Обзор баз данных библиотеки ПКС

Введение

Место прохождения практики Библиотека ПКС. Библиотека занимается выдачей/приемов книг и учебников для студентов, а также ведет учет выдачи/приема.

Студент на время практики был прикреплен к библиотеке ПКС и решал проблемы касающиеся оргтехники и изучения различных баз данных, одним из видов баз данных является MS Access.

Обзор программного обеспечения.

Основными характеристиками операционной системы Windows 98 являются

• 32 разрядная архитектура
• Вытесняющая многозадачность и много точность
• Графический и пользовательский интерфейс
• Подключение новых периферийных устройств по технологии Plug and Play
• Использование виртуальной памяти
• Совместимость с ранее созданным программным обеспечением
• Наличие коммуникационных программных средств
• Наличие средств мультимедиа
• Интеграция с глобальной сетью Интернет
• Повышение надежности и качества управления
• Повышение производительности

Интерфейс Windows 98 характерен своей относительной простатой, по сравнению с предшествующими версиями операционной системы. Он отличается от его предшественников более красивой графической средой ( поддержки 16 и 32 разрядной глубины цвета), простой (любое приложение можно вызывать, щелкнув на его ярлык).

Отдельного внимания заслуживает рабочий стол Windows 98.

На мониторе перед собой мы видим рабочий стол. На рабочем столе находится панель задач, а на панели задач кнопка Пуск. Начинающие пользователи могут начать работу с Windows 98 с нажатия кнопки пуск, если щелкнуть по ней мышью, то появится система меню, которая открывает доступ ко всем основным элементам Windows 98.

С помощью этой копки можно найти и запустить любое приложение, установленное на компьютере. Единственный недостаток – это слишком маленькие пиктограммы, из за чего их можно перепутать друг с другом.

Рассмотрим основные элементы пользовательского интерфейса

Панель задач. На панели задач находится кнопка Пуск, и кнопки соответствующие активным приложениям и открытым окнам. На панели задач присутствуют все активные задачи, как работающие в окне, так и минимизированные, работающие в фоновом режиме.

Рабочий стол. На поверхности рабочего стола вы можете поместить наиболее часто используемые программы и документы (точнее указатели на них или ярлыки)

Активный рабочий стол. Если на компьютере установлен Internet Explorer, то вы можете использовать дополнительный вид рабочего стола, который называется активным рабочем столом. Эта опция делает рабочий стол похожим на web страницу с активным окном и непрерывно обновляемой информацией.

Папки. Каталоги в рабочей среде Windows 98называются папками. Если дважды щелкнуть мышью на пиктограмме папки, то откроется окно, в котором будет показано содержимое этой папки. Это самый простой способ просмотра файлов и дисков.

Поиск. Операционная система Windows 98 обладает мощными средствами поиска файлов по названию, содержимому и дате создания. Так например можно найти все файлы, в названии которых есть слово отчет, содержащие тест компьютер, и создание на протяжении последней недели. Процедуры поиска можно сохранять и модифицировать

Ярлыки. Можно создавать указатели на файлы – так называемые ярлыки. Они используются для того, что бы обеспечить доступ к одному и тому же файлу из различных мест, не копируя его. Ярлыки могут использоваться как для открытия документов, так и для запуска программ. Например меню кнопки Пуск состоит из ярлыков.

• Коммуникации (удаленный доступ к сети)
• Управление файлами
• Оборудование
• Шрифты
• Обработка ошибок и надежность
• Работа в сети
• Работа в Internet.

При создании операционной системы разработчики особое внимание уделили развитию ее коммуникационных возможностей. Наиболее ярким внешним новшеством по сравнению с предыдущими версиями является интеграция операционной системы с обозревателем операционной системы Internet Explorer 4.0, предназначенным для просмотра web -страниц в сети Интернет Интерфейс пользователя в Windows 98 можно настроить на работу в сети Интернет в этом случае рабочий стол принимает вид web-страницы, а ярлыки действуют как web-ссылки, которые могут указывать не только на файл компьютера но и на данные в сети Интернет. Подобный интерфейс является дополнением

Обзор MS Access

Microsoft Access - это функционально полная реляционная СУБД. В ней предусмотрены все необходимые вам средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему.

Система управления базами данных предоставляет вам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access.

Microsoft Office Access или просто Microsoft Access — реляционная СУБД[1] корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Основные компоненты MS Access:

построитель таблиц;

построитель экранных форм;

построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);

построитель отчётов, выводимых на печать.

Они могут вызывать скрипты на языке VBA, поэтому MS Access позволяет разрабатывать приложения и БД практически «с нуля» или написать оболочку для внешней БД.

СУБД Access предназначена для разработки баз данных реляционного типа для локального их использования на персональных компьютерах и для работы с этими базами.

При проектировании базы данных, в первую очередь, необходимо определить, что именно нужно хранить.

Данная СУБД была выбрана по следующим причинам:

§ простота средств реализации,

§ легкость освоения инструментарием разработчика (VBA),

§ наглядность визуализации информации.

Также «Microsoft Access» предоставляет большое количество внутренних средств по оптимизации работы проектируемого приложения. К ним относятся:

§ загрузка модулей по требованию;

§ оптимизация дерева вызовов;

§ использование файлов MDE;

§ автоматическая поддержка компилированного состояния;

§ использование библиотек Windows API;

§ индивидуальная настройка системы;

§ эффективное использование индексов;

§ встроенный оптимизатор запросов.

Система управления базами данных (СУБД) обычно поддерживает 4 основных типа отношений между таблицами:

- один-к-одному (одной записи в первой таблице соответствует одна запись во второй);

- один-ко-многим (одной записи в первой таблице соответствует много записей во второй);

- много-к-одному (многим записям в первой таблице соответствует одна запись во второй);

- много-ко-многим (одной записи в первой таблице соответствует много запией во второй и одной записи во второй таблице соответствует много записей в первой).

Связь любого из этих типов может быть обязательной, если в данной связи должен участвовать каждый экземпляр сущности, необязательной - если не каждый экземпляр сущности должен участвовать в данной связи. При этом связь может быть обязательной с одной стороны и необязательной с другой стороны.

В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения целостности связей в базе данных.

Таким образом, осуществляется неразрывная связь внемашинного проектирования базы данных с этапом ее создания с помощью СУБД. В схеме данных, построенной по нормализованной модели данных предметной области, могут быть установлены одно-однозначные и одно-многозначные связи. Для таких связей обеспечивается поддержание целостности взаимосвязанных данных, при которой не допускается наличия в базе данных подчиненной записи без связанной с ней главной, при первоначальной загрузке базы данных и ее корректировках. Связи, определенные в схеме данных, используются автоматически при разработке многотабличных форм, запросов, отчетов, существенно упрощая процесс их конструирования.

Access – это масштабируемое программное обеспечении, предназначенное для управления СКУД (Система контроля доступа) на не больших и средних производственных и коммерческих объектах.

Основные преимущества:

Компактность системы контроля доступа на основе контролера серии АМС;

Многопользовательская система с возможностью индивидуальной настройки профилей пользователей;

Встроенная on-line видеоврификация ;

Гибкая система распределения прав между операторами и владельцами карт;

Возможность расширения до комплексной системы безопасности BIS с помощью импорта имеющихся данных о владельцах карт и устройств

Вторая система контроля автономных контроля автономных контролеров и считывателей имеет конструктор Пейджей с фоографиями.

Постановка задач

В настоящее время интенсивно развиваются информационные технологии. Компьютеры стали неотъемлемой частью человеческой жизни. Хранение документации в печатном виде стало нерациональным. Появились специальные программы для создания и хранения документов. На многих предприятиях используются базы данных. Для удобного поиска интересующей информации, иногда необходима общая база данных.

Из-за постоянного изменения информации возникает проблема учета документации

По каждой книге требуется хранить следующую информацию: Автор, название, издательство, год издательства и т.д.

Для быстрого и удобного поиска необходима единая база, которая упростит работу и сократит время поиска информации.

Целью практической работы является разработка единой информационной системы для учета книг в библиотеке.

В библиотеке установлен компьютеры в стандартной комплектации (монитор, системный блок, клавиатура и компьютерная мышь). С установленным по Windows 98. Все ПК объединены в одну сеть к которой иметься доступ у всех сотрудников, в каждом отделе есть один принтер распечатка документов идет через сеть.

Описание выполнения работы в соответствии с индивидуальным заданием

Задание: Создать базу данных в MS Access под названием

"Разработка ИС по учету книг в Библиотеке"
Для того чтобы выполнить задание нам потребовалось сделать следующее, создать базу данных содержащую 3 таблицы

Создадим таблицу, в которой будут хранится все данные о различных книгах, которая включает в себя:

1. Код книги
2. Автор
3. Название
4. Издательство
5. Год издательства
6. Количество страниц
7. Раздел
8. Цена
9. Наличие

рис.1 Книжный фонд

Сейчас необходимо образовать связи между таблицами. Это необходимо для того чтобы одна таблица имела возможность обращаться к данным другой таблицы.

рис.2 связи между таблицами

Для корректной работы БД необходимо создать запросы.

Заключение

В процессе прохождения практики были изучены и закреплены основные положения создания таблиц в MC Access. В это входит создание таблиц, запросов, форм и отчетов. Все это было рассмотрено на примеры базы данных по учету книг в министерстве обороны. Была донесена информация о способе учета документации, было подтверждено как необходимо модернизировать поисковые системы для удобства пользователя. Было рассмотрено программное обеспечение и его характеристики.