Оформление и ведение личных дел

Минобрнауки России

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

Вятский государственный гуманитарный университет

Факультет управления

 
 

Кафедра экономической теории и управления трудовыми ресурсами

 
 

Курсовая  работа по дисциплине

«Делопроизводство в кадровой службе»

 
 

На тему «Оформление и ведение личных дел»

 
 
 
 

                                             Выполнила: Петухова А.А.

                                             Группа: УП-51

Руководитель: Макаркина М.А.

 
 
 
 
 
 
 

Киров

2011

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Теоретические  аспекты оформления и ведения личных дел………………..5

1.1. Оформление личных дел……………………………………………………..5

1.2. Ведение личных дел………………………………………………………...12

2. Типичные ошибки в оформлении и ведении личных дел………………….18

2.1. Возможные ошибки и варианты их исправления………...........................18

2.2. Ответственность за ненадлежащее ведение личных дел…………………20

Заключение……………………………………………………………………….23

Библиографический список……………………………………………………..24

Приложения……………………………………………………………………...26

 

Введение

 

     Большое значение в нашей жизни имеют кадровые документы, в том числе и личные дела, в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в современных условиях. В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что также отражает актуальность темы. На многих предприятиях из-за некомпетентности кадрового отдела, зачастую из-за неправильного ведения и хранения документации по личному составу, работники этого предприятия не могут в дальнейшем оформить свои документы соответствующим образом и сталкиваются с рядом всевозможных проблем, а именно: проблемы с пенсионными выплатами, налоговыми отчислениями и т.д. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих организаций. Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

     Актуальность  выбранной темы обуславливается  недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом. Это иногда выражается в такой степени, что накладывает отпечаток на всю последующую трудовую жизнь человека, - ведь в управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Отсюда повышенное требование к точности, предъявляемое при ведении документов. Целью данной курсовой работы является изучение организации оформления и ведения личных дел работников. В связи с поставленной целью в работе решались следующие задачи:

1) дать  понятие личному делу и его составляющим частям;

2) рассмотреть главные этапы оформления и ведения личных дел;

3) рассмотреть  возможные ошибки в оформлении  и ведении личных дел, а также  ответственность за их допущение. 

     Объектом  исследования в данной курсовой работе являются ошибки, допускаемые при  оформлении и ведении дела, а предметом  исследования - оформление и ведение личных дел.

 

      1. Оформление и ведение личных дел

 

1.1. Оформление личного дела

 

     Личное  дело – это совокупность личных документов работника, которые содержат наиболее полные сведения о нем и  его трудовой деятельности.

     Оформление  личных дел включает в себя комплекс работ по технической обработке документов: составление внутренней описи и заверительной надписи, подшивка (переплет) дела, нумерация листов, оформление обложки. Теперь подробно остановимся на каждом этапе оформления дела.

     Оформляем обложку. Обложка каждого дела оформляется по установленной форме. На верхнем поле обложки указывается в именительном падеже наименование организации. Если у организации есть официальное сокращенное название, оно указывается в скобках. После чего указывается наименование структурного подразделения. Если наименование организации или подразделения менялось в течение периода, который охватывает дело, на обложке приводятся оба названия. Прежнее название указывается в скобках. На обложке необходимо указать порядковый номер дела по описи (архивный шифр) и индекс дела по номенклатуре. Из номенклатуры также переносится на обложку дела срок хранения документов. На делах постоянного срока хранения пишется: «Хранить постоянно». Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела. Обязательно нужно отразить информацию о дате дела. Почти всегда датой дел являются крайние даты документов дела. Например, крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении сотрудника. И не забудьте указать количество листов в деле. Эти сведения проставляются на обложке под графой «Дата» (Приложение 1).

     Подшиваем (переплетаем) дело. Подшивка в папку  скоросшиватель или переплет в жесткую  корочку обеспечивает сохранность  документов, включенных в дело. Как правило, для переплета документов организация приглашает специалиста. Но можно переплести дело и самостоятельно. Прежде всего вам необходимо в документах, составляющих дело, сделать четыре прокола. Обычно отверстия проделывают шилом, ручной дрелью или специальным дыроколом. Затем документы прошивают крепкой ниткой и помещают в твердую обложку.

     Нумеруем  листы. Нумерация необходима для  того, чтобы обеспечить сохранность  документов дела и закрепить порядок  их расположения. Количество листов в  деле указывают на обложке. Необходимо пронумеровать все листы, кроме листов внутренней описи и листа с заверительной надписью. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Номера листов проставляются в правом верхнем углу простым карандашом. Если вы найдете ошибку в нумерации листов, можно их перенумеровать. Старые номера зачеркните и рядом поставьте новые номера. Если вы обнаружите пропущенные листы, поставьте дополнительные номера. Дополнительные, ранее пропущенные номера называют литерными. Они содержат порядковый номер предыдущего листа и буквенное обозначение. Сведения обо всех последующих изменениях в нумерации заносятся в лист-заверитель дела.

     Составляем  внутреннюю опись. Внутренняя опись - это  оглавление, перечень материалов, помещенных в дело. Внутренняя опись содержит информацию о заголовках документов и о номерах листов, на которых расположен каждый документ. Внутренняя опись составляется для учета документов в деле и помогает оперативно найти необходимый документ. Каким бы полным ни был заголовок дела, по нему не всегда однозначно можно определить содержание документа. Например, из заголовка «Личное дело» прямо не вытекает, что в соответствующем деле содержится автобиография, копии документов об образовании, копии приказов по личному составу или что-либо еще. А, открыв личное дело и прочитав внутреннюю опись, вы будете точно знать, какие документы вы сможете найти в личном деле сотрудника. Поэтому для кадровика очень удобно для повседневной работы иметь внутреннюю опись в личных делах сотрудников (Приложение 2).

     Составляем заверительную надпись. Заверительная надпись учитывает количество листов в деле и фиксирует особенности их нумерации. Кроме того, все изменения в составе и состоянии дела (повреждения, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе дела, который располагается в конце каждого дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления (Приложение 3).

     Личное  дело оформляется на основании приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не закреплен общегосударственными стандартами, поэтому предприятия по-разному решают вопросы их оформления и ведения. Личные данные необходимы работодателю в целях продвижения работника по службе, при установлении размера заработной платы. Допуск работника к информации, составляющей служебную или коммерческую тайну, происходит также на основании персональных данных работника. Личные дела, как правило, оформляются на всех работников. Изначально в личном деле хранятся документы, которые работник предоставляет при приеме на работу, впоследствии – все остальные документы, возникающие в процессе трудовой деятельности по месту работы. Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в какой конкретно службе он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.

     Оформление личных дел осуществляет, как правило, кадровая служба организации (специалист по кадрам). А вот контроль над оформлением и хранением личных дел должен возлагаться на руководителя организации.

     После того как с работником заключили  трудовой договор и вышел приказ (распоряжение, решение, постановление) о приеме на работу, на работника  оформляется личное дело. При оформлении личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

1) внутренняя  опись документов личного дела;

2) заявление о приеме на работу;

3) листок  по учету кадров (анкета);

4) автобиография;

5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

6) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность), переводе, увольнении;

7) Заверительный  лист.

  Когда формируются личные дела отдельных категорий рабочих, в них дополнительно должны быть включены такие документы, как: декларация о доходах, анкета, копия (выписка) протокола заседания ученого совета, копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива, копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации, направление на работу службой.

     Декларация  о доходах включается в личные дела лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством.

     Копия (выписка) протокола заседания ученого  совета включается в личные дела научных  работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных  должностей).

     Копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива – для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей.

     Договор о материальной ответственности  – для материально ответственных  лиц.

     Трудовые  договоры с работниками включаются в состав личных дел, если это решит кадровая служба или специалист по кадрам. Когда личное дело оформлено, документы включаются в него в хронологической последовательности.

     В личное дело не могут быть включены:

1) копии  документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

2) справки  о месте жительства, составе семьи,  размере заработной платы.

3) обходные листы, справки о состоянии здоровья, с места жительства и другое. Они формируются самостоятельно и хранятся в течение трех лет.

     Внутренняя  опись составляется на документы  личного дела, которое уже оформлено. Во внутренней описи указываются  сведения о названиях документов, которые включены в дело, их датах и индексах. Нумерация листов внутренней описи производится отдельно от листов личного дела.

Если  в личное дело включаются новые документы, это должно быть отражено во внутренней описи. В графе «Примечание» также  должны быть отражены следующие факты: изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями.

     Личный  листок по учету кадров должен быть заполнен поступающим на работу собственноручно. Личный листок составляется в одном  экземпляре. В нем не должно быть исправлений и помарок. Сведения вносятся в личный листок по учету кадров на основании следующих документов:

1) паспорт;

2) трудовая  книжка;

3) военный  билет;

4) документы  об образовании;

5) иные  личные документы.

     Заполняя  личный листок по учету кадров, необходимо соблюдать следующие требования:

1) все  ответы на вопросы личного  листка по учету кадров должны  быть исчерпывающими. Они не должны  быть односложными («да», «нет»);

2) в  графах не должно быть прочерков  (если ответ отрицательный –  указывается: «не имею», «не  участвовал» и т.п.);

3) фамилия,  имя, отчество должны быть написаны  полностью в именительном падеже, например: Сидоров Иван Петрович;

4) число,  месяц и год рождения в графе  «Дата рождения» должны быть  указаны арабскими цифрами, например: 18.07.1979;

5) место рождения должно быть указано в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения;

6) в  графе «Гражданство» должно указываться  название страны, например: РФ и  т.п.;

7) в  графе «Образование» должно указываться:  «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»;

8) в  случае если учебное заведение  не окончено, должна быть указана  следующая информация: сколько курсов  окончил или с какого курса  ушел; в случае если окончена  неполная средняя школа – сколько  классов окончил;

9) наименования  высшего и среднего специального  заведения должны быть написаны  полностью;

10) в  графе «Какие имеете труды  и изобретения» должны быть  перечислены опубликованные научные  труды, в которых указываются  выходные данные, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»;

11) в  графе «Выполняемая работа с  начала трудовой деятельности»  должны быть отражены предыдущая  трудовая деятельность и перерывы, связанные с учебой, болезнью  и т.п. Если работник занимал в разные периоды времени различные должности, но в одной и той же организации, то должно быть указано, с какого и по какое время он работал в каждой должности;

12) в  графе «Семейное положение» должны  быть указаны данные на момент  заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)», после этого должны быть перечислены все члены семьи с указанием степени родства (фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи также должны быть указаны).

Например:

а) женат;

б) жена – Круглова Наталья Николаевна, 1973 г. р.;

в) сын  – Круглов Егор Александрович, 1993 г. р.;

г) дочь – Круглова Мария Александровна, 1997 г. р.;

д) мать – Круглова Светлана Ивановна, 1954 г. р.;

13) в  графе «Место жительства» должен быть указан адрес по прописке, фактический адрес проживания и контактный телефон.

На личный листок по учету кадров должна быть наклеена фотография работника, принимаемого на работу. Личный листок по учету кадров должен быть подписан составителем. В нем также должна быть указана дата заполнения. Когда листок заполнен, в него уже нельзя вносить изменения и дополнения.

     Автобиография – документ, содержащий основные этапы  жизни и деятельности его автора, изложенные в хронологическом порядке. Автобиография должна быть составлена работником самостоятельно на листе бумаги формата А 4 в произвольной форме.

В автобиографии  отражаются следующие сведения:

1) фамилия,  имя, отчество;

2) дата  и место рождения;

3) полученное  образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

4) трудовая  деятельность;

5) профессия;

6) общественная  работа, участие в выборных органах;

7) отношение  к воинской службе и воинское  звание;

8) наличие  правительственных и других наград  и поощрений;

9) сведения  о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается составителем с указанием  даты.

 

1.2. Ведение личных  дел

 

     Личное  дело ведется в течение всего  периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании). Ведение личного дела предусматривает:

• ведение записей в соответствующих разделах личного дела;
• помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;
• изъятие документов, надобность в которых миновала;
• периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

     Внесение  записей в документы личного  дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые  детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

     Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.

     Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены  в личном деле, отражаются во внутренней описи.

     Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

     Хранение  и учет личных дел организуются с  целью быстрого и безошибочного  поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

     Личные  дела включаются в номенклатуру дел  кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием  сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.

     Личные  дела хранятся в кадровой службе (в  приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.

     Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:

• по порядку номеров;
• в прямом алфавитном порядке;
• по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений согласно  штатному расписанию предприятия, а внутри разделов — по порядку номеров либо в прямом алфавитном порядке.

     В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов — алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел.

     Выдача  личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы. Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами).

     Ознакомление  сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в  год, а также по просьбе указанных  лиц во всех иных случаях, предусмотренных  законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:

• производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела;
• вносить в личное дело новые записи;
• извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые;
• задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.

     При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник  вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).

     Выдача  во временное пользование для  включения в личные дела новых  документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение личных дел, утвержденным руководителем организации. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке).

     Работа (ознакомление) с личными делами  производится в специально отведенном для этих целей помещении, а время  работы (ознакомления) должно ограничиваться пределами одного рабочего дня. В  конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску.

     Выдача  личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование другим организациям (предприятиям, учреждениям) производится с разрешения руководителя организации на основании надлежащим образом оформленного запроса. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела (документа) в место хранения.

     Изъятие отдельных документов из личного  дела производится с разрешения руководителя организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование.

     В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации.

     С целью обеспечения сохранности  личных дел рекомендуется:

• объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
• располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;
• снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).