Внешнеторговые переговоры и организация их подготовки и проведения

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Российский экономический университет имени Г. В. Плеханова»

Курсовая работа по дисциплине «Организация и техника внешнеторговых операций»

на тему: «Внешнеторговые переговоры и организация их подготовки и проведения»

Выполнила:

студентка ф-та МЭО, группы 41

Шуйкова Т.В.

Проверила:

ассистент Эльчуджян А.Л.

Москва, 2013 
Содержание работы:

Введение…………………………………………………………………….3

Глава 1. Правила проведения переговоров………………………………6

1.1 Этика переговоров…………………………..…………………………6

1.2 Особенности проведения внешнеторговых переговоров в различных странах………………………………………………………………………9

1.3 Причины неудачных переговоров………………………………...…15

Глава 2. Подготовка и организация проведения внешнеторговых переговоров………………………………………………………………..18

2.1 Протокольные аспекты внешнеторговых переговоров…………….18

2.2 Этапы проведения внешнеторговых переговоров………………….21

Глава 3. Техника и тактика ведения внешнеторговых переговоров..…23

3.1 Методы ведения внешнеторговых переговоров…………………….23

3.2 Подходы и типы поведения на внешнеторговых переговорах…….28

Заключение………………………………………………………………..35

Список использованной литературы………………………………….....38

Введение

   Данная курсовая работа посвящена актуальному вопросу изучения внешнеторговых переговоров и организации их подготовки и проведения.

   Интеграция России в мировое хозяйство растет, в сферу внешнеторговых переговоров втягивается все большее число деловых людей. В результате внешнеэкономических реформ право выхода на внешние рынки получили частные фирмы. Число контактов с зарубежными партнерами сильно увеличилось, выросло количество визитов иностранных граждан в Россию и российских граждан в другие страны. В ходе визитов основное внимание уделяется налаживанию взаимовыгодного сотрудничества; оно закрепляется подписанием итоговых документов. Но подписанию документов всегда предшествует огромная подготовительная работа, включающая в себя не только переписку, беседы, консультации, переговоры с зарубежными партнерами, но и встречи, приемы, проводы и т.д. Перспективы дальнейшего сотрудничества зависят от грамотного ведения не только деловой, но и протокольной стороны общения, правильной подготовки и ведения переговоров.

   Внешнеторговые переговоры — это каждый раз новый предмет для обсуждения, новые условия, новые участники из разных стран, но есть и нечто общее: подготовка к ним, порядок ведения самого переговорного процесса и общепринятая техника и тактика ведения переговоров. Практика со всей очевидностью показывает, что без умения устанавливать внешнеторговые контакты, сотрудничать с партнерами, управлять людьми, ситуацией и самим добиваться успеха в бизнесе чрезвычайно трудно. Особое значение внешнеторговые переговоры имеют для людей, занятых международным бизнесом. Им необходимо знать, как правильно составить официальное письмо или приглашение, принять иностранного партнера и провести переговоры с ним, разрешить спорный вопрос и наладить взаимовыгодное торгово-экономическое сотрудничество. Во многом оттого, насколько контрагенты владеют наукой и искусством организации и техники проведения внешнеторговых переговоров, зависит успех их внешнеэкономической деятельности. Существуют определенные правила переговорного процесса (протокол, этикет), следование которым практически обязательно и свидетельствует о деловой культуре партнера, а значит, и о том, способен ли он вести дела на высоком профессиональном уровне и быть конкурентоспособным на международном рынке.

   Искусство вести переговоры при заключении внешнеторгового договора позволяет добиться максимально возможного экономического результата. Переговоры всегда нацелены на решение двух главных задач:

• любые переговоры должны привести к соглашению, если оно возможно;
• даже если и не удается улучшить отношения сторон в результате переговоров, то ни в коем случае нельзя допустить их ухудшения.

   Выбранная тема является актуальной в связи с развитием внешней торговли и выходом стран на международный рынок, что ведет за собой проведение внешнеторговых переговоров, которые непосредственно связаны с деловым протоколом.

   Задачи данной работы: рассмотреть предмет, основные этапы, подготовку, построение стратегии и тактики внешнеторговых переговоров, национальные особенности ведения переговоров, способы разрешения противоречий в ходе внешнеторговых переговоров.

   В первой главе  будут рассмотрены правила поведения  переговоров, их этика, а также  влияние культурных традиций  стран пребывания на ход внешнеторговых  переговоров.

   Во второй главе  сделан тщательный разбор протокольных  аспектов внешнеторговых переговоров  и анализ этапов проведения  переговоров.

   В третьей главе  описаны методы ведения, а также  подходы и типы поведения на  внешнеторговых переговорах, которые  можно использовать, чтобы достичь  необходимого результата. 
Глава 1. Правила проведения переговоров

1. Этика переговоров

   Этика – от греч. ethos – нрав, характер, обычай) – одна из древнейших теоретических дисциплин, объектом изучения которой является мораль. В широком смысле это система универсальных и специфических нравственных требований и норм поведения. Этическим нормам служебных отношений присущи некоторые особенности.

   Между этикой вообще и деловой этикой существует некая связь. Практически все направления деловой этики имеют правила, применяемые этикой поведения в широком смысле. Направления деловой этики базируются на основополагающих нормах этики. Принципы этики деловых отношений – это обобщённое выражение нравственных требований, выработанных в моральном сознании общества, которые указывают на необходимое поведение участников деловых отношений.

   Прагматичный Дж. Рокфеллер, хорошо понимая значение общения для деловой деятельности, говорил: “Умение общаться с людьми – такой же покупаемый за деньги товар, как сахар или кофе. И я готов платить за это умение больше, чем за какой-либо  другой товар в этом мире!”1

   Умение вести себя с людьми надлежащим образом является одним из важнейших, если не важнейшим, факторов, определяющих шансы добиться успеха в бизнесе, служебной или предпринимательской деятельности. Успехи того или иного человека в его финансовых делах, даже  в технической сфере или инженерном деле процентов на пятнадцать зависят от его профессиональных знаний и процентов на восемьдесят пять – от его умения общаться с людьми.

   Можно выделить несколько принципов этики делового общения:

- Пунктуальность (делай всё вовремя);

- Конфиденциальность (не болтайте лишнего);

- Любезность, доброжелательность и приветливость;

- Внимание к окружающим (думайте о других, а не только о себе);

- Внешний облик (одевайтесь, как положено);

- Грамотность (говорите и пишите хорошим языком).

   Руководителю очень важно владеть техникой ведения переговоров.

   Во-первых, избегать высказываний, унижающих партнера, придерживаясь, правил этикета. Предпочтительнее прервать переговоры, но не делать негативных оценок.

   Во-вторых, не игнорировать мнение участника переговоров. Диалог эффективен только при умении слушать и понимании высказанной мысли. Значительно снижает результат переговоров, если то, что говорит партнер, не принимается во внимание, его высказываниями пренебрегают. Общеизвестно: если хотите быть интересным партнером, будьте заинтересованным собеседником.

   В ведении продуктивных переговоров помогает использование так называемого секрета Сократа.2 По Сократу, основная мысль, направленная на достижение желаемого результата, разделяется на отдельные логические звенья, ведущие к основной мысли. Каждое звено подается в виде последовательно задаваемых вопросов, предполагающих положительный ответ. В воспоминаниях о Сократе хранится его совет: когда вам до смерти захочется сказать человеку, что он не прав, вспомните старого босоногого Сократа и смиренно задайте собеседнику вопрос, ответом на который будет «да».

   Если в процессе переговоров употребляются различные языки, успех делового общения находится в зависимости от профессиональной компетентности переводчика. На переговорах нельзя произвольно пользоваться значением слов. Слова должны иметь четко определенный смысл, не имеющий разночтений. Вследствие этого перед переговорами необходимо выделить достаточно времени для работы с переводчиком, ознакомить его с обсуждаемыми вопросами, разъяснить используемые специальные термины.

   Этикет приветствий и представлений – совокупность правил первоначального межличностного взаимодействия, касающихся внешнего проявления отношения к людям. При кажущейся простоте правил он требует определённых знаний и достаточного внимания.

   Кроме этикета процедуры знакомства и приветствия, существуют ещё и правила вербального этикета, связанного со стилем речи, принятым в общении деловых людей. Вместо обращения по половому признаку или слова «товарищ», всё большее распространение получают обращения «дамы», «господа».

   При прощании, кроме слов «здравствуйте», «добрый день» и «до свидания», желательно присоединение имени и отчества собеседника. Если позволяют время и условия, то возможен обмен нейтральными фразами: «Как дела?» - «Спасибо, нормально. Надеюсь, что у Вас всё обстоит хорошо» - «Спасибо, да». Вербальный этикет допускает также применение различных психологических приёмов (форм напутствия или краткой оценки общения): «Удачи Вам», «Желаю успеха», «Приятно было встретиться».

   Большое значение имеют комплементы.

   Одежда отражает и подчёркивает индивидуальность, характеризует делового человека как личность. Многие люди это требование игнорируют. Внешний облик делового человека – первый шаг к успеху.

1.2. Особенности проведения внешнеторговых переговоров в различных странах

   Каждый народ имеет свои обычаи, традиции, культуру, политическое и государственное устройство. По мере развития цивилизации характер ведения переговоров и процессы, связанные с взаимопроникновением национальных стилей общения, имеют большое значение. В основе 
особенностей делового этикета и деловой этики лежат не только традиции, но и черты 
национального характера. Незнание национальных особенностей делового общения может 
произвести на партнеров нежелательное впечатление как на стадии переговорного процесса, так и при реализации тех или иных совместных проектов.

   Отправляясь за границу, следует познакомиться, хотя бы в общих чертах с 
национальными обычаями и традициями, характерными особенностями посещаемой страны.

Япония.

   Деловая этика японских бизнесменов довольно существенно отличается от правил и норм поведения представителей делового мира Запада.

   Письменное уведомление с предложением осуществить какую-либо внешнеторговую операцию, направленное в адрес японской компании, вступать в деловые отношения с которой ранее не приходилось, может остаться без ответа. По сравнению с западноевропейскими и американскими фирмами, для налаживания деловых связей с которыми обычно бывает достаточно обмена официальными письмами, японские бизнесмены предпочитают непосредственный контакт с потенциальным партнером. Почти обязательным способом знакомства является личная встреча с представителем компании в сочетании с направлением официального предложения о сотрудничестве.

   В практике делового общения Японии, как, впрочем, и в повседневной жизни, огромное значение имеет использование визитных карточек. Они играют роль своеобразных «удостоверений личности», в которых помимо имени, фамилии и занимаемой должности указывается самое главное для японца — принадлежность к фирме или организации, что в конечном счете определяет его положение в обществе. Любое знакомство с представителями японского бизнеса начинается с обязательного обмена визитными карточками. Японского бизнесмена может озадачить и даже оскорбить, если в ответ на протянутую визитную карточку иностранный партнер не сделает тоже самое.

   Каким бы непродолжительным первое знакомство ни было, при повторной встрече японский бизнесмен, имеющий визитку партнёра по бизнесу, не станет относиться к нему, как к абсолютно незнакомому человеку.

   Японцы болезненно относятся к опозданиям, какими бы причинами они ни были вызваны. Особенно это касается встреч с руководством фирмы и первых встреч. В крайнем случае при непредвиденном опоздании необходимо предупредить японскую сторону по телефону и сократить продолжительность встречи на время опоздания, поскольку у партнера по переговорам могут быть другие обязательства.

   Начало переговоров с японскими компаниями обычно бывает довольно формальным. Отправной точкой для них служит обмен приветствиями между главами делегаций, причем содержание этих приветствий, как правило, имеет самый общий характер.

   При проведении переговоров необходимо также учитывать и специфику японского языка как средства общения и форм отражения мышления. Характерный для японцев способ выражения мыслей может легко ввести иностранцев в заблуждение, поскольку ему свойственны иносказательность и ассоциативность. Это распространяется и на такие простейшие формы речи, как выражения утверждения и отрицания. Японское «хай» (да) означает не столько согласие со словами собеседника, сколько то, что переданная информация воспринята адекватно, и свидетельствует о готовности слушать и понять партнера.

   То же относится и к выражениям отрицания. Японцы стараются избегать прямых отказов на просьбы или предложения и предпочитают иносказательные выражения типа «это очень трудно» или «это необходимо тщательно изучить». Это делается не для того, чтобы сбить партнера с толку, а с тем, чтобы сохранить, как минимум, иллюзию гармонии и доброжелательности.

   Немаловажное значение японские бизнесмены придают налаживанию дружественных, неформальных отношений с иностранными партнерами.

Японский предприниматель стремится к повышению объема прибыли и увеличению реализации товаров и услуг не меньше, чем американский или западноевропейский, но, в отличие от них, он старается привнести в деловые отношения дух гармонии, установить между партнерами «человеческие отношения». Серьезные вопросы, обсуждение которых может вызвать острые разногласия, японцы предпочитают решать в неофициальной обстановке, чаще всего в ресторанах или барах. 

США.

   На деловых переговорах для американцев характерен хороший настрой, энергичность, а также внешнее проявление дружелюбия. Они ценят шутки и хорошо на них реагируют.

   Каждый отдельный американец, занимающий в компании высокое положение, имеет большую свободу в принятии окончательных решений, чем представители других стран. Поэтому можно столкнуться с тем, что американские партнеры будут пытаться навязать свои правила игры, проявляя определенную агрессивность.

   Обычно переговоры проходят один на один. Предложения обсуждаются с общего вопроса, а затем постепенно переходят к деталям, Детали в США очень важны, т.к. для американцев не существует никаких мелочей при организации любого дела. На формальности американские партнеры не будут тратить времени. Они сразу перейдут к сути вопроса, проявляя при этом здоровый прагматизм. Стараться избегать, чтобы в разговоре не возникало пауз. Американцы в любой момент готовы задать целую тираду прямолинейных вопросов. На переговорах американцы будут подгонять своих зарубежных партнеров. Они могут постоянно просить ускорить ответ на их предложение или поторопиться с принятием решения. Для американца главное успех - ведь за успехом следует новый успех.

   Во время ведения переговоров американцы могут положить ногу на соседний стул или стол или положить ногу на ногу так, что ботинок одной ноги оказывается на коленке другой.

   В деловом мире США гораздо больше женщин, чем в любой другой стране. К ним стоит относиться, как к деловым партнерам, а не просто как к дамам.

   Американцы общаются друг с другом по имени независимо от возраста и положения. На это не следует обижаться. На первый взгляд это придает общению или переговорам с американцами дружеский характер и неформальную атмосферу. Зачастую так оно и бывает.

   Если в ходе переговоров американец приглашает к себе в дом - это хороший знак. Так они показывают свою заинтересованность. Можно поговорить с американцами о семье, увлечениях, спорте, но не советуется разводить религиозные или политические дискуссии.

   Своё доверие американские бизнесмены показывают путем приглашения партнеров на курорт, либо они устроят отдых за городом. Причём расходы в таких случаях несет американская фирма.

Германия.

   Большинство немецких бизнесменов отлично ведут переговоры на английском языке. В штате крупных компаний всегда работают компетентные специалисты-переводчики.

   Несмотря на это, принято, что языком бизнеса является язык заказчика, поэтому команда профессионалов по экспорту должна иметь своего специалиста, владеющего на высоком уровне немецким языком.

   Переговоры немцы начинают проводить сразу после первого знакомства. Для того, чтобы перейти к рассмотрению деловых вопросов, им не нужно налаживать близкие личные отношения. В процессе дискуссий это происходит само собой. Все вопросы, касающиеся бизнеса, обсуждаются постепенно.

   Пунктуальность является особо отличительной чертой немцев. На встречи нужно появляться на несколько минут раньше, иначе может сложиться мнение о ненадежности делового партнера.

   В случае непредвиденных обстоятельств, лучше перенести встречу на другое время. В Германии принято, что переговоры, заседания и другие деловые мероприятия никогда не прерываются телефонными звонками или случайными посетителями.

   Большая часть немцев имеют высокие ученые звания. Поэтому, в бизнес-протоколе Германии, четко заложены принципы формального поведения. Это значит, что в зависимости от ранга, профессионального уровня или высшей академической квалификации человека, к нему нужно проявлять особое уважение.

   Немцы всегда при встрече и прощании обмениваются крепкими рукопожатиями и прямым зрительным контактом. При этом они могут не улыбаться, так как считают, что улыбки нужно дарить только близким и родным людям, а в остальных случаях – это глупо и манерно. Считается грубым и даже противозаконным тот факт, когда немец, глядя на человека, постукивает себя по лбу.

   Во время делового общения, немцы ведут себя сдержанно, на их лицах редко выражаются какие-либо эмоции, они мало жестикулируют и внимательно выслушивают, друг друга, не перебивая.

   В Германии принято высказывать свои мысли прямо, чем немцы очень гордятся. Они всегда говорят то, что думают, хотя порой могут высказываться резко.

   К подготовке деловых презентаций нужно подходить очень тщательно и внимательно, так как немцев интересует не столько наглядность фактов, сколько их насыщенность и яркость. Желательно правильно подобрать документацию.

   Также нужно быть осторожным с юмором, потому что немцы очень серьезно относятся к таким мероприятиям и могут не понять партнера.

   Тактика «от высокой цены – к низкой» на немецких бизнесменов не действует. Они отрицательно относятся к оживленной торговле. Поэтому, назначать, слишком высокую цену не нужно, немцы лучше реагируют на реалистичную стоимость.

   Деловые люди этой страны славятся своей твердостью и четкими намеченными позициями в бизнесе. Исходя из этого, бессмысленно их в чем-то уговаривать или применять тактику давления.

Для того, чтобы принять решения, немецким партнерам всегда нужно немного больше времени, чем американцам, но меньше, чем представителям Азии. Им непременно нужно проконсультироваться со своими коллегами по всем интересующим их вопросам. Только тогда они могут сделать необходимые выводы.

   Профессиональная и личная жизнь немцев четко разграничена. Несмотря на то, что они оказывают хороший прием для иностранных гостей, они все же уделяют мало внимания бизнес-развлечениям. Во время завтрака деловые вопросы не обсуждаются.

   Если гостя пригласили на ланч или обед, то ему нужно быть готовым к тому, что только после еды, можно будет поговорить о деловых взаимоотношениях, а не во время приема пищи.

   В Германии люди очень серьезно относятся к бизнесу, поэтому, от своих деловых партнеров они всегда ожидают того же.3

1.3 Причины неудачных переговоров

   Даже самый перспективный контракт можно загубить неудачными переговорами.

   Руководители, менеджеры, специалисты, все те, от кого зависит успех компаний, — все они регулярно:

• теряют выгодные контракты и перспективных клиентов;
• делают в процессе переговоров слишком много уступок, достигая в итоге очень незначительной части своих целей;
• соглашаются на условия, которые оказываются хуже, чем имевшиеся до переговоров альтернативы;
• проигрывают переговоры из-за собственной некомпетентности, низкой мотивации или просто высокомерия.

   Какие же могут быть причины этих неудач?

   Первая ошибка при проведении переговоров — полное игнорирование подготовки. Многие менеджеры не понимают или не знают зачем нужно готовиться ко встрече. Это системная ошибка, которая проявляется во время переговоров. Клиент говорит о своих особенностях и том, что решение должно быть ориентировано именно на его специфику. Менеджер в этот момент даже не знает о чем идет речь, т.к. заранее не изучил специфику рынка и деятельность потенциального клиента.   Без информации в любой момент можно потерять почву под ногами, потому что противник поймет, что вы безоружны.  Чтобы избежать этого, надо собирать информацию перед встречей, изучать специфику компании и рынка, познакомиться со всеми продуктами компании. Нужно всё это делать очень внимательно. Так, чтобы во время переговоров, когда клиент начнет что-то рассказывать, была возможность поддержать беседу и показать свою осведомленность и интерес к продуктам компании клиента. Очень важно знать причины переговоров, т.е. потребности клиента. На их основе можно выстраивать линию презентации и показывать преимущества для компании клиента.

   Еще одна распространенная организационная ошибка – отсутствие плана встречи. Встреча без плана может далеко завести. У клиента изначально в голове свой план встречи, а у его бизнес партнера свой. Чтобы не случилось недоразумений, рекомендуется написать план встречи и озвучить его клиенту.

   Тот, кто начнет говорить первым, займет более сильную позицию. Правда, другая сторона может с этим не согласиться. Но рискнуть все же стоит. С другой стороны, не стоит забывать: чем больше говорит собеседник, тем лучше он к вам относится. Перебивать собеседника — грубое нарушение не только в смысле этикета. Лучше дать человеку больше рассказать о своем бизнесе — это безопасно.

   Ошибку делают те, кто пытается сбить собеседника с толку, запутать его таблицами и графиками, поразить использованием сложной мультимедийной техники. Еще хуже — попытка использовать тактику агрессивного интервью. То, что может прокатить с априори заинтересованным соискателем, вызовет возмущение у равного партнера. В качестве манипуляции можно использовать положение тела или просто выбор места за столом.

   Грубейшей ошибкой будет дать понять противникам, что их держат за идиотов, неспособных распознать игру и вести свою. Максимализм в деловых переговорах часто приводит к срывам и поражениям. Конечно, уверенность в силе своей позиции не помешает. Но противник не должен понять, что единственная задача его оппонента — выйти полным победителем. А при жесткой установке на максимум одного из участников другому несложно будет это почувствовать.

Глава 2. Подготовка и организация проведения внешнеторговых переговоров

2.1 Протокольные  аспекты внешнеторговых переговоров

   Правила и нормы дипломатического протокола, как отмечалось ранее, лежат в основе протокола деловых встреч, переговоров, бесед,  других форм делового общения в рамках международно-экономического сотрудничества. При приеме делегаций иностранных деловых партнеров принято придерживаться правил и особенностей протокола, сложившихся в стране принимающей делегацию. Вместе с тем, следует учитывать национальные особенности и традиции зарубежных гостей.

 
   После договоренности о цели, месте и дате встречи прорабатывается весь комплекс организационно - протокольных и финансовых вопросов, составляется программа пребывания делегации, назначаются лица, отвечающие персонально за все конкретные участки работы (организация встречи и переговоров, размещение, вопросы безопасности, транспортное обслуживание и проведение других мероприятии).

 
   При встрече многочисленной делегации целесообразно подготовить для каждого члена делегации программу пребывания, а также специальные карточки с информацией о номере в гостинице, номере автомашины, а также необходимых адресах и телефонах принимающей организации и ответственных за проведение визита лиц.

 
   Следует также учитывать соответствующий уровень встречи делегации и проведения деловых переговоров. Соблюдение паритета в этих вопросах — весьма серьезный и чувствительный момент протокольного обеспечения визита, от которого нередко зависит не только атмосфера деловой встречи, но и ее конечный результат.

 
   Другим важным элементом, который необходимо учитывать при проведении переговоров — это протокольное старшинство членов иностранной делегации. Протокольное старшинство должно обязательно учитываться как при рассадке на деловых переговорах, так и при проведении протокольных мероприятий, особенно если они носят официальный характер.

 
   Международная   практика   допускает   небольшое отступление от паритета при определении уровня встречи и проводов иностранной делегации (как правило, на ступеньку ниже). В случае прибытия гостей в неурочное время (выходные и праздничные дни, ранние утренние или поздние вечерние часы) уровень встречи также может быть снижен.4

 
   Протокол деловых переговоров, как и протокол встречи, достаточно строго регламентируется в соответствии с нормами международной вежливости.

Деловые встречи с зарубежными партнерами рекомендуется проводить в специально подготовленных помещениях. Для встречи делегации у входа в здание направляется один из сотрудников протокольного отдела. Встречающий провожает членов делегации до помещения, выделенного для переговоров, где к этому времени должна находиться принимающая делегация в полном составе. После обмена приветствиями обе делегации рассаживаются за столом переговоров в порядке протокольного старшинства, причем принимающая сторона садится, как правило, спиной к окну. Если переговоры ведутся с помощью переводчиков, то каждый из них занимает место слева от главы своей делегации.

 
  Деловая часть начинается после обоюдного представления участников переговоров. Первым представляются члены делегации принимающей стороны. Глава представляет членов своей делегации, называя их фамилии и должности, а затем представляется сам. Важно, чтобы были представлены все, кто находится в зале. В случае если переговоры носят затяжной характер, рекомендуется сделать перерыв после полутора-двух часов работы, во время которого может быть предусмотрено легкое угощение.