Организация рабочего места секретаря в ООО "Индиго"

Оглавление

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В современных условиях развитого производства, автоматизированного и  оснащенного техникой, научный подход к организации рабочего места особенно актуален. Рационально организованные рабочие места – большое преимущество для организации.

Рационально организованное рабочее место обеспечивает условия труда, правильное построение трудового процесса, избавляет от лишних и неудобных движений, позволяет сократить затраты времени, улучшить использование оборудования, повысить качество выполняемой работы, обеспечить сохранность оборудования.

В современном офисе, где люди заняты интеллектуальным трудом, роль каждый сотрудника гораздо более значима. Вклад индивидуальности в деятельность организации определяет ее ценность для компании.

Работоспособность каждого сотрудника зависит не только от правильно организованного трудового процесса и от внутренних отношений в коллективе, но и от того, как организован офис в целом и рабочее место данного сотрудника, в частности. Соблюдая требования эргономики и уделяя должное внимание комфорту рабочих мест, можно превратить офис в место, приятное для каждого работника, где ему будет удобно трудиться, где атмосфера способствует развитию плодотворных идей сотрудника и наиболее полной его реализации.

Профессия секретаря-делопроизводителя очень распространена во всем мире, особенно среди девушек и молодых женщин, но немало на секретарской работе занято и мужчин. Популярность этой профессии в России увеличилась в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур.

Основные принципы эргономичной организации рабочего места секретаря - комфорт и минимизация нагрузок, так как основная часть работы секретаря связана с компьютером и ограничена в передвижениях. Более 40% случаев заболеваний происходят из-за отрицательных воздействий на рабочем месте: воздух, шум и неправильное размещение на сиденье кресла.

Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение таких работ, как: работа с документами, со средствами связи и посетителями; подготовка и проведение совещаний.

Роль секретаря руководителя состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя. Именно поэтому для максимальной отдачи, руководителю необходимо позаботиться о комфорте рабочего места своего помощника.

Цель настоящей работы – исследование вопросов совершенствования рабочего места секретаря в ООО «Индиго».

Задачи работы:

- рассмотреть понятие и сущность категории «рабочее место», проклассифицировать рабочие места по критериям, привести теоретические основы планировки, оснащения и обслуживания рабочего места на предприятиях;

- привести характеристику туристического агентства «Индиго», дать описание должностным обязанностям и требованиям к квалификации исследуемой категории персонала, исследовать организацию рабочего места на примере предприятия ООО «Индиго»;

- рассмотреть пути совершенствования  рабочего места на примере предприятия ООО «Индиго».

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические аспекты организации рабочего места

 

1.1. Понятие  рабочего места. Классификация рабочих мест

 

Под рабочим местом понимается зона, оснащенная необходимыми техническими средствами, в которой осуществляется трудовая деятельность исполнителя или группы исполнителей, совместно выполняющих одну работу или операцию.

На рабочем месте достигается главная цель труда - качественное, экономичное и своевременное изготовление продукции или выполнение установленного объема работы.

Для достижения этой цели к рабочему месту предъявляются следующие требования:

Таблица 1. Требования, предъявляемые к рабочему месту

Технические	Организационные	Экономические	Эргономические
Рабочее место должно быть оснащено прогрессивным оборудованием, необходимой технологической и организационной оснасткой, инструментом, контрольно-измерительными приборами, предусмотренными технологией, подъемно-транспортными средствами	Имеющееся на рабочем месте оборудование должно быть рационально расположено в пределах рабочей зоны; найден вариант оптимального обслуживания рабочего места сырьем, материалами, заготовками, деталями, инструментом, ремонтом оборудования и оснастки, уборкой отходов; обеспечены безопасные и безвредные для здоровья рабочих условия труда.	Организация рабочего места должна обеспечить оптимальную занятость работников, максимально высокий уровень производительности труда и качество работы	Имеют место при проектировании оборудования, технологической и организационной оснастки, планировке рабочего места

 

 

Процессу труда работника, независимо от того, какие функции он выполняет, свойственны присущие ему закономерности, определяющие:

- размещение работника  в рабочей зоне;

- положение рабочей зоны;

- последовательность, количество  и пространственную протяженность  составляющих трудовой процесс  трудовых движений;

- последовательность вхождения  человека в работу;

- появление, наращивание  и снижение утомляемости.

В зависимости от типа производства, особенностей технологического процесса, характера трудовых функций, форм организации труда и других факторов определяется классификация рабочих мест (таблица 2).

 

Таблица 2. Классификация рабочих мест

 

Классифицируемый признак	Типы рабочих мест
В зависимости от функций, выполняемых работником	руководителей; специалистов; служащих; рабочих; младшего обслуживающего персонала; охраны и т.д.
По профессиональному признаку	бухгалтера экономиста по труду врача-терапевта и т.д.
По виду производства	основного производства вспомогательных производств
По типу производства	массового серийного единичного производств
По степени специализации	специализированные универсальные
По уровню механизации	ручных работ машинные машинно-ручных работ полуавтоматизированные автоматизированные аппаратурные
По количеству основного технологического оборудования	без оборудования одностаночными многостаночными
По месту нахождения	в помещении на открытом воздухе на высоте под землей
По числу исполнителей	индивидуальные коллективные
По числу смен	односменные двухсменные трехсменные четырехсменные
По степени подвижности	стационарные передвижные
По рабочему положению	сидя стоя переменные
По условиям труда	с нормальными условиями с тяжелым физическим трудом с вредными условиями с высокой нервно-психической напряженностью с монотонным трудом
По времени использования	постоянные временные
По характеру использования	функционирующие нефункционирующие

 

 

Эргономика исследует влияние, оказываемое на функциональное состояние и работоспособность человека различными факторами производственной среды. Последние учитываются при проектировании оборудования, организационной и технологической оснастки, при обосновании планировки рабочих мест, которые будут рассмотрены далее.

Таким образом, задачи организации труда в области организации рабочих мест направлены на достижение рационального сочетания вещественных элементов производственного процесса и человека, обеспечение на этой основе высокой производительности и благоприятных условий труда.

 

1.2. Планировка рабочих  мест

 

В системе мероприятий по организации рабочего места существенное значение имеет его рациональная планировка. Правильная планировка рабочего места позволяет устранить лишние трудовые движения и непроизводительные затраты энергии рабочего, эффективно использовать производственную площадь при обеспечении безопасных условий труда.

Под планировкой рабочего места понимается взаимное пространственное расположение на отведенной производственной площади основного и вспомогательного оборудования, технологической и организационной оснастки и самого рабочего [1].

Рациональная планировка рабочего места обеспечивает удобную рабочую позу, возможность применения передовых приемов и методов труда, минимальные траектории движений рабочего и движений предметов труда, соблюдение строгой последовательности, при которой один элемент работы плавно непосредственно переходит в другой. При этом расположение средств и предметов труда должно удовлетворять основным требованиям, нарушение которых ведет к непроизводительным затратам рабочего времени и энергии работника, преждевременному утомлению и снижению производительности труда, нерациональному использованию производственных площадей.

Определяя местоположение конкретного рабочего места в рамках подразделения, следует руководствоваться строительными нормами и правилами, санитарными нормами проектирования, стандартами безопасности труда. При этом должны решаться следующие задачи:

• экономное использование производственных площадей;

• рациональная  взаимосвязь между смежными  рабочими  местами, а также с рабочим местом непосредственного руководителя;

• сокращение расстояний переходов рабочих и транспортировки материалов;

• изоляция рабочих мест с вредными условиями труда от остальных рабочих мест;

• обеспечение безопасности труда [2].

Санитарными нормами предусмотрено, что на каждого рабочего должно приходиться не менее 4,5м2  производственной площади при высоте помещения 3,2м. Объем производственного помещения на каждого работающего должен быть не менее 15 м.

Местоположение работника определяется характером его труда и прежде всего тем, насколько часто ему по роду своей работы необходимо будет перемещаться по рабочему месту.

 

1.3. Оснащение и обслуживание рабочих мест

 

Оснащение рабочего места представляет собой совокупность расположенных в пределах рабочего места основного технологического и вспомогательного оборудования, технологической и организационной оснастки, инструмента, технической документации, средств связи и сигнализации, средств охраны труда. Набор этих средств зависит от технологического назначения рабочего места, уровня его специализации, системы обслуживания рабочих мест [3].

Конкретные виды оснащения, которые могут быть самыми разнообразными, должны соответствовать особенностям каждого рабочего места и обеспечивать рациональное использование рабочего времени, экономию физиологических усилий, безопасность труда, комфортность и эффективность работы.

Типичными основными видами оснащения являются следующие:

• основное технологическое оборудование, которое предназначено для выполнения основной работы на данном рабочем месте. Это могут быть станки, механизмы, агрегаты, аппараты, конвейерные линии, счетная и вычислительная техника, персональные компьютеры, печатно-множительная техника, пульты управления и т.п.;

• вспомогательное оборудование - индивидуальные подъемно-транспортные устройства, транспортеры, тележки, рольганги, склизы для перемещения материалов и др.:

• технологическая оснастка - рабочие и мерительные инструменты, приспособления, запасные части, канцелярские принадлежности для служащих, сменные принадлежности типа картриджей и т.п. для печатно-множительной техники;

• рабочая   документация   и   специальная   литература - инструкции, технологические  карты,  правила техники  безопасности, картотеки, дела, справочники, пособия и др.;

• организационная оснастка, к которой относятся рабочая мебель (столы, верстаки, стулья, кресла, шкафы, тумбочки, стеллажи, полки), часы, средства для размещения технологической оснастки и рабочих документов (ложементы, пюпитры, картотеки), приспособления типа подставок, приставок к столам, подлокотников, подножных решеток, упоров;

• средства безопасности - ограждения, экраны, средства индивидуальной  защиты   (очки,  респираторы,   перчатки,   специальные одежда и обувь), средства противопожарной защиты, вытяжная вентиляция, предупреждающие об опасности надписи и графика др.;

• средства освещения (общего для всего помещения и местного для рабочей поверхности или пространства);

• средства связи с другими рабочими местами и с местом руководителя;

• средства сигнализации (звуковые, световые, знаковые) о неисправностях, аварийных ситуациях;

• рабочая тара для сырья, материалов, полуфабрикатов, готовых изделий, отходов производства (контейнеры, поддоны,  коробки, ящики);

• средства для поддержания на рабочем месте нормального микроклимата;

• хозяйственные средства для ухода за оборудованием и рабочим местом (щетки, ветошь, совки, веники, масленки, урны для мусора и др.)

Средства оснащения подразделяются на постоянные и временные. К предметам постоянного пользования относится все, что должно находиться на рабочем месте, независимо от характера выполняемой работы:

•   оборудование;

•   постоянно используемые приспособления и инструменты;

•   подъемно-транспортные устройства;

• вспомогательные материалы и инструменты по уходу за оборудованием;

•   инвентарь постоянного пользования и др.

 Количество полок в  шкафах и стеллажах, ящиков в  тумбочках и столах должно  быть достаточным для размещения  технологической оснастки, рабочей документации, предметов хозяйственного обихода.

Большое значение имеет выбор средств освещения. При освещении рабочих мест необходимо обеспечить достаточный уровень общего освещения, специальное освещение рабочей поверхности или пространства, одинаковость освещения разных приборов, контраст между рабочими элементами и фоном, отсутствие слепящего действия света.

Обслуживание рабочих мест является важной частью производственного процесса и имеет своей целью обеспечение их средствами и предметами труда, необходимыми для осуществления производства [4].

В общем виде разработка системы обслуживания рабочих мест,  включает:

• выбор форм ее организации;

•определение   профессионального   состава  обслуживающего персонала;

• установление ее регламентации;

•обеспечение обслуживающего персонала соответствующей технической и инструктивной документацией;

•расчет норм обслуживания;

•организацию труда и оснащение рабочих мест вспомогательных рабочих;

•организацию регулярной и надежной связи между рабочими местами основного производства и обслуживающим персоналом [5].

Таким образом, в первой главе описаны теоретические аспекты понятия рабочее место, приведена классификация рабочих мест по пятнадцати различным критериям, рассмотрены основные правила планировки рабочих мест, их оснащения и обслуживания. В следующей главе будет рассмотрено конкретное рабочее место в туристическом агентстве «Индиго».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ организации рабочего места в ООО «Индиго»

2.1. Характеристика туристического агентства ООО «Индиго»

 

ООО "Индиго" – является крупной фирмой на рынке туристических услуг. На рынке компания работает с 1996 года. Полное фирменное наименование Общества на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью "Индиго". Фирма находится по адресу: г. Нижнекамск, ул. Центральная 65.

Фирма сотрудничает с проверенными туроператорами России и мира, имеет повышенную комиссию и, как следствие, возможности для серьёзных скидок и рассрочек постоянным клиентам.

Миссия предприятия – «Мы помогаем вам получить максимальное удовольствие от отдыха».

Цели компании:

• Повышение конкурентоспособности продукта, предоставляемого "Индиго" на рынках въездного и выездного туризма;
• Комплексное воздействие на потребителей на всех этапах обслуживания;
• Обеспечение условий, необходимых для развития творческого потенциала сотрудников предприятия, повышения уровня удовлетворенности и заинтересованности в работе.

Основные задачи:

• качественная консультация клиентов, исходя из их запросов
• подбор туров по критерию "Цена - Качество";
• повышение квалификации персонала;
• повышение конкурентоспособности;
• организация продажи продукта в соответствии с современными методами торговли, а также использование специфики и особенностей туристического рынка [6].

Предоставляемые услуги:

• Организация деловых поездок, командировок, семинаров, встреч, тренингов, поощрительных поездок и отдыха, в соответствии с Вашими целями и пожеланиями в России и по всему миру;
• Бронирование авиа - и ж/д билетов для поездок в командировки, как по России, так и за рубеж, проработка маршрутов;
• Бронирование гостиниц, конференц-залов для переговоров, туристических баз;
• Помощь в оформлении виз, загранпаспортов; напоминание о датах окончания сроков действия;
• Организация отдыха в детских лагерях детей сотрудников компании;
• Организация экскурсий, культурно-массовых мероприятий, корпоративных вечеров;
• Организация отдыха VIP-персон в специально подобранных группах и индивидуально.

Фирма осуществляет дополнительные сервисные услуги:

• бронирование туров через интернет;
• поиск попутчика;
• самостоятельный подбор тура;
• on-line сервис;
• оформление путевки в кредит или в рассрочку;
• туристическая сим-карта.

На рисунке 1 представлена организационная структура компании.

 

Рисунок 1. Организационная структура

 

Туристическое агентство имеет линейно-функциональную структуру.

Линейно-функциональная структура управления предприятия состоит из линейных подразделений, осуществляющих в организации основную работу, и специализированных, обслуживающих функциональных подразделений.

Линейные звенья принимают решения, а функциональные подразделения информируют и помогают линейному руководителю в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов для принятия конкретных решений.

Функциональные службы доводят свои решения до исполнителей либо через высшего руководителя, либо (в пределах специальных полномочий) прямо.

Функциональные службы осуществляют всю техническую подготовку производства; готовят варианты решения вопросов, связанных с руководством процессом производства; освобождают линейных руководителей от планирования, финансовых расчетов, материально-технического обеспечения производства и т.д. [7]

Численный состав сотрудников компании представлен в таблице 3.

 

 

 

Таблица 3. Численный состав сотрудников

№ п/п	Наименование должности	Кол-во штатных единиц
1.	Генеральный директор	1
2.	Секретарь	1
3.	Директор по внутреннему туризму	1
4.	Директор по выездному туризму	1
5.	Директор по лечебно-оздоровительной работе	1
6.	Главный бухгалтер	1
7.	Бухгалтер	4
8.	Менеджер по продажам	15
9.	Менеджер по рекламе	5
10.	Переводчик	2

 

 

2.2. Обязанности секретаря ООО «Индиго»

 

           Наименование должности: секретарь-делопроизводитель.

В обязанности секретаря входит:

• Стенографирование, печатание стенограмм, составление писем.
• Получение, обработка входящей и исходящей почты.
• Ведение телефонных разговоров, организация приемов.
• Ведение дневника руководителя, организация его встреч.
• Организация деловых поездок руководителя.
• Регистрация деловой корреспонденции, ведение дел.
• Организация и участие в работе совещаний.
• Информационное обеспечение.
• Оформление банковских счетов.
• Организация общих собраний и мероприятий общего характера.

Общие требования к работнику:

• знание ПК (Word, Excel, E-mail),
• владение иностранным языком,
• навыки общения с людьми,
• умение планировать и организовывать исполнение поручений руководства.

Основными делопроизводственными функциями являются:

• своевременная обработка поступающей кадровой документации;
• регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;
• разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;
• доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;
• контроль за исполнением требований документов;
• размножение документов по кадровым вопросам и др.

Секретарь должен знать:

• организацию делопроизводства в организации;
• формы и методы контроля за исполнением приказов по личному составу;
• структуру организации;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• положения, инструкции и другие руководящие материалы и нормативные документы по учету личного состава, ведению и хранению трудовых книжек и личных дел работников организации;
• действующее законодательство о приеме, переводе и увольнении работников;
• порядок учета движения кадров и составления отчетности о состоянии трудовой дисциплины;
• порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы;
• основы трудового законодательства;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• основы организации труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Требования к квалификации секретаря: высшее или среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе [8].

 

2.3. Анализ организации рабочего  места секретаря

 

Проклассифицируем рабочее место секретаря согласно классификации рабочих мест из  таблицы 2.

1. В зависимости от функций, выполняемых работником - специалист;
2. По профессиональному признаку – секретарь;
3. По виду производства – вспомогательное производство;
4. По типу производства - единичного производство;
5. По степени специализации – универсальные;
6. По уровню механизации – автоматизированные;
7. По количеству основного технологического оборудования – одностаночные (ПК)
8. По месту нахождения -  в помещении;
9. По числу исполнителей - индивидуальные;
10. По числу смен - односменные;
11. По степени подвижности - стационарные
12. По рабочему положению - сидя
13. По условиям труда - с нормальными условиями
14. По времени использования - постоянные
15. По характеру использования - функционирующие

 

 Оборудование и необходимые средства оргтехники:

1. Основное технологическое оборудование – персональный  компьютер, а также прилагающаяся печатно-множительная техника (принтер, сканер)
2. Средства связи (телефон, радиотелефон , факс, электронная почта)
3. Средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование и т.д.)
4. Канцелярские принадлежности (ручки, карандаши, маркеры, скотч, календарь-органайзер, бумага для распечатывания документов и бумага для записей, скрепки, наклейки, папки-файлы и папки пластиковые, степлер и т.д.)

Секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных звонков и посетителей.

Секретарь должен в учетных формах отметить и сообщить посетителю время посещения. Одна из главных задач секретаря - быть посредником между руководителями и подчиненными. Он прилагает максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы руководителя, секретарь в случае необходимости оказывает помощь в организации приема их руководителем; помогает составить документ, удовлетворяет личную просьбу и т. п. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя.

Секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров.

Затраты рабочего времени представлены в таблице 4.

Таблица 4 Затраты рабочего времени секретаря

№ п/п	Вид работы и затраты времени	Мин
1	Подготовка рабочего места	15
2	Совещание по текущим вопросам	15
3	Деловые контакты с вышестоящим руководством	30
4	Прием и общение с посетителями	45
5	Просмотр документации, работа с внутренними документами	80
6	Подготовка приказов, распоряжений	25
7	Работа с личными делами	15
8	Служебные разговоры по телефону	70
9	Составление отчетной документации	35
10	Занесение необходимой информации в компьютер	85
11	Отдых и личные надобности	40
12	Обеденный перерыв	60
13	Потери рабочего времени	25
	Всего	540