МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УЧРЕЖДЕНИЕ  ОБРАЗОВАНИЯ 
«ГРОДНЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ 
ИМЕНИ ЯНКИ КУПАЛЫ»

КАФЕДРА ИНФОРМАТИКИ 
И КОМПЬЮТЕРНОГО МОДЕЛИРОВАНИЯ

РЕФЕРАТ

по курсу  «Основы информационных технологий» 
на тему

«АНАЛИЗ ФИНАНСОВОГО СОСТОЯНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ ПТК «ХИМВОЛОКНО» ОАО «ГРОДНО АЗОТ» С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ MICROSOFT EXCEL»

 
       ВЫПОЛНИЛА:

Магистрантка

кафедры коммерческой деятельности и международных экономических отношений,

специальность «мировая экономика»

Жогло Татьяна Борисовна

ПРОВЕРИЛ:

Гродно 2011

Оглавление 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

      В условиях рыночной экономики информация выступает как   один из основных товаров. Успех коммерческой и предпринимательской деятельности связан с муниципальными, банковскими, биржевыми информационными системами, информатизации оптовой и розничной торговли, торговых домов, служб управления трудом   и занятостью, созданием банка данных рынка товаров и услуг, развитием центров справочной и аналитико-прогнозной котировочной информации, электронной почты, электронного обмена данными и др.

      Управленческая  деятельность выступает в современных условиях как один из важнейших факторов функционирования и развития промышленных фирм. Эта деятельность постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных   связей, повышением   роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров продукции. Большую роль играют также, изменения в организационных формах и характере деятельности фирм, повышение значения транснациональных корпораций в международных хозяйственных связях.

      Изменения условий производственной деятельности, необходимость адекватного приспособления к ней системы управления, сказываются не только на совершенствовании организации, но и на перераспределении функций управления по уровням ответственности, формам их взаимодействия и т.д. Все это требует от фирм адаптации к новым условиям, преодоления возникающих противоречий в экономическом и научно-техническом процессах.

      Новейшие достижения в области микроэлектроники привели к новым концепциям в организации информационных служб. Благодаря высокопроизводительным и экономичным микропроцессорам информационно - вычислительные   ресурсы приближаются к рабочим местам менеджеров, бухгалтеров, плановиков, администраторов, инженеров и других категорий работников.

      Совершенствуются  персональные системы обработки  данных, упрощается документооборот, внедряются автоматизированные рабочие места на базе персональных компьютеров. На этой основе в 80-х годах наметилась тенденция развития информационно-вычислительной техники.

      Подходя к современным требованиям, предъявляемых к качеству работы управленческого звена коммерческой компании, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, средства связи, копировальные устройства.

      Целью данного реферате является оценка отдельных показателей финансового состояния предприятия ПТК «Химволокно» ОАО «Гродно Азот» с использованием электронной модели, созданной на базе офисного программного обеспечения MS Excel .

      Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:

• Рассмотрение основных финансово-экономических показателей деятельности предприятия
• Работа с электронными таблицами в MS Excel
• Автоматизировать расчеты и представить результаты своей работы в электронных таблицах
• Провести коэффициентный анализ финансово-экономического состояния  ПТК «Химволокно» ОАО «Гродно Азот» в программе MS Excel

      Следует заметить, что электронные таблицы более доступны всем пользователям за счет простоты в использовании. Электронные таблицы MS Excel повышают эффективность документооборота, улучшают возможность коллективной работы, повышают скорость обработки информации, позволяют графически иллюстрировать сложную коммерческую информацию на предприятии.

      Актуальность  тематики реферата заключается в  том, что электронная модель рассчитывает финансовые показатели предприятия, многократно сокращая время обработки информации и повышая точность расчетов. В случае изменения исходных данных, предлагаемая электронная модель пересчитает все показатели и выдаст точные результаты за считанные секунды.

1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ЭКОНОМИКЕ

      Переход к рыночным отношениям в экономике  и научно-технический прогресс чрезвычайно  ускорили темпы внедрения во все  сферы социально-экономической жизни общества последних достижений в области информатизации.

      Информатизация  в области управления экономическими процессами предполагает, прежде всего, повышение производительности труда  работников за счет снижения соотношения  стоимости и производства, а также повышения квалификации и профессиональной грамотности занятых управленческой деятельностью специалистов.

      Суть  информационных технологий, которые  в связи со всеобщей компьютеризацией вышли на принципиально новый  уровень, – передача, хранение, обработка  и восприятие информации.

      На  данный момент информационные технологии в экономике, их изучение и разработка  является актуальнейшей задачей  для специалистов.

      Современные информационные технологии представляют собой компьютерную обработку информации по заранее отработанным алгоритмам,  хранение больших объёмов информации на разных носителях и передачу информации на любые расстояния в предельно минимальное время.

      Разработка  информационных технологий – это  очень затратная отрасль, требующая высокой подготовки специалистов и наукоемкой техники.

      Информационная  экономика изменила многие аспекты  экономической реальности, в том  числе, и функцию денег, которые  из всеобщего эквивалента трудозатрат  постепенно превратились в средство расчета. Виртуальные банки и системы оплаты – плод развития информационных технологий.

      Таким образом, в самом общем виде информационные технологии в экономике можно  определить как совокупность действий над экономической информацией  при помощи компьютерной техники  для получения оптимального конечного результата.

      Поскольку мы имеем дело с организациями, работающими  в экономической области, то нас, прежде всего, интересует экономическая  информация.

      Экономическая информация – совокупность сведений о социально-экономических процессах, служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сферах. Также под экономической информацией понимается информация, характеризующая производственные отношения в обществе. К экономической информации относятся сведения, которые циркулируют в экономической системе, о процессах производства, материальных ресурсах, процессах управления производством, финансовых процессах, а также сведения экономического характера, которыми обмениваются различные системы управления.

      Характеристики  экономической информации:

• большие объемы;
• многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.);
• многообразие источников и потребителей;
• значительный удельный вес рутинных процедур при ее обработке.

      Экономическую информацию принято подразделять по следующим признакам: функциям управления и месту возникновения. По функциям управления экономическая информация разделяется на плановую, учетную, нормативно-справочную и отчетно-статистическую информацию.

      Плановая (директивная) информация – включает в себя директивные значения планируемых  и контролируемых показателей бизнес-планирования на некоторые периоды в будущем (месяц, квартал, год и т.д.). Например, план выпуска продукции в натуральном и стоимостном выражении, планируемый спрос на продукцию и прибыль от ее реализации.

      Учетная информация отражает фактические значения запланированных показателей за определенный период времени. На основании  этой информации может быть скорректирована плановая информация, проведен анализ деятельности организации, приняты решения по более эффективному управлению. В качестве учетной информации выступает информация оперативного, бухгалтерского, финансового учета. Например, количество деталей данного наименования, изготовленных рабочим за смену (оперативный учет), зарплата рабочего за изготовление деталей (бухгалтерский учет), фактическая себестоимость изготовленной продукции (бухгалтерский и финансовый учет).

      Нормативно-справочная – содержит справочные и нормативные материалы, связанные с производственными отношениями и процессами. В общем объеме циркулирующей на фирме информации нормативно-справочная составляет 50–60%. Примеры нормативно-справочной информации: технологические нормативы изготовления деталей, стоимостные нормативы (расценки, тарифы, цены), справочные данные по поставщикам и потребителям продукции и т.д.

      Отчетно-статистическая – отражает результаты фактической  деятельности фирмы для вышестоящих  органов управления, органов госстатистики, налоговой инспекции и т.д. Например, годовой бухгалтерский баланс.

      Классификация экономической информации по уровням  управления включает в себя входную  и выходную. Входная информация –  информация, поступающая в фирму  извне и используемая как первичная информация для реализации экономических и управленческих функций, а также задач управления. Выходная информация – это информация, поступающая из одной системы в другую. Одна и та же информация может являться как входной для одного структурного подразделения, так и выходной для другого.

      В рамках информационной системы любой  организации мы имеем дело с документами  и документооборотом. Выше отмечалось отличие между понятиями информация и данные. Информацию связывают с  содержанием сведений об объектах реального мира, а данные – с формой представления этих сведений в процессе их хранения и переработки. Движение информации в системе управления осуществляется в виде документов или сигналов.

      Документ  – информационное сообщение в  бумажном, звуковом или электронном виде, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке.

      Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования  документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.

      Документ  является основным носителем информации в информационной системе, состоит  из логически связанных реквизитов. Форма (макет) документа определяет расположение и формат значений реквизитов.

      Наиболее  традиционным в информационной системе  является деление документов на документы ручного заполнения и документы машинного заполнения с помощью средств вычислительной техники и программ.

      Жизненный цикл документа – интервал времени  от момента создания (ручным или  машинным способом) до момента сдачи  в архив или уничтожения. Между этими моментами осуществляется движение документа – документооборот. Происходит обработка и использование документа для целей управления.

      В соответствии с содержанием операций обработки и схемой документооборота документы по отношению к конкретной задаче делятся на первичные и производные, содержащие результаты обработки.

      В зависимости от функции управления, для которой используются документы, различают нормативные, плановые, учетные, расчетные, аналитические и другие виды документов. По каждой функции управления или предметным областям существует набор форм документов, в том числе унифицированных, которые обеспечивают сокращение многообразия форм документов для функций управления, использование минимально необходимого состава реквизитов в форме документа, соблюдение порядка размещения и форматов значений реквизитов в форме документа.

      В экономике и бизнесе информационные технологии применяются для обработки, сортировки и агрегирования данных, для организации взаимодействия участников процесса и вычислительной техники, для удовлетворения информационных потребностей, для оперативной связи и т.д.

      Понятно, что решение об инвестициях в  развитие информационных технологий, как и другие управленческие решения, должны приниматься с учетом экономической целесообразности. Но так уж получается, что эту самую выгоду удобнее всего просчитывать при помощи все тех же информационных технологий. Есть модели подсчета совокупного экономического эффекта, позволяющий учитывать, помимо всего прочего, дополнительные преимущества от внедрения информационных технологий, расширяемость и гибкость систем, а также возможные риски.

      Более того, необходимо отметить также образовательную  составляющую, связанную с применением  информационных технологий в экономике. Для того чтобы информационные технологии работали, их надо уметь использовать с максимальной отдачей. Поэтому многие управленцы большое внимание уделяют обучению персонала и мониторингу новейших разработок в области информационных технологий в экономике.

      Важную роль в исполнении информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение информации и выдача ее в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации.

      В современных условиях в крупных организациях созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия управленческих решений и решающие следующие задачи: обработка данных, обработка информации, реализация интеллектуальной деятельности.

      В процессе автоматизации управления ПЭВМ используются, преимущественно для:

• разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;
• контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;
• расчета заработной платы;
• контроля за поступлением заказов;
• анализа данных о сбыте продукции;
• регистрации поступления платежей;
• ведения учета и отчетности.

      Важную  роль играет использование ПЭВМ в системе производственного контроля. Установленные на контрольных участках ПЭВМ проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно к существующим стандартам).

      Развитие  систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных вычислительных сетей, позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную информационную систему. Наиболее эффективной системой информации считается система, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации, объединенных в одну систему.

      На  основе специальных программ, направленных на облегчение доступа и использования требуемой информации, разрабатываются системы ведения записей. К важнейшим видам записей относятся:

• расчеты заработной платы рабочих и служащих;
• тексты контрактов и сопроводительная документация;
• тексты годовых отчетов и протоколы собраний акционеров;
• данные для осуществления многовариантных расчетов в рамках программ маркетинга по продукту и по хозяйственному подразделению;
• данные для разработки планов и показатели самих планов.

      Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и  адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:

• повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных;
• снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях;
• обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления;
• руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов;
• повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом;
• гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации.

      Автоматизация дает значительно больший эффект при комплексном подходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функций способна решить лишь очередную "горящую" проблему. Однако при этом возникают и отрицательные эффекты: не снижаются, а порой даже увеличиваются трудоемкость и затраты на содержание персонала; не устраняется несогласованность работы подразделений.

      Информационные  технологии при всей своей революционности  не отменили производственного процесса, не ликвидировали конкурентов и  не отняли у человека право принимать решения.

      Внедрение новой информационной системы не обеспечивает немедленного экономического роста, но способствует развитию фирмы, ее переходу на качественно более  высокий уровень, как в улучшении  качества обслуживания клиентов, так и в прозрачности движения товара и капитала.

2. ТЕХНОЛОГИЯ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ В ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦАХ

    Электронная таблица – структура данных в виде прямоугольной таблицы, в которой числовые значения в вычисляемых ячейках могут автоматически пересчитываться при изменении значений исходных данных. Кроме чисел электронные таблицы позволяют обрабатывать текст и даты.

    Прикладные  программы для работы с электронными таблицами называют табличными процессорами.

    Существует  достаточно много разнообразных  вариантов табличных процессоров: VisiCalc, SuperCalc, Multiplan, Lotus 1-2-3, Microsoft Excel. Основное назначение всех табличных процессоров – решать типовые задачи обработки информации в электронных таблицах, к которым относят:

• создание электронной таблицы;
• сохранение электронной таблицы на диске в виде файла;
• загрузка электронной таблицы из файла в оперативную память компьютера;
• редактирование электронной таблицы;
• вывод электронной таблицы на бумагу;
• возможность автоматического пересчета вычисляемых значений при изменении исходных данных;
• возможность графического представления числовой информации в виде диаграмм.

    Для запуска табличного процессора Microsoft Excel можно воспользоваться одним из способов запуска программ. Значок табличного процессора Microsoft Excel выглядит так: . Файлы, созданные с помощью табличного процессора Microsoft Excel, имеют значок  и расширение .xls.

    После запуска программы на экране откроется  окно следующего вида:  
 

    Рис. 2.1. Электронная таблица MS Excel 

    Основная  часть окна Excel занята рабочим листом, который и является электронной  таблицей. Таблица состоит из строк и столбцов. На пересечении строки и столбца располагается ячейка. Строки, столбцы и ячейки – основные структурные элементы электронной таблицы. Совокупность рабочих листов образует книгу.

    Всю информация, которую вводят в электронную  таблицу, размещают в ячейках. В  ячейку таблицы можно поместить  данные одного из трех типов: число, текст или формулу. Тип данных определяет возможности их использования для дальнейшей работы.

    Числа и тексты являются исходными данными. Изменяются они путем редактирования соответствующих ячеек. Значения в  ячейках, содержащих формулы, изменяются автоматически, как только изменилось хотя бы одно исходное данное, входящее в формулу. Для этого в формулах используют не сами исходные данные, а ссылки на адрес ячейки, в которых они находятся.

    Рис. 2.2. Отображение формул в MS Excel

    Вводить данные в таблицу можно непосредственно в ячейке или в строке формул. Для ввода информации в ячейку необходимо ее активировать, а затем ввести данные с клавиатуры. Для того чтобы информация внеслась в ячейку, необходимо подтверждение. Для этого после внесения информации необходимо нажать клавишу Enter или активировать другую ячейку. Если ввод информации осуществляется в строке формул, то для подтверждения ввода можно нажать на кнопку .

    Для правильной обработки информации в  таблице необходимо различать типы введенных данных. При вводе данных в ячейку табличный процессор анализирует информацию. Ввод формул начинается с символа «=». Числа представляют собой последовательность цифр. Перед числом может стоять знак «–», целая часть числа отделяется от дробной запятой или точкой, в зависимости от установок операционной системы.

    Если  введенная последовательность символов не может быть воспринята как число  или формула, то она будет текстом.

    Все вычисления в Excel производятся по формулам. Формула – запись выражения, по которому выполняются вычисления. В запись такого выражения могут входить числа, адреса ячеек и диапазонов, функции, знаки арифметических операций, скобки. Для обозначения арифметических операций используют знаки: +, –, *, /. Для возведения в степень используется знак ^. Адрес ячейки, входящий в формулу, называют ссылкой. Порядок выполнения действий в формуле такой же, как в математике. Сначала вычисляются значения функций и действия в скобках, затем возведение в степень, затем умножение и деление, последними выполняются сложение и вычитание.

    Ввод  формулы заканчивается нажатием клавиши Enter или щелчком мыши по кнопке   в строке формул.

    Отредактировать введенную в ячейку информацию можно  двумя способами: непосредственно  в ячейке и используя строку формул. Для редактирования данных в активной ячейке нужно нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть мышью по ячейке. В ячейке появится текстовый курсор, используя который можно изменять данные в ячейке. Для редактирования информации с помощью строки формул нужно активизировать ячейку, а затем щелкнуть левой клавишей мыши по строке формул.

    Для замены информации в ячейке достаточно ее активизировать, а затем ввести новую информацию. Для удаления всей информации из ячейки нужно активизировать ячейку, а затем нажать клавишу Delete или выполнить команду Правка → Очистить →Содержимое. Аналогичная команда есть в контекстном меню ячейки.

    Если  требуется изменить введенную формулу, то перейти в режим редактирования можно одним из следующих способов:

• двойным щелчком мыши по ячейке с формулой;
• сделать ячейку с формулой активной и нажать F2;
• сделать ячейку с формулой активной и щелкнуть левой клавишей мыши по строке формул.

    Пересчет  по формулам производится автоматически, сразу после изменения исходных данных, входящих в формулы.

    Для форматирования данных применяется команда Формат → Ячейки…. Аналогичная команда есть в контекстном меню ячейки. После выполнения команды открывается окно Формат ячеек (Рис. 2.3). Вкладка Число позволяет установить формат отображения числа в ячейке таблицы. Формат отображения числа позволяет показать число в ячейке таблицы так, как нужно пользователю. Однако при изменении формата отображения числа, само число не изменяется, в чем можно легко убедиться посмотрев в строку формул.

    Рис. 2.3. Формат ячеек в  электронных таблицах

    Формат  Общий используется по умолчанию. Тип данных определяется автоматически. Тип данных Числовой позволяет установить количество цифр после запятой для отображения действительных чисел. Если исходное число имело меньшее количество цифр, то добавляются нули, если большее – число округляется. Изменять количество цифр после запятой можно используя кнопки панели инструментов Форматирование: для увеличения разрядности и – для уменьшения разрядности. Если в числе много цифр, его можно отображать, разделяя группы разрядов. Для этого можно использовать кнопку .