Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Организация электронного архива учреждения

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Приамурский государственный университет имени Шолом-Алейхема»

Факультет экономики и управления

Кафедра информатики и вычислительной техники

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине «Информационное обеспечение управления»

на тему: Организация электронного архива учреждения

Автор КП __________________________

^{подпись}

Специальность 032001 «Документоведение и ДОУ»

Группа 7181

Руководитель КП ____________________________

^{подпись,
дата}

Биробиджан, 2012

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3

1 Теоретические основы организации электронного архива учреждения 5

Электронный архив: понятие, организация, преимущества 5
Нормативно-правовая база электронного архива учреждения 10
Рынок современных средств организации электронного архива 14

2. Организация электронного архива в Пенсионном Фонде РФ 15

2.1 Общая характеристика организации 15

2.2 Анализ документооборота и архивного хранения

документов учреждения

2.3 Разработка проекта по организации электронного архива

Отдела Пенсионного Фонда ЕАО с помощью системы управления

документами 1С: Архив 8

2.4 Оценка эффективности проекта

Заключение

Список литературы

Введение

Архивное строительство в России имеет длительную историю. Архивное дело представляет собой отрасль деятельности человеческого общества, охватывающую все теоретические, правовые и практические аспекты, являющиеся частью исторической памяти о прошлом. Значительный вклад в изучение истории архивного дела и создание концепции отечественного архивоведения внесли отечественные ученые: Н.В. Калачов, Д.Я. Самоквасов, А. С.Лаппо-Данилевский, С.Н. Валк, В.В. Максаков, И.Л. Маяковский, М.Н. Покровский, А.В.Чернов, В.Н. Автократов, В.Н. Старостин, Е.В. Старостин, В.П. Козлов и др. [1, 3, 5, 7]

Изменения политической и экономической организации российского общества, пробуждение потребности у широких слоев населения в архивной информации, переоценка достижений отечественной исторической науки вначале 1990-х гг. поставили перед архивами комплекс серьезных профессиональных задач. Среди них - совершенствование нормативной базы и правового регулирования архивного дела, обеспечения сохранности, экспертизы ценности документов и комплектования архивов, а также введение в научный оборот новых архивных источников, изменение структуры управления архивами.

Необходимость автоматизации документооборота учреждения определяет актуальность данной темы. Проблема создания электронного архива в связи с возрастанием объёмов документов сегодня актуальна для всех, она обусловлена недостаточной проработкой вопросов организации архива учреждений. Все чаще из-за сложности доступа к архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев. Наиболее эффективным решением данной проблемы является сканирование документов, организация и создание электронного архива.

Решение проблемы автоматизации документооборота, а значит и рационального управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Отдельные организации и учреждения культуры, науки, средств массовой информации, промышленности и др., создающие и хранящие значительные массивы цифровых информационных ресурсов и предоставляющие к ним доступ, уже неоднократно сталкивались с необходимостью специальных усилий по сохранению цифровых информационных ресурсов и предоставления долговременного доступа к ним.

Именно электронные архивы стали необходимым условием эффективной работы современной организации.

Характеристика организации электронного архива в учреждении и является целью данного исследования.

Для достижения указанной цели в ходе исследования необходимо решить следующие задачи:

раскрыть особенности организации электронного архива учреждения;
охарактеризовать нормативно-правовую базу организации электронного архива учреждения.
подготовить проект по организации электронного архива учреждения и оценить его эффективность.

Таким образом, объектом исследования является электронный архив, а предметом – средства его организации в учреждении.

1 Теоретические основы организации электронного архива учреждения

1.1 Электронный архив: понятие, организация, преимущества

В последнее время, говоря об автоматизации работы архивной службы, часто употребляют термин «электронный архив».

Под электронным архивом понимаются база документов на электронных носителях и программные средства, позволяющие осуществлять поиск необходимой информации.

Основные задачи и проблемы, возникающие при разработке программного обеспечения - хранение и обработка огромных информационных ресурсов, хранение документов в определенных форматах, их реквизитов и удостоверений, разграничение прав и защита доступа к базам. Следовательно, главным условием создания электронных архивов является существование документа в электронном виде.

Архивы предприятий накапливаются годами, некоторые — десятилетиями. Естественно, за все это время собраны колоссальные объемы архивных документов. В целях оперативного учета и розыска документов создаются системы научно-справочного аппарата (НСА). Организация учета дел и документов представляет собой создание базы данных с информацией о составе и содержании фонда. В традиционной ручной организации системы НСА существует целый ряд перекрестных архивных справочников, играющих первостепенную роль в поиске.

В 1996 году была утверждена Программа информатизации архивного дела России (1997-2000), в соответствии с которой планировалось создать правовые, нормативные и методические документы, регулирующие вопросы применения автоматизированных технологий, статуса машиночитаемых документов, стандарты и нормативы описания документов, типовые решения (автоматизированные архивные технологии, общеотраслевые базы данных) и обеспечение их совместимости и преемственности.

В настоящее время в архивном деле процесс внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ) развивается по двум направлениям:

Централизованная разработка и внедрение типовых баз данных по основным направлениям работы государственных архивов (от комплектования до использования). Эта работа осуществляется под руководством Росархива согласно программе информатизации отрасли, планов НИР и техническими заданиями на конкретные комплексы баз данных. Главной организацией и разработчиком баз данных является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Цель работы — развитие перспективных архивных технологий компьютерной поддержки основных функций архивных учреждений.
«Стихийная» компьютеризация, осуществляемая самими архивами и находящая свое выражение в разработке баз данных, исходя из нужд архивов, требований потребителей информации, программ компьютеризации, принятых архивом, экономических и кадровых ресурсов, а также других факторов. Перспективные программы компьютеризации архива разработаны в Московском городском объединении архивов (МГОА), Российском государственном архиве научно-технической документации (РГАНТД), Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ), Российском государственном военном архиве (РГВА) и др.

Создание электронного архива

Проблема неуклонного увеличения бумажных документов актуальна для всех предприятий, организаций и учреждений. Самым эффективным решением данной проблемы является перевод основной документации предприятия в электронный вид и создание электронного архива. В настоящее время электронные архивы становятся необходимым условием эффективной работы современного предприятия.

Появляется оперативность в работе с документами: электронный архив позволяет принципиально решить проблему оперативного доступа к документам - поиск необходимого документа, его копирование, распечатка занимают секунды. Эффективность использования документов многократно повышается за счет таких удобств электронного архива, как возможности быстрого создания и последующего анализа подборок документов по тому или иному заданному признаку, создание тематических отчетов, сортировка документов по хронологии и т. д.

Создание электронного архива документов состоит из трех этапов работы:

Экспертиза и массовое сканирование

Каждому проекту предшествует экспертиза архивов и документных потоков предприятия. Это позволяет исключить значительные затраты за счет правильного выбора стратегии создания и наполнения электронного архива предприятия.

Документация переводится в электронный вид с использованием массового сканирования. В результате создаются точные электронные копии (электронные образы) документов со всеми артефактами (резолюции, визы, подписи, печати, штампы и т. д.). Для сканирования отдельных листов и расшитых документов применяются протяжные скоростные документные сканеры, обладающие производительностью в несколько сотен страниц в минуту. Хорошие сканеры способны перевести в электронный вид десятки тысяч листов в смену и работать с проблемными (ветхими, поврежденными, недостаточно контрастными) документами. Для сканирования крупноформатных документов, нерасшитых дел и других сброшюрованных документов, а также книг и альбомов используются так называемые планетарные (или иначе - книжные) сканеры. В планетарных сканерах документ неподвижен и расположен лицевой стороной вверх на значительном удалении от оптической системы и сканирующего элемента. При таком методе оцифровки, кроме высокого качества сканирования, достигается высокая сохранность документов, поскольку отсутствует контакт сканирующих элементов с оригиналами.

Индексация документов

Далее электронные документы подвергаются индексации по различным информационным полям (таким, например, как тип, название, номер, дата создания и др.).

При всей кажущейся простоте процесс индексации документов довольно сложен как с организационной, так и с технологической точки зрения. В случае необходимости обработки больших документальных массивов автоматическое распознавание специальными программами применяется крайне редко, поскольку процент ошибок достаточно велик. Часто на практике при индексации требуется обеспечить не более одного ошибочного символа на тысячу введенных, что является недостижимой пока точностью для подобных систем. Поэтому, как правило, отсканированные материалы поэтапно обрабатываются специально обученными сотрудниками.

При необходимости электронная форма может быть дополнительно обработана: тексты распознаются, а графика (чертежи, схемы и т. п.) преобразуется в векторное представление. Это весьма актуально для научно- исследовательских и проектных организаций, ряда промышленных предприятий, так как позволяет создать на основе электронного документа математическую модель и затем использовать ее в инструментальных средах или системах автоматизированного проектирования.

Наполнение электронного архива

Наконец после перевода документов в электронный вид они заносятся в электронный архив. Процедура его дальнейшего наполнения в значительной степени зависит от специфики предприятия.

Создавать самостоятельно или заказать?

Для многих предприятий вопрос о создании и использовании электронного архива уже не стоит. Он решается положительно, потому что дальнейшее использование только бумажной документации становится препятствием развитию, снижает эффективность работы подразделений, вносит недопустимо большие временные, человеческие и материальные затраты.

Другой вопрос - создавать его собственными силами или поручить выполнение этой ответственной задачи специализированному исполнителю? Однозначного ответа на этот вопрос нет, все зависит от ряда объективных факторов, среди которых следует отметить:

специфику создаваемого электронного архива (общий объем, типы и форматы документов, дистанционная распределенность архива, вопросы авторизации и разграничения прав доступа и др.);
особенности дальнейшего сопровождения созданного архива (интенсивность текущего документооборота на предприятии, средний темп пополнения электронного архива новыми документами, стыковка электронного архива с другими информационными системами предприятия и др.);
наличие на предприятии административных, материальных и кадровых возможностей для ведения всех работ по созданию электронного архива собственными силами и ряд других определяющих факторов.

Для многих предприятий самостоятельное создание электронного архива может оказаться непозволительной роскошью: реальные затраты на перевод документации в электронный вид собственными силами могут оказаться в несколько раз больше планируемых затрат, и не исключено, что эту работу не удастся выполнить в намеченный срок.

Основные преимущества электронных архивов.

Создание электронного архива документов организации стало возможным всего несколько лет тому назад. Однако уже сейчас многие предприятия делают выбор в пользу именно этого способа обработки и систематизации документации и баз данных.

Преимущества:

связь электронного документа с бумажным источником, которая позволяет в подавляющем большинстве случаев обойтись без доступа к бумажному документу, а в случае необходимости работы с бумажным документом быстро его найти;
реализация концепции ILM (Information lifecycle management), позволяющей переносить информацию из оперативного хранения в архивное с соответствующей сменой носителя информации для удешевления хранения и повышения надежности хранения;
распределение прав и процедур доступа согласно корпоративным регламентам.

Электронные архивы позволяют:

снизить затраты на хранение: большая часть справочных запросов может быть удовлетворена с помощью электронных образов документов, благодаря чему снижаются требования к помещениям, персоналу и другим ресурсам для работы архива;
значительно сократить потери и повреждения архивных документов за счёт уменьшения потребности в подлинниках;
снизить объём копировальных работ благодаря доступу к электронным образам документов;
значительно упростить перенос документов из оперативного хранения в архивное;
контролировать цепочку запросов и получения информации, предотвращая несанкционированный доступ и копирование документов.

ПЕРЕХОД К СЛЕД ПУНКТУ

1.2 Нормативно-правовая база электронного архива учреждения

Нормативно-правовая база деятельности архивов - это совокупность законов, нормативных актов, регламентирующих организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

Архивное законодательство появилось в 1918 году с принятием Декрета СНК РСФСР от 1 июня 1918 года «О реорганизации и централизации архивного дела»¹. В последствии было много декретов и постановлений в области архивного дела.

Считается², что начало реформам в архивной сфере было положено известными указами Президента РФ «О национализации архивов КПСС» и «О передаче в госархивы документов бывшего КГБ СССР» от 24 августа 1991 г. Главным в этих документах было то, что открывался доступ к ранее закрытым архивным материалам, перестал существовать «партийный архивный фонд». 12 октября 1991 года было издано постановление Совета Министров РСФСР «О российском центре хранения и изучения документов новейшей истории. На базе партийного архива был создан центр, который позднее был преобразован в Российский государственный архив социально-политической истории. Тогда же 12 октября 1991 года вышло постановление Совета Министров РСФСР «О развитии архивного дела в РСФСР».

Федеральный Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» сегодня регулирует отношения в сфере организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других документов независимо от их форм собственности. Закон регулирует и отношения управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Современная архивная правовая база не ограничивается лишь законодательными актами в архивном деле. В стране действуют законодательные акты, прямо или косвенно регулирующие вопросы архивной сферы, к которым относятся законодательные акты о культуре; информатизации и защите информации; государственной тайне; службе внешней разведки; оперативно-розыскной деятельности; авторском праве; о правовой охране программ для ЭВМ и многие другие.

Это такие как:

Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ (ред. от 21.11.2011, с изм. от 06.12.2011) «О государственной гражданской службе Российской Федерации», определяющий порядок сдачи в архив личного дела гражданского служащего при расторжении служебного контракта и увольнении его с гражданской службы;
Федеральный закон от 25.06.2002 N 73-Ф3 (ред. от 30.11.2011) «Об объектах культурного наследия (памятниках истории и культуры) народов Российской Федерации», регулирующий отношения в области сохранения, использования, популяризации и государственной охраны объектов культурного наследия народов РФ. Данный Федеральный закон направлен на реализацию конституционного права каждого, на доступ к культурным ценностям и конституционной обязанности каждого, заботится о сохранении исторического и культурного наследия, беречь памятники истории и культуры, а также на реализацию прав народов и иных этнических общностей в РФ на сохранение и развитие своей культурно-национальной самобытности, защиту, восстановление и сохранение историко-культурной среды обитания, защиту и сохранение источников информации о зарождении и развитии культуры.
ФЗ от 10 января 2002 г. (ред. от 08.11.2007) «Об электронной цифровой подписи». Целью настоящего федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Данный федеральный закон устанавливает порядок и сроки хранения сертификата ключа подписи электронного документа.
Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. от 19.07.2011) «О государственной тайне». Данный закон регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречением или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ. Рассекречивание сведений и их носителей - снятие ранее введенных в предусмотренном настоящим Законом порядке ограничений на распространение сведений, составляющих государственную тайну, и на доступ к государственной тайне их носителям.

Органы государственной власти, руководители которых наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, обязаны периодически, но не реже чем через каждые 5 лет, пересматривать содержание действующих в органах государственной власти, на предприятиях, в учреждениях и организациях перечней сведений, подлежащих засекречиванию, в части обоснованности засекречивания сведений и их соответствия установленной ранее степени секретности.

Срок засекречивания сведений, составляющих государственную тайну, не должен превышать 30 лет. В исключительных случаях этот срок может быть продлен по заключению межведомственной комиссии по защите государственной тайны.

Закон РФ от 15.04.1993 N 4804-1 (ред. от 06.12.2011) «О вывозе и ввозе культурных ценностей». Данный закон имеет целью сохранение культурного наследия народов Российской Федерации. В соответствии со ст. 7 данного Федерального закона под его действие попадают архивы, включая фото-, фоно-, кино-, видеоархивы.
Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ (ред. от 11.07.2011) «Об обязательном экземпляре документов». Федеральный закон определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации и развития системы государственной библиографии, предусматривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование. В нем сказано, что в состав обязательного экземпляра входит такой вид документа как: электронные издания - документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и которые прошли редакционно-издательскую обработку, имеют выходные сведения, тиражируются и распространяются на машиночитаемых носителях.

ВЫВОД

1.3 ынок современных средств организации электронного архива

Участники рынка электронных архивов в России и странах СНГ подразделяются на несколько категорий:

Разработчики программного обеспечения для организации электронных архивов ELMA Элевайз, Компания ReDocs, DocuWare, «ITS — Системная интеграция», Алее Софтвер, Корпорация «Электронный Архив», Архисофт, Компания «ЭОС», «Докфлоу Бест Практис», CSoft Development;

Поставщики и производители оборудования (Триал Электронике ПЛС, Корпорация «Электронный Архив», Пирит, Canon, Kodak);

Разработчики систем электронного документооборота и делопроизводства (ЭОС, DocsVision, OPTIMA-Workflow,ЭлектроОфис, MetaQuotes Software Corp.); - подсистемы в СЭД

Разработчики систем оптического распознавания символов (ABBYY, CuneiForm,OmniPage).

2 Организация электронного архива в Пенсионном Фонде РФ

2.1 Общая характеристика организации

Рассматриваемая организация - Отделение Пенсионного фонда России по Еврейской автономной области.

Отделение Пенсионного фонда России по Еврейской автономной области создано 5 мая 1991 года постановлением Правления ПФР

Численность работающих согласно штатному расписанию - 227 человек. 76% специалистов имеют высшее образование. Отделение обслуживает население Еврейской автономной области, которое на 1 января 2011 года составляет 180 000 человек, из них 46 500 получателей пенсии. В территориальных органах ПФР Еврейской автономной области состоит на учете более 46 тысяч получателей пенсии.

Пенсионный фонд осуществляет ряд социально значимых функций, в т.ч.:

учет страховых средств, поступающих по обязательному пенсионному страхованию;
назначение и выплата пенсий; среди них трудовые пенсии (по старости, по инвалидности, по случаю потери кормильца), пенсии по государственному пенсионному обеспечению, пенсии военнослужащим и членам их семей, социальные пенсии (нетрудоспособным гражданам), пенсии госслужащих;
назначение и реализация социальных выплат отдельным категориям граждан: ветеранам, инвалидам, инвалидам вследствие военной травмы;
взаимодействие с работодателями - плательщиками страховых пенсионных взносов;
выдача сертификатов на получение материнского (семейного) капитала;
формирование и инвестирование средств пенсионных накоплений;
реализация Программы государственного софинансирования добровольных пенсионных накоплений (56-ФЗ от 30.04.2008 г. «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»), которая дает возможность каждому гражданину, зарегистрированному в российской системе обязательного пенсионного страхования, увеличить свою будущую пенсию за счет собственных дополнительных взносов на накопительную часть пенсии и паритетного софинансирования со стороны государства, а также дополнительных взносов работодателей. В программе «Софинансирование» участвуют 5080 застрахованных лиц. Сумма добровольно перечисленных страховых взносов составляет 9,9 млн. рублей;
администрирование страховых средств, поступающих по обязательному пенсионному страхованию и обязательному медицинскому страхованию (с 2010 г.), которое включает в себя контроль за правильностью исчисления и уплаты страховых взносов, в том числе учет платежей, зачет или возврат излишне уплаченных страховых взносов, взыскание задолженности по платежам;
установление федеральной социальной доплаты к социальным пенсиям в целях доведения совокупного дохода пенсионера до величины прожиточного минимума (с 2010 г.).

В ЕАО более 10 лет функционируют мобильные клиентские службы, созданы отличные условия для работы стационарных клиентских служб (видеонаблюдение, система двусторонних мониторов, изолированные рабочие места для приема посетителей). В 2008 году образован первый в России Музей истории пенсий, который является уникальной площадкой для проведения разъяснительной работы с населением области. Управление Пенсионного фонда в ЕАО по итогам ежегодных конкурсов, проводимых Пенсионным фондом Российской Федерации, дважды награждено дипломом ПФР с присвоением звания «Лучшее отделение ПФР в федеральном округе за 2008 год» и трижды признано лучшим в Дальневосточном Федеральном округе.

2.2 Анализ документооборота и архивного хранения документов учреждения

Для быстрого поиска и учета документной информации необходимо установить порядок движения документов в учреждении, который включает в себя организацию документооборота, технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам и контроль их исполнения.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

входящие (поступающие) документы;
исходящие (создаваемые для отправки из учреждения) документы;
внутренние документы.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения (см. Таблицу 1). Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

Таблица 1- Документооборот Пенсионного фонда ЕАО

Год	2009	2010	2011
Количество входящих документов	1004	1289	1456
Количество исходящих документов	760	780	801
Количество внутренних документов	280	291	304
Итого:	2044	2360	2561

Организация электронного архива учреждения 📙 Курсовая → 🆔 158264