Закупочная логистика. 10

    МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

    МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН

    Альметьевский государственный  нефтяной институт

    Кафедра менеджмента 

    КУРСОВАЯ  РАБОТА

    по дисциплине: «Логистика» 

    на тему: «Закупочная логистика» 
 

Выполнил: студент группы 48-82

  Проверил: к. э. н., доцент, Фадеева А. В. 
 
 
 
 
 

Альметьевск 2009

Содержание

Введение

      В период становления рыночных отношений  в России в 1990-е годы появилось  и стало активно развиваться новое научно-практическое направление - логистика. Интерес к ней обусловлен потребностями развития экономики и бизнеса, возросшими объёмами грузовых перевозок. Первоначально усилия фирм были направлены в основном на снижение производственной себестоимости продукции. В настоящее время, когда предложение повсеместно стало превышать спрос, предприниматели начали признавать также важность обеспечения сбыта за счет снижения транспортных и складских издержек.

      Новые принципы организации и управления, основанные на концептуальных подходах и методе мышления, объединяемых общим понятием "логистика", все в большей степени и с успехом применяются на практике наиболее эффективно функционирующими предприятиями, транспортными компаниями, фирмами и объединениями.

      Методы  логистики объединяют организацию  и управление различными фазами, стадиями и аспектами экономической деятельности. Часто используют следующее определение: "Логистика - наука об управлении информационными и материальными  потоками в процессе движения товаров". Хотя надо заметить, что однозначного определения логистики не существует, так как авторы вольно или невольно выводят на передний план отдельные стороны логистического управления.

      Рассмотрим  происхождение термина "логистика" (англ. - logistics). Большинство исследователей сходится на том, что семантика слова восходит к Древней Греции, где "logistike" обозначало "счетное искусство" или "искусство рассуждения, вычисления". В Римской империи под логистикой понимались правила распределения продовольствия. Во времена византийского императора Льва VI (866-912 гг.) логистика определялась как искусство снабжения армии и управления ее перемещениями. В частности, немецкий исследователь, профессор Г. Павеллек отмечает: назначением логистики в Византийской империи было "платить жалованье армии, должным образом вооружать и подразделять ее, снабжать оружием и военным имуществом, своевременно и в полной мере заботиться о ее потребностях и, соответственно, подготавливать каждый акт военного похода, т. е. рассчитывать пространство и время, делать правильный анализ местности с точки зрения передвижения армии, а также силы сопротивления противника и в соответствии с этими функциями управлять и руководить, одним словом, распоряжаться движением и распределением собственных вооруженных сил".

      Исторически можно проследить одну трактовку  термина, которая дошла до наших  дней. Она связана с применением  логистики в военной области. По-видимому, толчком к развитию военной логистики послужили  фундаментальные работы известного военного теоретика XIX в. барона А. А. Жомини (1779-1869 гг.), в которых он определял логистику как практическое искусство управления войсками, включающее широкий круг вопросов, связанных с планированием, управлением и снабжением, определением мест дислокации войск, транспортным обслуживанием армии и т. п.

      В настоящее время насчитывается  множество видов логистики. Вот  некоторые из них:

      транспортная  логистика (и автотранспортная логистика  в частности)

      складская логистика (логистика складирования)

      коммерческая логистика

      информационная  логистика 

      маркетинговая логистика 

      закупочная  логистика 

      производственная  логистика 

      промышленная  логистика 

      логистика распределения (распределительная  или сбытовая логистика)

      Причём  большенство из них взаимно пересекаются. Это становиться ясно, например из определения задач транспортной логистики. Основными задачами которой является обеспечение грузоперевозки товаров; минимизация затрат на грузоперевозку; нахождение оптимальных маршрутов по грузовой перевозке; поиск и выбор экспедиторов; транспортной компании - перевозчика, планирование доставки; грамотное оформление и заключение договоров и контрактов на грузоперевозку, куплю- продажу товаров; прохождение таможни; обеспечение оптимальной схемы доставки грузов при интермодальных перевозках; консолидация (объединение) грузов в процессе доставки; хранение на складах; согласование прочих вопросов с грузоотправителем и грузополучателем и т.д.

Глава 1. Сущность и содержание закупочной логистики

      Закупочная  логистика - это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами. Любое предприятие, как производственное, так и торговое, имеет службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение сырья, полуфабрикатов и товаров народного потребления.

      Материально-техническое  обеспечение - звено в производственно-коммерческой, потоково-процессной деятельности в промышленном производстве и/или эксплуатации производственных или непроизводственных объектов, содержание которой направлено на снабжение соответствующих объектов необходимыми средствами (материалами, энергией, комплектующими, запасными частями и т. п.).

      Закупочная  логистика является одной из основных логистических подсистем и изучает  процесс движения сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов предприятия.

      Появление термина "закупочная логистика" не случайно.

      За  рубежом сфера деятельности по обеспечению  компании (фирмы-производителя или  торговой компании) необходимыми видами материальных ресурсов и готовой продукции традиционно называется purchasing/procurement - закупки/управление закупками (снабжением). Эта же область производственной деятельности в отечественной практике до сих пор называется материально-техническим снабжением (обеспечением), на предприятиях оптовой торговли - товароснабжением. Однако в последние годы эту область стали определять как закупочную логистику.

      Это связано с тем, что в настоящее  время изменился характер материально-технического обеспечения предприятий: от жестко централизованного, фондируемого снабжения к свободной оптовой торговле ресурсами. Многим производственным предприятиям приходится работать на ресурсно-товарных рынках в условиях нестабильной конкурентной среды, для которой характерны: неравномерная насыщенность рынка товарами вследствие промышленного спада, перепрофилирования многих производственных предприятий, традиционной для отдельных отраслей российской экономики высокой степени монополизации производства; ограниченность информации о ресурсно-товарном рынке; низкая контрактная дисциплина производителей и поставщиков товаров производственного назначения и др.

      В зарубежной логистической науке  и практике также нет единого  подхода к терминологии исследуемой  области. В частности, Д. Дж. Бауэрсокс  и Д. Дж. Клосс указывают¹: снабжение включает закупки и организацию внешних поставок материалов, производственных компонентов и/или готовых продуктов от поставщика на производственные или сборочные предприятия, склады промышленных и торговых предприятий или в розничные магазины. Процесс приобретения материальных ресурсов (товаров) в производственной деятельности обычно называют закупками, в государственном секторе - снабжением, в розничной торговле и складской хозяйстве - покупками. Часто этот же процесс определяют как "логистика на входе" или "внутренняя логистика".

      Стандартное определение общих целей функции  закупок таково, что компания должна получать необходимое по качеству и  количеству сырье в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно отвечающего по своим обязательствам, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене.

      В соответствии с этим можно выделить: ²

      1. Необходимость обеспечения непрерывного  потока сырья, поставок комплектующих  и предоставления услуг, необходимых для работы компании. Дефицит сырья и комплектующих может привести к остановке производства и соответственно к большим накладным расходам - росту эксплуатационных затрат в связи с постоянными расходами и неспособностью удовлетворять требования клиентов к срокам доставки продукции.

      2. Сведение инвестиций, связанных  с запасами, и расходов к минимуму. Одним из путей обеспечения  непрерывного потока материальных  ресурсов и готовой продукции  является создание и хранение  крупных запасов этих ресурсов и продукции. Запасы предполагают использование капитала, который нельзя еще куда-либо инвестировать. Ежегодно стоимость текущего запаса может составлять 20-50 % общей стоимости активов.

      3. Поддержание и повышение качества. Производство продукции или предоставление услуг должно отвечать принятым требованиям, что ведет к росту производственных расходов до значительного уровня.

      4. Поиск компетентных и надежных  поставщиков. Успех функции закупок  зависит от способности находить  поставщиков и развивать отношения с ними, анализировать их возможности, выбирать соответствующего поставщика, а затем работать с ним, постоянно совершенствуя совместную деятельность.

      5. Приобретение по возможности  многофункциональных товаров. Если  в процессе закупки можно приобрести  одно изделие, которое выполнит функцию, ранее выполняемую двумя-тремя изделиями, компания получит преимущество за счет: первоначальной низкой стоимости, образующейся из скидки на изделия; более низкой стоимости инвестиций в запас без ухудшения обслуживания; более низкой стоимости обучения персонала и расходов, связанных с содержанием оборудования в ходе его эксплуатации, а также повышение конкуренции среди поставщиков.

      6. Соблюдение принципа "цена-качество" в процессе закупки. Деятельность  по закупке предполагает использование большого объема оборотных средств, поэтому необходимы товары и услуги с наименьшей общей стоимостью с сохранением должного уровня качества, количества, условий доставки и сервиса.

      7. Повышение конкурентоспособности.  Компания будет конкурентоспособной, если сможет контролировать все расходы, связанные с закупками, и временные параметры с тем, чтобы избежать i неприбыльной деятельности, либо деятельности, требующей дополнительного времени, и т. д. Для этого необходима оптимизация размеров затрат, изменения в программе дистрибьюции, внедрение достижений технического прогресса и т. п.

      8. Достижение гармоничных отношений,  эффективного сотрудничества с  другими функциональными подразделениями  компании. Закупочная деятельность  не может быть эффективной без сотрудничества с другими отделами и сотрудниками компании: отделом технического контроля (ОТК), производственным отделом, бухгалтерией, отделами маркетинга, дизайна, инженерной разработки и т. д.

      9. Снижение административных расходов. Если деятельность по закупкам нерациональна, административные расходы отдела закупок будут слишком высокими. Состав целей закупочной логистики зависит от специализации компании (промышленная, торговая, сервисная), степени развития и/или сложности производства, отрасли экономики, в которой функционирует компания, конкурентоспособности.

      Достижение  этих целей в области управления закупками (закупочной логистики) требует  выполнения различных стандартных  операций, для чего следует рассмотреть  наиболее характерные задачи, способствующие рационализации системы закупок. 

1.1. Типовые задачи закупочной логистики

      Основными задачами, решаемыми закупочной логистикой, являются: ³

      • определение предмета (структуры) закупок;

      • выбор поставщика;

      • определение объема закупок;

      • условия закупок.

      Задача  определения предмета закупок решается совместно с производственным отделом  и инженерной службой компании. При  этом определяются потребности в  сырье и материалах, их качественные и эксплуатационные характеристики, параметры спецификации. Вся эта информация поступает в отдел снабжения (закупок).

      Выбор поставщика требует глубокого анализа  рынка интересующей фирму продукции, существующих и потенциальных поставщиков, и предпочтений наиболее перспективных  и эффективных из них. Данный вопрос находится полностью в компетенции работников отдела снабжения.

      Объем закупок определяется по согласованию с другими отделами (производственным, складским, финансовым, бухгалтерией). Совместно с производственным отделом  определяется требуемое количество материальных ресурсов. Проверяется наличие данного товара на складе (если склад находится в ведении отдела снабжения). Если на складе этой продукции нет (или ее недостаточно), объем закупки необходимо согласовать с финансовым отделом.

      Условия закупок согласуются с поставщиками, уже предложившими свои варианты, и отделом снабжения. В решении данного вопроса могут участвовать и работники других отделов (финансового, логистики и т. д.). Решение данной задачи означает, что будут определены такие параметры, как цена, условия оплаты и доставки, сроки и т. д. ⁴

      При выполнении этих задач необходимо каждый раз принимать решение: покупать ли данное комплектующее изделие  в готовом виде у другого производителя  или же делать его самим, на собственном  производстве, если это технологически возможно. В данном случае речь идет о выборе производства либо закупок комплектующих, которые сами по себе являются законченными изделиями. Например, различного рода электромоторы или же базовое литье, которое станкостроительное предприятие не производит самостоятельно, а закупает у специализированных предприятий. Другой пример: автозавод устанавливает на выпускаемых им автомобилях шины, закупленные у специализирующихся на этом фирм, а не производит их самостоятельно.

      До  настоящего времени не существует общепринятого расчетного метода, позволяющего с помощью формализованных приемов вынести однозначное суждение, следует ли данное комплектующее изделие изготавливать самим или его лучше купить. Решение этого вопроса во многом носит творческий, интуитивный характер, зависящий от того, кто принимает решение. Но при этом следует руководствоваться вполне определенными соображениями. Степень важности рассматриваемых факторов и их ранжирование определяются самим лицом, принимающим такое решение. Иными словами, принятие такого решения во многом должно носить экспертный характер.

      Организация и управление закупочной деятельностью  ⁵

      На  функции отдела закупок в организационной  структуре компании оказывают влияние  такие факторы, как:

      • доля затрат на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах (доходах) компании;

      • сущность приобретаемой продукции  или услуг;

      • ситуация на рынке продукции и  услуг, жизненно необходимых для  компании;

      • наличие возможностей для выполнения данной функции;

      • задачи в области снабжения, способствующие достижению организационных целей.  

      Службы  закупок в компании могут быть построены централизованно и  децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой.

      Процесс закупки при этом подходе может  осуществляться быстрее. Однако по сравнению  с децентрализацией у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют централизованный подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех отделов.

      Преимущества  централизованных закупок: ⁶

      • простота стандартизации купленных  материальных ресурсов или готовой  продукции;

      • отсутствие административного дублирования;

      • возможность совместного (несколькими отделами компании) размещения заказа у поставщика с целью получения скидок за большой объем заказа;

      • лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;

      • развитие профессиональных навыков  специалистов по закупкам за счет специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования времени. Вариант структуры службы закупок предприятия, предполагает сосредоточение всех функций закупок предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

      Специалисты службы закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется продукция.

      Внутри  самого отдела закупок функции часто  подвергаются дальнейшей специализации  и развитию профессионализма как результата специализации. В небольшой компании, где отдел закупок представлен одним человеком, вероятно, никакого разделения функций не будет. Но в более крупной организации, осуществляющей закупки, обычное разделение функций происходит по четырем специальным направлениям.

      Организация процесса закупок имеет определенные этапы: ⁷

      1. Определение потребности в материальных  ресурсах.

      2. Определение нужных характеристик  и количества товаров и услуг. 

      3. Анализ и определение возможных  источников снабжения. 

      4. Определение цены и условий закупок.

      5. Подготовка и размещение заказа  на закупку. 

      6. Контроль выполнения заказа и/или  экспедирование.

      7. Получение и проверка товаров. 

      8. Обработка счета и оплата.

      9. Учет поступлений материальных  ресурсов.

      Любая закупка начинается с определения общей потребности компании и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения. Имея такую информацию, можно получить материальные ресурсы со склада либо путем перемещения избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые товары.

      Кроме того, необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого  в отделе закупок ведется, список (каталог) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению правильного  бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.

      Выбор поставщика составляет важную часть  функции закупок и включает поиск  источников снабжения и оценку возможности  своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после  продажи. Среди основных сведений, которые могут храниться как в электронном виде, так и в книгах учета, в отделе закупок должна быть информация о действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарная классификация закупленных изделий, реестр поставщиков. Анализ и выбор поставщика, являющиеся вопросами субъективной оценки, ведут к размещению заказа. Большинство компаний применяют простую форму оценки предложений при их анализе, но универсальной практики в этом не существует. Многие заказы размещаются в результате тендера, например, после ознакомления с прайс-листом или в ходе переговоров. ⁸

      Размещение  заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком  на продажу товара или поставка товара на оснований общего заказа. Важным требованием любой формы заказа на закупку должно быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщиков, количества и описания заказанный товаров, требуемой даты доставки, указаний по отгрузке, условий; оплаты и условий

      После того, как заказ на закупку отправлен  поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения и/или ускорят  выполнение заказа. Эти функции возложены  на отдел контроля экспедирования. Функция контроля выполнения заказа - стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнят свои обязательства по срокам доставки. Экспедирование заказа это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял его с опережением графика или ускорил доставку в случае отставания от графика. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем, если поставщик не может выполнить условия соглашения.

      Важный  этап - оприходование (получение) материальных ресурсов и готовой продукции. Основными целями функции получения и контроля материальных ресурсов являются: гарантия получения заказа; проверка качества; подтверждение получения заказанного количества материальных ресурсов; отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и т. д.); регистрация необходимой документации на получение материальных ресурсов.

      Счет  на оплату налагает обязательства на покупателя, обычно выписывается в  двух экземплярах и включает номер  заказа, стоимость изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.

      ⁹После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к заказу и необходимы отделу закупок:

      1. Журнал заказов на закупку,  в котором ведется учет всех  заказов по номерам и отображается  статус каждого заказа - выполнен/не  выполнен.

      2. Реестр заказов на закупку,  содержащий копии всех заказов  на закупку. 

      3. Товарный реестр, показывающий все  закупки каждого основного вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку).

      4. Реестр с историей поставщика, отображающий все закупки. 

      Основным  документом, регулирующим взаимоотношения  по закупкам и поставкам материальных ресурсов, является договор поставки. Он представляет собой соглашение, по которому поставщик (изготовитель, посредник) обязуется сформировать и направить соответствующий материальный поток (передать в собственность потребителю продукцию обусловленного ассортимента и качества в установленные сроки и в требуемом количестве), а потребитель - принять и оплатить эту продукцию.

      Размещение  заказов, удовлетворяющее потребности  логистической системы, непосредственно  влияет на эффективность всего процесса логистики, так как заказ определяет мощность материальных потоков и особенности их формирования, возможные методы и пути продвижения по логистическим цепям.¹⁰

1.2. Исследование рынка закупок

      Исследования  в области закупок подразумевают  систематический сбор, классификацию и анализ информации в качестве основы для принятия наиболее эффективных решений о закупках. Исследование рынка закупок включает следующие основные направления:

      1. Закупленные сырье, продукция  или услуги.

      2. Сырье и товары.

      3. Поставщики.

      4. Система закупок. ¹¹ 

      При исследованиях рынка закупок  пользуются следующими критериями оценки:  

      • ценность продукции или услуги с  точки зрения получения прибыли (существующей или планируемой);

      • рентабельность продукции;

      • характеристика цены/стоимости (частота изменения цены, наличие сезонных колебаний цен, неконкурентоспособная стоимость конечной продукции, превышение стоимости сырья цены продукции);

      • доступность (ограниченное число поставщиков, новых поставщиков, в дополнение к имеющимся, возможные международные источники поставок, возможность производства на предприятии или наличия внешних источников поставок);

      • качество материальных ресурсов (имелись  ли проблемы с качеством);

      • качество информации (точность информации, наличие запаздываний информации, неоправданно высокая стоимость информации).

      Исследования  закупленного сырья, продукции или  услуги. Касаются в основном закупаемой специфической продукции (уникальная или дорогостоящая продукция) и  построены на анализе ценности, который  был впервые разработан Лоуренсом Майлсом - сотрудником компании General Electric¹². Анализ ценности сравнивает функцию, которую выполняют закупленные товары, с расходами в попытке найти вариант уменьшения расходов.

      Областями анализа являются:

      1. Анализ методов утилизации отходов (включая переработку).

      2. Оценка вариантов целесообразности  производства, аренды или покупки  материальных ресурсов.

      3. Исследование процессов упаковки  материальных ресурсов для снижения  расходов.

      4. Анализ существующих спецификаций  материальных ресурсов, чтобы исключить закупки ненужных товаров.

      5. Анализ сфер применения конкретного  товара и рассмотрение возможности  комплексного использования одной  номенклатурной позиции для удовлетворения  ряда производственных потребностей.

      6. Анализ технических и экономических возможностей замены номенклатурной позиции, закупаемой в настоящее время.