Возможности современных табличных процессоров в информационном обеспечении управления

Содержание

Введение……………………………………………………………………………...3

Глава 1 Роль и значение информации в управлении…...........................................6

1.1 Структура информационной системы на предприятии……………………….6

1.2 Основные направления информационного обеспечения управления на предприятии………………………………………………………………………...12

Глава 2 Возможности современных табличных процессоров в информационном обеспечении управления…………………………………………………………..20

2.1 Функциональные возможности табличного процессора Microsoft Excel...20

2.2 Функциональные возможности табличного процессора OpenOffice Calc …24

2.3 Тенденции развития табличных процессоров………………………………..26

Заключение………………………………………………………………………….29

Список использованной литературы……………………………………………...31

Введение

В процессе развития человеческой деятельности все более актуальной становится поговорка «Кто владеет информацией - тот владеет миром». В настоящее время руководителю для того чтобы принимать решения, осуществлять контроль над их выполнением, формировать имидж организации, отслеживать лояльность персонала, необходима разнообразная информация.

В информационном процессе информация выступает как один из важнейших ресурсов деятельности человека в материальных, трудовых, финансовых направлениях. Информационная система предприятия является системой информационного обслуживания работников и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации.

Информационное управление можно рассматривать как процесс целенаправленной переработки информации и выработки направления действий. Итак, следует обратить внимание на информационный ресурс как один из важнейших элементов и факторов производственной системы предприятия.

Удобство и эффективность применения компьютерных технологий для обработки, хранения, учета информации привели к созданию множества программ для обработки документов. Возможности этих программ разнообразны - от программ, предназначенных для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов.

В настоящее время для управления крупными предприятиями необходима информационная система по комплексной автоматизации деятельности предприятия, по простоте адаптации средств автоматизации к изменениям в технологии предметной области.

Все предприятия, вне зависимости от формы собственности, масштабов и структуры, стремятся к повыше­нию эффективности своей дея­тельности. Важнейшим шагом на пути к достижению цели являет­ся оптимизация основных управ­ленческих процедур, в частности создание автоматизированной информационной системы на предприятии.

Внедрение системы автома­тизации документационного обеспечения управления значительно улучшает процессы управления на предприятии. Независимо от способа реализации конечный результат должен обладать концептуальной целостностью и функциональной полнотой по отношению к функциональным требованиям предприятия-заказчика.

Тема курсовой работы актуальна, поскольку сейчас почти все документы хранятся и создаются в электронном виде. Для этого необходимо соответствующее программное обеспечение.

Объект исследования – информационное обеспечение управления.

Предмет исследования – современные табличные процессоры.

Цель работы – исследование функциональных возможностей современных табличных процессоров в информационном обеспечении управления.

Поставленная цель работы обусловила решение следующих задач:

1. Рассмотреть структуру информационной системы на предприятии;

2. Изучить основные направления информационного обеспечения управления на предприятии;

3. Рассмотреть понятие электронных таблиц и табличных процессоров;

4. Изучить основные функциональные возможности современных табличных процессоров;

5. Выявить тенденции развития табличных процессоров.

Курсовая работа состоит из двух глав, введения и заключения.

Методы исследования: обобщения, сравнительного анализа, систематизации, приемы логической увязки данных.

В процессе исследования были использованы источники литературы как отечественных, так и зарубежных авторов.

Особое внимание было уделено таким источникам, как:

1. Старовойтова Т.Ф. «Информационное обеспечение бизнеса». В пособии в сжатой форме изложены разделы, касающиеся информационной инфраструктуры бизнеса, информационных ресурсов, видов и особенностей современных информационных систем и технологий, основных проблем организации информационного обеспечения предприятий и путей их решения, использования корпоративных информационных систем, Интернет-сайтов в бизнесе, защиты коммерческой информации. Особое внимание уделено функциональным возможностям табличных процессоров.

2. Провалов В.С. «Информационные технологии управления». Рассмотрены теоретические основы новых информационных технологий в управлении, вопросы использования табличных процессоров в управлении предприятием.

1 Роль и значение информации в управлении

1.1 Структура информационной системы на предприятии

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов.

В информатике понятие «система» широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчетами. [1,  c. 62].

Добавление к понятию «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. [18,  c. 95].

Информационная система – это совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонал, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей определенной информацией. Информационная система предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не значит, без участия человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Информационная система — это совокупность связанных отдельных частей средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации для достижения цели управления. Основным техническим средством обработки информации является персональный компьютер. Информационная система имеет свою структура и состоит из подсистем, которые представляют часть системы, выделяемую по определенному признаку. Подсистемы реализуют и поддерживают модели, методы и алгоритмы получения управляющей информации. Состав функциональных подсистем весьма разнообразен и зависит от предметной области использования информационной системы, специфики хозяйственной деятельности объекта, управления.

Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Информационное обеспечение – это методы и средства построения информационной базы системы, включающее системы классификации и кодирования информации, унифицированные системы документов, схемы информационных потоков, принципы и методы создания баз данных, т.е. назначение состоит в современном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений. [11,  c. 51].

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях, главной целью, которой является обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Стандарты имеют свои требования:

– к унифицированным системам документации;

– к унифицированным формам документов различных уровней управления;

– к составу и структуре реквизитов и показателей;

– к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Несмотря на существование унифицированной системы документации, при проведении анализа обработки ведения информационного обеспечения управления в большинстве организаций постоянно выявляется некоторый комплекс типичных недостатков:

– чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

– одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

– работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

– имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения. [23,  c. 36].

Информационные потоки представляют собой движение и объем информации, места ее возникновения и использования конечной информации. Простейшая схема потоков данных, в которой отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника — от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

- исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

- классификацию и рациональное представление информации.

При всем этом должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какая информация необходима для принятия управленческих решений, а какая лишняя. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая касается именно его.

База данных - это совокупность программ для хранения и обработки больших массивов информации, организованных по определенным правилам

Эта методология включает в себя описание всех этапов жизненного цикла документа, перечень и последовательность задач, требование к содержанию и оформлению. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:

Обследуем все функциональные подразделения организации с целью:

– понять специфику и структуру ее деятельности;

– построить схему информационных потоков;

– проанализировать существующую систему документооборота;

– определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов, параметров, характеристик, описывающих их свойства и назначение.

В следующем этапе рассмотрим построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на предыдущем этапе сферы деятельности. На этом этапе должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель – это первый уровень, на котором будет создана база данных.

– постановка целей, задач, функций системы управления организацией;

– определение движения информации от момента ее возникновения и до использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков,

– совершенствование системы документооборота;

– наличие и использование системы классификации и кодирования;

– создание концептуальных информационно-логических моделей, отражающих коммуникации информации;

– создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

Техническое обеспечение.

Техническое обеспечение – это совокупность технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также техническая документация и технологические процессы.

Комплекс технических средств обработки информации составляет:

– персональные компьютеры любых моделей;

– устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

–коммуникационные средства;

– оргтехника и устройства автоматического съема информации;

– средства для обмена информацией;

– локальные компьютерные сети и др. [7,  c. 203].

Различают несколько способов обработки информации: централизованный, децентрализованный.

Централизованный способ обработки информации связан с использованием в информационной системе больших ЭВМ и вычислительных центров.

Децентрализованный способ связан непосредственно с реализацией подсистем на персональных компьютерах, дающих возможность автоматизировать конкретное рабочие место.

Математическое и программное обеспечение.

Математическое и программное обеспечение – совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

К средствам математического обеспечения относятся:

– средства моделирования процессов управления;

– типовые задачи управления;             

– методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др. [19,  c. 74].

В состав программного обеспечения входят операционная система и прикладные программные продукты, а также техническая документация.

К операционной системе относятся набор программ, ориентированных на пользователей и предназначенных, управляющих оперативной памятью, процессором, внешними устройствами и файлами, для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.

Прикладное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят программы, с помощью которых пользователь может решать свои информационные задачи не прибегая к программированию.

Техническая документация на разработку программных средств должна содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольные примеры.

Организационное обеспечение.

Организационное обеспечение – совокупность методов и средств, представляющая собой взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

Существуют следующие функции организационного обеспечения:

– анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации;

– подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИС и технико-экономическое обоснование ее эффективности;

– разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.

Правовое обеспечение.

Правовое обеспечение – совокупность правовых норм, регламентирующие создание, юридический статус и функционирование информационных систем, определяющие порядок получения, преобразования и использования информации. В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти.

Главной целью правового обеспечения является укрепление законности.

В правовое обеспечение входят нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика в процессе создания АИС и АИТ, правовое положение о компетенции звеньев АИС и АИТ и организации деятельности, права, обязанности и ответственность персонала, порядок создания и использования информации, процедуры ее регистрации, сбора, хранения, передачи и обработки, порядок приобретения и использования электронно-вычислительной техники и других технических средств, порядок создания и использования математического и программного обеспечения. 

1.2 Основные направления информационного обеспечения управления на предприятии

Большое количество информации, необходимой для принятия эффективного управленческого решения, велико настолько, что оно давно превысило человеческие возможности. Именно большой объем документации в современном крупномасштабном производстве привело к применению использования электронно-вычислительной техники, к разработке автоматизированных систем управления, для чего потребовалось создание нового математического аппарата и экономико-математических методов.

Предъявляемые требования к организации информационного обеспечения - это аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.

Главное требование заключается в том, что вся информационная система должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детальностью, которая в этот момент необходима руководителю для изучения информационных потоков и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться. [13,  c. 85].

Очевидно, что на сегодняшний день в практике организации учета, планировании и статистики на предприятии постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются абсолютно новые формы накопления и сохранения данных. Все изменения в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения для разработки управленческих решений.

Вся поступающая информация должна точно, объективно отражать исследуемые явления и процессы, иначе итогами будет не соответствие реального действительности, а разработанные предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться неблагоприятными.

Предъявляемое к организации информационного потока следующее требование – это целостность информации, поступающей из разных источников, что означает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждый документ должен регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Информация должна поступать оперативно, в чем и состоит сущность еще одного требования к информации. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д.

Еще одно из требований к информации – это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.

И, наконец, информационный поток должен быть эффективным, то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. С одной стороны, для комплексного анализа любого экономического явления или процесса требуется разносторонняя информация.

При ее отсутствии анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информации удлиняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных. [16,  c. 92].

Все из вышеизложенного, следует, что информационные потоки должны складываться и усовершенствоваться с учетом этих требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности управления.

Получение информации – это не главная цель бизнеса, а, как правило, называть целью можно выживание и получение прибыли. Информационные потоки в системе управления являются основным условием, обеспечивающим достижение цели предприятия путем доставки организованной, четко структурированной и своевременной информации.

Информация является самым важным стратегическим ресурсом в бизнесе. Отсутствие необходимой информации вызывает неопределенность, а в таких условиях точность принятия управленческих решений невозможна. В небольших коммерческих организациях, где количество персонала не очень невелико, для информационной поддержки бизнеса достаточно аккуратности. Компьютеры используются как любая другая офисная оргтехника, и еще для ведения бухгалтерии. Однако с развитием бизнеса неизбежны появления новых проблем.

Оказывается, что компьютерная бухгалтерская программа, успешно выполняющая свою задачу по подведению итогов и сведения баланса не так часто используемая, мало пригодна для оперативного анализа, как это требуется в повседневной деятельности.

При недостатке необходимой информации бизнес становится не управляемым. Вдруг обнаруживается переизбыток трудно сопоставимой информации, поступающей из разных источников, но впоследствии оказывается, что для управления предприятием недостает механизма оперативной оценки эффективности каждого из подсистем. Также, нередко отсутствует стратегическое планирование с эффективным контролем.

Другими словами, для успешного развития предприятия нужна комплексная система управления, объединяющая все аспекты менеджмента, а не одну бухгалтерию. Это проблемы постановки регулярного менеджмента и проблемы выбора и порядка внедрения информационной системы.

Для решения проблем внедрения информационных систем существуют три основных пути:

Первый путь – это создание системы собственными силами. Чаще всего для автоматизации расчетов применяются процедуры, написанные средствами офисных программ, но такие средства не удовлетворяют, поскольку не предполагают управление данными, имеющими сложную структуру. Но разработка полноценной системы требует не только больших расходов, но и много времени. Также необходим еще технический персонал для грамотного развития проекта. А это по плечу только крупным организациям, а развивающимся организациям своими силами разработать систему, которая могла бы продолжительное время ее обслуживать, нелегко.

Второй путь – это приобрести универсальную систему или пакет прикладных программ. Выбор такой системы ограничивается, в основном, бухгалтерскими программами. Дело в том, что бухгалтерский учет имеет строгую и консервативную методологию. Несмотря на частые изменения законодательства, форм отчетных документов, принципы и структура данных остаются практически неизменными, но сильно меняется сама логика работы, причем это бывает связано с разными отраслями деятельности.

Бизнес, отражает индивидуальность руководства. Поэтому, универсальных систем для комплексной автоматизации коммерческой деятельности, немного. Большая их часть создана на основе бухгалтерских программ и является их развитием. Решение о покупке универсальной системы позволяет абсолютно небольшими средствами решить многие проблемы, связанные с информационным обслуживанием бизнеса.

Еще один путь заключается в делегировании функций и полномочий по внедрению информационных технологий внешним организациям. Этот подход редко применяется в нашей стране. При правильном выборе организации-исполнителя достигаются следующие преимущества:

– экономия денежных средств за счет применения решений, которые прошли успешное внедрение в других организациях;

– сервисная поддержка;

– профессионализм исполнения;

– развития системы.

Но также имеются вероятные опасности:

– потеря возможности развития системы;

– потеря информации из-за незнания внутренней структуры данных;

– зависимость сопровождения от благополучия фирмы-исполнителя. [12,  c. 184].

Надо понять следует ли идти по пути разработки информационной системы собственными силами. И все-таки, решение применить приобретенную систему – это проявление стабильности и достижение высокого уровня зрелости организации.

Профессионально разработанная программа, предназначенная для продажи, имеет одно важнейшее качество, которое отличает ее от текущей версии программы, разрабатываемой внутри организации-пользователя. Это – функциональная работоспособность. Когда система разрабатывается своими программистами, возникает желание перестройки системы на ходу, не разобравшись в глубинных причинах возникшей потребности. Безусловно, при наличии высокопрофессиональных программистов внутри организации и при организованной постановке задач, принципиально возможно разрешить проблему разделения ответственности заказчика и исполнителя. Эта проблема, возникающая при управлении информационными системами, связана с менеджментом, а не с технологией.

Привлечение сторонней организации для внедрения информационной системы дает определенные удобства, которые заключаются в необходимости сформулировать бизнес-правила, без которых невозможно заключить договор. В некоторых случаях, организация, проводящая установку системы, предполагает, что требования должны уже быть сформулированы. Есть фирмы-поставщики, предлагающие уже комплексное решение, они проводят реорганизацию бизнес-процессов самостоятельно, или привлекают третью организацию, которая выступает в качестве консультанта или постановщика задачи. Самостоятельное решение задачи аппаратного обеспечения информационной системы часто приводит к неблагоприятным условиям, связанным с функционированием системы. Этих проблем можно избежать, заказав систему у поставщика.

Итак, предположим, что руководитель осознал, что для внедрения информационной системы необходимо приобрести программное обеспечение.

И какую же выбрать программу? А по каким критериям?

Рынок существующих программ с точки зрения удовлетворения ими потребностей клиентов, должна иметь следующими свойствами: