Основные направления деятельности архива предприятия

Основные направления  деятельности архива предприятия 
Содержание

 

Введение 3

Глава 1 Документирование деятельности организации 5

1.1 Нормативные и организационно-распорядительные  документы 5

1.2 Предмет и цели  деятельности Архива. Состав документов 6

1.3 Ведение документации 9

Глава 2 Документооборот  организации 13

2.1 Работа с архивными  документами 13

2.2 Приём документов  в архив и их архивное хранение. Комплектование и обеспечение сохранности 15

Заключение 23

Список литературы 26

 

Введение

 

Актуальность темы. Один из важнейших резервуаров памяти человечества – архивы. Архивное дело с древнейших времён было делом государственным. Но когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.

Архивы являются самой  ценной частью социальной памяти, так  как они долговечны, специально создаются  для хранения документов и концентрируют  информацию о наиболее глубинных  сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества. Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации.

Архивы призваны осуществлять следующие основные функции. Первая функция - сохранить документы. Вторая функция - обновлять эту память, то есть свежие документы о текущих событиях должны своевременно поступать в архивы. Третья функция - документы должны быть объединены в справочно-поисковые системы, чтобы можно было быстро найти интересующую информацию.

Наконец, четвертая функция - это иметь доступ к ним и  использовать при необходимости.

Основной учетной единицей архива является дело, или единица  хранения. Дело - это папка, в которой  может быть от пяти до 300 и более  листов. Они могут быть разными  по объему.

Целью написания работы является изучение организации архива предприятия.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:  
1. Рассмотреть общие понятия об архивах.

2. Охарактеризовать структуру  архива предприятия

3. Раскрыть порядок комплектования и использования документов архива.

 

Глава 1 Документирование деятельности организации

 

1.1 Нормативные  и организационно-распорядительные  документы

 

В организации используются различные виды документов: организационный  устав областного государственного учреждения «Государственный архив Саратовской области» утверждённый приказом начальника правления по делам архивов Правительства Саратовской области от 9 августа 2005 года № 90/1 – 4, штатное расписание, организационная структура, положения о структурных подразделениях, должностная инструкция, регламент.

На основе данных нормативных  документов оформляются организационно-распорядительные документы: приказы, решения дирекции.

Приказ – это локальный  нормативный акт, издаваемый на основе единоначалия и используемый для регламентации деятельности организации по каким-либо текущим вопросам. Регламентация (с франц. reglamentacia) - означает установление правил, определяющих порядок какой-либо деятельности, в данном случае имеется ввиду организационная. Приказы используются для оформления решений по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности организации¹.

Решение – это правовой акт, издаваемый руководителем организации  в целях разрешения оперативных  вопросов его деятельности. Решения имеют право также издавать заместители руководителя организации и руководители структурных подразделений.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан  на сборе и обработке объективной  и достоверной информации. Для  этих целей используются информационно-справочные документы, таким образом, они составляют своеобразный базис любого управленческого процесса. Информационно-справочные документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий.

Коммуникативную функцию выполняют письма. Они составляют большую часть объёма входящих и исходящих документов любой организации.

Письмо – это фактически единственный документ, в котором  не используется реквизит «Наименование  вида документа». При составлении  текста письма следует избегать чересчур сложных предложений и формулировок. По возможности используются простые и понятные предложения.

К видам деловых писем  следует относить:

• Письма-просьбы;
• Письма ответы или отказы;
• Договорные;
• Сопроводительные;
• Напоминания;
• Письма-подтверждения;
• Гарантийные письма и т.д.

 

1.2 Предмет  и цели деятельности Архива. Состав  документов

 

Основными видами деятельности Архива являются²:

• Обеспечение сохранности и государственный учёт документов, хранящихся в Архиве;
• Комплектование Архива документами архивного фонда Саратовской области;
• Использование и публикация архивных документов;
• Информационное обеспечение юридических и физических лиц, как на безвозмездной, так и на платной основе, в соответствии с действующим законодательством;
• Создание информационно-поисковых систем, без данных по документам, хранящимся в Архиве;
• Ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, внедрение результатов научных исследований и передового опыта в практику работы.

Архив не имеет в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли. Архив вправе осуществлять приносящую доход деятельность постольку, поскольку это служит и соответствует  достижению целей, ради которых он создан, а также покрывать свои расходы за счёт иных поступлений, разрешённых законодательством³.

Виды платных работ  и услуг, выполняемых Архивом, определяются

Управлением по согласованию с Архивом и в соответствии с законодательством.

Находящиеся на хранении в Архиве документы образуют исторически сложившиеся комплексы архивных фондов. В состав документов Архива входят:

1. Архивные фонды и  архивные документы Архивного  фонда Саратовской области, в  том числе содержащие служебную  и государственную тайну, на  любых видах носителей, подлежащие  постоянному государственному хранению, образовавшиеся и образующиеся в результате деятельности:

органов государственной  власти, в том числе органов  юстиции, суда, прокуратуры, органов  исполнительной власти, государственных  учреждений, организаций, предприятий, действовавших и действующих на территории Саратовской области;

учреждений религиозных  конфессий, действовавших на территории области/губернии, края/ до момента  отделения церкви от государства;

предприятий, организаций  и объединений смешанных форм собственности с преобладающей долей государственной собственности.

Архивные фонды и  архивные документы, поступившие в  Архив в установленном порядке:

органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесённых к федеральной и муниципальной  собственности;

негосударственных учреждений, организаций и предприятий, средств  массовой информации;

юридических лиц, а также  документы физических лиц личного  происхождения, фамильные архивы, фотодокументы  и другие документы, поступившие  в Архив в установленном порядке⁴.

1. Научная, проектная, технологическая, картографическая и другая документация, аудиовизуальные документы.
2. Копии архивных документов на правах подлинников, страховой фонд особо ценных документов Архива, микрофильмы и другие копии документов по истории региона, хранящиеся в других российских и зарубежных архивах.
3. Учётные документы, архивные справочники, информационные базы данных, печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющие и раскрывающие состав и содержание фондов архива, в том числе входящие в состав справочно-информационного фонда и научно-справочной библиотеки Архива.
4. Документы Архивного фонда Саратовской области, находящиеся в муниципальной и частной собственности, поступают в государственную собственность области на хранение в Архив с согласия собственников указанных документов. При этом передача права собственности на документы оформляются соглашением/договором/, заключённым между собственником документов и Архивом, после экспертизы их ценности.

 

1.3 Ведение  документации

 

Нормативные, организационно-распорядительные, и иные документы

(постановления, распоряжения, поручения, приказы, протоколы,  акты, письма и др.), которые готовятся  в архиве, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения регулирования  деятельности структурных подразделений, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» могут использоваться следующие реквизиты:

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- отметка о наличии  приложения;

- подпись;

- гриф согласования  документа;

- визы согласования  документа;

- оттиск печати;

- отметка о завершении  копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении  документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении  документа в организацию;

- идентификатор электронной  копии документа.

Для изготовления документов директора архива, его заместителя  используются номерные бланки с гербом города Саратова. Структурные подразделения имеют собственные бланки. Проекты документов изготавливаются на обычных листах.

Характеристика общего бланка документа.

Документы оформляются  на бланках установленного образца  формата А4.

Устанавливаются следующие  виды бланков:

- постановление;

- распоряжение;

- письмо;

- бланк резолюции (формат  А6).

Бланки писем исполнены  в чёрно-белом виде.

Бланки документов изготавливаются  на белой бумаге или бумаге светлых  тонов.

Бланки изготавливают  типографским способом, с помощью  средств оперативной полиграфии.

Макеты бланков документов проектируют в соответствии с  формами (образцами) бланков. Макеты бланков  документов разрабатываются в управлении по организации работы с документами  и представляются на утверждение  заместителю директора архива⁵.

При оформлении многостраничных документов на бланке печатается первый лист документа, последующие – на обычной бумаге одинакового формата, цвета и качества.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так  и без него, имеет поля (мм):

левое – 30;

правое – 10;

верхнее – 20;

нижнее – 20.

На бланках постановлений  и распоряжений применяется продольный вариант расположения реквизитов, на бланках писем и бланках резолюции  используются два варианта расположения реквизитов – угловой и продольный.

Проанализировав общий  бланк документа, можно сделать вывод, что он составлен и оформлен, верно.

Характеристика организационно-распорядительной документации:

Для анализа можно  использовать следующие распорядительные документы6

1. Устав организации.
2. Распоряжение .
3. Решение.
4. Приказ.

Проекты постановлений, распоряжений имеют заголовки, раскрывающие основное содержание вопроса.

Во вступительной части  кратко излагаются мотивы издания постановления, распоряжения. Ясно сформулированные и обоснованные цели и задачи излагаются кратко и последовательно, исключая возможность двоякого толкования. Распоряжение не всегда имеет вступительную часть.

В постановляющей, распорядительной части с последовательной нумерацией пунктов арабскими цифрами даются конкретные указания исполнителям о  характере и содержании их действий, указываются реальные сроки исполнения⁶.

Текст пунктов распорядительной части излагается в повелительной  форме: обязать, поручить и т.п., написан  ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил.

Проект постановления (распоряжения), оформленный на гербовом бланке, в обязательном порядке визируется заместителем руководителя, начальником по организации работы с документами.

В бланке распоряжения и  бланке решения не правильно оформлен реквизит дата документа. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: 05.01.2003. Возможен словесно-цифровой способ оформления даты, например: 25 января 100г. Слово год не пишется целиком.

Характеристика информационно-справочной документации:

Для анализа можно  использовать следующие документы:

- заявление;

- телефонограмма;

- ответ на письмо.

Персональная ответственность  сотрудников закрепляется в их должностных  обязанностях.

Телефонограмма оформлена  с некоторыми недочётами: в бланке нет наименования организации – автора телефонограммы, не указаны наименования должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц, передавших и принявших телефонограмму⁷.

 

Глава 2 Документооборот  организации

 

2.1 Работа с  архивными документами

 

Работа с архивными  документами начинается с просмотра  описи дел архивного фонда.

Архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или  логически связанных между собой  и подлежащих постоянному хранению. Каждому архивному фонду присваивается свой определенный номер. Архивная опись — основной учетный документ и одновременно справочник по содержанию документов фонда.

Опись фонда состоит  из перечня заголовков дел и вспомогательного справочного аппарата к ней, который  включает в себя заглавный (титульный) лист, предисловие, список сокращенных слов, указатели, переводную таблицу шифров (если опись пересоставлялась), оглавление. В зависимости от категории фонда наличие в описи вспомогательного аппарата различно.

Обязательным элементом справочного аппарата для описей фондов всех категорий является заглавный лист описи. На нем указываются следующие данные: название государственного архива, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, включенных в опись⁸.

Название фонда на заглавном листе описи дается в виде официально принятого, полного  и в скобках сокращенного названия фондообразователя. Если название фондообразователя  менялось в течение периода, на который  составлена опись, то на заглавном листе  описи пишется сначала последнее название, а ниже — все его названия в хронологической последовательности с указанием начальной и конечной дат каждого названия фондообразователя.

На заглавном листе  описи документов объединенного  архивного фонда (ОАФ) сначала указывается его название, а затем — название той части объединенного фонда, на документы которой составлена опись.

Важная часть архивной описи — предисловие. Оно содержит краткую историю фондообразователя, общие сведения о составе, содержании, происхождении и состоянии документов фонда.

Собственно опись (систематизированный  перечень заголовков дел) имеет следующую  схему:

 

№№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество  листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

 

Номер по порядку соответствует  номеру дела (единицы хранения) фонда.

Каждая опись имеет  самостоятельную валовую нумерацию. Исключение из этого правила составляют три фонда периода до октября 1917г.:

1. Саратовское губернское  жандармское управление (ф. 53)

2. Саратовское охранное  отделение (ф. 57)

3. Поволжское районное охранное отделение (ф. 51)

В этих фондах нет сплошной валовой нумерации по описи, дела пронумерованы в пределах годовых  разделов. Поэтому в требованиях  на дела этих фондов необходимо указывать  не только номер единицы хранения, но и год. Например: ф. 51, оп, 1905 г., д. 24.

Описи фондов завершаются итоговой записью. В ней указываются количество и номера дел, внесенных в опись, фиксируются наличие в описи  дел с литерной нумерацией, номера механически пропущенных и выбывших дел. При заполнении требования на выдачу документальных материалов пользователям необходимо сверять номера запрашиваемых дел с итоговой записью описи, чтобы не вносить в требование утраченные дела.

 

2.2 Приём документов  в архив и их архивное хранение. Комплектование и обеспечение сохранности

 

ГАСО осуществляет экспертизу ценности с определением сроков хранения документов, их научно-техническую обработку, в  том числе документов по личному  составу, а также подготовку документов различных организаций г. Саратова к передаче на дальнейшее хранение в архивы города.

Комплектование – это систематическое  пополнение архивного фонда РФ документами, имеющими научно-историческое значение, которое может быть использовано для изучения отраслей народного  хозяйства региона и в целом  страны.

Основная задача- это работа с ведомствами, которые бывают:

• Федеральными
• Краевыми
• Отраслевыми
• Ведомственные (архивы предприятий, организаций в которых создаваемый ими документальный фонд хранят в собственном архиве)

Документальный фонд - это совокупность документов создаваемых в процессе деятельности.

Архивный фонд - это совокупность взаимоувязанных документов, имеющих постоянный срок хранения, которые по истечению предельного срока хранения в ведомствах передаются на государственное хранение в упорядоченном виде по описям вместе с научно-справочным аппаратом к ним. Архивный фонд формируется из документационного, путём отбора необходимых документов, который осуществляет специально созданная в организации экспертная комиссия⁹.

Документы, включенные в архивный фонд, принято называть архивными. С позиции документоведения под архивным документом понимается социальная информация, закреплённая на материальном носителе, имеющая форму сообщения или оперативного документа и включённого с помощью системы специальных реквизитов, отвечающих за этот процесс.

Отнесение документов к  архивному фонду Российской Федерации  осуществляется на основе принципа историзма, системности и целостности, путём  приведения критериев, то есть системы  научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документа.

Документ (в пер. с лат.) поучительный пример или способ доказательства.

ГОСТ 16-487 даёт определение  документу, как средство закрепления  на определённом материале определённым способом сведений об объективном действительности и субъективной деятельности человека.

Реквизитами, дающими  документу юридическую силу, являются:

1. дата
2. номер
3. подпись
4. печать

Постановление Правительства  РФ от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении  Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"

Вводится единый порядок  делопроизводства в федеральных  органах исполнительной власти. Новый  порядок не распространяется на работу с документами, содержащими гостайну.

Документы оформляются  на бланках, стандартных листах бумаги формата А4 или А5 либо в виде электронных документов. Допускаются бланки с угловым или продольным вариантом расположения реквизитов. Приведен перечень реквизитов документов. Состав реквизитов определяется видом и назначением документа¹⁰.

Доставка и отправка документов осуществляются посредством почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи. Документооборот должен быть разделен на три потока: входящая, исходящая и внутренняя документация. Поступившая и создаваемая в органе документация подлежит регистрации.

Каждый орган формирует  собственный документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов. Номенклатура дел органа согласовывается с экспертно-проверочной  комиссией соответствующего федерального государственного архива. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив. Дела со сроком хранения до 10 лет уничтожаются.

Регламентирован порядок  работы с электронными документами.

На основании данного  порядка в федеральных органах  исполнительной власти по согласованию с Росархивом утверждаются инструкции по делопроизводству.

Источник комплектования – это учреждения, организации  и предприятия, в деятельности которых  создаются документы значимые для  данного региона или отрасли.

В первую очередь в источник комплектования входят органы законодательной исполнительной государственной власти, государственные учреждения и организации, а также организации и предприятия, отражающие весь спектр экономики, народного хозяйства, образования, науки, здравоохранения, культуры и т.д., которые функционируют в данное время в данном регионе.

Отбор организаций в  списки источников комплектования производится в соответствии с нормативными документами  после подробного изучения каждой организации, её функций, целей и задач, и масштаба деятельности в регионе.

В Саратовской области 12 тысяч организаций, из них в  г. Саратове 212 организаций, только 4 тысячи организаций являются источниками  комплектования.

Помещение для архивного  хранения документов должно быть

 

 

Документы, создающиеся  в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которых различна.

Значительная часть  документов имеет сведения разового применения, после использования, к  которым больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течении ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию ценную для науки и практики. Такие документы должны храниться вечно.

Экспертиза ценностей  документов – это отбор документов для дальнейшего хранения, если данные дела имеют длительный срок хранения или отбор к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, которые утратили практическую ценность.

Экспертиза производится на основании перечней с указанием  сроков хранения и номенклатур дел. Экспертиза ценностей документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в Государственном архиве.

1 этап – это определение  ценностей документов. Можно считать  составление номенклатур дел,  когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

2 этап – уже самих  документов проводится через  2 года, когда документы вышли  из оперативной работы при  подготовке документов к длительному  хранению или сдачи в архив  организации.

3 этап – снова уточняют ценность документов, но уже при передаче их на постоянное хранение из архива организации в Государственный архив¹¹.

Экспертиза ценностей  документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии действующей постоянно. В крупных  учреждениях со сложной структурой управления действует центральная экспертная комиссия, которая объединяет и координирует работу экспертных комиссий структурных подразделений.

Результатом экспертизы является разделение документов на 4 категории:

• Документ постоянного хранения, который подлежит полной технической обработке (подшивка в твёрдую обложку, нумерация листов графитным карандашом, составление заверителей и оформление обложек). Данная категория документов и дел включается в опись дел постоянного хранения, которые после определённого времени документы и дела передаются на государственное хранение.
• Документы по личному составу (долговременные - свыше 10 лет хранения) – также подвергаются полной технической обработке и включаются в опись дел по личному составу. Дела по данной описи хранятся в организации до истечения срока (75 лет). В случае реорганизации документы передаются правопреемнику. Если произошла ликвидация без правопреемника, то документы передаются в государственный архив.
• Документы до 10 лет - могут не подвергаться технической обработке и хранятся в архиве организации до истечения срока.
• Документы с истекшими сроками хранения, утратившие или не имеющие научно-историческую и практическую значимость, включаются в акт об уничтожении и подлежат обязательному уничтожению.