятия в управленческом  процессе.

Все входящие документы ООО «ГрафТехРУС» можно условно классифицировать на инициативные и ответные (рис.1).

Рис.1. Процентное соотношение входящих инициативных и ответных документов ООО «ГрафТехРУС» за 2012 год.

В процентном соотношении  среди входящих документов преобладают  инициативные документы, что связано  со спецификой деятельности предприятия.

Ответные документы  поступают в ответ на запросы  получения необходимой информации для реализации своей деятельности.

Инициативные документы  составляют: 

- информационные письма  от организаций разных форм  собственности

- запросы органов местного самоуправления, должностных лиц, судебных органов, управляющих компаний и организаций на предоставление информации;

- сопроводительные письма  к отчетной документации, договорной  документации и т.д.;

- обращения граждан.

В процентном соотношении среди  входящих документов преобладают информационные письма от управляющих компаний и  организаций разных форм собственности  по вопросу осуществления расчета  платы за жилищно-коммунальные услуги и внесения изменений в базу данных по жилому фонду (рис.2).

Исходящие документы  движутся от момента их создания до отправки из предприятия.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых  в данной организации и отправляемых за ее пределы.

Количество инициативных исходящих документов в ООО «ГрафТехРУС» значительно превышает группу ответных. Мотивом для их создания является осуществление предприятием коммерческой деятельности, которая выражается в предоставлении услуг по осуществлению расчетов между населением, и управляющими организациями, поставщиками услуг за поставленные и потребленные услуги.

Рис.2. Процентное соотношение входящих инициативных документов в ООО «ГрафТехРУС» за 2012 год

Инициативные письма составляют: информационные письма управляющим компаниям, организациям, банкам города по вопросу согласования совместной деятельности; переписка с судебными органами Свердловской области; сопроводительные письма к отчетной документации, договорной документации и т.д.;