Анализ использования ресурсов в рамках жизненного цикла проекта

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«Амурский гуманитарно-педагогический государственный университет»

Факультет Информационных технологий, математики и физики

Кафедра экономики

Направление 080700 «Бизнес-информатика»

Дисциплина «Управление  проектами»

Реферат на тему:

«Анализ  использования  ресурсов в рамках жизненного цикла  проекта»

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила: Авдеенко А.А.

                                                                                 Группа БИ-43    

Преподаватель: Ткаченко М.Г.

 

 

 

 

Комсомольск-на-Амуре

2013г.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………………   3

Глава 1. Жизненный цикл проекта………………………………………………… 5

1.1. Сущность жизненного цикла проекта…………………………………….…...5

1.2. Фазы жизненного цикла проекта………………………………………………7

Глава 2. Использование ресурсов в жизненном цикле проекта…………….…...12

2.1. Эффективность использования  ресурсов………………………...…………..12

2.2. Использования ресурсов на разных этапах жизненного цикла проекта...…16

Заключение ………………………………..………………………………………..25

Список литературы…………………………………………………………….…...27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Ресурсы оказывают влияние  практически на все основные параметры  проекта (стоимость, сроки, качество), в  конечном итоге определяя возможность или невозможность его выполнения. Поэтому анализ использования ресурсов, необходимый для разумного их планирования и расходования, в той или иной форме присутствует в большинстве проектов. Этим определяется актуальность реферативного исследования.

Ресурсы имеют различную  природу: трудовые ресурсы, материалы, энергия, финансы. Планирование, учет и  контроль ресурсов можно вести как  в терминах их количества (штуки, метры, килограммы), так и в терминах их стоимости (рубли, доллары). В проекте  важны оба вида планирования и учета. Натуральные показатели необходимы для управления на детальном уровне, а стоимостные – для интеграции информации об отдельных ресурсах в общую картину. Действительно, фраза "Работа требует участия конструкторов и экономистов на сумму 50 тыс. руб." звучит неопределенно. Гораздо более приемлемая оценка ресурсов содержится во фразе "Работа требует 300 человеко-часов работника квалификации конструктора и 400 человеко-часов работника квалификации экономиста". С другой стороны, информация "За прошедшую неделю потрачено энергии на 500 кВт больше, чем планировалось, трудовых ресурсов – на 200 часов меньше, бетона – на 4 тонны меньше, а бензина на 100 литров больше, при этом земляных работ выполнено на 1000 куб. м меньше, а забетонировано на 100 кв. м больше" гораздо менее полезна для прогнозирования хода проекта, чем, например, сообщение "По темпам освоения бюджета мы отстаем от графика на 40 тыс. долл. (0,25% сметной стоимости)" [13].

Теоретические и практические сложности анализа использования ресурсов на разных этапах жизненного цикла проекта определяет актуальность данной работы.

Цель реферата – описать  современное состояние взглядов на анализ использования ресурсов в  жизненном цикле проекта.

Для достижения цели предполагается решение следующих задач:

1) рассмотреть понятие  жизненного цикла проекта, его  сущность и состав фаз (этапов);

2) рассмотреть использование  ресурсов в рамках жизненного  цикла проекта, критерии определения  его эффективности  и особенности использования ресурсов на разных этапах жизненного цикла проекта.

В соответствии с поставленными  задачами реферат состоит из Введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы. Во Введении определяется актуальность работы, ставятся цели и  задачи, характеризуется содержание работы. Первая глава посвящена жизненному циклу проекта, вторая – ресурсам проекта в аспекте эффективности и специфичности для фаз жизненного цикла проекта. В Заключении подведены итоги предпринятого исследования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1.  ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ПРОЕКТА

 

1.1. СУЩНОСТЬ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ПРОЕКТА

 

Жизненный цикл проекта  – это период времени от зарождения идеи проекта до его завершения, который можно разделить на соответствующие  фазы или этапы.

Не существует одного наилучшего способа определить идеальный жизненный цикл проекта, структуру его фаз. У некоторых организаций есть принятые принципы, согласно которым для всех проектов предполагается одинаковый жизненный цикл, в то время как другие организации позволяют команде управления проектом выбирать жизненный цикл, наиболее подходящий для своего проекта.

Нередко общеотраслевые принципы обуславливают использование  предпочтительного жизненного цикла  в этой отрасли.

В целом достаточно большое  количество факторов влияет на характеристику жизненного цикла проектов. К таким факторам влияния можно отнести четыре основных фактора (рис. 1).

 

Рис. 1. Факторы влияния на проект 

 

По уровню влияния  наиболее вероятен их следующий рейтинг:

·     тип проекта – самое большое влияние;

·     финансовые возможности – следующий фактор;

·     технологические особенности реализации проекта – третья позиция;

·     и выбранная стратегия реализация проекта.

Многие жизненные циклы  проектов имеют ряд общих характеристик:

·     фазы обычно идут последовательно и ограничиваются передачей технической информации или сдачей технического элемента;

·     уровень затрат и численность задействованного персонала невелики в начале, увеличиваются по ходу выполнения проекта и быстро падают на завершающем этапе проекта.

·     способность участников проекта повлиять на конечные характеристики продукта проекта и окончательную стоимость проекта максимальны в начале проекта и уменьшаются по ходу выполнения проекта..

Главная причина этого  состоит в том, что стоимость  внесения изменений в проект и исправления ошибок в общем случае возрастает по ходу выполнения проекта;

·     уровень неуверенности и, следовательно, риск недостижения целей наиболее велик в начале проекта. Уверенность в завершении проекта, как правило, увеличивается по ходу выполнения проекта.

В то же время лишь немногие жизненные циклы проектов идентичны  друг другу, хотя во многих случаях  жизненные циклы проектов включают в себя фазы со схожими названиями и схожими результатами. Некоторые  жизненные циклы состоят из 4 или 5 фаз, но некоторые имеют  
9 фаз и более.

Даже в пределах одной  области приложения могут существовать значительные различия. В одной организации  жизненный цикл разработки программного обеспечения может включать только одну фазу создания продукта, а в  другой могут выделяться отдельные фазы для разработки архитектуры и окончательной доводки.

Но в любом случае важным требованием для разделения проекта на структурные элементы является выявление важных контрольных  точек (вех), во время прохождения  которых просматривается ожидаемая и дополнительная информация, а также оцениваются возможные направления развития проекта.

 

1.2. ФАЗЫ ЖИЗНЕННОГО  ЦИКЛА ПРОЕТА

 

Жизненный цикл проекта, являясь обобщающим показателем  всего процесса разработки и реализации проекта, может быть разделен не только на фазы, подпроекты или этапы, но и на более мелкие элементы, что и составит подробную структуру проекта.

В каждом конкретном проекте  фазы могут разбиваться на подпроекты из соображений размера, сложности, уровня риска и ограничений на порядок финансирования.

Типичный жизненный  цикл инвестиционного или технического проекта состоит из 4 фаз (рис. 2):

·     начальная фаза – разработка миссии (концепции проекта);

·     фаза разработки – планирование проекта;

·     фаза реализации – поэтапный процесс исполнения проекта;

·     фаза завершения – процесс выхода из проекта.

Состав работ четырех  фаз жизненного цикла можно представить  следующим образом.

Рис.  2. Четырехфазный жизненный цикла проекта  

 

Начальная фаза. Главным содержанием работ на этой фазе является разработка концепции проекта, включающая:

·     сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование);

·     выявление потребности в изменениях (проекте);

·      определение основных параметров и характеристик проекта:

а) цели и стратегия  их достижения, задачи, результаты;

б)  основные требования, ограничительные условия, критерии;

в)  уровень риска;

г)  окружение проекта, потенциальные участники;

д)  требуемые время, ресурсы, средства и др.

е)     определение и сравнительная оценка альтернатив;

ж)     представление предложений, их апробация и экспертиза;

з)          утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.

 

Фаза разработки. Главным содержанием этой фазы является разработка основных компонент проекта и подготовка к его реализации.  
Общее содержание работ этой фазы:

·     назначение руководителя проекта и формирование команды проекта, в первую очередь ключевых членов команды;

·     установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельцев проекта, других ключевых участников;

·     развитие концепции и разработка основного содержания проекта:

а)  конечные результат(ы) и продукт(ы);

б)  стандарты качества;

в)  структура проекта;

г)  основные работы;

д)  требуемые ресурсы.

·     структурное планирование, в том числе:

а)  декомпозиция проекта;

б)  календарные планы и укрупненные графики работ и обеспечения;

в)  смета и бюджет проекта;

г)  потребность в ресурсах;

д)  процедуры управления проекта и техника контроля;

е)  определение и распределение рисков.

ж)   организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями;

з)     организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту;

и)     представление проектной разработки;

к)     получение одобрения на продолжение работ.

Фаза реализации проекта. Главное содержание этой фазы следует из ее наименования – выполнение основных работ проекта, необходимых для достижения цели проекта. Основными работами этой фазы являются:

а)     организация и проведение торгов, заключение контрактов;

б)           полный ввод в действие разработанной системы управления проектом;

в)     организация выполнения работ;

г)     ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта;

д)     ввод в действие системы мотивации и стимулирования команды (участников) проекта;

е)     детальное проектирование и технические спецификации;

ж)     оперативное планирование работ;

з)     установление системы информационного контроля за ходом работ;

и)     организация и управление материально-техническим обеспечением работ, в том числе запасами, покупками, поставками;

к)     выполнение работ, предусмотренных проектом (в том числе производство   строительно-монтажных и пусконаладочных работ);

л)     руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта:

-  ход работ, их темпы;

-  качество работ и проекта;

-  продолжительность и сроки;

-  стоимость и другие показатели;

м)     решение возникающих проблем и задач.

Завершающая фаза или окончание проекта. На этой фазе достигаются конечные цели проекта, осуществляется подведение итогов и разрешение конфликтов и закрытие проекта. Основное содержание работ этой фазы, как правило, состоит в следующем:

а)     планирование процесса завершения проекта;

б)    эксплуатационные испытания окончательного продукта(ов) проекта;

в)     подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта;

г)     подготовка документации, сдача объекта и конструкторской продукции заказчику;

д)     оценка результатов проекта и подведение итогов;

е)     подготовка итоговых документов;

ж)     закрытие работ и проекта;

з)     разрешение конфликтных ситуаций и др.

Заметим, что последние три фазы могут выполняться с совмещением работ во времени – по последовательно-параллельной схеме.

Жизненный цикл проекта  обычно определяет следующее:

·     какие технические работы должны быть проведены в каждой фазе (например, в какой фазе должно быть проведено проектирование);

·     в какой момент каждой фазы должны быть получены результаты поставки и как проходит проверка и подтверждение каждого результата поставки;

·     кто участвует в каждой фазе (например, одновременно проводимые инженерные работы требуют, чтобы те, кто их выполняют, участвовали в определении требований и проектировании);

·     как контролировать и подтверждать каждую фазу.

Таким образом, обобщая  можно отметить, что жизненный  цикл проекта как в целом, так  и структурно является с одной стороны важным объектом системы управления проектом, с другой стороны – методом или механизмом данной системы управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ РЕСУРСОВ В ЖИЗНЕННОМ ЦИКЛЕ ПРОЕКТА

 

2.1. ЭФФЕКТИВНОСТЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПРОЕКТА

 

Производственные возможности – это возможности производства экономических благ при полном и эффективном использовании всех имеющихся ресурсов и данном уровне развития научно-технического прогресса.

Так как ресурсы ограничены, а потребности людей, как мы уже  отмечали ранее, безграничны, то общество должно делать выбор: от чего оно вынуждено отказаться, чем поступиться, т.е. какую жертву принести, чтобы получить желаемый результат. Здесь мы сталкиваемся с проблемой альтернативности использования ресурсов. Например, если экономические ресурсы (земля, материалы, рабочая сила) используются для строительства жилых домов, то общество отказывается от строительства больниц, офисов, школ, которые могут быть построены из этих же ресурсов.

Таким образом, общество вынуждено от чего-то отказываться, чем-то жертвовать, чтобы получить желаемый результат.

Количество одного товара, которым нужно пожертвовать для  увеличения производства другого товара, называется альтернативными издержками.

Для их обозначения иногда используется другой термин – вмененные (скрытые) издержки достижения выбранного обществом результа та. В нашем примере вмененными издержками будут больницы, офисы, школы и т.д. Общество может абсолютно все ресурсы направить на строительство жилых домов, а может распределить ресурсы, чтобы построить меньшее количество домов, но зато какое-то количество других объектов.

Суть проблемы выбора в том, что если каждый используемый для удовлетворения многообразных  потребностей фактор ограничен, то всегда существует проблема альтернативности его использования и поиска лучшего сочетания факторов производства.

Помимо указания на проблемы редкости и выбора важно еще раз  напомнить о рациональном поведении  человека в процессе хозяйственной  деятельности. Суть рационального поведения  – минимизация затрат и максимизация выгоды.

Показатель  эффективности = Выгода/Затраты

При рассмотрении большинства экономических  проблем экономисты широко используют модели, которые хотя и упрощают реальную действительность, но позволяют лучше понять ее существо.

Для решения основной экономической проблемы – что, как  и для кого производить – используется модель кривой производственных возможностей (КПВ).

Разберем хрестоматийный пример. Допустим, необходимо произвести два товара – пушки и масло. Эти товары используются, как правило, для иллюстрации альтернативности гражданского и военного производства.

Например, если абсолютно  все ресурсы направить на выпуск масла, то объем его производства составит 5 млн. т. Альтернатива “масляному раю” – пушечное производство при том же уровне ресурсно-технологического обеспечения в объеме 15 тыс. шт.

Однако если общество снизит объем производства масла, то сможет иметь и пушки. Причем объемы производства масла и пушек не только альтернативны, но и взаимодополняемы.

Иллюстрация этой констатации  представлена на графике кривой производственных возможностей (рис. 3), где по горизонтали отмечено количество масла, а по вертикали – количество пушек. Зафиксировав цифры на графике и соединив их, мы получим КПВ.

Рис. 3. - Кривая производственных возможностей

КПВ дает представление  о четырех взаимосвязанных понятиях:

1) ограниченности (редкости) ресурсов;

2) эффективности экономики;

3) экономическом выборе;

4) альтернативных затратах.

Прежде всего КПВ  показывает максимально возможные  и желательные объемы производства масла и пушек при полном использовании  имеющихся ресурсов и неизменной технологии. Точки A, B, C, D, F и Е, лежащие на КПВ, отражают эти максимальные объемы. Экономисты определяют эти точки как эффективные.

Кривая производственных возможностей – модель, показывающая максимальное количество любого товара, которое может быть произведено в некоторой экономической системе при данном объеме производства всех других товаров, данном количестве ресурсов и данной технологии.

Если мы возьмем точку G внутри пространства, очерченного КПВ, то увидим, что в этой точке производится меньше масла и пушек, чем экономика способна производить при полном использовании ресурсов. Это означает, что часть ресурсов не используется в производстве (существует безработица, простаивают производственные мощности и т.п.) или ресурсы используются неэффективно (имеют место потери сырья, рабочего времени, низкая производительность труда, брак). Следовательно, точка G определяется как неэффективная.

Если мы посмотрим на точку K, находящуюся за пределами КПВ, то сделаем вывод о том, что она не достижима при наличных ресурсах. Таким образом, КПВ дает представление о редкости. Она заключается в ограничении, которое очерчивает КПВ: за ее пределами страна при данных технологиях производить не может.

Принцип эффективного распределения  ресурсов получил в экономической  теории название Парето-эффективности  по имени итальянского экономиста Вильфредо Парето.

Парето-эффективность – такой уровень организации экономики, при котором общество извлекает максимум полезности из имеющихся ресурсов и технологий и уже невозможно увеличить чью-либо долю в полученном результате, не сократив другую.

Сравним (с точки зрения эффективности) рыночную и социалистическую системы хозяйствования. Хотя рыночная система далеко не всегда соответствует критерию эффективности, однако масштабы расточительства ресурсов (неэффективности) – и труда, и капитала, и земли – в социалистических странах были гораздо больше. Сколько природных ресурсов, находившихся в государственной собственности СССР, тратилось впустую, хотя эти ресурсы могли бы улучшить положение многих людей, не ухудшая при этом благосостояния других! Следовательно, эффективность общественного производства в нерыночном хозяйстве существенно ниже.

Вернемся к графику КПВ. Допустим, общество вместо набора А (0, 15) решило выбрать набор B (1, 14), т.е. чтобы произвести дополнительно масло в объеме 1 млн. кг, нужно отказаться от производства 1 тыс. пушек (сократить их производство с 15 до 14 тыс. шт.). В данном случае “цена выбора” или альтернативные издержки недопроизводства 1 млн. кг масла равны 1 тыс. шт. пушек.

Если общество решит  увеличить производство масла с 1 млн. кг до 2 млн. кг, то ему придется сократить производство пушек уже  на 2 тыс. шт. (с 14 тыс. до 12 тыс.). Наконец, последнее приращение в производстве масла с 4 млн. кг до 5 млн. кг потребует отказа от 5 тыс. пушек (с 5 тыс. до нуля).

Таким образом, за каждый дополнительно произведенный миллион  килограммов масла общество должно платить все большую “цену” в виде непроизведенных пушек. Та же закономерность действует и при переходе от производства масла к большему количеству пушек. Так проявляется действие закона возрастания альтернативных (вмененных) затрат.

Закон возрастания альтернативных затрат предусматривает рост альтернативных издержек производства каждой новой единицы продукции по мере увеличения производства.

Этот закон определяет форму КПВ. Она имеет вогнутый вид, кривая “загибается” по краям. Вогнутость – важное свойство кривой производственных возможностей. Объясняется она тем, что при переходе от одного товара, в нашем случае – масла, к другому приходится использовать ресурсы, лучше приспособленные для производства пушек и непригодные для производства масла. Причем чем больше масла мы хотим произвести, тем менее пригодные для этого ресурсы нам приходится использовать.

Некоторые ресурсы приспосабливаются  довольно легко, другие – труднее (например, специализированное оборудование, материалы, сырье и т.д.). Это проявляется  в увеличении альтернативных издержек при переходе от одного сочетания  благ к другому.

 

2.1. ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РЕСУРСОВ НА РАЗНЫХ ЭТАПАХ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ПРОЕКТА

Начальная фаза. 

На начальной фазе, а именно для  разработки миссии (концепции проекта) необходимо привлекать профессиональные ресурсы. В процесс вовлекается  руководство компании и весь персонал, проводятся экспертные интервью, опросы среди партнеров и исследование среди клиентов компании. Для этого компании необходимы профессионалы, способные грамотно организовать работу на аналитическом и практическом этапе разработки миссии.

При разработке миссии задействуются также социальные ресурсы компании: её история, социальная позиция, корпоративная культура, референтные партнеры и другие факторы, позволяющие определить основу социального позиционирования компании, которое закладывается в формулировку миссии.

Также при разработки миссии задействуют экономические  ресурсы: компания стабильно закладывает  в бюджет финансирование рекламных  кампаний накануне периодов пиковой  покупательской активности: в конце  осени и перед началом летнего  сезона. В силу своей затратности, эти кампании не всегда окупаются, поэтому фирма заинтересована в поиске более эффективных форм коммуникации с целевыми группами и в переориентации стратегии с кампаний стимулирования сбыта на программы лояльности.

Оценка маркетинговых  ресурсов компании позволяет установить взаимосвязь миссии компании с представлениями и ожиданиями аудитории. От маркетинговых ресурсов компании во многом зависит то, каким образом миссия будет доведена до целевых групп и будет ли обеспечено согласование маркетинговой активности компании с обозначенной миссией.

Миссия может быть сформулирована как в виде многостраничного программного заявления руководства  компании, так и в виде одной  фразы, которую можно поместить  на фирменном транспорте, упаковке, на бланках и т.д. Например, американская корпорация АТ+Т поставила свой текст миссии на корпоративных бумагах, а Dallas semiconductor на кофейных стаканах сотрудников.

Иногда миссия записана в гимне, который исполняется  на торжественных корпоративных  мероприятиях или ежедневно, при подъеме флага корпорации. «Расти промышленность, расти и развивайся! Гармония и искренность!» - так звучит гимн фирмы «Мацусита Электрик Консультант». Отличный прием - использование метафор и красочных выражений. Лозунг башкирского банка «Уралсиб»: «Деньги - это башкирское национальное украшение». [1]

Большинство организаций  формулируют миссию в начале своего существования. Однако, по крайней мере, раз в пять лет миссия требует  пересмотра со стороны внутренних и  отдельных внешних аудиторий. Если анализ указывает, что миссия все еще определяет рынок и соответствует новым рыночным направлениям, тогда миссию можно не менять. [2]/

  Хотя призыв к пересмотру миссии и является прерогативой высшего руководства, все-таки именно PR-отдел несет ответственность за организацию и планирование процесса пересмотра. Одним из важных результатов этого пересмотра является модифицированный или новый документ о миссии. Даже если формулировка остается неизменной, все равно внутренняя аудитория и основная внешняя общественность должны выразить свое согласие с таким результатом.

Миссию можно рассматривать  как стратегический инструмент, идентифицирующий целевой рынок и широко определяющий бизнес, или основную деятельность предприятия. Формулировка миссии отражается, в частности, на первых страницах годового отчета, буклетах и каталогах, вывесках, табло, рекламных роликах, web-сайтах, звучит в выступлениях руководителей организаций. Миссия позволяет персоналу и руководителю взглянуть на деятельность организации «с высоты птичьего полета», что необходимо для обеспечения ее долгосрочной конкурентоспособности. Кроме того, миссия фирмы играет важную коммуникационную роль, как внутреннюю, так и внешнюю, информирования акционеров, поставщиков, потребителей и др. 

Фаза разработки.

Планирование — процесс, который доложен осуществляться в соответствии с проектно-сметной документацией, основываясь на общем плане проекта. В процессе планирования должен быть произведен общий анализ работ и ресурсов. Необходимо учитывать ограничение ресурсов и их прогнозное распределение на основе графиков потребности в ресурсах. 

Планирование ресурсов проекта — очень важный процесс, который является основой не только определения во времени потребностей в ресурсах, но и основой планирования поставок ресурсов, основой определения возможности обеспечения ресурсами для заключения контрактов по закупкам ресурсов, а так же основой для того, чтобы благоразумно распределять уже закупленные ресурсы по работам проекта.

Ресурсное планирование - основная составляющая управления проектами. Ресурсное планирование это не только разработка и анализ ресурсов и работ, которые направлены на достижение целей проекта, это еще и разработка системы распределения ресурсов, контроль над ходом работ (сравнение фактических и плановых параметров работ, выбор корректирующих действий), выбор исполнителей.