Влияние управленческих процессов на эффективность деятельности организации

Министерство  образования и науки Российской Федерации

ГОУ ВПО  «Магнитогорский государственный  университет»

кафедра экономики и предпринимательства 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по теории организации на тему: 

ВЛИЯНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ  
 

 
 

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Магнитогорск 2009 г.

     ОГЛАВЛЕНИЕ

 
 
 
 
 
 
 
 

    ВВЕДЕНИЕ

    Актуальность  проблемы. В современный период по мере укрупнения хозяйствующих субъектов и усложнения их деятельности возрастает значимость повышения эффективности управленческих процессов на предприятиях, которые требуют внедрения современных систем автоматизации, применения компьютерных технологий и коммуникаций. Практика показывает, что предприятия реального сектора экономики не всегда способны адекватно освоить применение современных методов и структур управления, и для успешного решения необходимых задач им требуется помощь со стороны специализированных консультационных служб и квалифицированных консультантов.

    Эффективность процессов управления существенным образом зависит от множества факторов - логики разработки решений, качества оценки ситуации, структуризации задач и проблем, определённого уровня культуры управления, механизма реализации решений, исполнительской дисциплины. При этом необходимо помнить, что даже тщательно продуманные решения могут оказаться неэффективными, если они не смогут предвосхитить возможных изменений в ситуации, состоянии производственной системы.

    Для того чтобы быть эффективным, то есть достигать поставленных целей, процессы управления должны удовлетворять ряду требований:

    - быть реальными, то есть исходить из достижимых целей, реально располагаемых ресурсов и времени. Данные процессы должны содержать цели, разделение цели на задачи, оценку располагаемых и потребных ресурсов, сценарий достижения целей в результате решения задач и другие элементы соответствующей направленности;

    - содержать механизм реализации, то есть содержание процессов управления должны включать разделы, охватывающие организацию, стимулирование, контроль при реализации решений;

    - быть устойчивым по эффективности  к возможным ошибкам в определении исходных данных;

    - готовиться, приниматься и выполняться  в масштабе времени управляемых процессов с учетом возможных скоростей развития нештатных, аварийных ситуаций;

    - быть реализуемыми, то есть не содержать положений, которые сорвут исполнение в результате порождаемых им конфликтов. Например, несоответствие функций подразделений применяемым технологиям порождает в организационно-производственной системе линейно- функциональный конфликт;

    - быть гибким, то есть изменять  цель и алгоритм достижения  цели при изменении внешних или внутренних условий, содержать описание состояний объекта управления, внешней среды, при которых выполнение решения должно быть приостановлено и начата разработка нового решения;

    - предусматривать возможность контроля  исполнения.

    Также необходимо учитывать и качество управленческого решения, которое определяет в значительной мере конечный результат и эффективность выполнения задач управления.

    Качество управленческого решения зависит от ряда факторов:

    - качества исходной информации, определяемого  ее достоверностью, достаточностью, защищенностью от помех и ошибок, формой представления;

    - оптимального или рационального  характера принимаемого решения;

    - своевременности принимаемых решений,  определяемой скоростью их разработки, принятия, передачи и организации исполнения;

    - соответствия принимаемых решений  действующему механизму управления и базирующихся на нем методов управления;

    - квалификации кадров, осуществляющих разработку, принятие решений и организацию их исполнения;

    - готовности управляемой системы  к исполнению принятых решений

    Управленческие  решения могут приниматься применительно  к любой сфере деятельности организации: управлению персоналом, управлению финансами, управлению производственными процессами, в том числе и управлению маркетинговой службой.

    Анализ  управленческих процессов в деятельности организации позволил выбрать тему курсовой работы и сформулировать ее основные параметры.

    Тема курсовой работы – влияние управленческих процессов на эффективность деятельности организации.

    Цель – раскрыть механизмы влияния управленческих процессов на эффективность деятельности организации.

    Объект – организация.

    Предмет – механизмы влияния управленческих процессов на эффективность деятельности организации.

Задачи:

1. раскрыть сущность управленческих процессов;
2. проанализировать управленческие процессы с точки зрения их влияния на эффективность деятельности организации;
3. разработать рекомендации по осуществлению функций анализа и контроля в достижении эффективной деятельности организации.

        Методология курсовой работы: В процессе проведения исследования  были использованы научные положения:

• основы управления организацией (Л.А. Горшкова);
• теории управления (Л.А. Бурганова);
• управленческих решений (С.Ш. Левина, Р.Ю. Турчаева);
• теории менеджмента (М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури и др.);
• экономической теории, теории организации (И.В. Липсиц, Г.М. Гукасьян, Г.Р. Латфуллин, А.В. Райченко и др.) и другие.

    Методы  исследования: анализ, сравнение, обобщение, прогнозирование, математическая статистика.

    Данная  курсовая работа имеет теоретико-практический характер.

    Теоретическую часть составил анализ научной литературы по проблеме исследования.

    В практическую часть входят следующие составляющие:

    - организационная характеристика  ООО «РЕГИОН»;

    - анализ опыта управления организацией;

    - оценка влияния управленческих  процессов на эффективность деятельности организации ООО «РЕГИОН»;

    - рекомендации по осуществлению  функций анализа и контроля в достижении эффективной деятельности организации.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ  АСПЕКТЫ ЭФЕКТИВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

 

1.1. Теоретические аспекты  эффективной деятельности  организации

 

    Для того, чтобы дать характеристику аспектам эффективной деятельности организации приведем несколько определений понятия организация.

    В учебнике «Теория организации» авторы Г.Р. Латфуллин, А.В. Райченко понятие организация трактуют так: «организация – (от франц. oranization - устройство) внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие частей целого, обусловленные его строением» ¹(20, с. 20). 

    М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури под организацией подразумевают группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей ²(14, с. 223).

    У С.И.Ожегова, Н.Ю. Шведовой организация - это общественное объединение или государственное учреждение ³(17, с. 449).

    В.Р. Веснин рассматривает организацию  как совокупность людей и условий их деятельности в определенных пропорциях и взаимосвязи, а также действия людей по формированию и обеспечению условий функционирования и развития ⁴(4, с. 16).

    Сравнение данных определении позволило нам  сгруппировать свойства организации  и за основу принять следующее  определение: организация – это не только группа людей, объединенных общей целью, но и условия их деятельности в определенных пропорциях и взаимосвязи, а также общественное объединение и (или) государственное учреждение.

 

    я и факторы, но если выделить из этих процессов управление в качестве целенаправленного воздействия субъекта, то жизненный цикл организации можно представить в качестве самостоятельного периода определенного процесса – это позволяет четко и конструктивно представить взаимодействие двух процессов ⁵(20, с. 348). 

    Раскроем  содержание системного подхода к управлению в организации, рассматриваемый Н.Д. Шивцовой и А.В. Ивлевым ⁶(13, с. 22).

    В основе системного научного подхода  лежит понятие система – комплекс взаимосвязанных элементов вместе с их связями и отношениями, обладающий целостными свойствами, находящийся в особом единстве с внешней средой.

    Суть  системного подхода заключается  в том, что менеджеры должны рассматривать предприятие как совокупность взаимосвязанных элементов (люди, структура, задачи, технология), которые ориентированы на достижение различных целей под влиянием внешней среды.

 

    1.2.  Этапы и функции управления организацией

 

    Управление  – это циклический процесс, включающий отдельные функции (7, с.130). Выделение  функций как самостоятельных, специализированных и обособленных участников управленческой деятельности позволяет осуществлять анализ действий менеджеров, структурных звеньев или организации в целом. Каждая функция имеет свое содержание, разработанный процесс осуществления и определенную структуру, в рамках которой оформляется ее организационное обособление.

    Суть  управления состоит в оптимальном  использовании ресурсов (земли, труда, капитала) для достижения поставленных целей.

    Управление  представляет собой реализацию нескольких взаимосвязанных функций:

• планирования,
• организации,
• мотивации сотрудников,
• контроля;
• координация.

    С помощью планирования определяются цели деятельности организации, средства и наиболее эффективные методы для достижения этих целей. Важным элементом этой функции являются прогнозы возможных направлений развития и стратегические планы. На этом этапе фирма должна определить, каких реальных результатов она может добиться, оценить свои сильные и слабые стороны, а также состояние внешней среды (экономические условия в данной стране, правительственные акты, позиции профсоюзов, действия конкурирующих организаций, предпочтения потребителей, общественные взгляды, развитие технологий).

    Поскольку цели могут быть поставлены на различный  срок, то планирование может быть разным (долгосрочное, текущее, оперативное).

    Задачей долгосрочного планирования является обеспечение адаптации организации к условиям внешней среды.

    В ходе его осуществления проводится анализ тенденций изменения внешней среды, изучаются потенциальные возможности организации, делается выбор относительно желаемого ее состояния в будущих изменившихся условиях и намечается путь, по которому должно осуществляться развитие организации, ее изменение. На основе долгосрочных планов разрабатываются текущие (годовые) планы.

    Организация. Эта функция управления формирует структуру организации и обеспечивает ее всем необходимым (персонал, средства производства, денежные средства, материалы и т.д.). То есть на этом этапе создаются условия для достижения целей организации. Хорошая организация работы персонала позволяет добиться более эффективных результатов.

    При этом важное значение имеет рациональная организация управленческих процессов. Эти процессы подразделяются на основные (изменение параметров предмета труда), вспомогательные (условия, при которых создается нормальное функционирование основных и обслуживающих процессов) и обслуживающие (накопление, контроль и передача предмета труда). При этом в качестве предмета труда выступают управленческое решение, информация и документация. 

    Выделим основные условия рациональной организации  управленческих процессов. К ним  относятся:

• пропорциональность (соразмерное обеспечение рабочих мест информацией, материальными ресурсами);
• непрерывность (максимальное использование рабочего времени для выполнения управленческих процессов);
• наличие целей;
• эластичность действий;
• устойчивость;
• разделение труда;
• соблюдение норм управляемости;
• делегирование обязанностей и полномочий;
• параллельность (совмещение операций во времени);
• прямоточность (оптимальный путь прохождения предметов труда и информации);
• ритмичность (равномерность выполнения управленческих процессов во времени);
• концентрация однородных предметов труда в одном месте;
• гибкость процессов.

    Для соблюдения этих условий необходимо повышать повторяемость процессов и операций, что достигается путем унификации и типизации разнохарактерных частичных процессов. 

    Мотивация - это процесс побуждения других людей к деятельности для достижения целей организации. Выполняя эту функцию, руководитель осуществляет материальное и моральное стимулирование работников, и создает наиболее благоприятные условия для проявления их способностей и профессионального "роста". При хорошей мотивации персонал организации выполняет свои обязанности в соответствии с целями этой организации и ее планами. Процесс мотивации предполагает создание для работников возможности удовлетворения их потребностей, при условии надлежащего выполнения ими своих обязанностей. Прежде, чем мотивировать персонал на более эффективную работу, руководитель должен выяснить реальные потребности своих работников. Например, самые необходимые (первичные потребности) - физиологические потребности (еда, вода, жилье, отдых); потребности в безопасности и защищенности (защита от физических и психологических опасностей). Затем, вторичные – потребности в принадлежности и причастности (принадлежность к чему-либо или кому-либо, чувство социального взаимодействия, привязанности и поддержки); потребности в признании и самоутверждении (личные достижения, компетентность, уважение со стороны окружающих); потребности самовыражения (реализация своих потенциальных возможностей).  

    Методы  управленческой мотивации можно  разделить на следующие составляющие:

• методы экономической мотивации (зарплата, премия, льготы, проценты, пакет акций, доплата и т.д.);
• методы социальной мотивации (общественное признание, благодарность, восхищение, обожествление, презрение);
• методы психологической мотивации (ощущение собственной значимости, безразличие, ущербность, ненужность);
• социально-психологические методы (повышение социальной активности, обмен опытом, критика, управленческая и профессиональная этика);
• методы властной мотивации (повышение в должности, предоставление дополнительных полномочий);
• метод моральной мотивации (личное и публичное признание, похвала и критика);
• целевой метод;
• метод проектирования и перепроектирования (обогащения) работ;
• метод вовлечения сотрудника (партисипативный метод);
• методы изучения мотивации и мотивов – экспериментальные методы, методы оценки поведения и его причины со стороны, методы изучения (беседа, анкетирование, опрос) и т.д.

    Контрольная функция управления предполагает оценку и анализ эффективности результатов работы организации. При помощи контроля производится оценка степени достижения организацией своих целей, и необходимая корректировка намеченных действий. Процесс контроля включает: установление стандартов, измерение достигнутых результатов, сравнение этих результатов с планируемыми и, если нужно, пересмотр первоначальных целей. Контроль связывает воедино все функции управления, он позволяет выдерживать нужное направление деятельности организации и своевременно корректировать неверные решения.

    В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и нормативов. Эффективно поставленный контроль обязательно должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на результаты, быть достаточно простым.

    Когда организации стремятся строить  свою работу на принципе доверия к людям, а это приводит к необходимости и возможности существенного сокращения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В этих условиях контроль становится менее жестким и более экономичным.   

    Примерами осуществления контроля при учете выполнения всех планов, программ и заданий могут быть количество, качество, затраты, исполнители и сроки. К учету выполнения всех требований предъявляют следующие требования:

• полнота сведений;
• динамичность (отражение показателей в динамике);
• системность;
• простота;
• автоматизация на основе компьютерной техники;
• экономичность;
• преемственность.

    Осуществление регулярного и качественного  учета и контроля за функционированием системы управления является важным условием ее высокой эффективности.

    Координация – функция процесса управления, обеспечивающая бесперебойность и непрерывность. Задачей данной функции является обеспечение взаимодействия и согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Для выполнения координационной функции могут использоваться как всевозможные документальные источники (отчеты, докладные, аналитические материалы), так и результаты обсуждений возникающих проблем на совещаниях, собраниях, при интервьюировании и т.д. Большую роль при этом играют технические средства связи, помогающие быстро реагировать на отклонения в нормальном ходе работ в организации.

    С помощью этих и других форм связи  устанавливается взаимодействие между  подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех функций процесса управления (планирования, организация, мотивации и контроля), а также действий руководителей.

    В отличие от рассмотренных общих  функций, которые имеют место  в любом процессе управления, функции современных организаций, имеющих сложные взаимоотношения с внешним окружением, - это планирование, маркетинг, производство, предпринимательство, финансы, организация, инновация, информация, социальное развитие. Каждую из этих функций можно рассматривать как определенный вид работы по управлению предприятием в целом. Это относительно самостоятельные участки работы, выделившиеся в процессе разделения труда в управлении, носящего объективный характер.

 
 
 

    1.3. Роль управления  в достижении целей эффективной деятельности организации

 

    Одним из основных элементов успешных компаний является наличие лидера, информированного, мотивированного персонала, другими словами команды, направленной на реализацию общей цели, участвующих в ее определении и достижении, получающие вознаграждение по результатам своей деятельности.

    Все разнообразие управленческих решений  в зависимости от характера проблем и методов их разрешения можно условно разделить на отдельные типы (рис. 2).

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    

 
 

    

 

    

 

       

    

 

    

    

 
 
 
 

    Рис. 2. Типы управленческих решений 

    Укрупненно  процесс управления производством  может быть представлен в виде четырех этапов (рис. 3):

    1 этап – определяется цель управления;

    2 этап – определяется фактическое  и прогнозируемое состояние деятельности организации, оцениваемое относительно цели;

    3 этап – формулируется проблема  управления как несоответствие  ситуации и цели, и производится оценка степени данного состояния;

    4 этап – вырабатываются управленческие  решения, определяется способ решения проблемы и организационные мероприятия его реализации ⁷(11, с. 12).