Внешняя и внутренняя среда организации. 11

 

 

Факультет государственного и муниципального управления

 

Кафедра менеджмента  

 

 

 

 

Внутренняя и  внешняя среда организации

Курсовая работа

по дисциплине «Теория  менеджмента» 

 

 

Выполнила

Научный руководитель

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………….3

ГЛАВА 1. Внутренняя среда организации ……………………...……......5

1.1. Понятие внутренней среды организации……………….…………...5

1.2. Факторы внутренней среды организации……………………….......8

ГЛАВА 2. Внешняя среда организации………………………………….15

2.1. Понятие внешней среды организации………......………...………..15

2.2. Внешняя микросреда и макросреда …..……………………………20

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………….......26

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ……...28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Тема, рассмотренная в  данной курсовой работе, является чрезвычайно  актуальной на данный период времени, потому функционирование и развитие каждой организации осуществляется в среде (внутренней и внешней). Ни одна организация не может функционировать изолированно, вне зависимости от внешней среды. Любое действие организации возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Состояние и деятельность организации в любой момент времени - есть результат действия ее внутренних факторов и воздействий внешней среды. Анализ этих сред позволяет свести до минимума те опасности и негативные последствия, с которыми сталкивается организация, а также позволяет выявлять слабые и сильные стороны организации и наметить пути повышения конкурентоспособности, что очень важно в современное время.

 Понятия и факторы  внешней и внутренней среды  являются достаточно популярными  в научной литературе. Они хорошо  изучены и описаны в литературных  изданиях.

Целью курсового исследования является детальное изучение внешней и внутренней среды организации.

Задачи исследования:

- понять, что такое внутренняя  среда организации, и какие  особенности имеет;

- детально рассмотреть  факторы внутренней среды;

- дать подробное определение внешней среде организации;

- подробно изучить микро- и макросреду организации.

Объектом исследования является организация.

Предметом курсового исследования являются внешняя и внутренняя среды и их влияние на организацию.

Методологической  основой исследования послужили диалектический подход, системный  и функционально-структурный метод исследования, сравнительный анализ, графические приемы.

Теоретическую базу нашего исследования составили научные труды отечественных и зарубежных ученых по особенностям и проблемам внешней и внутренней среды организации.

Также стоит отметить, что  данная работа состоит из двух глав, включающих четыре параграфа, введения, заключения, списка литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. Внутренняя среда организации

1.1. Понятие внутренней среды организации

Все организации отличаются друг от друга. Вместе с тем они  имеют общие для всех организаций  характеристики. Одной из самых значительных характеристик организации является зависимость от внешней и внутренней среды. Ни одна организация не может функционировать изолированно, вне зависимости от внешних ориентиров. Они во многом зависимы от внешней среды. Это условия и факторы, возникающие в окружающей среде независимо от деятельности организации, так или иначе воздействующие на нее.

Внутренняя среда организации  является источником ее существования. Она заключает в себе потенциал, который дает возможность организации функционировать и выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если не обеспечивает необходимого функционирования организации.

Наиболее часто в литературе понятие внутренней среды определяют как ситуационные факторы внутри самой организации. Таким образом, организация, которая представляет собой открытую  систему, сама формируется из отдельных элементов, которые, в свою очередь, подвержены изменениям и взаимосвязаны между собой.

В широком смысле внутренняя среда организации - это совокупность подсистем, которые, функционируя как единое целое, обеспечивают конкурентоспособность организации.

В узком смысле внутренняя среда организации - это среда, которая определяет технические и организационные условия работы организации и является результатом управленческих решений. Организация анализирует внутреннюю среду с целью выявления слабых и сильных сторон ее деятельности. Это необходимо потому, что организация не может воспользоваться внешними возможностями без наличия определенного внутреннего потенциала. При этом ей необходимо знать свои слабые места, которые могут усугубить внешнюю угрозу и опасность.

Также внутреннюю среду организации  можно охарактеризовать как совокупность встроенных элементов, которые определяют способность и степень интеграции организации во внешнюю среду.

Внутреннюю среду можно  рассматривать в двух состояниях:

-   в статичном состоянии (для этого выделяется состав элементов и культура);

- в динамике (изучаются процессы, протекающие под действием ряда факторов).

Общая характеристика внутренней среды организации представлена на Рисунке 1.

 

Рис. 1. Характеристика внутренней среды организации

Источник: разработано автором на основании В. Л. Семиков « Теория организации».

Данный рисунок показывает, что представляет из себя внутренняя среда организации, что включает в себя и как формируется. Одной  из характерных черт внутренней среды организации, представленных на рисунке, является то, что она формируется под влиянием внешнего окружения. В этом  проявляется зависимость внутренней среды от внешней. Окружение, которое находится за пределами организации, во многом определяет как миссию и цели организации, так и функциональные подсистемы

К основным подсистемам, составляющим внутреннюю структуру организации, можно отнести следующие:

-    социальную – в основе этой подсистемы лежит работа с кадрами: подбор, обучение, переподготовка, расстановка, планирование карьеры, обеспечение условий для высокого уровня жизни и т.п.;

-    экономическую – она обеспечивает совокупность экономических процессов в организации: движение денежных средств, соотношение затрат и доходов и т.п.;

- информационную – представляет собой средства, обеспечивающие организацию и её подсистемы информацией, необходимой для принятия решений;

- производственную – призванную обеспечить переработку получаемых организацией ресурсов в готовую продукцию или услуги;

- маркетинговую – призванную изучать рынок в товарах и услугах, представляемых организацией, создавать систему разработки.¹

Правильное действие этих подсистем приводит к нормальному  функционированию и развитию организации.

Хотелось бы отметить, когда  речь идет о внутренней среде фирмы, имеется в виду глобальная структура фирмы, охватывающая все производственные предприятия фирмы, финансовые, страховые, транспортные и другие подразделения, входящие в фирму, независимо от их местоположения и сферы деятельности.

Как уже отмечалось ранее  внутренняя среда организации может способствовать тому, что организация выступает сильной, устойчиво выживающей в конкурентной борьбе структурой. Но может быть и так, что организационная культура ослабляет организацию, не давая ей успешно развиваться даже в том случае, если она имеет высокий технико-технологический финансовый потенциал. Для того, чтобы это не произошло используют анализ среды — очень важный для выработки стратегии организации и очень сложный процесс, требующий внимательного отслеживания происходящих в среде процессов, оценки факторов и установления связи между факторами и теми сильными и слабыми сторонами, а также возможностями и угрозами, которые заключены во внутренней среде.²

 

1.2. Факторы внутренней  среды организации

Внутренние ситуационные факторы (переменные) в организации образуют ее внутреннюю среду. К числу этих факторов обычно относят цели, структуры, задачи, технологии и людей, работающих в организации. Они представлены на Рисунке 2.

Рис. 2. Внутренние факторы  организации

Источник: разработано автором на основании С. В. Катрич «Технология использования законодательства в деловом администрировании. Правовые основы менеджмента в России».

Организацию можно рассматривать  как средство коллективного достижения целей, которые не могут быть достигнуты людьми индивидуально.

Цель — это конкретное конечное состояние или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.³

Общий процесс достижения целей организации может быть представлен в виде ряда этапов.

1. Руководство организации:  разрабатывает цели организации; определяет цели подразделений организации; сообщает эту систему целей подразделениям.

2. Руководство подразделений: конкретизирует цели подразделений; сообщает цели и ставит задачи перед конкретными работниками – членами коллектива.

3. Члены коллектива: соотносят свои цели и цели организации и подразделений; соотносят свои цели и цели других членов коллектива; действуют.

4. Руководство подразделений  и организации в целом оценивает  результаты деятельности членов коллектива в соответствии с целями организации. Полученная информация используется при обосновании целей следующего периода.

Для современных организаций  характерно разнообразие целей. Поэтому существуют их различные классификации:

1. По характеру организации:

- коммерческая - снижение затрат, увеличение числа получателей услуг;

- некоммерческая (государственные органы, больницы и т.д.) -снижение затрат, увеличение числа получателей услуг.

2. По уровню организации:

- для организации как единой системы важны цели организации;

- для подразделений важны цели подразделений;

- для отдельных групп  приоритетными являются цели групп.

3. По характеру сферы деятельности цели делятся на:

- для производства - повышение производительности, качества, освоение новых моделей;

- для маркетинга - анализ рынков, продвижения товаров;

- финансы - рентабельность.

Другой внутренней переменной среды организации является структура.

Структура организации - это  способ построения взаимосвязи между уровнями управления и функциональными областями, обеспечивающий оптимальное при данных условиях достижение цели организации.

Функциональная область - это перечень работ, выполняемых  определенным подразделением организации. Это понятие связано с категорией “функция управления”, но не тождественно ему. Например, в выполнении такой функции, как планирование принимают участие и плановый отдел, и другие подразделения организации, в частности, линейные руководители производственных подразделений.

Формирование структуры  организации осуществляется на основе горизонтального и вертикального разделения труда. Горизонтальное разделение труда - это разделение труда между специалистами, способными более эффективно выполнить данную работу. Вертикальное разделение труда включает разделение двух уровней. На первом уровне происходит отделение работы по непосредственному выполнению производственных заданий от работы по координации такой деятельности. На втором уровне на основе преднамеренного вертикального разделения труда формируется иерархия управленческих уровней.

Совершенствование организации  проявляется в первую очередь в стремлении все более четко определить содержание компетенции на каждом уровне. Отсюда - необходимость контроля и координации через выработку задач и сбор информации об их выполнении.⁴

Задачи — это предписанная работа, серия работ или часть  работы, которые должны быть выполнены заранее установленным способом в заранее установленные сроки. Задачи предписываются не работнику, а его должности.

Задачи являются необходимым  вкладом в достижение целей организации. Считается, что если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как это предписано, то организация будет действовать успешно.

По повторяемости различают  неповторяющиеся, эпизодически повторяющиеся, постоянно повторяющиеся, однообразные задачи.

По мере углубления разделения труда происходит рост многообразия решаемых задач, повышение уровня сложности, усиление их взаимосвязи.

Другим важнейшим внутренним фактором является технология. Технология - это способ преобразования исходных ресурсов в готовые продукты и услуги, информацию. Она имеет гораздо более широкое значение, чем традиционно считают. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с машинами, например, полупроводниками и компьютерами. Будем рассматривать технологии в рамках определений, которые дают соци-

ологи, например, Ч. Перроу, который  характеризует технологию как средство преобразования «сырья» — будь то люди, информация или физические материалы — в искомые продукты и услуги. Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе.

Основными этапами развития технологий являются:

      1. Стандартизация и механизация. Здесь ключевую роль играет обеспечение соответствия изделия, его частей определенному эталону, стандарту, что дает возможность взаимозаменять их при сборке или ремонте. Стандартизация создает условия для углубления специализации, применения оборудования для

массового производства.

      2. Конвейерные сборные линии. Эту технологию отличает узкая специализация работников, снижение требований к их квалификации. Однако возросла монотонность работы, что привело к снижению производительности.

     3. Предметно-замкнутые участки. Результатом деятельности является готовое изделие или узел. Смена рабочих мест для ослабления негативного влияния

монотонности, обогащения содержания труда.

Внутренняя переменная технология имеет две основные классификации:

1. Классификация технологий по Вудворд :

- единичные (мелкосерийные);

- массовые

- непрерывные.

2. Классификация технологий по Томпсону:

- многозвенные (сборка);

- посреднические (купля-продажа);

- интенсивные (редактирование текста, монтаж фильма).

Эти классификации взаимосвязаны. Так, многозвенные технологии харак-

терны для крупносерийного  и массового производства, интенсивные - для индивидуального (единичного). Посреднические технологии учитывают требования потребителей, но предполагают определенный минимум стандартизации. Классификация по Вудворд больше подходит для промышленных предприятий, а по Томпсону - для непроизводственной сферы.

Хотелось бы отметить, что  организация  - это прежде всего группа людей. Люди являются главным фактором в любой модели управления. В данном случае анализируется поведение людей в процессе функционирования организации: поведение отдельных членов организации, поведение людей в группах, поведение руководителя, поведение лидера и его влияние на поведение других людей.

Поведение человека в обществе и на работе является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней среды. Факторы, влияющие на индивидуальное поведение, представлены на Рисунке 3.

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3. Факторы, влияющие на индивидуальное поведение

   Источник: составлено автором на основании А. М. Чуйкин «Основы менеджмента».                                                                                                                                               

Люди различаются наиболее наглядно по своим индивидуальным способностям, присущим человеку качествам. Выбор работника, который лучше других способен выполнять определенную работу, является средством увеличения выгоды от специализации.

Другим фактором, влияющим на поведение индивида, является предрасположенность — это потенциал человека в отношении выполнения конкретной работы. Руководители, в частности, должны уметь оценивать возможности людей. Предрасположенность к управлению очень важна при

выборе кандидатов на обучение менеджменту.

Потребности — это внутреннее состояние психологического или физиологического ощущения нехватки чего-либо. Организация должна создавать ситуации, в которых удовлетворение потребностей работника вело бы к достижению целей организации.

Ожидания людей также являются значимым фактором в организации. Основываясь на прошлом опыте и оценке текущей ситуации, люди формируют ожидания относительно результатов своего поведения. Сознательно или подсознательно, они решают, насколько вероятно или насколько нереально свершение чего-то значимого для них.

Восприятие значительно влияет на ожидания и поведение. Все события влияют на поведение только в той мере, в какой воспринимаются самим человеком. Если руководство хочет, чтобы работники стремились к достижению цели организации, оно должно доказать работникам, что желаемое поведение приведет к удовлетворению их индивидуальных потребностей.

Отношение можно определить как то, что нравится, и то, что не нравится, как неприязнь или привязанность к предметам, людям, группам или любым проявлениям окружающей среды. Отношения формируют необъективное восприятие среды и тем самым влияют поведение.

На индивидуальное поведение  также очень сильно влияют ценности. Ценности — это общие убеждения, вера по поводу того, что хорошо и что плохо, или что безразлично в жизни. Задача организации - создавать и поддерживать условия, которые бы обеспечивали желательный тип поведения ее членов, стимулировали формирование необходимых качеств.

Таким образом, руководители должны совершенствовать свои способности  направлять поведение работников таким  образом, чтобы добиться целей организации, используя людей, имеющих черты, желательные для выполнения данной задачи, и в то же время создать  рабочую среду, которая способствовала бы поддержанию этих черт.

Очень важно понимать, что  факторы внутренней среды организации  не могут рассматриваться независимо друг от друга. Все они тесно взаимосвязаны  друг с другом. При подготовке управленческих решений необходимо рассматривать и учитывать социальную структуру одновременно с технической структурой, а также учитывать индивидуальное и групповое поведение; только так можно достичь поставленных целей.

 

 

 

ГЛАВА 2. Внешняя среда организации

2.1. Понятие внешней среды организации

Во второй половине 50-х  – начале 60-х годов среде предпринимателей и ученых-экономистов произошло  осознание необходимости обеспечения  длительного выживания предприятий  и фирм в условиях быстро и непредсказуемо меняющейся и внешней среды. С  этого периода связь фирмы  с внешней средой стала рассматриваться  как одна из главнейших ее характеристик. Данный подход к учету влияния  внешней среды основывается на том, что организации полностью зависимы от внешней среды.

Разработка стратегии  деятельности любой организации  — коммерческой, общественной, муниципальной  — начинается с анализа внешней  среды. От того, насколько правильно  он проведен, зависит успех всех других действий по стратегическому планированию и реализации стратегии.

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее жизнедеятельности, внутреннего потенциала на должном  уровне. При этом организация, в свою очередь, в качестве компенсации  за это должна отдавать результаты своей деятельности во внешнюю среду. Таким образом, организация находится  в состоянии постоянного взаимообмена с внешней средой. Как только рвутся связи с ней, организация погибает. Взаимодействие организации с внешней средой обеспечивает также ее устойчивость, т. е. способность устранять возникающие отклонения и достигать поставленных целей после оказываемых на нее возмущающих воздействий.

 Внешняя среда - это совокупность активных хозяйствующих субъектов, экономических, общественных и природных условий, национальных и межгосударственных институционных структур и других внешних условий и факторов, действующих в окружении предприятия и влияющих на различные сферы его деятельности.

Внешняя среда предпринимательства  представляется сложным гетерогенным образованием, охватывающим широкий круг элементов, связанных как с фирмой – субъектом предпринимательской деятельности, так и между собой. Внешняя среда организации образует своеобразное системно организованное «пространство», в котором функционируют и развиваются процессы, ограничивающие или активизирующие предпринимательскую деятельность.⁵

Организация должна получать из внешней среды необходимое  оптимальное количество качественной информации. Стремление не тратить  много сил и средств на сбор и обработку информации таит в  себе опасность неполного учета  важных индикаторов развития, а это, в свою очередь, ограничивает возможности  своевременного решения проблем  в области политики организации. Чрезмерное же количество информации вызывает увеличение затрат на получение  информации, создает трудности в  ее обработке.

Основными характеристиками внешней среды организации являются:

       1. Взаимосвязанность факторов внешней среды — это силы, с которыми одни факторы воздействуют на другие факторы. Так же как изменение любой внутренней переменной может сказываться на других, изменение одного фактора окружения может обусловливать изменение других. Взаимосвязанность особенно значима для мирового рынка в связи с его глобализацией. Руководители больше не могут рассматривать внешние факто-

ры изолированно. Они должны понять, что эти факторы взаимосвязаны  и быстро меняются, причем это приводит к необратимым общим изменениям.

       2. Сложность внешней среды — это многочисленность факторов, на которые организация обязана реагировать, а также высокий уровень изменчивости каждого фактора. Организации, использующие много видов исходных материалов, разных специалистов и ведущие дела с многими предприятиями мира, действуют в более сложной среде, чем организации, у которых эти параметры иные. В более сложных условиях действуют быстро развивающиеся организации, использующие разнообразные технологии.

       3. Подвижность среды — это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Исследования указывают на то, что окружение всех современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Но есть организации, внешняя среда которых не особенно подвижна. Динамичность внешней среды можно выражать изменчивостью ее характеристик. Основными характеристиками, с помощью которых можно оценить изменчивость внешней среды, являются: частота, величина и регулярность изменений ее факторов. Подвижность среды определяет необходимость опираться на разнообразную информацию для принятия эффективных решений.

    4. Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация о конкретном факторе, и функцией уверенности в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная, точная и надежная информация. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.

Если сложность и динамика объединяются между собой в соответствующий  континуум "простой - сложный" и "статичный - динамичный", то можно выделить четыре типа внешней среды. Они отображены на Рисунке 4.

 

Рис. 4. Типы внешней среды  организации

Источник: разработано автором на основании А. К. Семенов, В. И. Набоков «Основы менеджмента».

Простая статичная внешняя среда - среда с незначительной потребностью в гармонизации; большей частью приводит к созданию бюрократических организационных структур.

Простая динамичная внешняя среда - среда с незначительным числом и разнообразием внешних воздействий, которые должны учитываться при формировании организации. Изменчивость требует более органичного и менее децентрализованного руководства.

Сложная статичная внешняя среда - среда, имеющая большое количество и разнообразие важных факторов, которые обладают незначительной изменчивостью; приводит к созданию бюрократических структур с децентрализованным руководством.

Сложная динамичная внешняя среда - среда, предъявляющая самые строгие требования к форме организации. Ей соответствуют такие формы и модели организации, которые получили название адаптивных и которые сопровождаются децентрализованным руководством.⁶

В другой типологии также  выделяют четыре основных типа внешней среды:

1. Изменяющаяся среда,  которая характеризуется быстрыми  переменами. Это могут быть технические  инновации, экономические перемены (изменение уровня инфляции), изменения  законодательства, новшества в политике  конкурентов и т. д. Такая  нестабильная среда, которая создает  большие трудности для управления, присуща российскому рынку.

2. Враждебное окружение,  создаваемое жесткой конкуренцией, борьбой за потребителей и  рынки сбыта. Такая среда присуща,  например, автомобильной промышленности  США, стран Западной Европы  и Японии.

3. Разнообразное окружение  свойственно глобальному бизнесу.  Типичным примером глобального  бизнеса является фирма «Макдональдс»,  работающая во многих странах  (а следовательно, связанная с  обслуживанием многочисленных клиентов, говорящих на различных языках), с разнообразными культурами  и гастрономическими вкусами  потребителей. Это разнообразное  окружение влияет на деятельность  организации, на ее политику  воздействия на потребителей.