Закупочная логистика. 8

СОДЕРЖАНИЕ

1. Организация и предмет деятельности предприятия.
1. История создания коммерческого предприятия.

ООО "БАКАУТ" было основано в 2001 г. для работы на профессиональном рынке средств производства и расходных материалов. «БАКАУТ» имеет это самый большой в Южном Федеральном Округе торговый зал профессионального инструмента, технической оснастки, расходных материалов и всевозможных аксессуаров.

Свидетельство о государственной регистрации коммерческой организации выдано Инспекцией Федеральной налоговой службы по Пролетарскому району г. Ростова-на-Дону. Согласно данному Свидетельству организации присвоен учетный номер плательщика № 6167099005. Сокращенное наименование предприятия – ООО «БАКАУТ».

Юридический адрес г. Ростов-на-Дону,  пр-кт Михаила Нагибина, д. 19, комната 7.

Фактически организация арендует помещения офиса (120 кв.м), магазина розничных продаж (800 кв. м) и  два склада (общая площадь 600 кв.м) по адресу: г. Ростов-на-Дону, ул. Менжинского 2М.

Размер Уставного фонда ООО «БАКАУТ» составляет 10 000 рублей.

Основными видами деятельности компании являются комплексные поставки профессионального строительного оборудования, средств малой механизации, строительного крепежа и оснастки для проведения различного вида работ.

Компания имеет эксклюзивные права представлять интересы ведущих производителей мировых торговых марок «BOSCH»; «MUNGO»; «HUSQVARNA»; «Энергоспецтехника»; «Ferrometal Oy» и т.д. – подтвержденные Сертификатами официального дилера по продажам. (Приложение 1)

2. Организационная структура коммерческого предприятия.

Организационно-правовая форма фирмы «БАКАУТ» - это общество с ограниченной ответственностью.

При учреждении ООО «БАКАУТ» были соблюдены все процедуры принятия учредителями решений по вопросам учреждения ООО и последующем прохождением процедур создания ООО в регистрирующих органах.

Согласно п.3 ст.89 Гражданского Кодекса Российской Федерации (в ред. Федерального закона от 30.12.2008 N 312-ФЗ) учредительным документом ООО является его устав.(Приложение 2)

Как правило, организационная структура любого предприятия "подстраивается" под номенклатуру продукции, объем продаж и другие параметры.

ООО «БАКАУТ» имеет линейную организационную структуру. Основы линейных структур составляет так называемый "шахтный" принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (маркетинг, производство, исследования и разработки, финансы, персонал и т. д. ). Создание отделов (подразделений) путем группирования аналогичных производственных функций и служащих позволяет добиться более эффективного управления, необходимой гибкости руководства компанией.

Численность работников Общества на 01.09.2010: 54 чел.

Структуру (Рис. 1.1) и штатную численность Отделов утверждает Генеральный директор, исходя из условий и особенностей деятельности Общества, по представлению менеджера по персоналу и согласованию с коммерческим директором. Распределение обязанностей между сотрудниками Отдела производится начальниками отделов.

Рис. 1.1 Организационная структура ООО «БАКАУТ»

Генеральный директор ООО «БАКАУТ» - Писарев Сергей Анатольевич, он же является его основателем, он осуществляет координацию всех служб и отделов предприятия, разрабатывает стратегические направления развития предприятия и осуществляет их экономическую целесообразность; планирование и бюджетирование рекламных мероприятий.

Коммерческий директор ООО «БАКАУТ» - осуществляет организацию работы коммерческой службы; управление персоналом коммерческой службы; обеспечение показателей доходной части бюджета; формирование маркетинговой, ассортиментной, ценовой и рекламной политики компании; планирование продаж; контроль продаж; анализ конкурентной среды, рынка товаров круга поставщиков; изучение потребительского рынка, исследования покупательского спроса, степени удовлетворенности клиентов; работу с клиентами; совершенствование обслуживания клиентов; развитие и оптимизация каналов сбыта; контроль кредиторской и дебиторской задолженности.

Главный бухгалтер ООО «БАКАУТ» – обеспечивает контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых предприятием хозяйственных операций, предоставляет оперативную информацию, составляет в установленные сроки бухгалтерскую отчетность, осуществляет экономический анализ финансово – хозяйственной деятельности предприятия, в целях выявления и мобилизации внутренних резервов

Начальник одела продаж - выполняет оперативную, консультативную, координационную работу, включающую административно-хозяйственное руководство отделом продаж и его структурными подразделениями, направленную на максимальное извлечение прибыли и обеспечение надежности поставок при реализации товаров и оказания услуг.

Менеджер по работе с клиентами (и менеджер по продажам) - разрабатывает и обеспечивает реализацию мероприятий по организации и созданию сети сбыта товаров (разработка и построение каналов движения товаров к потребителям; построение отношений с оптовыми и розничными торговыми предприятиями, развитие дилерских отношений). Организует преддоговорную работу (выбор вида договоров: дистрибьюторский, купли-продажи, пр.; определение способов и форм исполнения обязательств, разработка преддоговорной документации, согласование разногласий, анализ документации покупателей, пр.) и заключает договоры (купли-продажи, поставки, пр.). Создает и обеспечивает постоянное обновление информационных баз о покупателях (организационно-правовые формы, адреса, реквизиты, номера телефонов, фамилии руководителей и ведущих специалистов, финансовое состояние, объемы закупок, объемы продаж, своевременность и полнота исполнения обязательств, др.). Анализирует объемы продаж и подготавливает отчеты по результатам анализа для представления вышестоящему должностному лицу.

Департамент логистики является структурным подразделением предприятия (Рис. 1.2)

Рис. 1.2 Схема структурного подразделения ООО «БАКАУТ» - Департамент логистики

Основные задачи Департамента: оптимизация затрат на обеспечение логистической составляющей работы предприятия; организация и контроль бесперебойности и продуктивности ежедневной работы; оценка и анализ издержек, связанных с исполнением логистических операций, оценка и анализ производительности операций по логистике; выработка предложений по оптимизации себестоимости закупаемого сырья, оборудования и отгружаемых товаров; соблюдение утвержденной сметы затрат, статей бюджета.

Директор по логистике – основные обязанности организация, координация и управление логистическими процессами предприятия; проектирование логистических систем; разработка и внедрение методических и нормативных материалов по логистике для конкретных подразделений, определение функций и операций; контроль применения разработанных методических и нормативных материалов; разработка форм и методов ведения отчетности; контролирование правильности и своевременности исполнения поставленных задач подразделениями службы логистики; управление жизненным циклом продукта; координация межфункциональных связей; координация межорганизационных связей; управление логистическим персоналом; организация обучения персонала, знакомство персонала с основами логистики; формирование бюджета на логистику; обеспечение поддержания баланса между стоимостью и эффективностью логистических операций; координация и направление финансовых потоков, связанных с логистическими процессами; обеспечение документооборота всех технологических процессов; организация обработки транспортной и товаросопроводительной документации; координация взаимодействия службы логистики с другими подразделениями Предприятия в соответствии с разработанными и утвержденными технологическими схемами; управление затратами на логистику; анализ затрат на логистику; анализ логистических издержек.

Старший логист - Осуществляет управление, координацию и контроль работы отдела закупок, отдела складского хозяйства и транспортного отдела по доставке, приемки на склад, хранения и отпуска со склада товаров; организацию и контроль за выполнением отгрузок заказов Клиентам Предприятия; организацию и контроль за выполнением доставки грузов от поставщиков Предприятия; распределение подвижного состава по маршрутам; формирование оптимальных маршрутов и сроков доставки; управление процессом доставки заказов; планирование доставок на день, неделю, месяц, квартал; поиск и ведение переговоров с потенциальными поставщиками логистических услуг, осуществление контроля над выполнением обязательств в рамках существующих договоров, претензионная работа с поставщиками услуг; регулярный мониторинг рынка логистических услуг.

Начальник отдела закупок – выполняет следующие функциональные обязанности: руководит работой Отдела закупок, распределяет среди менеджеров Отдела ответственность за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы. Определяет порядок и процедуру закупки товаров, критерии и нормы проведения сделок по закупке, определяет и согласовывает порядок расчетов с Поставщиками. Контролирует состояние складских запасов по всем ассортиментным группам. Проводит оптимизацию закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных товаров, а также других необходимых факторов. Проводит регулярный анализ статистики по товарным группам и Отдельным товарным позициям, определяет прибыльные, малоприбыльные и убыточные группы товаров, обеспечивает корректировку закупочной политики по результатам такого анализа. Принимает решения о необходимых Компании изменениях условий работы с конкретными Поставщиками (о необходимых скидках, изменениях входных цен, условий оплаты, доставки, фасовки и так далее), а также решения о размерах дальнейших закупок или об их возможном прекращении, в случае необходимости, согласует свои решения с Директором по логистике. Изучает маркетинговую информацию, коммерческие предложения и рекламные материалы с целью выявления устойчивого спроса на новые группы товаров и/или изменения спроса на товары из существующего ассортимента Компании. Рассматривает и, исходя из экономических интересов Предприятия, утверждает предложения менеджеров Отдела по закупке закрепленных за ними товарных позиций. Контролирует и обеспечивает подготовку заключения договоров с производителями и Поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучает возможность и целесообразность кооперации Компании с другими Предприятиями и организациями для получения более выгодных условий закупки. Следит за предоставлением Предприятию наиболее выгодных и благоприятных условий по оплате.

Менеджер по закупкам – обеспечивает поиск потенциальных поставщиков; ведет коммерческие переговоры с поставщиками в интересах Предприятия; обеспечивает оперативное реагирование на информацию, поступающую от поставщиков, и доведение ее до сведения руководства; обеспечивает осуществление маркетинговых исследований по изучению предложений от поставщиков, уровню цен, перспектив развития рынка сбыта; обеспечивает прием и обработку заказов от менеджеров отдела продаж, оформление необходимых документов, связанных с закупкой продукции; осуществляет информирование менеджеров отдела продаж обо всех изменениях в ассортименте, увеличениях и снижениях цен, времени поставки продукции на склад; осуществляет окончательное согласование с поставщиком условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции на склад; обеспечивает ведение рабочей и отчетной документации; обеспечивает поддержание в активном состоянии данных о поставщиках в информационной системе; обеспечивает ведение претензионной работы; осуществляет обеспечение своевременного поступления продукции на склад на основании документов от поставщиков, заполненных в соответствии с законодательством; обеспечивает недопущение дебиторской задолженности по расчетам с поставщиками; осуществляет техническую и информационную поддержку других отделов; обеспечивает отделы и службы компании всей необходимой информацией о товарах (своевременно информирует отделы и службы компании о новых предложениях, новые поступлениях, обеспечивает постоянное наличие каталогов и рекламных материалов от поставщиков, обеспечивает наличие необходимой информации о товаре в торгово-учетной системе).

Начальник отдела складского хозяйства - руководит работой Отдела складского хозяйства по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов. Следит за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе и обеспечивает их своевременный ремонт. Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складах с соблюдением норм, правил и инструкций по охране труда. Обеспечивает сбор, хранение и своевременный возврат поставщикам погрузочного реквизита. Обеспечивает соблюдение правил оформления и сдачи приходно-расходных документов. Участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей. Контролирует ведение учета складских операций, составления установленной отчетности. Принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению расходов на транспортировку и хранение товарно-материальных ценностей, внедрению в организацию складского хозяйства современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.

Начальник транспортного отдела - координирует взаимодействие транспортного отдела с другими подразделениями Предприятия в соответствии с разработанными и утвержденными технологическими системами; контролирует правильность и своевременность исполнения сотрудниками отдела поставленных задач; контролирует соблюдение сотрудниками отдела принятых схем документооборота, правил и сроков подготовки и сдачи документов в архив; принимает участие в рассмотрении коммерческих и претенциозных вопросов, связанных с функциями транспортного отдела; контролирует своевременность решения всех вопросов, связанных с доставкой и последующим оформлением грузов. Контролирует организацию работы с подвижным и водительским составом, обеспечивать бесперебойную работу транспорта; контролирует правильность и полноту ведения в отделе документации, связанной с выходом в рейсы подвижного и водительского состава; разрабатывает и вносит предложения по совершенствованию схем оформления грузов; контролирует соблюдение норм расчетов по отделу, в соответствии с утвержденной сметой; своевременно и в полном объеме составляет и передает в бухгалтерию необходимые отчеты; контролирует своевременность сдачи отчетов в бухгалтерию сотрудниками отдела. (Приложение 3 – должностные инструкции)

На машинах компании осуществляется:

• забор грузов из терминалов транспортных компаний;
• забор грузов у городских региональных поставщиков. В отдельных случаях осуществляются длительные командировки в отдаленные субъекты Российской Федерации (например: командировка длительностью 4 суток в Центральный Федеральный округ, город Иваново);
• доставка грузов покупателям (в рамках услуги «доставка средствами ООО БАКАУТ») по городу и Южному Федеральному Округу (города Краснодар, Тихорецк, Тимашевск, Миллерово, Волгодонск, Адлер, Сочи).
3. Ассортимент продукции предприятия.

Основными поставщиками ООО «БАКАУТ» являются шесть компаний: ООО «Роберт Бош», ООО «Энергоспецтехника», ООО «Хускварна», ООО «Джемэн Тулс», ООО «Униор Профешнл Тулс», ООО «Евроболт», так же большую долю в общем объеме закупок составляют прочие поставщики.

Ассортимент поставляемых товаров включает 30 групп товаров, в каждой группе от 6 до 18 подгрупп товаров. Всего представлено более 15 300 наименований товаров (Табл 1.1, Табл. 1.2).

Таблица 1.1

Ассортимент товаров поставляемый ООО «БАКАУТ»

Табл. 1.2

Доля групп товаров в общем ассортименте ООО «БАКАУТ» в 2009 году.

Доли групп товаров в структуре ассортимента для наглядности представлены на диаграмме (Рис. 2.1)

Рис. 2.1. Структура ассортимента ООО «БАКАУТ» в 2009г.

2. Анализ основных финансовых показателей предприятия.

Рассмотрим показатели финансовых результатов деятельности предприятия.

Анализ динамики основных показателей финансово-хозяйственной деятельности ООО «БАКАУТ», представлен в таблице 2.1.

Таблица 2.1

Основные технико-экономические показатели за 2007-2009 г.

Данные таблицы свидетельствуют о том, что выручка от продажи каждым годом возрастает. В 2007 г. она составила  261 975 130 руб., в 2008г. она увеличилась на 46,19% и составила 382 994 749 руб. В 2009г. также произошло увеличение прибыли на 25,3% и составила 479 905 090 руб. На рост прибыли фирмы повлиял рост себестоимости продукции с 220 399 677 руб. в 2007г. до 328 494 596 руб. в 2008г., что составило увеличение на 49,04%. В 2009г. себестоимость составила 415 357 855 руб., что на 26,44% больше чем в 2008 г. Соответственно этих показателей изменялась чистая прибыль предприятия – с 17 203 907 руб. в 2007г до 30 562 981 руб. в 2008 г.. Далее рост снизился до 26 716 316 руб. в 2009г, т.е. на 12,58% - это связано с Финансовым кризис 2008–2009 годов в России и ростом курса валют (евро и доллара). Это повлияло также на штат сотрудников. В 2008 г. количество сотрудников увеличилось до 65 человек, а на начало 2009 года было уволено 16,9 % штата, но потом штат начали постепенно увеличивать, такая тенденция сохранилась и к концу 2009 года.

Также изменения себестоимости продукции повлияло на рентабельность оборота от 15,87% в 2007г. увеличение до 14,23% в 2008г. и снижение на 0,78% в 2009г. до 13,45%. Так же, из таблицы 2.3 видно значительное постоянное увеличение стоимости основных фондов с 1 799 500 руб. в 2007г. до 2 175 000 руб. в 2008г. и увеличение на 36.78% в 2009г. до 2 975 000 руб.

К основным фондам ООО «БАКАУТ относятся»: транспортные средства; оборудование и хозяйственный инвентарь (предметы конторского и хозяйственного обеспечения: столы, шкафы, вешалки, компьютеры и оргтехника, сейфы).

В настоящее время компания Бакаут располагает парком из трех автомобилей:

Форд Транзит Коннект – грузоподъемность 500 кг. Грузовое отделение, вмещающее 2 стандартные европаллеты, оборудовано продуманной системой фиксации грузов и задними дверями, раскрывающимися на 180 градусов.

Форд Транзит Т300 - грузоподъемность 1400 кг. Грузовое отделение объемом 4400м3, вмещающее 4 стандартные европаллеты.

Форд Транзит Van  Т350- грузоподъемность 2000 кг. Грузовое отделение объемом 5300м3, вмещающее 6 стандартные европаллеты.

К оборудованию относится техника для выполнения складских работ: тележки гидравлические 2 т и ручной штабелёр LM 1030, складские стеллажи.

Стоимость основных фондов и учет амортизационных отчислений напрямую влияют на формирование налогооблагаемой базы по налогу на имущество и на прибыль (Табл. 2.2).

Таблица 2.2

Анализ стоимости основных фондов ООО «БАКАУТ» за 2007-2009 гг.

Стоимость транспортных средств в собственности ООО «БАКАУТ» выросла с 1090325 руб. в 2007г. до 1063570,72 руб. в 2008г. – это на 2,455 больше. В 2009г. после капитальных ремонтов стоимость возросла до 1098208,8 руб.  – это рост на 3,26%. Стоимость оборудования (в основном складского) изменилась с 85000 руб. в 2007г. до 93000 руб. в 2008 . – на 9,41%, в 2009 г. составила 102000 руб. – увеличение на 9,67%. Также осуществлялись закупки хозяйственного инвентаря (для расширения магазина и организации рабочих мест новым сотрудникам) – в 2007г. стоимость составила 623175 руб., в 2008г. увеличилась на 63,42% - 1018429,28 руб. В 2009г. стоимость хозяйственного инвентаря увеличилась на 74,26% до 1774791,2 руб.

Данные таблицы свидетельствуют о том, что техническое состояние основных фондов является благоприятным для обеспечения основной деятельности на 2009г.

3. Анализ показателей складской деятельности предприятия.

Складирование и обработка товаров являются важными составляющими логистической деятельности, затраты на их осуществление могут поглощать от 12% до 40% затрат фирмы на логистику.

Работа фирмы в реальном масштабе времени и при разумных издержках требует создания хранилищ для сырья, полуфабрикатов и готовой продукции, так как даже зная требования покупателя и имея все необходимое для выполнения его заказа, невозможно осуществить мгновенную поставку. Чаще, однако, потребность в изделиях может быть определена лишь с некоторой степенью точности, поэтому предприятия используют запасы, чтобы улучшить управление спросом и предложением, а также сократить общие затраты. Кроме того, складируя некоторые запасы, они могут снизить издержки производства, организуя равномерный выпуск продукции в объемах, обеспечивающих рациональную загрузку мощностей, и транспортировку за счет перевозки грузов в больших объемах.

Фирмы в настоящее время стремятся избежать или сократить потребности в складировании, применяя концепцию “just-in-time” (точно-во-время). Ее идея состоит в том, чтобы гармонизировать спрос и предложение по времени и количеству так, чтобы продукция и материалы подвозились точно в то время, когда в них нуждаются. Эта концепция наиболее эффективна для предприятий, где потребность в поставках является производной от спроса на конечные продукты. Вместе с тем, скидки на приобретаемое и перевозимое количества приводят к некоторой неопределенности в уровне потребностей для выполнения плана с учетом времени поставки, что оставляет необходимость создания запасов и складов для их хранения.

Простое сравнение количества запасов на начало и конец года представлено в Табл. 3.1.

Таблица 3.1

Изменение остатков величины запасов на складе ООО «БАКАУТ» за 2007-2009 гг.

Из таблицы 3.1 видно, что средние остатки товарных запасов в 2007г. составляли 8 150 000 руб. и увеличились на 22,45% в 2008г. до 9 980 000 руб. В 2009 г. также продолжился рост запасов до 12 000 000 руб. - +20,24%.

Для оценки эффективности управления товарными запасами рассчитаем оборачиваемость товарных запасов.

Данный коэффициент рассчитывается как отношение себестоимости продукции к средней за период величине запасов, незавершенного производства и готовой продукции на складе.

где: Оз – коэффициент оборачиваемости запасов;

С - себестоимость продукции, проданной в расчетном периоде;

ТЗср – средний товарный запас за год на складе.

2007 год Оз = 220 399 677 / 8 150 000 = 27,042

2008 год Оз = 328 494 596 / 9 980 000 = 32,915

2009 год Оз = 415 357 855 / 12 000 000 = 34,613

Также нагляден и удобен для анализа обратный показатель - время обращения в днях. Он рассчитывается по формуле:

Где: Поз – оборачиваемость товарных запасов в днях;

Оз – коэффициент оборачиваемости запасов;

Тпер - продолжительность периода в днях – 365 дней.