Организация экспертизы хранения документов

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы. Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение 1.

Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций ДОУ и архивного дела, так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда РФ в целом.

Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой информацией.

От результатов экспертизы ценности документов зависит качественный, оптимальный состав архивов и Архивного фонда Российской Федерации страны.

Современные экспертиза ценности документов и комплектование архивов имеют более чем полувековую историю и ведут начало с 20-х годов ХХ в. Архивисты, источниковеды, историки обращались к разным аспектам оценки и отбора документов.

Основной вопрос, решаемый в ходе экспертизы ценности документов и комплектования архивов – «ценно» или «не ценно», т.е. документ подлежит или не подлежит приему на бессрочное хранение. Данная проблема является общей для всех стран, где архивоведение находится на достаточно высоком уровне развития, и рассматривается как проблема полноты и достаточности ретроспективной информации для удовлетворения нужд общества и путей достижения этого. Принципы, критерии, методы составляют основу теории экспертизы ценности документов и комплектования архивов, раскрывая базу – основные положения понимания ценности, их признаки (параметры), пути (подходы) достижения поставленные задачи отбора на хранение документов, всесторонне раскрывающих все аспекты современного общества. На данной основе методически и организационно строится вся практическая работа архивных учреждений.

Материалы справочного информационного значения хранятся только в архивах ведомств и учреждений в течение сроков возможного их использования, после чего уничтожаются.

А документы, содержащие ценную научную информацию, по истечении сроков возможного их использования в оперативной деятельности учреждений поступают на вечное хранение в государственные архивы.

Степень изученности темы. В процессе работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Отечественные архивы» по теме исследования.

Этапу составления номенклатуры дел, подготовки и передачи документов на архивное хранение посвящены статьи Е.В. Алексеевой, П.П. Афанасьевой, Е.М.Буровой, Г.А. Осичкиной «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов» и «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов»; Жуковой М.П. «Экспертиза ценности документов и комплектование архивов (вчера, сегодня, завтра)». Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы.

Источниковую базу исследования составили законодательные акты и нормативно-методические документы по вопросам делопроизводства и архивного дела.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», регулирует правоотношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, государства и общества. Под документом Архивного фонда РФ понимается архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению. Архивные документы подлежат хранению в течение сроков, установленных федеральным законодательством, иными нормативными правовыми актами, перечнями типовых архивных документов, утвержденных уполномоченными органами государственной власти. Ряд архивных документов у организаций источников комплектования по истечении сроков хранения подлежит экспертизе на предмет их ценности экспертно-проверочными комиссиями.

 «Закон Ханты-Мансийского автономного округа - Югры об архивном деле», в котором рассматриваются вопросы осуществления контроля за экспертизой ценности документов, находящихся в собственности автономного округа или муниципальной собственности.

По вопросам, связанным с порядком организации комплектования архивных документов, учета и использования архивных документов, обеспечения их сохранности, порядком проведения экспертизы ценности документов и передачи документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение, порядком организации работы архива, в работе были использованы основные правила работы архивов разных уровней.

 «Основные правила работы ведомственных архивов» (1986 г.) определили организацию экспертизы ценности документов в ведомственных архивах, функции экспертных комиссий, порядок проведения экспертизы ценности в организациях.

«Основные правила работы архивов организаций» (2002 г.) нормативно методический документ, определяющим их деятельность. Правила основывались на правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезировали опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Государственная система документационного обеспечения управления. Это нормативно-методический документ, представляющий собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации.

ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, могут быть использованы во всех видах документации.

Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».

ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт распространяется на организационно распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в "Общероссийский классификатор управленческой документации" Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (2007 г.).

Основным нормативным актом архивного законодательства, определяющим перечень и сроки хранения конкретных документов, является «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» и ст. 17 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Перечнем необходимо руководствоваться, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций, либо конкретных групп документов. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

Цель данной курсовой работы – раскрыть ременное состояние теории и методики экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов.

Задачи:

1. Проанализировать нормативно-правовую базу по экспертизе ценности документов;
2. Раскрыть основные принципы оценки и отбора документов на хранение;
3. Раскрыть критерии ценности и их комплексное применение;
4. Описать систему экспертных органов; 
5. Рассмотреть организацию работы по экспертизе ценности документов.

Постановка цели и задач исследования определила структуру работы, которая состоит из введения, четырех глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.

Во введении обосновывается выбор темы, формулируется цель работы, ставятся задачи исследования, дается анализ использованных источников и литературы, описывается структура работы.

Первая глава является вводной; ее главная цель – изложить общие положения и правовую базу по экспертизе ценности документов.

Вторая глава раскрывает основные принципы оценки и отбора документов.

Третья глава содержит критерии ценности документов.

Четвертая глава раскрывает систему экспертных органов, на которые возлагается проведение работ по экспертизе ценности документов, а также вопросы организации экспертизы ценности документов на разных этапах ее проведения.

Заключение посвящено обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу результата их решения, выводам по теме.

ГЛАВА I. НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА ПО ЭКСПЕРТИЗЕ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Федеральный и региональный уровни регулирования

Правовые основы оценки и отбора на государственное хранение документов современных учреждений, организаций и предприятий регулируется действующим законодательством Российской Федерации, составной частью которого является архивное законодательство: «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» 1993 года, Указ Президента РФ от 17 марта l994 г. «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России», постановления Правительства РФ по архивному делу. В 2004 г. был принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, в котором дано понятие экспертизы ценности документов, определен порядок включения архивных документов в состав Архивного Фонда РФ.

Согласно ст. 6 данного закона архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов. Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав АФ РФ, а также с определением в его составе особо ценных документов, в том числе уникальных документов, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти 2. Специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Основные положения экспертизы ценности документов и отбора их на государственное хранение вытекают из понимания Архивного фонда РФ как совокупности документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение 3. В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, времени и способа создания, вида носителя, места хранения и формы собственности.

Архивное законодательство до 2004 г. разграничивало Архивный фонд РФ на государственную и негосударственную части 4.

Государственную часть составляли документы органов государственной власти, а также учреждении, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности, государственной собственности субъектов Федерации и муниципальной собственности.

К негосударственной части относили архивные фонды и документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций или в частной собственности.

Правовые нормы взаимоотношений архивных учреждений и других организаций в работе по отбору документов определены в зависимости от формы собственности.

Государственные учреждения, организации и предприятия осуществляют временное хранение документов, обеспечивают отбор, упорядочение и по истечении предельных сроков ведомственного хранения передачу документов, отнесенных к Архивному фонду РФ, в государственные архивы. Архивные учреждения осуществляли руководство, контроль, оказывают методическую помощь в отборе документов на постоянное хранение 5.

В «Законе Ханты-Мансийского автономного округа - Югры об архивном деле», в ст.4 указывается на то, что экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в собственности автономного округа. Проведение экспертизы ценности документов осуществляется в соответствии с федеральным законом, а так же рассматриваются вопросы осуществления контроля за экспертизой ценности документов, находящихся в собственности автономного округа или муниципальной собственности 6.

1.2. Локальные уровни регулирования

Положение об экспертной комиссии организации относится к организационным документам, поэтому его оформляют на общем бланке организации, в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003.

Текст Положения об ЭК состоит из пяти разделов:

1. Общие положения.
2. Основные задачи ЭК.
3. Основные функции ЭК.
4. Права ЭК.
5. Организация работы ЭК.

Если в организации отсутствует Положение об экспертной комиссии, то весь процесс документирования подготовки и передачи документов в архив организации не будет иметь основания, так как на следующих формах: акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; номенклатуре дел  организации должен проставляться гриф согласования с экспертной комиссией организации .

Примерное положение может распространяться на работу экспертных комиссий  учреждений, организаций и предприятий всех форм собственности, общественно - политических организаций, если по решению руководства последних ЭК будут созданы. экспертные комиссии могут создаваться в учреждениях, не являющихся источниками комплектования Архивного фонда России 7.

Примерное положение разрабатывается на основании приказа об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, в котором утверждается состав постоянно действующей экспертной комиссии 8.

1.3. Нормативно-методическое регулирование экспертизы ценности документов в делопроизводстве

Методика и технология хранения документов в делопроизводстве в архиве разработана также архивными органами. В общих чертах она сложилась в середине 1960-х гг. С 1987 г. много лет действовали Основные правила работы ведомственных архивов, которые представляли собой базовый нормативно-методический документ, определявший правила хранения документов в делопроизводстве (оперативное хранение) и в ведомственном архиве. В 2002 г. Федеральная архивная служба России подготовила новый нормативный документ, устанавливающий нормы и технологию работы архива организации. Этот норматив не меняет кардинальным образом сложившуюся и действующую многие годы технологию хранения документов, т. е. определенная преемственность по сравнению с Правилами 1987 г. сохраняется. Однако пересмотр основных правил был необходим в связи с изменениями, во-первых, правовых основ архивного дела в РФ, во-вторых, практически повсеместным внедрением в делопроизводство информационных технологий, а также с учетом того, что возникла масса организаций различных организационно-правовых форм. «Основные правила работы архивов организаций» (2002 г.) содержат целый ряд разделов, направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций. Среди них:

• требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;

• правила формирования дел в делопроизводстве;
• организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве 9;
• подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т.д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;
• порядок выделения документов к уничтожению;
• оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;
• порядок передачи дел из делопроизводства в архив.

Положение о Государственном архивном фонде от 13 августа 1958 г. внесло существенные уточнения в организацию и методику экспертизы ценности документов. На первое место выдвигалась задача отбора документов на хранение. В Положении отмечено: что порядок «определения состава материалов, подлежащих и не подлежащих хранению в государственных архивах и архивах учреждений, организаций и предприятий, устанавливается правилами, инструкциями и указаниями Главного архивного управления», которое должно было осуществлять разработку перечней типовых документов с указанием сроков хранения 10.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов. В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности.

Для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

 Документы Государственного архивного фонда независимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения подлежат постоянному государственному хранению. Виды учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат включению в Государственный архивный фонд, и категории таких документов определяются Главным архивным управлением. Состав документов, подлежащих передаче на государственное хранение, и сроки хранения документов определяются перечнями документов. Типовые перечни документов, как подлежащих передаче на госхранение, так и с указанием сроков хранения утверждаются Главным архивным управлением. На основании этих перечней ведомства разрабатывают ведомственные перечни документов и утверждают их совместно с Главным архивным управлением.

«Основные правила работы архивов организаций» (М., 2002) раскрывают вопросы: определения источников комплектования государственных архивов; порядок составления и утверждения списков источников комплектования государственных архивов; критерии экспертизы ценности документов; организацию и методику ее проведения 11.

«Основные правила работы ведомственных архивов» (М., 1986) определили: организацию экспертизы ценности документов в ведомственных архивах; функции экспертных комиссий; порядок проведения экспертизы ценности в организациях. В разделе 3 изложен правовой статус, задачи и функции экспертных комиссий организаций, вопросы их работы и основные требования к проведению практической экспертизы ценности документов в делопроизводстве и в ведомственном архиве 12.

«Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989) имел современную структуру, был уточнен и дополнен по составу видов документов и срокам их хранения.

В настоящее время действует «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010), регламентирующий отбор документов организаций независимо от вида их деятельности, уровня в системе управления и формы собственности. Перечень состоит из 12 разделов, включающие в себя, в частности, документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля; последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, учет и отчетность; об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций; по организации труда; о работе с кадрами; о материально-техническом обеспечении и организации хранения имущественно-материальных ценностей; по административному и хозяйственному обслуживанию организаций; по социально-бытовым вопросам; по организации деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций.

 Каждый новый Перечень типовых управленческих документов со сроками хранения – это новый этап в управлении информацией и архивным делом 13. Предыдущий «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000 г.) был разработан в конце 1990 годов и являлся нормативным документом эпохи становления российской государственности. Он не имел возможности, в силу становления правового пространства России, учесть документационное обеспечение этого сложнейшего и многоаспектного процесса. Однако развитие нового правового поля, вновь складывающая практика делопроизводства, появление новых видов документов показало необходимость разработки нового Перечня, который вобрал бы в себя все новые тенденции.

На основе Перечня будут составляться или перерабатываться номенклатуры дел организаций, отраслевые перечни документов со сроками хранения, проводиться экспертиза ценности документов и их отбор к дальнейшему хранению или уничтожению.

В соответствии с пожеланиями организаций состав документов, вошедших в Перечень, значительно увеличен по сравнению с предыдущим Перечнем. И, конечно же, новые виды типовых документов должны найти отражение в новых номенклатурах дел организаций 14.

ГЛАВА II. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ОЦЕНКИ И ОТБОРА ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ

2.1. Принципы оценки документов

Общенаучные принципы, т.е. универсальные, принятые во всех научных дисциплинах, используются и в архивоведении. Применительно к экспертизе ценности документов и комплектованию архивов ими являются: историзм, системность, целостность. Они находят выражение в архивоведческих принципах: историзма, всесторонности и комплексности

Классически принцип историзма понимается как подход к действительности, изменяющейся во времени, развивающейся. Объекты (в данном случае документы) рассматриваются:

1) с точки зрения внутренней структуры, как система;

2) с точки зрения процесса, т.е. исторических связей;

3) с точки зрения выявления и фиксации качественных изменений в их структуре в целом;

4) с точки зрения закономерностей развития. При таком рассмотрении историзм совпадает с научной объективностью.

Принцип историзма всегда признавался основным 15, определяющим происхождение, содержание документа, его внешние особенности. Знание конкретно-исторической обстановки, в которой возникли документы, их классовая природа, изучение всех сторон жизни общества, которую они отражают в комплексе с другими документами фондообразователя и других фондов, позволяет обеспечить полноценное комплектование АФ РФ.

Принцип всесторонности и комплексности совпадает с общенаучным принципом целостности, т.е. пониманием явлений действительности как единства частей целого в многообразии их проявлений, связей, а также с общенаучным принципом системности, т.е. рассмотрением объекта как системы взаимосвязанных и взаимообусловленных элементов 16.

Архивисты понимают принцип всесторонности и комплексности как единый или как две стороны единого методологического требования рассмотрения документа в комплексе других документов и других источников 17 с разных точек зрения, в том числе и будущего использования.

Впервые основные принципы экспертизы ценности документов: историзм, партийность, всесторонность, комплексность были сформулированы К.Г. Митяевым в 1958 году на основе обобщения опыта работы с современными документами 18. Затем они использовались в любой работе по вопросам опенки и отбора документов. Толкование принципов расширялось и углублялось по мере развития теоретических основ оценки и отбора документов.

Теория экспертизы ценности документов всегда строилась в целом на научной базе 19. Принципы экспертизы ценности документов взаимосвязаны и образуют целостную систему, т.е. методологическую основу экспертизы. Принцип — это основа, основные исходные положения любой теории, находящие свою конкретизацию в критериях (или признаках) и методах. В настоящее время применительно к экспертизе ценности документов они ориентируются на социально-политическую нейтральность при оценке социальных ценностей, т.е. явлений действительности с точки зрения их соответствия или несоответствия потребностям общества 20.

Ценность документов – информационные возможности документов, обуславливающие их историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное или иное общественное значение.

Теория экспертизы ценности строилась на признании значения документов как исторических источников. Экспертиза старается при отборе избежать больших потерь информации, но принять на хранение все невозможно, отсюда приоритет более ценного перед менее ценным. Определение степени ценности строится на положениях теории познания. Ценность не может зависеть от спроса конкретных потребителей, но может и должна отвечать информационным потребностям общества, в том числе, и неизвестным еще в данное время (конкретный временной период).

Сложилось и закрепилось представление о неодинаковой ценности документов. При этом архивисты рассматривали разные аспекты, влияющие на это представление: значимость документа с точки зрения отраженного в нем факта; значимость документа для общества как исторического источниках и решениях задач управления; значимость документа в свете теории познания (общего и единичного) и теории отражения; значимость документа с точки зрения информационного подхода, значимость документа с точки зрения социальной памяти общества 21.

С точки зрения фактов действительности задача экспертизы, проследив цепочку: факт действительности – исторический факт – исторический источник – документ, отобрать документы, отражающие наиболее значимые исторические факты. Разнообразие действительности отражено в множестве фактов (явлений, событий), из которых историк отбирает наиболее значимые для истории общества, источниковед отбирает наиболее достоверные источники об этих событиях, архивист же отбирает документы, где данные события изложены 22. Документы – потенциальные источники содержат в каждом случае некоторую реально значимую часть исторического процесса и отличаются от документов, фиксирующих в маловыразительной форме лишь ничтожные фрагменты действительности (ценность которых условна, т.е. может проявиться, а может и не проявиться) 23. При этом архивист руководствуется положениями других наук (прежде всего, истории, источниковедения) как общих принципов и выполняет свою роль сохранения той части зафиксированной в делопроизводстве повседневности, которая наиболее полно и глубоко отражает деятельность системы управления обществом. Учитывается повторяемость типичных исторических фактов, т.е. воспроизводство их в новых исторических условиях. Для архивистов важна принятая в источниковедении классификация исторических источников по степени их ценности на: основные, дополнительные, резервные.