Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Описание создания таблицы «Помещение»

Содержание

1. Введение 4

2. Понятие базы данных 5

3. Основные термины для работы с базами данных 6

4. Постановка задачи 8

4.1 Структуры базовых таблиц 8

5. Описание выполнения работы 11

5.1 Создание таблицы в базе данных 11

5.2 Создание новой БД в режиме «Конструктор» 12

5.3 Описание создания таблицы «Помещение» 13

5.4 Установка связей между таблицами 14

5.5 Запросы 16

5.6 Виды создаваемых запросов и их описание 18

5.7 Сортировка 21

5.8 Создание отчетов 22

5.9 Создание форм 23

5.10 Создание «Подчиненных» форм 24

5.11 Создание кнопочной формы 27

6. Выводы и рекомендации 29

7. Библиографический список 30

КР.СЖ.100101.ПЗ

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Разработал

Проверил

А.А. Масалова

Лит.

Листов

Лист

Разработка базы данных в табличном

процессоре Access для

информационной системы

«Аренда помещений»

Т.В. Чернавина

СТИС. ЗСж-111

Введение

В настоящий момент информационные технологии повсеместно внедряются во все сферы человеческой деятельности. Одной из самых распространенных современных информационных технологий является использование баз данных. Базы данных создаются и используются с помощью специальных программных и языковых средств, называемых Системами Управления Базами Данных (СУБД). Существует большое разнообразие типов СУБД. Наиболее распространенными в настоящее время являются реляционные СУБД, к которым и относится Access.

Access относится к классу так называемых настольных СУБД, которые имеют хорошо развитые языковые средства, предназначенные для облегчения работы с ними пользователей разной квалификации, в том числе и пользователей, не являющихся специалистами в области информационных технологий.

Целью написания данной курсовой работы является освоение СУБД Access.

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

КР.СЖ.100101.ПЗ

Понятие базы данных

Большие массивы данных об объектах и явлениях реального мира вместе с программно-аппаратными средствами для хранения данных и манипулирования ими называют информационными системами. Основа информационной системы, объект ее разработки - база данных.

База данных (БД) - набор данных, содержательно связанных между собой общей темой или назначением. Карточки сотрудников предприятия в картотеке - набор данных, является базой данных.

Любую структуру данных можно преобразовать в простую двумерную таблицу. Такое представление является наиболее удобным для пользователя и для машины. Таблицы данных, которые состоят из двумерных таблиц, называют реляционными.

Каждая таблица состоит из фиксированного числа столбцов и некоторого количества строк. Каждый столбец представляет конкретное данное. На языке БД столбцы таблицы называются полями, причем для каждого поля разработчик должен определить уникальное имя поля. Каждое поле может входить в несколько таблиц.

Строки БД называют записями. Запись является стандартным блоком для хранения данных в таблице, выборке данных в запросе, форме, выводимой на экран.

СУБД Access является системой управления базами данных реляционного типа. Данные хранятся в такой базе в виде таблиц, строки (записи) которых состоят из наборов полей определенных типов. С каждой таблицей Access могут быть связаны индексы (ключи), задающие нужные пользователю порядки на множестве строк. Таблицы могут иметь однотипные поля (столбцы), и это позволяет устанавливать между ними связи. Типичными операциями над базами данных являются:

определение, создание и удаление таблиц,
модификация определений (структур, схем) существующих таблиц,
поиск данных в таблицах по определенным критериям (выполнение запросов),
создание форм и отчетов о содержимом базы данных.

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

КР.СЖ.100101.ПЗ

3 Основные термины для работы с базами данных.

Индекс — средство автоматической сортировки записей в таблице по значению индексируемого поля. Существуют два вида индексов: допускающие и не допускающие повторение значений поля.
Область выделения записи — прямоугольная зона слева от строки, которая позволяет выделить строку целиком.
Область выделения поля — зона заголовка поля. Щелчок в этом месте позволяет выделить поле целиком.
Полоса прокрутки — объект, с двумя кнопками и бегунком, позволяющий сдвигать данные в окне или списке.
Вкладка — объект, позволяющий увеличить информационную емкость окна диалога, используемого для ввода параметров. Внешне она похожа на карточку из обычной картотеки и снабжена именем. Вкладки расположены в окне диалога таким образом, что полностью видна только одна из них. Щелчок на имени вкладки позволяет сделать ее доступной для просмотра и редактирования. Параметры распределены по вкладкам тематически, в соответствии с их назначением.
Конструктор — режим определения свойств объектов базы данных (таблиц, запросов, форм и так далее). Конструктор имеет свое окно, в котором расположена таблица для задания свойств объекта — бланк. Режим конструктора является альтернативой режиму просмотра данных.
Указатель (мыши) — подвижный значок, связанный с мышью. В процессе работы он принимает самые разные виды, что облегчает пользователю обращение с объектами и служит своего рода подсказкой.
Переключатель — элемент управления, который позволяет выбирать один и только один из нескольких вариантов установки параметров.
Флажок — элемент управления, который может находиться в одном из двух положений: установлен или сброшен.
Контекстное меню — меню, связанное с объектом. Оно раскрывается после щелчка правой кнопкой мыши на объекте и содержит команды, относящиеся только к данному объекту.

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

КР.СЖ.100101.ПЗ

Мастер — программа, нацеленная на решение определенной, узкой задачи. Мастера ведут диалог с пользователем, в процессе которого приложение получает необходимые для решения задачи сведения. Для удобства работа Мастера состоит из нескольких этапов или шагов. Пользователь, при необходимости, может вернуться к предыдущему шагу или пропустить ненужный.
Запрос (на выборку) – средство отбора данных из одной или нескольких таблиц при помощи определенного пользователем условия. Запросы позволяют создавать виртуальные таблицы, которые состоят из вычисляемых полей или полей, взятых из других таблиц.
Форма – средство отображения данных на экране и управления ими.
Отчет – средство отображения данных при выводе на печать.
Ключевое поле – поле, значения которого служат для однозначного определения записи в таблице.
Ключ – одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы или организовать связи между таблицами.

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

КР.СЖ.100101.ПЗ

Постановка задачи

Разработать структуру базовых таблиц базы данных Аренда помещений.

Наша БД содержит информацию:

сведения о помещении: адрес, тип, площадь, арендная плата;
сведения об арендаторах: наименование, дата начала аренды, срок аренды, ИНН/КПП, БИК;
сведения о счетах: сумма оплаты, сумма коммунальных платежей, общая сумма, реквизиты Р/С;
сведения об учете: лицевой счет, приход, расход, остаток.

Распределим эту информацию по четырем таблицам: Помещения, Арендаторы, Счет, Учет.

Структуры базовых таблиц

Структуры таблиц базы данных показаны в таблицах 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5.

Таблица 4.1 – Структура таблицы «Арендатор»

Поле	Тип	Описание
Код клиента	Числовой
Наименование	Текстовый	Название предприятия, организации или физического лица.
Дата начала аренды	Дата/время	Дата, с которой клиент снимает помещение.
Срок аренды	Текстовый	Срок, на который клиент снимает помещение.
ИНН/КПП	Текстовый
БИК	Числовой

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

КР.СЖ.100101.ПЗ

Таблица 4.2 – Структура таблицы «Помещение»

Поле	Тип	Описание
Код помещения	Числовой
Адрес	Текстовый	Адрес помещения
Тип	Текстовый	Тип снимаемого помещения
Площадь	Текстовый	Общая площадь помещения
Арендная плата	Денежный	Арендная плата за месяц

Таблица 4.3 – Структура таблицы «Счета»

Поле	Тип	Описание
Код счета	Числовой
Общая сумма	Вычисляемый	Сумма оплаты + сумма коммунальных платежей
Сумма оплаты	Денежный	Сумма аренды за месяц
Сумма коммунальных платежей	Денежный	Сумма коммунальных услуг за месяц
Реквизиты Р/С	Текстовый

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

КР.СЖ.100101.ПЗ

Таблица 4.4 – Структура таблицы «Учет»

Поле	Тип	Описание
Код лицевого счета	Числовой
Лицевой счет	Числовой
Приход	Денежный	Приход в течение месяца
Расход	Денежный	Расход в течение месяца
Остаток	Вычисляемый	Приход - Расход

Таблица 4.5 – Структура таблицы «Договор»

Поле	Тип	Описание
Код помещения	Числовой
Код клиента	Числовой
Код лицевого счета	Числовой
Код счета	Числовой
Дата начала аренды	Дата/время	Дата начала аренды
Дата окончания аренды	Дата/время	Дата окончания аренды

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

КР.СЖ.100101.ПЗ

Описание выполнения работы

5.1 Создание таблицы в базе данных

Сразу после запуска Access открывает два окна диалога. В первом окне «Файл новой базы данных» нужно выбрать диск и указать путь, где мы будем хранить нашу базу данных. Во втором, «Создание файла» - пользователю предлагается выбрать один из следующих вариантов:

Открытие файла – открыть существующую базу данных;
Создание новой базы данных;
Создание из имеющегося файла;
Создание с помощью шаблона - запустить Мастер по созданию базы данных.

В окне «Создание файла» выбираем: «Новая база данных», пункта «Создание», а затем указываем место хранения в окне «Файл новой базы данных» и набираем имя файла «Аренда помещений» и нажимаем «Enter», программа откроет окно базы данных. Оно содержит вкладки «Таблицы», «Запросы», «Формы», «Отчеты», «Макросы», «Модули». Выбираем Таблицы. После нажатия на кнопку «Создать» программа откроет окно диалога «Новая таблица», предлагающее несколько способов ее создания. Выбираем «Конструктор» и щелкаем по кнопке «Ok».

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

КР.СЖ.100101.ПЗ

5.2 Создание новой БД в режиме «Конструктор»

Окно таблицы в режиме конструктора имеет вид как на рисунке 1. В верхней части окна расположен бланк таблицы. В нем содержится перечень всех полей, их типов и заголовков.

Первоначально бланк в верхней части окна пуст. Для создания таблицы необходимо, как минимум, заполнить графы «Имя поля» и «Тип данных».

Для того чтобы задать тип поля, надо щелкнуть в соответствующей ячейке столбца «Тип данных». Это приведет к появлению символа списка справа в выбранной ячейке. Надо открыть его и выбрать нужный тип.

Одно из полей таблицы должно быть определено как ключевое. Чтобы создать его, устанавливаю курсор на нужную строку бланка и нажимаю кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов или выбираю команду «Ключевое поле» из контекстного меню, связанного с данной строкой.

Рисунок 1 – Окно таблицы в режиме «Конструктор»

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

КР.СЖ.100101.ПЗ

5.3 Описание создания таблицы «Помещение»

Ввожу в графу «Имя поля» имя первого поля таблицы «Помещение» «Код Помещения», щелкаю правой кнопкой мыши в графе «Тип поля » этой строки, а потом по треугольнику. В появившемся списке выбираю «Числовой». Это поле таблицы должно быть определено как ключевое. Чтобы создать его, устанавливаю курсор на строку бланка, щелкаю правой кнопкой мыши и выбираю команду «Ключевое поле» из контекстного меню.

В нижней части бланка ввожу свойства поля. Для этого щелкаю правой кнопкой мыши по соответствующей строке. В появившемся списке выбираю значение, соответствующее структуре таблицы «Помещение»:

Размер поля: Целое;
Индексированное поле: Да (Совпадения не допускаются).

В последнем свойстве при выборе «Да» есть два варианта. Выбираю «Да (Совпадения не допускаются)», так как ключевое поле не должно повторяться, оно уникально.

На следующих строках бланка ввожу имя и тип оставшегося поля – Адрес помещения. Выбираю тип и свойства этого поля и так далее.

После заполнения бланка заказа нужно его сохранить. Чтобы сохранить спецификации новой таблицы, щелкаю на кнопке «Закрыть» в правом верхнем углу окна. Программа просит указать имя таблицы. В появившемся окне ввожу «Помещение» и щелкаю «Ok».

Аналогично создаю другие таблицы.

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

КР.СЖ.100101.ПЗ

5.4 Установка связей между таблицами

Установка связи начинается с открытия окна «Схема данных» и выбора таблиц или запросов, между которыми следует установить связь. Для этого находясь в окне базы данных, выбираем опцию «Схема данных» на панели инструментов.

Рисунок 2 – Окно установки связи между таблицами

Если вы ранее просматривали или изменяли связи, то диалоговое окно будет содержать последнюю сохраненную вами схему данных. При первом открытии этого окна для текущей базы данных, оно будет пусто, откроется диалоговое окно «Добавление таблицы». Щелкаю кнопкой мыши по имени первой таблицы «Помещение», а затем по кнопке «Добавить». В окне «Схемы данных» отображается выбранная таблица со всеми своими полями. Также выбираю остальные таблицы «Арендатор», «Договор», «Учет», «Счета». После выбора таблиц щелкаю по кнопке «Закрыть».

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

КР.СЖ.100101.ПЗ

На экране появится диалоговое окно «Схемы данных». Мы видим выбранные таблицы со своими полями, ключевые поля выделяются специальным ключом.

Щелкаю в таблице «Помещение» по полю «Код Помещения» и, не отпуская кнопки мыши, подвожу курсор к полю «Код помещения» таблицы «Договор». Затем отпускаю кнопку мыши. На экране появится диалоговое окно «Связи». Для того чтобы поддерживать целостность данных для связи, следует установить флажок «Обеспечение целостности данных». В нижней части окна выводится тип связи «Один - ко – многим». Щелкаю по кнопке «Создать». Программа установит указанную связь и проведет линию между связанными полями в списках полей.

Аналогично устанавливаю связь между таблицами «Арендатор», «Учет», «Счета» с таблицей «Договор». Результат показан на рисунке 2.

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

КР.СЖ.100101.ПЗ

5.5 Запросы

С помощью запроса можно задать вопрос о данных, хранящихся в таблицах. Наиболее часто используются «запросы-выборки», с помощью которых можно просматривать, анализировать и даже изменять данные исходной или сразу нескольких таблиц.

Чтобы создать запрос надо щелкнуть левой кнопкой мыши на вкладке Запросы. Появится окно создания запросов, в котором предлагается два способа их создания:

создания запроса в режиме Конструктора;
создания запроса с помощью Мастера.

Создание запроса с помощью «Конструктора»

Чтобы создать запрос с помощью Конструктора надо выполнить следующее:

1. Находясь в окне базы данных, выбрать вкладку «Запрос».

2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» на панели инструментов.

3. На экране появится окно «Запрос на выборку», а поверх него - диалоговое окно «Добавление таблицы» со списком таблиц и запросов, хранящихся в текущей базе данных

4. Выбрать таблицу, содержащую данные, которые следует включить в запрос, и нажать кнопку «Добавить».

В окне запроса появится список полей для каждой из выбранных таблиц.

5. Нажать кнопку «Закрыть».

Затем появится окно «Запрос на выборку», как на рисунке 3. Это основное средство для работы с запросами. В верхней половине окна показаны связи между таблицами, а нижняя часть – «бланк запроса» - содержит описание запроса в табличной форме. Каждая колонка в нем отвечает одному полю.

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

КР.СЖ.100101.ПЗ

Рисунок 3 – Окно создания запроса с помощью «Конструктора»

Строки «Поле» и «Имя таблицы» содержат списки, определяющие нужное поле. Щелкнуть левой кнопкой мыши на имени выбираемого поля и перенести в строку «Поле» бланка запроса. В строке «Имя таблицы» программа внесет имя таблицы, откуда выбрали поле для создания запроса.

Сохранение запроса

Сохраненный запрос становится частью базы данных. Программа Microsoft Access автоматически выбирает для него стандартное имя. Рекомендуется присваивать запросам более осмысленные имена. Чтобы сохранить запрос и присвоить ему имя нужно:

Выбрать опцию «Сохранить» в меню «Файл» (или нажать кнопку «Сохранить» на панели инструментов).
Если сохраняется новый запрос, следует ввести для него имя, а затем «ОК». Имена запросов могут достигать 64 символов и содержать пробелы.

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

КР.СЖ.100101.ПЗ

Виды создаваемых запросов и их описание.

1) Запрос на выборку.

Для его создания выполняю:

выбираю в окне «Добавление таблицы» поочередно все таблицы как на рис.3;
Поля в таблице располагаю в последовательности: «Наименование», «Адрес», «Реквизиты Р/С», «Дата начала аренды» и «Дата окончания аренды», как на рисунке 3.

Рисунок 4 – Запрос на выборку

«Адрес» из таблицы «Помещение»;
«Наименование» из таблицы «Арендатор»;
«Лицевой счет» из таблицы «Учет»;
«Реквизиты Р/С» из таблицы «Счета»;
«Дата начала аренды» из таблицы «Арендатор»;
«Дата окончания аренды» из таблицы «Договор».

Все поля вывожу на экран: в строке «Вывод на экран» изображенный в ней квадратик не пустой. Условий отбора не указываю. Затем щелкаю на кнопке «Закрыть» в правом верхнем углу окна.

Щелкнув на кнопке «Открыть» все записи по нашему запросу выведутся на экран как на рисунке 4.

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

КР.СЖ.100101.ПЗ

2) Запрос с параметрами.

Запрос с параметрами - это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, например, условие для возвращения записей или значение, которое должно содержаться в поле.

3) Перекрестный запрос.

Перекрестный запрос – это операция построения таблицы для вычисления итоговых значений на основе существующей таблицы или запроса.

Описание создания «Перекрестного запроса»

Для создания запроса, назовем его «Перекрестный запрос», нужно:

Нажать кнопку «Создать» на вкладке «Запросы».
Выбираем из списка «Перекрестный запрос» и нажимаем «Ok».
На первом шаге надо выбрать таблицу или запрос, как на рисунке 5.

Рисунок 5 – Создание перекрестного запроса

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

КР.СЖ.100101.ПЗ

На втором шаге надо выбрать поле, значения которого будут использованы для формирования строк таблицы и их заголовков. Выбираю поле «Наименование». Каждому уникальному значению указанного поля будет соответствовать свой столбец в новой таблице.
На третьем шаге необходимо выбрать поле, значения которого будут использованы для создания столбцов таблицы. Выбираю поле «Лицевой счет», нажимаю кнопку «Далее».
На следующем шаге надо выбрать поле и функцию, которая будет использоваться для подведения итога. В данном случае я выбрала «Общую сумму». Нажимаю кнопку “Далее”.
На последнем шаге надо набрать имя запроса «Запрос перекрестный» и нажать кнопку “Готово”.

Выполнение итогового запроса показано на рисунке 6.

Описание создания таблицы «Помещение» 📙 Курсовая → 🆔 149133