Определение эффективности системы контроля на предприятии и ее совершенствование (на материалах УП «ЖЛОБИНМЕТАЛЛУРГСТРОЙ»)
СОДЕРЖАНИЕ
Введение 3
- Сущность контроля в системе менеджмента 5
- Контроль как одна из функций управления предприятием 5
- Классификация системы контроля 7
- Организация процесса контроля в менеджменте 11
Контроллинг, как современная система контроля 15
- Анализ системы контроля на УП «Жлобинметаллургстрой» 22
- Организационно-экономическая характеристика предприятия 22
- Организация системы контроля на предприятии 24
- Совершенствование системы контроля на предприятии 29
Заключение 38
Список использованных источников 40
Приложения 42
ВВЕДЕНИЕ
В условиях постоянно изменяющейся
внешней среды функция контроля
является особенно актуальной. Это
обуславливается тем, что под
действием разнообразных
Весь процесс складывается в комплексную систему, от эффективности которой зависит успешность функционирования всего предприятия в целом. Как правило решение вопросов контроля возложено на руководителей функциональных подразделений. Необходимая информация для контроля чаще всего поступает с опозданием, руководители узнают о результатах контроля, когда уже сложно повлиять на эффективность деятельности и предотвратить потери. Правильно организованный контроль позволяет не только своевременно обнаруживать изъяны в деятельности предприятия, но и вовремя принимать меры по их устранению и предотвращению в дальнейшем. В настоящее время линейному руководителю приходится тратить огромное количество времени и сил на осуществление процесса контроля. Это приводит к тому, что сильно сокращается время на выполнение своих прямых обязанностей. В свою очередь это говорит о том, что еще многое необходимо исследовать и усовершенствовать в системе контроля.
Целью курсовой работы является
исследование теоретических и методических
основ и установление рекомендаций
по совершенствованию системы
Для достижения цели работы необходимо решить следующие задачи.
- рассмотреть существующие теоретические и методические аспекты организации системы контроля;
- проанализировать систему контроля на предприятии;
- определить направления совершенствования системы контроля на предприятии.
Объект исследования: Унитарное предприятие «Жлобинметаллургстрой».
Предметом исследования является система контроля на предприятии.
В ходе написания курсовой работы была использована экономическая литература по менеджменту отечественных и зарубежных авторов, таких как Акулич, В.В., Мескон, М., Олдкорн Роджер и др.
Следует
отметить, что тема исследования достаточно
емко отражена как в учебной литературе,
так и в периодических
- СУЩНОСТЬ КОНТРОЛЯ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА
- Контроль как одна из функций управления предприятием
Успешность
управления в компании зависит от
того, насколько результативно
Управленческий контроль — это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.
Целями организации системы контроля на предприятии являются:
1) повышение
управленческой эффективности
2) проверка соблюдения политики руководства каждым работником предприятия;
3) контроль сохранности имущества предприятия.
В функцию
контроля входят: сбор, обработка и
анализ информации о фактических
результатах хозяйственной
Важной функцией управленческого контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.
Фирмы широко используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный.
Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различны. Как правило, более детальная отчетность представляется крупными дочерними фирмами и компаниями, находящимися на важнейших рынках. Она ложится в основу сравнения фактических показателей с планируемыми. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности (производственно-хозяйственной группе, производственному отделению, дочерней компании), а также по фирме в целом.
Организационно
финансовый контроль осуществляется через
подразделения на разных уровнях
управления. В высшем звене управления
он ведется через аппарат
Повышение роли функции контроля в управлении фирмами тесно связано с использованием автоматизированных информационных систем и электронно-вычислительной техники, которые позволили оперативно и точно передавать по назначению информацию, производить ее обработку и анализ, выявлять отклонения от намеченных показателей и принимать в связи с этим срочные решения. Это дало возможность осуществлять систематический контроль за производственной и сбытовой деятельностью всех подразделений в поэтапном ее осуществлении, координировать и своевременно вносить необходимые коррективы в связи с изменением условий на рынке. Применение электронно-вычислительной техники и автоматизированных систем способствовало усилению централизации и оперативности контроля в управлении, т.е. перенесению на высший уровень руководства контроля за деятельностью компании.
Большое влияние на усиление контроля в глобальном масштабе оказало использование современных средств транспорта и связи. Так, современное авиасообщение позволяет осуществлять в целях контроля регулярные поездки представителей высшего звена управления и центральных служб на заграничные дочерние компании, т.е. поддерживать личные контакты с целью контроля. Многие крупные фирмы имеют внутрифирменные системы связи, которые позволяют набирать телефонный номер любой заграничной дочерней компании и осуществлять повседневный контроль за их оперативной деятельностью. Все это способствует усилению централизованного контроля за деятельностью каждого подразделения фирмы независимо от его местоположения и соответственно ведет к ограничению автономности заграничных компаний. Иначе говоря, появились материальные предпосылки и основа для объединения территориально разобщенных многочисленных дочерних компаний в единый механизм.
Система централизованного контроля позволяет поддерживать определенное сочетание централизации и децентрализации в управлении, поскольку предусматривает передачу контроля за оперативной деятельностью низовых звеньев (производственных отделений, дочерних компаний, заводов) руководителям соответствующих подразделений.
На этом уровне осуществляется контроль за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. Такой контроль обычно называют оперативным контролем (а также административным, или тактическим) в отличие от общего, стратегического контроля. Оперативный контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы, поэтому его, как правило, объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления. В то же время общий управленческий контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием. Поэтому общий управленческий контроль требует централизации, в то время как оперативный контроль — децентрализации.
Вместе с тем система контроля дает возможность использовать преимущества как самостоятельности подразделений, так и эффективного руководства из центра. Функция контроля, так же как и функция планирования, служит важнейшим средством централизации управления со стороны высшего руководства фирмы и одновременно позволяет достигать оптимального сочетания централизации и децентрализации в управлении фирмой в целом [10 с. 32].
Как видно из целей, задач и функций контроля, система контроля — это очень сложный процесс, неотъемлемыми частями которого являются абсолютно все подразделения предприятия, все сферы его деятельности и деятельность каждого работника предприятия. Система контроля — это своеобразная организация внутри организации, при правильном руководстве которой можно качественнее и быстрее достичь своих целей.
Классификация системы контроля
Как было отмечено выше, по периодичности контроль разделяют на стратегический, тактический и оперативный.
Задачей стратегического контроля является оценка и регулирование деятельности организации с позиций выполнения ею долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой. Этот вид контроля наиболее сложный, так как стратегия организации зависит от изменений в окружающей среде. Непредсказуемость внешней среды усложняет разработку стандартов и параметров, а следовательно, и само проведение контроля.
Тактический контроль нацелен на анализ выполнения тактических планов организации. Он осуществляется как в целом по предприятию, так и по ключевым подсистемам. Периодичность совпадает с длиной периода, на который составлены планы тактического развития. Главная задача: своевременное выявление отклонений от стандартов и проведение корректировочных мер.
Оперативный контроль. Осуществляется по периодам характерным для проведения отдельных проектов или работ. Может осуществляться ежедневно. Он включает контроль выполнения работ и методов, используемых для производства продукции и услуг, и выполнение всех видов процессов организации.
Оперативный контроль в свою очередь подразделяется на:
- Предварительный (упреждающий). Осуществляется до фактического начала работы. Основным средством осуществления является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется в трех ключевых областях: По отношению к человеческим ресурсам (Анализ деловых и профессиональных знаний и навыков, отбор наиболее квалифицированных кадров. Контроль курса предварительного обучения уже в процессе работы.); материальным ресурсам (Выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок соответствия этому качеству. Обеспечение запасов материалов на должном уровне.); финансовым ресурсам (важнейшее средство контроля - бюджет. Обеспечение уверенности в средствах и установление предельного уровня затрат.)
- Текущий (производственный). Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Необходимо наладить систему обратной связи, для своевременного получения данных о результатах. Руководитель воздействует на систему, внося вовремя изменения.
- Заключительный (последующий). Проводится по окончании работы. Имеет две важные функции: Дает руководству организации информацию, необходимую для планирования аналогичных работ, способствует мотивации работников, достигших определенного уровня результативности. Результаты заключительного контроля дают информацию руководству организации о качестве системы управления и о ее узких местах, нуждающихся в совершенствовании.
В организации
выделяются такие функциональные области,
как производство, финансы и учет,
персонал, маркетинг. Здесь указаны
лишь основные из них, но в соответствии
с организационной структурой их
может быть намного больше. И в
каждой функциональной области существуют
свои объекты контроля. В производстве
например это качество, затраты времени
на единицу продукции, удельные издержки,
уровень использования
К основным системам контроля относят:
- Бюджетный контроль
Бюджетный контроль – составная часть финансового контроля, посредством которого в процессе составления проекта бюджета, его анализа и при составлении отчета о его исполнении проверяется образование, распределение и использование бюджетных средств.
Бюджет
служит механизмом предварительного контроля,
поскольку дает уверенность в
том, что когда организации
- Стандартная калькуляция себестоимости
Это технология, связанная с обеспечением контрольной информацией о стоимости продуктов или деятельности. в то время, как бюджетный контроль позволяет сравнивать итоговые цифры, стандартная калькуляция себестоимости рассматривает цену отдельной единицы товара.
Система используется специально
для идентификации отличий в
цене закупки материалов или в
использовании материалов (это является
превосходным способом быстрой идентификации
неприемлемого уровня потерь). Это
также применяется для контроля
затрат на оплату рабочей силы, где
существуют некоторые определенные
стандарты продолжительности
- Контроль качества
Для контроля качества лучше
всего убедиться, что для каждого
процесса, независимо от того, идет ли
речь о конкретном производственном
процессе или о какой-то процедуре
в офисе, качество на выходе должно
соответствовать какому-либо предопределенному
стандарту качества. Более того,
некоторые организации
Каждое возможное место
для возникновения дефекта
- Контроль запасов
Чаще всего этот контроль называется логистикой. Все проблемы могут быть связаны с сырьем, компонентами, упаковкой, полуфабрикатами и завершенными продуктами, Системы контроля запасов должны минимизировать потери. Эффективный контроль запасов может быть обеспечен, если он встроен в общую систему стандартной калькуляции себестоимости, если он имеет отношение к контролю закупочной функции, а также связан с контролем качества [11, с. 102].
Важность эффективной системы контроля запасов связана с тем, что каждая организация располагает лишь ограниченным объемом денежных ресурсов. Если они расходуются на приобретение материалов и производство быстрее, нежели поступают от продаж, то рано или поздно наступит кризис наличности. Это известно как проблема работающего капитала или как кризис наличных средств, и нередко возникает в результате излишне оптимистичных закупок («фантастическая сделка») или накапливания готовых изделий («со дня на день наступит бешеный спрос»). В установлении оптимального соотношения и состоит контроль запасов
- Системы, основанные на применении компьютеров
Применение компьютеров
привело к чрезвычайно быстрому
росту систем контроля, использующих
все преимущества быстрой обработки
и хранения данных. Обычно такое
развитие свойственно большим
В последнее время, с появлением микрокомпьютеров и распространенностью бюро компьютерных услуг, появилась реальная возможность даже для самых небольших организаций иметь системы контроля, Информация, полученная с помощью компьютеров, или компьютерные системы контроля могут обеспечить эффективные ответы на многие из проблем, с которыми сталкиваются компании,
- Общий контроль
Общий контроль организации осуществляется примерно так же, как и контроль за различными подразделениями. Это достигается за счет сравнения общего функционирования с планами, обычно с помощью таких отчетов, как торговые счета, счета прибыли и убытков, балансов, анализа, насколько это важно для компании; подсчет прибылей и убытков для общественных организаций, занимающихся предоставлением услуг, обществ и клубов. Данные традиционные системы счетоводства сами по себе не позволяют наблюдать развитие ситуации, но если они имеют отношение к бюджету организации, отклонения в общем функционировании могут быть замечены оперативно.
В менеджменте известны следующие подходы к разработке систем контроля:
- Рыночный. Для установления стандартов используют внешний рыночный механизм, такой, как ценовая конкуренция и относительная доля рынка. Обычно применяется организациями, продукция или услуги которых имеют четкие спецификации и выделяются на рынке сбыта, а так же компаниями которые работают в условиях жесткой конкуренции.
- Бюрократический. Упор на организационные полномочия, на административные и иерархические механизмы, такие как правила, процедуры, инструкции, политика, стандартизация операций, четкие описания рабочих заданий и точные бюджеты с помощью которых и обеспечивается желаемое поведение работников и их работа в соответствии с установленными нормами и стандартами эффективности.
- Клановый. Поведение сотрудников регулируется на основе общих ценностей, норм, традиций, ритуалов, легенд, другими аспектами организационной культуры. Используется в организациях, в которых распространены командные методы работы, а применяемые технологии часто меняются [16, с. 215].
Приведенные виды
и методы проведения контроля являются
классическими и наиболее часто
используемыми. Но применяемые вместе
они образуют систему, которая индивидуальна
для каждого предприятия. Идеальная
система контроля для одних организаций
может лишь скрыть существующие проблемы
и стать губительной для
1.3 Организация процесса контроля в менеджменте
Каждая организация сама решает какие методы, формы и виды контроля использовать, но принципы построения системы контроля универсальны для всех. Различные авторы по разному видят процесс контроля
Р. Олдкорн, например, объясняет процесс контроля так. В системе контроля все начинается с плана (рис. 2.). «Это стадия, когда ответственное лицо говорит: Это то, что мы собираемся сделать, и вот так мы это собираемся сделать» (блок 1). Это ведет к действиям (блок 2) – стадия «взяться за работу». Блок 3 (сравнение плана с реальными результатами) может быть охарактеризовано выражением: «это то, что мы хотели получить, а вот то, что мы получили».
Блок 4 (да или нет?) следует сразу же за блоком 3 и задает вопрос: «Получили ли мы то, что хотели?». Если ответ положительный – «да», то идем к блоку 5 «хорошие новости». Процесс не завершается, он возвращается к этапу планирования действий, эффективно иллюстрируя: «Что мы запланировали, то прекрасно выполнили». Если же ответом на вопрос блока 4 оказалось «нет», то переход осуществляется к блоку 6 «Что делать?». Очевидно, что существует три варианта: либо произошла неконтролируемая аномалия, тогда ничего предпринимать не требуется, или же что-то было сделано неверно, в этом случае мы должны проинформировать исполнителя в блоке 2.
Третья возможность
Рис. 1 - Функционирование системы контроля на предприятии
Согласно Мескону процесс контроля состоит из трех этапов:
- Установление стандартов.
Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается изменению.
Они характеризуются наличием
временных рамок, в которых должна
быть выполнена работа, и конкретного
критерия, по отношению к которому
можно оценить степень
- Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами.
На этом этапе Менеджер
должен определить, насколько достигнутые
результаты соответствуют его ожиданиям.
При этом он или она принимают
и еще одно очень важное решение:
насколько допустимы или
- Действия.
Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.
- ничего не предпринимать. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать.
- устранить отклонения. Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.
- пересмотр стандартов. Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы - это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты [16, с. 115-117].
Как уже отмечалось, схема процесса контроля одинакова для всех типов организаций, но контроль не всегда бывает эффективным. При организации систем контроля необходимо учитывать ряд факторов:
- Стратегическая направленность контроля. Контроль должен отражать общие приоритеты организации и поддерживать их. Если высшее руководство считает, что какие-то виды деятельности имеют стратегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен эффективный контроль, даже если эта деятельность с трудом поддается измерению.
- Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели. Контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем.
- Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.
- Своевременность контроля. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Система эффективного контроля — это система, которая дает нужную информацию нужным людям до того, как разовьется кризис.
- Гибкость контроля. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе контроля.
- Простота контроля. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.
- Экономичность контроля. Никогда не следует забывать, что все затраты, совершаемые организацией, должны приводить к увеличению ее преимуществ и доходов. Затраты средств должны приближать организацию к поставленным целям, если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или же ввести менее тщательный контроль.

- Определении права
- Определению рыночной стоимости товарного знака ОАО «Чебоксарская птицефабрика»
- Определения водопоглащения керамической плитки
- Определения и основные группы людей, чьи интересы оказывают влияние на деятельность организации и определение миссии организации
- Определения и сущность понятия SMM и SMO. Основные отличия SEO от SMO
- Определения катиона магния в воде
- Определения личности в различных психологических теориях
- Определение эффективности использования сельхозугодий с помощью языка программирования Delphi 7.0
- Определение эффективности организации производства пластмассовых строительных оболочек
- Определение эффективности предпринимательской деятельности ЗАО Воронежстальмост
- Определение эффективности применения АТС электронного типа в качестве центральной станции сельской телефонной сети
- Определение эффективности производства кирпича
- Определение эффективности производства кирпича
- Определение эффективности работы строительной организации с коллективной формой собственности