Организация как информационная система

Министерство  Образования РФ

Ивановский  Государственный Энергетический Университет

 

Кафедра Информационных Технологий

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Иваново 2011

 

Содержание:

Введение……………………………………………………………………3

1. Определение целей и задач организации……………………………..4
2. Организационная структура фирмы………………………………......6
3. Информационные связи в организации………………………………11
4. Организация как информационная система……………………….....16

4.1. Свойства информационной системы………………………….16

4.2. Процессы, протекающие в информационной системе………19

4.2.1. Система получения информации……………………..21

4.2.2. Система сбора информации…………………………...25

4.2.3. Система передачи информации……………………….28

4.2.4. Система обработки информации……………………...31

4.2.5. Система хранения информации……………………….36

4.2.6. Система представления информации…………….......38

4.3. Процесс прохождения  информации по основным этапам  в                                                                                                                                                     организации……………………………………………………..38

 Заключение…………………………………………………………………41

 Список литературы ………………………………………………………..42

 Приложения ………………………………………………………………..43

 

 Введение

Для написания любой  работы необходимо определить цель ее создания. Определим цель настоящей работы. Глобальной целью работы является применение следующих дисциплин:

• Документоведения;
• Основ менеджмента;
• Информатики;
• Программирования;
• Высшей математики;
• Дискретной математики;
• Теории вероятности и математической статистики;
• Физики

для описания какой-либо проблемной области. Проблемная область настоящей работы – консалтинговый центр «Соколова и партнеры «СОТА».

Творческий характер данной работы связан с общим анализом деятельности выбранной организации. Он предусматривает не только владение знаниями, которые являются основой общей теоретической подготовки, но и умением применять их на практике.

 Выбранная нами  организация Консалтинговый центр «Соколова и партнеры. «СОТА» - фирма, предлагающая своим клиентам  комплексное консультативное обслуживание, услуги в сфере бизнес-консалтинга (маркетинговые и рекламные исследования, бизнес психология, финансово-хозяйственная деятельность) и политических технологий. Опорные пункты и партнёры в регионах России позволяют Центру «СОТА» выполнять проекты для компаний практически в любом регионе Российской Федерации, а также на Украинце и в Казахстане. Штатные сотрудники Центра - социологи, маркетологи, экономисты. Ведущие консультанты Центра обучались в Академии народного хозяйства при Правительстве РФ, получив дипломы по маркетингу и менеджменту, прошли стажировку за границей, имеют ученые степени и/или 2-3 высших образования. Единственная в Иванове компания – член Российской Ассоциации Маркетинга.

Основными видами деятельности общества с 1995 года является различного рода исследовательские проекты:

• Медиа исследования (изучение рынка и аудитории СМИ, исследования рекламного рынка)
• Маркетинговые исследования (изучение рынка товаров и услуг, изучение потребителя и конкурентов)
• Социально-политические исследования (исследования общественно-политических проблем, в области политической рекламы, изучение электората).

 

 

1. Определение целей и задач организации

 

Главная цель организации - её миссия - стать первыми в области  комплексного консультативного обслуживания, услуг в сфере бизнес-консалтинга политических технологий.

Для достижения своей  миссии организация ставит перед  собой цели, интенсивно реализует их в своей деятельности.

Рассмотрим множество Z0-основная цель организации, состоящее из целей, благодаря которым реализуется миссия-главная цель.

Z1- Развитие правового обеспечения

Z2- Усовершенствование организационной деятельности

Z3- Проведение маркетинговой политики

Z4- Финансово-хозяйственная деятельность

Z5-Технология документационного обеспечения

Z6-Управление кадрами

Т.О. Z0={Z1, Z2, Z3, Z4, Z5, Z6}

 В свою очередь  каждая цель подразделяется и  реализуется за счёт выполнения целей более низкого уровня:

Z1={Z11, Z12, Z13, Z14, }

Z11-наличие квалифицированных работников в этой области - штат юристов

Z12- контроль за корректным составлением документов

Z13- соответствие уровню развития правового развития экономики

Z14- защита интересов фирмы

Z2={Z21, Z22, Z23, Z24, Z25}

Z21-привлечение специалистов с высшим образованием и опытом работы в сфере услуг бизнес-консалтинга

Z22- Стажировка в университетах и исследовательских центрах Европы и США

Z23-  участие сотрудников фирмы в работе конференций, семинаров    и курсов, организуемых WAPOR,ESOMAR, Gallup International

Z24- нормы, правила поведения, сложившиеся в организации - дух организации

Z25-формирование организационных структур

Z3={Z31, Z32, Z33,Z34}

Z31- маркетинговые исследования (изучение рынка товаров и услуг, изучение потребителя и конкурентов)

Z32-медиа исследования (изучение рынка и аудитории СМИ, исследования рекламного рынка)

Z33- социально-политические исследования (исследования общественно-политических проблем, в области политической рекламы, изучение электората).

Z34-стратегический менеджмент

Z4={Z41, Z42, Z43}

Z41-процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных  средств в организации

Z42-бухгалтерский учёт

Z43-отчётность

Z5={Z51, Z52, Z53}

Z51-своевременная качественная информация

Z52-внедрение своевременных компьютерных технологий

Z53-организация хранения документов

Z6={Z61, Z62, Z63,Z64}

Z61-контоль взаимодействия менеджеров и работников

Z62-наём, обучение и продвижение кадров

Z63-оценка результатов труда и стимулирование

Z64-создание и поддержание отношений между работниками

Исходя из полученных множеств, можно построить дерево целей.

Вершиной дерева является главная цель, а ветвями – локальные (обеспечивающие) цели, которых необходимо достичь для достижения главной. Поскольку достижение цели любого уровня требует определенных действий, то каждая цель фактически адекватна некоторой функции-задаче системы, и дерево целей представляет собой фактически дерево функций-задач.

Цели определяются задачей, а функция – это решение  этой задачи (способ достижение цели).

Т.О. мы имеем множество  функций, для достижения целей организации.

F_n={F₁, F₂,…,F_n}

Следовательно, для реализации какой-то цели мы должны осуществить определенные функции: Z_n→F_n(S&L) , где S-структура, L-связи.

Функция будет реализовываться  за счет структуры и связей, определяющих взаимоотношения между элементами структуры. Функции выполняется рабочим персоналом организации, который имеет некоторую структуру, т.е иерархическую зависимость.

 

 

 

 

2. Организационная структура фирмы.

 

Один из основных принципов  теории организации - принцип иерархической структуры - является также главным принципом общей теории систем.

Для четкой работы организации  необходимо следующее:

• цели должны быть понятны всем работникам фирмы;
• система целей должна реализовать глобальную цель;
• работники должны иметь четкие рабочие инструкции, регламентирующие их деятельность;
• удовлетворенность в работе должна обеспечиваться выбранной системой мотивации.

Можно сделать вывод, что управление фирмами реализуется  в рамках конкретного хозяйственного механизма, в котором различают статистику (его организационную структуру) и динамику (протекающие процессы).

Организационная структура «Соколова и партнеры «СОТА» представляет собой разветвленную, иерархическую сеть и относится к типу смешанных организационных структур, сочетающих  в себе  функциональные и линейные признаки, а так же наличие штаба. Для неё характерно:

• Четкая система взаимных связей, функций и подразделений;
• Ярко выраженная система единоналичия - один руководитель владеет всей совокупностью процессов, имеющих общую цель (взаимодействие «сверху вниз»);
• Ясно выраженная ответственность;
• Чёткое обеспечение согласованности действий исполнителей;
• Возможно взаимодействие между подразделениями и службами - реализация горизонтальных связей;
• Предполагается взаимодействие и «снизу вверх», т.е. от подчиненных к руководителю;
• Предусматривается создание специального подразделения –штаба, который  освобождает линейного руководителя от решения ряда специальных вопросов путем участия в формировании задач и в подготовке  управленческих решений, для рассматриваемой организации таким должностным лицом является секретарь.

Термин "организационная  структура" сразу же вызывает в  нашем воображении двумерную  древовидную схему, состоящую из прямоугольников и соединяющих  их линий. Эти прямоугольники показывают выполняемую работу и круг обязанностей и, таким образом отображают разделение труда в организации. Относительное положение прямоугольников и соединяющие их линии показывают степень подчинения. Организационная структура фирмы представлена на рис.1

 

 

 

 

 

 

 

 

Рассмотрим компоненты организационной структуры и определим функции и обязанности каждого элемента схемы:

 

Должность	Функции и  обязанности
Генеральный директор	Управление работой фирмы, контроль за деятельностью и взаимодействием структурных подразделений, ведение переговоров с крупными поставщиками и клиентами
Зам. директора по общим вопросам	Решение вопросов организационного и  управленческого характера как  внутри фирмы, так и во внешней  среде, разработка организационных структур,  имеет право подписи (как и генеральный директор)
Зам. директора по маркетингу	Контроль продвижения товаров  и услуг на рынок, разработка плана ценовой стратегии, контроль и анализ финансового состояния фирмы
Информационно-аналитический отдел	Осуществляет статистическую обработку  данных о влиянии исследуемых  факторов
Отдел исследования рынка	Занимается дистанционным исследованием  рынка, выполняет работу информационной службы.
Секретарь	Работа с документами, участие в планировании организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления, разработка унифицированной системы документации, учет в отборе документов, обеспечение и обслуживание работы руководителя, разграничение функций структурных подразделений.
Юрист	Правовое обеспечение деятельности фирмы как внутри организации, так и во внешней среде деятельности фирмы, подготовка документов, носящих юридический характер
Бухгалтерия	Бухгалтерский учет денежных средств, финансовая отчетность, фиксация и реализация операций с денежными средствами, осуществляет разработку бизнес-планов
Отдел психологии делового общения	Ведет набор и подготовку кадрового  персонала, распределяет кадры внутри системы предприятия, ведет документацию по кадрам, занимается организационными вопросами внутри фирмы, решает проблемы взаимоотношений между сотрудниками
Интервьюеры	Проводят различного рода исследования

 

На основе функций  и обязанностей отделов и сотрудников  определим занятость должностных  лиц в процессе выполнения основных функций предприятия:

«+»-участвует в выполнении функции;

«-»-не участвует в  выполнении функции.

№	Функция	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Заключение договора с заказчиком	+	+	-	-	-	+	+	-	-	-
2	Планирование процесса организации  деятельности	-	+	+	-	-	-	-	+	+	-
3	Обеспечение организации необходимыми ресурсами	-	+	-	-	+	+	+	+	+	+
4	Процесс проведения исследований	-	-	-	-	+	-	-	-	-	+
5	Анализ и контроль информации, полученной в результате исследований	-	-	+	+	-	-	-	-	-	-
6	Предоставление информации заказчику	-	+	-	-	-	+	+	-	-	-

 

1. Генеральный директор
2. Зам. директора по общим вопросам
3. Зам. директора по маркетингу
4. Информационно-аналитический отдел
5. Отдел исследования рынка
6. Секретарь
7. Юрист
8. Бухгалтерия
9. Отдел психологии делового общения
10. Интервьюеры

Для того, чтобы оценить долю каждого структурного подразделения и должностного лица в выполнении поставленных функции, построим, так называемую, функциональную матрицу - это прямоугольная таблица, состоящая из  строк и  столбцов (n=10, m=6).

 

 

 

 

 

 

 

где а_ij - элемент матрицы, находящийся в i-ой строке и j-ом столбце - функция j-го работника в выполнении i-ой функции предприятия.

Сведем функциональную матрицу  к матрице размером 10×6 , состоящей из  0, 1.

Правила составления  матрицы:

1. Если а_ij= «+» , то в матрице в i-ой строке и j-ом столбце записывается 1 (i=1..10, j=1..6);
2. Если а_ij = «-», то в матрице в i-ой строке и j-ом столбце записывается 0 (i=1..10,  j=1..6).

Получаем:

 

 

По данным составленной матрицы можно проанализировать следующие моменты:

1) количество должностных  лиц, которые участвуют в выполнении  каждой функции;

2) количество функций,  возлагаемое на каждое должностное  лицо или структурное подразделение.

Для более четкого  представления данных матрицы составим 2 таблицы, из которых можно будет увидеть ответы на 2 поставленные выше задачи.

Правила составления  первой таблицы:

1. N - количество элементов а_ij= 1 в i-ой строке (i=1…10)

2. M_j - количество элементов а_ij=1 в j-ой строке (j=1…6)

Сделав следующие расчеты, получим таблицу 1:

№ функции	1	2	3	4	5	6
Ni	4	4	7	2	2	4

 

По данным таблицы  можно сказать, что самой трудоемкой функцией является 3-я функция – обеспечение организации необходимыми ресурсами. В ее выполнении участвуют 7 должностных лиц. А в процесс проведения исследований, участвует всего 2 структурных подразделения.

Получим таблицу 2:

 

№ должностного лица или структурного подразделения	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Mj	2	4	2	1	2	3	3	2	2	2

 

По данным этой таблицы  можно увидеть загруженность  каждого должностного лица или отдела. Чем больше функций ему приходится выполнять, тем больше его занятость в процессе выполнении основных функций организации. Следовательно, можно сказать, что зам. директора по общим вопросам является самым занятым в осуществлении основных функций организации.

Все 10 должностных лиц и подразделений можно представить как элементы множества должностных лиц в организации.

 M={M1, M2, ..., M10}, где M_j – должностное лицо или структурное подразделение (j=1..10).

Также мы можем обозначить множество F - множество всех выделенных нами функций должностных лиц. F={1,2,3,4,5,6}.

Между этими двумя  множествами можно поставить  соответствие GÍM´F.

Будем говорить, что (M_i, F_j)ÎG, т.е. элемент M_i соответствует элементу f_j  при соответствии G, если M_i выполняет функцию f_j хотя бы 1 раз.

Например, (M1, F1)ÎG

                    (M1, F6)ÎG

 

Построим данное соответствие:

Это соответствие обладает следующими свойствами:

1) всюдуопределенное,  т.к. D(G)=M, т.е. область определения соответствия G состоит из всех элементов M.

2) сюръективное, (Е (G)=F), т.е. область значений соответствия G - все множество F.

3) нефункциональное, неинъективное,  т.к. M_i  имеет несколько образов в F, а F_j имеет несколько прообразов в M, т.е. один сотрудник или структурное подразделение может выполнять несколько функций и в реализации одной функции участвует несколько должностных лиц.

 

Мы определили загруженность  каждого работника и  структурного подразделения в выполнении основных функций организации. При этом заметим, что все сотрудники взаимосвязаны между собой, рассмотрим тесноту их связей.

 

3. Информационные связи в организации.

 

Организация – это  некоторая совокупность работников, связанных между собой. Любое  структурное подразделение не может  работать изолировано. Оно связано с другими не только в организационном, но и в информационном отношении. Каждый человек работает для достижения какой-то цели, которая может быть как глобальной, так и не очень значительной. Для достижения этой цели работнику требуется информация, исходящая от других должностных лиц. Основными носителями информации являются документы и магнитные носителях. Эффективность процесса обмена информацией между сотрудниками во многом определяет эффективность работы всей организации. Поэтому необходимо проанализировать информационные связи на предприятии.

Рассмотрим структурные  подразделения и отдельных должностных  лиц организации:

1. Генеральный директор
2. Зам. директора по общим вопросам
3. Зам. директора по маркетингу
4. Информационно-аналитический отдел
5. Отдел исследования рынка
6. Секретарь
7. Юрист
8. Бухгалтерия
9. Отдел психологии делового общения
10. Интервьюеры

Всех сотрудников и  структурные подразделения можно  объединить в одно множество A={a₁, a₂,…a₁₀},

Зададим на множестве  А бинарное отношение ρÍА² , где ρ-«быть информационно связанным»

а_irа_j - работник а_i информационно связан с а_j

Такую связь можно определить двумя  способами:

1) с помощью потока устных переговоров;

2) с помощью потока документов, направленного от одного работника к другому.

Если объединить эти данные, то мы получим следующую совокупность пар элементов, информационно связанных.

r={(a₁,a₂),(a₁,a₃),(a₁,a₆),(a₁,a₇),(a₁,a₈),(a₁,a₉),(a_2,,a₁),(a₂a₃),(a₂a₃),(a₂a₆),(a₂a₇),(a₂a₈),(a₂a₉), (a₃,a₁),(a₃,a₄),(a₃,a₅),(a₃,a₆),(a₃,a₇),(a₃,a₈),(a₃,a₉),(a₄,a₃),(a₄,a₅),(a₅,a₃),(a₅,a₄),(a₅,a₆),(a₆,a₁),(a₆,a₂), (a₆,a₃),(a₆,a₇),(a₆,a₈),(a₆,a₉),(a₇,a₁),(a₇,a₂),(a₇,a₃),(a₇,a₆),(a₇,a₈),(a₈,a₁),(a₈,a₂),(a₈,a₃),(a₈,a₆),(a₈,a₇), (a₈,a₉),(a₉,a₁),(a₉,a₂),(a₉,a₃),(a₉,a₄),(a₉,a₅),(a₉,a₆),(a₉,a₇),(a₉,a₈),(a₉,a₁₀),(a₁₀,a₄),(a₁₀,a₉)}

Бинарное отношение представляют собой множество векторов длины 2 (упорядоченных пар).

Отношение r обладает следующими свойствами:

1) r - антирефлексивное, т.к. " аÎA(а,а)Ï r;

2) r - несимметричное, т.к. оно не является ни симметричным ("a_ia_jÎA(a_ira_jÞa_jra_i)), ни антисимметричным  ("a_i,a_jÎA(a_ira_jÙa_jra_i)Þa_i=a_j)_. То есть, существуют пары элементов a_i и a_j,которые находятся в отношении r друг с другом (a_ira_j  Ù a_jra_i = 1), и существуют пары элементов, для которых это неверно.

3) r-нетранзитивное т.к. в данном отношении свойство транзитивности не выполняется (если первый элемент подчиняется второму и второй подчиняется третьему, то первый подчиняется третьему ("a_i,a_j,a_kÎA(a_ira_j Ù a_jra_kÞa_ira_k))

Для построения графа  на основе бинарного отношения r возьмем только третий уровень иерархии, т.е. такие отделы и должностные лица, как:

1. Информационно-аналитический отдел;
2. Отдел исследования рынка;
3. Юрист;
4. Бухгалтерия;
5. Отдел психологии делового общения.

В этом случае: r={(a₁,a₂),(a₂,a₁),(a₃,a₂),(a₃,a₄),(a₄,a₃),(a₄,a₅),(a₅,a₁),(a₅,a₂),(a₅,a₃),(a₅,a₄)}

 

 

Элементы множества А={а₁,…а₅} представлены в виде вершин орграфа "a_i,a_jÎA(a_ira_j)  изображены дугой (a_i,a_j)ÎE (Е-множество дуг орграфа А)

Представим граф в матричном  виде для определения характеристик  элементов множества:

1. Матрица смежности орграфа D=(A,E) показывает, какие пары элементов множества находятся в отношении r, а какие - нет.

 Правила составления матрицы:

       

c_ij=    1, если (a_i,a_j)ÎE

         0, если (a_i,a_j)ÏE     

 

E - множество дуг орграфа

А - множество вершин

C(D) - квадратная матрица порядка 5 с диагональными элементами равными 0.

По данной матрице  можно проследить тесноту отделов  в информационном плане.

2. Матрица инцидентности орграфа D определяет векторы, принадлежащие отношению r. Для построения матрицы, пронумеруем все дуги орграфа произвольным образом и определим правила построения:

-1, если а_i-начальная вершина e_j

b_i,j=   1, если a_i- конечная вершина e_j

  0, если a_i неинцидентна e_j

 

По матрице инцидентности можно проследить движение информационных потоков от одного отдела или работника к другому. По данным матрицы можно сказать, что отдел психологии делового общения более информационно загружен.

Рассматривая  информационные связи в организации, можно прогнозировать некоторые данные. При появлении нового сотрудника в организации, зная возможности его работы в той или иной области, можно определить в какой информационный поток включить для начала поступившего работника. Для этого представим штат организации как сложную (разветвленную) цепь постоянного тока, в которой

I (электрический ток) - информационный поток;

R (сопротивление) - сотрудники фирмы;

x (электродвижущая сила тока) - деятельность работников.

Используем правила Кирхгофа, которые применяются для расчёта сложных цепей постоянного тока и заключаются в отыскании по заданным сопротивлениям участков цепи и приложения к ним электродвижущих  сил токов в каждом участке. Структурные подразделения и отдельные должностные лица являются объектами, обменивающимися друг с другом информацией по средствам документооборота.

Узлом в разветвленной цепи называется точка, в которой имеется более двух возможных направлений тока. В узле сходиться более двух проводников.

В нашем случае секретарь будет являться узловым информационным центром, через которого проходит весь поток документации. Информационные потоки (токи) образуют свои цепи, которые непосредственно связаны с секретарем. К примеру, I1 может являться поток информации, содержащий необходимые требования о предстоящем исследовании, а I2-поток информации с полученными, обработанными данными об исследовании, т.е. какая-то форма отчета.

 

Первое правило  Кирхгофа (правило узлов): алгебраическая сумма токов I_k, сходящихся в узле, равна нулю:

где n-число проводников, сходящихся в узле. Проводником является документооборот организации. Положительными считаются токи, подходящие к узлу, отрицательными – токи, отходящие от него.

Второе правило  Кирхгофа(правило контуров): в любом замкнутом контуре, произвольно выбранном в  разветвленной электрической цепи, алгебраическая сумма произведений сил токов I_k на сопротивления R_k соответствующих участков электрического контура равна алгебраической сумме приложенных в нем э.д.с. x_k :

При использовании второго правила Кирхгофа выбирается определенное направление обхода контура; токи I_k , совпадающие по направлению с направлением обхода, считаются положительными. Э.д.с. x_k  источников тока считаются положительными, если они создают токи, направленные в сторону обхода контура. Чтобы применить данное правило к нашей организации, необходимо выделить контур: выполнение заказа, начиная с деятельности директора, пройдя все стадии обработки, возвратясь опять же к генеральному директору фирмы.