Основные функции менеджера

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение 
высшего профессионального образования

«СИБИРСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

Институт управления бизнес-процессами и экономики

Кафедра: «Бизнес - информатика»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

по дисциплине «Информационные технологии в менеджменте»

 

«Основные функции менеджера»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

            Студент  гр. ЗУБ 11–05ВП       __________                 Р. В. Гафеев

                                                                      подпись, дата                          

 

Преподаватель                          __________                 О. А. Царева

                                                             подпись, дата                          

 

 

                                                                                  

 

 

 

 

 

 

 

Красноярск 2011

Содержание

 

Введение 3

Тенденции развития бизнес-среды 4

Ответственность менеджеров в области информационных систем 12

Заключение 17

Использованная  литература 18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Сегодня на рубеже тысячелетий, образовательное сообщество чрезвычайно  интересует, как скажутся изменения  в деловом мире на профессиональных качествах управленцев. Каким будет  менеджер XXI века?

Мы являемся свидетелями  революций в области технологий. Изменения происходят очень быстро, и оказывают влияние на все. Меняется среда бизнеса, изменяется сам бизнес, трансформируются методы и формы  управления им, меняются люди, осуществляющие эти изменения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тенденции развития бизнес-среды

Чем характерна современная  среда осуществления бизнеса? Прежде всего, революционными изменениями  в производстве и технологиях, и  соответствующими новациями в организации  и управлении, которые осуществляются на наших глазах. Как отмечается в журнале «The Economist» (от 20 февраля 1999 года), мы имеем дело с пятой индустриальной волной, которая будет самой короткой — 30 лет, с 1990 — 2020 год. Ожидается, что к 2010 году эта волна достигнет своего пика.

Применительно к рассматриваемой  нами теме, можно отметить ряд тенденций. Вот некоторые из них:

    • Появление  и развитие новых бизнес моделей.  Прежде всего, это создание  виртуальной экономики. Различные  формы электронной коммерции  и торговли (Internet trading, business — business, и т.д.) — проявление такой экономики. Об этом очень много пишется и говорится, причем именно как о наступлении новой виртуальной эры. Видимо это будет действительно экономика нового типа. Многими она рассматривается как реальная, грядущая сила, ведущая к богатству и экономическому процветанию. Считается, что виртуальная индустрия станет одним из главных источников процветания и факторов развития американской экономики в течении последующих 10 лет. Возможно, это действительно так. Однако и в Западной Европе электронный бизнес, т.е. бизнес по Internet, развивается такими же темпами. Это активное развитие виртуальной экономики, основанной на информационных технологиях, означает, что инвестиции в эти технологии являются достаточно эффективными. Зачастую они эффективнее даже вложений в банковскую сферу.

    • Изменение  форм конкуренции. Раньше конкуренция  заключалась в основном в соревновании  по цене и качеству, в новых  условиях — это конкуренция  по скорости изменения бизнес  — моделей и продуктов. Такая  конкуренция очень часто разрушает  старые промышленные структуры:  скорость изменений бизнес —  модели оказывается более важной, чем разработка новой продукции. В этой связи, технология становится основной ведущей силой и определяет развитие бизнеса. Она позволяет даже маленьким компаниям стать большими игроками на международном рынке. Это — огромный стимул для маленьких компаний и компаний среднего размера к внедрению технологий и осуществлению инноваций. Проблема заключается в том, что зависимость таких компаний от правильно выбранной технологии весьма велика. Важнейшие условия выживания для них — наличие необходимой инфрастуктуры, основанной на информационных технологиях и Internet, и умение менеджеров воспользоваться этой инфраструктурой.

    • Кроме того, по мере роста скорости изменений,  растет и необходимость в актуальной, своевременной информации для  управления. Подобная ситуация приводит  к усилению роли информационной  системы в организации, а также  требует, чтобы информационная  система была самой современной.

    • Новые витки  глобализации и интернационализации.  В процессе глобализации бизнеса  подразделения компании разбросаны  по всему миру, где они приобретают  компоненты, технологии, новую продукцию.  Процессы глобализации и интернационализации  связаны с поисками компаниями  путей увеличения эффективности  деятельности. Эти же процессы  заставляют компании шире использовать  информационные технологии для  поддержки управления.

    • Во многих  отраслях промышленности срочность  планирования уменьшилась до 3—5  месяцев. Заметим, что в стратегическом  управлении мы ранее рассматривали  горизонт планирования до 5 лет.  Сейчас эта область должна  отражать все происходящие изменения  и соответствовать их скорости  с надлежащей гибкостью.

    • Разделение  труда на уровне управленческих  функций за пределами компании: передача функций управления  из одной компании в несколько  других компаний. Компании стремятся развиваться в цепочке других организаций.

    • Аналогичные  процессы происходят на технологическом  и производственном уровнях. Организации  перешли к созданию сетей, технологических  цепочек. Они объединяются для  того, чтобы каждая компания могла  осуществлять свою деятельность  на высоком профессиональном  уровне и передавать подрядчикам  те операции, которые последними  могут быть выполнены быстрее,  эффективнее, с меньшими затратами.  В противном случае — границы  компаний раздуваются и размываются  и непонятно, кто является поставщиком,  кто конкурентом, кто клиентом.

    • Границы между  отраслями размыты, нет никакой  определенности в том, как будут  развиваться дальше эти отрасли  в промышленности и технологии  в будущем. Конвергенция и гибридизация  различных технологий и знаний. Сейчас компаниям приходится  не столько специализироваться  на одной узкой области, сколько  развиваться в области нескольких  технологий. В результате усилились  сложность, комплексность технологий  и производства, усложнилось управление.

    • Интеграция  всех бизнес функций в одну  модель. Эта модель может быть  представлена в электронном виде. Компания должна производить  свою продукцию качественно и  очень быстро, при этом хорошо  чувствовать изменения на рынке  и в технологиях. Такая деятельность  невозможна без построения сложных  информационных систем, в которых  все бизнес — функции интегрированы  в единое целое. Представления  об общих правилах осуществления  бизнес функций и о построении  информационной системы организации  описаны в стандартах рекомендаций  по управлению. Это описание наиболее  общих правил, по которым должно  производиться планирование и  контроль различных стадий производственного  процесса: потребностей в сырье,  закупок, загрузки мощностей,  распределения ресурсов и пр. Эти представления менялись. От ориентации на внутреннюю организацию предприятия (в рамках планирования материалов для производства (MRP — Material Requirements Planning), затем планирования всех производственных ресурсов предприятия — сырья, материалов, оборудования и т.д. (MRP-II — Manufacturing Resource Planning), и, наконец, объединения всех ресурсов предприятия (ERP — Enterprise Resource Planning)), до описания полного цикла от проектирования будущего изделия, с учетом требований заказчика, до гарантийного и сервисного обслуживания после продажи (CSRP — Customer Synchronized Resource Planning). В последнем случае, кроме цикла от проектирования изделия до обслуживания после продажи, охватывается также и взаимодействие с клиентами: оформление наряд–заказа, техническое задание, поддержка заказчика на местах и пр. И большая часть крупных и средних компаний стремятся использовать такие бизнес модели и информационные системы (MFG-Pro, SAP/R3, Baan IV, BPCS, Oracle Applications, и др.). Это означает, что менеджеры в этих компаниях должны понимать возможности таких систем, быть готовыми к принятию решений по их внедрению и адаптации, а также уметь работать в их среде. Это также означает, что в бизнес — школах должны быть соответствующие учебные курсы.

    • Изменение  роли информации. Информация стала  стратегическим ресурсом, обеспечивающим  конкурентное преимущество. Согласно  современным взглядам, информационные  системы будут играть все большую  роль и в достижении стратегических  целей фирмы. Это приводит к  новым требованиям к информационным  системам и их функциям. Информационные  системы более не просто инструмент, обеспечивающий обработку информации  для отделов и конечных пользователей  внутри фирмы. Теперь они должны  порождать изделия и услуги, основанные  на информации, которые обеспечат  фирме конкурентное преимущество  на рынке. Осуществляется переход  с бумажных носителей на интерактивные  сети. Битва за информацию компьютерными  сетями уже выиграна. Следующее  поколение людей будет обращаться  с сетями также свободно, как  мы обращаемся с книгами и телефоном. Уже сейчас применение вычислительных сетей приводит к быстрому изменению методов и способов торговли товарами и услугами, методов управления, способов создания рабочих мест. В настоящее время трудно оценить полностью прогресс этих технологий. Развиваются существующие и создаются новые информационные технологии. Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения информационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования. Ответственность менеджера в области этих технологий — обладание техникой личной работы в информационной среде и умение принимать правильные стратегические решения по развитию информационных систем организаций. Нужно уметь управлять информацией и улучшать свое дело с помощью правильного ее использования для повышения эффективности работы и для повышения качества управления. Большинство преуспевающих организаций это делает с помощью автоматизированных информационных технологий.

    • Влияние информационных  систем на организацию (изменение  структуры организации под воздействием  информационной системы, другое  распределение власти в организации,  формирование там иной политики  и культуры, изменения в формализации, занятости, характере труда, возникновении  потребности в обучении, и т.п.). Воздействие организации на информационную  систему (место информационной  системы в организационной структуре,  владение данными, кто и как  будет управлять информационной  системой, как информационная система  будет воздействовать на решения,  и т.д.). Информационные системы  становятся все более дорогостоящими  и диктующими свои специфические  условия к правилам ведения  бизнеса, что приводит к новым  проблемам, которые необходимо  решать, чтобы извлечь максимальную  выгоду из потенциальных преимуществ  информационных технологий.

Все эти тенденции проявляются  в различных процессах и формах. Порой их достаточно тяжело понять, когда мы находимся в среде  бизнеса, работаем в компании. Взгляд со стороны несколько облегчает  их выявление. Поэтому важны консалтинговые и исследовательские проекты. Кроме  этого, эти тенденции приводят к  формированию потребности в обучении. Причем не в дискретном, а постоянном, в течение всей жизни.

Влияние изменений на представителей общего менеджмента организаций

Итак, мы можем согласиться, что среда бизнеса меняется. Что  меняется для общего менеджмента  компании в связи с изменением среды бизнеса? На наш взгляд можно  указать на ряд аспектов:

    • Приходится  жить в условиях большей неопределенности, чем раньше. Работа в принципиально  новых средах.

    • В области  стратегии приходится сталкиваться  с трудностями. Раньше лучше  можно было представить, в чем  заключаются рыночные тенденции.

    • Необходимо  создание сетей, объединение компаний. Управленческие функции объединяются  в одну модель, теперь они могут  разбрасываться по многим компаниям.  Осуществление изменений в организационных  структурах. Необходимо умение работать  в интернациональной среде, на  стыке технологий. Работа с большим  числом подрядчиков. Особенно  в логистике, которую все чаще  стали передавать другим компаниям.

    • Вследствие  высокой скорости изменений, компания  сталкивается с тем, что управленцы  высшего звена и советы директоров  получают информацию, когда она  уже устаревает. В результате  принятие стратегических решений  делегируется менеджерам среднего  звена. Как следствие, меняются  требования к их подготовке, эти  менеджеры по-другому взаимодействуют  с информационной системой.

    • В результате  роль менеджеров высшего звена  состоит не в принятии «важных»  решений, а в создании культуры  организации. Их задачи состоят  в том, чтобы гарантировать  формирование тех знаний, которые  должны существовать внутри компании, и которые были бы доступны  для работающих в ней.

    • Необходимо  вкладывать огромные деньги в  развитие информационной системы  организации, в информационные  технологии, причем в условиях  неопределенности и риска. Самые  большие расходы, самые трудные  решения приходится осуществлять  после того, как уже потрачены  деньги на программно — аппаратную  часть информационной системы.

    • Возникает  задача о стратегии развития  организации в части ее взаимодействия  с информационными технологиями. На одном из семинаров РАБО, Ger F. Jonkergouw, в связи с созданием информационных систем, отмечал наличие в любой организации явного и скрытого знания. Одни фирмы всячески пытаются собрать все возможные знания и сделать их явными. Они заносят всю информацию в базы данных. Эти компании очень зависят от систем информационных технологий. Их сотрудники представляют много формальных отчетов, таким образом, опыт поступает в организацию. В результате получается, что отдельные сотрудники значения не имеют, потому что вся информация содержится в базе данных. В организациях другого типа понимают, что только часть тех знаний, которые накапливают их сотрудники в ходе работы, можно извлечь из них и поместить в базу данных. Но большая часть знаний так и останется в человеке, в консультанте. Конечно, и в такой организации базу данных, пополняют информацией. Но в ней понимают, что туда попадает 20—30% того, что нужно знать и хранить. И в этих организациях с работниками обращаются по-другому. Если сотрудник проработал в компании по нескольким проектам в течение нескольких лет, то компания понимает, что ей будет трудно его заменить. Таким образом, компании по-разному ведут себя в отношении неявного и явного знаний. И это позволяет нам говорить, том, что-то или иное использование информационных технологий приводит к разному менеджменту организации, например, управлению персоналом, и т.п.

Можно было продолжать перечисление изменений для общего менеджмента  организации. Но уже очевидно, что  менеджер должен постоянно учиться (то есть меняться) и принимать верные решения по изменению своего бизнеса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ответственность менеджеров в области информационных систем

 

Для руководителя организации  всегда возможны три базовых решения  по поводу ее информационной системы:

    • ничего не  делать с информационной системой.

    • модифицировать  существующую информационную систему

    • создавать  новую информационную систему.

В чем состоит ответственность  руководителя в части информационной системы организации?

   1. Понимание своего бизнеса и места в нем своей организации через информационные потребности (В чем состоит ваш бизнес? Реальный взгляд на будущее организации и создание идей на продажу. Какова среда конкурентного предпринимательства в Вашей области? Какая информация нужна для ответа на предшествующие вопросы, какова частота ее получения? и т.д.).

   2. Понимание возможностей современных автоматизированных и неавтоматизированных информационных систем и технологий (Каким образом нужно руководить Вашим отделом информационных систем? Необходимость планирования информации и информационной архитектуры организации. Установление вероятностных характеристик частей системы. Увеличение технологического потенциала фирмы. Каковы задачи служащего главного информационного офиса? И т.д.).

   3. Умение определить стратегию развития информационных систем (Какова цель развития информационной системы? Какую концепцию развития Вы выбрали? Что и в какой последовательности мы будем делать? и т.д.).

   4. Умение работать  в современной информационной  среде. (Какими практическими навыками работы в информационной среде Вы обладаете? Знаете ли Вы и работаете ли с базовыми инструментальными средствами деловой информатики (крупноформатными электронными таблицами, текстовыми процессорами, СУБД, графическими пакетами, средствами коммуникации и обмена данными? и т.д.)).

Влияние изменений на представителей IT менеджмента организаций

IT менеджеры (от руководителя  всей службы, до начальника какого–либо  IT подразделения) — это люди, которые  разрабатывают и воплощают в  жизнь технологическую политику  компании. Их основная задача  состоит в обеспечении потребностей  компании путем использования  потенциала информационных технологий.

Как за последние пять лет изменилась роль директора информационной службы, как она может измениться в ближайшие несколько лет и каковы на сегодняшний день важнейшие факторы его успешной деятельности?

Первый вывод — рост зависимости бизнеса от ИТ, а также расширение функций директоров информационных служб, особенно в области развития бизнеса и формирования деловой стратегии ( почти 60% респондентов подчиняются непосредственно исполнительному директору, 70% входят в высшее звено руководства, а 14,5% — в совет директоров своей компании).

Второй вывод — высшее звено руководства проявляет растущую заинтересованность в поддержке стандартов или инициатив в сфере информационных технологий, чаще участвует в дискуссиях и процессе принятия решений. Таким образом, мы видим процесс сближения интересов и понимания общности задач у CEO и CIO.

В качестве факторов, имеющих  принципиальное значение для успешной деятельности директора информационной службы, отмечаются следующие:

    • эффективное  взаимодействие с коллегами и  руководством;

    • формирование  у членов коллектива адекватных  представлений о функциях информационных  технологий;

    • надежность  в обслуживании клиентов;

    • создание  сильной управленческой команды;

    • возможность  произвести впечатление на коллег  своими проницательными суждениями  о коммерции.

Следующее положение очень  важно для нас. Исследователи  отметили, что специалистам по информационным технологиям предстоит освоить  две сравнительно новые роли. Первая — «мастер перемен»: лидер в  организации, управлении и поддержке  изменений в сфере бизнеса. Вторая и наиболее важная — «бизнес-стратег» — человек, оказывающий непосредственное влияние на стратегию развития предприятия, отвечающий за технологические аспекты  электронной коммерции и т. п. Как мы видим, влияние изменений  проявилось в появлении новых  ролей для IT менеджера, и эти роли перешли к нему от общего менеджмента  организации.

Требования к директорам информационных служб (а, следовательно, и к их квалификации) могут быть сведены к четырем пунктам:

    • они должны  хорошо разбираться в технике;

    • быть ориентированными  на предоставление услуг;

    • иметь способности  к стратегическому планированию;

    • быть готовыми  к переменам.

Примерно половину своего рабочего времени руководители информационных служб проводят непосредственно в своей службе, затрачивая вторую половину на установление внешних контактов (работа с поставщиками информационных технологий, участие в решении проблем, связанных с интеграцией информационных технологий в производство, модернизация бизнеса, участие в стратегическом планировании). И доля этой части работы будет расти.

Исследователям удалось  выявить факторы, имеющие определяющее значение для успешной деятельности руководителя информационной службы.

Среди этих факторов: умение строить взаимосвязи с высшим руководством, а также заручиться его доверием; создание высококлассного  коллектива управления информационными  технологиями; быстрое реагированием  на возникающие потребности и  пожелания работников и руководства; открытость и честность в отношении  возможностей и функционирования информационных технологий; поддержка репутации надежной службы; наличие репутации человека, разбирающегося в бизнесе; и т.д.

Анализ новой роли IT менеджеров в организации, их качеств, факторов успеха позволяет сделать вывод  о том, что кроме узко профессиональных свойств, у IT менеджера должны появиться и развиваться качества общего менеджера — лидерство, коммуникабельность, работа в команде, поддержка инициативы, общее понимание бизнеса компании.

И последнее, что касается влияния изменений на представителей IT менеджмента организаций и формирования менеджера 21 века. Какова идеальная  модель руководителя информационной службы?

Были сформулированы четыре идеальные модели директора информационной службы нового тысячелетия. Наиболее предпочтительная модель, которую выбрали 41% опрошенных, — «руководитель, имеющий опыт работы с ИТ и опыт управления, способный к формированию деловой стратегии и поддержке ИТ…, который любит свою работу».

Однако наиболее вероятной, хотя и менее желательной, участникам исследования представляется модель, в которой функции директора  информационной службы выполняют два  человека: «один человек занимается решением стратегических задач и  модернизацией производства, в большей  степени уделяя внимание информации и системам, чем технологии и инфраструктуре, а другой берет на себя обязанности  технологического директора, занимаясь  техникой, инфраструктурой и производственными  процессами».

Третья модель — «директор, обладающий хорошими техническими знаниями, который преимущественно занимается проблемами технической поддержки, обслуживания и развития систем, создатель  мощной инфраструктуры, “долгожитель”  ИТ».

Четвертая — «управленец-универсал, менеджер по образованию, имеющий надежных помощников — технарей, который  при этом занимается развитием и модернизацией бизнеса и обладает хорошими перспективами карьерного роста».

Несомненно, такие серьезные  преобразования в технологиях не могут не коснуться образовательной  сферы. Во-первых, бизнес школы, готовят  своих выпускников для работы в новых условиях, должны соответствующим  образом реагировать на изменения  требований к менеджерам. Необходимы новшества в подготовке менеджеров в связи с трансформацией представлений  о роли информации и информационных технологий. Во–вторых, развитие технологий оказывает влияние на учебные заведения, методы организации обучения, сам процесс обучения. Можно говорить о процессе интеграции учебных заведений на базе информационных технологий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Развитие общества неуклонно  идет в пользу применения информационных технологий. Как и всех сфер жизни, это касается и применения их в  управлении бизнесом. Тенденции развития бизнес-среды делают особо важной роль IT-менеджеров всех категорий.

Для организаций становится приоритетной задача поиска высококлассных IT-менеджеров, обучения персонала в области информационных технологий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Использованная  литература

 

1. Майкл Эрл. Директор  информационной службы: вчера, сегодня,  завтра. Computerword Россия, № 9, 2000.

2. Терхо Уимонен. Сегодня директор ИС, а завтра — генеральный? Computerword Россия, № 9, 2000.

3. Кэтлин Мур. Весь мир ИТ в твоих руках. Computerword Россия, № 7, 2000.

4. За чашкой кофе с  Солвиком: Вице-президент Cisco Systems об особенностях карьеры директора информационной службы. Computerword Россия, № 15, 2000.

5. Боб Льюис. Семь смертных  грехов специалистов по ИТ. http://www.osp.ru.

6. Холли Блюменталь. Что дает диплом специалиста в области ИТ? http://www.osp.ru.