Организация делопроизводства предприятия. 3

РОСЖЕЛДОР

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования  “Ростовский государственный университет  путей сообщения”

(РГУПС) 
 

Кафедра «Документоведение  и информационное

обеспечение управления» 
 
 
 
 

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПРЕДПРИЯТИЯ 
 
 

Курсовая  работа по дисциплине

«Делопроизводство и его компьютеризация» 
 

Выполнил:                                                                      студент группы ГСТ3-037

Ю. И. Краснова

Проверил:                                                                                             к.и.н. доцент

Л.Ю. Сербинович 
 
 

Ростов-на-Дону

2010

          Содержание

Введение…………………………………………………………………………3-4

1. Подготовка  предприятия к началу деятельности…………………………….5

1.1 Описание  деятельности предприятия……………………………………..5-6

1.2 Организация  документооборота………………………………………….. 7-9

2. Организационно-правовая  документация ООО «COSMOPOLITEN»…10-16

3. Распорядительная  документация ООО «COSMOPOLITEN»…………  17-18

4. Система  справочно-информационной документации ООО«COSMO»..19-22

5. Документы  предприятия по личному составу…………………………..23-24

6.Использование инфо. технологий при работе с документами………… 25-28

Заключение………………………………………………………………………29

Список использованных источников и используемой литературы………….30

Приложение  А........................................................................................................31

Приложение  Б........................................................................................................32

Приложение В………………………………………………………………..33-35

Приложение Г………………………………………………………………......36

Приложение Д……………………………………………………………….37-41

Приложение  Е …………………………………………………………………...42

Приложение  Ж…………………………………………………………………...43

Приложение  З………………………………………………………………......44

Приложение И………………………………………………………………45-46

Приложение  К……………………………………………………………………47

Приложение  Л……………………………………………………………………48

Приложение  М…………………………………………………………………...49

Приложение  Н……………………………………………………………………50

Приложение  О……………………………………………………………………51

Приложение  П……………………………………………………………… .52-53

Приложение  Р………………………………………………………………......54

Приложение  С……………………………………………………………………55

Приложение Т……………………………………………………………… ..56-59 
        Введение 

     В данной курсовой работе мы разрабатываем комплекс документации условного предприятия ООО«COSMOPOLITEN». Для того чтобы организовать деятельность условного предприятия необходимо: выбрать наименование предприятия; его организационно-правовую форму; с использованием графических редакторов (Adobe Photoshop, Corel Draw) создать фирменный товарный знак; определить виды деятельности предприятия; подготовить учредительные документы и документы для регистрации; зарегистрировать предприятие и встать на учет в соответствующих органах; получить лицензию (если это предусмотрено законодательством РФ для данного вида деятельности). Для рациональной организации делопроизводства условного предприятия необходимо: дать общую характеристику документооборота; подробно изучить комплекс организационно-правовой, распорядительной, справочно-информационной и кадровой документации; продумать автоматизированные рабочие места служащих.

     Цель  данной курсовой работы состоит в  разработке комплекса документации предприятия ООО «COSMOPOLITEN», необходимого для осуществления деятельности.

     Для достижения поставленной цели необходимо реализовать следующие задачи:

• произвести подготовку предприятия к началу деятельности;
• подготовить учредительные документы, разработать фирменный товарный знак;
• изучить организационно-правовую документацию ООО «COSMOPOLITEN»;
• исследовать систему справочно-информационной документации ООО «COSMOPOLITEN»;
• для наиболее полного раскрытия вопроса также рассмотреть документы предприятия по личному составу;
• рекомендовать использование информационных технологий при работе с документами;
• Проанализировать автоматизированное рабочее место ( АРМ) одного из служащих (секретаря).

     Данная  курсовая работа состоит из введения, шести глав, заключения и 18 приложений.

      1. Подготовка предприятия  к началу деятельности 

     1.1 Описание деятельности  предприятия 

     В данной курсовой работе создается условное предприятие, в форме общества  с ограниченной ответственностью под названием «COSMOPOLITEN».

     ООО «COSMOPOLITEN — это, прежде всего, нестандартный взгляд на возможности отечественного туризма, умение использовать богатый потенциал самых необыкновенных туристских объектов нашей страны. Отдых, лечение, экскурсии, спортивный или экстремальный туризм – для нас нет ничего невозможного. Собственные гарантированные номера в лучших санаториях и пансионатах Кавказских Минеральных Вод и Черноморского побережья Кавказа, заранее забронированные гостиницы на популярных российских горнолыжных и морских курортах, возможность обеспечить любой вид отдыха в уникальных природных местах – от Калининграда до Байкала – все это позволяет с уверенностью заявить нам, что на сегодняшний день  компания «COSMOPOLITEN»  является крупнейшим туроператором Южного федерального округа по внутреннему туризму.

     ООО «COSMOPOLITEN» организовано 20марта  2003 г.  в г. Ростов-на-Дону. Уже за столь короткий срок – 7 лет – мы добились значительных результатов.

     Фирменный товарный знак охраняется Законом как  интеллектуальная собственность его  владельца и подлежит обязательной государственной регистрации (Закон  РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» № 3520-1 от 23.09.1992 г.)

     Общество  с ограниченной ответственностью (ООО) – это коммерческая организация, учредителем которой выступает одно или несколько физических или юридических лиц, которые несут ответственность по обязательствам общества и риск убытков в пределах только внесенных им вкладов.

     Для учреждения ООО необходимо заключить  учредительный договор, в котором  определяются наименование фирмы, местонахождение  и направление деятельности предприятия, а также указываются размеры уставного капитала и долевое участие в нем членов общества.

     Обязательным  для любого предприятия, вне зависимости  от его организационно-правовой формы, является Устав, который регламентирует деятельность предприятия.

     Цель  деятельности коммерческого предприятия любо организационно-правовой формы – извлечение прибыли. Получение прибыли зависит от видов деятельности, которые указываются в Уставе предприятия.

     Предприятие может начать осуществлять свою деятельность только после регистрации и постановки на учет в соответствующие органы. При регистрации предприятия регистрирующий орган проводит экспертизу на уникальность наименования предприятия и вносит данные о создаваемом предприятии в единый реестр юридических лиц. В случае принятия регистрирующим органом положительного решения, оно выдает зарегистрированному предприятию свидетельство о государственной регистрации, дающее ему статус юридического лица. После получения свидетельства о регистрации предприятия необходима его постановка на учет в: районную налоговую инспекцию, пенсионный фонд, районный комиссариат, фонд социального страхования, фонд медицинского страхования, фонд занятости.

     Для эффективной работы предприятия, приобретения им клиентов и завоевания рынка необходимо тщательно продумать рекламу. 

      1.2 Организация документооборота 

     Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

     Документ – материальный носитель данных, записанной на нем информации, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки.

     Документирование – процесс записи информации на различные носители по установленным правилам.

     Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку  информации, передачу и использование информации, а также ее хранение.

     Документооборот – это порядок движения документов в организации.

     Документооборот можно разделить на следующие  этапы:

     - экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

• Предварительное  рассмотрение документов службой документационного обеспечения управления (ДОУ);
• организация рационального движения документов внутри организации;

     - экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.

     Документооборот предприятия образуют:

     - организационные документы – Устав, Положения о структурных подразделениях, Штатное расписание, должностные инструкции руководства и служащих отделов;

• распорядительные документы – всевозможные приказы и распоряжения всех уровней;
• справочно-информационные и справочно-аналитические документы – заявления, обращения граждан по различным вопросам, регистрационно-контрольные карточки, докладные и объяснительные записки, акты, факсы, справки, сводки, отчеты, а также весь комплекс переписки;
• документы по личному составу, т.е. кадровая документация;
• отчетно – статистические документы  –  статистические отчеты, таблицы;
• бухгалтерские документы;
• другие группы документов, связанные с профессиональной деятельностью отделов и служб.

     Каждый  отдел предприятия создает и  обрабатывает свой поток информации, который вливается в общий, образуя документационный оборот предприятия. Таким образом, документопоток движется как сверху вниз, т.е. от высшего руководства к структурным подразделениям и их отделам, так и в обратном направлений – снизу вверх.

     В то же время каждое структурное подразделение  работает со своим блоком информации, касающейся исключительно его деятельности. То же относится к внутренним отделам  структурных подразделений (служб).

     Обмен информацией также происходит по горизонтали, т.е. от одного отдела к другому, от структурного подразделения к другому структурному подразделению.

     Отдельный поток информации представляет входящая документация. Ее распределением и  обработкой занимается служба документационного  обеспечения управления, которая направляет документы в зависимости от их содержания и назначения в то или иное структурное подразделение. Таким образом, входящие документы вливаются в документооборот структурных подразделений и их отделов.

     Установление  порядка движения документов, или управление документацией предприятия заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, управление документацией предприятия включает в себя организацию документооборота, в том числе технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения, организацию хранения документов. Организацией документооборота предприятия занимается служба документационного обеспечения управления (ДОУ).

     Современное делопроизводство характеризуется  тем, что основной поток документации создается  с применением  компьютерных информационных технологий. Сегодня разработаны и активно внедряются в обращение – специальные системы автоматизации делопроизводства, например, «Дело», «АиТ», «Евфрат» и д.р.

     Данную  главу дополняют следующие приложения: А, Б. 

          2. Организационно-правовая документация

          ООО «COSMOPOLITEN» 

     Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса  документов, которые устанавливают  статус организации, ее компетенцию, структуру, штат, численность и должностной  состав, функциональное содержание деятельности, права, обязанности и ответственность работников.

     К организационно – правовой документации относятся:

• Устав организации или Положение об организации;
• Положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;
• Регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;
• Штатное расписание;
• Инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации;
• Должностные инструкции;
• правила, памятки и д.р.

     Организационно-правовые документы (ОПД) содержат положения, строго обязательные для исполнения, реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятия. Они в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом (в форме проставления специального грифа или издания особого распорядительного документа)— вышестоящей организацией,руководителем данной организации или ее коллегиальным органом, руководителем структурного подразделения (в зависимости от вида).

     ОПД действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем предприятии необходимость их пересмотра, изменения или дополнения может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера изменений в деятельности предприятия ОПД либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения специальными распорядительными документами (в случае реорганизация – первый вариант).

     Порядок внесения изменений и дополнений зависит от вида ОПД. В Устав они  вносятся по мере возникновения в  соответствии с установленной законом процедурой, то есть по решению высшего органа его управления с обязательным информированием структуры, осуществляющей государственную регистрацию. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

     Разрабатываются ОПД руководством предприятия ила  подразделения с привлечением квалифицированных  специалистов в определенных областях деятельности. Они оформляются на стандартном листе бумага формата  А4 (реже А 5) с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: названия предприятия и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименования вида документа, его даты и номера, заголовка к тексту, подписи, грифа утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения. 

     Текст большинства ОПД состоит из разделов, имеющих собственные пункты, нумеруемые арабскими цифрами. В процессе подготовки они проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными  подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя предприятия или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление в ее деятельности.

     Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации или учреждения. Общие положения о порядке его составления и оформления содержатся в части 1-й ГК РФ. Требования к Уставу регулируется отдельными законодательными актами для каждой организационно-правовой формы (для ООО – Федеральным Законом «Об обществах, с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 8 февраля 1998 г.).

     Текст устава состоит из разделов, имеющих  заголовки (нумеруются арабскими цифрами).

     Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение и организацию работы предприятия или его структурного подразделения. Оно может быть типовым или индивидуальным.

     Положения о структурных  подразделениях можно разделить на три группы:

• положения о структурных подразделениях;
• положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, научно-технический совет);

     - положения о временных органах  (совещаниях, комиссиях, советах). Структура  текста положения о подразделении  нормативно не закреплена, но  практика показывает широкую распространенность следующего ее варианта:

     1 Общие положения.

2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.

     В разделе 1 указываются: полное официальное  наименование подразделения; дата, номер  и название правового акта, на основании которого оно создано и действует; основные принципы его деятельности; структура руководящих и вышестоящих органов; порядок назначения и освобождения от должности руководителя; наличие печати,

     В разделе 2 перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления его деятельности.

     В разделе 3 указываются действия или  виды работ, которые должно выполнять  подразделение для осуществления  поставленных задач.

     В разделе 4 перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице руководителя, а также обязанности, возлагаемые на всех сотрудников.

     В разделе 5 устанавливаются виды дисциплинарной, административной (при необходимости  уголовной) ответственности, которую  может нести руководитель при невыполнении подразделением предусмотренных обязанностей.

     В разделе 6 регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; порядок взаимодействия с другими  подразделениями и организациями, а также разрешения возникающих разногласий.

     Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый предприятием в целях регламентации положения работника и обеспечивающий условия для его эффективной роботы. Она разрабатывается для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием. Она состоит из 5 разделов:

1. Общие положения;
2. Должностные обязанности;
3. Права;
4. Ответственность;
5. Взаимоотношения.

     Раздел 1 включает: наименование должности  с указанием структурного подразделения: непосредственного руководителя; порядок  назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.

     В разделе 2 устанавливается конкретное содержание деятельности работника, перечисляются  виды работ, выполняемых им на данной должности, характер рассмотренных  действий («руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает»).

     В разделе 3 устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнения возложенных на него обязанностей (принимать  определенные решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции, обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях и пределы представительства; участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению, запрашивать необходимую для работы информацию, требовать выполнения определенных действий от других работников).

     В разделе 4 определяются критерии оценки работы (объективные показатели, характеризующие  качество и своевременность выполнения работы) и мера персональной ответственности работника (определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной).

     В разделе 5 рассматриваются порядок  информационного обмена с другими сотрудниками и структурными подразделениями, правила и сроки согласования проектов подготавливаемых документов; особенности совместной трудовой деятельности.

     Регламент — правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства предприятия, коллегиального или совещательного органа. Его текст состоят из разделов, пунктов и подпунктов, обозначенных арабскими цифрами. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: eго статус; принципы планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; их внесения на рассмотрение, рассмотрения и принятия решений, ведения протокола, оформления решения, их доведения до исполнителей; материально-техническое обеспечения деятельности.

     Штатное расписание — правовой акт, определяющий структуру, численность и состав работников предприятия с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - с указанием разряда по Единой тарифной сетке). Оно оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка.

     Штатное расписание — один из основных организационных документов предприятия, закрепляющий должностной и численный состав работников фонд оплаты труда. Он создается для нормирования численности штатного персонала предприятия, структурного подразделения, состава его административно-управленческого аппарата, соблюдения соотношения ведущих, старших и рядовых специалистов.

     По  категории формы документа «Штатное расписание» относится к унифицированной  системе организационно-распорядительной документации Общероссийскому классификатору управленческой документации и принадлежит группе документов по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, соответствует коду 0252251.

     В настоящее время этот документ оформляется с использованием межведомственной унифицированной формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Росси от 05.01.2004 № 1.

     Унифицированная форма Т-3 «Штатное расписание» содержит сведения об имеющихся в организации структурных подразделениях, должностях работников, количестве штатных единиц, тарифных ставках, надбавках и месячном фонде заработной платы.

     В заголовочной части документа расположены  наименование организации, наименование вида документа, период его действия, дата и номер документа, код организации по ОКНО и код формы документа по ОКУД, гриф утверждения. Для утверждения штатного расписания требуется издание специального приказа руководителя, а на форме проставляется ссылка на дату и номер приказа. Гриф утверждения заверяется печатью организации.

     Основное  содержание документа оформляется  в табличной форме. Текст штатного расписания составляется в программе  Microsoft Excel или в соответствующей форме в программе для автоматизации делопроизводства. Документ подписывает руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

     Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

     Инструкции — правовой акт, регулирующие организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений и должностных лиц. Ее текст состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Он должен начинаться с раздела «Обшив положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается». В заголовке к ней обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования. Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и подлежит утверждению. Она визируется руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим соответствующее направление деятельности, Утверждается инструкция руководителем предприятия. Документы инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение».

     Данную  главу дополняют следующие приложения: В, Г, Д. 

      3. Распорядительная документация ООО «COSMOPOLITEN»

          Примеры распорядительных документов

     Требования  по составлению и оформлению распорядительных документов содержит Инструкция по делопроизводству. К наиболее часто используемым распорядительным документам практически любого предприятия относятся: