Внутреняя и внешняя среда организации. 3

Содержание

Введение  ………………………………………………………………..3

1 Организация,  внутренняя и внешняя среда организации…………..

1.1 Организация, классификация организации, структура, виды и типы организаций……………………………………………………………..

1.2 Организация как открытая система………………………………..

1.3 Внутренняя среда организации…………………………………….

2 Роль  менеджмента в повышении эффективности…………………..

2.1 Виды и факторы эффективности менеджмента…………………..

2.2 Критерии эффективности менеджмента. …………………………

2.3 Виды организационных структур управления……………………

3 Анализ  внешней среды и рынка на  примере ОАО «Газпром»…….

3.1 Социально-экономическое  положение в России…………………

3.2 Мировой  рынок газа………………………………………………..

3.3 Российский  рынок и рынок регионов……………………………..

Заключение  ……………………………………………………………..

Список  литературы…………………………………………………….. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Организация, внутренняя и внешняя среда организации

      1.1 Организация, классификация  организации, структура,  типы и виды  организаций. 

      Чтобы разобраться во внутренней и внешней  среде организации нужно понять что такое организация и как она устроенная.

      Термин  «организация» характеризует определенную структуру, в которую объединяются люди для достижения своих целей, то есть это объект менеджмента. Организация  – группа людей, деятельность которых  сознательно координируется для  достижения общих целей или цели. Любая организация, вне зависимости от ее конкретного назначения может быть описана с помощью ряда параметров, среди которых главными являются целевое назначение, правовая и нормативная основа, ресурсы, процессы и структура, разделение труда и распределение ролей, внешняя среда и система внутренних социальных и экономических связей.

      Группа  должна соответствовать требованиям:

      -наличие  не менее двух человек, считающих себя частью группы;

      -наличие  цели, которая принимается как  общая для всех членов организации;

      -наличие  членов группы, которые работают  вместе для достижения общих  целей.

        Классификация организации по ряду признаков:

1. По критерию формализации:

      Формальные  и неформальные.

      Формальные  организации – это организации, которые официально зарегистрированы и действуют на основании существующего  законодательства и установленных  регламентов.

      Неформальные  организации – организации, которые  действуют вне рамок законодательства, при этом группы возникают спонтанно, но люди взаимодействуют друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют в каждой формальной организации.

2. По форме собственности: частные, государственные, муниципальные, общественные.
3. По целевому назначению: производство продукции, выполнение работ, оказание услуг.
4. По широте производственного профиля: специализированные, диверсифицированные.
5. По характеру сочетания науки и производства: научные, производственные, научно-производственные.
6. По числу стадий производственного процесса: одностадийные, многостадийные.
7. По расположению предприятия: на одной территории, в одной географической точке, в разных географических точках.
8. По размерам: крупные, средние, малые.

      Функция организации реализуется двумя  путями: через административно-организационное  управление и через оперативное  управление.

      Административно-организационное  управление предполагает определение  структуры фирмы, установление взаимосвязей и распределение функций между  всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности  между работниками аппарата управления.

      Оперативное управление обеспечивает функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом  или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующей  их корректировке. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.

      Структура организации - взаимоотношения уровней управления с функциональными областями организации для наиболее эффективного достижения целей.

      Структура организации тесно связана с  характерным для нее специфическим  разделением труда и требованиями построения системы контроля в организации.

      Любая организация имеет разделение труда, но не просто случайное распределение  работы между всем персоналом организации, а специализированное разделение труда. Оно означает закрепление конкретной работы за тем человеком, который  лучше всех в организации сможет ее выполнить, то есть за специалистом. Примером может служить разделение управленческих функций между специалистами  по финансам, производству, сбыту и  т.д.

      Сфера контроля включает в себя совокупность лиц, подчиненных конкретному руководителю. В зависимости от количества этих лиц, различают широкую и узкую  сферы контроля. При широкой сфере  контроля организация имеет плоскую  структуру управления, а при узкой - многоуровневую структуру.

      Общая характеристика организации.

      Ресурсы организации. К ним относятся: кадры  организации, капитал, материалы, технология, информация, которые составляют внутреннюю среду организации. Цель каждой организации  предполагает преобразование различных ресурсов для достижения установленной цели.

      Зависимость организации от внешней среды. Организация  полностью зависит от окружающего  мира, то есть внешней среды как в отношении ресурсов, так и в отношении своих клиентов или потребителей. Внешняя среда включает экономические условия в данной стране, правительственные акты, профсоюзы, конкурирующие организации, потребителей, а также общественные взгляды, технику и технологию в целом.

      Разделение  труда в организации. Различают  горизонтальное и вертикальное разделение труда. Горизонтальное разделение труда  – это разделение на параллельно  функционирующие подразделения  внутри организации. Сложные большие  организации осуществляют горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические конкретные задания и добивающиеся конкретных специфических целей. Такие подразделение часто называют отделами или службами. Вертикальное разделение труда – это координация работы составных частей организации: отделов, служб, различных подразделений. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.

      Существует  два основных аспекта организационного процесса:

      1. Деление организации на подразделения  соответственно целям и стратегиям.

      2. Делегирование полномочий.

      Делегирование, как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач  и полномочий лицу, которое принимает  на себя ответственность за их выполнение.

      Под организационной структурой фирмы  понимается ее организация из отдельных  подразделений с их взаимосвязями, которые определяются поставленными  перед фирмой и ее подразделениями  целями и распределением между ними функций. Организационная структура  предусматривает распределение  функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками  фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию фирмы.

      Основные  проблемы, возникающие при разработке структур управления: установление правильных взаимоотношений между отдельными подразделениями, что связано с  определением их целей, условий работы и стимулирования; распределение  ответственности между руководителями; выбор конкретных схем управления и последовательности процедур при принятии решений; организация информационных потоков; выбор соответствующих технических средств. Проблема совершенствования организационной структуры управления предполагает уточнение функций подразделении, определение прав и обязанностей каждого руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления.

      Организационная структура направлена прежде всего на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределение между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, выражающиеся в тех или иных принципах. Организационная структура фирмы и ее управление постоянно изменяются, совершенствуются в соответствии с изменяющимися условиями. Важнейшими факторами, вызывающими необходимость проведения структурной перестройки компаний, являются следующие:

      - ускоренная разработка новых  видов продуктов под воздействием  научно-технического прогресса в условиях обостряющейся конкуренции;

      - интенсивное внедрение наиболее  передовых технологий;

      - систематическое внедрение новых  методов организации и управления  производством на базе активного  использования компьютерной техники. 

1.2 Организация как открытая система.

      Организация взаимодействуют с внешней средой, должна приспосабливаться к изменениям в ней, чтобы нормально функционировать, и в силу этого должна рассматриваться как «открытая система». Открытая система зависит от энергии, информации, материалов, которые поступают из внешней среды. Любая организация является открытой системой, так как всегда зависит от внешней среды.

      С точки зрения системного подхода, организация  как открытая система – это  механизм преобразования входной информации или ресурсов в конечную продукцию (в соответствии со своими целями). Основные разновидности ресурсов входа: материалы, оборудование, капитал, рабочая сила. Ситуационный подход позволил расширить теорию систем за счет разработки концепции, согласно которой решение в любой ситуации определяется внешними и внутренними факторами и обстоятельствами. Таким образом, менеджер до принятия решения должен обязательно проанализировать все имеющиеся факторы, воздействующие на данную проблему, для успешного ее решения.

      Внешние факторы подразделяются на факторы  прямого воздействия и косвенного воздействия. Внешняя и внутренняя среда организации.

      Среда прямого воздействия включает факторы, непосредственно влияющие на деятельность организации:

      а) Поставщики. Поставщиками капитала в  основном являются банки, акционеры  и частные лица. Чем лучше обстоят  дела у данной организации, тем больше шансов получить кредит на льготных условиях у поставщиков капитала.

      б) Трудовые ресурсы. Без нужных специалистов должной квалификации нельзя эффективно использовать сложную технику и  оборудование.

      в) Законы государства. Организации обязаны  выполнять не только федеральные, но и региональные законы. Государственные  органы обеспечивают принудительное выполнение законов в сфере своей компетенции.

      г) Потребители. Потребители решают, какие  товары и услуги для них желательны, то есть они определяют направления  и возможности роста организации. В рыночной экономике действует принцип: "Потребитель - король рынка".

      д) Конкуренты. Руководство предприятия  должно понимать, что неудовлетворенные  нужды потребителей создают свободные  ниши на рынке для конкурирующих  организаций.

      Среда косвенного воздействия состоит из факторов, которые не оказывают прямого и немедленного воздействия на деятельность организации:

      а) Состояние экономики страны. Руководство  организации, особенно при выходе на международный рынок, должно учитывать  экономическую ситуацию в той  стране, в которую поставляет свой товар, или с которой организация  имеет деловые отношения. Состояние  мировой экономики влияет на стоимость  ресурсов и способность покупателей  приобретать товары и услуги. Если в экономике прогнозируется спад, то необходимо уменьшить запасы готовой  продукции, чтобы преодолеть трудности  сбыта, кроме этого следует учесть увеличение или уменьшение ставки процента на займы, возможное колебание курса  доллара или других твердых валют.

      б) Научно-технический прогресс. Технические  новшества повышают производительность труда, способствуют улучшению качества продукции, а также расширяют  возможные области применения товаров. Появление таких высоких технологий, как компьютерная, лазерная, микроволновая, полупроводниковая, а также использование  атомной энергии, синтетических  материалов, миниатюризация приборов и производственного оборудования оказывают существенное влияние  на развитие и деятельность организации.

      в) Социально культурные факторы. Это, прежде всего, жизненные ценности и традиции, обычаи, установки, которые оказывают существенное влияние на деятельность организации.

      г) Политические факторы. К ним относятся: экономическая политика административных органов государства, т.е. система  налогообложения, льготные торговые пошлины, законодательство о защите потребителей, стандарты на безопасность продукции и стандарты по экологии. Для организации, осуществляющей международную деятельность, существенное значение имеет политическая стабильность данного государства, а также установка с его стороны специальных пошлин на импорт товаров, экспортных квот и т.д.

      д) Отношения с местным населением. Характер отношений с местной  общиной является очень важным для  учета и планирования в любой  организации. Так, в каждой общине существуют свои специфические законы и установки  по вопросам бизнеса и ведения  деловых отношений с другими  организациями и учреждениями. Иногда для поддержания хороших отношений  с общиной необходимо финансирование и поддержка ее социальных программ, а также благотворительная деятельность по многим направлениям.

      Подвижность среды - это скорость, с которой  происходят изменения в окружающей среде организации. В некоторых  отраслях, например, в фармацевтической, электронной, химической, космической  и др. изменения происходят относительно быстро. В других отраслях процессы изменения среды более замедленные. 

      1.3 Внутренняя среда организации

        Менеджер формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних переменных. Но для этого он должен уметь выделять и знать их.

      Внутренние  переменные – это ситуационные факторы  внутри организации. Поскольку организации  представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в  основном являются результатом управленческих решений. Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью  контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей работе.

      Основные  переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это цели, задачи, технология и люди.

      Цели 

        Организация, по определению,  это по крайней мере 2 человека с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Специалисты утверждают, что правильное формулирование целей и постановка задач на 50% предопределяют успешность решения.

      Основной  целью работы большинства организаций  является получение прибыли. Выделяют три основных типа ориентации организации на прибыль:

      - ее максимизацию;

      - получение «удовлетворительной» прибыли, т.е. суть состоит в том, что при планировании прибыли она считается «удовлетворительной», если будет учитываться степень риска;

      - минимизацию прибыли. Этот вариант обозначает максимизацию минимума ожидаемых доходов наряду с минимизацией максимума потерь.

      Но  не у всех организаций получение  прибыли является главной целью. Это касается некоммерческих организаций, например  церквей, благотворительных  фондов. Однако, как и в предыдущих случаях, фирма может существовать только в условиях ее прибыльности. Только вместо максимизации дохода рост нормы прибыли выражен в других показателях:

      - удовлетворение потребителя или пользователя услуг;

      - позиция на рынке, часто связанная с желанием рыночного лидерства;

      - условия благосостояния работающих и развитие хороших отношений среди персонала;

      - публичная ответственность и имидж организации;

      - техническая эффективность, высокий уровень производительности труда, придание особого внимания научным исследованиям и разработкам;

      - минимизация издержек производства и т.д.

      Это разнообразие направленности деятельности простирается дальше, поскольку крупные  организации имеют много целей. Для того чтобы получать, например, прибыль, бизнес должен сформулировать цели в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор  руководителей и даже социальная ответственность. Некоммерческие организации  тоже имеют разнообразные цели, но, вероятно, будут больше уделять внимания социальной ответственности. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все  последующие решения руководства.

      В подразделениях, так же как и во всей организации необходима выработка  целей. Например, целью финансового  подразделения может быть уменьшение кредитных потерь до 1% от суммы продаж. Подразделение маркетинга в той  же организации может иметь целью  сокращение количества жалоб потребителей на 20% в следующем году. Цели подразделений  в различных организациях, которые  имеют сходную деятельность, будут  ближе между собой, чем цели подразделений  в одной организации, занимающихся различными видами деятельности. Нужно  не забывать, что цели подразделений  должны составить конкретный вклад  в цели организации как целого, а не вступать в противоречие с  целями других подразделений.

      Задачи

      Еще одним направлением разделения труда  в организации является формулирование задач. Задача – это предписанная работа, серия работ или часть  работы, которая должна быть выполнена  заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполнится таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

      Задачи  организации традиционно делятся  на три категории. Это работа с  людьми, предметами, информацией. Например, на обычном заводском конвейере  работа людей состоит из работы с  предметами. Задача же мастера –  это в основном работа с людьми. В то же время задачи казначея корпорации в основном связаны с информацией.

      Два важных момента в работе – это  частота повторения данной задачи и  время, необходимое для ее выполнения. Машинная операция, например, может  состоять в выполнении задачи по сверлению  отверстий тысячу раз в день. Чтобы  выполнить каждую операцию, требуется  всего лишь несколько секунд. Исследователь  выполняет разнообразные и сложные  задачи, и они могут вовсе не повторяться ни разу в течение  дня, недели или года. Для того чтобы  выполнить некоторые из задач, исследователю  требуется несколько часов или  даже дней. В общем можно сказать, что управленческая работа носит  менее монотонный, повторяющийся  характер и время выполнения каждого  вида работы увеличивается по мере переходя управленческой работы от низшего  уровня к высшему.

      Изменения в характере и содержании задач  тесно связано с эволюцией  специализации. Как показал в  своем знаменитом примере о производстве булавок Адам Смит, специалист может  существенно увеличить производительность труда. В нашем веке технологические  нововведения и системное сочетание  техники и специализации труда  сделали специализацию задач  углубленной и сложной до такой  степени, о которой и думать не мог Смит.

      Технология

      Технология  как фактор внутренней среды имеет  гораздо большее значение чем многие думают. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья – будь то люди, информация или физические материалы – в искомые продукты и услуги.

      Технология  подразумевает стандартизацию и  механизацию.  То есть использование  стандартных деталей может существенно  облегчить процесс производства и ремонта. В наше время существует очень мало товаров, процесс производства которых не стандартизован.

      В начале века появилось такое понятие  как сборочные конвейерные линии. Сейчас этот принцип используется почти  повсеместно, и очень сильно повышает производительность предприятий.

      Технология, как фактор, сильно влияющий на организационную эффективность требует тщательного изучения и классификации. Существует несколько способов классификации, я опишу классификацию по Томпсону и по Вудворд.

      Классификация технологии по Джоан Вудворд пользуется наибольшей известностью. Она выделят  три категории технологий:

      Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается  только одно изделие.

      Массовое  или крупносерийное производство применяется  при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи.

      Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые  сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам  продукта в больших объемах. Примеры  – переработка нефти, работа электростанций.

      Социолог  и теоретик организации Джеймс Томпсон  предлагает другие три категории  технологий не противоречащие трем предыдущим:

      1. Многозвенные технологии, характеризуемые серией независимых задач, которые должны выполняться последовательно. Типичный образец – сборочные линии массового производства.

      2. Посреднические технологии характеризуются встречами групп людей, таких, например, как клиенты или покупатели, которые являются или хотят быть взаимозависимыми.

      3. Интенсивная технология характеризуется применением специальных приемов, навыков или услуг, для того чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство.

      Эти две категории не так уж расходятся друг с другом. Например многозвенные технологии эквивалентны технологиям массового производства, а посреднические технологии занимают промежуточное место между индивидуальными технологиями и технологиями массового производства. Различия в этих классификациях в первую очередь вызваны разными областями специализации авторов. То есть Вудворд в основном занималась технологиями промышленных предприятий, а Томпсон же обхватывал все виды организаций.

      Нельзя  назвать какой-то один тип технологии лучше другого. В одном случае  может быть более приемлем один тип а в другом более подойдет противоположный. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной.