Выбор системы управления проектами

Содержание

Введение

1. Пользовательский  интерфейс.

2. Управление  данными

3. Методы  планирования.

4. Обеспечение  совместной работы.

5. Управление  проектом: выбор, внедрение, и  использование по в России

5.1. Средства  описания комплекса работ проекта,  связей между работами и их временных характеристик:

5.2. Средства  поддержки информации о ресурсах  и затратах по проекту и  назначения ресурсов и затрат  отдельным работам проекта.

5.3. Средства  контроля за ходом выполнения  проекта.

5.4. Удобные  графические средства представления структуры проекта (диаграмма Ганта, сетевая диаграмма, иерархическая диаграмма проекта), а также средства создания различных отчетов по проекту.

5.4.1 Управленческие требования

6. Внедрение систем УП

Заключение

Введение

Достаточно часто в проектно-ориентированной организации перед руководителем стоит вопрос о выборе программного обеспечения в области управления проектами. Очень важно, чтобы выбранное программное обеспечение удовлетворяло требованиям команды проекта и обеспечивало полную и качественную поддержку и повышение эффективности процессов управления проектами в компании.Как правило, наиболее важные требования, которые рассматриваются при выборе системы, это:

• Пользовательский интерфейс
• Управление данными
• Механизм планирования
• Обеспечение совместной работы  
  

Если все  эти требования удовлетворяют нашим  потребностям, то данный программный  продукт (ПП) можно эффективно использовать как элемент информационной системы  управления проектами.

1. Пользовательский  интерфейс. 

Первое, на что обращает внимание пользователь при работе с программой это пользовательский интерфейс.

При выборе программного интерфейса можно отметить те особенности, которые помогают вводить и просматривать  информацию: 

• Гибкость организации экранных форм
• Доступность системы помощи
• Удобство средств редактирования
• Наличие мастеров и шаблонов 

Пользовательский  интерфейс может рассматриваться  с точки зрения простоты освоения программным средством и оцениваться  по следующим параметрам:

• Легкость изучения
• Легкость использования
• Наличие системы макросов (формул)
• Гибкая система контекстного поиска
• Обучающие программы 

2. Управление  данными

С совершенствованием программного обеспечения разработчики стали делать больший акцент на облегчение процесса ввода информации и навигации в программном продукте.

Управление  данными должно предоставлять развитые возможности по доступу и передачи информации, группировке, объединению, администрированию и адаптации  данных проекта.

Доступ  и передача данных 

При использовании  многопроектного управления в организации и управлении портфелем проектов, объем информации значительно увеличивается. Появляется необходимость в доступе к данным различных источников. Например, при использовании различных приложений и систем (ERP и др.) может потребоваться совместить эти данные с информацией о проектах.

Разграничение доступа к информации о проектах также является обязательным условием хранения данных. В сложных ИС должна использоваться промышленная СУБД, обеспечивающая пользователей быстрым и надежным доступом к данным.

В случаях, когда  данные хранятся в нескольких местах или в нескольких базах данных, может показаться необходимым использование  распределенных систем хранения информации и средств репликации. 

Группировка информации 

В зависимости от роли в проектной команде, участникам проекта требуется доступ к различной информации. Общие базы данных часто поддерживают режим работы, когда для одного пользователя доступно большее количество информации, чем он может использовать в единицу времени. Для оптимальной и эффективной работы важно построить надежную систему манипуляции данными, чтобы дать возможность пользователю группировать информацию в соответствии со своими знаниями и опытом.

Для получения  различных видов аналитических  отчетов в крупномасштабных системах хранения данных эффективно использование механизмов OLAP (On-Line Analytical Processing). В OLAP системах информация организуется в группы определенного формата для увеличения скорости доступа к нужным данным. 

Администрирование и адаптация 

Отдельные пользователи не должны сами запускать процедуры OLAP-анализа или формировать запросы  при работе с данными. В программное  обеспечение должна входить система  администрирования, которая бы способствовала формированию системы данных, включая функцию централизованного обновления данных и безопасности их хранения.

Администратор должен определять потребности в  информации отдельных пользователей  и организовывать вывод данных, формирование запросов, составление электронных  таблиц, шаблонов представлений и отчетов в соответствии с их требованиями.

Данные должны быть представлены в виде определенных пользователем повременных сегментов, организованных в системные иерархии. Очень удобным является графическое  представление данных. 

Объединение (суммирование) данных. 

Многие ПП позволяют  объединять данные по различным признакам. Такая функция поддерживается разнообразием  полей (текстовые, числовых данные, поля для записи дат и т.д.) Данные в  этих полях могут сортироваться, фильтроваться, группироваться. Возможность объединения данных является наиболее ценной для увеличения скорости работы с данными и составления отчетов. 

3. Методы  планирования.

В процессе планирования существует ряд требований, где неточности и несоблюдение всех условий планирования могут привести к неэффективной работе приложения для управления проектами.

Список основных возможностей систем при реализации планирования: 

• Создание рабочей области проекта
• Описание WBS структуры
• Описание различных календарей выполнения работ
• Ввод и хранение данных по ресурсам
• Описание временных графиков и рабочих смет, графиков распределения ресурсов и стоимостных показателей
• Ввод и хранение важных проектных дат и вех
• Составление расписания работ проекта
• Ресурсное планирование
• Расчет бюджетов проектов
• Подсчет затраченного на работу времени (временные графики)
• Сбор информации о статусе работ и пересмотр календарных планов
• Ввод фактических затрат
• Подсчет стоимости выполнения работ 

Дополнительно, многие пользователи могут проявить желание в использовании в  самом продукте или в приложениях следующих возможностей: 

• Определение областей риска
• Расчет показателей риска
• Расчет возможностей по смягчению риска
• Планирование критической цепочки риска
• Изменение действия контроля 

Для оптимального выбора программного обеспечения, необходимо задуматься над вопросом какие данные необходимо вводить, считать или выводить с использованием данных возможностей? Может ли программное средство, которое Вы рассматриваете, справляться с этими данными, удовлетворяя требованиям бизнеса? 

Помимо этого, необходимо оценить достаточными ли возможностями обладают программные  алгоритмы, чтобы правильно и  эффективно составлять календарные  планы? Можете ли Вы повторять расчет и получать при этом верный результат? Можете ли вы не выходить за рамки определенных ограничений? Соответствует ли график планирования ресурсов графику выполнения работ? Правильным ли является расчет стоимости проекта с учетом объема работ? Эти вопросу являются очень существенными. 

С одной стороны, почти во всех популярных продуктах используется традиционный метод критического пути и последовательный алгоритм распределения ресурсов. Однако каждый производитель разработал свои собственные возможности для этих двух основных моделей расчета, которые могут послужить выгодным дополнением к основным возможностям или, наоборот, ухудшить программный продукт.

4. Обеспечение  совместной работы.

 
         Использование многоуровневой клиент серверной архитектуры позволило повысить эффективность работы компьютерного оборудования, одновременно расширяя круг пользователей, имеющих доступ к данным, и повышая безопасность системы. Использование таких систем легло в основу появления разработок многопользовательской системы управления проектами.

Web-технологии  произвели революцию в информационном мире, изменили возможности их компьютеров. И, если и существует какая-либо прикладная область, которой эта новая технология может быть выгодна целиком и полностью, так это область управления проектами. Обеспеченные Web-технологиями улучшенный доступ к данным и кооперация между пользователями, полностью изменили метод использования программного обеспечения для управления проектами. Наличие Web-браузера и возможности работы через Internet также является немаловажным достоинством для системы управления проектами.

Для многих людей, которые занимаются выбором программного обеспечения, поддержка системой Web-технологий перешло на первое место в списке основных критериев выбора ПО. Поддержка Web должна занимать лидирующую позицию  в списке наиважнейших возможностей в области планирования. Но этому критерию не стоит придавать слишком весомое значение, чтобы не позволить ему диктовать процесс выбора и пренебрегать существенными функциями планирования или расчетными возможностями. 

Как будущий  пользователь, Вы должны рассматривать все преимущества и недостатки в перспективе и взвешивать все отступления от ваших требований. В равновесии должны также находится следующие аспекты: насколько высока оценка ПП и насколько новы используемые в нем технологии. Вы должны сопоставлять привлекательность использования современных технологий против достоинств уже проверенных и надежных ПП. Существует еще одно предостережение - часто новинки могут казаться больше впечатляющими, чем содержательными. Это необходимо тщательно отслеживать. 

5. Управление проектом: выбор, внедрение, и использование по в России

Первые программы для  управления проектами были разработаны  почти сорок лет назад. В основе данных систем лежали алгоритмы сетевого планирования и расчета временных  параметров проекта по методу критического пути. Первые системы позволяли представить проект в виде сети, рассчитать ранние и поздние даты начала и окончания работ проекта и отобразить работы на временной оси в виде диаграммы Ганта. Позже в системы были добавлены возможности ресурсного и стоимостного планирования, средства контроля за ходом выполнения работ.

Программы управления проектами образуют собственный сектор рынка программных средств, насчитывающий сотни продуктов. Западные компьютерные журналы регулярно публикуют обзоры программ управления проектами наряду с обзорами текстовых редакторов. электронных таблиц и программ управления базами данных. Такие программы установлены на миллионах компьютеров (только Microsoft Project более чем на двух миллионах), ими пользуются сотни тысяч предприятий. Хотя Россия и отстала с внедрением технологии управления проектами, но и на российском рынке представлены наиболее известные и популярные пакеты управления проектами.

Российские пользователи часто путают программы управления проектами и программы оценки инвестиций (Project Expert. Альт Инвест. Comfar и т.п.). Программы управления проектами предназначены для управления проектом (планирования, мониторинга. анализа) на всех этапах его жизненного цикла - от инициации и до завершения, в то время как программы оценки инвестиций предназначены лишь для начальной стадии управления проектом - оценки того. заслуживает ли проект исполнения. На последующих стадиях эти программы уже не могут быть использованы и для управления проектом бесполезны,

Следует отметить, что  Российский пакет Spider Project не только не уступает. но и превосходит западные аналоги по многим функциональным возможностям.

Использование систем долгое время ограничивалось традиционными  областями - крупными строительными, инженерными или оборонными проектами и требовало профессиональных знаний. Однако, за последнее десятилетие ситуация в области использования ПО календарного планирования резко изменилась.

Благодаря повышению  мощности и снижению стоимости персональных компьютеров, а также, при участии таких корпораций, как Microsoft и Symantec, буквально заваливших рынок дешевыми системами для управления проектами, программное обеспечение и методики управления, доступные раньше только состоятельным организациям, пришли на рабочие столы и вошли в повседневную практику менеджеров и сотрудников средних и малых компаний.

В настоящее время  на рынке представлено значительное количество универсальных программных  пакетов для персональных компьютеров, автоматизирующих функции планирования и контроля календарного графика выполнения работ. Западные обзоры программного обеспечения для управления проектами традиционно разделяют программы доступные на рынке в две широкие группы: системы "высшего" класса (стоимостью свыше $1000 и более простые системы (продающиеся по цене ниже $1000).

Развитие информационных технологий последних лет практически  свело на нет различия между системами  по объемным показателям мощности систем (размеры планируемого проекта по работам и ресурсам, скорость пересчета проекта). Даже дешевые пакеты сегодня способны поддерживать планирование проектов, состоящих из десятков тысяч задач и использующих тысячи видов ресурсов. Изучая матрицы сравнения основных функций систем, также достаточно трудно найти существенные пробелы в той или иной системе. Выявить отличия в реализации отдельных функций часто удается лишь при детальном изучении и тестировании системы.

Более правильно разделить пакеты календарного планирования на профессиональные и настольные (непрофессиональные).  Профессиональные системы предоставляют более гибкие средства реализации функций планирования и контроля, но требуют больших затрат времени на подготовку и анализ данных и, соответственно, высокой квалификации пользователей. Второй тип пакетов адресован пользователям-непрофессионалам, для которых управление проектами не является основным видом деятельности. От пользователей, использующих пакеты планирования лишь время от времени при необходимости спланировать небольшой комплекс работ или ввести фактические данные по проекту трудно ожидать серьезных затрат времени и усилий на то, чтобы освоить и держать в памяти какие-либо специфические функции планирования или оптимизации расписаний. Для них более важным является простота использования и скорость получения результата.

Как правило, современные  системы календарного планирования, распространяемые на рынке, обеспечивают основной набор функциональных возможностей, которые включают в себя:

• средства проектирования структуры работ проекта,
• средства планирования по МКП,
• средства ресурсного планирования (описание, назначение и оптимизация загрузки ресурсов),
• некоторые возможности стоимостного анализа,
• средства контроля за ходом исполнения проекта,
• средства создания отчетов и графических диаграмм.

Базовые функциональные возможности системы календарного планирования

Различия между пакетами могут заключаться в поддерживаемых ими вычислительных платформах, мощности, наличии дополнительных средств, и  в качестве реализации предоставляемых  ими функций.

Оценка мощности пакета включает в себя тестирование качества работы системы (скорость вычислений, печати, изменения экранов) и качество представления информации по проекту (диаграммы Гантта и PERT), а также оценку полноты и гибкости функций, необходимых для разработки плана и оперативного управления.

5.1. Средства описания комплекса работ проекта, связей между работами и их временных характеристик:

• Поддержка календаря проекта (максимальный размер календаря, наиболее поздняя дата, максимальное количество праздников в одном календаре, возможность задавать рабочие дни недели и различные рабочие дни для различных недель, возможность задавать обычные рабочие часы);
• Ограничения, накладываемые на работы проекта (типы работ (Как Можно Раньше, Как Можно Позже, работы с фиксированной датой начала/окончания), возможность планирования выполнения работ по индивидуальным календарям);
• Возможности назначения временных характеристик (максимальная длительность отдельной задачи, максимальная длительность проекта, единицы времени, доступные в системе, задачи-вехи, вычисляемые резервы времени (полный, свободный), возможность системы автоматически присваивать длительность отдельным задачам, возможность привязки длительностей задач к объему назначенных ресурсов);
• Связи между задачами (максимальное количество предшествующих и последующих задач, допустимые типы связей, допустимые типы задержек/перекрытий);
• Максимально допустимое количество задач в проекте, длина имени задачи, возможности кодирования, возможность автоматического пересчета, многоуровневое представление проекта.

5.2. Средства поддержки информации о ресурсах и затратах по проекту и назначения ресурсов и затрат отдельным работам проекта.

• Информация о ресурсах (максимальное количество ресурсов на проект, возможность описания различных типов ресурсов (складируемые и нескладируемые, статьи затрат, номенклатура материалов), поддержка ресурсов с фиксированной стоимостью и ресурсов, стоимость которых зависит от длительности их использования, поддержка информации о требуемых и доступных объемах ресурса, возможность задания нормального и максимального объемов ресурса, возможность задания переменного объема ресурса, возможность задания индивидуальных календарей ресурсов);
• Назначение ресурсов задачам (максимальное количество ресурсов на задачу, возможность задания частичного использования ресурсов, возможность задания задержек при использовании ресурса);
• Календарное планирование при ограниченных ресурсах (выделение перегруженных ресурсов и использующих их задач, разрешение ресурсных конфликтов, автоматическое/командное выравнивание ресурсов, выбор ресурсов для выравнивания, выравнивание с учетом приоритетов задач, выравнивание с учетом ограничений по времени или с учетом ограничения на ресурс, оптимальность полученных планов).

5.3. Средства контроля за ходом выполнения проекта.

• Средства отслеживания состояния задач проекта (фиксация плана расписания проекта, средства поддержки фактических показателей состояния задач (процент завершения));
• Средства контроля за фактическим использованием ресурсов (бюджетное количество и стоимость ресурса, фактическое количество и стоимость ресурса, количество и стоимость ресурсов, требуемых для завершения работы);
• Средства стоимостного анализа состояния проекта и анализа на основе выполненных объемов работ.

5.4. Удобные графические средства представления структуры проекта (диаграмма Ганта, сетевая диаграмма, иерархическая диаграмма проекта), а также средства создания различных отчетов по проекту.

• Диаграмма Ганта (отображение критического пути, расчетных и фактических дат начала и окончания работ, резервов работ, возможность изменения временной шкалы, отображение текущей даты, отображение составных задач, отображение дополнительной информации);
• PERT диаграмма (отображение критического пути, расчетных и фактических дат начала и окончания работ, длительности, резервов работ, отображение многоуровневости детализации задач, возможность задания различных типов сетевой диаграммы, ручное и автоматическое размещение работ и связей, определение дополнительной информации);
• Средства создания отчетов (отчеты по состоянию выполнения расписания, отчеты по ресурсам и по назначению ресурсов, профили загрузки ресурсов, отчеты по затратам (могут включать стоимость отдельных задач, детализацию стоимости задач по ресурсам, стоимость ресурса по задачам, запланированную и фактическую стоимость), отчеты по денежным потокам, отчеты для анализа фактического состояния выполнения задач проекта и сравнения с запланированным);
• Кроме того, следующие дополнительные возможности должны быть рассмотрены при выборе пакета планирования:
• Сортировка данных (максимальное количество критериев, сортировка по кодам задач и датам);
• Критерии отбора данных (исключающий и выделяющий отбор);
• Возможности печати (типы принтеров, плоттеры, многостраничный отчет);
• Средства обмена данными (поддержка технологии клиент/сервер, стандартов SQL и ODBC, интеграция с ресурсами Web, импорт/экспорт (ASCII, dBase, Lotus, другие системы для управления проектами);
• Работа в сети;
• Работа с несколькими проектами (многопроектное планирование, объединение проектов, связь проектов, максимальное количество связанных проектов, совместное ресурсное планирование);
• Языки программирования и разработки макроопределений.

ВЫБОР ПРОГРАММНЫХ СРЕДСТВ  УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Правильный выбор пакета очень важен для успешного внедрения управления проектами в организации и зависит от многих факторов. Выбор пакета (и не только управления проектами) - это сам по себе проект, который требует серьезного подхода, затрат. планирования, контроля, анализа рисков и т.д.

Рассмотрим, из каких работ состоит этот проект.

Первая фаза проекта - Анализ состоит из следующих  работ:

ð Анализ рынка заключается  в определении перечня программных продуктов нужной тематики, представленных на рынке, а также реквизитов и поставщиков.

ð Технические требования - определение технических требований, выдвигаемых к программам. Эти требования определяются политикой организации. имеющимся парком компьютеров и программным обеспечением, уже используемым в задачах управления (типы компьютеров, операционные системы, сети и т.д.).

ð Управленческие требования - это требования к функциональным характеристикам программ управления проектами, определяемые проектами вашей организации. Это - наиболее важные требования и мы посвятим им отдельный раздел этой статьи.

ð Контакт с поставщиками - например. посылка запроса с  просьбой предоставить возможно более полный набор информации о программном продукте.

Вторая фаза - Принятие решения, исполнение которой начинается после получения материалов от поставщиков программной продукции:

ð Анализ спецификаций - определение того, насколько программа  удовлетворяет выдвигаемым техническим и управленческим требованиям.

ð Проверка ссылок - если программа нашла применение на близких  по профилю предприятиях, то полезно установить контакт с пользователями программы и навести справки о том. насколько полно она используется и удовлетворяет поставленным целям.

ð Анализ Демо версий - демонстрационные версии программ позволяют представить как функционирует программа, насколько удовлетворяет выдвигаемым требованиям, насколько легка в использовании и обучении.

ð Проверка сопровождения - внедрение таких технологически не простых программ, как программы  управления проектами, требует не только технической, но и методической поддержки. проведения обучения персонала, а часто и настройки программы на специфику организации. Для больших компаний может оказаться важным контакт с разработчиках! и. которые могли бы выполнить работы по адаптации программ к специфическим задачам и проектам компании.

ð Оценка сроков исполнения работ и число необходимых  специалистов достаточно условны - это зависит от специфики конкретной организации, но перечисленные шаги необходимы для разумного выбора используемых программ. Если же в вашей организации нет специалистов, знакомых с программами управления проектами, и управление проектами - новая для вас область, то мы рекомендуем обращаться в консалтинговые фирмы, которые проведут обследование ваших потребностей и помогут выбрать такую программу, которая наиболее полно эти потребности удовлетворяет.