Особенности информационного обеспечения организации

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………...........3

Глава 1. Теоретические основы исследования информационного обеспечения организации…………………………………………………………………..........5 
1.1. Определение понятия информационных технологий……………...............5

1.2. Сущность информационно-аналитического обеспечения управления социальной сферы……………………………………………………………….11

Глава 2. Особенности информационного обеспечения организации..............18 
2.1 Социальная работа в системе социальных технологий…………………...18 
2.2 Информационное обеспечение управления в современных

организациях.........................................................................................................23

Заключение……………………………………………………………………....30

Список использованной литературы…………………………………………...31 
 
Введение

Процесс реализации нововведений в управлении всегда будет связан с использованием компьютерной техники и информационно-коммуникационных технологий. В этом проявляется одно из важнейших свойств информатизации - ее универсализм и всепроникающая способность как инструментария, обеспечивающего процессы в деле совершенствования управления и поддержки систем управления на высоком уровне эффективности.

Использование современных информационных технологий в деятельности любой современной организации является необходимым условием повышения эффективности ее работы.

 Актуальность исследования.  Современный этап развития общества характеризуется интенсивной информатизацией всех сфер его жизнедеятельности. Развитие и широкое применение информационных технологий является глобальной тенденцией мирового развития и научно-технической революции последних десятилетий. Научная новизна исследования связана с недостаточной правовой и организационной разработанностью проблем информационно-аналитического обеспечения органов государственной власти субъектов Российской Федерации.

Степень разработанности проблемы. Общие вопросы информационно-аналитической деятельности и использования информационно-аналитических технологий в различных сферах деятельности рассматривался Самолысов П.В. [18;23]; Мильнер Б.З. [16;65]; Семенов М.И. [5;43]; Вопросам значения и использования информационных ресурсов в бизнесе посвящены работы таких авторов, как Г.А.Титоренко [2;78]; Черняк Ю.Я. [7;36]. Существенный вклад в разработку теоретических, методологических и организационных аспектов информационного обеспечения управленческих решений внесли работы отечественных и зарубежных авторов.

Объектом изучения курсовой работы выступает информационное обеспечение.

Предмет изучения - информационное обеспечение в социальной сфере.

Цель курсовой работы заключается в рассмотрении информационного обеспечения организаций социальной сферы.

В связи с поставленной целью были определены следующие задачи:

- рассмотреть определение понятия информационных технологий;

- изучить сущность информационно-аналитического обеспечения управления социальной сферы;

- изучить социальную работу в системе социальных технологий;

- рассмотреть информационное обеспечение  управления в современных организациях

Гипотеза исследования: информационно-аналитическое обеспечение деятельности организаций может осуществляться при помощи традиционных форм справочно-информационного обслуживания и современных информационно-аналитических технологий. Оно позволит повысить эффективность их деятельности и качество принимаемых управленческих решений.

Структуру курсовой работы составляют введение, основная часть, состоящая из 4 параграфов, заключение и список использованной литературы.

ГЛАВА 1. Информационное обеспечение организаций социальной сферы. Новые социальные технологии

Определение понятия информационных технологий

Информация является одним из основных элементов социального управления. С позиции кибернетики как науки об общих принципах управления "процесс управления всегда и в любом случае сводится к передаче и обработке информации"

В общеупотребительном смысле под информацией понимается любое сообщение, содержащее какие-либо сведения о предметах, явлениях, событиях и т.д.

Значение информации в функционировании организации определяется как внешними, так и внутренними факторами. [20;56]

Внешние факторы связаны с необходимостью повышения жизнеспособности общества, обеспечения его устойчивости. Для этого необходимо всесторонне учитывать информационные законы человеческой цивилизации и направлять стихийные потоки информации на организацию и созидание. В свою очередь решение созидательных задач невозможно без наличия достоверной информации обо всех процессах, происходящих в обществе, и свободы использования информации всеми заинтересованными общественно-политическими силами и рядовыми гражданами. Как заявлял основатель кибернетики Н.Винер [22;23], "действенно жить - это значит жить, располагая правильной информацией".

Внутренние факторы связаны с иерархическим построением организации, управленческим характером их деятельности, потребностью постоянной связи между субъектами и объектами управления, что и предопределяет значение информации в управлении. Отсутствие достоверной информации приводит к параличу всю систему управления. Она начинает работать вхолостую и в итоге умирает как организм, лишенный кислорода.

Все это свидетельствует об огромном значении информации в системе управления организацией.

Информатизация представляет собой организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов.

Информационная технология – процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта. [3;16]

Основная цель автоматизированной технологии – получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения. Это достигается за счет интеграции информации, обеспечения ее актуальности и непротиворечивости, использования современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления.

Информационная технология справляется с существенным увеличением объемов перерабатываемой информации и ведет к сокращению сроков ее обработки. Информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов в управлении. Автоматизированные информационные системы для информационной технологии – это основная среда, составляющими элементами которой являются средства и способы для преобразования данных. [13;23] Информационная технология представляет собой процесс, состоящий из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в информационной среде, и зависит от многих факторов, которые систематизируются по следующим классификационным признакам:

- степень централизации технологического процесса;

- тип предметной области;

- степень охвата задач управления;

- класс реализуемых технологических операций;

- тип пользовательского интерфейса;

- способ построения сети.

По степени централизации технологического процесса информационные технологии в системах управления делят на централизованные, децентрализованные и комбинированные технологии.

Централизованные технологии характеризуются тем, что обработка информации и решение основных функциональных задач экономического объекта производятся в центре обработки информационной технологии -  центральном сервере, организованной на предприятии вычислительной сети либо в отраслевом или территориальном информационно-вычислительном центре. [15;14]

Децентрализованные технологии основываются на локальном применении средств вычислительной техники, установленных на рабочих местах пользователей для решения конкретной задачи специалиста.

Комбинированные технологии характеризуются интеграцией процессов решения функциональных задач на местах с использованием совместных баз данных и концентрацией всей информации системы в автоматизированном банке данных.

Тип предметной области выделяет функциональные классы задач соответствующих предприятий и организаций, решение которых производится с использованием современной автоматизированной информационной технологии. К ним относятся задачи бухгалтерского учета и аудита, банковской сферы, страховой и налоговой деятельности и др.

По степени охвата автоматизированной информационной технологией задач управления выделяют автоматизированную обработку информации на базе использования средств вычислительной техники, автоматизацию функций управления, информационную технологию поддержки принятия решений, которые предусматривают использование экономико-математических методов, моделей и специализированных пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам. [4;36] К данной классификационной группе относятся также организация электронного офиса как программно-аппаратного комплекса для автоматизации и решения офисных задач, а также экспертная поддержка, основанная на использовании экспертных систем и баз знаний конкретной предметной области.

По классам реализуемых технологических операций информационные технологии рассматриваются в соответствии с решением задач прикладного характера и имеющимся прикладным программным обеспечением, таким, как текстовые и графические редакторы, табличные процессоры, системы управления базами данных, мультимедийные системы, гипертекстовые системы и др.

По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии подразделяются в зависимости от возможностей доступа пользователя к информационным, вычислительным и программным ресурсам, соответствующей используемой на экономическом объекте автоматизированной информационной технологии. [12;32] Пакетная информационная технология не предоставляет возможности пользователю влиять на обработку данных, в то время как диалоговая технология позволяет ему взаимодействовать с вычислительными средствами в интерактивном режиме, оперативно получая информацию для принятия управленческих решений.

Интерфейс сетевой автоматизированной информационной технологии предоставляет пользователю телекоммуникационные средства доступа к территориально удаленным информационным и вычислительным ресурсам. [9;45]

Способ построения сети зависит от требований управленческого аппарата к оперативности информационного обмена и управления всеми структурными подразделениями организации. Повышение запросов к оперативности информации в управлении экономическим объектом привело к созданию сетевых технологий, которые развиваются в соответствии с требованиями современных условий функционирования организации. Это влечет за собой организацию не только локальных вычислительных систем, но многоуровневых (иерархических) и распределенных информационных технологий в информационных системах организационного управления. Все они ориентированы на технологическое взаимодействие, которое организуется за счет средств передачи, обработки, накопления, хранения и защиты информации. [7;54]

Информация и процессы информационного обеспечения, с нею связанные, в настоящее время становятся основным условием функционирования политико-административной системы и принятия решений на любом уровне. Подтверждением этому является появление и глубокое проникновение во все социальные институты, прежде всего в органы государственной власти, новых информационных технологий управления. "Новые" в данном случае означает принципиально отличающиеся от используемых ранее.

Информационные технологии – это система научных и инженерных знаний, а также методов и средств, которые используются для создания, сбора, передачи, хранения и обработки информации. Новые информационные технологии позволяют использовать при работе с информацией компьютерную технику и телекоммуникационные средства связи. Внедрение новых информационных технологий существенно изменяет содержание различных видов деятельности, прежде всего управленческой, повышает эффективность управления, выводит на новый, более высокий уровень информационное обеспечение процессов принятия решений органами государственной власти.

Применение новых информационных технологий позволяет выявить скрытые информационные структуры, представить слабо структурированные компоненты управления в семиотической (знаковой) форме, а при формировании управленческой информации - из потока данных исключить данные, не выполняющие вышеуказанные функции, а используемые исключительно вследствие стереотипов мышления и по традиции. [16;340]

Государственная политика в сфере формирования информационных ресурсов и информатизации направлена на создание условий для эффективного и качественного информационного обеспечения решения стратегических и оперативных задач социального и экономического развития Российской Федерации.

Основными направлениями государственной политики в сфере информатизации являются:

- обеспечение условий для развития и защиты всех форм собственности на информационные ресурсы;

- формирование и защита государственных информационных ресурсов;

- создание и развитие федеральных и региональных информационных систем и сетей, обеспечение их совместимости и взаимодействия в едином информационном пространстве Российской Федерации;

- создание условий для качественного и эффективного информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе государственных информационных ресурсов;

- обеспечение национальной безопасности в сфере информатизации, а также обеспечение реализации прав граждан, организаций в условиях информатизации;

- содействие формированию рынка информационных ресурсов, услуг, информационных систем, технологий, средств их обеспечения;

- формирование и осуществление единой научно-технической и промышленной политики в сфере информатизации с учетом современного мирового уровня развития информационных технологий;

- поддержка проектов и программ информатизации;

- создание и совершенствование системы привлечения инвестиций и механизма стимулирования разработки и реализации проектов информатизации;

- развитие законодательства в сфере информационных процессов, информатизации и защиты информации. [20;89]

1.2. Сущность информационно-аналитического  обеспечения управления социальной сферы

Информационно-аналитическая система управления организации – это распределенная информационно-управленческая система, обеспечивающая сбор, обработку и представление информации, предназначенной для достоверного информационно-аналитического обеспечения принятия управленческих решений.

Существует так называемый "информационный барьер", при котором возможности традиционных (бумажных) приемов управления в социально-экономических системах оказываются исчерпанными. Пропускная способность человеческого мозга как преобразователя информации хотя и велика, но все-таки ограничена. Мощь и совокупный интеллект управленческого аппарата в настоящий момент обеспечиваются только на основе комплексной информатизации управленческого труда, при которой значительная часть информационных потоков замыкается вне человека - через ЭВМ. [23;12]

Система информационного обеспечения управления организации должна учитывать специфику региона - отраслевую структуру производства, приоритетные направления развития экономики, наличие ресурсов, демографические и миграционные особенности региона. На территории региона осуществляют свою деятельность многочисленные организации. На современном этапе при их взаимодействии координируется информационно-аналитическая деятельность, создаются информационные ресурсы общего пользования, обеспечивается информационная безопасность, осуществляется информационный обмен. Если привести в пример органы государственной власти и местного самоуправления, то информационные потребности федерального и регионального уровня обычно находятся в различных плоскостях, поэтому важной задачей является оптимизация информационных связей, усилий и затрат на обеспечение сбора, обработки и предоставления информации. [26]

Процесс управления в современной организации корректно рассматривать как сочетание следующих трех режимов принятия решений: Стратегический уровень предполагает выявление проблемных областей в различных сферах деятельности организации, анализ и прогноз долгосрочных тенденций ее развития; анализ и прогноз общественно-политических тенденций и создание системы уравновешивания различных влияний внешней среды. На данном уровне генерируются методы решения проблем, разрабатываются концептуальные подходы, оптимизируются модели и сценарии развития организации.

На оперативном уровне производится мониторинг и анализ текущего состояния элементов социально-экономической и общественно-политической сфер, формируются планы реализации концепций, моделей и сценариев развития, осуществляется оперативный контроль и корректировка выполнения планов и проектов. [11;23]

Чрезвычайное управление предполагает одновременно прогнозирование и предотвращение экстремальных ситуаций, создание сценариев их возникновения и развития, непрерывный мониторинг характеристик и показателей потенциально опасных природных, техногенных, социально-политических факторов и обеспечение организационно-технических вопросов осуществления управления в экстремальных условиях.

В зависимости от преобладающих механизмов подготовки решений можно также выделить в качестве возможных форм управления балансное, оптимизационное и политическое управление.

Балансное управление основано на поиске решений, при которых потребности для решения какой-либо задачи сбалансированы с реальными ресурсами, находящимися в ведении организации. При оптимизационном управлении решается задача выбора предпочтительного варианта действий или оптимального использования ресурсов. В отличие от балансной и оптимизационной форм управления, при которых используются расчетные алгоритмы или иные количественные методы для подготовки и принятия решения, политическое управление носит преимущественно волевой характер, отражая субъективные представления лица, принимающего решения. [8;138]

Несмотря на множество реально работающих информационных систем управления в современных организациях, пока нет примеров исчерпывающего решения задачи интеграции всех информационных ресурсов территории, то есть создания поля данных, на котором можно было бы ставить и решать математически корректную оптимизационную задачу. Такое положение будет меняться в процессе развития и усиления значимости информационно-аналитической деятельности организации.

Сегодня эти процессы проявляются в функциональном (идет переход от автоматизации информационно-справочной деятельности к автоматизации аналитической обработки данных), технологическом (от централизации информации к распределенной системе хранения и аналитической обработки данных) и организационном аспектах (лица принимающие решения все чаще доверяют информационно-аналитическим технологиям). [25]

В настоящее время нередка такая ситуация, когда компьютер имеется практически у каждого работника организации, а документооборот как внутри организаций, так и при их взаимодействии был и остается полностью бумажным. При этом, как правило, уровень информированности руководства и аналитической деятельности в организации не претерпевает заметных изменений.

Такое состояние информатизации является прямым следствием нарушения известных принципов информатизации, сформулированных основоположником информатизации управления академиком В. М. Глушковым: [7;12]

Первый принцип - первого лица. Суть этого принципа состоит в том, что все цели и задачи совершенствования управления, решения острых проблем, возникающих в деятельности организации должны формулироваться руководителем организации. К примеру, известные попытки создать единую информационную модель региона (города, района, муниципального образования) чаще всего наталкиваются на стремление различных звеньев управления (в пределах одного органа государственной власти) максимально отобразить в ней ведомственные интересы. Это, в свою очередь, приводит к такой степени энтропии модели, что она перестает быть обозримой и практически полезной. На фоне не менее 2-3 тысяч показателей социально-экономического развития, 5-6 тысяч показателей, отражающих текущее состояние населенной территории, и не менее 500 сводных областей и направлений деятельности органов местного самоуправления должны быть выделены главные направления, подконтрольные секторы экономики и общества, а также проблемы, требующие максимального внимания со стороны первого руководителя в целом. На этой основе могут быть определены необходимые информационные ресурсы (информация и данные), которые адекватно отображают необходимые параметры (процессов, явлений и объектов управления), и только при этих условиях можно предполагать, что финансовые средства на информатизацию будут потрачены не впустую.

Второй важный принцип информатизации - принцип автоматизации документооборота. Соблюдение этого принципа состоит в том, что компьютер как универсальный инструмент обработки любого вида информации (алфавитно-цифровой, графической или голосовой) должен использоваться соответствующим способом. [7;14]

Рис. 1

Если информационные потоки, циркулирующие между органами управления, будут осуществляться по схеме, показанной на рис. 1, можно быть уверенным, что компьютер используется органом управления как пресловутые "счеты". Если схема движения информации осуществляется так, как показано на рис. 2, то достигается одна из важнейших целей совершенствования управления - повышение достоверности и скорости обработки информации, снижение трудоемкости обработки данных, усиление аналитической деятельности, многократное использование данных.

Рис. 2

Но главное - обеспечение возможности реализации еще одного важнейшего принципа информатизации - принципа новых задач управления. Под "новыми" мы понимаем, прежде всего, комплексные проблемы и задачи управления. Эти задачи требуют самой разносторонней информационной базы, выбора вариантов (альтернатив) управленческих решений, применения экономико-математических моделей, сравнительного анализа ситуаций, ранжирования уровней развития тех или иных секторов экономики и общества и т.д. [7;19]

Следующие два ведущих и взаимосвязанных принципа информатизации - принципы интеграции информационной базы и одноразового ввода данных. Реализация первого из указанных принципов состоит в том, что в системах информационного обеспечения управления организациями создается первичная база данных. Создание первичной базы данных является продуктом особого класса функций управления, которые можно выделить как учетно-регистрационные. Работники организации частично или полностью занимаются формированием внутри нее специализированной системы учета, осуществляя постоянную оперативную актуализацию информации и инвентаризацию соответствующих объектов. В деятельности органов регистрации юридических лиц непрерывно регистрируются новые предприятия, и таким образом происходит формирование и обновление базы данных о предприятиях. В процессе деятельности органов записи актов гражданского состояния, паспортно-визовых служб, администраций муниципальных образований перманентно накапливаются записи о параметрах состояния населения и т. д. [12;56]

Принцип одноразового ввода информации является соподчиненным принципу интеграции информационной базы и означает лишь то, что данные, накопленные в системе учета (за счет выполнения множества операций по учету и регистрации объектов, взаимодействующих с органом управления) как и другие, в том числе и "сводные" данные, формируемые различными подразделениями организации, должны вводиться в систему управления однократно, но многократно использоваться многими звеньями и подразделениями организации.

Таким образом, мы выяснили, что информационно-аналитическое обеспечение управления современной организацией является распределенной информационно-управленческой системой, обеспечивающей сбор, обработку и представление информации, предназначенной для достоверного информационно-аналитического обеспечения принятия управленческих решений. Также мы выделили основные принципы информатизации -это принцип - первого лица, принцип автоматизации и другие. Кроме того, особенности информационно-аналитического обеспечения состоят в том, компьютерные информационные системы должны создаваться с учетом расширяемости их функций и постоянной готовности программно-технического комплекса и информационной системы в целом к возможным преобразованиям и модернизации в управлении.

ГЛАВА 2. Особенности информационного обеспечения организации социальной сферы

2.1. Социальная работа в  системе социальных технологий

Определение и конкретизация целей социальных технологий позволяют выделить среди них, в качестве особой группы, технологии социальной работы, которые можно рассматривать как систему оптимальных способов преобразования, регулирования социальных отношений и процессов в жизнедеятельности людей, ориентированных на социальное обслуживание, помощь и поддержку граждан, находящихся в сложной жизненной ситуации. Деятельность, направленная на достижение этих целей, предполагает осуществление различных социальных изменений, связанных как со сознанием субъекта, так и со средой его жизнедеятельности. [12;85]

Социальные изменения как процесс - сознательная, целенаправленная деятельность по трансформации социальной действительности, ведущая к исчезновению старых и появлению новых социальных характеристик, как системы в целом, так и отдельных её элементов. Реальные результаты этой трансформации будут представлять собой социальные изменения как явление. Являясь одним из видов человеческой деятельности, социальная работа тоже осуществляет определённые социальные изменения, используя при этом, свои специфические средства и методы. При этом, главная задача социальной работы заключается не столько в социальной трансформации, сколько в текущем, постоянном устранении дисфункций общества в целом или отдельных его элементов.

 Сфера профессиональной  компетентности и деятельности  социального работника при осуществлении  социальных изменений включает  в себя следующие элементы:

- реализация социальных и гражданских прав людей;

- компенсация социального, физического или психического ущерба;

- ликвидация дефицита в общении;

- помощь в организации  досуга, доступа к основным социальным  благам и социальным услугам. [13;45]

Действуя в сфере своей компетенции, социальный работник может по-разному участвовать в осуществлении социальных изменений. Это могут быть:

- длительные, перспективные  усилия (повышение уровня социальной  адаптации субъекта и улучшение  его «социального самочувствия»);

- постоянная, систематическая  деятельность (социальный патронаж, профессиональная деятельность в школе, детском доме, доме-интернате);

- краткосрочные, чрезвычайные  действия (эвакуация из района  бедствия, экстренная психологическая, педагогическая или другая помощь);