Организация делопроизводства по предложениям, заявлениям или жалобам граждан в организации и организациях

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Ярославский государственный  университет имени П.Г. Демидова»

Университетский колледж

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: Документационное обеспечение управления и архивоведение

Организация делопроизводства по предложениям, заявлениям или жалобам  граждан в организации и организациях

Выполнил:

студентка группы ДОУ-21КО

специальность:

Документационное обеспечение  управления и архивоведение 
И. Романова

Проверила:

Н. Н. Смирнова 

_______________________

                                                                                              (подпись)

Оценка:

_____________________________

Ярославль 2013

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Согласно Конституции  Российской Федерации граждане имеют  право обращаться лично, а также  направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные  органы и органы местного самоуправления. Они могут вносить в указанные органы предложения об улучшении их деятельности, критиковать недостатки в работе, обжаловать действия органов и их должностных лиц. Одновременно устанавливается обязанность соответствующих органов и должностных лиц в установленные сроки и в установленном законом порядке рассматривать предложения, заявления и жалобы граждан, давать на них ответы и принимать необходимые меры. Общий срок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб, как правило, не должен превышать одного месяца. Однако законодательством предусматриваются и иные, более сокращенные сроки их рассмотрения.

Роль  института обращений граждан  огромна. Обращения выполняют в  сущности, три важнейшие функции. Во-первых, обращения есть средство защиты прав граждан. Наряду с судебной защитой, защита административная, проявляющаяся в реакции органов исполнительной власти на обращение гражданина и принятии ими соответствующих мер, есть важнейшее средство охраны человека, его прав и свобод. Во-вторых, обращение гражданина - это форма реализации его конституционного права на участие в управлении государством, и, следовательно, одна из форм выражения народовластия. Посредством обращений гражданин может воздействовать на принятие решений органами государственной власти, внося свой вклад в выработку государственной политики в различных областях жизни. И, в-третьих, обращения граждан - это средство обратной связи, выражения реакции народа, масс на решения, принимаемые государственной властью. 

Целью данной работы является рассмотреть порядок обращения граждан в организации.

Для подробного рассмотрения нашей курсовой работы мы поставили следующие задачи:

• изучить общие понятия  по данной курсовой работе;
• определить основные этапы, технологию работы с обращениями граждан;
• изучить организацию делопроизводства по обращениям граждан;
• рассмотреть организацию работы с обращениями граждан в Совете Федерации.

Предметом нашей курсовой работы является процесс организации делопроизводства по обращениям граждан, а объектом работы мы рассматриваем обращение граждан.

Данная курсовая работа на сегодняшний день актуальна, так как в современном мире особое место занимают всевозможные предложения, обращения и заявления граждан.

Все граждане нашей страны, в том числе и иностранные  граждане и лица без гражданства имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам. Граждане реализуют право на обращение свободно и добровольно. Осуществление гражданами права на обращение не должно нарушать права и свободы других лиц.

1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Делопроизводство

Документационное обеспечение  управления (делопроизводство) — это  специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение). 

1. Документирование

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние  десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Государственные учреждения Российской Федерации должны обеспечивать всем гражданам необходимые условия  для осуществления конституционных  прав, вносить в письмах и в устной форме предложения об их деятельности, критиковать недостатки в работе, обращаться с заявлениями, обжаловать действия должностных лиц, государственных и общественных органов.

Законодательство Российской Федерации предписывает, что государственные и общественные органы, их руководители обязаны принимать и в соответствии с их компетенцией в установленные сроки рассматривать предложения, заявления и жалобы граждан, давать на них ответы и принимать необходимые меры.

Для осуществления своевременной обработки и передачи на разные его уровни управленческой информации организуются службы документационного обеспечения. В практике управления действуют следующие службы документационного обеспечения (ДОУ): управление делами, общий отдел, канцелярия. Одной из функций структурных частей службы ДОУ является функция группы (отдела писем), которая осуществляет:  

• прием и учет предложений,
• заявлений и жалоб граждан;
• подготовку и передачу на рассмотрение руководству учреждения предложений, заявлений и жалоб,
• требующих решения руководства;
• передачу предложений, заявлений и жалоб на исполнение в соответствующие структурные подразделения и контроль за сроками их исполнения;
• извещение заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений и жалоб;
• формирование дел с обращениями граждан;
• анализ и обобщение результатов исполнения предложений, заявлений и жалоб;
• организацию приема посетителей.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

1. Общие положения

Письменные обращения  граждан следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности. Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме. В обращениях могут быть поставлены вопросы, касающиеся прав и законных интересов как автора обращения, так и других граждан или интересов всего общества.

Действующее законодательство под термином "обращение" понимает направленные в государственный  орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложения, заявления или жалобы, а также  устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления.

Обращения делятся на предложения, заявления и жалобы.

2. Предложение

Под предложениями обычно понимаются обращения в соответствующие  государственные или общественные органы, на предприятия, в учреждения, организации, фирмы или к должностным лицам, содержащие идеи по совершенствованию различных сфер деятельности, органов власти и управления, предприятий, организаций, фирм, не связанные с нарушением прав и законных интересов самого гражданина.

Предложение – это  желание автора включиться в общественную жизнь, эффективное средство политической активности гражданина, его непосредственного  участия в совершенствовании  форм управления. Обычно в них содержатся данные собственных наблюдений или практики работы автора, затрагивающие проблемы государственной и общественной жизни с указанием на недостатки в их решении, допускаемые конкретными органами, предлагаются пути и способы решения затронутых проблем.

3. Заявление

Под заявлением подразумевается обращение граждан по поводу реализации личных прав или законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов.

Юридический энциклопедический  словарь дает следующее определение: "Заявление - официальное обращение  лица (или нескольких лиц) в учреждение или к должностному лицу, не связанное с нарушением прав и законных интересов гражданина и не содержащее поэтому требования об устранении такого нарушения.   Заявления подаются, во-первых, в целях реализации права или законного интереса гражданина... и, во-вторых, для того, чтобы сообщить о тех или иных недостатках в работе предприятий, учреждений и организаций..."

4. Жалобы

Термин "жалоба" в  словаре определен следующим  образом: "Жалоба - обращение в  государственный либо общественный орган или к должностным лицам по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов конкретного лица (гражданина), общественной организации, предприятия и т.д.". Таким образом, под жалобой понимается обращение о нарушении прав, свобод и законных интересов граждан, о медленном, бюрократическом рассмотрении их дел государственными или общественными органами, предприятиями, учреждениями, организациями, фирмами, о невыполнении ими решений, принятых по обращениям и заявлениям граждан, о неправомерных действиях должностных лиц.

Жалобой признается также  несогласие с решением или действиями государственного либо общественного  органа, предприятия, учреждения, организации, затрагивающими права и охраняемые законом интересы граждан.

3 ЭТАПЫ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

Работа с обращениями  населения имеет свои особенности  и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она регламентируется специальным  общеотраслевым документом «Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях». В нем определен четкий порядок работы с этими документами, независимо от категории и специфики деятельности того или иного учреждения. Прежде всего, обращения граждан должны подаваться в те органы, учреждения и тем должностным лицам, от которых зависит разрешение данного вопроса.

Жалобы на общественные организации, не имеющие вышестоящих  органов, подаются в местные органы власти.

Технология работы с  обращениями граждан требует  организации^-:

• приема граждан;
• приема и первичной обработки письменных обращений;
• регистрации обращений;
• направления обращений на рассмотрение;
• уведомления заявителя о направлении обращения в другие учреждения;
• уведомления заявителя о длительном расследовании обращения;
• контроля за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;
• информационно-справочной работы по обращениям;
• извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения в соответствующие органы;
• группировки вдела и текущего хранения обращений;
• анализа поступивших обращений.

Обращение граждан в  государственные и общественные органы, на предприятия, в учреждения, организации может быть подано в  письменной форме, лично, по почте, с помощью телеграфа и телетайпа, факса, электронной почты, а также устно должностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений или ведущему прием граждан.

Все письменные обращения принимаются  централизованно в одном месте, Проверив правильность доставки, письма вскрывают, при этом конверты не уничтожаются, так как штамп на нем может являться доказательством даты получения документа. Кроме того, адрес автора обращения, по которому предстоит ответить, часто бывает написан лишь на конверте. Поэтому конверт сохраняется вместе с документом до конца решения вопроса и будет подшит в дело.

На самом документе в нижнем правом углу проставляется регистрационный  штамп учреждения, получившего обращение, в котором стоит дата его получения  и начала работы с ним в данном учреждении. Иногда она может не совпасть с датой на конверте, так как последняя проставляется почтовым отделением, которое не всегда в тот же день доставляет письмо адресату. Поэтому именно с даты, проставленной в регистрационном штампе, начинается отсчет срока исполнения обращения. Помимо даты в регистрационном штампе указывается и регистрационный индекс предложения, заявления, жалобы, который состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения.

К обращениям могут быть приложены  различные справочные материалы  в подлинниках или копиях. Их надо скрепить вместе с обращением, чтобы  они не растерялись в процессе работы. На этом заканчивается первый этап работы с обращениями.

После первичной обработки все обращения передаются на регистрацию, которая ведется по единой форме в порядке, установленном типовым положением. Регистрация этой категории документов помимо общих задач регистрации - учет, контроль и справочная работа - является также юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данном учреждении. Регистрацию рекомендуется вести на карточках или на компьютере и только в тех случаях, когда в учреждение, предприятие или организацию поступает незначительное количество документов населения, можно оставить и журнальную форму регистрации.

Суть регистрации – запись на карточке основных поисковых признаков  документа и сведений о заявителе. Количество экземпляров заполняемых  регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из потребностей организации контроля за исполнением и справочной работы по обращениям.

Повторным считается обращение, поступившее  от одного и того же лица по одному и  тому же вопросу, если со времени подачи первого предложения, заявления  или жалобы истек установленный законодательством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом.

Повторное обращение при первичной  обработке получает очередной регистрационный  индекс, так как ведется валовой  учет всех поступающих документов. Однако в регистрационной карточке при регистрации повторного обращения указываются все признаки и первого документа, то есть его номер и дата. На самом повторном обращении в правом верхнем углу и на его регистрационно-контрольной карточке делается от руки или специальным штемпелем отметка «повторно».

Типовое положение предусматривает  и такой случай, когда гражданин  одно и тоже предложение, заявление  или жалобу направил одновременно нескольким адресатам, и они были в конечном итоге переадресованы в одно учреждение, организацию или предприятие, которое может решить поставленный вопрос по существу. Все эти обращения, попавшие в результате в одно место, должны учитываться под одним регистрационным индексом первого полученного документа с добавлением порядкового номера.

Заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления. В тех случаях, когда для принятия решений по жалобе или заявлению  необходимо проведение специальной проверки и истребование дополнительных материалов, разрешено, в порядке исключения, продление сроков не более чем на один месяц с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу. Для разрешения заявлений и жалоб военнослужащих и членов их семей были установлены более короткие сроки: в центральных органах власти и управления до 15 дней, в местных органах власти, на предприятиях и в учреждениях - безотлагательно, но не позднее 7 дней. Практика работы подтвердила оптимальность установленных сроков работы с документами граждан. Этих сроков продолжают придерживаться и сегодня.

Контроль за своевременным  разрешением рассматриваемых документов возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по обращениям граждан.

Контроль за исполнением  ведется по регистрационно-контрольным  карточкам, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную картотеку. Контрольная картотека по обращениям граждан организуется и строится так же, как и контрольная сроковая картотека по другим административным документам.

Все движение контролируемого  документа, передача его от исполнителя  к исполнителю отмечается на карточке с указанием не только фамилии  исполнителя, но и даты передачи ему  документа.

Для организации контроля за исполнением предложений, заявлений  и жалоб граждан успешно используется компьютер. Количество документов, которое может быть проконтролировано с помощью компьютера, практически не ограничено.  Быстрота ввода и вывода информации в ЭВМ обеспечивает получение оперативных данных о ходе исполнения документов до истечения срока исполнения, что позволяет осуществлять превентивный, предупредительный контроль, обеспечивать выполнение документов в запланированные сроки.

Ввод данных в помять компьютера по обращениям осуществляется с клавиатуры. На экране можно перестраивать сводки о ходе выполнения жалоб и заявлений по различным аспектам и получать необходимое количество копий на печатающих устройствах. Диалог с компьютером ведет сотрудник, работающий с этой категорией документов.

Одним из важных этапов работы с обращениями граждан является организация по ним информационно-справочной работы. Одновременно с постановкой одного экземпляра регистрацией по контрольной карточки в сроковую картотеку другой экземпляр карточки ставится в справочную картотеку, построенную в порядке алфавита фамилий заявителей. По этой картотеке всегда можно дать ответ на запрос гражданина или учреждения о состоянии рассмотрения конфетного обращения. Значительно удобнее вести справочную работу при автоматизированной системе, дающей возможность навести справку по любому реквизиту документа.

Результаты решения  вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Если конкретное выполнение решения поручено какому-либо другому органу, оно берется под контроль и об этом сообщается автору обращения с указанием должности лица, на которое возложен контроль за исполнением принятого решения. Решение, принятое единолично компетентным должностным лицом, сообщается автору обращения от имени органа, которому подчинено должностное лицо. Решение, принятое коллегиальным органом, сообщается автору обращения со ссылкой на номер и дату принятия этого решения либо в виде выписки из решения или протокола. В письменной форме сообщаются и решения об отказе в положительном удовлетворении поднятых в обращении вопросов. При этом отказ должен быть аргументирован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.

Секретарь, ведущий делопроизводство по обращениям граждан, обязан систематически вести анализ этой категории документов. Периодически (раз в месяц или квартал) составляются аналитические обзоры или справки, в которых отражают вопросы, по которым были поданы обращения, их количество по каждому вопросу, количество положительных и отрицательных решений. Кроме того, в справках указывается; сколько обращений было решено в срок, сколько с просроченным сроком исполнения и почему. Такой анализ служит выявлению причин, порождающих нарушение прав и интересов граждан, изучению общественного мнения, совершенствованию работы государственных органов, предприятий, учреждений и организаций.

Работник, ведущий текущее  хранение обращений, формирует их в  дела, отдельно от общей переписки. При этом вместе с обращением подшивается копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения, т.е. каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу. Внутри дела эти группы документов по обращениям располагаются обычно по фамилиям заявителей в алфавитном порядке. Если в учреждение поступает большое количество обращений граждан, то каждое дело заводится по одной или нескольким начальным буквам фамилий заявителей. Коллективные письма сосредоточиваются в отдельном деле. Причем предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций группируются раздельно от обращений по личным вопросам.

При небольшом количестве обращений их можно располагать  в делах и в хронологической  последовательности. Появившиеся дополнительные материалы по вопросу, связанному с обращением или повторное обращение подшиваются к первой группе материалов. В дела группируются только исполненные документы. Обложка дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан оформляется по установленной форме.

Законченные дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан  хранятся в учреждениях, организациях и предприятиях в справочных и  других целях. Ответственность за их сохранность, как и за сохранность  всех документов, несут их руководители. Сроки хранения этой категории документов указаны в статьях Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

Подготовка предложений, заявлений и жалоб граждан и сдача в архив включает в себя: оформление дел, проведение экспертизы ценности документа, составление описей. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Оформление дел входит в функции лица, обычно секретаря, ответственного за работу с предложениями, заявлениями и жалобами граждан.

3.1 Обращения  граждан, поступившие в Совет  Федерации

Личный прием граждан  должностными лицами Совета Федерации  осуществляется на основании графика  личного приема граждан членами комитетов и комиссий Совета Федерации в специально отведенном помещении Приемной Совета Федерации.

График личного приема граждан утверждается Председателем  Совета Федерации на каждую сессию Совета Федерации. Запись граждан на личный прием к должностным лицам Совета Федерации осуществляется в Приемной Совета Федерации на основании утвержденного графика личного приема граждан с учетом содержания обращения гражданина и подведомственности разрешения поставленных вопросов.

Работник Приемной Совета Федерации вправе уточнить мотивы обращения и существо вопроса, а также ознакомиться с документами, подтверждающими обоснованность просьбы гражданина.

По наиболее сложным  вопросам, предполагаемым для рассмотрения на личном приеме, от граждан могут  предварительно приниматься письменные обращения. Они подлежат регистрации и приобщаются к материалам для доклада должностному лицу Совета Федерации на личном приеме гражданина.

Предварительная работа по организации личного приема граждан  должностными лицами Совета Федерации проводится работниками Приемной Совета Федерации во взаимодействии с помощниками членов Совета Федерации и работниками аппаратов соответствующих комитетов и комиссий Совета Федерации. При необходимости указанные лица вправе запрашивать от соответствующих государственных органов и органов местного самоуправления (за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия) дополнительную информацию и справочные материалы по существу обращения гражданина.

При проведении личного  приема граждан должностные лица Совета Федерации вправе привлекать в качестве экспертов работников Приемной Совета Федерации и других работников Аппарата Совета Федерации.

Личный прием граждан  ведется в порядке очередности  согласно предварительной записи. До начала личного приема граждан начальник Приемной Совета Федерации предоставляет должностному лицу Совета Федерации список граждан, записавшихся на личный прием, с указанием краткого содержания вопросов обращения и предложений о порядке их разрешения.

При необходимости по обращениям граждан готовятся проекты писем должностным лицам соответствующих государственных органов или органов местного самоуправления. Письма оформляются на официальных бланках.

Если вопросы, поставленные гражданином, непосредственно относятся к компетенции Совета Федерации, касаются работы его органов или должностных лиц, направлены на совершенствование работы Аппарата Совета Федерации, то вышеназванное должностное лицо принимает их к личному рассмотрению или адресует соответствующим должностным лицам Совета Федерации, руководителям структурных подразделений Аппарата Совета Федерации для рассмотрения. В этом случае оформляется информационное письмо или письменное поручение должностного лица, проводившего личный прием гражданина.

Если вопросы, поставленные в письменном обращении, подлежат разрешению согласно подведомственности в государственных органах, органах местного самоуправления, то вышеназванное должностное лицо направляет письменное обращение на рассмотрение соответствующим должностным лицам этих органов. Контроль за рассмотрением таких обращений осуществляет Приемная Совета Федерации.