Организационная структура управления. 8

ВВЕДЕНИЕ

 Вряд ли есть какой-либо  другой термин, имеющий столь  много значений, как в обиходной  речи, так и в экономической  лексике, как слово «организация». Это, по всей видимости, связано  с тем, что вопросы выбора метода, способствующего выполнению поставленных целей, с самого начала сопровождали историю человечества. При этом определенные действия приобретают особое значение только при вдумчивом и планомерном, т.е. рациональном подходе, а не тогда, когда этот подход определяется эмоциями.

Проблемами организации занимались еще на заре цивилизации. Однако особенно жарко разгорались споры о целенаправленном построении организации в тех случаях, когда речь шла о рациональном устройстве крупных общественных образований и учреждений, которые создавались на длительный период.

В ходе экономического развития, одним из этапов которого стала индустриализация, были созданы крупные хозяйственные единицы, что потребовало введения в экономическую сферу организационных принципов и что в свою очередь вызвало еще большую дифференциацию теоретических основ.

Функции управления деятельностью предприятия реализуются подразделениями аппарата управления и отдельными работниками, которые при этом вступают в экономические, организационные, социальные, психологические и другие отношение друг с другом. Организационные отношения, складывающиеся между подразделениями и работниками аппарата управления предприятия, определяют его организационную структуру.

Базой для построения организационной структуры управления предприятием является организационная структура производства. В данной курсовой работе рассматривается конкретно сметно-договорной отдел и группа маркетинга.

Тема данной курсовой работы – «Организационная структура управления». Она выполняется с целью  расширения, систематизации и закреплении теоретических знаний, полученных на лекциях и практических занятиях по дисциплине «Менеджмент», а также выработка умений и навыков в самостоятельном технико-экономическом решении вопросов, стоящих перед менеджером строительного предприятия.

Цель курсовой работы: определить функциональные задачи, выполнение которых направлено на эффективную организацию деятельности служб управления строительным производством на основе решения производственной ситуации.

Задачи курсовой работы: разработать документацию, регламентирующую работу служб управления; определить и разработать внутреннюю и внешнюю документацию, проходящую через службу управления; рассчитать численность службы управления, достаточную для эффективного функционирования предприятия в соответствии с функциональными задачами подразделений.

1. РАЗРАБОТКА ПРОЦЕССА РЕШЕНИЯ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ЗАДАЧ СМЕТНО-ДОГОВОРНОГО ОТДЕЛА И ГРУППЫ МЕРКЕТИНГА

1.1 Определение состава функциональных  задач, решаемых сметно – договорным  отделом и группой маркетинга

Сущность маркетинга, его методы и функции

Эволюция концепции маркетинга, начавшаяся в начале XX в., в США, а затем и в мире активизировала научные исследования в области маркетинга, что привело в последующем к появлению разнообразных толкований маркетинга. Обычно маркетинг отождествляется с изучением спроса, рекламой, управлением сбытом и пр. Многие структуры так называемой альтернативной экономики, предлагая маркетинговые услуги, чаще всего подразумевают обычное посредничество, которое по своей природе весьма далеко от маркетинга. В лучшем случае под маркетингом подразумевается комплексное исследование конъюнктуры рынка и тенденций его развития[1].

«Маркетинг - вид человеческой деятельности, направленной на удовлетворение нужд и потребностей посредством обмена»

Маркетинг может быть определен как ведущая область хозяйственного управления, в сферу которой входит организация и руководство целой совокупностью видов деятельности, связанной с превращением покупательной способности потребителя в эффективном спросе на специфическое изделие или услугу, а также с доведением этого изделия (услуги) до конечного или промежуточного потребителя, для обеспечения организации определенной нормы прибыли или достижения других целей.

Функции маркетинга

Основываясь на принципиальной методологии маркетинга как рыночной концепции управления и сбыта, попытаемся найти универсальный подход к определению и описанию маркетинговых функций, к приведению их в логически непротиворечивую систему. Этот подход состоит в выделении четырех блоков комплексных функций и ряда подфункций в каждом из них.

Структурно они выглядят следующим образом:

Аналитическая функция:

• изучение рынка как такового;
• изучение потребителей;
• изучение фирменной структуры;
• изучение товара (товарной структуры);
• анализ внутренней среды предприятия.

Производственная функция:

• организация производства новых товаров, разработка новых технологий;
• организация материально-технического снабжения;
• управление качеством и конкурентоспособностью готовой продукции.

Сбытовая функция (функция продаж):

• организация системы товародвижения;
• организация сервиса;
• организация системы формирования спроса и стимулирования сбыта;
• проведение целенаправленной товарной политики;
• проведение целенаправленной ценовой политики.
• Функция управления и контроля:
• организация стратегического и оперативного планирования на предприятии;
• информационное обеспечение управления маркетингом;
• коммуникативная подфункция маркетинга (организация системы коммуникаций на предприятии);
• организация контроля маркетинга (обратные связи, ситуационный анализ).

Сущность сметно – договорного отдела, его методы и функции

Сметно-договорный отдел является самостоятельным структурным подразделением организации. Сметно-договорный отдел создается, реорганизуется и ликвидируется приказом руководителя организации.

Назначение, функции, задачи и ответственность отдела определены положением об отделе[1].

Сметно-договорный отдел в своей деятельности руководствуется:

• нормативными правовыми актами, другими руководящими и методическими материалами по заключению договоров и финансированию строительства;
• Уставом организации;
• приказами, распоряжениями руководителя организации (непосредственного руководителя);
• настоящим положением о сметном отделе.

Основными функциями Сметно-договорного отдела являются:

• контроль за правильностью оформления договорной документации;
• оперативный учет выполнения договорных обязательств производственными подразделениями и освоения бюджетных средств в соответствии с заключенными государственными контрактами;
• оптимизация стоимости выполняемых работ, поверка их на соответствие нормативным расценкам и объемам работ указанных в задании;
• участие в разработке методик по определению стоимости работ.

Задачи предприятия

В данной курсовой работе организация занимается типовыми сантехническими работами. Основной задачей для данной организации является повышение уровня заказов на предоставляемые услуги. Основной метод – распространение как можно большей информации об услугах данного предприятия. Распространить эту информацию можно при помощи рекламы (в СМИ), объявлений[6].

Функциональные задачи решаемые подсистемой

1. Своевременное представление руководству предприятия информации о его деятельности, с объективной оценкой данной информации о выявленных неиспользованных возможностях улучшения его работы. Структура сметно-договорного отдела  в организации формируется таким образом, чтобы в возможно полном объеме обеспечить выполнение поставленных задач в минимальные сроки и с высоким качеством.
2. Организация эффективного и своевременного процесса маркетинга.
3. Осуществление своевременного и точного учета и отчетности основных технико-экономических показателей предприятия.
4. Разработка сметной документации.
5. Осуществление исследований рынка.
6. Своевременное составление документов и в дальнейшем их предоставление руководству компанией.
7. Определение потребности ресурсов, сметно – договорным отделом на застройку объекта.
8. Подготовка предложений по конкретным направлениям изучения рынка с целью определения перспектив развития предприятия[7].

1.2 Определение внутренних  и  внешних связей

Связи с другими службами внутри предприятия (внутренние) определяются исходя из поставленных перед службой задач. Таким образом, деятельность организации в процессе взаимодействия ее различных подразделений, что находит отражение во внутренних связях, к которым относятся:

          Вертикальные связи соединяют иерархические уровни в организации и ее частях. Они действуют постоянно, отражают распределение полномочий или указывают на то, кто кому подчиняется в организационной иерархии. Данные связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации, создавая тем самым стабильность в организации. В рамках вертикальных связей решаются проблемы власти и влияния[3].

       Горизонтальные связи – связи между двумя или более равными по положению в иерархии или статусу частями или членами организации. Их главное предназначение – способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации при решении возникающих между ними проблем. Они помогают укреплять вертикальные связи и делают организацию в целом более устойчивой при различных внешних и внутренних изменениях. Данные связи экономят время и повышают качество взаимодействия, развивают у руководителей самостоятельность, инициативность и мотивированность, ослабляют боязнь риска.

       Функциональные  связи – связи, имеющие совещательную природу, посредством которой реализуется информационное обеспечение координации. Они в организационной структуре выступают в форме совета, рекомендации, альтернативного решения и т. п.  

Внешнюю среду организации можно рассматривать как совокупность двух относительно самостоятельных подсистем: макроокружения и непосредственного окружения.

Макроокружение создает общие условия среды нахождения организации. Например, состояние экономики, правовое регулирование и управление, политические процессы, природная среда и ресурсы и т. д.

Изучение непосредственного окружения организации направлено на анализ состояния тех составляющих внешней среды, с которыми организация находится в непосредственном взаимодействии. Основными компонентами непосредственного окружения являются: покупатели, поставщики, конкуренты, рынок рабочей силы, государственные организации и учреждения.

Организационная структура управления

- анализируемый отдел                                  - вертикальные связи

- функциональные связи и горизонтальные связи   

Рисунок 1- Организационная структура управления

      По горизонтальным и функциональным связям осуществляется своевременное  получение данных о предприятии, что позволяет осуществлять правильное и своевременное планирование деятельности предприятия.

Сметно-договорный отдел непосредственно подчиняется главному экономисту (заместителю руководителя организации, иному должностному лицу).

Отдел возглавляется начальником сметно-договорного отдела, который назначается и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению главного инженера (заместителя руководителя организации, иного должностного лица)[8].

По вертикальным связям осуществляется контроль единой экономической политики предприятия, за анализ экономического состояния, формирование ценовой политики, контроль за выполнением подразделениями предприятия. А также происходит подпись совместно с руководителем организации документов, служащие основанием для формирования ценовой политики, а также документы связанные с экономической политики предприятия. С начальником сметно-договорного отдела  происходит согласование о назначении, увольнении и перемещении сотрудников планового отдела.   

Во главе структуры управления стоит директор треста. Ему подчиняются: главный инженер, начальник производства, главный экономист и заместитель руководителя-это вертикальные связи.

Сметно-договорной отдел сотрудничает: с производственно-техническим отделом, с АХЧ, с группой контроля качества, с бухгалтерией и отделом кадров-это горизонтальные и функциональное связи.

Сметно-договорной отдел в строительном тресте непосредственно взаимодействует с поставщиками, заказчиками, рынок продаж, консалтинговыми компаниями, заказчиком. Строительные предприятия в процессе хозяйственной деятельности постоянно ведут расчеты с поставщиками за приобретенные у них основные средства , строительные материалы, конструкции и изделия , другие товарно-материальные ценности и оказанные услуги; с заказчиками за выполненные СМР и оказанные услуги; с кредитными учреждениями по ссудам и другим финансовым операциям; с бюджетом по различного рода платежам;  с юридическими и физическими лицами по разным хозяйственным операциям[3].

Рисунок 2 – Внешняя среда организации

Поставщик – это компания или организация, которая предоставляет строительные материалы, сырьё и т.д. И также информация об этом необходима плановому отделу для нормального функционирования.

Рынок продаж – выставляет на продажу объекты жилого и общественного пользования.

Заказчик – делает заказ на оформление документации.

1.3 Разработка внутренней и внешней документации, проходящей через сметно – договорной отдел и группу маркетинга

Сметно - договорной отдел на данном предприятии сталкивается как с внешний, так и с внутренней документацией предприятия. К таким документам относятся: документирование сантехнических работ, их лицензирование, договоры на проведение работ и проектно-сметная документация.

Документирование внутренних сантехнических работ

Документация представляет собой способ сплошного и непрерывного фиксирования каждой хозяйственной операции. В документах отражают содержание производственной информации, данные которых затем подвергаются экономической группировке и обобщению. Документальное оформление операций- важнейшее средство контроля за соблюдением законности, сохранностью и целесообразным использованием хозяйственных средств[4].

Все хозяйственные операции, проводимые предприятием, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется планирование экономической политики государства. Первичный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не возможно- непосредственно после ее окончания. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Внутренние сантехнические работы являются отраслью материального производственного процесса и имеют ряд специфических особенностей, которые отличают его от других отраслей внутренних работ: условия труда и применяемой техники, ценообразование конечной продукции и прочее.

По источникам:

Внешние документы: Законодательные и нормативные акты.

Внутренние документы: Стандарты ГО, Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.

Входящие: комплект технической документации по авторскому надзору; техническую документацию по ремонту и эксплуатации техники; сведения о снятии с производства устаревших машин; технические  условия   и  данные  на  вновь  разрабатываемые  изделия  на согласование; комплект нормативно-технической документации,   необходимой   для предпродажного, гарантийного и послегарантийного обслуживания; комплекты   технологической  документации  на  изготовление,  обработку, консервацию,    погрузочно-разгрузочные     и    транпортно-складские    работы (операционные, маршрутные и инструкционно-технологические карты); инструкции и описания технологии восстановления отдельных деталей и узлов. план подготовки производства новых изделий; информационные материалы по конструкторской подготовке производства; информационные материалы по технологической подготовке производства.

фактографическую   информацию  (фотографии,  диаграммы,   расчеты)   для

технических отчетов и рекламных мероприятий; переводы   научно-технических   публикаций   по   профилю   деятельности предприятия. план работы по стандартизации, сертификации и унификации; нормативно-техническую  документацию по стандартизации и сертификации,  в том числе на тару, упаковку, окраску, покрытие поверхности корпусных деталей; проекты приказов и распоряжений по внедрению стандартов; сведения о тенденциях развития отраслевого рынка и т.д.

Исходящие: информацию и отчеты по уровню надежности изделий  о  выявленных дефектах и отказах; анализ  и  предложения  по  рекламациям  и  отказам  техники  в  условиях нормальной эксплуатации; справки и перечни по авторскому надзору; статистику расхода запчастей на гарантийное обслуживание; информацию о качестве продукции; предложения  по  разработке  и корректировке эксплуатационной и ремонтной документации; согласованные технические задания на вновь разрабатываемые изделия; предложения по совершенствованию технических условий на новую продукцию; рекомендации по снятию с производства  устаревших  или  не  имеющих  сбыта изделий. результаты  маркетинговых  исследований  в  отрасли,  в смежных и далеких отраслях промышленности, секторах экономики, сегментах рынка; результаты регулярного мониторинга инновационных разработок,  появляющихся на рынке; заявки на оригиналы  материалов  для  фото- и видеосъемок, воспроизведение материалов микрофильмов; результаты  сравнительного  анализа  данных   по   конструкции   изделия, технологии его производства, технико-экономических показателей предприятия и его конкурентов; рекламные аудио- и видеоролики; печатную рекламную продукцию, фирменные сувениры; заключения на предложения зарубежных организаций о научном,  техническом и коммерческом сотрудничестве; данные по комплектации и отгрузке  продукции  на экспорт в соответствии с заданиями и условиями заказов-нарядов и т.д[5].

По степени переработки:

Первичные - это информация, которая собирается исследователем специально для анализа конкретных сторон деятельности фирмы-конкурента.

Вторичные - это информация, которая когда-либо собиралась для каких-либо целей, не связанных с выполнением текущей задачи.

Вторичную информацию по степени доступности делит на три группы:

1. Информация открытая (может оказаться неполной):

• Цены.
• Номенклатура.
• Качественные характеристики продукции.
• Представленность на рынке.
• Система продвижения.

2. Информация условно открытая (может оказаться недостоверной, так как зачастую отечественные предприятия фальсифицируют данные балансов, чтобы уйти от уплаты налогов, т. е. мы говорим о возможности неточной оценки сил конкурента):

• Рейтинг предприятия.
• Отчет о прибылях и убытках.
• Бухгалтерский баланс предприятия.

3. Информация закрытая (доступ к такой информации может оказаться закрытым или слишком дорого стоить):

• Календарный план производства.
• Объемы производства продукции с разбивкой по номенклатурным линиям.
• Применяемые технологии.
• База отгрузки.

2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ СМЕТНО-ДОГОВОРНОГО ОТДЕЛА И ГРУППЫ МАРКЕТИНГА

2.1 Определение рекомендуемой численности  работников сметно – договорного  отдела и группы маркетинга

Рекомендуемая численность работников службы управления определяется исходя из корреляционно-регрессионных зависимостей для крупных строительных организаций (Чк) основываясь на следующих факторах (таблица 1).

Таблица 1. Факторы, влияющие на численность служащих аппарата управления строительной организацией

1.Организация процессов управления:

Чк1=1.43+(0.015*165)+(0.005*79)+(0.53*3)=5.89

2.Стратегическое планирование:

Чк2=2.83+(0.015*165)+(0.22*3)=5.97

3.Управление маркетингом и сбытом:

Чк3=0.54+(0.0058*165)+(0.61*3)=3.33

4.Управление  инновациями:

Чк4=-1.71+(0.0038*165)+(0.0028*79)+(0.042*4)=-0.7

5. Управление  материальными ресурсами и организация   снабжения:

Чк5=-0.61+(0.012*165)+(0.0052*24)=1.5

6. Охрана  труда и техника безопасности:

Чк6=0.34+(0.00021*715)+(0.19*3)=1.06

7. Управление  кадрами:

Чк7=1.31+(0.0017*715)=2.52

8.Организация  труда и заработной платы

Чк8=0.38+(0.0017*715)+(0.0045*24)=1.7

9. Управление  техническими ресурсами:

Чк9=1.56+(0.0014*31)=1.6

10. Управление финансовыми ресурсами:

Чк10=3.04+(0.0018*715)+(0.0041*24)=4.42

Таблица 2. Разделение численности работников по подразделениям крупной строительной организации

2.2 Определение трудоемкости выполнения функциональных задач

Таблица 4. Расчет трудоемкости выполнения функциональных задач   

Продолжение таблицы 4

2.3 Определение численности работников и их квалификации по трудоемкости выполнения функциональных задач

Чсп=Тс / (20дн.*8 час.)= 320/160=2

Квалификация работников сметно-договорного отдела:

1. Сметно-договорный отдел возглавляется начальником сметно-договорного отдела, который назначается и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению главного инженера (заместителя руководителя организации, иного должностного лица). На должность начальника сметно-договорного отдела назначается лицо, имеющее высшее экономическое или инженерно-экономическое образование и стаж работы на инженерно-экономических должностях в строительных организациях не менее 5 лет.
2. Маркетолог – это специалист по изучению рынка, потребностей и предпочтений потребителей (товара, имиджа, деятельности компании в целом и т. д.). Данный специалист оценивает, какая продукция будет пользоваться спросом и почему, предлагает пути продвижения нового товара или возможности увеличения продаж уже существующих, собирает и анализирует статистическую информацию, оценивает действия конкурентов, проводит мониторинг отрасли, организует работу исследовательской команды, выясняющей предпочтения потенциальных покупателей, обрабатывает полученную информацию, делает прогноз и подготавливает рекомендации. На должность маркетолога назначается лицо, имеющее высшее экономическое или инженерно-экономическое образование и стаж работы на инженерно-экономических должностях не менее 2 лет.