Анализ эффективности управления на предприятии

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ_ 1

Глава 1. Понятие и содержание управления в современных условиях. 4

Глава 2. Организационная структура управления на предприятии. 7

2.1 Структура  организации управления строительной  фирмы. 14

2.2 Положения  управления строительной организацией. 18

Глава 3. Анализ эффективности управления на предприятии , ( на примере снобженния ). 22

ЗАКЛЮЧЕНИЕ_ 42

ЛИТЕРАТУРА_ 44

ВВЕДЕНИЕ

Наша дипломная работа называется «Организация управления строительной фирмой». Актуальность данной темы заключается  в том, что эффективное управление в современных условиях рынка - необходимое  условие повышения эффективности  бизнеса, создания, развития и реализации конкурентных преимуществ предприятия.

Перед современным руководителем  встают стратегические вопросы выбора направления развития бизнеса и  определения ключевых конкурентных преимуществ компании. Выработка  такого видения и управления компетенцией организации является ключевой, предпринимательской, функцией менеджмента компании.

Много внимания руководство  вынуждено уделять вопросу оптимизации  структур компании. Вместе с тем, для  современного руководителя одинаково  важен вопрос создания системы и  технологии управления, которая обеспечивает эффективную операционную деятельность компании.

В современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска оптимальных  путей информатизации общества и  вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения  управления , при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают  нормативный или упорядоченный  характер. Приоритетными следует  сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты.

С уверенностью можно констатировать нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных  с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. В особом внимании нуждается исследование организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных  структур федерального, "субъектного" и других уровней управления.

Недостаточная научно-теоретическая  разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке  единых подходов к организации ДОУ  влекут за собой различные отрицательные  последствия, в частности, отрыв  от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную  ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д.

Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей  организации фундаментальных и  прикладных научных исследований и  разработок, их координации и фиксирования.

Цель данной работы исследовать, каким в современных условиях должно быть управление строительной фирмы.

Задачи дипломной работы:

o дать определения методам  управления организацией в современных  условиях;

o описать организационную  структуру фирмы;

o подвести итоги анализа  эффективности современного управления  на строительном предприятии.

Структура дипломной работы. Наша дипломная работа логически  состоит из трех глав. Первая глава - «Понятие и содержание управления в современных условиях» содержит основные требования к управлению фирмой в современных условиях.

Вторая глава – «Организационная структура управления на предприятии» включает в себя описание структуры  строительной фирмы, а также основные положения, которыми руководствуется  современная строительная фирма.

Третья глава - «Анализ  эффективности управления на предприятии» мы рассмотрим на примере отдела снабжения  строительной фирмы.

Степень разработанности. Данная тема широко не освещена в специализированной литературе. Мы использовали научно-популярную литературу по данной теме, включающую в себя информацию по инновационным  технологиям в сфере управления строительными фирмами.

Глава 1. Понятие  и содержание управления в современных  условиях.

Проблема совершенствования  развития строительных организаций  заставила расширить исследования в области разработки и внедрения  новых форм управления. Успехи в  области развития средств вычислительной техники, значительное снижение ее удельной стоимости, достижения в области  информатизации управления, зарубежный и отечественный опыт внедрения  передовых информационных технологий в сферу управления и обучения позволили сделать вывод, что  повышение эффективности оперативной  подготовки должностных лиц органов  управления в современных условиях связано с разработкой и внедрением компьютерных форм оперативной подготовки[1].

Как известно, строительство  как отрасль материального производства обеспечивает создание основных фондов производственного или непроизводственного  назначения. Под строительством понимается также сам процесс возведения зданий и сооружений - объектов строительства.

Возведение объекта связано  с выполнением следующих работ:

o проведение различных  видов инженерных изысканий, а  также технико-экономического обоснования  на возведение объекта;

o разработка проектно-сметной  документации (архитектурное проектирование, конструкторское проектирование, проектирование  организации строительства на  различных стадиях возведения  объекта);

o работа предприятий строительной  индустрии и промышленности строительных  материалов и последующая комплектация  объекта;

o собственно возведение  объекта ( строительно -монтажные  работы, монтаж оборудования, опытная  эксплуатация).

Широкомасштабность и  разнообразие строительного процесса предопределяет широкий круг его  участников. К основным участникам строительства относятся:

o заказчики - государственные,  общественные, а в настоящее время  частные организации или физические  лица, на которых возлагаются  обязанности планирования строительства,  обеспечение его финансирования, контроль в период производства  работ и приемка законченных  зданий и сооружений;

o проектные организации,  разрабатывающие по договору  с заказчиком проектную и сметную  документацию на возводимые объекты  (сюда же относятся организации,  занимающиеся проведением инженерно-геологических,  топографо-геодезических и других  видов изысканий для строительства);

o подрядные и субподрядные  строительные организации, выполняющие  комплекс работ по возведению  зданий и сооружений. Это наиболее  многочисленная группа строительных  организаций. Непосредственно с  заказчиком договор заключает  организация - генеральный подрядчик,  которая и отвечает за своевременное  и качественное осуществление  проекта и сдачу объекта в  эксплуатацию. Для выполнения отдельных  видов работ генподрядчик привлекает  субподрядные организации (сантехнические, электромонтажные операции, монтаж  оборудования, строительство дорог,  сетей, механизация и др.). Генподрядчик  несет ответственность за выполнение  не только работ, осуществляемых  собственными силами (как правило,  общестроительных), но и за работу  субподрядчиков; многие фирмы совмещают  функции проектных и подрядных  организаций;

o поставщики - предприятия,  выпускающие необходимую для  строительства продукцию (сборные  конструкции, строительные материалы  и изделия). В широком смысле  все отрасли народного хозяйства  в большей или меньшей степени  являются поставщиками продукции  для строительства; специализируются  в строительстве предприятия  стройиндустрии;

o транспортные организации,  осуществляющие по договорам  с подрядчиками внешние и внутрипостроечные  перевозки материально-технических  ресурсов всеми видами транспорта;

o научно-исследовательские  организации, выпускающие нормативные  документы, методические рекомендации  по рациональным способам проведения  строительных работ на основании  изучения и обобщения опыта  возведения объектов, новейших достижений  в различных областях науки  и техники.

Глава 2. Организационная  структура управления на предприятии.

Организационная структура  управления на предприятии включает в себя системотехнику организации  труда - направление системотехники строительства, позволяющее широкое  применение новых прогрессивных  технологий производства работ, методов  управления строительным производством  и, в первую очередь, управления его  основным организационным звеном - строительными бригадами. Эффективность работ строительных бригад определяет конечный результат и эффективность деятельности всех вышестоящих уровней управления. Статистические данные и проведенные исследования свидетельствуют, что до 90 % простоев бригад на строительстве объектов объясняется несовершенством оперативного управления строительным производством. В существующих методах оперативного управления не учитываются многие технологические и организационно-экономические факторы производства работ. Так, оперативный учет плановых показателей выполненных технологических комплексов и этапов работ, как правило, осуществляется не на уровне бригады, а на уровне объекта в целом. Практически не проводится анализ выполненных объемов работ по технологическим комплексам и этапам, выполненных бригадами, не составляются исполнительные графики работ, не всегда выявляются причины и конкретные виновники отклонений от планируемых показателей. Неудовлетворительная организация контроля за ходом работ бригад часто приводит к отсутствию объективной оценки состояния производства, принятию неправильных решений по регулированию строительного производства. Эффективное оперативное управление строительными бригадами может быть осуществлено только на основе системотехники строительства и создания новой информационной технологии. Анализ разработанных автоматизированных систем, функционирующих в строительной отрасли показал, что в большинстве случаев разработанные системы управления "зависали" на верхних уровнях руководства министерств, объединений, трестов и строительно -монтажных управлений, не доходя до рабочих мест и строительных бригад. Интеграция верхних и нижних уровней управления, реализация всех функций управления (планирования, учета, оценки, регулирования и стимулирования) и целенаправленное воздействие всей системы управления на рабочие места долгие годы не находили комплексного внедрения на всех этапах создания бригадами готовой строительной продукции, что "распыляло" информационные ресурсы при управлении и создании АСУ. В то же время информационные ресурсы строительного производства являются таким же богатством, как и материальные ресурсы (металл, цемент, лес и др.) и эффективность промышленной эксплуатации информационных ресурсов, как одной из интегрированных систем, все в большей степени определяет экономическую эффективность капитального строительства в целом. С.о.т. и разработка новой информационной технологии управления строительными бригадами в условиях современных организационно-экономических преобразований и технологических инноваций на основе комплексной увязки функций управления , планирования, учета, оценки, регулирования и стимулирования производства, применения разработанных методов и моделей подготовки и управления производством строительных работ, а также рациональной интеграции с верхними уровнями иерархии управления строительством обеспечивает возможность качественного повышения эффективности капитального строительства.

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации  ДОУ[2].

В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными  средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует  унифицированная терминология. Продукция  фирм разработчиков носит такие  названия как: система автоматизации  документооборота, компьютерная система  автоматизации делопроизводства и  документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система  управления документами, электронный  архив и т.п. Разнообразие в названиях  разработанных и разрабатываемых  систем говорит лишь о том, что  сегодня эта область информационного  рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как  сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более  сложных задач.

Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW и предлагают свои разработки потребителям. Это, конечно самые крупные разработчики, задающие уровень технико-технологических  решений. Известно также, что многие АСУД разрабатываются индивидуально  для внутреннего использования  и на рынок не выставляются.

К сожалению, в этом секторе  информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации. Редкими являются обзоры специалистов по системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не говоря уже об изданиях для делопроизводства и архивов. Последние опубликованные обзоры заслуживают одобрения, хотя и критериальный ряд, и оценочные показатели, и применяемая терминология с точки зрения теории и практики документоведения не оптимальны. Ни одна из участвующих в сравнительном анализе систем не тестируется на соответствие действующим стандартам и правилам работы с документами, не сопоставляются затраты на внедрение той или иной системы с получаемыми прямыми и косвенными выгодами (не говоря уже об экономическом эффекте).

Очевидно, что этой работой  следует заниматься независимым  экспертам, например ВНИИДАД, для более  квалифицированной оценки достоинств или недостатков той или иной АСУД[3].

Попытаемся рассмотреть  основные тенденции в разработках  АСУД. Прежде всего отметим, что для  создания полноценного продукта важен  именно системный подход, который  позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении  задачи документационного обеспечения  управления в организации.

Вторая характеристика системы - специализированная это система  или система общего назначения? То есть, разработана ли система специально для ДОУ или же наряду с другими  назначениями она может быть приспособлена  для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ?

В третьих, важное значение для  потребителя имеет стоимость  системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота.

При выборе потребителями  необходимой системы прежде всего  следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается  АСУД. На наш взгляд, можно выделить такие категории потребителей:

1) сложные иерархические  структуры (министерство, ведомство,  корпорация, банк и т.п.);

2) территориальные органы  управления (администрации городов,  субъектов федерации, муниципалитета  и т.п.)

3) коммерческие и некоммерческие  организации среднего и низшего  уровня.

Разумеется, вышеприведенная  систематизация носит условный характер, однако она в основном поглощает  основные типы потребителей АСУД. Для  каждой из названых групп потребителей существует целый ряд предложений.

Например, для министерств  и ведомств предназначаются разработки компаний "Электронные офисные  системы", "Весть", "Анкей", "Ланит" и других, для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании "Гранит-Центр", НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок предназначено  потребителям третьей категории  организаций. Здесь можно обратить внимание на продукты фирм "Интертраст", "АйТи", "Оптима", "Центринвестсофт" и других[4].

Одним из продуктов, отвечающим практически всем требованиям делопроизводственной практики, является система Дело-96 и  ее последующие модификации, разработанные  компанией "Электронные офисные  системы". Эта система отвечает традициям отечественного делопроизводства и учитывает существующие нормативно-методические требования, предъявляемые к такого рода системам.

Несколько другой подход к  проектированию АСУД выбрали специалисты Inter Trust, которые используют в своих  разработках технологии Lotus. В широкой  гамме разработок фирмы достойное  место занимают системы документационного  обеспечения управления. Первым продуктом компании этого направления стала система документационного обеспечения "Office Media".

Комплект баз данных "Office Media" работает в среде Lotes Notes и  обеспечивает автоматизацию делопроизводства и организационно-управленческой деятельности предприятий и организаций. Пользователями системы могут выступать такие  подразделения государственных  и коммерческих структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения документов, информационной поддержки внешних контактов  организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции  и другие.

Новым словом компании Inter Trust является недавно разработанная  так называемая "корпоративная  система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства".

Еще одним примером АСУД можно  назвать разработку Государственного научно-производственного предприятия "Гранит-Центр" системы автоматизированного  документооборота и делопроизводства организации "Гран-Док", которая  достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления.

Назначением системы является автоматизация основных процессов  обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации  до списания в дело, контроль каждого  этапа рассмотрения документа, получение  справочной информации о документах, анализ документооборота организации.

Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот  в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.

Требования к системе  управления документации. Можно сформулировать определенные требования к современной  системе управления документации в  организации.

Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного  обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.

Система должна быть построена  на единых методологических принципах, программно-технических и технологических  решениях и в рамках действующих  организационно-правовых условий в  виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить полноценное  использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать  принцип однократного ввода информации и ее многократного использования  как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам  выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую  степень защиты информации от несанкционированного доступа.

АСУД в современных  условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь  адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Актуальной остается задача организационного и кадрового обеспечения  решения многоаспектной проблемы ДОУ.

В значительной степени эта  задача может быть решена путем системы  повышения квалификации специалистов и выработки соответствующих  образовательных стандартов (программ). Целесообразно создание базового центра повышения квалификации при ВНИИДАД, а также укрепить профессиональное объединение документоведов в секции документоведения и делопроизводства Российского общества историков-архивистов[5].

Первостепенным является также вопрос об усилении координирующей роли Росархива и его структур как органов, ответственных за состояние  управленческой документации, обеспечение  сохранности, научного и практического  ее использования, в том числе  за счет более точного определения  компетенции и полномочий Росархива  по координации научно-исследовательских  работ в области ДОУ, а также  иных федеральных органов власти по отношению к упорядочиванию собственной  документации; соблюдению действующих  нормативов; обеспечению своевременной  передачи документов постоянного срока  хранения в государственные архивы, обеспечению соответствующего нормативам управления документацией в учреждениях  и предприятиях своей системы.

2.1 Структура  организации управления строительной  фирмы.

В современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска оптимальных  путей информатизации общества и  вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения  управления , при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают  нормативный или упорядоченный  характер. Приоритетными следует  сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты.

Строительные тресты и  управления являются основными производственными  организациями строительного комплекса  и соответственно основными звеньями информационной цепи. К строителям поступает основной объем информации от заказчиков, проектных организаций  и субподрядчиков, в строительных организациях формируются показатели фактического выполнения работ, которые  служат основой для финансовых взаиморасчетов.

Упрощенная схема информационного  обмена выглядит следующим образом. В генподрядную организацию, ответственную  за возведение объекта, поступает проектно-сметная  и другая техническая документация. Центральное место в ней занимает смета, содержащая перечень работ на объекте, необходимые для их выполнения ресурсы с нормативами использования  и стоимость работ в базовых  ценах. Полученная из проектной организации  смета, как правило, требует корректировки (уточнения состава и объема работ, привязки к конкретным условиям объекта). Такая корректировка выполняется  силами специалистов строительных организаций. В последнее время строительные организации разрабатывают своими силами сметы на относительно простые  объекты. На основании составленных смет формируются акты выполненных  работ, заказываются и списываются  материалы, составляются разнообразные  плановые и фактические сводные  показатели, производится учет оплаты авансов и выполненных работ, осуществляются взаиморасчеты с  заказчиком и соисполнителями. Следовательно, составление (корректировка) смет, их последующая  обработка и передача полученной информации в другие прикладные программы  является основой для планирования и управления производственной и  финансовой деятельностью строительной организации.

Таким образом, автоматизированная система составления смет должна обеспечивать решение следующих  основных задач: получение и корректировка  готовых смет; выпуск смет собственными силами; составление и ведение  нормативно-сметной базы данных по выполняемым работам; выпуск актов  выполненных работ с пересчетом цен в текущие.

Для решения этой задачи НТЦ "Гектор" разработал программу "Сметчик-строитель", которая успешно эксплуатируется  во многих строительных организациях.

Программа использует индексный  и ресурсный методы формирования смет с возможностью определения  стоимости работ и материалов в текущих ценах. Основное отличие  данной программы от распространенных систем автоматизированного выпуска  смет АВС-РС, АВеРС, СВС, РИК и т.п.- связь с задачами поставок и списания материалов, календарным планированием, учетом фактического выполнения работ, взаиморасчетами с заказчиками  и субподрядчиками. В программе  реализована возможность непосредственной загрузки смет, рассчитанных в проектных  организациях в системах АВС-РС, АРС, АВеРС, что значительно облегчает строителям последующую корректировку смет, выпуск актов выполненных работ, индексацию стоимости работ и т.д. Программа проста в эксплуатации и позволяет пользователю формировать собственную нормативную базу, учитывающую специфику выполняемых работ.

Программа позволяет:

• создавать, хранить и  корректировать нормативную базу сметных  расценок, используемых в данной организации; при поставке системы обеспечивается предварительная загрузка нужными  заказчику разделами нормативной  базы - московской, московской областной, российской; в процессе составления  смет эта база может пополняться;

• формировать, рассчитывать, корректировать сметы одноуровневой  структуры (локальные сметы); возможна разбивка смет на разделы;

• формировать объектные  сметы на основании составленных локальных смет;

• формировать акты выполненных  работ за месяц на основании составленных смет или без них (расчет по факту); выводить остатки сметной стоимости;

• формировать ведомости  потребности или списания материалов;

• учитывать стоимость  материалов по договорным ценам (сверх  или вместо сметной расценки);

• использовать при расчете  смет или актов выполненных работ  индексы (коэффициенты) стоимости работ  по отношению к ценам 1984 г.; коэффициенты могут применяться как к работам, так и к разделам сметы и  акта; коэффициенты пересчета сметной  стоимости для Москвы, выпускаемые  Моспроектом-1, могут автоматически  загружаться в программу с  дискет; возможна индексация в цены 1991 г.

• распечатывать стандартные  формы выходных документов - несколько  видов смет и актов выполненных  работ ;

• настраиваться на различные  способы расчета дополнительных начислений (накладные расходы, плановые накопления и др. по желанию пользователя, причем накладные расходы и плановые накопления могут считаться по каждой работе от заработной платы);

• загружать и обрабатывать сметы, составленные с помощью других программ расчета смет.

2.2 Положения управления  строительной организацией.

Существенным как по содержанию, так и по трудоемкости разделом строительного  проектирования является так называемое организационно-технологическое проектирование, т.е. проектирование самого процесса создания будущего объекта. Собственно выпуск организационно-технологической  документации ведется в два этапа.

На первом этапе создается  проект организации строительства (ПОС). В этот момент у проектировщиков-технологов еще нет полной информации об объекте, строительной площадке, предполагаемом генеральном подрядчике и т.д. Основу принимаемого решения составляют укрупненные  нормативы, дающие средние цифры  на единицу площади, единицу объема здания. По этим данным ведется оценка потребности в конструкциях, изделиях, материалах и др. В состав ПОС  входят:

• календарный план строительства;

• строительный генеральный  план с расположением постоянных и временных зданий, подъездных путей, инженерных сетей, складских площадок и т.д.;

• организационно-технологические  схемы с указанием технологической  последовательности работ;

• ведомость объемов строительных , монтажных и специальных работ;

• ведомость потребности  в строительных конструкциях, материалах, изделиях с распределением по календарным  периодам строительства;

• график потребности в  строительных машинах, механизмах, кадрах строителей;

• пояснительная записка.

На втором этапе создается  проект производства работ (ППР), уточняющий ПОС по основным позициям на базе конкретных данных о строительной площадке и  подрядчике.

Разработка ПОС - это обычно прерогатива проектных организаций, а ППР создается в генподрядных трестах и управлениях, трестах "Оргтехстрой", проектно-конструкторских и технологических  институтах[6]. ППР - это основной документ, определяющий технологию, сроки выполнения и порядок обеспечения ресурсами строительно -монтажных работ и содержащий решения по организации производственных процессов по возведению частей зданий (сооружений) с учетом конкретных условий производства работ. В ППР с учетом конкретной специфики возведения объекта решается целый комплекс расчетных, графических и организационных задач. Типизация этих задач в полном объеме вряд ли возможна и соответственно невозможно автоматизировать разработку всех разделов ППР, хотя комплекс наиболее трудоемких типовых задач выделить можно.