Внешняя и внутренняя среда организации. 15

Оглавление

Введение

Организация   является  важнейшим понятием в  менеджменте.  Любая  организация находится и функционирует в среде. Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это же время может быть источником проблем и даже ее гибели. Внешняя среда  является  источником, питающим организацию  ресурсами. Организация  находится  в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания.

Целью курсовой работы является изучение основных понятий организации, предпринимательской среды, определение и характеристика основных переменных внешней и внутренней среды организации. В соответствии с поставленной целью в работе были решены следующие задачи:

• Определены состав и взаимосвязь основных переменных внутренней среды организации.
• Рассмотрены и проанализированы основные переменные внешней среды организации прямого и косвенного воздействия.
• Изучена внешняя и внутренняя среда на примере ФГАОУ ВПО «УрФУ имени первого Президента России Б.Н.Ельцина».

Актуальность темы обусловлена тем, что современная среда предприятий характеризуется чрезвычайно высокой степенью сложности, динамизма и неопределенности. Способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде – основное условие в бизнесе и других сферах жизнедеятельности. Для того чтобы определить стратегию поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углубленное представление как о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития, так и о внешней среде, тенденциях ее развития и месте, занимаемом в ней организацией. Умение выделить и проанализировать элементы организации и внешние факторы является залогом успеха фирмы.

Глава 1. Внутренняя и внешняя среда организации

1.1. Понятие организации и предпринимательской среды

Понятие организации

Организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

Организацию можно определить как систематизированное, сознательное объединение действий людей, преследующее достижение определенных целей.[1]

Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Специалисты утверждают, что правильное формулирование целей и постановка задач на 50% предопределяют успешность решения.

На практике весьма редко встречаются организации, имеющие только одну цель. Организации, имеющие несколько взаимосвязанных целей, называют сложными организациями. Важно, чтобы намеченные трудовым коллективом цели были реальными и выполнимыми.

Любая организация может быть представлена как открытая система, встроенная во внешний мир. На входе организация получает ресурсы из внешней среды, на выходе она отдает ей созданный в организации продукт.

Поэтому жизнедеятельность организации состоит из трех основополагающих процессов:

• получение сырья или ресурсов из внешнего окружения;

• изготовление продукта;

• передача продукта во внешнюю среду.

Все эти три процесса являются жизненно важными для организации. Если хотя бы один из процессов прекращается, организация далее уже не может существовать. Ключевая роль в поддержании баланса между этими процессами, а также в мобилизации ресурсов организации на их осуществление принадлежит менеджменту. Именно для решения этих задач существует управление в организации, и именно это является основной ролью, которую играет управление в организации.[2]

Понятие «предпринимательская среда»

В менеджменте под предпринимательской средой понимается наличие условий и факторов, которые воздействуют на функционирование фирмы и требуют принятия управленческих решений, направленных на их устранение, либо на приспособление к ним. Среду любой организации принято рассматривать, как состоящую из двух сфер: внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды небезграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе. Для того чтобы определить стратегию поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углубленное представление как о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития, так и о внешней среде, тенденциях ее развития и месте, занимаемом в ней организацией.[1]

1.2. Анализ внутренней среды организации

Внутренняя среда организации — это та часть общей среды, которая находится в рамках организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько срезов, каждый из которых включает набор ключевых процессов и элементов организации, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация.

 Кадровый срез внутренней  среды охватывает такие процессы, как: взаимодействие менеджеров  и рабочих; найм, обучение и продвижение  кадров; оценка результатов труда и стимулирование; создание и поддержание отношений между работниками и т.п.

Организационный срез включает в себя: коммуникационные процессы; организационные структуры; нормы, правила, процедуры; распределение прав и ответственности; иерархию подчинения.

В производственный срез входят изготовление продукта, снабжение и ведение складского хозяйства; обслуживание технологического парка; осуществление исследований и разработок.

Маркетинговый срез внутренней среды организации охватывает все те процессы, которые связаны с реализацией продукции. Это стратегия продукта, стратегия ценообразования; стратегия продвижения продукта на рынке; выбор рынков сбыта и систем распределения.

Финансовый срез включает в себя процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных средств в организации. В частности, это поддержание ликвидности и обеспечение прибыльности, создание инвестиционных возможностей и т.п.

Переменные внутренней среды организации

Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто “данное”, что руководство должно преодолеть в своей работе.

Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства: цели, структура, задачи, технология и люди.

Цели

В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться.

В подразделениях, так же как и во всей организации, необходима выработка целей. Например, целью финансового подразделения может быть уменьшение кредитных потерь до 1% от суммы продаж. Подразделение маркетинга в той же организации может иметь целью сокращение количества жалоб потребителей на 20% в следующем году.

Цели подразделений в различных организациях, которые имеют сходную деятельность, будут ближе между собой, чем цели подразделений в одной организации, занимающихся различными видами деятельности.

Структура

Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

В процессе анализа внутренней среды необходимо выявлять соответствия между структурой организации и анализируемой ею стратегией, между которыми существует определенная связь. А.Чандлер обнаружил, что изменение в стратегии позднее приведет к определенному изменению структуры и выделил несколько важных предположений:

Организация с ограниченными рынками сбыта продукции и простыми операциями имеют тенденцию к формированию линейно-функциональной структуры и в вопросах стратегии централизованы.[8]

По мере развития организации появляется тенденция к децентрализации ее структурных подразделений.

По мере того как организации становятся более дифференцированными в вопросах стратегии, они становятся более свободными в выборе своих структур, используют менее жесткий контроль и более ценят информированность и творчество.

Задачи

Под задачей в менеджменте понимается предписанная (заданная) работа, серия работ (совокупность) или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.

С технической точки зрения задачи предписываются не личности, а должности, в которой данное лицо состоит. Руководство организации, создавая структуру (организационно-функциональную), для каждой должности определяет сотруднику ряд задач (задания, операции, действия), которые рассматриваются как необходимая деятельность для достижения целей организации. Считается, что задача, выполненная предписанным способом и в заданные сроки, обеспечивает успешность деятельности организации и подразделений. Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами, информацией.

Технология

По определению Люиса Дейвиса «технология — это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществлении желаемых преобразований в материалах, информации и людях».

Социолог Чарльз Перроу описывает технологию как средство преобразования сырья – будь то люди, информация или физические материалы – в искомые продукты и услуги.

Технология подразумевает стандартизацию и механизацию.  То есть использование стандартных деталей может существенно облегчить процесс производства и ремонта. В наше время существует очень мало товаров, процесс производства которых не стандартизован.

Технология, как фактор, сильно влияющий на организационную эффективность требует тщательного изучения и классификации. Существует несколько способов классификации. Классификация технологии по Джоан Вудворд пользуется наибольшей известностью. Она выделят три категории технологий:

Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается только одно изделие.

Массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи.

Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах.

Нельзя назвать какой-то один тип технологии лучше другого. В одном случае  может быть более приемлем один тип а в другом более подойдет противоположный. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор.

Люди

В настоящее время уже никто не возражает, что руководство достигает целей организации через других людей. Стало очевидно, что люди являются центральным фактором в любой модели управления внутренней средой.

Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

Если руководство или даже отдельные менеджеры не признают того, что каждый сотрудник является личностью со своей индивидуальностью и специфичными запросами, то способность и возможность организации достичь поставленных целей будет находиться под угрозой.

Следует помнить, что в управлении эти переменные никогда не должны рассматриваться отдельно. Никто не будет отрицать, что задачи организации влияют на выработку целей. Точно так и все остальные внутренние переменные взаимосвязаны и влияют друг на друга.

1.3. Анализ внешней среды

Внешняя среда - это совокупность активных хозяйствующих субъектов, экономических, общественных и природных условий, национальных и межгосударственных институциональных структур и других внешних условий и факторов, действующих в окружении предприятия и влияющих на различные сферы его деятельности.

Сложность внешней среды - число факторов, на которые организация обязана реагировать.

Внешнюю среду можно охарактеризовать следующими качествами

• взаимосвязанность факторов;
• сложность;
• подвижность;
• неопределенность.

Факторы внешнего окружения взаимосвязаны. Под взаимосвязанностью факторов внешней среды понимается уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Взаимосвязанность факторов внешней среды – уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы.

Анализ внешней среды - процесс, предназначенный для контроля внешних факторов среды с целью определения перспективных возможностей организации и грозящих ее опасностей.

Внешняя среда в стратегическом управлении рассматривается как совокупность двух относительно самостоятельных подсистем: макросреда (среда косвенного воздействия) и микросреда (среда прямого воздействия).

Внешняя микросреда

Внешняя среда организации прямого воздействия – это поставщики, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребители, конкуренты и другие факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации. Среду прямого воздействия еще называют непосредственным деловым окружением организации, которое включает:

- поставщики (сырье, материалы, финансы) ресурсов, оборудования, энергии, капитала и рабочей силы;

- государственные органы (организация обязана соблюдать требования органов государственного регулирования, то есть принудительного выполнения законов в сферах компетенции этих органов);

- потребители (согласно точке зрения Питера Друкера цель организации - создать потребителя, поскольку ее существование и выживание зависит от способности находить потребителя, результатов своей деятельности и удовлетворять его запросу);

- конкуренты - лица, группы лиц, фирм, предприятий, соперничающих в достижении идентичных целей, стремление обладать теми же ресурсами, благами, занимать положение на рынке;

- трудовые ресурсы - часть населения страны, располагающая совокупностью физических и духовных способностей, необходимых для участия в процессе труда.                               

Внешняя макросреда

Внешняя среда организации косвенного воздействия – это политические факторы, факторы демографического,  природного, научно-технического характера, социокультурные факторы, состояние экономики, международные события и другие факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции, но, тем не менее, сказываются на них.

Факторы среды косвенного воздействия или общее внешнее окружение обычно не влияют на организацию также заметно, как факторы среды прямого воздействия. Однако руководству необходимо учитывать их. Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Поэтому при ее исследовании обычно опираются, прежде всего, на прогнозы.

Рассмотрим некоторые из них:

Изучение экономической компоненты макроокружения позволяет понять то, как формируются и распределяются ресурсы. Оно предполагает анализ таких характеристик, как величина валового национального продукта, темп инфляции, уровень безработицы, процентная ставка, производительность труда, нормы налогообложения, платежный баланс, норма накопления и т.п. При изучении экономической компоненты важно обращать внимание на такие факторы, как общий уровень экономического развития, добываемые природные ресурсы, климат, тип и уровень развитости конкурентных отношений, структура населения, уровень образованности рабочей силы и величина заработной платы.

Анализ правового регулирования, предполагающий изучение законов и других нормативных актов, устанавливающих правовые нормы и рамки отношений, дает организации возможность определить для себя допустимые границы действий во взаимоотношениях с другими субъектами права и приемлемые методы отстаивания своих интересов.

Политическая составляющая макроокружения должна изучаться в первую очередь для того, чтобы иметь ясное представление о намерениях органов государственной власти в отношении развития общества и о средствах, с помощью которых государство намерено проводить в жизнь свою политику.

Изучение политической компоненты должно концентрироваться на выяснении того, какие программы пытаются провести в жизнь различные партийные структуры, какое отношение у правительства существует по отношению к различным отраслям экономики и регионам страны, какие изменения в законодательстве и правовом регулировании возможны в результате принятия новых законов и новых норм, регулирующих экономические процессы. При этом важно уяснить такие базовые характеристики политической подсистемы, как: какая политическая идеология определяет политику правительства, насколько стабильно правительство, насколько оно в состоянии проводить свою политику, какова степень общественного недовольства и насколько сильны оппозиционные политические структуры, чтобы, используя это недовольство, захватить власть.

Изучение социальной компоненты макроокружения направлено на то, чтобы уяснить влияние на бизнес таких социальных явлений и процессов, как: отношение людей к работе и качеству жизни; существующие в обществе обычаи и верования; разделяемые людьми ценности; демографические структуры общества, рост населения, уровень образования, мобильность людей или готовность к перемене места жительства и т.п. Значение социальной компоненты очень важно, так как она является всепроникающей, влияющей как на другие компоненты макроокружения, так и на внутреннюю среду организации. Социальные процессы изменяются относительно медленно. Однако если происходят определенные социальные изменения, то они приводят ко многим очень существенным изменениям в окружении организации, поэтому организация должна серьезно отслеживать возможные социальные изменения.

Анализ технологической компоненты позволяет своевременно увидеть те возможности, которые развитие науки и техники открывает для производства новой продукции, для усовершенствования производимой продукции и для модернизации технологии изготовления и сбыта продукции. Прогресс науки и техники несет в себе огромные возможности и не менее огромные угрозы для фирм. Многие организации не в состоянии увидеть открывающиеся новые перспективы, так как технические возможности для осуществления коренных изменений преимущественно создаются за пределами отрасли, в которой они функционируют. Опоздав с модернизацией, они теряют свою долю рынка, что может привести к крайне негативным последствиям для них.

Проводя изучение различных компонент макроокружения, очень важно иметь в виду два следующих момента.

Во-первых, это то, что все компоненты макроокружения находятся в состоянии сильного взаимовлияния. Изменения в одной из компонент обязательно приводят к тому, что происходят изменения в других компонентах макроокружения.

Во-вторых, это то, что степень воздействия отдельных компонент макроокружения на различные организации различна. В частности, степень влияния проявляется по-разному в зависимости от размера организации, ее отраслевой принадлежности, территориального расположения и т.п. [1]

Непосредственное деловое окружение организации создают покупатели, поставщики, конкуренты, деловые партнеры, а также регулирующие службы и такие организации, как административные органы, деловые объединения и ассоциации, профсоюзы и т.п.

Управляя процессами взаимодействия организации с окружающей средой, менеджмент сталкивается с рядом серьезных проблем, порождаемых неопределенностью в состоянии окружающей среды. В связи с этим одной из сложнейших задач, стоящих перед менеджментом, является снижение неопределенности положения организации в окружении. Это достигается путем развития ее адаптивности к внешней среде и установления широких связей с окружением, позволяющих организации органично вписываться в окружающую среду.

Глава 2. Внутренняя и внешняя среда на примере организации «УрФУ»

2.1. История создания «УрФУ»

Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б. Н. Ельцина — федеральный университет в Екатеринбурге, созданный на базе Уральского государственного технического университета — УПИ имени первого Президента России Б.Н. Ельцина и Уральского государственного университета имени А. М. Горького по указу Президента РФ Д. А. Медведева № 1172 от 21 октября 2009 г.

Первый университет был учреждён в городе Екатеринбурге декретом СНК РСФСР от 19 октября 1920 года. Изначально в него входили шесть самостоятельных института: горный, политехнический, медицинский, сельскохозяйственный, педагогический, общественных наук и рабочий факультеты.  Из-за нехватки преподавателей в 1922 году деление на институты было ликвидировано, в составе университета осталось 3 факультета: химико-металлургический (включавший в себя также химическое и инженерно-лесное отделения), горный и медицинский. В 1924 г. медицинский факультет был передан Пермскому государственному университету, а Уралуниверситет, который состоял из оставшихся 2 факультетов, был переименован в Уральский политехнический институт, в котором в 1925 году был организован также лесопромышленный факультет.

В последующие годы в институте были созданы факультеты: геологоразведочный, рудничный, лесопромышленный, механический. В 1929 году создан строительный факультет, а химико-металлургический разделён на химический и металлургический факультеты. В 1930 году в ходе реформы высшего образования (Постановление ЦИК СССР и СНК СССР от 23 июля 1930 г. «О реорганизации вузов, техникумов и рабфаков») УПИ был разделён на 10 институтов (втузов).

В 1931 году в качестве самостоятельного вуза был восстановлен Свердловский государственный университет (в 1936 году ему было присвоено имя А. М. Горького, который принимал активное участие в организации Уралуниверситета в 1920 году).

22 июня 1934 г. на базе 7 из 10 вузов был воссоздан УПИ, тогда же он стал называться Уральским индустриальным институтом (УИИ) (в 1934 году институту присвоено имя С. М. Кирова).

Таким образом, начиная с середины 1930-х годов, в Свердловске существовало два независимых крупных вуза. В 1945 году Свердловский государственный университет был переименован в Уральский государственный университет имени А. М. Горького. В свою очередь, в 1948 году Уральский индустриальный институт был снова переименован в Уральский политехнический институт (УПИ).

24 декабря 1992 г. УПИ преобразован  в Уральский государственный  технический университет (УГТУ) (приказ  Министерства науки, высшей школы и технической политики РФ от 24.12.92 г № 1133). 23 апреля 2008 года Уральскому государственному техническому университету присвоено имя его выпускника Бориса Ельцина.

2 апреля 2010 года вышло  распоряжение Правительства Российской  Федерации о создании федерального  государственного автономного учреждения высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б. Н. Ельцина». УрФУ создается на базе государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Уральский государственный технический университет — УПИ имени первого Президента России Б. Н. Ельцина».

8 апреля 2010 года председатель  правительства РФ Владимир Путин  в Новосибирске (на совещании  о модернизации высшего профессионального  образования в России) объявил  о назначении на пост ректора  Уральского федерального университета бывшего главы правительства Свердловской области, кандидата исторических наук Виктора Кокшарова.

2 февраля 2011 года министром  образования и науки Российской  Федерации А. А. Фурсенко подписал приказ № 155 о реорганизации УрФУ путем присоединения к нему УрГУ в течение трёх месяцев.

Впоследствии 12 мая 2011 года в Единый государственный реестр юридических лиц была внесена запись о прекращении деятельности Уральского государственного университета имени А. М. Горького как юридического лица, а также о соответствующей реорганизации УрФУ путем присоединения УрГУ.

Синергетический эффект от объединения вузов позволит значительно усилить фундаментальную естественнонаучную и гуманитарную составляющую политехнического образования с одной стороны, одновременно способствуя подготовке профессионалов в гуманитарной и социальной сферах, ориентирующихся в тенденциях научно-технического прогресса и социально- экономического развития крупнейшего промышленного региона России – Уральского.

Создание УрФУ предусматривает интеграцию деятельности нового университета и Уральского отделения Российской академии наук (УрО РАН) в разных формах, в том числе за счет создания базовых кафедр и лабораторий, центров коллективного пользования, малых инновационных предприятий, реализации совместных проектов и программ.

2.2. Внутренняя среда «УрФУ»

Полное наименование организации – Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина».

Сокращенное наименование – ФГАОУ ВПО «УрФУ имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» или УрФУ.

Уральский федеральный университет – это государственный университет. Федеральный статус, который в России имеют только 9 университетов, позволяет получать дополнительное государственное финансирование.

Адрес главного учебного корпуса УрФУ: 620002, г. Екатеринбург, ул. Мира, 19.

Официальный сайт: http://urfu.ru/.

Миссией Уральского федерального университета имени первого Президента России Б.Н.Ельцина является повышение конкурентоспособности и обеспечение реиндустриализации, формирования человеческого и научно-технического потенциала, сбалансированного обновления традиционных и развития постиндустриальных отраслей экономики Уральского федерального округа.[3]

Стратегической целью создания Университета является формирование в Уральском федеральном округе научно-образовательного и инновационного центра, ядром которого станет университет. Это обеспечит лидерство университета в области естественных, гуманитарных и технических наук, его вхождение в число ведущих мировых образовательных и интеллектуальных центров.

Уральский федеральный университет – это государственный университет. Федеральный статус, который в России имеют только 9 университетов, позволяет получать дополнительное государственное финансирование.

Почему УрФУ носит имя первого Президента России?

«Для нашего вуза имя Ельцина — это имя одного из выдающихся, может быть, одного из самых известных студентов. Это имя, которое мы будем сохранять и которое будет привлекать в наш вуз самых лучших студентов и сотрудников. С этим именем университет будет достигать известности и в России, и за ее пределами» - Виктор Анатольевич Кокшаров.