Внутрефирменные коммуникации

Содержание:

Введение............................................................................................................3

Глава 1 Внутрифирменные коммуникации...............................................5

1.1 Понятие о коммуникациях. Значение коммуникаций в организации..................................................................................................................5

1. 2   Структура коммуникаций в организации..............................................8

1.3   Типология коммуникаций в организации............................................10

Глава...........2 Коммуникации в Министерстве труда, занятости и социального развития Чеченской Республики..................................................14 2.1 Общая характеристика Министерства труда, занятости и социального развития Чеченской Республики..............................................................................14 2.2 Внутренние коммуникации в Министерстве труда, занятости и социального развития Чеченской Республики.......................................................20 Глава 3 Функционирование коммуникаций в организациях..............22

3.1 Проблемы внутренних коммуникаций и способы их решения............22

3.2 Способы улучшения коммуникаций в Министерстве труда, занятости и социального развития Чеченской Республики....................................................27 

Заключение.....................................................................................................29

Список использованной литературы........................................................31

Ведение

Коммуникация – это процесс информирования и убеждения субъектов коммуникации, с целью изменения действий или поведения субъектов. Коммуникация обязательно подразумевает под собой трансляцию информации в двух направлениях: от инициатора к получателю, и от получателя – к инициатору. Неотъемлемой частью коммуникаций является процесс обратной связи.

Внутрифирменная коммуникация (ВК) – это процесс коммуникаций, охватывающий аудитории внутри компании. Целью ВК является трансляция информации внутри компании, от одной целевой группе к другой.

Обратная связь подразумевает активную реакцию инициатора коммуникации (или иного ответственного лица компании), полные и емкие ответы на заданные вопросы и скоординированные действия.

Инициатором внутрифирменных коммуникаций выступают руководители компании, активные сотрудники (лидеры мнений), владельцы уникальной информации или группы сотрудников, заинтересованные в обсуждении и решении конкретных вопросов.

Субъектом внутрифирменной коммуникации выступает как отдельный сотрудник компании (любого уровня) или группа сотрудников компании, объединенная по некоторому принципу, так и подразделение (филиал или общество компании).

Внутрифирменные коммуникации - один из двигателей бизнеса компании.

Коммуникации – это нервная система организации, каналы, по которым передается информация, жизненно необходимая для работы компании. Эффективные коммуникации доставляют нужную для работы информацию в нужное место и кратчайшие сроки, что помогает нам строить свой бизнес эффективно.

Внутрифирменные коммуникации – часть корпоративной культуры и этики компании.

Целью внутрифирменных коммуникаций является принятие и разделение сотрудниками целей и ценностей компании.

Задачами внутрифирменных коммуникаций является:

– создание единого информационного пространства для всех сотрудников компании;

– информирование сотрудников о бизнесе компании и предоставление им необходимой информации о работе компании;

–   получение обратной связи от сотрудников и работа с ней;

–   сопровождение изменений в компании;

–   укрепление лояльности персонала;

– формирование единой корпоративной культуры;

–  укрепление командного духа и чувства общности;

–  поддержание и развитие горизонтальных связей внутри компании.

Задачи исследования:

1) показать природу и  сложность коммуникаций, рассмотреть их значение в организации;

2. рассмотреть внутренние коммуникации в Министерстве труда, занятости и социального развития Чеченской Республики;
3. раскрыть способы улучшения системы коммуникаций;
4. сделать выводы по теме работы.

Объект исследования: коммуникация как поведенческая активность субъектов.

Предмет исследования: умелое использование эффективных коммуникаций менеджерами для достижения целей организации.

Глава 1 Внутрифирменные коммуникации

1. Понятие о коммуникациях. Значение коммуникаций в организации

Под коммуникацией в широком смысле понимают общение, передачу информации от человека к человеку, В организационном контексте понятие «коммуникация» рассматривается как процесс (коммуникация — это общение людей: обмен идеями, мыслями, намерениями, чувствами, информацией) и как объект (совокупность технических средств, обеспечивающих процессы передачи информации).

Коммуникация — это процесс общения и передачи информации между людьми или их группами в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи.1

Внутрифирменные коммуникации включают в себя: исходящий и восходящий уровни вертикальных коммуникаций, коммуникации по горизонтали, коммуникации между руководителем и подчиненными, коммуникации между формальными и неформальными группами. Внутриорганизационные коммуникационные процессы призваны удовлетворить потребности разных уровней принятия решений.

Коммуникация в малой группе дает шанс и руководителю и подчиненному оперативно участвовать в решении стратегических и текущих задач: каждый участвует в обсуждении, каждый может быть услышан. Хорошие результаты дает эффект обратной связи. Взаимодействие усложняется с ростом числа членов группы.2

Межличностная коммуникация — коммуникация с другим человеком — наиболее распространенный тип внутренних коммуникаций. Коммуникации между неформальными группами могут охватывать набор связей — от бытовых до производственных. Основой этого типа коммуникаций является информация, циркулирующая по каналам неформального общения. Иногда руководители специально запускают «слухи», чтобы проверить реакцию коллектива на возможные будущие решения (например, по кадровым изменениям или изменению порядка выплаты премиальных и др.)

Общественные, или массовые, коммуникации – процесс сообщения информации с помощью технических средств или средств массовой коммуникации численно большим группам людей: печать, радио, кино, телевидение. Источник информации передает послание рассредоточенным аудиториям. Ограничена возможность обратной связи.

Важнейшей задачей руководства компании является создание условий по обмену идеями, мыслями, информацией между людьми, подразделениями, между организацией и ее окружением. Принятые в лучших компаниях системы коммуникаций основаны на эффективных технологиях информационного обмена, на культивировании неформального общения, на поддержке общения материальными средствами. Один из управляющих фирмы «Хьюлетт-Паккард» признается: «...Мы начинаем любое дело с весьма высокой степени неформального общения, и это — главное. И мы считаем себя обязанными сохранить это любой ценой». В этой же фирме придается большое значение обращению персонала друг к другу по имени. Для этого каждый, в том числе президент, носит именную табличку, на которой указано только имя. На фирмах «Катерпиллер», «Макдональдс», «Интел», «Делта-эйрлайнз», «Юнайтед эйрлайнз» много внимания уделяют формированию технологий поддержания связей для обеспечения пребывания персонала в постоянном информационном контакте.3

Интенсивность информационного обмена в таких компаниях велика, и обычно она начинается с требования неформальности.

Принятые в лучших компаниях системы коммуникаций способствуют развитию новаторства, инициативы и предприимчивости.

Стимулируя обилие контактов, лучшие фирмы перестраивают помещения, обустраивают по-новому рабочие места. Так, новые здания «Интел» спроектированы таким образом, что в них достаточное количество конференц-залов, где можно ознакомиться с новой информацией, общаться, решать возникшие текущие проблемы. Руководство тем самым улучшает коммуникации между сотрудниками.

В одной из передовых компаний в столовой были маленькие столы, рассчитанные на четырех человек, их заменили большими прямоугольными столами казарменного типа. Компания «ЗМ» организует клубы по групповым интересам. Все это делается с одной целью — повысить вероятность случайных бесед, способствующих решению проблем во время перерыва, обеда, завтрака или в других ситуациях. В лучших компаниях непринужденности общения способствует сама обстановка: скромные, обставленные помещения, открытые двери, отсутствие лишних стен. Роскошные кабинеты не способствуют открытым, дружественным отношениям.4

На эффективность коммуникаций оказывают влияние различные факторы. Общение людей осуществляется с помощью вербальных и невербальных методов. Вербальные коммуникации реализуются посредством устных (диалог, совещание, переговоры, презентации и т.п.) или письменных (приказы, распоряжения, инструкции, письма и пр.) сообщений, невербальные — осуществляются посредством языка телодвижений (осанка, жесты, поза, выражение лица и пр.) и параметров речи (интонация, тембр голоса, темп речи, громкость голоса, произношение, стиль речи и пр.).

Способы обеспечения коммуникации хорошо известны — это слушание, речь, чтение, письмо. По значимости слушание находится на первом месте, занимая до 45% времени межличностных коммуникаций. Речь занимает до 30% времени межличностных коммуникаций (диалоги, совещания, переговоры, презентации). Для повышения эффективности коммуникаций важно уделять большое внимание культуре речи. Чтение играет важнейшую роль, особенно для людей, имеющих аналитический ум и владеющих техникой быстрого чтения. Чтение составляет около 15% времени межличностных отношений.

Тип личности человека имеет также большое значение в процессе коммуникации. Своевременное распознавание типа личности собеседника позволит вам адаптировать свои предложения и даст дополнительную возможность добиться успеха в переговорах.5

Коммуникации — жизненно важное звено между руководителем и подчиненными, они являются инструментом внутрисистемной координации, помогают получать информацию на всех уровнях управления. Исследования различных организационных структур показывают, что коммуникация играет важную роль в развитии организации как целостного организма. Каждый руководитель заинтересован в улучшении коммуникации. С помощью коммуникации реализуются цели компании, проводятся новые идеи, мотивация, осуществляется контроль за поведением членов группы. Коммуникации необходимы для утверждения авторитета и воли руководителя.

2. Структура коммуникаций в организации

Коммуникационная сеть включает потоки посланий, или сигналов, между двумя или более индивидами. Она соединяет определенным образом участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.

Возможности развития внутрифирменной коммуникационной сети ограничивают, как правило, размеры подразделений в организации. Увеличение размера группы приводит к возрастанию количества возможных коммуникационных отношений. Поэтому от того, как построена коммуникационная сеть, зависит ее влияние как на сокращение, так и на увеличение разрыва между посланным и полученным значением. и соответственно деятельность персонала может отличаться большей или меньшей эффективностью.

Особенно важно знание типов коммуникационных сетей или структур коммуникаций в группе. Среди существующих коммуникационных сетей для групп разной численности можно выделить четыре основных типов: колесо, цепь, круг, сложный круг (или всеканальная)6

Формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные общаются друг с другом только через своего начальника, представлена в сетях типа «колесо». Одно лицо занимает центральное место в коллективе и большинство членов этой группы при определении своей позиции сориентированы на центр. Это связано с лидерскими функциями лица находящего в центре «колеса», его возможностями оказывать больше социального влияния на других членов группы. Оно также связано с ответственностью за передачу информации и принятие окончательных решений. Если члены группы соединены между собой, как звенья одной цепи, в которой каждый поддерживает контакт с кем-то одним, то мы имеем сеть типа «цепочка». Последняя отражает последовательно сеть горизонтальных связей. В сетях типа «круг» члены группы могут коммуницировать только с тем, кто расположен рядом с ними.

Примером полностью децентрализованных групп являются «всеканальные» сети. которые используются, как правило, тогда, когда необходимо участие всех членов в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями.7

1.3 Типология коммуникаций в организации

По масштабности процесса коммуникации и массовости вовлекаемых в него лиц различают массовую, среднего уровня, (внутриорганизационную) и локальную, внутригрупповую, межличностную, внутриличностные.

Массовая коммуникация представляет собой систему взаимосвязей, позволяющую получить практически одновременный доступ к социально значимым сообщениям большому числу людей, независимо от места расположения, положения, социального статуса. Такая коммуникация развивается на основе использования технических средств размножения и передачи сообщения. Как правило, массовые коммуникации осуществляются специализированными организациями (издательства, агентства, редакции, студии).

Под массовыми коммуникациями можно подразумевать и одновременную связь с большим числом людей в ограниченном пространстве, позволяющую им осуществлять взаимодействие (коммуникацию) с «лидерами мнений» (например, митинги, шествия, презентации, концерты в больших открытых или закрытых стадионах). Общим критерием для обоих видов массовой коммуникации является одновременное потребление большим количеством людей массовой информации.

Внутриорганизационные коммуникации представляют с собой интеракции в пределах организаций. К таким коммуникациям можно отнести взаимодействие члена организации с ее структурными подразделениями, а также структурных подразделений организаций между собой.

Внешние коммуникации – это связь любой социальной системы с внешними социальными образованиями. Которые существуют вне ее. Любая социальная организация не может существовать без связей со внешней средой и поэтому внешние коммуникации становятся обязательным компонентом функционирования любой социальной системы (организации¸ института).

Коммуникация в группе. В сравнительно небольшой группе каждый участник имеет примерно равный шанс участвовать в общении. В группах, где число участников 10-12 человек, возможно осуществление прямой и обратной связи между всеми участниками обсуждения.

Межличностная коммуникация осуществляется между двумя людьми. Обе стороны выступают и в качестве передающей, и в качестве принимающей стороны. Послание одной стороны передается каналом коммуникации в виде звука. Обратной связью является ответ каждого участника.

Внутриличностная коммуникация возникает внутри индивидуума в том случае, если человек обсуждает проблемы сам с собой, ищет решения, задает вопросы и сам же отвечает на них. В качестве обратной связи здесь выступает факт опровержения или корректировки информации, поставленной в вопросе.

В зависимости от направления потока информации коммуникации подразделяют на горизонтальные и вертикальные. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.

Коммуникативный поток, который перемещается от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню, называется нисходящим. Он используется руководителями групп постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. При этом чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена. Наиболее характерным примером является общение начальников со своими подчиненными.

Восходящая информация, от более низкого к более высокому уровню, используется для обратной связи подчиненных с руководителями с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Такая информация не просто служит средством доведения мнения работников до сведения руководителей, а позволяет вышестоящим органам и руководителям своевременно реагировать на происходящие изменения в коллективном мнении. Руководители анализируют эту информацию с целью принятия правильного управленческого решения. Восходящая информация используется для информирования начальников определенного уровня руководителями более низкого звена. Это может использоваться путем предоставления отчетов, итоговых документов по отдельным проектам в вышестоящие руководства.

В производственном процессе пока еще господствуют системы коммуникаций, организованные по схеме «сверху вниз». В таких системах основное производственное звено воспринимается как исполнительная ступень, которая должна выполнять распоряжения управленческих структур. Согласование работы звеньев такой организации осуществляется через руководство, которое превращается в посредника в коммуникации между ними. В работниках воспитывается психология исполнителя. Поэтому любая неувязка в решении производственных или социальных вопросов может вызывать недовольство руководителями.

Практика управления в такой системе основывается на принципах разделения и специализации труда, его унификации, преобладания административных, правовых и экономических методов управления. Современные руководители, воспитанные в старых структурах управления, предпочитают эту систему и не всегда могут впитаться в новые системы коммуникации.

Горизонтальное направление. Коммуникации осуществляются между членами группы, имеющими равный ранг, а также между равнозначными группами. Горизонтальные коммуникации в одних случаях являются непременным атрибутом реализации определенного алгоритма управления, а в других – происходят спонтанно. Крупнейший американский менеджер Ли Якокка, после прихода генеральным директором в фирму «Крайслер», «не мог поверить, что менеджер, возглавляющий конструкторский отдел, не поддерживает постоянной связи с руководителем производственного отдела». «Никто в корпорации «Крайслер», казалось, не понимал, что взаимодействие различных функций в компании абсолютно необходимо.

Другой пример: сбыт и производство автомобилей находились в ведении одного вице-президента. Для меня это было непостижимо, так как мы здесь имеем дело с чрезвычайно трудоемкими и совершенно различными функциями. К тому же – что еще хуже – обе эти области деятельности не поддерживали между собой практически никакой связи».8

Глава 2 Коммуникации в Министерстве труда, занятости и социального развития Чеченской Республики

2.1 Общая характеристика  Министерства труда, занятости и  социального развития Чеченской  Республики

Министерство труда, занятости и социального развития Чеченской Республики  является органом исполнительной власти Чеченской Республики, обеспечивающим проведение в установленном порядке единой государственной политики в сфере труда, занятости и социальной защиты населения.9 

Министерство в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Конституцией Чеченской Республики, законами Чеченской Республики, актами Президента Чеченской Республики, Правительства Чеченской Республики, а также настоящим Положением. 

Министерство осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими органами исполнительной власти Чеченской Республики, органами местного самоуправления, общественными и иными организациями.

 Министерство является  юридическим лицом, имеет печать  с изображением герба Чеченской  Республики и со своим наименованием, иные печати, штампы, бланки установленного  образца и счета, открываемые  в соответствии с законодательством  Российской Федерации.

 В ведении Министерства  находятся государственные учреждения  службы занятости населения Чеченской  Республики - центры занятости населения.

Полное наименование Министерства - министерство труда, занятости и социального развития Чеченской Республики.

Сокращенное наименование министерства - минтруд ЧР. 

Место нахождения Министерства - г. Грозный, ул. Деловая, 15.

Основными задачами Министерства являются реализация государственной политики в установленных сферах деятельности путем разработки и реализации социальных программ, оказание социальных услуг нуждающимся в социальной защите категориям граждан республики в рамках действующего законодательства.

Министерство осуществляет следующие полномочия:

- представляет в Правительство Чеченской Республики проекты конституционных законов Чеченской Республики, законов Чеченской Республики, актов Правительства Чеченской Республики, другие документы, по которым требуется решение Правительства Чеченской Республики, по вопросам, относящимся к компетенции Министерства и подведомственных ему государственных учреждений;

- обеспечивает исполнение федерального и республиканского законодательства по вопросам, относящимся к установленной сфере деятельности;

- обобщает практику применения законодательства Чеченской Республики, разрабатывает на этой основе меры по совершенствованию своей деятельности;

-     участвует в организации работы по систематизации законодательства Чеченской Республики по направлениям деятельности Министерства; проводит в установленном законодательством Российской Федерации порядке конкурсы и заключает государственные контракты на размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд министерства и подведомственных ему государственных учреждений, а также на проведение научно-исследовательских работ, иных государственных нужд по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;

-      осуществляет функции главного распорядителя и получателя средств республиканского бюджета, в том числе в виде субсидий и субвенций, выделяемых из федерального бюджета и предусмотренных на социальные выплаты, содержание Министерства и реализацию возложенных на него функций;

- вносит на согласование проекты законодательных и иных нормативных правовых актов, касающихся сферы деятельности Министерства, в законодательные и исполнительные органы власти Чеченской Республики;

- вносит предложения и согласовывает проекты законодательных и иных нормативных правовых актов, относящихся к сферам деятельности Министерства, вносимых органами исполнительной власти Чеченской Республики на рассмотрение Правительства Чеченской Республики;

-  разрабатывает и представляет в Правительство Чеченской Республики предложения о приоритетных направлениях законопроектной деятельности Правительства Чеченской Республики, а также проекты планов законопроектной деятельности Правительства Чеченской Республики в сферах деятельности Министерства;

- вносит Президенту Чеченской Республики, Председателю Правительства Чеченской Республики в соответствии с федеральным и республиканским законодательством предложения о заключении договоров и соглашений Чеченской Республики по вопросам, относящимся к сферам деятельности Министерства;

- обобщает практику деятельности подведомственных Министерству государственных учреждений, принимает меры, направленные на ее совершенствование;

- разрабатывает на основании данных, представляемых подведомственными Министерству государственными учреждениями, предложения по формированию проекта республиканского бюджета в части, касающейся их финансирования;

-   осуществляет контроль за соответствием решений подведомственных Министерству учреждений федеральному и республиканскому законодательству;- организует и проводит проверки деятельности подведомственных Министерству учреждений; подготавливает и ежегодно вносит на рассмотрение Правительства Чеченской Республики доклады о деятельности Министерства и подведомственных ему учреждений за прошедший год;

-     организует и осуществляет кадровое обеспечение Министерства, в том числе профессиональную подготовку, переподготовку, повышение квалификации и стажировку кадров; принимает участие в кадровом обеспечении подведомственных ему учреждений;

-   организует и осуществляет информационное и правовое обеспечение подведомственных Министерству учреждений; организует прием граждан по вопросам деятельности Министерства, обеспечивает своевременное и в полном объеме рассмотрение их устных и письменных обращений с уведомлением граждан о принятии решений в установленные законодательством сроки.10

В сфере регулирования оплаты труда:

-    согласовывает разработанные министерством финансов Чеченской Республики нормативные правовые акты по оплате труда государственных гражданских служащих;

-   готовит предложения об оплате труда работников, занимающих должности, не отнесенные к государственным гражданским должностям, и осуществляющих техническое обеспечение органов государственной власти, и обслуживающего персонала органов государственной власти;

- готовит предложения по совершенствованию оплаты труда руководителей учреждений и организаций, находящихся в ведении государственных органов Чеченской Республики; контролирует соблюдение требований, установленных нормативным правовыми актами в этой части; дает разъяснения по тарификации работ, профессий и должностей и применению тарифно-квалификационных характеристик (требований) должностей служащих и профессий рабочих;

-     готовит совместно с министерством финансов Чеченской Республики и другими заинтересованными ведомствами предложения об установлении дополнительных компенсационных выплат отдельным категориям граждан и о повышении размеров оплаты труда работников бюджетной сферы;

-    проводит методическую и разъяснительную работу по реализации нормативных правовых актов о государственных пособиях и компенсационных выплатах гражданам, имеющим детей; оказывает методическую помощь структурным подразделениям Правительства Чеченской Республики, органам местного самоуправления, иным организациям по применению ими нормативных правовых актов по вопросам оплаты труда. 

Министерство возглавляет министр труда, занятости и социального развития Чеченской Республики (далее - Министр), назначаемый на должность и освобождаемый от должности Президентом Чеченской Республики.  

Он несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Министерство задач и осуществление в полном объеме функций Министерства

Министр имеет первого заместителя и заместителей Министра, назначаемых на должность и освобождаемых от должности в соответствии с Конституционным законом Чеченской Республики от 31 октября N 7-РКЗ «О системе органов исполнительной власти Чеченской Республики».

Структура Министерства утверждается Правительством Чеченской Республики (рис.1). 

Рис. 1 Структура Министерства труда, занятости и социального развития Чеченской Республики

2.2 Внутренние  коммуникации в Министерстве  труда, занятости и социального  развития Чеченской Республики

Техническое оснащение министерства – это в основном  современные компьютеры, имеющие высокие технические характеристики. Они объединены в локальную сеть через FTP сервер и подключены к интернету. Благодаря локальной сети сотрудники министерства имеют возможность обмениваться документами в электронном виде.