Внешняя и внутренняя среда организации. 5

Оглавление

Введение

Значение анализа организационной среды предприятия резко возросло в последнее время,  особенно в условиях нестабильности сегодняшней экономической ситуации под воздействием мирового финансового кризиса, что подтверждает необходимость постоянного мониторинга организационной среды и оперативных мероприятий по реагированию на изменения.

Актуальность выбранной темы работы «Внешняя и внутренняя среда организации» обусловлена важной ролью анализа  организационной среды предприятия  для его успешного функционирования и разработки направлений его развития.

Организация представляет по своей  сути сложную систему, причем систему  открытую, испытывающую на себе влияние  как внутренней, так и  внешней  среды, что и обусловливает главную  цель настоящей работы – доказать, что внутренняя и внешняя среда организации оказывают огромное влияние на эффективность работы организации.

Поскольку цель работы подразумевает  под собой как теоретический, так и практический, прикладной аспект, то для достижения поставленной цели в работе поставлены следующие задачи:

• охарактеризовать содержание понятия организации и организационной среды, рассмотреть теоретические подходы к содержанию понятий «внешняя среда организации» и «внутренняя среда организации»;
• выявить особенности внешней и внутренней организационной среды на основе российского, так и зарубежного опыта практического менеджмента,
• определить возможные резервы и пути совершенствования управленческой деятельности для конкретного предприятия Алтайского края ООО «Акустика-холл», на основе проведенного практического исследования организационной среды данного предприятия с выводами в виде практических рекомендаций по разработке стратегий взаимодействия данного предприятия с основными участниками рынка.

Таким образом, предметом настоящего исследования является внутренняя и внешняя среда организации отношения,  объектом наблюдения - магазин «Акустика-холл».

Объект исследования –  стратегическое управление организацией.

Источниками информации для написания  работы послужили базовая учебная  литература, фундаментальные теоретические труды крупнейших исследователей в рассматриваемой области, результаты практических изысканий видных отечественных и зарубежных авторов, статьи и обзоры в специализированных и периодических изданиях, посвященных тематике организационной среды, справочная литература, прочие актуальные источники информации.

Вопросам исследования посвящено  множество работ, однако, как представляется автору данной курсовой работы, материал, изложенный в учебной литературе, носит, в основном, обще-теоретический характер, а в многочисленных монографиях по данной тематике затрагиваются более узкие аспекты проблемы организационной среды и межорганизационных отношений.

Высокая значимость и недостаточная  практическая разработанность проблемы «Внешняя и внутренняя среда организации» определяют научную новизну данной работы.

Практическая значимость курсовой работы определяется её научной новизной, данная работа может быть использована для дальнейшей разработки вопроса о взаимосвязи внутренней и внешней организационной среды в практическом применении к конкретному предприятию.

1. Теоретические  подходы к изучению организаций.  Содержание понятий «внутренняя»  и «внешняя» среда предприятия

1.1. Развитие  теории организации: краткий историко-библиографический обзор

В развитие теории организации внесли вклад ученые, занимающиеся исследованием  бизнес-администрирования, государственного и муниципального управления, а также  политики, социологи, психологи, и представители  многих других дисциплин. Основы теории организации были заложены в конце ХIХ - начале XX вв. немецким социологом Максом Вебером. Его модель бюрократии, в частности, содержит некий стандарт («идеальный тип»), с которым сравниваются существующие организации. Он обладает характеристиками, которые в нашем сознании ассоциируются с качествами, присущими большим организациям, а именно: высокий уровень специализации; четко установленная иерархия полномочий с ясно очерченными границами ответственности; отбор и расстановка кадров, основанные на заслугах перед организацией; управление, базирующееся на правилах, которые позволяют достигать цели наиболее эффективным способом¹.

Другими представителями теории организации  в начале XX в. были Фредерик В. Тейлор и Мэри Паркер Фоллет. Ф. Тейлор, которого считают родоначальником науки управления, внес значительный вклад в научную организацию труда на предприятии.

В отличие от модели управления Тейлора, в известной степени механистической, подход Мэри Паркер Фоллет² предполагает изучение психологических аспектов функционирования организации. Она исходила из того, что основу организации составляют взаимосвязи индивидов и что деловая организация - это часть большой и целостной человеческой организации, которая называется обществом.

В первой половине XX в. идеи Ф. Тейлора были более популярны среди специалистов, чем идеи М. Фоллет. Однако ряд экспериментов, проведенных в Хоторне на заводе «Вестерн Электрик», поставил под сомнение основные положения концепции Ф. Тейлора. Дальнейший вклад в развитие теории организации принадлежит Честеру Барнарду. В работе «Функции исполнительной власти» он определил формальную организацию как «систему сознательно координируемых действий или сил двух или более индивидов». Ч. Барнард считал, что потребности и желания индивидов, независимо от того, рациональны они или нет, должны быть удовлетворены в той мере, в какой это побуждает работников действовать в интересах организации. Значительный вклад в развитие теории организации внес также Герберт Саймон, один из ведущих специалистов в области государственного управления, разработавший концепцию рационального поведения в организационных группах. В работах «Административное поведение» (1957) и «Модель человека» (1958), написанных совместно с Джеймсом Марчем, Г. Саймон предложил подход к организации, базирующийся на изучении объективных фактов организационной жизни и в том числе ценностей. Он считал, что, хотя люди привносят в организации ограниченную рациональность, все же они, как правило, стараются вести себя в соответствии со своей оценкой того, что рационально, а что нет. В то время, как Г. Саймон рассматривал личность как функцию социальных сил, другие авторы считали, что она имеет значительно больший выбор в организациях. Крис Аржирис, написавший работу «Личность и организация», указывал, что традиционные организационные процессы зачастую вступают в противоречие с естественным стремлением людей к развитию³. Он отмечал, что люди по мере их взросления склонны к движению от пассивности к активности, от зависимости к независимости, от простого к более сложному поведению, от поверхностных к более глубоким интересам, от кратко- к более долговременной перспективе, от подчиненной позиции к равенству, от упрощенного восприятия действительности к многостороннему.

Джеймс Томпсон⁴ увязал понятие открытой системы с понятием закрытой системы, которая менее интегрирована и, следовательно, лучше управляема. Основывая свои работы на идеях социолога Талкотта Парсонса, Томпсон предложил три организационных уровня ответственности и управления: технический, административный и институциональный. Техническая часть организации касается эффективного исполнения стоящей задачи; административная - посредничества между техническими группами и клиентами организации, а также снабжения необходимыми ресурсами; институциональная же часть касается связей между организацией как институтом и общественной системой, частью которой она является. Согласно Томпсону, логика закрытых систем, сосредоточенная на технической эффективности, более соответствует техническому уровню. А логика открытых систем, нацеленная на взаимодействие с окружающей средой, - более подходит для институционального уровня. Административная же подсистема нужна для посредничества между двумя другими уровнями организации.

Взгляд с позиции открытых систем также привел к усилению внимания к вопросам межорганизационных отношений. Каст и Розенцвейг считают, что существуют определенные общие характеристики окружающей среды, которые влияют на все организации. Среди них можно отметить культурные, технологические, образовательные, политические, юридические, природные, демографические, социологические и экономические факторы. Все организации некоторым образом находятся под воздействием данных факторов.

Разные авторы обращают внимание на одно очевидное обстоятельство: одно окружение может быть враждебным к организации, в то время как другое - вполне благоприятным. Эмери и Трист предположили, что окружающую среду можно разделить на виды⁵, в зависимости от количества изменений, в ней происходящих, и сложности знаний, необходимых для успешного функционирования. По их типологии, существуют "спокойные", "волнующиеся" и "непокорные" окружающие среды. В зависимости от типа среды, в которой действует организация, требуются различные подходы как при определении границ системы, так и при внутреннем управлении. Теория организации предлагает различные механизмы взаимодействия организации с окружающей средой, включая такие понятия, как буферизация, интеграция и выделение организационных групп.

1.2. Содержание  понятий «организация» и «организационная среда» предприятия

Понятие организации весьма многозначно. Наиболее упрощенное, частное понимание  организации – это отдельная  фирма как производственная единица, представляющая собой единый целостный  организм. Она состоит из лиц, которые имеют перед собой некую объединяющую цель и, работая в одной команде, группе, используют определенные знания и технические приемы.

С точки зрения теории менеджмента, организация трактуется более широко: «организация составляет одну из важнейших функций современного менеджмента, осуществление которой — наиболее существенная часть деятельности руководителей всех уровней»⁶.

Наиболее справедливым и полным представляется определение  сущности организации как процесса: это составная часть менеджмента, заключающаяся в решении вопросов формирования структуры, касающихся ответственности, посредством которой поставленные перед предприятием задачи распределяются между отдельными руководителями (менеджерами) : инспекторами-контролерами и другими служащими; формальных внутренних взаимоотношений между служащими предприятия по поводу распределения ответственности.

Принимая во внимание, что менеджмент в целом распадается  на отдельные позиции менеджмента  в рамках структуры и реализует  свои функции в направлении выполнения поставленных задач через посредство людей, используя разнообразные технические приемы, в рамках той или иной организации, можно сделать вывод о том, что те формальные отношения, которые существуют между отдельными позициями менеджмента, и будут называться «организационным взаимодействием».

Организационная структура - целостная система, специально разработанная таким образом, чтобы  функционирующие в ее рамках люди могли наиболее эффективно добиться поставленной перед ними цели.

Организационная среда в менеджменте обеспечивает рациональное пространственно-временное распределение всех элементов производственного процесса с целью наиболее эффективного выполнения принятых плановых решений. В этом аспекте организация представляет собой средство исполнения плановых заданий и формирует условия, в которых последние будут осуществляться. Указанное выше положение имеет большое значение, так как оно требует гибкой организации и динамичного изменения ее в зависимости от содержания и масштабов деятельности предприятия.

Важная задача организационной среды менеджмента заключается в эффективном сочетании всех элементов производственного процесса во времени, т.е. определении наиболее рациональной последовательности и сроков выполнения всех работ. Организация процессов во времени включает как внутри-, так и межорганизационные отношения: структуризацию производственных процессов, подготовку кооперации предприятия с другими фирмами и координацию их деятельности, доведение отдельных заданий до исполнителей, обеспечение равномерной и достаточно высокой загрузки всех участников работ по проектам с целью их своевременного и экономного выполнения. Современные теории и практика менеджмента обладают большим разнообразием форм и видов организационной среды предприятия. Системная ориентация менеджмента при характеристике содержания «организационной среды предприятия» предусматривает рассмотрение предприятия как сложной открытой системы, во-первых, состоящей из взаимосвязанных элементов и, во-вторых, активно взаимодействующей с окружающей средой.

Согласно теории систем, все организации  являются открытыми системами, выживание  которых зависит от внешнего мира.⁷ Такая система не является самообеспечивающейся, - через проницаемые границы она обменивается с внешней средой энергией, информацией, материалами. Открытая система, которую представляет организация, имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Организация (фирма), как система, имеющая  сложно организованную внутреннюю и внешнюю среду, схематически изображена на рис.1.

Рис. 1

Внешняя и внутренняя среда фирмы

Таким образом, функционирование любой  организации представляется возможным  в рамках внешней и внутренней сред, которые определяют успешность функционирования предприятия и  оказывают влияние на его операционные действия.

1.3.Характеристика внутренней и внешней организационных сред в контексте практического менеджмента

Внутренняя среда организации, особенности её структуры

Практика менеджмента в безусловном  порядке предусматривает анализ внутренней и внешней среды предприятия.

Внутренняя среда оказывает  воздействие на функционирование организации, представляя собой часть общей  среды, находящейся в непосредственных пределах организации. Анализ внутренней среды предусматривает рассмотрение нескольких её срезов, состояние которых  в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация. Посредством изучения внутренней среды можно выявить, какими сильными и слабыми сторонами обладает организация. Сильные стороны используют как базу, на которую организации следует опираться в конкурентной борьбе и которую организация должна стремиться расширять и укреплять. Слабые же стороны - предмет пристального внимания со стороны руководства предприятия с целью устранения или снижения роди последних.

Анализ внутренней среды организации проводится, главным образом, для оценки конкурентной стратегической позиции организации, т.е. сравнения положения компании с положением ближайших конкурентов.

Согласно теории ресурсной базы, конкуренция рассматривается как  внутренний ресурс и, соответственно, определяются принципы устойчивости конкурентных преимуществ. Подход, базирующийся на теории ресурсной базы, выделяет пять компонентов⁸.

1. Определение и классификация  ресурсов компании в соответствии  с сильными и слабыми сторонами.

2. Объединение ресурсов компании  в стержневые компетенции, собирающие  воедино уникальные черты организации,  технологические навыки, коллективный  опыт взаимодействия с потребителями  продукции и понимание особенностей  рынка, на основе чего формируются  отличительные черты организации, трудно поддающиеся копированию.

3. Оценивание указанных ресурсов  и стержневых компетенций организации  относительно устойчивых конкурентоспособных  преимуществ и возможности их  возмещения. Грант выделяет четыре  характеристики устойчивости конкурентных преимуществ: долговечность, прозрачность, переносимость и копируемость.

4. Выбор стратегии, которая наилучшим  образом использует ресурсы и  возможности организации относительно  внешних возможностей.

5. Определение дефицитов ресурсов и инвестирование в совершенствование слабых сторон (с конечной целью превратить их в сильные).

Планирование ресурсной базы выступает  важным фактором для поддержании  устойчивого роста организации. В неустойчивых, постоянно меняющихся условиях окружающей среды организация должна произвести и усовершенствовать свои ресурсы для поддержания конкурентоспособного преимущества и роста.

Согласно теории ресурсной базы, организации являют собой совокупность неиспользуемых производственных услуг, являющихся избыточной производственной мощностью. Именно это излишество производственной мощности представляет внутренний механизм роста для обслуживания существующего рынка и для перемещения деятельности из регулируемой среды в нерегулируемую.

Главная идея теории ресурсной базы – организация должна непрерывно улучшать свои ресурсы и способности для использования преимуществ в изменяющихся условиях.

В зависимости от исследовательско-прикладных задач различают организацию  производственных процессов в пространстве и организацию процессов во времени. Организация процессов в пространстве обозначает формирование организационной структуры предприятия, соответствующей характеру и масштабам его деятельности.

Под внутренней организационной структурой подразумеваются состав и формы  взаимосвязи элементов предприятия. Организационная структура формируется из двух взаимосвязанных составных частей: структуры управления и производственной структуры предприятия. Элементами структуры выступают отдельные руководители и работники, службы и подразделения предприятия.

Структура управления определяется как  форма распределения и координации  управленческой деятельности на предприятии. Она включает состав органов управления и устанавливает характер отношений  между ними. При формировании структуры  управления выбирается тип структуры (линейная, линейно-штабная, матричная и др.), определяются состав и функции органов управления, распределяются полномочия между руководителями разного уровня, устанавливаются процедуры и методы обоснования управленческих решений, порядок их согласования и организации исполнения, информационное обеспечение органов управления. Большинство структур управления на предприятиях носит иерархический характер и основывается на делегировании полномочий и ответственности руководителей различного уровня.

Производственная структура предприятия  определяется составом основных производственных подразделений предприятия и  характером их взаимосвязи. Состав подразделений  зависит от специфики осуществляемых производственных процессов и масштабов  деятельности предприятия. Характер взаимосвязи подразделений определяется, исходя из принятого принципа их специализации, понимаемой как целенаправленное закрепление за определенными подразделениями и службами предприятия ограниченного перечня работ или выполняемых функций. В практике используется такие типы специализации подразделений, как⁹:

1. целевая, когда за подразделениями  закрепляются целевые задания,  связанные с производством конечного  продукта (предметная либо подетальная  специализация), выполнением отдельных проектов или развитием определенного направления (тематическая специализация).

2. функциональная специализация  подразделения предприятия подразумевает  выполнение ими определенных  функций, частей производственного  процесса или видов технологических операций (технологическая специализация).

В процессе формирования организационной  среды менеджмента, как правило, в первую очередь формируется  производственная структура предприятия, а потом, как производная от неё, строится организационная структура управления предприятием. Организационные структуры предприятий отличаются значительным разнообразием, определяемым в зависимости от объективных факторов: масштабы деятельности предприятия, широта производственного профиля фирмы, специфика выпускаемой продукции или оказываемых услуг, уровень кооперации и полнота производственного цикла осуществляемых работ.

Внутренняя организационная среда  предприятий - это динамичный, гибко  реагирующий на изменения внешних  и внутренних условий элемент  современного менеджмента. Именно поэтому в рамках одного предприятия нередко применяются различные типы организационных структур управления: для традиционных видов продукции используется устойчивая линейная структура, а для быстро развивающихся направлений техники и технологии создаются программные комплексы.

Сочетание различных типов структур в рамках одной фирмы создает  условия для наиболее рациональной пространственной организации осуществляемых процессов.

Внутренняя организационная среда  представляет собой своеобразную цепочку ценностей¹⁰. Рассмотрим основные виды деятельности в рамках внутренней организации функционирования предприятия.

Материально-техническое  обеспечение (то есть деятельность, относящаяся к получению, складированию и управлению запасами) определяется такими факторами, как:

• прочность материальной системы и системы управления запасами;
• продуктивность складско-сырьевых действий.

Улучшение состояния материально-технического обеспечения отражается в снижении цен и, соответственно, увеличении продуктивности предприятия.

При анализе материально-технического обеспечения необходимо учитывать  соответствие производственных мощностей  существующим конкурентным требованиям, эффективность использования производственных мощностей (недозагрузка, возможность  расширения производственной базы).

Снабжение относится к функциям приобретения вложений, каковыми может  быть сырье, поставщики, вложения в  производительный процесс, оборудование (также машинное), здания.  Факторы, определяющие эффективность снабжения:

• развитие альтернативных источников вклада для минимизирования зависимости от отдельного поставщика;
• снабжение сырьем (своевременно, по оптимальной цене, на допустимом уровне качества);
• налаженные отношения с надежными поставщиками.

Производственные процессы в организации формируются под воздействием ряда факторов:

• производительность оборудования в сравнении с конкурентами;
• подходящая автоматизация производственных процессов;
• эффективность производственного контроля над продукцией с целью повышения качества и снижения цены;
• эффективность планировки предприятия и модели технологических процессов.

Улучшение в процессах организации  даёт возможность повысить качество продукта, эффективность и быстроту отклика на меняющиеся рыночные условия.

Маркетинговая деятельность включает в себя четыре основные вопроса: структуру продукции, цену, продвижение и способы распределения. Основные факторы здесь:

• эффективность маркетинговых исследований для выявления потребительского сегмента и потребности;
• новые методы в продвижении товаров и рекламе;
• оценка каналов распределения;
• компетентность и мотивированность продавцов;
• разработка качественного имиджа продукта и желаемой репутации фирмы;
• степень приверженности потребителя к данной марке товара;
• степень лидирующего положения на рынке в рамках сегмента и целого рынка.

Маркетинговый срез внутренней среды  включает в себя всю деятельность организации, связанную с реализацией  продукта (стратегия продукта, стратегия  ценообразования, стратегия продвижения  продукта на рынке и выбор рынков сбыта и систем распределения).

Управление трудовыми  ресурсами - кадровый срез внутренней среды. На эту сферу воздействуют факторы:

• эффективность процессов найма, подготовки и продвижения всех работников;
• соответствие компенсирующей системы для мотивации и стимулирования работников, минимизирования абсентеизма;
• отношения руководства предприятия с профсоюзами, взаимодействие менеджеров и рабочих;
• активное участие менеджеров и технического персонала в профессиональных организациях.
• создание и поддержание оптимальных отношений между работниками.

Для анализа этого среза внутренней среды необходимо рассматривать  стиль управления высшего руководства, соответствие квалификации персонала  организации ее текущим и будущим  задачам.

Совершенствование технологий влияет на всю деятельность предприятия от развития продукта и процессов до заказов и представления конечного продукта. Основные факторы:

• успешность исследовательских и проектных действий;
• качество отношений между персоналом проектно-исследовательского отдела и работниками других отделов.
• своевременность разработок в соответствии с нужным моментом;
• способность рабочей среды поощрять творчество и новые идеи.

Инфраструктура фирмы  может являться конкурентоспособным преимуществом, и здесь важно учитывать такие факторы, как:

• качество системы стратегического планирования для достижения целей деятельности фирмы;
• способность определять конъюнктуру рынка нового продукта и потенциальные угрозы среды;
• координация и интеграция всей деятельности, относящейся к цепочке ценностей между организационными частями;
• способность приобретать относительно недорогие средства для капитальных затрат и оборотных средств;
• уровень поддержки информационных систем при принятии стратегических и оперативных решений;
• своевременная и точная информация для управления об основной и конкурентной среде.

Финансовый анализ включает в себя: стоимость средств, сравнимую с нормой и основными конкурентами, способность нарастить добавочные средства, адекватный коэффициент ликвидности, использование кредитов для финансовой деятельности в сравнение с нормами и основными конкурентами, адекватный коэффициент активности, адекватный коэффициент рентабельности, отношения с кредиторами и акционерами, политику дивидендов и соответствие притока и оттока средств.

Факторы сферы финансов и учета;

• составление бюджета и планирования прибыли;
• возможность привлечения краткосрочного и долгосрочного капитала; отношение к налогам;
• гибкость структуры капитала;
• эффективный контроль над издержками, возможность их снижения, система учета издержек.

Для анализа финансового среза рассматриваются вопросы тенденций в изменениях финансовых показателей деятельности организации, процент прибыли, обеспечиваемый отдельными подразделениями, осуществление капитальных затрат в соответствии с будущими производственными потребностями и т.д.

Организационная культура пронизывает деятельность любой организации, проявляясь в том, как осуществляют свою работу сотрудники организации, как они относятся друг к другу и к организации в целом. В числе её факторов можно назвать, например, систему построения карьеры в организации, критерии для продвижения сотрудников, лояльность сотрудников к правилам своей организации, стили руководства.

Легальность и репутация. Рассматривая данный фактор внутренней среды, подчеркнём важность налаживания отношений с активной группой потребителей, со средствами информации, с представителями органов власти, рекламу, соответствующую стандартам этики и т.п.

Информационные системы  организации - важная часть её внутренней среды. Основное их назначение - поддерживать информационный поток в организации, соответствующий обеспечению наибольшей продуктивности и принятия решений. Информация должна быть собрана, сохранена, и синтезирована таким образом, чтоб реагировать на запросы деятельности и стратегии. Информационные системы могут не только помочь в анализе окружающей среды, но и быть стратегическим оружием в достижении конкурентоспособных преимуществ.

Обобщив вышесказанное, можно сказать, что всё многообразие внутренней среды предприятия можно свести к следующим укрупнённым сферам:

• производство;
• маркетинг и материально-техническое снабжение (МТС);
• НИОКР;
• финансовое управление, бухучет и отчетность;
• общее управление.