Оформление документации по трудовым отношениям

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...4

Глава 1. Документация по учету  личного состава работников

 организации……………………………………………………………………….5

1. Составление и оформление заявления, трудового договора……...6

1.2 Оформление приказов по личному составу…………………………..9

1.3. Ведение трудовых книжек работников……………………………..11

Глава 2. Оформление документов по личному составу в Обществе с ограниченной ответственностью «Стеклопластик»…………………………...13

2.1. Оформление трудового договора в ООО «Стеклопластик»………16

2.2. Оформление приказов (распоряжений) по личному составу в ООО «Стеклопластик»………………………………………………………….18

2.3. Ведение и учет трудовых книжек в ООО «Стеклопластик»………21

Заключение………………………………………………………………………23

Библиографический список……………………………………………………..24

Список приложений……………………………………………………………..25

Введение

Большое значение в нашей  жизни имеют документы по личному  составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных  фирм, предприятий, организаций остро  встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации  работы и сохранения кадровой документации, что отражает актуальность темы. Почти  повсеместно из-за малочисленности  и некомпетентности персонала фирмы  не придают значения оформлению, ведению  и сохранению документации по личному  составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия), в результате чего кадровая документация ведется с  грубыми нарушениями соответствующих  требований общегосударственных законодательных  и нормативных актов. 

Таким образом, ошибки при  ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

Целью данной работы является проанализировать оформление документации по трудовым отношениям в Обществе с ограниченной ответственностью «Стеклопластик».

Исходя из этого, выделим  задачи:

1. Изучить нормативные документы по учету личного состава работников на предприятии.
2. Рассмотреть нормативную базу оформления документов по личному составу.
3. Проанализировать оформления документации по личному составу в ООО «Стеклопластик».

Глава 1.  Документация по учету личного состава работников в организации

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы  трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

• трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
• трудовые книжки;
• личные карточки формы – Т-2;
• личные дела;
• лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу  являются наиболее важными документами  и требуют особой тщательности и  аккуратности при оформлении, ведении  и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами  по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах  трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации.

Очень важны документы, возникающие  при оформлении на работу.

1. Составление и оформление заявления, трудового договора (контракта)

Прием на работу необходимо надлежащим образом оформить. При  поступлении на работу работник должен предъявить паспорт, соответствующий  законодательству о паспортах, а  также трудовую книжку или справку  о последнем занятии, если он поступает  на работу впервые. Для военнообязанных  предусмотрено также предъявление военного билета, а для лиц от 14 до 16 лет – свидетельства о  рождении. В том случае, когда  на работу принимается специалист, от которого требуется специальные  знания или определенная квалификация, администрация предприятия обязана  потребовать предъявление соответствующего оригинала или другого документа, свидетельствующего о полученном образовании, квалификации, стаже работы и т.д.

Поступающий на работу пишет  личное заявление с просьбой о  приеме. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия  приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах  или резолюции руководителя. Заявление  подписывается и датируется.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор (контракт), издается приказ о приеме на работу.

«Трудовой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и  предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять  работу по определенной специальности, квалификации или должности с  подчинением внутреннему трудовому  распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуются выплачивать  трудящемуся заработную плату и  обеспечивать условия труда, предусмотренные  законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон».

В комментариях законодательства о трудовом договоре отмечается, что  ТК РФ употребляет термины «трудовой  договор» и «контракт» как равнозначные понятия, омонимы. «Такое соседство  означает, что законодатель не видит  различий между трудовым договором  и контрактом».

«Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку». Таким образом, «в настоящее время  письменная форма обязательна для  всех трудовых договоров», и заключение договора (контракта) не исключает необходимости  создания приказа.

Трудовой договор имеет  типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Различаются основные и дополнительные условия трудового договора (контракта). К основным условиям трудового договора (контракта) относятся соглашения: о  работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное  подразделение, их местонахождение); сроке  действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

К дополнительным относятся  условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых  иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника, например, установление испытательного срока, совмещение профессий (должностей), переподготовка, обучение второй профессии и другие.

Согласно статье 71 ТК РФ при  заключении трудового договора может  быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в трудовом договоре. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании  означает, что работник принят без  испытания. Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций - шести месяцев.

В соответствии со статьей 58 ТК РФ трудовые договоры заключаются:

— на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

— на определенный срок, не более пяти лет (срочный трудовой договор).

1.2 Оформление приказов по личному составу

Одновременно с подготовкой  трудового договора (контракта) готовится  проект приказа о приеме на работу. Приказ по личному составу – правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования  трудовых правоотношений граждан с  администрацией предприятий, учреждений и организаций.

В приказах по личному составу  оформляются прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические  факты, возникающие в процессе управления кадрами (персоналом).

Приказы по личному составу  издаются в строгом соответствии с трудовым кодексом РФ и являются основаниями для внесения записей  в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы. При  приеме на работу, обязательно указывается  установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия  приема: временно (с… по…), с испытательным  сроком (его продолжительность) и  т.п. Каждый пункт приказа по личному  составу должен заканчиваться ссылкой  на письменное основание данного  распорядительного действия.

На каждого принятого  рабочего или служащего заводится  личная карточка (унифицированная форма  № Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1), необходимая для анализа состава и учета движения кадров. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года) и  личных карточек (форма № Т-2), — 75 лет.

Затем на всех сотрудников  фирмы, за исключением принятых на временную  работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется  только личная карточка по форме №  Т-2) оформляется личное дело.

Личное дело — это совокупность документов, содержащих необходимые  сведения о работнике и его  трудовом стаже. Порядок работы с  личными делами не регламентирован  общими нормативами, в связи, с чем  предприятия по-разному решают вопросы  их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих  работников, специалистов, материально-ответственных  лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие  процесс приема на работу, а впоследствии — все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

На документы личного  дела составляется внутренняя опись. Личные дела учитываются в журнале учета  личных дел, который является основным учетным документом. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных  работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих  важных документов: заявления от работника; при необходимости — анкеты; трудового договора; приказа о приеме на работу; личной карточки (форма № Т-2), и если это необходимо, личного дела (после издания приказа о приеме на работу).

1.3 Ведение трудовых книжек работников

Согласно статье 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или  служащего. Трудовые книжки ведутся  на всех работников, проработавших  свыше 5 дней, в случае, если работа в  этой организации является для работника  основной.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации  предприятия трудовую книжку, оформленную  в установленном порядке.

При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется, однако по желанию  работника запись в трудовую книжку может производиться.

Все записи, внесенные в  трудовую книжку на последнем месте  работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия  или отдела кадров. В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а  при увольнении – в день увольнения) и должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ. Порядок заполнения, ведения и  хранения трудовых книжек, подробно изложен  в Инструкции по заполнению трудовых книжек (Приложение N 1 к постановлению  Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69). В соответствии с Инструкцией в трудовую книжку вносятся: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях.

При оформлении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный  лист, содержащий сведения о работнике. Указываются фамилия, имя, отчество работника и дата его рождения; образование; профессия или специальность. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Титульный  лист подписывает лицо, ответственное  за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).

Сведения о работе включают в себя: прием на работу, перевод  на другую постоянную работу, увольнение. Раздел Сведения о работе представляют собой таблицу из 4 граф: графа 1 –  № записи; графа 2 – дата (число, месяц, год); графа 3 – сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием  причин и со ссылкой на статью, пункт  закона); графа 4 – на каком основании  внесена запись (документ, его дата и номер).

Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. При увольнении рабочего или служащего все записи о  работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время  работы в организации, учреждении, фирме, заверяются подписью руководителя организации  или начальника отдела кадров, самого работника и печатью. Организация  обязана выдать работнику его  трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью  об увольнении.

Если работник выходит  на пенсию, то производится на основании  списка работников пенсионного возраста подборка трудовых книжек, по данным личной карточки и трудовой книжки – уточнение  общего стажа работы, в том числе  стажа непрерывного и льготного, регистрация заявления работника, консультации уходящего на пенсию, запись в заявлении о предоставляемых  документах, заполнение и подпись  Представления, комплектование документов для представления в органы социального  обеспечения, запись в книгу учета  лиц, уходящих на пенсию. В трудовой книжке органами социального обеспечения  ставится штамп «Пенсия назначена» в разделе сведения о назначении пенсии.

Глава 2. Оформление документов по личному составу в ООО «Стеклопластик»

ООО «Стеклопластик» основан 14 февраля 1991 года. Организатором предприятия стала группа молодых сотрудников НПО «Алтай». К тому времени за плечами этой группы был успешный опыт создания первого за Уралом молодежного жилищного комплекса (МЖК) в городе Бийске, а также опыт работы в партийных, комсомольских и профсоюзных организациях НПО «Алтай».

Первым серьезным успехом  стала разработка и выпуск бронежилетов для спецслужб и инкассации. Параллельно  начали производство рыболовных телескопических  удилищ, которое действует до настоящего времени в рамках дочернего предприятия  ООО «Стеклопластик».

В 1996 году начато производство профильно-погонажных изделий из пластмассы для изготовления торгового оборудования и мебели.

В 1998 году начато производство стеклопластиковой арматуры и фасадных дюбелей. Этому предшествовал огромный объем испытаний и исследований совместно с ведущими научно-исследовательскими и испытательными центрами России.

В 1999 году на эту продукцию  было получено первое в России техническое  свидетельство Госстроя РФ.

В 2000 году начато производство тонкого стеклопластикового прутка, используемого в качестве центрального силового элемента в оптико-волоконных кабелях.

В 2001 году начато производство стеклопластиковых стержней для  высоковольтных полимерных изоляторов.

В 2004 году начато производство стеклопластиковых крепей для крепления  бортов в шахтах по добыче угля. В  том же году начато производство кровельного  дюбеля. 

В состав предприятия входит четыре производственных цеха, механическое производство, литьевое производство пластмасс, КБ и научно-исследовательское  подразделение. Все это располагается  на трех производственных площадках  города. В планах дальнейшего развития стоит освоение новых оригинальных технологий, расширение номенклатуры выпускаемой продукции и снижение затрат на производство существующей продукции. 

В 1999 году на предприятии  создано научно-исследовательское  подразделение, занимающееся разработкой  новых изделий и исследованием свойств стеклопластиков. В состав подразделения входит научно-исследовательская лаборатория, конструкторская лаборатория и отдел технологов-отработчиков. 

Предприятие ориентировано  на создание и производство передовой  наукоемкой продукции из стеклопластиков, не имеющей аналогов в России. Предприятие  реализует свою продукцию по всей территории России и в страны СНГ.

– стеклопластиковые гибкие связи и арматура;

– фасадный и кровельный дюбель;

– стержни для полимерных изоляторов;

– силовой элемент для  оптических кабелей;

– шахтная крепь;

– пластиковые профили;

– рыболовные удилища, весла, лыжные палки и хоккейные клюшки.

Вся продукция завода подвергается обязательным приемо-сдаточным испытаниям. На изделия строительного назначения получены технические свидетельства  Госстроя РФ, на остальную продукцию  – сертификаты разрешающих органов.  

За годы своей деятельности Бийский завод стеклопластиков  неоднократно становился дипломантом  и лауреатом многочисленных конкурсов  и выставок разного уровня. В 2000 году за высокую деловую активность и эффективную деятельность по итогам работы завод вошел в состав 1000 лучших предприятий и организаций России XXI века. В 2004 году администрацией Алтайского края РФ завод признан лучшим промышленным предприятием Алтайского края. В 2002 и 2006 годах продукция завода получила признание на конкурсе «Лучший алтайский товар года».

Каждый год предприятие  увеличивает свои объемы на 25–30%.

На заводе работает более 400 человек. Учитывая высокую сложность  и наукоемкость выпускаемой продукции, около половины работающих – это  ИТР.

В научно-исследовательском  подразделении работает пять кандидатов технических наук, трое из которых  защитили диссертации по материалам работы на заводе. Для сотрудников  завода организовано горячее питание  и доставка на работу, выдаются ссуды  и путевки в оздоровительные  заведения. Ряд сотрудников завода за успехи в труде награжден городскими и краевыми грамотами и благодарственными  письмами.

2.1 Оформление трудовых договоров в ООО «Стеклопластик»

 Основной формой реализации  права на труд является заключение  трудового договора. Трудовой договор  заключается в письменном виде  между работником и организацией в лице директора Золотовского А.Ю.

В ООО «Стеклопластик»  при оформлении трудовых договоров  указываются:

• фамилия, имя, отчество работника, заключившего трудовой договор;
• наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключившего трудовой договор.
• место работы (с указанием структурного подразделения);
• дата начала работы;
• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция (при этом если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации - в настоящее время для этого должен использоваться «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года № 37);
• права и обязанности работника (указываются, в т.ч., с использованием статьи 21 ТК РФ);
• права и обязанности работодателя (указываются в т.ч. с использованием статьи 22 ТК РФ);
• характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
• режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
• виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
• срок действия договора (для срочного трудового договора) и обстоятельство (причина), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора с указанием статьи ТК РФ или иных федеральных законов.

Трудовой договор имеет следующие реквизиты: наименование документа,  дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, вводную часть (наименование сторон, заключающих трудовое соглашение, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих соглашение), предмет трудового соглашения, ответственность сторон, изложение порядка выполнения обязательств, юридические адреса сторон (паспортные данные гражданина), подписи сторон, печать организации.     

ООО  «Стеклопластик»  заключая договор с работником обязуется  обеспечить ему необходимые условия  работы, своевременную выплату заработной платы, необходимые социально-бытовые  условия (пятидневка, 40 часовая рабочая  неделя, ежегодный оплачиваемый отпуск  продолжительностью 28 календарных  дней).               

Работнику устанавливается  оклад (оплата па часовому тарифу, тариф =23,4руб.) Надбавка 15%.                              

Обязанности работника добросовестно  соблюдать  трудовую дисциплину, требования по охране труда, исполнять свои трудовые  обязанности по профессии т. д. (Приложение 1)

2.2 Оформление  приказов (распоряжений) по личному  составу

Приём на работу  (как и  перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений и т. д.) оформляется  приказом (распоряжением) по личному  составу.

В настоящее время Госкомстатом России разработаны и используются унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу:

ф.№ Т -1-приказ (распоряжение) о приёме работника на работу;

ф.№ Т-5-приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

ф. № Т-6-приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

ф. № Т-9-приказ (распоряжение) о направлении работника в  командировку;

ф. № Т-11-приказ (распоряжение) о поощрении работника;

ф. № Т-8-приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового  договора с работником.

Документы по кадрам должны оформляться, как правило, на бланке, соответствующем стандарту, иметь  установленный комплекс обязательных реквизитов, которые располагаются  в определенном порядке. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может  быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д. В качестве обязательных реквизитов документов по кадрам выступают наименование организации - автора документа; код организации - автора документа; наименование вида документа или унифицированной  формы; код формы; дата; регистрационный  номер; заголовок к тексту; текст; подпись; визы согласования; отметка  об исполнении документа и направлении  его в дело. Наименование организации, отраженное в кадровых документах, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных  документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) организации, причем располагают его ниже наименования на русском языке. Код организации - автора документа проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)¹. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факса, телефакса, счет в банке, адрес электронной почты и др.). Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением) организации.

Датой документа является дата его подписания или утверждения. Она оформляется арабскими цифрами  в следующей последовательности; день месяца, месяц, год.

Для оформления приёма на работу в ООО «Стеклопластик» используется бланк «Приказа (распоряжения) о  приёме работника на работу» по форме  Т-1утверждённой постановлением Госкомстата  России от 5 января 2004г. При оформлении приказа указывается наименование структурного подразделения, где будет работать устраивающийся на работу (производство стеклопластиковых изделий), профессия, а также условия работы (оклад, надбавки за условия труда, районный коэффициент). Приказ о приёме на работу объявляется работнику в трёхдневный срок после подписания трудового договора. (Приложение 2)

После подписания руководителем  ООО « Стеклопластик» приказа  о приёме на работу на сотрудника заводится  личная карточка работника (унифицированная  форма № Т-2, утвержденная постановлением  Госкомстата РФ от 5 января 2004г), необходимая  для анализа состава и учёта  движения кадров. Основанием для записей  является документы (паспорт, трудовая книжка, документы об образовании, военный билет, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования). В бухгалтерии выписывается табельный номер работнику. Личная карточка является документом, обеспечивающим работу по учёту качественного и количественного состава персонала, получение оперативной всесторонней информации о работнике завода. Работа с данными документами требует от сотрудников кадровой службы постоянного отслеживания изменения сведений о работнике и внесения их в форму Т-2(перевод на другую должность повышение квалификации, предоставление различных отпусков, изменения оплаты труда, данные воинского учёта и т.д.). (Приложение 3)

Приказ о предоставлении отпуска работнику в ООО «Стеклопластик»  оформляется  на бланке унифицированной  форме приказов Т-6-приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику. Где указывается, какой отпуск предоставляется служащему (ежегодный основной оплачиваемый или отпуск без сохранения заработной платы, дополнительный.). Основание пишет работник в своём заявлении. (Приложение 4)

Увольнение работников ООО  «Стеклопластик» производится по причинам, указанным в статьях ТК РФ, на основании поданного работником личного заявления, или в связи  с истечением срока действия контракта, заключённого на определённый срок, или  при наличии акта о нарушении  трудовой дисциплины. Увольнение работника  оформляется приказом по личному  составу, унифицированная форма  № Т-8. (Приложение 5)