Организация поисковой системы по документам

Министерство  образования и науки

ГОУ ВПО

Нижегородский Государственный Технический Университет

им Р.Е.Алексеева 
 

Кафедра истории и документоведения. 
 

Организация поисковой системы  по документам. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Нижний Новгород 2011. 

     Содержание 
 
 

     Введение1

       Раздел 1 Информационно -поисковые системы (ИПС) по документам

       1.1 Бумажные поисковые документы3

              1.2 Электронные поисковые системы………………………….……

              1.3 Принцип работы ИПС в делопроизводстве…………………

     Раздел 2 Виды поисковых  систем по документам

            2.1 Информационная система «Парк»………………………………..

           2.2 Справочно-правовая система «Гарант»……………………….

          2.3 Информационно-правовая система «Банк правовых актов»…

     Раздел 3 Организация поисковой  системе на примере  организации ООО  «Кофебук 1.1»

             3.1 Организация документооборота ООО «Кофебук 1.1»6

             3.2Регистрация документов………………………………………..

           3.3 ИПС в организации ООО «Кофебук 1.1»……………………

         Заключение…………………………………………………..……

        Приложение…………………………………………………………… 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 

     Управленческая  деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов. Россия пока не перешла полностью на электронный документооборот и каждая организация располагает обязательным наличием бумажного подлинника любого документа даже при существовании электронного варианта. Для удобства и экономии времени поиска нужных документов созданы специальные поисковые системы. Они существуют отдельно для бумажных носителей – архивы. И для электронных – система «Консультант Плюс», информационно-поисковая система «Парк», «Гарант консультант» и др. Тема нашей курсовой работы называется: «Организация поисковой системы по документам».

     Цель  работы: проанализировать историю развития информационно-поисковых систем в ДОУ.

     Задачи:

1. историю создания архивов по историческим этапам.
2. Разъяснить принципы работы информационно-поисковых систем в делопроизводстве.
3. Описать виды поисковых систем.
4. Рассмотреть информационно-поисковые системы на примере организации «Кофебук 1.1»

     Правильная  организация поисковых процессов ускоряет процесс работы и делает его более легким. В настоящее время для создания образованных и компетентных кадров, большую роль играет школьная подготовка. Так, на примере статьи «Организация школьной библиотеки» М.Д.Ломоносовой, проводится беседа с учениками по вопросам: системы каталогов и картотек [Слово “каталог” (опись, список, перечень, реестр…) имеет древнегреческое происхождение, поэтому можно предположить, что впервые каталоги стали использоваться очень давно. «Организация школьной библиотеки»],многообразие форм документов, а так же рассматривается тема информационно поисковых систем [под ИПС будем подразумевать оба каталога - карточный и электронный. «Организация школьной библиотеки»]. В статье дается полное определение ИПС, описывается принцип его работы и процесс поиска. Другая статья Андрея Сидорова «История поисковых систем» описывает процесс создания первых поисковых систем по документам в России: «Гарант», и «Консультант плюс». В ней рассказывается о развитии электронного документооборота в нашей стране и рассматривается вопрос о дополнительном обучении делопроизводителей для работы с ИПС.

     В заключении хотелось бы отметить, что  на примере анализа данных статей мы выявили актуальность данной темы. Процесс развития информационно поисковых систем в России идет быстрыми темпами, но остаются препятствия, мешающие полностью перейти на СЭД. Благодаря анализу статей Ломоносовой М.Д и Андрея Сидорова мы видим, что данная проблема решается путем переподготовки кадров и введению школьных факультативов по вопросам документоведения.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Раздел 1. Информационно-поисковые системы по документам. 

     1.1 Бумажные поисковые системы по документам. 

     Как известно у истоков поисковой  системы еще с древних времен стояли архивы. Они были известны всем народам, достигавшим известной цивилизации. Архивы помогали сохранять нужную информацию как на глиняных табличках, так позднее и на бумаге. Это способствовало развитию и распространению литературы, первых нормативных документов, а также делопроизводству.

     К примеру, во дворце Ашшурбанипала разобраны клинописи, содержащие законы, судебные приговоры, царские повеления и пр. документы Ассирийского царства. Историки  свидетельствуют уже об архивах Мидии и Вавилонии. Греческие историки были знакомы с архивами Египта. По их примеру они хранили акты и литературу хранились в Акрополе и храмах.

     Архив евреев, помещавшийся в храме Соломона, сгорел вместе с храмом при взятии Иерусалима римлянами, при Тите.

     В Риме, во время республики, квесторы охраняли главнейшие акты республики (cura tabularum publicarum), хранившиеся в aerarium [с лат. архив.] Ещё важнее почитался архив жрецов. Постановления эдилов хранились первоначально в храме Цереры, а потом вместе с постановлениями сената и консулов хранились в Капитолии. В Риме каждая фамилия дорожила своими документами и хранила их в особом помещении (tablinum), рядом с atrium.

     Большое развитие получили архивы во время  императоров и особенно в Восточной, Византийской империи, где главнейшие государственные документы хранились  в императорском дворце — Scrinia sacri palatii. В провинциях существовали отдельные, хорошо устроенные архивы.

     Средневековые властители также создали архивы, как сюзерены, так и вассалы, церковь  и монастыри соорудили богатые  хранилища, а затем и города завели архивы. Архивное наследство средневековой  Европы досталось новым государствам, где администрация архивного  дела, особенно с сороковых годов XIX столетия, по примеру Франции получили широкое развитие.

     Средневековые архивы создались под влиянием стремлений сохранить юридико-политические данные: 1) властителей и землевладельцев  вообще, 2) церкви и 3) городов.

     Средневековые властители, нося различные титулы, стали по примеру Рима заводить архивы, как при своём дворцовом управлении, так и при создававшихся установлениях. С развитием ленных отношений  и каждый феодал обзаводился своим  канцлером и выдавал из своей  канцелярии дипломы и привилегии, подобно тому как сам получал  такие же акты от сюзерена, короля или  императора. Рядом с этим стали  развиваться частные сношения, гражданский  оборот требовал составления актов  по заключаемым частным сделкам.

     Широкое применение в судах римского права  дало направление составлению этих актов; потребовались сведущие люди для составления частных актов, получившие общее название нотариусов. Ещё в XIII столетии их было очень мало, так что землевладельцы светские и духовные прилагали заботы о  подготовлении таковых. Например Бертран, епископ Меца, установляет (1297) Amanuenses как органы, к которым частные  лица могут обращаться для написания  сделок. Во Франции только при Филиппе  Красивом (1300) издан ордонанс, воспрещающий действовать самозваным нотариусам и требующий внесения желающих составлять акты в матрикулу; в 1302 назначение нотариусов объявляется регальным правом короля, не могущим принадлежать отдельным  землевладельцам, но собственно коронные нотариусы в целой Франции  введены только при Людовике XIV (1691). Это название «нотариусы» дано прежним Tabellions по той причине, что составлявшиеся ими проекты актов, называвшиеся minutes, получили официальное название notae или notulae, отсюда notaires или gardes-notes. Эти  акты должны были иметь подпись нотариуса, но до XVI столетия это не всегда соблюдалось. Нередко нотариусы, кроме подписи  своей, рисовали ещё различные знаки (paraphes, ruches).

       Развитию актов много содействовала церковь, так как папа и епископы от себя давали привилегии и жалованные грамоты как подчинённым своим аббатствам и монастырям, так и частным лицам и городам. С другой стороны, церкви, аббатства, монастыри везде старались запастись грамотами и актами от светских властей на земли и содействовали развитию актов, удостоверяющих совершение договоров и вкладов, делавшихся частными лицами в церкви и монастыри.

     Первый  приют для хранения актов дала церковь. Важнейшие документы старались  хранить у папы (богатейший архив  Ватиканской библиотеки) и епископов, а затем и каждый храм служил архивом. Но, естественно, церкви и монастыри  получали на хранение только важнейшие  акты. Весьма скоро города нашли  необходимым устроить места хранения актов при городских советах. А затем по примеру церквей  и землевладельцы стали устраивать архивы. В замках богатых землевладельцев  настоятель замковой церкви, капеллан, получает прямое отношение к этому  делу, так как землевладелец поручает ему хранить акты в церковной  ризнице; когда в ней не хватало  места, то по распоряжению капеллана  для archivium или armarium отводилось особое помещение, всего чаще в башне. Так как при разрешении различных недоразумений нужно было за справками обращаться в архив, к капеллану, то начальник канцелярии, канцлер, ставился под его начальство, почему нередко канцлера делались из духовных, а иногда сам капеллан назначался канцлером. Заметно было стремление духовных делаться капелланами придворных церквей, так как это открывало им много должностей и вообще доставляло влияние. Этому стремлению духовенства старались противодействовать епископы. Работы в создавшихся архивах доставляли широкое историческое образование их хранителям: знание палеографии и дипломатики не только сделалось принадлежностью духовенства, но и множества светских архивистов, управлявших архивами и создавшись в XVIII веке целую литературу относительно архивного дела.

     В России сам термин  «архив» явилось  в русском законодательстве впервые  при императоре Петре Великом, но понятие о хранении актов и  создание различных способов такого хранения издавна известно России —  именно с тех пор, как начали распространяться у нас письменные акты и поднялся вопрос об их хранении. Прежде всего  письменные акты стали распространяться в Великом Новгороде и Пскове, под влиянием церкви и частых сношений с народами Европы.

     Первоначально и здесь юридические сделки отмечались на бересте, но по настоянию судебной практики [Псковская судная грамота, ст. 14, 28, 30, 38 и др. по изд. Энгельмана] вместо досок стали распространяться письменные акты. К XV веку сформировался в основном Государственный архив Новгородской феодальной республики. Согласно разысканиям И.П. Шаскольского, этот обширный архив вовсе не был, как это считалось ранее, уничтожен великокняжеской властью после присоединения Новгорода к Москве в 1478 году, а просто был заброшен в неприспособленном здании на Ярославовом Дворище, где в течение ряда лет пришел в естественную ветхость. Этот факт свидетельствует о недостаточном внимании к сохранению исторических документов со стороны властей Русского централизованного государства XV-XVII вв. 

     В Пскове акты считались вне спора, которые вносились в ларь св. Троицы, то есть записывались в содержавшиеся  там для сего книги. Таким образом, для Пскова ларь св. Троицы играл  издавна роль нотариального архива. Когда гораздо позже, именно в XVI ст., и в Москве вошло в употребление излагать юридические сделки письменно [см. Грамоты, Кабалы], то важнейшие акты, составлявшиеся у площадных подьячих, повелевалось являть в приказах по принадлежности, для занесения их в Приказные книги, дабы делать такие акты крепкими (крепости). [cм. Неволина, «История российских гражданских заключений» I, § 45 и сл.; Мейчика, «Грамоты XIV и XV в. Московского архива министерства юстиции». (М., 1883)].

     Таким образом, хранение актов сознавалось  уже давно в России как необходимость: церкви и монастыри сделались  приютом для массы документов, затем в московских приказах и  воеводских избах дьяками установлен был точный метод хранения актов, хотя, к сожалению, не устраивали особых, безопасных от огня помещений для  такого хранения. Эти московские порядки  хранения актов не удовлетворяли  великого преобразователя России.

     В Генеральном регламенте коллегиям  отдельная XLV глава посвящена архивам. По этому законоположению установлено  два архива — один, общий для  всех коллегий, в специальном ведении  коллегии иностранных дел, другой —  финансовый, под наблюдением Ревизион-коллегии. При этом поставлено общее правило, что в канцеляриях и конторах оконченные дела и документы могут  лежать только три года, а затем  должны быть сдаваемы в архив под  расписку архивариуса (1-е П. С. № 3534). Это коротенькое постановление  вызвало на практике стремление коллегий стянуть в свои архивы дела из прежних  приказов по принадлежности. Устроена была по смерти Петра I весьма важная по ее докладам Сенату архивная комиссия. Между прочим, справедливые заботы вызвала вотчинная коллегия (преобразованная  из вотчинной конторы при юстиц-коллегии), которая не могла действовать  без дел поместного приказа —  поместных и вотчинных. Почему сенат  уже в 1827 повелел для хранения вотчинных дел образовать государственный  архив, переписав все столбцы  вотчинной коллегии в тетради (4823); о содержании этого архива в порядке  сенат прилагал немало стараний. 

     При закрытии в царствование Екатерины II вотчинной коллегии архив ее повелено удержать в виде самостоятельного установления под названием «Архив древних  поместных и вотчинных дел», вошедший впоследствии в «Московский архив  министерства юстиции». Сенату принадлежала и забота о развитии воззрений  Петра I на архивы и относительно губерний: в 1736 он делает общее распоряжение, чтобы во всех губерниях и провинциях «сделать по две палаты каменные, от деревянного строения не в близости, со своды и полы каменными и  с затворы и двери и решетки  железными, из которых бы одна была на архиву, а другая на поклажу денежной казны» (№ 6875). При реформах императрицы  Екатерины II вследствие закрытия множества  установлений потребовалось устроить для сохранения их дел два исторические архива — Санкт-Петербургский и Московский архивы старых дел. — Таким образом, благодаря заботам Правительствующего Сената в XVIII ст. весьма много документов и дел было сохранено, и к реформам XIX ст. подготовлены важные исторические документы. Законодательство XIX ст., во-первых, провело общие положения относительно архивов присутственных мест и, во-вторых, дало отдельные уставы историческим архивам, не решившись до сих пор выступить на путь их обобщения и создания для исторических архивов центрального управления.

     Общие положения об архивах при кодификации  вошли в учреждение министерств  и в общее губернское учреждение. В общем учреждении министерств (1811), создавшем одинаковый для министерств  порядок делопроизводства и ведения  исходящих бумаг, поставлено, что  отпуски всех бумаг прилагаются  к делам и отдаются в свое время, при надлежащих описях в архив. Из архива никакое дело и никакая  выписка не исходит вне департамента, без точного приказания директора; в департамент же дела и выписки  обращаются по запросам начальника отделения. В общем губернском учреждении помещены следующие общие постановления  об архивах. Различены архивы присутственных мест таким выражением: "Архив  в присутственном месте есть двоякий: текущий и оконченных дел (окончательный). Оконченные дела не должны быть удерживаемы  в канцеляриях без сдачи в  архив далее трех лет после  их окончания. Даны общие указания, как содержать в архиве опись  по алфавиту и по номерам, а на присутствие  возложена обязанность свидетельствовать  архив не менее одного раза в год. Для разбора и уничтожения  архивных дел указывается учреждать  особые комиссии, причем для руководства  таким комиссиям в законе (ст. 828) дается определение, какие роды дел  подлежат через десять лет уничтожению (Св. Зак., т. II, ч. 1, изд. 1876 г.; Общее губ. учр., ст. 62-72, 822—831). Эти общие правила  в течение времени разъяснялись и дополнялись особыми инструкциями отдельных ведомств, почему возникла мысль на Втором археологическом съезде (в Петербурге, 1872) по предложению Н. В. Калачова (см. Археологические институты) ходатайствовать перед правительством об учреждении временной комиссии из представителей различных ведомств, чтобы обсудить все вопросы относительно устройства архивов и хранения в них документов. По этому ходатайству в 1873 г. состоялось высочайшее повеление об учреждении с этою целью, под председательством Н. В. Калачова, временной комиссии об устройстве архивов. Но за кончиною Калачова (25 окт. 1885) работы комиссии приостановились, и реорганизации нашего архивного склада не последовало. На последнем археологическом съезде в Москве (в январе 1890) поручено Археологическому институту возбудить ходатайство о приведении архивов в губерниях в лучший порядок и единение.

     Отдельные крупные исторические архивы в России — следующие:

     1) Архив Государственного совета, дела которого до 1886 г. находились  в одном помещении с архивом  Прав. сената, а в 1886 г. перемещены  во вновь построенное роскошное  здание (в Миллионной улице) с  богатыми внутренними приспособлениями. В 1863 г. состоялось высочайшее  повеление составить систематическое  описание архива Госуд. совета и Госуд. канцелярии. Эта работа была поручена Н. В. Калачову и проф. И. Н. Чистовичу. На Калачова, сверх общей редакции, возложено было описание журналов, протоколов и др. материалов, хранящ. в архиве со времени его образования в 1810 г., с подразделением по царствованиям, а на Чистовича — описание материалов, относ. к действиям прежних Советов до 1810 г. Часть работы, возложенной на г. Чистовича, им выполнена: в 1869 г. издан 1 том, в двух частях, заключающий в себе протоколы Совета при дворе императрицы Екатерины II. 

     2) Состоящие в ведомстве министерства  иностранных дел: а) Государственный  архив в Петербурге, учрежденный  при открытии этого министерства  вместо коллегии иностранных  дел; в него тотчас были переданы  бумаги, найденные в кабинет Екатерины  II; по кончине Александра I — все  бумаги, относящиеся ко вступлению  на престол Николая I, затем  дела следственной комиссии и  Верховного суда 1825 г.; с 1827 г. стали  передавать кабинет Петра В.  и кабинетские дела последующих  царствований; в 1829 г. повелено  выделить сюда из архива коллегии  иностранных дел бумаги, касающиеся  императорской фамилии, и следственные  и уголовные производства по  делам особенной важности. В 1834 г., с упразднением Архива старых  дел, часть документов, и весьма  важных, XVII ст. передана в этот  архив. Расположенный в роскошном  помещении министерства, этот архив,  состоящий в ведении особого  управляющего (при коем старшие  и младшие архивариусы), допускает  посторонних лиц к занятиям  только по особому высочайшему  разрешению, так как его дела  составляют государственную тайну.  Много важных исторических работ  совершено нашими учеными на  основании сокровищ этого архива. б) Московский главный архив  — богатейшее хранилище важнейших  исторических документов России. Устроенный при Петре В. в  Москве, при конторе коллегии  иностранных дел, этот архив  принял все дела бывшего Посольского  приказа. Разобраться с этою  массою дел и привести архив  в порядок долго не удавалось,  несмотря на требование Коллегии  иностранных дел. В 1762 г. этот  архив перевели из неудобного  помещения в кремлевских палатах  в нанятый дом Ростовского  подворья (на Варварке), тоже весьма  неудобный для архива. Но уже  в 1766 г. начинается новая эра  для этого архива: он вверен  управлению знаменитого нашего  историографа Миллера. По его  ходатайству архив переведен  в новое помещение, в купленный  для него дом князя Голицына (близ Покровки, у Вознесенского  монастыря; в этом помещении  архив пребывал до новейшего  времени, до 1875 г.). Им же положены  основы и для правильного разбора  дел архива, и по его ходатайству  в 1788 г. повелено было завести  при этом архиве особую типографию  «для печатания сочиняемого по  указу 28 января 1779 г. собрания  древних и новых трактатов  между Россиею и другими державами  и новых публичных актов, також  и прочего, что до Российской  истории касается» (№ 15663). Успех  деятельности Миллера много обеспечили  его сотрудники — Н. Н. Бантыш-Каменский, Соколовский и Стриттер. Первый из них и был преемником Миллера по управлению архивом (1783—1814 гг.), успевшим блистательно осуществить начала Миллера. Преемниками Бантыш-Каменского были: А. в. Малиновский (1814—1840), кн. Оболенский, а теперь директором состоит барон в. А. Бюллер. Архив с 1876 г. помещается в превосходном здании (на Воздвиженке, близ Кремля). В архиве этом хранятся дела посольского приказа и коллегии до 1801 г. и составляют два особые отдела: госуд. актов и дипломатический. Дела последнего расположены по государствам. Для издания важнейших актов, в архиве хранящихся, по мысли Миллера, осуществленной в 1811 г. по представлению канцлера графа Н. П. Румянцева, при архиве устроена комиссия печатания государственных грамот и договоров. На пожертвованные гр. Румянцевым 25 тыс. р. издано было «Собрание госуд. грамот и договоров» (5 т.), и затем издания архива продолжаются. 

     3) Архив Святейшего Синода, помещенный  в здании Синода (в 1889 г. его  помещение расширено и приспособления  улучшены), содержащий в себе немного  актов ранее 1721 г. (2 акта XVI ст., 15 —  XVII, 70 актов XVIII), представляет замечательное  богатство исторических актов  со времени учреждения Св. Синода. Были давно попытки составления  выборок или указателя из этого  архива (А. П. Куницына, 1836 г., Н.  И. Волобуева, 1864), но эти указатели  не были напечатаны. В 1865, по  представлению просвещенного управляющего  архивом, покойного Н. И. Григоровича,  с высочайшего соизволения устроена  особая комиссия под председательством  А. Ф. Бычкова для рассмотрения  тех 44000 дел, которые были отобраны  для уничтожения. Комиссия нашла  необходимым, и это было одобрено  Св. Синодом, начать рассмотрение  и описание дел в хронологическом  порядке, что привело комиссию  к составлению двух замечательных  изданий, на печатание первых  томов которых явились частные  пожертвования: 1) «Описание документов  и дел, хранящихся в архиве  Св. Синода» — уже издано 7 томов,  представляющих образцовое в  научном и практическом отношении  описание архива, и 2) «Полное собрание  постановлений и распоряжений  по ведомству православного исповедания» (тоже напечатано 6 томов). 

     4) Московский архив министерства  юстиции, помещающийся с 1886 г.  в особом, специально для этого  архива построенном заботами  покойного директора его Н.  В. Калачова здании (на Девичьем  поле), образован под этим названием  в 1862 г. для хранения дел  Прав. Сената до 1801 г. (дела Сената  с 1801 г. хранятся в самостоятельном  архиве при Прав. Сенате в Петербурге, и указатель одной его части  издан П. И. Барановым, 3 т., 1872—1878), почему в этот архив и сданы  были дела как Прав. Сената, так  и все, что хранилось под  ведением Сената из упраздненного архива вотчинной коллегии и Моск. архива старых дел, а равно из упраздненных судебных установлений. Этот архив представляет богатейшее хранилище документов о службе (разрядный архив), о поземельной собственности (основою этого архива служат дела поместного приказа) и судопроизводстве с XIII до конца XVIII ст. Назначенный директором этого архива П. И. Иванов издал «Описание архивов разрядного (1842 г.) и старых дел (1850)», но описание весьма неполное и малоудовлетворительное. Точное описание этого архива началось, когда директором его сделался Н. В. Калачов. В изданной в 1869 г. 1-й книге этого описания помещен общий указатель всех материалов, которые заключал в себе архив в 1869, далее в той же книге и во 2-й помещена опись «писцовым переписным, дозорным, перечневым, платежным и межевым книгам». — Осуществление мысли Калачова относительно составления точного справочного указателя всего содержащегося в архиве продолжается и теперь: преемником Калачова Н. А. Поповым издана «Памятная книжка Моск. архива мин. юстиции» (Москва, 1 890 г.), в I отделе которой помещен «Состав архива и обозрение хранящихся в нем документов», в отд. II — «Управление архивом и его деятельность», а в особом приложении — 6 чертежей, изображающих здание архива с объяснениями). Кроме этих указателей и различных научных изданий архива (См. «Памятн. Кн.», гл. IX, стр. 200 и сл.), часть его, именно документы Прав. Сената, подверглась научному описанию и изданию. В 1872 г. акад. Куник предложил Академии наук приступить к описанию и изданию архива Прав. Сената; предложение его было принято, и Академия вверила это дело Н. В. Калачову. В Московском архиве мин. юст. всех книг, кас. Сената при Петре I, находится 429; собственно Сенату принадлежит 58, а остальные — учреждениям, при нем состоявшим. При жизни Калачова началось издание этой замечательной серии архивных документов под заглавием «Доклады и приговоры Прав. Сената» (1 т., за 1711, выш. в 1880, 2 т., за 1712, в двух книгах — 1882, 1883). По смерти Калачова редакция этого издания поручена академику генералу Дубровину, и под его редакциею изданы уже следующие два тома (СПб., 1889).

     В 1887 г. передан в этот архив самостоятельный  исторический архив — Литовская  Метрика, находившийся до тех пор (с 1796) в Петербурге, при 3 департаменте Правительствующего Сената. Некоторые  части этого архива описаны: М. Зельверовича, «Литовская Метрика при Правительствующем  Сенате» (СПб., 1883), С. Л. Пташицкого, «Описание  книг и актов Литовской метрики» (СПб., 1887).

     5) В ведомстве министерства народного  просвещения состоят два исторические  архива: центральные архивы Киевский и Виленский:

     а) Киевский — учрежден по высочайшему  повелению в 1852 г., при университете св. Владимира, для хранения древних  актовых книг губерний Киевской, Подольской и Волынской. Учреждение его состоялось по инициативе главного деятеля временной комиссии, открытой в 1843 для разбора древних актов при киевском военном, подольском и волынском генерал-губернаторе, — профессора Н. Д. Иванишева. Описание этого архива пошло успешно под руководством г. Царевского (с 1866): четыре описи актовых книг напечатаны в 1869. Всего книг в архиве 5883, ежегодно описывается до 5 книг. Издание исторических материалов этого архива предприняла Киевская археографическая комиссия, изд. с 1859 г. «Архив Юго-Западной России». См. И. Куманина, «Киевский центральный архив», помещ. в «Сборнике Археологического института», кн. V; Сторожева, «Отчет о занятиях в архивах киевском центральном и яготинском кн. Репнина», помещ. в «Киевских университ. известиях», 1886, ноябрь). 

     б) Виленский центральный архив  образован одновременно с киевским для хранения актов, хранившихся  до тех пор в различных установлениях  Виленской, Гродненской, Ковенской  и Минской губ. С 1853 началась и  продолжалась в течение 10 лет перевозка  актов. Всех книг в архиве собрано 17767, из коих актовых крепостных 3974. Управление вверено было Н. Горбачевскому, который  издал (1872) каталог древних актовых  книг. Изданием актов, содержащихся в  этом архиве, занята Виленская археографическая комиссия. См. Лялина, «Виленский центральный  архив», пом. в «Сборнике Археолог. института», кн. I. 

     6) Совершенно однородный с виленским,  но состоящий в ведомстве министерства  внутренних дел Витебский центральный  архив, учрежденный тем же высочайшим  повелением 1852 для хранения древних  актов двух белорусских губерний  — Витебской и Могилевской,  начал действовать с 1863 г. Помещенный  довольно неудобно, в здании прежнего  костела, вместе с архивом губернского  правления, витебский архив заключает  в себе 1823 актовых книг. Вверенный  просвещенному архивариусу А.  М. Созонову, архив описывается:  с 1871 г. начали издаваться акты  этого архива под заглавием  «Историко-юридические материалы,  извлеченные из актовых книг  губерний Витебской и Могилевской». См. Лялина, «Витебский архив», в  «Сборнике Археологического института», кн. III и IV. 

     7) Военно-ученый архив Главного  штаба. Начало его восходит  к концу XVIII стол.: 13 ноября 1796 состоялось  высочайшее повеление об упразднении  департамента Генерального штаба  и о передаче находившихся  там карт и планов в образованное  Собственное Его Величества депо  карт. В это хранилище стали  поступать рукописи и дела  из частных хранилищ, между прочим, от гр. Аракчеева. В 1812 г. оно  преобразовано в военно-топографическое  депо, и при нем образован архив,  в который по высочайшему повелению были передаваемы различные документы. Этот архив преобразован в 1867 г. в Военно-ученый архив Главного штаба, после приведения его в порядок комиссиею, действовавшею с 1863 г. под председательством известного историка генерала М. И. Богдановича. С 1886 г. управление архива приступило к печатанию каталога «Каталог Военно-ученого архива Главного штаба. Материалы о войнах, в которых участвовали русские войска»,[ вып. I. (СПб., 1886]. 

     8) Архив морского министерства, образовавшийся  из старого архива, учрежденного  в 1724 г. при Адмиралтейств-коллегии. При преобразовании морского  министерства в 1827 из архива  составлено особое (третье) отделение  инспекторского департамента и  учреждена комиссия для разбора  архива, но приведение в порядок  шло медленно за отсутствием  описей. Только в 1873 г. последовало  высочайшее повеление об учреждении  «Комиссии для разбора и описания  дел архива за время до 1805 г.  и для издания составленных  ею описаний». Поставленная под  председательство адмирала Веселого, комиссия с полным успехом  стала выполнять возложенное  на нее поручение. С 1877 г.  началось издание «Описания дел  архива морского министерства  за время с половины XVII стол. до  начала XIX ст.»

     9) Кроме множества важных исторических  документов, хранящихся в петербургском  и московском архивах дворцовых  ведомств министерства императорского  двора, и архивы собственной  Его Императорского Величества  канцелярии представляют богатые  хранилища исторических документов. Архив бывшего 1-го его отделения  приведен в порядок, и начато  печатание его описания. В 1868 высочайше  повелено было приступить к  разработке документов царствования  Николая I и напечатать сборник  документов, представляющих особый  научный интерес. При особых  попечениях статс-секретаря Танеева,  управлявшего I-м отделением, уже  в 1876 г. издан первый выпуск  «Сборника материалов», извлеченных  из этого архива. Из богатого  архива бывшего II-го отделения,  ныне кодификационного отдела, весьма  важные выборки помещаются в  «Сборнике русского исторического  общества».