Внедрение новых информационных технологий в делопроизводство

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГОУ СПО  «УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОЛЛЕДЖ ТЕХНОЛОГИИ И ДИЗАЙНА»

ВНЕДРЕНИЕ НОВЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

КУРСОВАЯ  РАБОТА

032002. ДОУ и  А. Д-09-11

Руководитель Т.С. Фарнина

Выполнила А.Д. Нуриева 

2011 

содержание

      Введение 

1 Нормативное регулирование использования новых информационных технологий в делопроизводстве                1.1 Федеральные законы                1.2 Национальные (государственные) стандарты            1.3.Иные нормативно-методические документы          

2 Делопроизводство и новые информационные технологии             2.1 Определение терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии», их взаимодействие. Информационные системы            

      2.2 Автоматизация делопроизводства            

      2.3 Электронный документооборот 

Заключение  

Список  литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Неоспорима  важность сохранности и умелого  использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения  бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.

     Фактически, малоэффективное использование  накопленной информации (или, еще  хуже, ее утрата) может привести к  потере всего бизнеса. Ведь вовремя  не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

     Вследствие  этого, на любом предприятии, где  ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки  и безопасного хранения значительных объемов информации.

     С развитием научно-технического прогресса, новые информационные технологии стремительно охватывают все больше сторон человеческой жизни. Неудивительно, что такая важная часть административной деятельности, как документационное управление обеспечения, вплотную подошла к использованию новых технологий.

     Существует  мнение, что в настоящее время  только около 30% всей корпоративной  информации хранится в электронном  виде (как в структурированном - в  базах данных, так и в неструктурированном).

     Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске и обработке. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие электронных архивов).

      В настоящее время на большинстве  российских предприятий документооборот в виде договоров, прайс-листов, приказов, деловой переписки, финансовой документации, и т.д., хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно.

      Целью курсовой работы является рассмотрение важнейших процессов внедрения новых информационных технологий в делопроизводстве, а также рассмотрение возникающих при этом основных проблем.

     Актуальностью данной темы является необходимость автоматизации документооборота организаций.

     Объектом  изучения в курсовой работе являются: делопроизводство и новые информационные технологии.

     Предметом – изучение аспектов внедрения новых информационных систем в делопроизводство.

     Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Описать нормативные акты (федеральные законы, национальные стандарты, прочие нормативно-методические документы), так или иначе регулирующие применение новых информационных технологий в делопроизводстве организаций.
2. Изучить термины «делопроизводство» и «новые информационные технологии»;
3. Рассмотреть взаимодействие терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии».

    Методы  исследования:

1. Эмпирический метод, включающий в себя изучение литературы по данной теме;

2. Теоретический метод, включающий сравнение, обобщение, систематизацию, анализ.

     Практическая  значимость курсовой работы состоит в дополнении уже существующих рекомендаций по внедрению новых информационных технологий в делопроизводство с учетом проблем, которые могут возникнуть при его внедрении.

     Материалом  изучения послужили: литература по делопроизводству, журналы, Интернет ресурсы, Федеральные законы и ГОСТы. 
 

1 Нормативное регулирование использования новых информационных технологий в делопроизводстве

1.1 Федеральные законы Российской Федерации

     Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» регулирует отношения, возникающие при:

     1) осуществлении права на поиск,  получение, передачу, производство  и распространение информации;

     2) применении информационных технологий;

     3) обеспечении защиты информации.

     Основные  понятия: информация, информационные технологии, информационная система, информационно-телекоммуникационная сеть, обладатель информации, доступ к  информации, конфиденциальность информации, предоставление информации, распространение информации, электронное сообщение, документированная информация, оператор информационной системы.

     Целью Федерального закона от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

     Основные  используемые понятия: ФЗ «Об электронно-цифровой подписи»:

• электронный документ;
• электронная цифровая подпись;
• владелец сертификата ключа подписи;
• средства электронной цифровой подписи;
• сертификат средств электронной цифровой подписи;
• закрытый ключ электронной цифровой подписи;
• открытый ключ электронной цифровой подписи;
• сертификат ключа подписи;
• подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе;
• пользователь сертификата ключа подписи;
• информационная система общего пользования;
• корпоративная информационная система.

1.2 Национальные (государственные) стандарты на документацию

     Терминология  электронного обмена информацией получила нормативное закрепление в разработанном  Министерством информационных технологий и связи РФ национальном стандарте  ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», входящим в серию стандартов «Информационная технология». Этот стандарт, введенный в действие с 1 июля 2005 г., основан на международных стандартах по терминологии в области информационных технологий, по электронному обмену данными и обработке информации в распределенных системах. Согласно ГОСТ Р 52292-2004, документ есть явление социальное. В стандарте содержатся определения следующих терминов: «цифровая среда», «электронная среда», «данные», «документ», «электронный документ», «реализация электронного документа». Стандарт предъявляет к документу в социальной среде такие основные требования, как фиксированность документа, его доступность, целостность и легитимность.

     Национальный  стандарт ГОСТ Р 52294-2004 «Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения» определяет основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента административной и служебной деятельности организаций. Он распространяется на автоматизированные системы обработки информации и управления учреждений, предприятий и организаций. Положения этого стандарта следует учитывать при созданий новых (или совершенствования существующих) технологий управления организацией.

     ГОСТ  Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД «Управление  документами. Общие требования»  регулирует процессы управления документами  государственных или коммерческих организаций, предназначаемыми для  внутреннего или внешнего пользования. В стандарте даны рекомендации по созданию, включению в систему и управлению документами, а также обеспечению соответствия документов установленным в настоящем стандарте характеристикам. Стандарт распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы; а также содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы.

     ГОСТ  Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации – Требования к оформлению документов» распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

     ГОСТ  Р ИСО/МЭК 17799-2005 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью» устанавливает рекомендации по управлению информационной безопасностью лицам, ответственным за планирование, реализацию или поддержку решений безопасности в организации.

     В серии стандартов ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий» (части 1-3) идет речь об информационной технологии, о заданиях по безопасности информационных технологий, о профилях защиты ИТ, о критериях оценки безопасности ИТ, о функциях безопасности ИТ, о требовании доверия к безопасности ИТ.

     ГОСТ  Р 34.10–2001 «Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной  цифровой подписи» – стандарт, описывающий алгоритмы формирования и проверки электронной цифровой подписи. Введён в действие Постановлением Госстандарта России от 12 сентября 2001 г. вместо ГОСТ Р 34.10-94. Стандарт содержит описание процессов формирования и проверки электронной цифровой подписи (ЭЦП), реализуемой с использованием операций группы точек эллиптической кривой, определенной над конечным простым полем. Необходимость разработки стандарта вызвана потребностью в повышении стойкости ЭЦП к несанкционированным изменениям.

1.3. Иные нормативно-методические документы

     Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ включает в себя Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.

     Основная  цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение  качества документов, создание условий  для эффективного применения прогрессивных  технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. В развитие Основных положений ГСДОУ разрабатываются и утверждаются нормативные  и  методические документы по совершенствованию документационного обеспечения управления.

     Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти устанавливает  общие требования к функционированию служб документационного обеспечения  управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах.

     Рекомендации  о порядке учета, оперативного хранения и отбора на постоянное хранение электронных документов (2004 - 2005) (ВНИИДАД) предназначены для применения в условиях широкого внедрения электронных документов в организациях, при переходе на электронный документооборот и электронную обработку информации. Результатом их применения является разработка единых правил организации учета, сохранности электронных документов в ДОУ и подготовка их к постоянному хранению. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 Делопроизводство и новые информационные технологии

2.1 Определение терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии, их взаимодействие. Информационные системы

     Делопроизводство (согласно ГОСТу Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.¹

     Управление  можно представить как последовательный процесс:

• получения информации;
• обработки информации;
• принятия решения;
• доведения решения до сведения исполнителей;
• исполнения решения;
• подведения итогов.

     При этом необходимая информация для  принятия решений и сами решения могут быть представлены в виде документов (в документированном виде). Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

     На  работу с документами работники  сферы управления затрачивают в  среднем до 60 % рабочего времени. Объем технической работы с документами нередко настолько велик, что мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающих эффективное управление.

     Делопроизводство  состоит из двух неразрывно связанных  компонентов:

1. документирования (записи информации на различных носителях по установленным правилам).
2. организации работы с документами, которая заключается в организации документооборота, хранении и использовании документов в текущей деятельности предприятия.

     На  предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами на конкретном предприятии  представляют собой систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность:

• общепринятых принципов обработки документов;
• приемов в работе с документами конкретного предприятия.

     Разработка  новых информационных технологий в  управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, их согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение, и т.п.).

     Информационные  технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) - широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники.

     Согласно  Федеральному закону № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.²

     В настоящее время под информационными  технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют  дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами. ИТ-специалисты занимаются созданием, развитием и эксплуатацией информационных систем.

     Информационная  система – это система, предназначенная  для ведения информационной модели, чаще всего какой-либо области человеческой деятельности. Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ, информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

     Информационная  система должна обеспечивать средства для протекания таких информационных процессов, как:

• хранение информации;
• передача информации;
• преобразование информации.

     Различают три класса информационных систем по степени их автоматизации:

1) ручные информационные системы (характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком; например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС);

2) автоматизированные информационные системы (АИС) (наиболее популярный класс ИС; предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру);

3) автоматические информационные системы (выполняют все операции по переработке информации без участия человека; примером автоматических информационных систем являются некоторые поисковые машины Интернет - например Google, где сбор информации о сайтах осуществляется автоматически поисковым роботом (crawler) и человеческий фактор не влияет на ранжирование результатов поиска).

     Обычно  термином «информационные системы» в наше время называют автоматизированные информационные системы.

     В самом начале внедрения информационных технологий в различные системы  управления и делопроизводства, компьютер  использовался лишь как «умная пишущая  машинка». С появлением Интернета и электронной почты, компьютер стал также и средством связи между различными пользователями. Однако новые информационные технологии способны помочь в решении более масштабные вопросов - к примеру, таких как организация системы делопроизводства на предприятии.

     В настоящее время на рынке производителей программных продуктом в наличии  имеется достаточно широкий выбор  систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного  обеспечения управления:

• системы управления документами (такие как «БОСС-референт», «ДЕЛО», «DocsVision», и др.);
• справочно-информационные (справочно-правовые) системы («КонсультантПлюс», «Гарант», и др.);
• комплексные системы (предназначенные для автоматизации работы различных служб - такие, как «БОСС-кадровик», и др.).

     В условиях традиционного «бумажного»  делопроизводства задача делопроизводственных служб сводится к выполнению следующих  технологических функций:

• изготовление и учет бумажных документов;
• их перемещение по организации и отправка;
• контроль работы с документами исполнителей;
• уничтожение / хранение документов;
• связанная с документами справочно-аналитическая работа.

     С появлением компьютеров, объединенных в сети, на смену трудоемким операциям  с бумажными документами приходят несравненно более эффективные электронные технологии работы с документами. Это приводит не только к изменению содержания и распределения функций по работе с документами в организации, но и, что еще более важно, стало основой для перехода к созданию принципиально новых и эффективных схем управления.

     Основные  проблемы документооборота и ДОУ, возникающие  обычно в организациях различного масштаба:

• путаница и проблема поиска документов;
• невыполнение документов в срок;
• дублирование и противоречие документов друг другу;
• неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами;
• невозможность проследить историю работы с документами.

     Один  из самых эффективных путей решения  проблемы управления документами - переход организаций на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети.

     Принципиальное решение - компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. При этом любые действия, осуществляемые на данном компьютере, могут автоматически собираться и накапливаться на центральном компьютере (сервере) сети. В результате на сервере накапливается полная база данных о состоянии и истории документооборота организации.

     Более того, компьютерная сеть может использоваться и для организации коллективной работы с электронными документами – для их перемещения, согласования, и т.д. С этой целью используется специальное программное обеспечение управления документационной деятельностью, обычно называемое системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) или системой электронного документооборота (СЭД).

     Таким образом, необходимо провести различие между понятиями «автоматизация делопроизводства» и «электронный документооборот».

2.2 Автоматизация делопроизводства

     Автоматизация производства - процесс в развитии машинного производства, при котором функции управления и контроля, ранее выполнявшиеся человеком, передаются приборам и автоматическим устройствам. Цель процесса заключается в повышении эффективности труда, улучшении качества выпускаемой продукции, в создании условий для оптимального использования всех ресурсов производства. Различают автоматизацию частичную, комплексную и полную.³

     Автоматизация работы службы делопроизводства (канцелярии):

• установка нескольких компьютеров в службе делопроизводства;
• внедрение электронных регистрационных карточек вместо традиционных журналов и картотек;
• автоматизированный поиск документов, хранящихся в службе делопроизводства по различным реквизитам;
• автоматизированный контроль исполнения документов;
• хранение электронных документов в памяти компьютера наряду с традиционным хранением дел.

     Автоматизация делопроизводства в рамках организации:

• внедрение локальной электронной сети внутри предприятия;
• перемещение части внутренних и исходящих документов организации по электронной сети;
• установка сервера в службе делопроизводства для хранения регистрационных форм самой службы и регистрационных форм документов структурных подразделений;
• автоматизированный поиск и автоматизированное сопровождение хода исполненных документов;
• формирование отчетных данных о документообороте предприятия.

     В автоматизации делопроизводства можно условно выделить следующие основные этапы:

     Традиционная  технология делопроизводства на бумажных носителях:

• получение документов по почте;
• регистрация документов в журналах и на карточках;
• ведение контрольно-сроковых картотек;
• копирование документов и передача их в соответствии с резолюцией исполнителям (структурным подразделениям);
• формирование дел с исполненными документами;
• передача дел на архивное хранение.

     Электронный документооборот между организациями:

• замена перемещения и размножения бумажных документов между предприятиями пересылкой электронных документов;
• автоматизированная регистрация в электронных журналах;
• внедрение сканирования поступивших бумажных документов и дальнейшая работа с их электронными копиями;
• использование электронно-цифровой подписи;
• внедрение санкционированного доступа к документам, потокового сканирования и других технологий электронного документооборота;
• создание электронного архива организации.