Аудит расчетов с подотчетными лицами. 3

Содержание

Введение

Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Актуальность темы заключается  в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения типичных ошибок и способов их избегания.

Объектом исследования данной работы является аудит расчетов с подотчетными лицами.

Предметом исследования являются расчеты с подотчетными лицами.

Целью работы является изучение аудита расчетов с подотчетными лицами и определение его роли в деятельности организации.

Задачами данной работы являются:

• изучение сущности расчетов с подотчетными лицами, цели и задач проведения аудита;
• рассмотрение аудиторских доказательств, методики их получения;
• исследование процедуры проведения аудита расчетов с подотчетными лицами, ее основных этапов;
• изучение классификации типичных нарушений при осуществлении расчетов с подотчетными лицами;
• рассмотрение оформления заключения аудиторской проверки.

Работа состоит из введения, пяти глав, заключения и списка используемых источников.

В процессе написания работы использовались материалы 11 источников: статьи периодических изданий российских авторов по проблемам учета и аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятиях в условиях рыночной экономики, а также законодательные, нормативные документы и интернет.  

1. Сущность расчетов с подотчетными лицами, цель и задачи проведения аудита

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость командировки сотрудника в другую местность или  приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг  не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги.

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы  или непосредственно из банка  на мелкие административно-хозяйственные  расходы, расходы по приобретению материалов по мелкому опту в розничной торговле, а также средства для предстоящих  командировочных расходов.

Практика аудиторских  проверок показывает, что наибольшее количество ошибок и нарушений допускается  при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета, а также недостаточного контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают руководители организаций. Это связано с некоторыми особенностями учета данных операций, в частности с многообразием первичных документов, которые работник представляет в бухгалтерию для оправдания произведенных расходов, и сложностью и изменчивостью законодательства, особенно по  учету зарубежных командировок.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в   каждой организации. Существуют различные их виды:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за  наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• оплата расходов на командировки по территории Российской Федерации и за рубеж, представительских расходов и др. [6].

 Цель аудита расчетных  операций в целом и расчетов  с подотчетными лицами в частности  заключается в проверке достоверности  статей дебиторской и кредиторской задолженности и законности  ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

В  процессе аудита решаются следующие задачи:

− инспектирование документального оформления расчетов с подотчетными лицами;

− оценка системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

− установление целевого использования подотчетных сумм;

− соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов;

− выявление незаконных и нецелесообразных с хозяйственной точки зрения расходов;

− контроль организации аналитического учета расчетов, своевременности выявления срочной и просроченной задолженности;

− сверка данных аналитического и синтетического учета по расчетным операциям;

− сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, Главной книге и бухгалтерском балансе;

− анализ состояния дебиторской и кредиторской задолженности с целью принятия эффективных управленческих решений [1]. 

2. Аудиторские доказательства, методика их получения

Для того чтобы иметь основания  для выводов по основным направлениям аудиторской проверки, аудитор должен собрать соответствующие доказательства. Требования по данному вопросу содержатся в ФПСАД № 5 «Аудиторские доказательства».

Аудиторские доказательства - это информация, полученная аудитором при проведении проверки, и результат анализа указанной информации, на которых основывается мнение аудитора. К аудиторским доказательствам относятся, в частности, первичные документы и бухгалтерские записи, являющиеся основой финансовой (бухгалтерской) отчетности, а также письменные разъяснения уполномоченных сотрудников аудируемого лица и информация, полученная из различных источников (от третьих лиц).

Аудиторские доказательства получают в результате проведения комплекса тестов средств внутреннего контроля и необходимых процедур проверки по существу. В некоторых ситуациях доказательства могут быть получены исключительно путем проведения процедур проверки по существу [5].

В качестве аудиторских доказательств  используются:

• учетные документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции (приказы и распоряжения по организации, авансовые отчеты с приложенными к ним первичными учетными документами об использовании подотчетных сумм, кассовые отчеты и др.);
• учетные регистры аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.

Тесты средств внутреннего  контроля означают проверки, проводимые с целью получения аудиторских  доказательств в отношении надлежащей организации и обеспечения эффективности  функционирования систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля.

Результаты оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего  контроля расчетов с подотчетными лицами приводятся в виде тестов проверки (таблица 1) [2].

Таблица 1 - Тест проверки расчетов с подотчетными лицами

При аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами используются такие методы получения аудиторских  доказательств, как:

• наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций, проверка арифметических расчетов;
• устный опрос, получение письменных подтверждений;
• проверка документов, подготовленных в организации клиента;
• проверка синтетического и аналитического учета [3].

3. Процедура проведения аудита расчетов с подотчетными лицами, ее основные этапы

Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор  должен составить примерную программу  изучения документов в зависимости  от состояния данного раздела  учета на предприятии. Для сбора  информации при составлении программы  аудиторской проверки расчетов с  подотчетными лицами можно использовать опрос, его результаты могут создать  определенное мнение у аудитора.

Для выявления каждого  из возможных нарушений или злоупотреблений  разработан определенный набор контрольных  процедур. Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором с использованием специальной  карточки.

При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений, чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно  опустить.

Для проверки правильности отражения операций по расчетам с  подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает  взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета. Взаимоувязка аналитических и синтетических данных учета будет зависеть от формы ведения учета на предприятии [4].

При проверке авансовых отчетов  необходимо обратить внимание на:

• наличие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку с указанием цели командировки, страны пребывания и сроков командировки;
• правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда);
• наличие командировочного удостоверения с отметками в месте пребывания в командировке;
• правильность и своевременность составления авансовых отчетов;
• правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;
• наличие оправдательных документов;
• полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетной суммы;
• правильность возмещения затрат на представительские расходы;
• правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках.

Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен сначала проверить:

• кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами;
• имеется ли в наличии нормативная база для работы бухгалтера;
• кому подотчетен данный бухгалтер и кто его проверяет по исполняемой работе;
• имеется ли утвержденный руководителем организации список подотчетных лиц.

Далее необходимо сверить  остатки сумм по счету 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» в журнале-ордере № 7, Главной книге и балансе  организации на первое число последнего месяца перед датой проведения проверки. При наличии расхождений выявить  их причины [7].

Объем аудита и последовательность аудиторских процедур проверки расчетов с подотчетными лицами представлены в таблице 2.

Таблица 2 - Аудиторские процедуры проверки расчетов с подотчетными лицами

На начальном этапе  аудита необходимо убедиться в наличии  распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организациях. Аудитору следует  запросить приказ об установлении учетной  политики организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах, журнал учета работников, выбывающих в командировки. Фактически произведенные операции сверяются с положениями, отраженными  в приказах руководителя. В процессе контроля проверяется законность и  целесообразность возмещения командировочных  расходов, устанавливается правильность ведения журнала учета работников, направленных в командировки.

На следующем этапе  осуществляется проверка документального  оформления авансовых отчетов. В  ходе проверки обращается внимание на:

• правильность оформления авансовых отчетов;
• порядок проведения расчетов с подотчетными лицами;
• факты несвоевременности возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;
• порядок отражения в учете операций с подотчетными лицами.

Документальная проверка ведется по двум направлениям: по форме  и по существу отраженных операций.

При проверке авансовых отчетов  по форме анализируются:

• наличие номера и даты составления документа;
• факт указания подотчетного лица и суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка или перерасхода;
• назначение аванса;
• наличие подписей;
• порядок заполнения оборотной стороны авансового отчета.

Особое внимание уделяется  проверке представленных командированными лицами авансовых отчетов. Устанавливается  наличие отметок в командировочных  удостоверениях о датах прибытия и выбытиях из пунктов назначения, нет ли подчисток, помарок, все ли реквизиты заполнены. Фактическое  время пребывания в командировке определяют по отметке в командировочном удостоверении о выбытии и прибытии. При этом даты прибытия и убытия в командировочном удостоверении сверяются с датами, указанными в проездных документах. При необходимости производится сверка данных командировочного удостоверения с путевыми листами водителей и табелями учета рабочего времени других категорий работников, отметками в паспортах. Необходимо проверить правильность оплаты суточных расходов, расходов по найму жилья и за проезд. В случаях обнаружения фактов нарушений расчетов с подотчетными лицами вся информация должна отражаться в рабочей документации аудитора.

Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с  подотчетными лицами.

При проверке необходимо проконтролировать  соблюдение сроков представления авансовых  отчетов в бухгалтерию и порядок  их оформления. Сроки отчетности аудитор  проверяет путем сверки дат в  расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и авансовых  отчетах. Срок отчетности не может превышать  трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. Необходимо убедиться в существовании  списка работников организации, которым  могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Данный список утверждается приказом или распоряжением руководителя организации.

При проверке действующего порядка выдачи подотчетных сумм следует установить, не выдавались ли деньги под отчет лицам, которые  имели задолженность по ранее  полученным суммам. Законность и целесообразность расходов по подотчетным суммам проверяются  путем сопоставления данных авансовых  отчетов и приложенных к ним  документов. Осуществляется сверка данных документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными авансового отчета (таблица 3).

Сверяют счета, товарные чеки с накладными на приходование материальных ценностей, с книгами (карточками) складского учета, отчетами движения продуктов и материалов. Результаты аудитор оформляет в виде вспомогательной ведомости (таблица 4).

Таблица 3 - Инспектирование авансовых отчетов по существу отраженных операций

Таблица 4 - Проверка законности расходования подотчетных сумм

В процессе проверки авансовых  отчетов детальному исследованию подлежат следующие операции: приобретение материально-производственных запасов, командировочные и представительские  расходы, операции по приобретению и  списанию горюче-смазочных материалов.

На заключительном этапе  осуществляется проверка организации  синтетического и аналитического учета  расчетов с подотчетными лицами. При  этом сверяются записи в ведомости  аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе  подотчетных лиц. Устанавливается  наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» [11].

4. Классификация типичных нарушений при осуществлении расчетов с подотчетными лицами

Все нарушения, которые могут  встречаться при аудите операций с подотчетными суммами, делятся  на две группы:

• допускаемые бухгалтерской службой и руководством организации;
• возникающие по вине подотчетных лиц [2].

Рассмотрим классификацию основных нарушений (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами.

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм:

• отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетным средств;

• в приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения;
• выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы;
• выдача денежных сумм из кассы  под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;
• выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;
• списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия;
• несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
• допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому.

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов: 

• отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
• отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке;
• несоблюдение установленных норм командировочных расходов;
• отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
• отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

• нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;
• некорректное выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов.

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами:

• выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;
• списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

5. Нарушения порядка учета представительских расходов:

• несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);
• отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

• некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
• неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
• журнал-ордер № 7 ведется не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме одновременно;
• несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 или других регистрах.

7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов [11].