Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Вопросы коммуникации в современных организациях

ГОУВПО МОРДОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИМЕНИ Н.П. ОГАРЕВА

Факультет экономический

Кафедра маркетинга

КУРСОВАЯ РАБОТА

ВОПРОСЫ КОММУНИКАЦИИ В

СОВРЕМЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

Автор курсовой работы

А. А. Ефимов

Специальность

080500.68 – 14 Менеджмент

Руководитель работы

доцент экономических наук, профессор

Н.Д. Гуськова

Оценка________________

Саранск 2014г.

Содержание

с.

	Введение	4
1	Теоретические аспекты коммуникации в современных организациях	6
1.1	Сущность, роль и виды коммуникации в организации	6
1.2	Коммуникативный процесс: понятие, структура и этапы	8
1.3	Современные средства коммуникации в менеджменте	14
2	Организация коммуникаций на примере Территориального органа федеральной службы государственной статистики по РМ	17
2.1	Исследование коммуникативного процесса в Территориальном органе федеральной службы государственной статистики по РМ	17
2.2	Анализ электронного документооборота как средства коммуникации для Территориального органа федеральной службы государственной статистики по РМ	20
2.3	Оценка эффективности коммуникативного процесса в Территориальном органе федеральной службы государственной статистики по РМ	22
3	Повышение эффективности процесса коммуникаций в организациях	34
3.1	Развитие дистанционной работы	34
3.2	Применение информационных технологий	35
	Заключение	41
	Список использованной литературы	43

РЕФЕРАТ

Курсовая работа содержит 45 страниц, 1 таблицу, 7 рисунков, 39 источников литературы.

КОММУНИКАЦИИ, КОММУНИКАТИВНЫЙ ПРОЦЕСС, ЗАРОЖДЕНИЕ ИДЕИ, ПЕРЕДАЧА ИНФОРМАЦИИ, КОДИРОВАНИЕ, ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ, ИНФОРМАЦИЯ, БАРЬЕРЫ.

Предмет исследования: вопросы коммуникации в современных организациях.

Объект исследования: деятельность Территориального органа Федеральной службы государственной статистики по Республике Мордовия.

Цель работы: разработка рекомендаций по совершенствованию коммуникативного процесса Территориального органа Федеральной службы государственной статистики по Республике Мордовия, его эффективность.

Методы исследования: исследование хозяйственной деятельности организации проводилось с использованием следующих статистических и математико-статистических методов:

• абсолютных, относительных величин;

• табличный, графический.

Полученные результаты: значительное место в настоящей работе отведено экономико-статистическому анализу хозяйственной деятельности организации, исследованы и выявлены основные взаимозависимости между выпуском статистических материалов и пользователями статистической информации.

Область применения: для широкого применения пользователей: экономистов, научных работников, работников органов управления, студентов.

Введение

В ходе совместной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуникации представить как процесс обмена информацией. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом. А одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

Неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть Коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Осуществляются коммуникации путем передачи идей, фактов, мнений, ощущений или восприятии, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции.

При рассмотрении коммуникационного процесса необходимо учитывать, что в условиях человеческого общения важно не только то, как информация передается, но и то, как формируется, уточняется, развивается. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой вещи. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей. Поэтому каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений.

В специфически человеческом обмене информацией особую роль для каждого участника общения играет значимость информации, так как люди не просто обмениваются словами, а стремятся при этом выработать общий смысл. А это возможно при условии, что информация не только принята, но и понятна, осмыслена.

1 Теоретические аспекты коммуникации в современных

организациях

1.1 Сущность, роль и виды коммуникации в организации

Слово коммуникация происходит от латинского слова «communico» - «делаю общим, связываю, общаюсь». Коммуникация – это обмен информацией, на основе которого каждый сотрудник организации получает информацию, необходимую для принятия решений. Коммуникация выполняет жизнеобеспечивающую роль: если коммуникации налажены плохо, решения могут оказаться ошибочными, сотрудники могут неверно понимать цели руководства, а также неэффективно строить межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

Основные функции коммуникации:

информативная - передача истинных или ложных сведений;
интерактивная (побудительная) - организация взаимодействия между людьми, например, согласование действий, распределение функций, влияние на настроения, убеждения, поведение собеседника путем использования различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба, убеждение;
перцептивная функция - восприятие друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания;
экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.

Выделяют следующие виды коммуникаций:

организационные;
внешние;
внутренние;
формальные;
вертикальные;
по восходящей;
по нисходящей;
горизонтальные коммуникации;
неформальные;
межличностные.

Организационные коммуникации - это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах.

Межличностные коммуникации - устное общение людей в одном из перечисленных видов. Природа межличностных отношений существенно отличается от природы общественных отношений, так как их важнейшая специфическая черта - эмоциональная основа. По этому межличностные отношения можно рассматривать как фактор психологического климата группы. Эмоциональная основа межличностных отношений означает, что они возникают и складываются на основе определенных чувств, рождающихся у людей по отношению друг к другу.

Эффективная межличностная коммуникация очень важна для успеха в управлении, так как, с одной стороны, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей - начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом - в рамках различных событий, а с другой, межличностная коммуникация является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

На деятельность любой организации оказывают влияние факторы внешней среды. От них зависят коммуникационные потребности организации. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью программ продвижения товаров и услуг на рынок. Кроме того, в организации существуют коммуникации между уровнями и подразделениями, представляющие собой перемещение информации внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей и по восходящей.

В дополнение организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация – это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

Известно, что организации состоят из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации.

1.2 Коммуникативный процесс: понятие, структура и этапы

Часто руководитель не придает должного значения обмену, а это может повлечь неправильное восприятие информации. Чтобы обмен информацией стал эффективным, подчиненный должен сообщить управляющему, как он понимает задачу и ожидания управляющего в отношении результатов его деятельности. И только в том случае, когда одна сторона «предлагает» информацию, а другая воспринимает ее, происходит обмен информацией. А чтобы происходил этот обмен, следует уделять большое внимание коммуникативному процессу.

Коммуникативный процесс – это обмен информацией между двумя и более людьми. Основной целью коммуникативного процесса является обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена.

Основными элементами коммуникативного процесса являются:

Отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;
Сообщение – информация, закодированная с помощью символов;
Канал – средство передачи информации;
Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это достаточно трудно, так как каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или вообще полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы следующие:

Зарождение идеи;
Кодирование и выбор канала;
Передача;
Декодирование.

Эти этапы можно представить в виде простой модели коммуникативного процесса:

Рисунок 1.1 – Этапы коммуникативного процесса

Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. На этом этапе он должен принять в расчет множество факторов, чтобы осуществить эффективный обмен информацией. В действительности необходимо осознать, какие идеи предназначены к передаче до того, как отправить сообщение, и уверенность в адекватности и уместности идей с учетом конкретной ситуации и цела.

После зарождения идеи идет этап кодирования и выбора канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова, интонации, жесты. Это кодирование превращает идею в сообщение. Далее отправитель выбирает канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования идеи. К общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоконференции и т. д.

Далее следует этап передачи информации. На этом этап отправитель использует канал для доставки сообщения получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие по ошибке принимают за сам процесс коммуникаций. Но передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

Четвертым этапом является этап декодирования. После передачи сообщения отправителем, получатель декодирует его. Декодирование – перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться.

Однако по некоторым причинам, получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

С помощью обратной связи руководитель имеет возможность узнать, правильно ли сотрудник его понял. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и должен пройти все этапы обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю. Обратная связь – реакция на то, что услышано, увидено или прочитано. Информация в вербальном или невербальном оформлении отсылается отправителю, свидетельствуя о мере понимания, усвоения и согласия с сообщением. Обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято. Руководитель не может изначально рассчитывать на то, что переданная им информация будет воспринята правильно, также руководитель, который не сможет наладить обратную связь придет к выводу, что эффективность его действий резко снижена. Также, если обратная связь с работниками будет заблокирована, в конце концов, руководитель окажется изолированным. Обратная связь способствует значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией, хотя двусторонний обмен протекает медленнее. Обратная связь позволяет обеим сторонам подавлять возникшие помехи. Так, существуют преграды, обусловленные восприятием. Учет числа факторов из числа влияющих на восприятие в процессе обмена информацией позволяет не допустить снижения эффективности коммуникаций, своевременно устранив преграды, обусловленные восприятием. И одна из таких преград возникает по причине конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного ими опыта.

Расхождение между основами суждений может стать причиной избирательного восприятия информации в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения людей. Эта характеристика исключительно важна для обмена информацией. Из нее следует, что во многих случаях люди воспринимают только часть сообщения, полученного ими в физическом смысле. Как следствие, идеи, закодированные отправителем, могут оказываться искаженными и не полностью понятыми.

Кроме этого наличие семантических барьеров приводит к тому, что слова могут иметь разные значения для разных людей, и информация не всегда может быть воспринята правильно. Семантические затруднения могут быть также обусловлены расхождением способов, которыми люди приписывают значение группам символов. Семантические барьеры могут быть опасны для компаний, действующих в многонациональной среде, а также семантические барьеры, обусловленные культурными различиями, могут крайне затруднять деловые переговоры.

Когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Искажение может быть непреднамеренное (из-за затруднений в межличностных контактах) и сознательное (изменить смысл сообщения в своих интересах). Также искажение может произойти вследствие фильтрации.

Сообщения, отправляемые наверх, могут быть искажены в силу несовпадения статусов уровней организации (тенденция снабжать «высшие звенья» положительной информацией). Также помеха передачи достоверной информации наверх – страх перед наказанием и ощущение бесполезности этого дела.

Преграды на путях обмена информацией могут также быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию, он отсеивает менее важную информацию, оставляя, по его мнению, более важную. Также происходит и с обменом информацией. Но понимание руководителем важности не всегда совпадает с пониманием работников организации.

Кроме этого, если структура организации продумана плохо, возможности руководителя планировать и добиваться целей снижается. В организации с многочисленными уровнями управления вероятность искажений гораздо больше, так как каждый уровень может корректировать и фильтровать информацию.

Также проблемы могут вызвать неудовлетворенный состав, способ организации власти и распределения задач. И, конечно, конфликты между различными группами и отделами, могут создать серьезные проблемы в коммуникациях.

Коммуникационная сеть включает потоки посланий, или сигналов, между двумя или более индивидами. Она соединяет определенным образом участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.

Коммуникационная сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи осуществляются сверху вниз от руководителя к подчиненному. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням работниками или частями организации. Диагональные связи - это связи с другими начальниками и подчиненными. Взаимосвязь этих сетей создает реальную структуру организации.

Возможности развития коммуникационной сети ограничивают, как правило, размеры подразделений в организации. Увеличение размера группы приводит к возрастанию количества возможных коммуникационных отношений. Поэтому от того, как построена коммуникационная сеть, зависит ее влияние как на сокращение, так и на увеличение разрыва между посланным и полученным значением, и соответственно деятельность персонала может отличаться большей или меньшей эффективностью.

Особенно важно знание типов коммуникационных сетей или структур коммуникаций в группе. Среди существующих коммуникационных сетей для групп разной численности можно выделить четыре основных типов: колесо, цепь, круг, сложный круг (или всеканальная).

Формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные общаются друг с другом только через своего начальника, представлена в сетях типа «колесо». Одно лицо занимает центральное место в коллективе и большинство членов этой группы при определении своей позиции сориентированы на центр. Это связано с лидерскими функциями лица находящего в центре «колеса», его возможностями оказывать больше социального влияния на других членов группы. Оно также связано с ответственностью за передачу информации и принятие окончательных решений.

Если члены группы соединены между собой, как звенья одной цепи, в которой каждый поддерживает контакт с кем-то одним, то мы имеем сеть типа «цепочка». Последняя отражает последовательно сеть горизонтальных связей.

В сетях типа «круг» члены группы могут коммуницировать только с тем, кто расположен рядом с ними. Примером полностью децентрализованных групп являются «всеканальные» сети, которые используются, как правило, тогда, когда необходимо участие всех членов в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями.

1.3 Современные средства коммуникации в менеджменте

Бурное развитие информационных технологий, способствовало радикальному изменению способа коммуникации и обмена информации между членами организации. Так, например, это позволило в значительной мере расширить возможности менеджера следить за производительностью групп или отдельных работников, повысить скорость принятия решений и обмен информацией. Наибольшее влияние на способ передачи и обмена информацией между организациями оказали два крупнейших изобретения в информационных технологиях – создание компьютерных сетей и средств беспроводной связи.

Современные средства коммуникации, которые могут использовать организации:

электронная почта,
голосовая почта,
факс,
телеконференция,
видеоконференция,
электронный обмен данными (электронный документооборот),
интрасети, или внутренние сети.

Данные информационные технологии повлияли на организацию рабочих мест в современных организациях довольно сильно. Общение и обмен информацией меду персоналом организации больше не ограничены временем или пространством. Уничтожение физических и пространственных ограничений означает, что структура современной организации должна не только поддерживать, но и способствовать движению информационных потоков с высокой скоростью. Благодаря этому появились новейшие организационные схемы виртуальных организаций, обучающих организаций, организации без границ и пр.

Благодаря развитию информационных технологий в организации появляются новые профессии – так, например, «читатель электронной почты». Американская компания «Forrester Consulting» обнаружила, что в США до 44% крупных корпораций принимают на работу людей, чья обязанность – читать электронную почту. Как выяснилось, читатели электронной почты необходимы для проверки исходящих писем на предмет наличия в них информации представляющей коммерческую тайну или интеллектуальную собственность.

Такого рода контроль осуществляется в 48% крупных компаний. В целом же содержанием исходящей электронной почты в той или иной мере обеспокоены от 71% до 76% корпораций, работающих в сфере информационных технологий.

Электронная почта вызывает много вопросов. Как выяснилось по результатам опроса представителей IT-компаний, исследователи из «Message Labs», 60% фирм готовы отказаться от ее использования, если ситуация с распространением вирусов и спама не изменится в лучшую сторону. Остальные 40% признали, что испытывают «волнение» в связи с угрозами их бизнесу, так или иначе исходящими от электронной почты. Только 29% опрошенных выразили какой-то оптимизм по этому поводу. Надежда только на то, что e-mail через какое-то время безнадежно устареет и сольется с другими видами коммуникаций, вроде беспроводной и мгновенной передачи данных.

Новые информационные технологии позволяют создать виртуальные рабочие места. При такой организации используются огромные офисные помещения, оснащенные передвижной мебелью, переносными телефонами и портативными компьютерами.

2 Организация коммуникаций на примере Территориального

органа федеральной службы государственной статистики по РМ

2.1 Исследование коммуникативного процесса в Территориальном

органе федеральной службы государственной статистики по РМ

Территориальный орган Федеральной службы государственной статистики по РМ (Мордовиястат) создан и действует в соответствии с законодательством Российской Федерации и Положением Федеральной службы государственной статистики Российской Федерации (Росстат).

Основными видами деятельности Территориального органа Федеральной службы государственной статистики по РМ являются: государственное управление в области статистики и социологии, создание и использование баз данных и информационных ресурсов.

Деятельность Территориального органа Федеральной службы государственной статистики по РМ направлена на выполнение Федеральной программы статистических работ, обеспечение достоверности статистической отчетности, подготовку и представление органам государственной власти и управления статистической информации о социально-экономическом положении РМ. С целью повышения достоверности, полноты и своевременности представления статистических данных проводится работа с подотчетными предприятиями и организациями РМ.

В Территориальном органе Федеральной службы государственной статистики по РМ происходит ежемесячный сбор и обработка следующих унифицированных форм отчетности: П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», П-2 «Сведения об инвестициях», П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации», П-4 «Сведения о численности и заработной плате». Кроме этого в Территориальном органе Федеральной службы государственной статистики по РМ осуществляется сбор и обработка еще по 263 формам, различной направленности, сбор и обработка данных по которым централизованы в органах статистики. Из них – 122 формы с годовой периодичностью предоставления данных; 61 – с квартальной; 50 – с месячной; 20 – единовременные и представляемые один раз в несколько лет. На основе данных сведений формируется общая характеристика о социально-экономическом положении РМ, видов экономической деятельности экономики, форм собственности, районов. Разрабатывается аналитический материал по различным отраслям экономики и социальной сфере. В течение года в Территориальном органе Федеральной службы государственной статистики по РМ осуществляется сбор и обработка около 320 тыс. отчетов, что в месяц составляет 26,7 тыс., а в среднем за день – 1,2 тыс. отчетов [32].

Вопросы коммуникации в современных организациях 📙 Курсовая → 🆔 56958