Оперативный анализ деятельности предприятия. 2

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические аспекты  оперативного учета и анализа  деятельности предприятий

      1.1. Понятие  информационного обеспечения учета  и анализа

      1.2. Особенности  оперативного учета (сравнительная  характеристика оперативного, финансового  и управленческого учета)

      1.3.Оперативный  анализ и его методический  инструментарий

Глава 2. Практические основы оперативного учета и анализа

      2.1. Постановка  учетного процесса на предприятии

      2.2. Проведение  оперативного анализа предприятия

Заключение

Список используемой литературы

Введение

          Актуальностью темы заключается  в том, что доступность современных компьютерных языков и возросший уровень компьютерной грамотности специалистов в области экономики и бухгалтерского учета позволяют создавать в короткое время программные приложения высокого качества с требуемым набором функций.

         Для пользователя может быть  интересен набор функций, реализованных  в тех или иных программах.

        Целью  курсовой работы  является исследование  и описание возможностей использования бухгалтерских программ по автоматизации  бухгалтерского учета в условиях перехода к рыночным экономике в России.

       Задачи  курсовой работы – охарактеризовать  организацию автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях, сравнить и проанализировать по использованию программ автоматизации в бухгалтерском учете и их ценообразование, выявить и предложить наиболее эффективную программу для анализируемого предприятия.

       Предметом  исследования:  является исследование  общих принципов автоматизации бухгалтерского учета и подготовки разного рода отчетностей на основе компьютерных технологий.

       Информацией  для исследования служит учебно-методическая  литература, периодические издания, средства Интернета (сайты)- приведенные на них исследования и опросы продавцов и покупателей.

       Практическое  значение данной работы заключается  в том, что рекомендации по автоматизации бухгалтерского учета могут быть внедрены в деятельность хозяйствующих субъектов.

Глава 1. Теоретические аспекты оперативного учета и анализа деятельности предприятий

1.1. Понятие информационного  обеспечения учета и анализа

      Важной составной частью управленческого процесса, основой экономического анализа является система экономической информации. Она является базой для принятия управленческих решений.

   Информационное обеспечение анализа хозяйственной деятельности тесно взаимодействует с информационным обеспечением бухгалтерского учета, планирования и иных функций управления предприятием. Такое взаимодействие объясняется несколькими причинами, среди которых первостепенную значимость играют источники информации и удовлетворение информационных потребностей. Потребности в аналитической информации постоянно изменяются под воздействием внутренних и внешних факторов. Новые хозяйственные решения приводят к возникновению и, следовательно, изменению существующих информационных потребностей. Руководители должны постоянно оценивать соответствие своего информационного обеспечения изменившимся условиям управления.

       Управление производством невозможно представить без управленческой информации, которая образует систему управления. Возникновение и формирование этой системы обусловливается системным характером внутренних и внешних связей каждого объекта управления, а содержание неразрывно связано содержанием комплекса управленческих воздействий, осуществляемых субъектом управления по отношению к объекту.

       Информация необходима при осуществлении всех этапов цикла управления, однако в системе управленческой информации особое место занимает та ее часть, которая связана с управленческими решениями, поскольку информация является исходным материалом для подготовки, обоснования и принятия решений. Любое управленческое решение нельзя 
сформулировать, не проанализировав факты и обстоятельства, относящиеся к конкретной ситуации, сложившейся на производстве. Для принятия решения всегда нужны сведения, подробно, достоверно, своевременно и всесторонне характеризующие ситуацию, требующую управленческого вмешательства.

      Операционный анализ должен способствовать уменьшению риска, связанного с выбором правильного решения, усилению творческого начала в его принятии. Он должен строиться на информации учета, отчетности, планов и прогнозов. Требования к анализу предъявляются из за потребностей управления. Сам же анализ может предъявлять требования к учету, естественно, не ради анализа, а в целях его результативности для управления.

     Несмотря на свою значимость и результативность в процессе принятия решений, анализ продолжает занимать незначительный удельный вес в бюджете времени различных экономических служб предприятия. Это в свою очередь сказывается на низкой эффективности принимаемых решений, что ведет к управленческим ошибкам и просчетам. Причин недостаточной эффективности управленческих решений много, но одной из основных является неполнота и не качественность аналитической информации. Требование полноты информации с позиций экономического анализа означает, что в ней должны быть данные, в достаточной степени детализированные для того, чтобы на их основе провести исчерпывающий факторный анализ.

       С другой стороны, и при абсолютном избытке, информация не уменьшает неопределенность ситуации. Она возникает из за расхождения состава и периодичности данных, используемых при оценках и управлении, с содержанием учета и отчетности, из за низкого уровня аналитичности информации, нехватки времени на ее осмысление и из за нерационального распределения информации по уровням управления. 
Информационное обеспечение анализа должно учитывать такие требования, как целенаправленность информации, достоверность, актуальность, конкретность, сопоставимость, непрерывность, перспективность.

Оперативный учет представляет собой процесс наблюдения и регистрации отдельных явлений финансово-хозяйственной деятельности с целью оперативного повседневного руководства ею. С помощью оперативного учета в организациях обеспечивается текущий контроль исполнения определенных операций или производственных заданий отдельными участками (подразделениями). Такая информация необходима для выработки и принятия оперативных управленческих решений на уровне оперативного регулирования производственными процессами.

Информация, формируемая  оперативным учетом с высокой  точностью, объективностью и необходимой  подробностью, отражает многочисленные качественные и количественные характеристики процессов и фактов хозяйственной  деятельности, не существенных с точки  зрения других видов учета. Оперативный  учет осуществляется непосредственно  на рабочих местах в момент совершения определенных хозяйственных операций. Основная его особенность — быстрота обеспечения данными для оперативного руководства. Информация оперативного учета формируется на основе данных документов или на основе данных, получаемых устно, по телефону, факсу и пр. При  этом для отражения информации используются натуральные, трудовые и денежные учетные  измерители, наиболее часто — натуральные  и трудовые. Однако информация оперативного учета не дает целостной картины  функционирования организации, использование  этой информации ограничено временным  периодом. Как правило, она теряет свое значение для управления после  завершения хозяйственного процесса.

Информация оперативного учета может быть представлена в  виде простых записей о хозяйственных  операциях в специальных журналах, отчетах или устных сведений.

Целью оперативного учета  являются решения руководителей  и конкретные рекомендации по управлению производственным процессом на определенный момент времени.

Особенностью оперативного учета является то, что от его  показателей не требуется абсолютной точности, но вместе с тем они  должны быть правильными, чтобы на их основе можно было дать оценку совершаемым  хозяйственным процессам.

1.2. Особенности  оперативного учета (сравнительная  характеристика финансового и  управленческого учета)

Управленческий и финансовый учет образуют единую систему бухгалтерского учета на предприятии. Общепринятые принципы финансового учета действуют  и в управленческом учете. И в  финансовом и управленческом учетах используется оперативная информация. Предъявляются единые требования в  первичной документации, которая  является источником информации как  для финансового, так и управленческого  учета.

Таблица 1

Данные и финансового  и управленческого используются для принятия решений

Продолжение таблицы 1

Самой главной их отличительной  чертой является то, что на выходе получается различная отчетность. Это связано  с тем, что финансовый учет и его  основной продукт - отчетность - имеют  чрезвычайно важное значение, причем не только с позиции контроля, но и с позиции грамотного управления финансами на предприятии.

В связи  с тем, что сущность управленческого  учета представлена как интегрированная  система учета затрат и доходов, нормирования, планирования, контроля и анализа на предприятии.

Основные  потребители финансовых отчетов  находятся вне фирмы, подготавливающей отчет, руководство которой отвечает за ее составление. Внутренние аналитические  отчеты, подготавливаемые бухгалтером  предприятия, используются руководителями самой фирмы. Содержание этих отчетов  меняется в зависимости от их целевого назначения и должности руководителя, для которого они предназначены. Примерами таких отчетов могут  служить: анализ себестоимости изделия - с целью определения себестоимости  продукции, сметы - для планирования будущих хозяйственных операций, текущие оперативные отчеты центров  ответственности (рабочих участков) - для оценки результатов их работы, отчеты о понесенных затратах - для  принятия краткосрочных решений, анализ сметы капиталовложений - для целей  долгосрочного планирования.

Финансовые  отчеты, подготавливаемые для внешнего источника, составляются в стоимостной  оценке и отражают сальдо всех счетов, включенных в Главную книгу фирмы. Прежде чем вносит данные в Главную  книгу, их нужно закодировать, преобразуя в форму, необходимую для системы  двойной записи. Запись бухгалтерской  информации внутри фирмы не обязательно  должна опираться на систему двойной  записи. Информация собирается по секциям  или подразделениям фирмы и может  быть отражена в различных единицах измерения, а не только в стоимостной  оценке. Она не должна накапливаться  на счетах Главной книги. Она готовится  для определенных нужд администраторов  и на этом прекращается ее использование. При таком положении дел система  хранения информации и система поиска должны иметь большие мощности, чем  это требуется для финансового  учета.

Финансовый  учет основан на общепринятых стандартах и принципах учета, которые регулируют запись, оценку и передачу финансовой информации. Общепринятые принципы бухгалтерского учета, необходимые, прежде всего, для  защиты интересов кредиторов и обеспечения  доверия к полученной информации, ограничивают выбор бухгалтера конечным числом учетных примеров и методов. Управленческий учет имеет ограничения  лишь в применяемых примерах и  методах, которые должны дать полезную информацию. Бухгалтер в каждом отдельном  случае должен решить, какая информация будет полезна получателю, и затем  выбирать нужные примеры и методы.

1.3.Оперативный  анализ и его методический  инструментарий

      Изучение хозяйственной ситуации на предприятии выполняется с помощью экономического анализа, который является наилучшим способом объективной и достоверной оценки состояния имущества и обязательств, а также результатов деятельности компании. Экономический анализ выступает в качестве инструмента для обработки информации и является связующим элементом между учетом хозяйственных операций и принятием управленческих решений при осуществлении всех функций управления: планирование, организация, контроль, регулирование. Использование экономического анализа для реализации каждой из функций имеет свои характерные черты. Так, особенности проведения экономического анализа при осуществлении функции контроля определяет необходимость высокой оперативности сбора и обработки информации для принятия текущих управленческих решений.

         Проведение оперативного анализа осуществляется по следующим этапам:

· выявление отклонений от плана;

· определение и анализ причин отклонений;

· разработка мероприятий  по устранению данных причин;

· устранение отклонений, корректировка  плановых показателей.

       При проведении оперативного анализа особое внимание следует уделять показателям с высокой динамикой изменения. В соответствии с этим первоочередной областью внимания оперативного анализа должны быть денежные средства, поскольку их отсутствие может вызвать остановку работы предприятия. Анализ денежных средств должен оценивать достаточность денежного потока для поддержания платежеспособности и нормальной работы предприятия. Второй областью внимания являются выручка, затраты и прибыль. Здесь необходимо отслеживать выполнение плана продаж, поскольку только достижение запланированного объема выручки позволит предприятию самостоятельно финансировать свою деятельность. Контроль затрат осуществляется на основе утвержденных нормативов, смет, бюджетов. При этом следует особое внимание уделять соотношению темпов изменения затрат и выручки, поскольку в случае снижения объема продаж необходимо оперативно скорректировать план по затратам, для того чтобы обеспечить прибыльность деятельности. Третья область внимания анализа на стадии контроля - это состояние имущества и обязательств. Данная область менее динамична по сравнению с первыми двумя. Здесь главным образом в поле зрения оперативного анализа попадают дебиторская и кредиторская задолженности, а также изменение запасов на складах.

        Кроме оценки текущей ситуации, оперативный анализ является основой для осуществления краткосрочного планирования, поскольку дает возможность оценить вероятность реализации долгосрочного плана, а также позволяет выявить потенциальные проблемы и подготовить информацию для внесения корректировок в намеченные цели.

Необходимость оперативного реагирования на изменения хозяйственной  ситуации определяет последовательность изучения показателей работы предприятия  при оперативном анализе. Так, в  ходе оценки текущего и прогнозного  финансового состояния идут от изучения результатов к изучению причин. При  проведении оперативного анализа в  качестве контролируемого параметра  необходимо выбрать не конечный результат, а факторы, которые его формируют, поскольку это позволит сократить  время от момента обнаружения  негативных отклонений до принятия решения  по их устранению.            Предположим, был запланирован определенный размер прибыли. Плановая величина прибыли получена на основе определенного объема продаж, цены, ассортимента и себестоимости продукции. Следовательно, при отклонении хотя бы одного фактора величина прибыли изменится. Поэтому, на протяжении всего периода необходимо следить за тем, чтобы факторы не отклонялись от нормативных (плановых) значений. Если в качестве контролируемого показателя выбрана прибыль, то при росте себестоимости пройдет определенное время до того, как будет выявлено снижение прибыли, а потом понадобится дополнительное время на поиск причины снижения прибыли. Если же будут контролироваться факторы, то рост себестоимости будет выявлен на более ранней стадии, что позволит быстрее принять меры по устранению отклонений от плана. Так, в качестве варианта обеспечения запланированной прибыли может быть увеличена цена, либо проведен поиск способов снижения себестоимости. В свою очередь себестоимость также складывается под воздействием ряда причин. Следовательно, если в качестве контролируемых показателей выбрать факторы, формирующие себестоимость, то устранить отклонение можно будет еще более оперативно.

        На основе рассмотренного примера можно сделать вывод о том, что существует зависимость между уровнем показателя и скоростью выявления отклонений. Таким образом, при построении цепочки причинно-следственных связей между результатом и причиной следует выбирать для контроля факторы самого начального уровня. При этом необходимо учесть тот факт, что чем ниже уровень, тем больше показателей и, соответственно, больше затрат, связанных с их сбором и обработкой. Поэтому все факторы необходимо ранжировать по степени важности и контролировать только те, которые оказывают определяющее воздействие на конечный результат.

      Главной сложностью при проведении экономического анализа на стадии контроля является возможность оперативного получения информации. Само же сравнение плановых и фактических показателей не представляет особых трудностей. В связи с этим на стадии контроля на передний план выходит система обработки информации, поскольку именно она будет определять скорость получения выводов.

     Для того, чтобы оперативно собирать информацию, необходимо провести ряд мероприятий. В первую очередь следует разработать методику проведения оперативного анализа. После этого необходимо наладить учетный процесс, который позволит своевременно фиксировать все хозяйственные операции и оперативно получать показатели, предусмотренные методикой анализа. Для организации учетного процесса требуется подготовить учетные формы, разработать справочники, содержащие перечень классификационных признаков для идентификации хозяйственных операций, обеспечить техническую базу с соответствующим программным обеспечением и обучить персонал.

     Рассмотрев особенности организации и проведения оперативного экономического анализа, можно подвести следующие итоги.

     Анализ на стадии контроля применяется для текущего управления хозяйственными процессами и осуществляется сразу после совершения хозяйственных операций. Поэтому источником информации при его проведении главным образом являются данные первичного учета и непосредственного наблюдения. Для оперативного анализа используются в основном натуральные показатели. Его главный недостаток заключается в относительной неточности расчетов. Основной областью внимания оперативного анализа являются показатели с высокой динамикой изменения: денежные средства, выручка, затраты, прибыль, запасы, дебиторская и кредиторская задолженность. При этом в качестве контролируемого параметра необходимо выбрать показатель, отражающий не конечный результат, а факторы, которые его формируют, так как это позволит сократить время на устранение негативных отклонений. Оперативность анализа в большей степени зависит от скорости получения необходимой информации, поэтому, в первую очередь, следует разработать методику его проведения и наладить учетный процесс для своевременной фиксации всех хозяйственных операций и получения необходимой информации. Кроме оценки текущей ситуации, оперативный анализ является основой для осуществления краткосрочного планирования. Проведение оперативного анализа является одним из необходимых условий создания эффективного механизма управления организацией, поскольку позволяет осуществлять непрерывный мониторинг состояния бизнеса и получать актуальную информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

Глава 2. Практические основы оперативного учета и анализа

2.1. Постановка  учетного процесса на предприятии  

Постановка (организация) бухгалтерского учета на предприятии подразумевает: 
- детальное изучение специфики деятельности вашего предприятия в момент организации; 

- анализ подлежащих уплате налогов, их количественную оценку; 

- разработку оптимальных законных схем налогообложения;  
- разработку основных принципов и методов ведения бухгалтерского и налогового учета, отражаемых в учетной политике вашей организации для целей бухгалтерского и налогового учета; 

- разработку инструкции по документальному оформлению всех участков бухгалтерского и налогового учета в соответствии с законодательством;

- совершенствование структуры бухгалтерской службы на предприятии, разработку регламентов деятельности работников бухгалтерской службы;  
- анализ, формализацию, организацию, оптимизацию системы документооборота на предприятии, включая разработку регистров налогового учета и дополнительных регистров бухгалтерского учета; 

- оптимальную, с точки зрения трудозатрат, организацию бухгалтерского учета путем его автоматизации.  
 Постановка (организация) бухгалтерского учета возможна как в комплексном подходе к системам учета, так и по отдельным направлениям. Достаточно один раз грамотно организовать бухгалтерский учет, чтобы в дальнейшем предупредить появление систематических ошибок, негативно влияющих на финансовые результаты вашей компании. 
   Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций

2.2. Проведение  оперативного анализа на предприятии

Оперативный контроллинг координирует процессы оперативного планирования, контроля, учета и отчетности в организации при поддержке современной информационной системы. Поэтому для того чтобы описать существующую организацию оперативного контроллинга в организации необходимо изучить основные элементы оперативного контроллинга: оперативное планирование, контроль и анализ, учет и отчетность, информационное обеспечение.

Основным документом, на основе которого осуществляется оперативно-производственное планирование, является «Инструкция  по межцеховому оперативно-производственному  планированию, учету и отчетности цехов основного производства». Однако необходимо отметить, что даже по этой инструкции выполняются не все положения. 
 Система планирования основана на позаказном методе. Осуществляется 
планирование в нормо-часах.                       

На основе заключенных  контрактов бюро сводного планирования (БСП) ПЭО формирует производственную программу в натуральном выражении. Годовой и квартальные планы  поступают в производственно-диспетчерский  отдел (ПДО), где переводят натуральные  единицы в нормо-часы. Затем в  УИТ происходит расцеховка плана  в программе PSS. Полученные планы производства поступают в бюро цехового планирования (БЦП) ПЭО от ПДО.

На основе полученных данных БЦП рассчитывает ФЗП (фонд заработной платы) для работников цехов. БЦП  также ведет расчет себестоимости  произведенной продукции: 
 - исходя из справки нормативных затрат по каждому цеху о материальных затратах,   ТЗР и готовых изделиях;

-  на основе рассчитанного ФЗП;

- цеховых расходов, которые делятся на амортизацию, прямые и косвенные     затраты. 
        Цеховые расходы так же рассчитываются на основе установленных нормативов и штатного расписания. Некоторые данные берутся по факту, так как носят, как бы, непредсказуемый характер (например, на ремонт). 
Необходимо отметить некоторые очевидные проблемы оперативного планирования: 
-   Планы производства разрабатываются в нормо-часах, не осуществляется планирования по номенклатуре. В итоге по результатам отчетного периода план выполняется по валовой продукции на 100% и более. Однако это не означает, что он выполняется по номенклатуре; 
-   Для цехов основного производства (за исключением цехов №6, 10, 30, 35, 36) в плане и в отчете показатели товарной продукции и валовой продукции совпадают. Следовательно, не ведется учет НЗП. Фактически по остальным цехам то же самое, но с небольшим отклонением в 2 часа. Исключение составляют цеха 35 и 36 (лопастное производство); 
-    В основном осуществляется директивное планирование, т.е. не учитываются возможности цехов, что приводит к производству на дефицит; 
- Так как не ведется работа по группе опережения, производственный цикл значительно увеличивается, что часто приводит к задержке выполнения заказов; 
-   Общепроизводственные расходы планируются «от достигнутого» (по итогам прошлого периода), что не является эффективным; 
Низкое качество нормативно-справочной информации не дает возможности качественно выполнять планирование. Нормативная база советского периода устарела и неадекватна новым условиям хозяйствования. Так, например, по 8-му цеху на январь 2008г. планируемый объем работ выполнили 63 человека, который был рассчитан по нормативной стабильной трудоемкости на 97 человек. 
Система учета и отчетности, действующих в организации регламентируется учетной политикой и «Инструкцией по межцеховому оперативно-производственному планированию, учету и отчетности цехов основного производства». 
Согласно учетной политике ОАО «КВЗ» учет затрат на производство ведется с подразделением на прямые расходы, учитываемые на счетах 20 «Основное производство» в размере открываемых заказов (позаказный метод учета), 23 «Вспомогательные производства» и 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», и косвенные расходы, отражаемые на счетах 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и 44 «Расходы на продажу» /55/. 
Сумма косвенных расходов, осуществленных в отчетном периоде, в полном объеме относится на уменьшение доходов от производства и реализации данного отчетного периода с отражением по дебету счета 90 «Продажи». 
Допускается учет части прямых расходов на счетах 25 «Общепроизводственные расходы» и 26 «Общехозяйственные расходы» с последующим отнесением их на счет 20 «Основное производство». 
Остатки незавершенного производства и готовую продукцию оцениваются по прямым статьям затрат с использованием метода плановой (нормативной) себестоимости. 
Таким образом, в организации ведется позаказный учет, с элементами директ-костинга (косвенные расходы списываются напрямую на счет 90) с элементами нормативного учета (остатки НЗП и ГП отражается по плановой (нормативной) себестоимости). В результате в организации действует позаказное калькулирование неполной нормативной себестоимости продукции. 
Необходимо отметить, что существующая система учета ориентирована на составление налоговой отчетности, поэтому все расходы делятся на прямые, косвенные и амортизацию. Отсутствует деление затрат на постоянные и переменные. 
Как уже отмечалось, планы производства разрабатываются в нормо-часах, не осуществляется планирования по номенклатуре. Это приводит к тому, что качество оперативного учета и отчетности не удовлетворяет потребность в необходимой информации всех звеньев управления. 
Так «Инструкция по межцеховому оперативно-производственному планированию, учету и отчетности цехов основного производства» предполагает ведение учета по товарному выпуску (оперативный ежедневный учет и за отчетный период - месяц). Документом учета ежедневного выполнения оперативного плана являются сводки о сдаче готовой продукции цехом. Детали и узлы в них должны (согласно инструкции) группироваться по номенклатуре, указанной в плане. 
Отчетность о выполнении плана, составляемый ПДО по результатам работы за месяц, также предусматривает разрез по двум направлениям: объему товарной продукции и номенклатуре. 
Поэтому в условиях отсутствия номенклатурного планирования в 
фактических данных по цеху за месяц зачастую происходит изменение структуры статей плана (т.н. «пересортица»). При этом не всегда информация об измененном плане доходит до сведения ПЭО, не говоря уже о соблюдении жесткого регламента о возможных предельных датах изменения плана (по причине отсутствия последнего). Фактические данные («пересортированные»), доходя до сведения БОП в составе ПДО, заносятся в отчетном документе (план-отчете) в графу факт /54/.                                
Соответственно, графа «измененный план» заполняется той же цифрой (фактической), что означает 100% выполнение производственного плана. Практика уточнения плановых показателей является устоявшейся. Информация об уточнении в виде служебных записок зачастую доводится до сведения БЦП. Уточнение происходит вплоть до конца следующего отчетного периода (месяц). Как правило, служебные записки беспрепятственно и без последствий визируются. 
Показатель «валовая продукция» в план-отчете рассматривается и оценивается общей строкой, без рассмотрения её структуры. 
Таким образом, оперативный учет выполнения планов и отчетность цехов практически полностью утрачивают своё значение в условиях отсутствия номенклатурного планирования.