Закупочная логистика. 7

   ВВЕДЕНИЕ 

   Каждое  предприятие имеет в своей  структуре такую службу, которая  занимается материально-техническим  обеспечением. Существование такой  службы является необходимым для  создания системы эффективного функционирования предприятия.

   Рыночная  экономика вызвала существенные изменения в материально-техническом обеспечении организаций. В связи с тем, что быстро растет запрашиваемый рынком ассортимент, длительность производственного цикла сокращается, сокращается время на внедрение нового продукта в производство, организации поставлены в условия жесткой конкурентной борьбы, все больше возрастает значение закупочной логистики. В результате, практически все виды деятельности предприятия стали в большей степени зависеть от состояния материально-технического снабжения.

   Закупочная  логистика является одной из основных логистических подсистем. Ее общая цель может быть определена как приобретение необходимых товаров нужного качества и количества с доставкой в нужное место и время от надежного поставщика, с хорошим сервисом и по выгодной цене. От качества материальных ресурсов, их цены, своевременности поставок зависит весь производственный процесс, качество готовой продукции, а в результате и качество обслуживания потребителей.

   На  снабжение предприятия тратят примерно 60% от общих расходов. Это значительная часть. Оптимизация в этой области  может принести большие выгоды. Поэтому  для поддержания и повышения  конкурентоспособности организации  и эффективности ее деятельности необходима эффективная организация снабжения.

   В данной работе пойдет речь о закупке  продуктов питания для детского сада. Качество закупаемой продукции  и надежность поставки напрямую влияют на здоровье и физическое развитие детей. Поэтому актуальной проблемой является выбор поставщика, в наиболее полной мере удовлетворяющего требованиям детского сада.

   Объектом  работы является отдел по закупке  продуктов питания детского сада №15 Грязовецкого района. Предметом является его закупочная деятельность.

   Цель  работы – проанализировать планирование закупок, провести оценку поставщиков  по уже заключенным договорам, на основе имеющихся данных выбрать  наиболее подходящего поставщика для  заключения долгосрочного договора.

   Для реализации цели необходимо решить ряд  задач:

1. Изучить основные теоретические сведения по закупочной логистике.
2. Выделить основные критерии для оценки и выбора поставщика.
3. Сформулировать задачу выбора поставщика.
4. Используя необходимые формулы для расчета, провести выбор поставщика.

   Расчеты были проведены с помощью метода экспертных оценок и метод определения  оптимального размера заказа. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ЗАКУПОЧНОЙ ЛОГИСТИКИ

1. Задачи и функции закупочной логистики

   Чтобы выделить задачи и функции закупочной логистики дадим ее определение.

   Гаджинский  определяет закупочную логистику как  управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами[16, с.158]. Из этого следует, что основной целью закупочной логистики является удовлетворение производственных потребностей в материалах при максимальной минимизации затрат, то есть с наибольшей экономической эффективностью. Под экономической эффективностью в данном случае понимается поиск и закупка необходимых материалов требуемого качества по минимальным ценам[16, с.86].

   Закупочная  логистика занимается такими видами деятельности как: закупка, доставка, приемка, временное хранение материальных ресурсов и др.

   Достижение  главной цели зависит от выполнения ряда задач, к которым относятся:

1. Соблюдение необходимых сроков закупки материалов.
2. Соблюдение соответствия качества материалов с требованиями производства.
3. Соблюдение соответствия количества поставок с потребностями в них. [16, с.86].

   Другие  авторы выделяют такие задачи закупочной логистики как:

1. Информационные
2. Задачи реализации
3. Задачи интеграции и координации закупок с производством, сбытом, складированием, транспортированием, а также с поставщиками.

   Информационные  включают определение потребности  в материальных ресурсах, проведение исследований ранка закупок, выбор  поставщиков.

   К задачам реализации относятся: осуществление  закупок, контроль поставок, подготовка бюджета закупок.

   Задачи  интеграции и координации включают взаимодействие с отделами и подразделениями, использующими материальные ресурсы, обсуждение объемов, цены, требований к качеству и к упаковке с заинтересованными  лицами, отбор поставщиков для  долгосрочного сотрудничества.

   При исследовании рынка главным фактором является цена, но существенную роль играют и такие факторы как, сроки поставки, логистические расходы, качество материалов. Все это существенно влияет на сбыт конечной продукции [16, с.86].

   Для того чтобы эффективно осуществлять закупки, нужно обладать огромной информацией  о рынке, где они осуществляются. Собирать и оценивать подробную  информацию нужно регулярно. Это необходимо для определения емкости рынка и возможности оптимизации закупок [16, с.87]. Управление закупками может рассматриваться как задача многокритериальной оптимизации. Общая цель может быть сформулирована как получение товаров и услуг в необходимом количестве и качестве, в нужном месте и по выгодной цене. Общая цель формализуется в виде множества подцелей: приобретение товара по наиболее выгодной цене, поддержка высокой оборачиваемости товаров, гарантия доставки товаров, приобретение товара наилучшего качества, взаимодействие только с надежными поставщиками, снижение доли расходов на закупку в общих логистических издержках и т.д. в формате задач многокритериальной оптимизации закупок указанные цели будут формализованы в виде частных критериев. Необходимо принять во внимание, что задачи многокритериальной оптимизации имеют следующую особенность. Каждое лицо, принимающее решение, может иметь собственную систему предпочтений, собственное отношение к потерям/выигрышам в рамках формализованных частных критериев, поэтому в качестве оптимальных выбирают совершенно разные альтернативы [2].

   Во  время изучения рынка важно провести его сегментацию. Объектом изучения выступает производитель, осуществляет ее потребитель [8, с.106].

   В результате анализа информации о  рынке выявляется структура исследуемого рынка, как организован рынок  и как будут развиваться организация  и структура рынка. Для большей экономической эффективности изучение рынка проводится параллельно с разработкой новой продукции. [16, c.89].

   Также изучить необходимо не только рынок  закупок, но и рынок сбыта. Так  как спрос на продукцию определяет производственную программу, которая  влияет на дату поставок, их продолжительность, количество материалов [16].

     Очень важной задачей является выбор поставщика, так как от этого может зависеть весь производственный процесс, и в случае не соблюдения поставщиком своих обязанностей организация может понести большие убытки. Выполнение этой задачи включает следующие основные этапы:

1. Выявление потенциальных поставщиков. Поиск может осуществляться путем изучения объявлений, рекламы, каталогов, объявления конкурса, личных контактов с поставщиками.
2. Анализ потенциальных поставщиков. Отбор поставщиков производится на основе критериев, количество которых может быть несколько десятком.
3. Оценка работы с поставщиком. Для этого используется шкала оценок, на основе которой рассчитывается рейтинг поставщиков.

   В результате определяются наилучшие  партнеры[6, с.168].

   Выбор поставщика может осуществляться торговым агентом, коллегиальным обсуждением  или посреднической компанией. Последние привлекаются в том случае, если ранок новый, плохо изученный, если возникает потребность в принципиально новых материалах [16, с.92].

   После того как рынок исследован, нужно  определиться с потребностью в конкретных поставках.

   В зависимости от типа организации  закупаемая ею продукция условно  разделяется на две группы:

1. На продукцию, которая необходима для процесса производства и реализации продукции.
2. На продукцию, которая необходима для обеспечения функционирования самой организации [7, с.46].

   Поставка  закупаемых материалов может быть различна. Товары, не требующие длительного  хранения, закупаются в сроки, близкие к потреблению. Материалы постоянного потребления или разового закупаются на основе договорной поставки, оговаривающей точное время подвоза. Так же внимание уделяется транспортным расходам. Для этого определяется вид транспорта, дальность перевозки, скорость доставки, партийность грузов и т.д. [16, с.90].

   Большое влияние на затраты оказывает  хранение материалов.  Здесь задачей  снабженческой деятельности является обеспечение эффективности производства за счет минимизации запасов [16, с.92].

   Одним из ключевых вопросов является качество поставляемых материалов. Их качество в огромной степени влияет на конечный результат организации. Поэтому организации должны уделять наибольшее внимание именно этому при выборе поставщика. В пример можно привести опыт компании « ITT Кэннон Норт Америка» (США). В этой компании создана «группа по отбору поставщика». Группа отбирает только тех поставщиков, которые способны удовлетворить уровень запасов « ITT ». При этом выдвигаются такие технические требования, которые соответствуют техническим требованиям к конечной продукции. Во внимание принимаются такие возможности поставщика как, наличие оборудования для изготовления продукции соответствующего качества, проведение испытаний качества, контроль и аттестация входящих материалов и сырья [16, с.94].

   Основные  факторы, влияющие на решения о закупках товара, составляют три группы:

1. Ресурсные факторы. Характеризуются производственно-технологическими, техническими, эксплуатационными и другими свойствами ресурсов, а так же их ценами.
2. Закупочные факторы. Представляют собой условия и надежность, ритмичность и время поставок, объем заказа, условия платежа.
3. Факторы поставщика. Зависят от его конкурентного потенциала, от организационно-правового статуса [8, с.101].

   В наши дни компании тратят примерно 60% доходов на закупку необходимых  товаров и услуг [2].

   Оценка  эффективности закупочной деятельности – важнейший аспект управления поставками. В области оценки могут использоваться как минимум две группы переменных: показатели работы поставщиков и  процесса поставок, а так же менеджеров отдела закупок и влияние поставок на показатели работы всей компании. Показатели работы поставщиков отражают степень выполнения партнерами своих обязательств. Российские компании чаще всего отслеживают закупочную цену (97%). Качество также является важным, но более сложным для проверки показателем (92%). Часто компании оценивают уровень запасов (83%), анализируют эффективность затрат на закупку (78%), реже – уровень оборачиваемости капитала (63%), связанный капитал (59%) и уровень обслуживания закупок (55%), хотя данные показатели являются наиболее информативными (рис. 1.) [14].

   Рис. 1. Наиболее часто отслеживаемые  компаниями показатели

   При оценке влияния поставок на финансовые показатели руководители прежде всего рассматривают условия оплаты (более 90%). Операционная прибыль и уровень оборотного капитала – их отслеживают чуть менее 80% компаний. Низкая популярность показателя отдача на инвестиции, его отслеживают менее 30% компаний, но в ближайшем будушем его планируют использовать 40% компаний (рис. 2.) [14].

   Рис. 2. Отслеживаемые компаниями экономические  показатели

   Из  всего выше сказанного можно выделить следующие функции закупочной логистики:

• Формирование стратегии приобретения материальных ресурсов и прогнозирование потребности в них.
• Исследование рынка закупок.
• Получение и оценка предложений от потенциальных поставщиков.
• Выбор поставщиков.
• Определение потребностей в материальных ресурсах и расчет количества заказываемых материалов и изделий.
• Согласование цены заказываемых ресурсов и заключение договоров на поставку.
• Контроль за сроками поставки материалов.
• Входной контроль качества материальных ресурсов и их размещение на складе.
• Доведение материальных ресурсов до производственных подразделений.
• Поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов на складах.
• Подготовка бюджета закупок.

2. Механизм  функционирования закупочной логистики

   В основе традиционной системы организации материального снабжения лежит принцип хранения запасов, который может осуществляться через систему складов предприятий-поставщиков, центральных складов и складов снабжаемых предприятий. В случае возникновения необходимости в материалах оформляются документы о их получении из запасов собственного склада. С помощью транспортировки подобранные материалы передаются получателю или прямо на рабочие места [15, с.62].

   Если  необходимые материалы отсутствуют  на складе, то делается запрос в орган  закупок. В свою очередь орган  закупок оформляет заказ и  отправляет его поставщику. Поставщик на основе принятого заказа формирует партии материалов и обеспечивает их отправку. На центральном приемном пункте компании происходит прием грузов, их качество, количество, номенклатура. После этого оформляются документы о приемке грузов и материалы отправляются на производство [15, с.62].

   Как можно заметить, в такой системе  присутствует огромное количество документации и звеньев системы. Обработка  и оформление всех документов занимает много времени, что приводит к  значительным ущербам, а ошибки в выполнении заказа могут обнаружиться только, когда материалы уже доставлены. Для того чтобы обрабатывать всю документацию необходим соответствующий персонал. Это приводит к значительным затратам. Так же затраты связаны и с содержанием складов [15, с. 62].

   Можно выделить такие основные группы издержек по содержанию складов, как:

1. Содержание складских помещений: а) амортизация складских зданий; б) амортизация складского оборудования; в) затраты на профилактический ремонт; г) расходы на отопление, электроэнергию и воду; д) страхование зданий и земельный налог; е) арендная плата.
2. Затраты на обслуживающий персонал: а) заработная плата складских рабочих и служащих; б) расходы на социальные нужды рабочих и служащих.
3. Затраты на транспортные средства: а) амортизация; б) расходы на топливо и энергию; в) расходы на профилактический и текущий ремонт; г) страхование и налоги на транспортные средства.
4. Убытки от хранения запасов: а) охрана складов и старение материалов; б) коррозия и другие потери; в) расхождения в результатах инвентаризаций (ошибки учета отпуска и приемки); г) кражи; д) потери вследствие понижения цен; е) страхование запасов [16, с.100].

   Эти издержки могут достигать значительных сумм, поэтому приходится постоянно  оптимизировать систему материально-технического снабжения [16, с.100].

   В конце 70-х — начале 80-х годов в ФРГ была разработана система договоров с фирмами посредниками. Ее структура имеет меньшее количество звеньев. Функции отбора и доставки грузов переходят к поставщику, которым является не производитель материалов, а оптовая торговая компания, выполняющая распределительные функции, имеющая свои торговые склады и являющаяся посредником меду промышленными предприятиями. Структура состоит в следующем: на производственном участке оформляется и отправляется заявка на материалы в пункт регистрации заявок на складском хозяйстве; пункт регистрации отправляет заявку поставщику; поставщик рассылает материалы, которые в дальнейшем собираются и контролируются по каждой заявке в пункте накопления (торговых складах) [15, с.62].

   План  поставок составляется поставщиком  и заказчиком совместно в форме  месячной сводки. Количество документов сокращается до одного, который является и заказом, и документом, регистрирующим поставку и получение товара. В результате снижаются административные издержки. Такая система позволяет отказаться от собственных складов [15, с.64].

  В последующие десятилетия был  разработан ряд методов снабжения, ориентированных на конкретную потребность производства:

• метод «Канбан» (разработан в Японии с целью управления поставками в условиях поточного производства; учитывает потребность, которая исходит из конечного монтажа);
• система планирования материальных потребностей, охватывающая планирование на 3 уровнях: на первом уровне осуществляется программное планирование, затем — распределение материалов и управление закупками (здесь фактическое отклонение от плана передается через обратную связь на уровень планирования и возникает замкнутая система);
• метод «Точно в срок», с помощью которого в результате частых («дробных») поставок резко сокращаются накопленные запасы;
• система запросов, по которой с поставщиками заключаются типовые контракты на длительный период существования потребностей, а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения;
• метод прогнозных показателей: спрос на большие партии закупок формируются на определенном уровне, а затем конкретный объем поставок приводится в соответствие со спросом;
• электронно-информационный метод коммуникации клиента и поставщика на основе передачи необходимых данных, когда запрос поступает в виде заказа, а данные о поставке и транспортировке уточняются в прямом межкомпьютерном общении [16, с.103].

   Для определения размеров запасов, своевременности  закупок, затрат на изготовление продукции  необходимо составить прогноз сбыта. На его основе составляется план сбыта. Сбыт должен балансироваться таким образом, чтобы возникла этапная производственная программа, которая позволит определить потребности в материалах. После определения объемов потребностей выбирается способ действия, и организуются поставки [16, с.105].

   Наиболее  перспективным и характерным  способом оперативного снабжения является метод «Точно в срок». Его смысл заключается в закупке материалов по долгосрочному договору, поставка осуществляется прямо на производственные линии, закупка осуществляется мелкими партиями и частыми поставками, при выборе поставщика внимание больше уделяется качеству товара, счетный и приемочный контроль сокращены, график поставок составляет покупатель, для упаковки используются стандартные контейнеры небольшого размера, которые содержат точное количество материала или деталей и точные эксплуатационные их характеристики, ответственность за качество несет поставщик[16, с. 108].

   Сущность  этой системы заключается в том, что спрос на любом участке  цепи определяется спросом, предъявленном  в конце ее. Пока нет спроса в  конце цепи, продукция не производится, не заказываются  и не накапливаются комплектующие [6, с.173].

   Недостатками  такого способа снабжения являются: возникновение проблем с поставками из-за срыва производства, возможность  оказаться «во власти» поставщика.

   В результате развития философии «точно в срок» был разработан метод  быстрого реагирования. Суть метода: быстрая реакция логистической системы на возникший на рынке спрос. Если поставщиком является производственное предприятие, то оно должно иметь возможность оперативно перестраивать производство на выпуск новых товаров небольшими партиями, иметь возможность быстрого доступа к информации о реальном спросе, который предъявляет потребителю рынок [6, с.178].

   За  последние годы в мировой практике активно развивается тенденция, направленная на повышение структурной гибкости цепей поставок, а так же наделение их новыми ресурсами, дающими возможность оперативно учитывать индивидуальные особенности и объем продвигаемых на рынок продуктов, изменчивость условий их сбыта, требования заказчиков логистических услуг. Поэтому актуальной является концепция создания адаптивных цепей поставок. Она нацелена на повышение гибкости цепей поставок, их быстрого реактивного приспособления к рыночным вызовам и ситуациям при сохранении устойчивости цепей поставок. Гибкость достигается путем структурного развития цепей поставок, расширения информационного пространства, в котором взаимодействуют участники цепей поставок, обеспечивая координацию своих действий. Создается дополнительный структурно-функциональный резерв из альтернативных поставщиков ресурсов для возможности оперативного маневра с целью учета колебаний спроса на эти ресурсы, появление заказов на новые продукты, нарушений в процессе выполнения работ [12]. 
 
 
 

3. Планирование  закупок

   В процессе планирования закупок необходимо определить:

• какие материалы требуются;
• количество материалов, которые понадобятся для производства продукта;
• время, когда они понадобятся;
• возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;
• требуемые площади ваших складских помещений;
• издержки на закупки;
• возможности организации производства некоторых деталей на своем предприятии.

   Методы  определения потребности в материалах зависят от их вида и назначения, объема и характера потребления, от способов исчисления и ряда других факторов [8, с.110].

   Разработано много методик того, какое количество материалов нужно закупить и с  какой периодичностью они должны поступать, но для них требуется информация о прошлом использовании аналогичных материалов [16, с.116].

   Основным  методом является расчет по нормам расхода. Его сущность заключается  в том, что потребность в материалах на программу определяется как произведение объема работ, выраженного в определенных единицах, на норму расхода материалов на одну единицу. Норма расходов – это максимально допустимое количество материальных ресурсов для производства единицы продукции или работы установленного качества [8, с.110].

   Также можно рассчитать потребность в  материалах с помощью программы  производства конечного продукта. В этом случае речь идет о зависимом спросе, который рассчитывается при помощи методики MRP-1 (планирование потребности в материалах) [16, с.117]. Исходная точка расчета - спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов и время их производства на собственном предприятии. В соответствии с временем поставок конечного продукта потребителю определяется брутто-потребность в материалах, которая переводится в нетто-потребность. При этом учитывают наличный запас, заказанные материалы и запланированное собственное производство, заказ для предыдущей серии продукции. В результате определяют время заказа [15, с.64].

   Также используются и другие методы определения  потребности в материалах:

1. Стохастический. Расчеты ведутся с использованием математико-статистических методов, которые  дают ожидаемую потребность.
2. Эвристический. Потребность определяется на основе опыта работников.
3. Детерминированный. Используется, когда известны определенный период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам [16, с.118].

   При выборе метода закупок необходимо обратить внимание на сложность конечного продукта, от состава комплектующих изделий и материалов.

   Основные  методы закупок:

• оптовые закупки;
• регулярные закупки мелкими партиями;
• закупки по мере необходимости и различные комбинации перечисленных методов.

   В основе первого метода лежит поставка товаров большой партией за один раз. При этом оформление документов упрощается, возможно повышение торговых скидок, но возникает необходимость в собственных складских помещениях, и замедляется оборачиваемость капитала. Второй заключается в заказе необходимого количества товара, который поставляется в течение определенного периода времени. При этом сокращаются затраты на документирование, ускоряется оборачиваемость капитала, возникает экономия в складских помещениях, но одним из недостатков является вероятность заказа избыточного количества. Третий характеризуется следующим: количество не устанавливается, а определяется приблизительно;  оплачивается только поставленное количество товара; поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем; по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены [16, с.119].

  Еще один метод - это ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Он используется, когда закупаются дешевые и быстро используемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения: полный перечень товаров; количество товара, имеющегося на складе; требуемое количество товаров. При этом ускоряется оборачиваемость капитала, снижаются затраты на складирование и хранение [15, с.66].

  Следующий метод – закупка товара с немедленной  сдачей. Применяется при покупке  нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается в тот момент, когда он требуется. Недостатком является детальное оформление документации, вследствие чего растут издержки [15, с.66].

  При документальном оформлении заказов  целесообразно разрабатывать бланки, которые должна содержать следующее:

   1. Название документа. В целях выделения бланка заказа среди других документов необходимо обозначить его словом «Заказ» или «Заказ на поставку».