ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ТУРИЗМА  И СЕРВИСА» 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 
 

ДИСЦИПЛИНА:  «Документационное  обеспечение управления» 

ТЕМА: «Особенности делопроизводства в России в XVIII-XIX веках» 

СПЕЦИАЛЬНОСТЬ: 100103 «Социально-культурный сервис и туризм»  
 
 
 
 
 
 
 
 

ВЫПОЛНИЛ:                                                                                       ПРОВЕРИЛ:

студент  1 курса                                                                                      Колосовский А.М.

группа УР-07

Горбачева Екатерина

Александровна 
 
 
 
 
 
 
 

КАЛИНИНГРАД

2007

Содержание 
 
 

       Введение

      Целью данной работы является установление связи развития делопроизводства с  совершенствованием структуры государственного управления.

      Для решения поставленной цели были поставлены следующие задачи:

• Показать зависимость приказного делопроизводства от структуры боярской думы и приказов.
• Установить связь Регламента Петра I по делопроизводству с введением Сенатского управления и Коллегий.
• Отметить совершенствование канцелярского делопроизводства в период образования министерств.

      Рассмотрев  динамику совершенствования делопроизводства в XIII-XIX веках, мы можем установить как положительные, так и отрицательные стороны каждой из рассмотренных форм делопроизводства, и проследить преемственность существующих видов делопроизводства.

      В настоящее время регламентации  делопроизводственных процессов уделяется  особенное внимание: разрабатывается  законодательная база, нормативные  документы, создатели которых стремятся  как можно более отчётливо  отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения. Изучение современных принципов организации делопроизводства невозможно без единой, неразрывной связи с историей её возникновения в XVIII веке. С его началом связывается зарождение современных принципов делопроизводства, немалое значение, в возникновении которого принадлежит разработке правил регламентации, так характерной для всего времени петровских реформ.

Глава 1. Особенности приказного делопроизводства в России

1.1 Образование великорусского государства и становление приказного делопроизводства

      Система государственного делопроизводства  в нашей стране начинает складываться в период формирования русского централизованного  государства -  с середины XV в. По мере превращения Московского княжества в великорусское государство, в нем усложнялись административные задачи, поэтому  отдельные части управления превратились в сложные и постоянные присутственные места – избы или приказы.

      Их  деятельность объединялась высшим правительственным учреждением – Боярской Думой. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы.

      Период  становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом – по названию первых государственных учреждений – приказов. Этот период охватывает время с XV по  начало XVIII вв.

      В Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно не известно, в частности,  к началу 18 в. разные исследователи называют их число от 40 до 70.

1.2   Структура приказов

        Во главе отдельного приказа  стоял приказной судья (в некоторых  приказах судей было по два  и более; они назывались товарищами  главного судьи), назначаемый из думных чинов. В его ведении состояли дьяки – от одного до трех, а концу XVII в. в крупных приказах – от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на "старых" (старших), "средних" и "молодых" (младших).

      В крупных приказах подьячие объединялись в "столы", или повытья, - структурные  подразделения приказов. Деление  на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу.

      Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали различные особые должности – толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся в суд и др.

      Распорядительная  деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, донесения местных правителей. Они хранили дела и вели письмоводство.

        Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым, и подьячим "средней руки" доверялась работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в. обращают внимание на необходимость строго контролировать их работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалования.

      На  местах в ведении приказов состояли воеводы,  управлявшие территориями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою "канцелярию" – приказную избу и помощников – "меньших" воевод и дьяков. В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба делилась на столы. Например. Нижегородская съезжая изба в 1663 г. состояла из четырех столов: денежного, где хранилась казна и приходно-расходные книги; судебного, занимавшегося делопроизводством по судебным делам; сыскного и поместного и ямского, хранившего царские грамоты о поместных делах.

        Приказы и приказные избы представляли  собой одновременно и присутствие,  и канцелярию, и архив. Документы  обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные –  в сундуках-ларях в тех же  помещениях, где велась текущая  работа и прием посетителей.

      1.3 Особенности материала приказных документов

      Со  временем дорогостоящий пергамент  вытеснила бумага, которую первоначально  также привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в.  появилась и своя, отечественная бумага.

        Первую бумажную "мельницу" (фабрику)  построили на реке Пахре по  приказу патриарха Никона, затем  в Москве на реке Яузе. Однако  только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготовлялась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков – наростах на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

      Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшими, как отмечают историки, считались  перья из левого крыла гуся, а  сама очинка требовала значительного уменья. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком. Московские приказы пользовались песком, привозимым с Воробьевых гор, который считался особенно светлым и чистым. С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки.

      1.4 Формы приказных документов

      В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая  форма документа – столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных  друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли  иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение насчитывает 309 метров.

      Составные части столпа назывались "поставами". Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец  являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранились просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.

      Наряду  со столбцовой формой документа в  приказах зародилась и начала применяться  тетрадная форма. Тетрадь – это  лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. Известно огромное количество разновидностей книг – более трехсот. Но основной формой документа все-таки оставался столбец, имеющий по существу характер "дела", последовательно отражавшего все "производство" по тому или иному вопросу, начиная с инициативного документа (челобитной, памяти), включая все промежуточные документы (справки, выписки из других дел) и заканчивая документом, содержавшим решение. Остальные бумаги, не сформированные в столбцы, тетради или в книги, сгруппировывались в связки, где нередко оказывались самые разнообразные документы.

      1.5 Видовой состав приказной документации

      Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно разнообразным. Все  существовавшие в этот период документы  группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или  указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Отписки – документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты – это царские указы, посылаемые из приказов на места – боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы между собой сносились памятями; обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.

      В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т. е. Обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ  начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого – кому):

      Челобитная  заканчивалась  заверительной надписью, а также указывались имена  послухов (свидетелей), место и время  составления челобитной.

      Кроме этих обязательных элементов можно говорить о некоторых стабильных элементах текста для каждой разновидности документа. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось традиционной формулой: "…вели государь мне дать…", а заканчивалось: "…царь-государь смилуйся, пожалуй…".

      Важнейшим признаком официального документа  является его формуляр – совокупность устойчивых элементов (формул) документа, расположенных в определенной последовательности,  характерной для каждого вида документа.

      1.6 Формуляр документов приказного периода

      Анализируя  формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие  устойчивых форм, образцов, по которым  совершалось делопроизводство. В  частности, по единому образцу писались наказы воеводам из приказов, включавшие следующие части:

• вступление в должность нового воеводы, порядок приема должности от прежнего воеводы;
• постановление о финансовом управлении;
• отношение воеводы к местному обществу и выборным должностям;
• постановления о полицейской деятельности воеводы;
• определение военных обязанностей воеводы, правила его отношения к иноземцам.

      Процедура подготовки документов в приказном  делопроизводстве включала следующие  основные этапы:

1. Поступление документа на рассмотрение;
2. Подготовка дела к "докладу";
3. Рассмотрение и решение дела;
4. Оформление документа, содержащего решение.

      1.7   Движение деловых бумаг в приказной период

      Рассмотрение  дела в приказе начиналось по инициативе царя или по жалобе, извету, челобитной или отписке. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение ("отпуск"), если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение – рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов.

      Если  во исполнение царского указа нужно  было написать грамоту, дьяк писал ее сам или давал поручение кому-нибудь из старших подьячих. Если для решения  дела требовалась переписка с  другими приказами, она велась без  соблюдения особых формальностей короткими "памятями" или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

      При поступлении документа на нем  проставлялась дата и дьяк делал  пометку "Выписать", что означало "Навести справки". Фактически это означало начало рассмотрения дела. Подготовкой дел к рассмотрению ("докладу") занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответственного документа (решения по делу).

        Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса -–думным дьякам. Решение по делу принималось после его обсуждения. Думные дьяки могли согласиться с подготовленным решением, но могли и внести свои коррективы. В результате после вынесения решения дьяк "чернил" подготовленный документ, т. е. Исправлял его, младший подьячий. Подьячий "справлял", т. е. сверял беловик с черновиком, удостоверял ("справлял") его своей подписью – "справой", которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юридической силы документу. Для этого требовалось "припись" дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа.

      Руководители  приказов – судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в  принятии решений, - не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа: "а на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам… руки не прикладывают, для того и устроены они думные дьяки".

        Царь и бояре собственноручно  подписывались только на договорных  грамотах, заключаемых с другими  государствами. Подпись, или "припись", дьяка была весьма своеобразна:  если документ состоял из нескольких  листов, дьяк "приписывал" документ  на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога.

      В московских приказах впервые намечается обособление оконченных дел от "текущих". Наряду с хранением документов в  кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, Поместном приказе) появляются шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов0 например снабжение сундуков замками.

1.8 Положительные и отрицательные черты системы приказного делопроизводства

     Изучение  Уложения 1646 г. и целого ряда указов, принятых позже, позволяет говорить о введении норм письменного оформления различных договоров, установлении внешнего единообразия деятельности приказов.

      В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не создавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

      В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово «волокита». Подклеенные в столбцы длиной в среднем 50-80 м. документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при  чтении волочились, отсюда родилось и понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса. Не были развиты такие делопроизводственные операции, как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением. И всё же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приёмы и методы создания, оформления и обработки документов.

Глава 2.Особенности коллежского делопроизводства

2.1 Изменение структуры государственного управления при Петре I

      Вместо  прежних приказов были введены учреждения нового типа.

      В результате петровских реформ в области  управления сложилась следующая  система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет  и коллегии - в центре; губернатор, воевода, комиссары и другие органы -на местах¹.

      Вместо  упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная  и Главный магистрат.

      Много внимания Петр I уделил устройству сенатской, канцелярии. Для работы в новых  условиях правительство не сочло  возможным ограничиться старым кадровым составом (дьяками и подьячими) из боязни перенесения старых приказных  порядков в новые учреждения, и  стало приглашать иностранных специалистов для занятия канцелярских должностей.

      2.2 Организация делопроизводства в Сенате

      Первым  новым учреждением стал Сенат - совещательный  орган и орган надзора за правительственными учреждениями.

      С целью изменить старые порядки при Сенате учреждается особая должность экзекутора - для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного рапорта об исполнении указа.

        При малейшей задержке исполнения  указа экзекутор обязан был  доносить об этом генерал-прокурору. Все пакеты, адресованные на имя Сената, принимал обер-секретарь, распечатывал их и докладывал членам присутствия. Исключение составляли пакеты с надписью "Секретно", они передавались лично генерал-прокурору Сената.

        Все бумаги вносились в реестр и передавались в столы для производства (подготовки к рассмотрению в заседании). По завершении подготовки дела к докладу обер-секретарь скреплял его по листам и докладывал на заседании присутствия сенаторам. Прочтя дело, обер-секретарь давал сенаторам на размышление и обсуждение полчаса (для измерения времени он имел песочные часы). В сложных случаях обер-секретарь по просьбе сенаторов мог прибавить им полчаса и более, но так, чтобы на обсуждение дела ушло не более трех часов. После обсуждения сенаторы письменно записывали свое мнение, после этого формулировалось и принималось решение. По приговорам Сената канцелярия составляла указы, которые подписывались обер-секретарем. После регистрации, скрепленные государственной печатью, они отсылались по назначению.

      На  полученные из Сената указы все присутственные места и лица должны были направлять рапорт о получении указа, а по исполнении - рапорт об исполнении указа. За неприсылку в Сенат рапорта  полагались штрафы: за 1 месяц промедления - 100 руб., за два - вдвое больше и т.д., наконец, 5-месячное промедление влекло лишение имущества и ссылку на галеры.  

      2.3 Система делопроизводства в коллегиях

     Первоначально каждая коллегия руководствовалась  своим регламентом, затем законодательной  основой реформы стал "Генеральный  регламент", утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г ².  

        Генеральный регламент ввел систему  делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа - коллегий. Основное значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которого, как правило, входили президент, вице-президент, 2-3 советника и асессоры.

 С  изданием Генерального регламента  делопроизводство становится на  твердую почву закона. Этим законодательным  актом окончательно отделяются  обязанности присутствия как  органа, принимающего решения, от  делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллеги и, подготовка дел к слушанию, ведение справочной работы по делам.

Кроме секретаря в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны) Регламент настолько подробно разрабатывает все вопросы деятельности канцелярии, что даже определяет, какими должны быть устроены столы (должны иметь ящики с замками), как должны сидеть канцеляристы (по двое за одним столом) и т.д

      . Еще в 1699 г. Петр I вводит в  обращение гербовую бумагу, в  1700 г. издает указы об отмене  столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). Тетради, обычно состоящие из четырех листов бумаги, сложенных пополам и сшитых ниткой, не имели переплета. Несколько тетрадей, сшитых вместе и заключенных в переплет, составляли книгу. Однако книги не всегда переплетали, так как переплет стоил дорого.

    В первую очередь, в коллегиях рассматривались  государственные дела, затем - частные. На решение государственных дел  полагалась неделя, при необходимости  наведения справок в губерниях  устанавливался поверстный срок - по 2 дня на сто верст в один конец и столько же в другой. Через неделю после получения справки дело должно было быть решено под угрозой смертной казни. Частные дела по жалобам должны были решаться в течение шести месяцев.

        Первоначально эти сроки выдерживались. Однако позже они перестали выдерживаться из-за накопления большого количества нерешенных дел - сенатское и коллежское делопроизводство отличались редкой медлительностью. Некоторые сенатские дела, особенно судебные, тянулись годами, и не каждый из участников доживал до разрешения спора.

      Особенно  детально разработаны в Генеральном  регламенте вопросы регистрации  документов (правильное ведение регистрации  обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением) и ответственности за принимаемые решения.

      2.4 Документооборот в петровскую эпоху

        В Генеральном регламенте подробно  проработаны и вопросы документирования  и движения дел (документооборота). Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Еще ранее - в 1716 г. - был издан указ о подписании главами губернской администрации доношений в Сенат о получении сенатских указов. Позднее эту норму ввели в Генеральный регламент.

      Все делопроизводство коллегии велось под  наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором. Канцелярская работа распределялась между служащими, и обязанность каждого была строго определена регламентом.

        Так, нотариус вел протоколы  ("повседневные записки") по  всем делам, решавшимся в коллегии. Каждый день на особом листе  он записывал все дела, какие  докладывались присутствию и составлял по ним резолюцию. По окончании месяца эти листы переписывались набело и переплетались. Нотариус же вел реестр нерешенных дел, а секретарь против каждого отмечал, у кого оно находится в производстве. Этот реестр постоянно находился на столе присутствия перед местом президиума, чтобы члены коллегии могли видеть, сколько у них нерешенных дел.

      Актуариус вел общий журнал всем входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал заготовлением  канцелярских принадлежностей.

      В ведении регистратора находились регистрационные  книги -журнал, в который за весь год кратко записывалось содержание всех дел, решенных в коллегии (последние  располагались по алфавиту, с указанием, куда и когда каждое дело послано), и 4 регистрационные книги ("регистратуры") - А, В, С и D. Книги А и В служили для регистрации исходящих документов, С и D - для регистрации входящих.

      Регистрация документов в коллежской системе  делопроизводства сопровождала их не только в течение всего процесса производства дела, но и после - в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствующий номеру записи в регистрационной книге.