Организация и технология ДОУ и пути его совершенствования

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

удмуртский  государственный  университет

Институт  права, социального управления и  безопасности

Кафедра информационной безопасности в управлении 
 

Организация документооборота в «Ижевском Доме культуры» ВОГ и проблемы его совершенствования

Курсовая  работа 
 

                                                            Лю Натальи Сергеевны

                                                            студентки группы ЗН-350800-41

                                                           специальности «Документоведение и                                                                  

                                                           документационное обеспечение

        управления» 

                                                            Научный руководитель

                                                           Старший преподаватель кафедры ИБУ

                                                           Волкова И.А.  
 

Ижевск 2009

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

       Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения,  хранение документов и их использование ведущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки ¹. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

       Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов. Документооборот в организации. ²

     Выбор пал на тему организация документооборота и проблемы его совершенствования не случайно, так как, она имеет много нерешённых вопросов. Этим обусловлена её актуальность.

     Предметом  курсового исследования является организация  процесса документооборота в «Ижевском ДК» ВОГ. Объектом исследования стали основные правила организации документооборота в «Ижевском ДК» ВОГ. 

       Целью курсовой работы является рассмотреть  организацию документооборота «Ижевского ДК» ВОГ. В связи с этим в работе поставлены следующие задачи:

• дать общую характеристику документооборота и его развития;
• проанализировать организацию документооборота в «Ижевском ДК» ВОГ;
• проанализировать и дать рекомендацию перспективным направлениям совершенствования организации документооборота и его нормативно-правового обеспечения.

     При написании данной работы я руководствовалась  различной литературой. Все использованные материалы можно разделить на 2 группы:

     1. учебные пособия, содержащие сведения  по конкретным вопросам, в частности,  информацию по организации документооборота  на предприятии;

     2. периодические издания, в которых затрагиваются различные темы, касающиеся организации документооборота.

     Первая  группа литературы представлена учебным  пособием Карташова Б.И., Орлов В.В. «Документация и документооборот». Данное пособие посвящено детальному рассмотрению организации документооборота, а также оно раскрывает проблемы совершенствования документооборота на предприятии. Практическое руководство под общей редакцией Ю.Л. Фадеева «Документооборот в организации» анализирует правовые основы организации документооборота, также в издание включены правила приема и первичной обработки, поступающих в организацию документов, перечень их типов, порядок и сроки их хранения, а также требования к их оформлению.

     Вторую  группу литературы составляют периодические издания, такие как «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Делопроизводитель», «Открытые системы». Автор многочисленных статей Бобылева М.П. затрагивает вопросы нормативно-методического обеспечения делопроизводства при внедрении системы автоматизации документооборота, а также вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации документооборота. Преимущества компьютерных технологий перед традиционными технологиями рассматриваются в статьях «Программы автоматизации делопроизводства», «Новые программные средства автоматизации делопроизводства» Кузнецова С.Л. Статья 2001 г. Кузнецовой Т.В. затрагивает проблемы организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на современном этапе.

     Источники при разборе темы, следующие:

     - Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»)

     - стандарты: ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения; ГОСТ 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

     - нормативно-методические акты: Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

     - нормативные материалы «Ижевского ДК» ВОГ: Устав «Ижевского ДК» ВОГ, Инструкция по делопроизводству «Ижевского ДК» ВОГ, должностные инструкции сотрудников.

       Курсовая работа включает введение, три главы, заключение, и список использованных источников и литературы. Во введении характеризуется актуальность темы, степень её изученности, объект, предмет, цели, задачи, структура и содержание работы. В первой главе описано понятие документооборота и его развитие. Во второй главе рассмотрена организация документооборота в «Ижевском ДК» ВОГ. В третьей главе даны рекомендации по совершенствованию документооборота. Заключение посвящено обобщению материала, характеристике поставленных задач, анализу результата их решения. 

1.Понятие   и  развитие  документооборота

1.1 Развитие  документооборота

     Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский,

П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

  Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.³

     Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия  «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».⁴

1.2. Понятие документооборота

     Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.

       Документооборот как технологический  процесс делится на несколько  частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению документооборот делится на: горизонтальные документопотоки, связывающие организации одного уровня; вертикальные документопотоки, связывающие организации разного уровня; документы, получаемые вышестоящей организацией от подчинённых организаций; документы, направляемые вышестоящим органам власти и управления подчинёнными организациями.

     Документооборот по отношению к управленческому объекту характеризуется:

• входящий документооборот - документы вышестоящих организаций, директивные указания, нормативные и методические акты; документы от не подчинённых организаций (документы, направляемые на согласование).
• исходящие документы - документы, издаваемые в данной организации и отправляемые за её пределы (инициативные и ответственные).
• внутренний документооборот, документы создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за пределы организации (организационно-распорядительные документы, плановые, отчётные, финансовые).⁵

     Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию  и созданных ею за определенный период.⁶ Объем документооборота рассчитывается по формуле: Уд = Sвх. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год). При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

     Скорость  движения документов:

• Время регистрации одного документа;
• Время передачи документа на исполнение (от поступления документа в организацию до передачи его исполнителю);
• Время передачи документа между структурными подразделениями;
• Время поиска документа по известным атрибутам (где находится документ №___ от _____ из организации ___)
• Время поиска документа с неизвестными атрибутами;
• Время подготовки и согласования типовых документов (протоколов, приказов, договоров, плановых работ и т.п. измеряется с даты получения подготовки до согласования со всеми необходимыми лицами);
• Время, затрачиваемое на подготовку типовых отчётов по делопроизводству (количество входящих, исходящих, состояние исполненных).⁷

     Исходя  из вышесказанного, можно выделить основные требования к документообороту:

• Прямоточность движения документов, т.е. прохождение документов через наименьше количество пунктов
• Однократность выполнения каждой операции
• Избирательность распределения документов между руководителями, специалистами и техническими специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями
• Обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий
• Единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов.⁸

     Документооборот представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

2. Организации документооборота в «Ижевском Доме культуры» ВОГ.

2.1. Общие положения  организации документооборота

в «Ижевском ДК»  ВОГ.

     В любой организации существует документооборот. Документация бывает различных типов (систем), основными можно назвать  такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, Плановые документы, отчетной документации, договорной документации.⁹

     Рассмотрим  подробнее их сущность.

     Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.¹⁰

     Система плановой документации. Общим назначением  плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям. Система отчетной документации. Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). На рисунке 2 представлены основные документы перечисленных выше систем документирования. 

     Рис. 2. Системы документации организации 

     Система договорной документации. В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения  с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров.

     Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Рациональная организация документооборота чрезвычайно важна для каждой организации.¹¹ При этом необходимо соблюдать следующие принципы:

1. оперативность движения документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени;
2. однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;
3. параллельность выполнения различных операций по обработке документа с целью сокращения времени его пребывания в сфере делопроизводства и повышения оперативности исполнения.

     В документообороте участвуют документы, обладающие различными свойствами, что  обусловливает особенности работы с ними. Данное обстоятельство определяет необходимость качественной характеристики документооборота.

     Выделяются  следующие группы документов, участвующих  в документообороте.

     По  месту изготовления назначают документы¹²:

• получаемые извне (входящие документы);
• созданные в организации, функционирующие в данной организации (внутренние документы) или отправляемые в другие организации (исходящие документы).

     Входящие  документы различаются по корреспондентам (авторам документов, от которых  они получены):

• от вышестоящих инстанций (руководящие документы, предписания, приказы);
• подведомственных организаций (отчеты, информация о состоянии дел, предложения, просьбы);
• других организаций: клиентов, поставщиков, покупателей (деловая переписка);
• частных лиц (письма, заявления, жалобы).

     Такой анализ необходим для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Эти данные используются при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.

     Документы, созданные в организации, разделяются:¹³

     а) по видам документов:

• организационно-распорядительные;
• информационно-справочные;
• учетно-отчетные и др.;

     б) по характеру содержания:

• инициативные (требующие ответа или исполнения);
• присланные / отправляемые для сведения;
• ответные;

     в) по направлению движения:

• направляемые руководителю организации;
• направляемые в структурные подразделения;
• направляемые конкретным исполнителям;

     г) по сфере функционирования:

• внутренние;
• исходящие.

     Внутренние  документы разделяются по направлению  движения¹⁴:

• отправляемые в подразделения (филиалы);
• функционирующие внутри организации.

     Таким образом, документы организации  можно изучать с различных  точек зрения и каждый отток будет  иметь особенности в движении и обработке. Анализ документооборота можно выразить графически¹⁵: 

     Рис. 3. Документооборот  в организации

      Документооборот «Ижевского ДК» ВОГ регулируется инструкцией по делопроизводству.

      Инструкция  по делопроизводству в «Ижевском ДК» ВОГ разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом «Ижевского ДК» ВОГ и иными внутренними нормативными документами «Ижевского ДК» ВОГ.

      Инструкция  по делопроизводству устанавливает  общие требования к функционированию служб документационного обеспечения  управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в «Ижевском ДК» ВОГ.

      Положения инструкции распространяются на организацию  работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

      Организация, ведение и совершенствование  системы документационного обеспечения  управления на основе единой технической  политики и применения современных  технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются секретарем, на которого возложены функции по документационному обеспечению управления.

      В деятельности «Ижевского ДК» ВОГ образуются следующие группы документов:

      организационно-распорядительные документы - локальные нормативные  документы Дома культуры, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Дома культуры:

      приказы директора по основной деятельности;

      приказы директора по административно-хозяйственным вопросам;

      положения, инструкции, правила, регламенты;

      внутренние  документы (служебные записки);

      служебные письма (поступающие в «Ижевский ДК» ВОГ и создаваемые в Доме культуры);

      договоры (поступающие в «Ижевский ДК» ВОГ и создаваемые в Доме культуры).

      Документы по финансовой деятельности.

      Документы по кадровой деятельности.

      Документы по общим вопросам (по вопросам безопасности и материально-технического обеспечения).

2.2. Этапы документооборота «Ижевского Дома культуры» ВОГ.

      Документооборот предприятия можно разделить  на следующие этапы:

      Регистрация и учет поступающих в организацию  документов

      Подготовка  и регистрация отправляемых документов

      Прохождение внутренних документов

      Учет  объема документооборота

      Контроль  за исполнением документов

      Рассмотрим  этапы более подробно.

      I. Регистрация и учет поступающих в организацию документов

     Доставка  документов в «Ижевский ДК» ВОГ осуществляется, как правило, средствами почтовой связи и по электронным каналам.

     С помощью почтовой связи в «Ижевский ДК» ВОГ доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

     Письма, поступающие в «Ижевский ДК» ВОГ на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение в административном управлении, регистрацию, рассмотрение директором и доставляются ответственным лицам.

     Конверты  с письмами, адресованными директору, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки писем. Ошибочно доставленные письма пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на письме адреса отправителя конверт прилагается к письму.

      Конверты  с корреспонденцией, поступившей  в адрес конкретного работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.

     Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда происходит распределение  поступившей корреспонденции по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения.

      Исходя  из оценки документа, и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя.

     Полученное  письмо регистрируется в журнале регистрации поступающих писем с указанием следующих сведений: корреспондент, номер и дата письма, входящий номер и дата поступления, краткое содержание, исполнитель.