Автоматизация учета по безналичным расчетам

Автоматизация учета операций по безналичным расчетам

 

1. Открытие и ведение  банками счетов клиентов в  национальной валюте

 

Основной предпосылкой осуществления  безналичных расчетов является открытие банками счетов клиентов в национальной и иностранной валютах.

 

Банки открывают счета  зарегистрированным в установленном  действующим законодательством  порядка юридическим лицам и  физическим лицам - субъектам предпринимательской  деятельности, филиалам, представительствам, отделениям и другим отделенным подразделам  предприятий, избирательным фондам, иностранным инвесторам, физическим лицам.

 

Коммерческие банки открывают  и обслуживают в национальной валюте счета таких типов:

 

* текущие;

 

* депозитные (вкладные);

 

* текущие бюджетные счета.

 

Клиенты имеют право свободного выбора банка для открытия собственного счета (при условии согласия на это  самого банка).

 

Порядок открытия счетов в  национальной и иностранной валюте регулируется Инструкцией о порядке  открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранной  валютах, утвержденным постановлением Правления НБУ от 12.11.2008 г. за № 492.

 

На сегодня нет ни единых ограничений относительно количества банковских счетов, которые могут  открывать клиенты.

 

Для сохранения денежных средств  и осуществления всех видов операций с ними юридические лица-резиденты  и их подразделения, а также физические лица - субъекты предпринимательской  деятельности открывают в банках текущие счета. Текущие бюджетные счета открываются предприятиям, учреждениям, организациям, которые содержатся за счет бюджетов.

 

Для открытия текущих счетов и текущих бюджетных счетов предприятия  обязанные предоставить банковским учреждениям такие документы:

 

* заявление на открытие  счета установленного образца  с подписью руководителя и  главного бухгалтера (если в штате  должности главного бухгалтера  нет, заявление подписывает только  руководитель);

 

* копию свидетельства  о государственной регистрации  предприятия в органе исполнительной  власти, другом органе, уполномоченному  осуществлять государственную регистрацию,  удостоверенную нотариально ли  органом, который выдал свидетельство  о государственной регистрации;

 

* копию зарегистрированного  устава (положения), заверенную нотариусом;

 

* карточку с образцами  подписей лиц, которым предоставлено  право распоряжения счетом и  подписания расчетных документов, заверенную нотариально или высшей  организацией в установленном  порядке. В карточку также уводиться  образец отражения печати предприятия;

 

* копию документа, который  подтверждает взятие предприятия  на налоговый учет, удостоверенную  налоговым органом или нотариально;

 

* справку о регистрации  в органах Пенсионного фонда  Украины;

 

* копию справки о внесение  предприятия в Единый государственный  реестр предприятий и организаций  Украины, удостоверенную нотариально  или органом, который выдал  справку;

 

* копию страхового свидетельства,  которое подтверждает регистрацию  предприятия в Фонде социального  страхования от несчастных случаев  на производстве и профессиональных  заболеваний как плательщика  социальных страховых взносов,  удостоверенную нотариально ли  органом, который выдало страховое  свидетельство.

 

Предприятия, которые действуют  на основании лишь учредительного договора, вместо устава в учреждение банка  подают нотариально заверенную копию  учредительного договора.

 

Документы на открытие текущих  счетов предприятий лично подают в банк лица, которые имеют право  первого и второго подписей.

 

Счета открываются с письменного  разрешения руководителя учреждения банка, который проставляется на заявлении  об открытие счета.

 

В случае открытия всех видов  счетов (кроме счетов физических лиц  и иностранных официальных представительств) коммерческий банк обязан сообщить об этом в налоговый орган по месту  регистрации собственника счета  на протяжении трех рабочих дней со дня открытия счета (вместе с этим днем). Такое сообщение присылается  также в Национальный банк Украины  для добавления клиента в сведенный  электронный реестр собственников  счетов.

 

С юридическим лицом составляется договор на расчетно-кассовое обслуживание, в котором предусмотрены все  условия расчетно-кассового обслуживания и размер комиссионного вознаграждения за предоставление банковских услуг  и обслуживание платежного оборота.

 

Одновременно с открытием  счета юридическому лицу выдается чековая  книжка для оформления расходных  операций с денежной наличностью.

 

Выполнения операций по текущим  счетам осуществляется на основании  расчетных документов в бумажной и электронной формах.

 

Национальный банк Украины  установил отдельный порядок  открытия и ведения счетов в национальной валюте иностранным организациям и  учреждениям. Коммерческие банки могут  открывать таким клиентам счета  типа «Н» и типа «П». Одной из главных  условий открытия этих счетов является наличие индивидуальной лицензии территориального управления НБУ на открытие счета  того или другого типа.

 

Счет типа «Н» открывается:

 

* иностранным дипломатам, консульским, торговым и другим  официальным представительствам, международным  организациям и их филиалам, которые  пользуются иммунитетом и дипломатическими  привилегиями;

 

* представительствам иностранных  банков;

 

* представительствам юридических  лиц-нерезидентов, учреждениям, которые  представляют интересы юридических  лиц-нерезидентов в Украине и  не проводят предпринимательской  деятельности на украинской территории.

 

Установлен определенный порядок функционирования таких  счетов относительно операций на зачисление и списания средств. На счет типа «Н»  могут быть зачислены средства:

 

* от продажи на межбанковском  валютном рынке Украины иностранной  валюты, полученной от соответствующего  органа иностранного государства  или юридической лица-нерезидента;

 

* платежи, полученные за  предоставленные консульские услуги, в частности и в наличной  форме;

 

* поступления по начисленным  процентам на остатки средств  на этом счете;

 

* поступления от продажи  на территории Украины имущества,  которое принадлежит представительству.

 

Средства, которое поступили  на счет могут быть использованы его  собственником для:

 

* расчетов, связанных с  содержанием учреждения или представительства  (оплата работы, арендная плата,  обслуживания оснащения и техники,  текущий ремонт);

 

* страхование объектов, которые  принадлежат представительству,  а также его работников;

 

* перечисления благотворительные  взносов в пользу юридических  лиц-резидентов;

 

* осуществления программ  и проектов международной помощи.

 

Счет типа «П» открывается  постоянным представительствам иностранных  компаний, фирм организаций, созданным  в любой организационной форме  без статуса юридического лица, через  которые полностью или частично осуществляется предпринимательская  деятельность нерезидента на территории Украины.

 

Счет типа «П» используются собственником соответственно правилам, установленных для текущих счетов резидентов Украины. По этим счетам могут  проводиться любые расчетные  операции, незапрещенные Украинским законодательством. Исключение составляют лишь операции по покупке иностранной  валюты на межбанковском валютном рынке  Украины. Средства счета типа «П»  могут быть использованы его собственником  для покупки иностранной валюты с целью ее дальнейшего перечисления.

 

Текущие счета закрываются  в учреждениях банка:

 

а) на основании заявления  собственника счета;

 

б) на основании решения  органа, на которого законом положен  функции относительно ликвидации или  реорганизации предприятия;

 

в) на основании соответствующего решения суда о ликвидации предприятия;

 

г) на основании решения  уполномоченного государственного органа об отмене государственной регистрации  юридического лица или государственной  регистрации субъекта предпринимательской  деятельности - физического лица, признания  в установленном порядке юридического лица фиктивной или объявления физического  лица умершей ли признания безвестно  отсутствующей.

 

2. Принципы организации  безналичных расчетов

 

Безналичные расчеты - это  расчеты, которые осуществляются перечислением  определенной суммы средств из счета  плательщика на счет получателя без  участия денежной наличности.

 

В организации безналичных  расчетов важно, чтобы момент осуществления  платежа максимально приближался  к моменту отгрузки продукции, выполнения работ, предоставления услуг. Своевременная  и полная оплата продукции, выполненных  работ, предоставленных услуг является одним из главных признаков эффективного функционирования экономики в целом  и каждого ее субъекта в частности.

 

Организация безналичных  расчетов подчиняется следующим  принципам:

 

- средства субъектов хозяйственной  деятельности (кроме остатка денежной  наличности в их кассах в  границах лимита) должны храниться  на текущих счетах в банках  Украины;

 

- субъекты хозяйственной  деятельности самостоятельно избирают  банк для обслуживания по собственному  желанию и по согласию этого  банка;

 

- средства с текущих  счетов контрагентов (клиентов) списываются  по доверенности их собственников;

 

- расчетные документы  принимаются банком к выполнению  лишь в границах имеющихся  средств на текущих счетах  контрагентов (клиентов) или если  договором между банком и плательщиком  предусмотрен их прием и выполнение  в случае отсутствия средств  на этих счетах;

 

 

- если средств на корреспондентском  счете банка недостаточно для  выполнения поручений клиента,  банк принимает все представленные  расчетные документы и учитывает  их на внебалансовом счете  № 9804 «Расчетные документы, которые  не уплаченные в срок по  вине банка»;

 

- банки осуществляют расчетно-кассовое  обслуживание своих клиентов  на основании действующих законодательных  и нормативных актов, соответствующих  договоров и своих внутренних  правил осуществления безналичных  расчетов. счет безналичный расчет  чек

 

Субъекты хозяйственной  деятельности при осуществлении  расчетных операций могут использовать следующие платежные инструменты:

 

* платежное поручение;

 

* платежное требование-поручение;

 

* платежное требование;

 

* расчетный чек;

 

* аккредитив.

 

Использования банковских платежных  карточек и векселей как платежных  инструментов регулируется отдельными нормативно-правовыми актами Национального  банка Украины.

 

3. Бухгалтерский учет операций  при расчетах платежными поручениями

 

Платежное поручение - расчетный  документ, который содержит письменное поручение плательщика обслуживающему банку о списании со своего счета  определенной суммы средств и  перечисления ее на счет получателя.

 

Платежное поручение принимается  банком плательщика к выполнению на протяжении десяти календарных дней от даты его выписки. День оформления платежного поручения не учитывается.

 

Платежные поручения применяются  в расчетах за товарными и нетоварными  платежами:

 

* за фактически отгруженную/проданную  продукцию (выполненные работы, предоставленные  услуги);

 

* в порядке предварительной  оплаты - если такой порядок расчетов  установлен законодательством или  обусловлен в договоре;

 

* для завершения расчетов  по актам сверки взаимной задолженности  предприятий, которые составлены  не позднее срока, установленного  действующим законодательством;

 

* для перечисления предприятиям  сумм, которые принадлежат физическим  лицам (заработная плата, пенсии  и т.п.), на счета, которые открытые  в банках;

 

* для уплаты налогов  и сборов в бюджет.

 

Банк принимает к выполнению платежное поручение от плательщика  при условии, что сумма этого  платежного поручения не превышает  сумму, которая есть на его счету, на начало операционного дня. Банк может  выполнять платежные поручения  клиентов с учетом сумм, которые  поступают на счета клиентов на протяжении операционного дня, если это определено в договоре про расчетно-кассовое обслуживание. Платежные поручения  плательщика в случае отсутствия или недостаточности средств  на счете банк принимает лишь тогда, когда порядок приема и выполнения таких платежных поручений предусмотрен договором между банком и плательщиком.

 

Во время оплаты платежных  поручений в бухгалтерском учете  осуществляются такие бухгалтерские  записи:

 

если плательщик и получатель являются клиентами одного банка:

 

* Д-т Текущий счет плательщика

 

* К-т Текущий счет получателя;

 

если плательщик и получатель являются клиентами разных банков:

 

* Д-т Текущий счет плательщика

 

* К-т 1200 «Корреспондентский  счет в Национальном банке  Украины».

 

Банк получателя на основе электронного сообщения из банка  плательщика зачисляет средства на счет получателя бухгалтерской проводкой:

 

* Д-т 1200 «Корреспондентский  счет в Национальном банке  Украины»

 

* К-т Текущий счет получателя.

 

Если предприятие пересчитывает  средства физическому лицу, а он не имеет счета в банке, то плательщик может осуществлять расчеты с  ним, перечисляя средства по платежному поручению на соответствующий счет в банке, который будет осуществлять выплату этих средств денежной наличностью.

 

4. Бухгалтерский учет  операций при расчетах платежными  требованиями-поручениями

 

Платежное требование-поручение - расчетный документ, который состоит  из двух частей:

 

* верхней - требования  получателя непосредственно к  плательщику об уплате определенной  суммы средства;

 

* нижней - поручения плательщика  обслуживающему банку о списании  со своего счета определенной  суммы средств и перечисления  ее на счет получателя.

 

Платежные требования-поручения  могут применяться всеми участниками  безналичных расчетов.

 

Верхняя часть требования-поручения  оформляется получателем средств  и передается непосредственно плательщику  не меньше чем в двух экземплярах, вместе с товарно-транспортными  документами, предусмотренными соглашением. В случае согласия оплатить требование-поручение  плательщик заполняет ее нижнюю часть  в соответствии с требованиями и  подает в банк, что его обслуживает.

 

Сумма, которую плательщик соглашается заплатить получателю и отмечает в нижней части требования-поручения, не может превышать сумму, которую  требует к уплате получатель и  которая указанна в верхней части  требования-поручения.

 

Требование-поручение подается плательщиком в учреждение банка  в двух экземплярах. Первый экземпляр  платежного требования-поручения служит мемориальным ордером и помещается в документы дня банка плательщика, второй - выдается плательщику с отметками банка о получении документа.

 

Во время оплаты платежных  требований-поручений в бухгалтерском  учете осуществляются такие записи:

 

при условии, что плательщик и получатель являются клиентами  одного банка:

 

* Д-т Текущий счет плательщика

 

* К-т Текущий счет получателя  средства;

 

при условии обслуживания плательщика и получателя средств  в разных банках:

 

* Д-т Текущий счет плательщика

 

* К-т 1200 «Корреспондентский  счет в Национальном банке  Украины».

 

Банк плательщика принимает  требования-поручения от плательщика  на протяжении 20 календарных дней от даты оформления ее получателем.

 

Платежное требование-поручение  возвращается без выполнения, если сумма, указанная плательщиком, превышает  сумму на счете плательщика.

 

5. Бухгалтерский учет и  контроль операций при расчетах  чеками

 

Расчетный чек - это документ, который содержит письменное распоряжение собственника счета (чекодателя) банковскому  учреждению (банку-эмитенту), которое  обслуживает его счет, оплатить чекодателю сумму средства, указанную в чеке.

 

Согласно Инструкции о  безналичных расчетах в Украине  в национальной валюте, утвержденной постановлением Правления НБУ от 29.03.2007 г. № 135, расчетные чеки используются в безналичных расчетах предприятий  и физических лиц с целью сокращения наличных расчетов за полученные товары, выполненные работы и предоставленные  услуги.

 

Расчетные чеки изготовляются  на специальной бумаге с соблюдением  всех обязательных требований по образцам, утвержденным НБУ и брошюруются  в чековые книжки по 10,20,25 листов.

 

Расчетные чеки, которые используются физическими лицами для осуществления  одноразовых операций, изготовляются  как отдельные бланки, их учет банки  ведут в отдельности от учета  чековых книжек.

 

Учет расчетов чеками осуществляется на отдельном аналитическом счете  «Расчеты чеками» балансовых счетов 2526,2550, 2552,2554,2602,2622.

 

Срок действия чековой  книжки - один год, расчетного чека, который  выдается физическому лицу для одноразового расчета, - три месяца от даты их издания. День оформления чековой книжки или  расчетного чека не учитывается. Расчетные  чеки, выписанные после указанного срока, считаются недействительными  и к оплате не принимаются.

 

Чековая книжка может выдаваться для расчетов с любым конкретным поставщиком или с разными  поставщиками. Для получения чековой  книжки предприятие подает банку-эмитенту заявление в одном экземпляре с подписями уполномоченных лиц, которым предоставлено право  подписания документов для осуществления  расчетно-денежных операций, и с  отражением его печати.

 

Для получения физическим лицом чековой книжки чекодатель подает банку-эмитенту заявление в  одном экземпляре. Заявление определенной формы заполняется клиентом от руки или с использованием технических  средств со всеми указанными в  ней реквизитами.

 

В заявлении и талоне к  ней чекодатель проставляет номер  счета, из которого будут уплачиваться чеки.

 

В случае необходимости разрешается  одновременное предоставление предприятию  по одному заявлению нескольких чековых  книжек с указанием общей суммы  лимита за счет депонированных чекодателем средства. На обороте заявления чекодатель самостоятельно указывает сумму лимита за каждой книжкой.

 

Оформленная чековая книжка передается вместе с заявлением работнику  банка, который осуществляет контроль с целью проверки правильности ее оформления, и подписывает контрольной  подписью. Чековая книжка (на обороте  обложки) или расчетный чек заверяются печатью банка и возвращаются вместе с заявлением в кассу. Кассир проверяет наличие чеков в  чековой книжке, подписывает талон  и возвращает его операционному  работнику для списания чековой  книжки из счета 9821 «Бланки строгой  отчетности» в условной оценке одна гривна за выданную чековую книжку.

 

В случае зачисления банком чекодержателя средств, которые  поступают по оплаченному расчетному чеку, по назначению, сумма этого  чека списывается с соответствующего внебалансового счета группы 983 «Документы и ценности, которые принятые и  отосланные на инкассо».

 

В случае не поступления средств  банк чекодержателя после окончания 10 календарных дней от даты инкассации расчетного чека осуществляет запрос по электронной почте к банку-эмитенту относительно причин неуплаты этого  чека.

 

Банк-эмитент, получив запрос, не позднее следующего рабочего дня  может дать ответ банку чекодержателя.

 

В случае неполучения ответа банк чекодержателя сообщает об этом чекодержателя и после окончания 20 календарных дней от даты инкассации расчетного чека списывает ее сумму  из соответствующего внебалансового счета  группы 983 «Документы и ценности, которые  принятые и отосланные на инкассо» как нереальную относительно получения. Неиспользованные чеки после окончания  срока действия чековой книжки или  использования лимита подлежат возвращению  к банку-эмитенту, который их погашает. По желанию клиента банк может  продолжить срок действия чековой книжки или клиент может пополнить его  лимит в случае его использования.

 

Если после полного  использования расчетных чеков  из чековой книжки ее лимит будет  неиспользованным, то чекодателю может  быть предоставлена новая чековая  книжка на сумму неиспользованного  лимита. Для этого чекодатель подает в банк-эмитент заявление на получение  новой чековой книжки вместе с  использованной чековой книжкой  и корешками использованных расчетных  чеков.

 

Ответственный исполнитель  банка, проверив по корешкам использованных расчетных чеков остаток неиспользованного  лимита, делает в регистрационной  карточке в графе «Примечание» в  строке, в которой была сделана  запись относительно издания этой книжки, надпись «Остаток лимита проверен», после чего возвращает чекодателю чековую  книжку с корешками. Срок действия новой  чековой книжки устанавливается  со дня его издания. Выданная новая  чековая книжка списывается с  забалансового счета 9821 «Бланки  строгой отчетности».

 

В случае потери чековой книжки (расчетного чека) чекодатель может  подать в банк-эмитент заявление  с указанием номеров неиспользованных расчетных чеков. Ответственный  исполнитель банка-эмитента делает в регистрационной карточке в  графе «Примечание» отметку о  номерах утерянных расчетных  чеков.

 

Средства в сумме неиспользованного  лимита чековой книжки возвращаются клиенту на основании его платежного поручения (физическому лицу могут  возвращаться на основании заявления  о перечисление средства).

 

При осуществлении расчетов чеками в национальной валюте субъектами хозяйственной деятельности выполняются  такие бухгалтерские записи:

 

* чекодатель оплачивает  услуги за полученную чековую  книжку 

 

Д-т - Текущий счет чекодателя

 

К-т - 6119 «Другие комиссионные доходы по операциям с клиентами»;

 

* банк депонирует средства  на аналитическом счету «Расчеты  чеками» 

 

Д-т - Текущий счет чекодателя

 

К-т - 2602 «Средства в расчетах субъектов хозяйственной деятельности» (аналитический счет «Расчеты чеками»);

 

* банк выдает чековую  книжку 

 

Д-т - 9910 Контрсчет

 

К-т - 9821 «Бланки строгой  отчетности»;

 

* банк зачисляет сумму,  указанную в чеке, чекодержателю  при условии, что чекодатель  и чекодержатель обслуживаются  однм учреждением банка

 

Д-т - 2602 «Средства в расчетах субъектов хозяйственной деятельности» (аналитический счет «Расчеты чеками»)

 

К-т - Текущий счет чекодержателя;

 

* банк чекодержателя принимает  реестр с чеками на инкассо  при условии, что чекодатель  и чекодержатель обслуживаются  разными учреждениями банка

 

Д-т - 9830 «Документы и ценности, принятые на инкассо»

 

К-т - 9910 Контрсчет;

 

* банк чекодержателя инкассирует  чек в банк чекодателя 

 

Д-т - 9910 Контрсчет

 

К-т - 9830 «Документы и ценности, принятые на инкассо»

 

и

 

Д-т - 9831 «Документы и ценности, отосланные на инкассо»

 

К-т - 9910 Контрсчет;

 

* банк-эмитент перечисляет  средства по расчетному чеку  чекодержателю

 

Д-т - 2602 «Средства в расчетах субъектов хозяйственной деятельности» (аналитический счет «Расчеты чеками»)

 

К-т - Корреспондентский счет;

 

* банк чекодержателя получает  сообщение о поступлении средств  по расчетному чеку

 

Д-т - 9910 Контрсчет

 

К-т - 9831 «Документы и ценности, отосланные на инкассо»

 

и

 

Д-т - Корреспондентский счет

 

К-т - Текущий счет чекодержателя.

 

6. Бухгалтерский учет  расчетных операций при использовании  в расчетах системы «клиент  - банк»

 

С целью оперативного управления своими счетами в банке и обмена информацией между банком и клиентом клиенты могут применять программно-технический  комплекс «клиент - банк».

 

Система «клиент - банк» является программно-техническим комплексом, который обеспечивает обмен информацией  в электронной форме между  банком и клиентом и состоит из клиентской и банковской частей.

 

Клиентская часть системы  «клиент-банк» обеспечивает автоматическое ведение текущего состояния счета  клиента в банка. Электронные  расчетные документы, которые подаются клиентом в банк, должны отвечать формату  платежных документов системы электронных  платежей Национального банка с  указанием электронных цифровых подписей ответственных лиц плательщика, которым в соответствии с учредительными документами предоставлено право  первой и второй подписей. Реквизиты  электронного расчетного документа, который  используется в системе «клиент - банк», определяются договором между  банком и клиентом. К обязательным реквизитам этого документа принадлежат:

 

* название документа;

 

* дата и номер;

 

* название, идентификационный  код (номер) плательщика и номер  его счета;

 

* название и код банка  плательщика;

 

* название, идентификационный  код (номер) получателя и номер  его счета;

 

* название и код банка-получателя;

 

* сумма цифрами и буквами;

 

* назначения платежа.

 

Банковская часть системы  «клиент-банк» служит для приема и обработки электронных расчетных  документов, обеспечивает проверку приведенных  электронных подписей на каждом электронном  расчетном документе клиента  и по платежному файлу в целом.

 

Банковская часть системы  «клиент - банк» может обеспечивать непрерывную защиту клиентских электронных  расчетных документов.

 

Технология обработки  учетной информации, дополнительные регистры и формы первичных документов, на основании которых осуществляются операции банковской части системы  «клиент - банк», должны быть изложены в положении об учетной политике банка.

 

Юридическим основанием для  работы клиента в системе «клиент-банк»  и обработка банком его электронных  расчетных документов является отдельный  договор между банком и клиентом. В договоре обязательно должны оговариваться  права, обязанности и ответственность  сторон, порядок решения споров в  случае их возникновения и т.п..

 

Используя систему «клиент-банк», клиент может придерживаться всех требований, которые устанавливает банк относительно безопасности формирования, передачи и обработки электронных расчетных  документов.