Автоматизація сервісно-виробничого процесу

Міністерство  освіти та науки України

Київський національний торговельно – економічний університет 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат

з дисципліни : «Автоматизація сервісно –

  виробничого процесу» 
 
 
 
 

      Виконала

                                                                                                     студентка 5 курсу

                                                                                                    23 – П групи

                                                                                                     заочної скороченої                     

                                                                                                     форми навчання

                                                                                                     Пінчук Аріанна М. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Київ 2011 

План

    Вступ

    1. Характеристика і призначення  автоматизованих інформаційних  систем  для закладів ресторанного господарства.

    2. Інформація та інформаційні потоки в закладах ресторанного господарства.

    3. Структура автоматизованих робочих  місць в закладах ресторанного  господарства.

    4. Характеристика  діючої інформаційної  системи закладу ресторанного  господарства.

    Список  використаної літератури та Інтернет ресурси. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Вступ

    Сучасний  світ неможливо уявити без електроніки. Вона проникла нині практично у всі  сфери діяльності, зокрема в економіку.

    Вплив інформаційних технологій на управління закладом ресторанного господарства величезний, оскільки прямо пов’язаний з підвищенням ефективності роботи кожного менеджера окремо, так і закладу в цілому. Вони прямо впливають на конкурентноздатність на сьогоднішньому ринку. Використання комп’ютерних мереж, Інтернету, програмних продуктів наскрізної автоматизації всіх бізнес – процесів закладу р/г сьогодні не просто питання лідерства і створення конкурентних переваг , але і виживання на ринку в найближчому майбутньому.

    Інформаційно  – технічна революція змінила  характер і методи ведення бізнесу. Використання можливостей технічного обміну сьогодні дозволяє легше і швидше створювати і продавати продукцію та послуги споживачам, вирішувати завдання фінансово – операційного управління, маркетингового планування, підвищувати конкурентноздатність і кількість продажів.

    За  останні десятиліття ніщо так не підвищило професіоналізм та продуктивність підприємств і організацій індустрії гостинності, як впровадження нових комп'ютерних технологій, що докорінно змінили способи ведення готельно-ресторанного бізнесу, дали можливість власникам підприємств розв'язати ряд проблем і створили багато зручностей клієнтам.

    Для швидкого і безпомилкового контролю операцій, повноцінного аналізу існуючої ситуації, швидкості і повноти обслуговування , тобто для забезпечення високої економічної ефективності та високої якості послуг, неминучим і незамінним стає впровадження автоматизованих систем управління.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1. Характеристика і призначення  автоматизованих інформаційних  систем  для закладів ресторанного господарства. 

    Виробничий менеджмент базується на загальних теоретичних і методичних основах менеджменту як науки і практики управління виробничим колективом по забезпеченню конкурентноздатності продукції та послуг в умовах ринкових відносин.

    Особливість курсу виробничого менеджменту полягає в тому, що головним його аспектом є стадії життєвого циклу об'єкта. У закладах ресторанного господарства до головних стадій життєвого циклу належать: маркетинг, розробка нових видів товарів та послуг, виробництво певного асортименту товарів та послуг (залежно від типу підприємства), в т.ч. і нових видів, їх реалізація, організація споживання, утилізація відходів виробництва. При цьому використовуються наукові підходи, принципи і методи системи менеджменту.

    Поняття «система менеджменту» має кілька тлумачень. Перше з них свідчить, що «Система менеджменту» - це система взаємопов'язаних наукових підходів до менеджменту і методів, цільової, функціональної і забезпечуючих підсистем, які сприяють прийняттю і реалізації конкурентоспроможних управлінських рішень, направлених на задоволення певних потреб. Згідно з цим тлумаченням особливе місце у "Системі менеджменту" посідають забезпечуючі підсистеми. Серед них надзвичайно важливе місце належить інформаційному забезпеченню. Саме за допомогою інформації можна з достатнім ступенем достовірності описати підприємство як соціально-економічну систему та відобразити зміст, структуру, зв'язки і способи прийняття рішень.

    Згідно з другим тлумаченням «Система менеджменту» - це сукупність взаємопов'язаних структурних елементів: інформації, технічних засобів її обробки, спеціалістів з управління, зв'язків між ними, відповідних функцій, методів і процесів управління, що забезпечують (при їх скоординованій взаємодії) реалізацію різними підрозділами підприємства поставлених цілей, головною з яких є і конкурентноздатності об'єкта. Згідно з цим тлумаченням інформацію поставлено на одне з перших місць серед найважливіших факторів управління. При чому, персонал, обчислювальна техніка є матеріальними елементами, що використовуються у менеджменті. Усі процеси, що відбуваються на підприємстві, відображуються за допомогою інформації, яка сама по собі може бути віднесена до абстрактних понять, але такі особливості як можливість запису, стирання, передачі наближають її до матеріальних об'єктів.

    Аналізуючи обидва тлумачення, можна зробити висновок, що якість інформації є визначальним фактором обґрунтованості прийнятого рішення і ефективності функціонування системи. Від рівня організації процесів збору, накопичення, зберігання, пошуку, передачі і методів обробки інформації перш за все залежить ефективність управління підприємством. Впровадження нових сучасних інформаційних технологій, які передбачають створення автоматизованого банку даних, автоматизованих робочих місць, міжмашинний обмін інформацією тощо, змінює характер праці спеціалістів, створює умови для появи якісно нових можливостей аналізу інформації. За допомогою взаємопов'язаних АРМ можна забезпечити більш тісний зв'язок між різними інформаційними системами: оперативною, плановою, бухгалтерського обліку тощо. Повна і комплексна автоматизація обробки інформації на підприємстві дозволяє, шляхом методологічної, інформаційної і організаційної єдності, вирішувати задачі усіх підрозділів і, на основі одержаної результативної інформації, активно впливати на процес управління господарською діяльністю підприємства.

      Інформаційне забезпечення як динамічна система входить до поняття комунікації. Комунікація - це обмін інформацією, на основі якого керівництво отримує дані, необхідні для прийняття ефективного рішення і доводить його до працівників підприємства.

    Керівник підприємства 50-90% робочого часу витрачає на комунікацію, в результаті чого він реалізує міжособові стосунки, інформаційний обмін у процесах прийняття рішень з функцій управління.

    У процесі обміну інформацією виділяють чотири базових елементи: відправник повідомлення, канал передачі інформації, одержувач.

    Відправник - це особа, яка генерує ідеї або збирає і передає інформацію.    

        Повідомлення - це власне інформація, закодована за допомогою символів.

    Канал - це засіб передачі інформації.

      Одержувач - це особа, якій призначається інформація і яка її приймає і згідно з якою діє.

    При обміні інформацією відправник і одержувач проходять декілька взаємопов'язаних етапів, а саме: народження ідеї (або збирання інформації), кодування та вибір каналу, передавання і декодування її. їх завдання - скласти повідомлення і використати канал для його передачі таким чином, щоб обидві сторони вірно зрозуміли вихідну ідею.  
 
 
 

    2. Інформація та інформаційні потоки в закладах ресторанного господарства. 

    У кібернетиці поняття "інформація" трактується як міра усунення невизначеності стану системи. У теорії машинної обробки «інформація» розглядається з точки зору технології її перетворення з метою забезпечення менеджменту, тобто як сукупність відомостей, які є об'єктом передачі, зберігання і обробки.

    Інформація повинна відповідати певним вимогам: бути достовірною, своєчасною, достатньою, надійною (з певним ризиком), комплексною, адресною, багаторазового використання. Повинна забезпечуватись висока швидкість збору, обробки і передачі, кодування і декодування інформації.

    У соціально-економічних системах, якими у менеджменті є підприємства (організації), за допомогою інформації отримують відомості про внутрішній стан підприємства (організації) і оточуюче його (її) середовище, про процеси, що в них відбуваються.

    З використанням нових інформаційних технологій, які базуються на автоматизації обробки інформації, з'явилися нові підходи до трактування поняття «інформація».

    Явища реального світу й процеси, що відбуваються у суспільному виробництві, об'єктивно відбиваються за допомогою  інформації, потоки якої реально існують  поряд з потоками робочої сили, матеріалів і знарядь праці. Подібно  до речовини та енергії, інформацію можна створювати, обробляти, зберігати, передавати, використовувати. Ефективне використання інформаційних ресурсів підприємств готельно-ресторанного бізнесу базується на: визначенні потреб щодо інформації, проведенні системного її аналізу, створенні й підготовці програм, впровадженні комп'ютерної техніки.

    Необхідний  для управління обсяг інформації визначається з урахуванням розміру, та спеціалізації підприємства, його організаційної структури, характеру  розвитку внутрішніх зв'язків, а також  зв'язків з іншими підприємствами та організаціями. При цьому враховуються також суб'єктивні фактори: освіта й компетентність керівника, його організаторські здібності, методи й стиль управління тощо. Ефективна інформаційна система передбачає одноразовість реєстрації первинної інформації, чіткість форм і стислість записів, взаємну погодженість системи показників, уніфікацію документів тощо.

    Досвід  управлінської діяльності в закладах ресторанного господарства свідчить, що при організації інформаційних процесів доводиться вирішувати сукупність взаємопов'язаних питань, Зокрема: яка інформація має надходити до управлінського апарату; які структурні підрозділи й з якою періодичністю повинні подавати інформацію; які носії інформації використовувати (люди, оргтехніка); для якої групи управлінських працівників подається інформація й у якій формі.

    Тому  підприємствам ресторанного господарства потрібно правильно визначитися щодо проблеми організаційного регламентування діяльності апарату управління, класифікації інформації, її кодування й декодування, досягти високої чіткості в розподілі посадових функцій службових осіб і в разі внесення змін до прав та обов'язків працівників змінювати інформаційне їх забезпечення, а також скорочувати потоки непотрібної інформації.

    Важливо методично правильно вибирати показники, які б найточніше відбивали суть явищ і процесів, створювали систему взаємопов'язаних показників, за допомогою яких можна було кількісно й якісно характеризувати діяльність підприємства. Система показників повинна розроблятись таким чином, щоб вона точно відображала вимоги до виробництва і організації системи управління, відображала платоспроможність, ліквідність, конкурентоспроможність підприємств.

    Водночас  інформаційна система не повинна  передбачати надмірності даних. За спостереженнями психологів, найбільший інтерес до праці виникає тоді, коли працівникові не вистачає знань для виконання роботи й це спонукає його до творчості.

    Потреба у широкому впровадженні в менеджменті  сучасних інформаційних ресурсів висуває  завдання щодо підвищення впорядкованості логічних відносин між показниками, забезпечення однозначного їх вираження, упорядкованості мовних термінів економічної інформації тощо.

    У діяльності підприємств готельно-ресторанного бізнесу слід запроваджувати такі форми  документів, які пристосовані для обробки їх за допомогою сучасних засобів обчислювальної техніки, забезпечують відповідні класифікацію й впорядкування, раціоналізують технологічний процес формування документів на основі аналізу схем руху їх потоків.

    Аналіз  потоків інформації надає можливість визначити особливості діючої системи менеджменту, методи й стиль роботи управлінського апарату, виявити недоліки в організації управління, визначити загальний обсяг інформації, яку слід зібрати й опрацювати для забезпечення нею керівників. Аналіз потоків інформації надає змоги для створення інформаційних моделей, які відбивають технологію підготовки й маршруту документів, алгоритм формування показників, а також взаємозв'язок між структурними підрозділами й особами, які беруть участь в обробці та використанні інформації. Інформаційні моделі можуть мати форму описів, схем, графіків, таблиць, матриць.

    Потоки  інформації на підприємствах ресторанного господарства вивчаються за допомогою аналізу документів, анкетного або усного опитування, спеціальних експертних обстежень і оцінок, фотографії (самофотографії) робочого дня управлінських працівників тощо. Залежно від мети і об'єкту застосовуються різні методи в певній комбінації. В процесі аналізу інформації визначається кількість застосовуваних форм первинних і зведених документів, які створюються у системі управління за місяць, кількість показників кожної форми і перерахунку на місячний потік інформації; кількість цифрових і буквених знаків у документі кожної форми тощо.

    Результати  кількісної і якісної оцінки кожного документа заносять до спеціальних карток або бланків. Найчастіше до картки записують: назву кожного обліково-планового показника, місце його створення й використання, призначення й термін подання; кількість знаків (символів), за допомогою яких записують інформацію, кількість дій (арифметичних і логічних); спосіб запису (друкування, ручний запис), частоту (повторюваність) збирання й надання інформації, трудомісткість заповнення. Матеріали кареток обстеження, що складаються на один документ, заносять до відомості «Зведена характеристика документів». До матеріалів обстеження додаються копії всіх документів і рекомендації щодо усунення їх дублювання, раціоналізації маршрутів руху документів.

    Недокументовану інформацію можна аналізувати за допомогою усного опитування, анкетного обстеження, а також фотографії (самофотографії) робочого дня управлінських працівників. У процесі усного опитування або анкетування визначають перелік інформації, що надходить до обстежуваного працівника, й вихідної від нього із зазначенням адресатів і періодичності.

    Зміст потоків інформації незалежно від  її виникнення характеризується індексацією, видом носія, обсягом потоку, щільністю  потоку, інформаційною ємкістю повідомлень  і операцій, ступенем використання інформації, періодичністю її виникнення й швидкістю руху.

    У практиці підприємств готельно-ресторанного господарства застосовують різні форми індексації інформації: цифрову - цифровий запис у документах, цифрове зображення на лічильниках, табло тощо; алфавітну - словесний запис у документі, підписи на лічильниках, табло тощо; символьну - умовне зображення на кресленнях, схемах, плакатах тощо. Економічна інформація найчастіше представляється у формі алфавітно-цифрових сигналів. Для того, щоб підвищити аналітичні властивості інформації й привести її у форму, зручну для обрання рішень, широко використовуються різні таблиці, схеми, графіки тощо. Завданням дослідження інформаційних ресурсів на підприємствах є визначення ступеню повноти використання інформації й розробка заходів щодо скорочення кількості даних, які надходять до апарату управління.

    У процесі вивчення використання інформаційних  ресурсів важливо визначити кількість  операцій і витрат праці (у робочому часі), закріплених за підсистемами (техніко-економічні, планування, бухгалтерський облік, фінансова робота, статистичний облік тощо). Ці дані використовуються для вдосконалення структури управління, встановлення нормативів праці й для контролю за діяльністю управлінського персоналу.

    Недоліки  в організації використання потоків інформаційних ресурсів на підприємствах найчастіше пов'язані з невдалим або не досить чітким розподілом функціональних обов'язків між працівниками апарату управління, надмірним контролем, з надходженням інформації до тих працівників, яким вона не потрібна тощо.

    Система об'єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, яка формується на підприємстві, здійснює за допомогою механізму  об'єктивного інформування інформаційне обслуговування всіх керівників і фахівців різних рівнів. У цьому ж розділі розглядається інформаційне обслуговування - інформування - лише окремої категорії керівників і фахівців - менеджерів персоналу. З цих позицій і сформовані бази даних (масиви з нормативно-плановими і фактичними даними, а також спеціальні масиви), які всебічно характеризують в основному персонал підприємства (вони є частиною всього інформаційного забезпечення системи), а також вихідні форми, що віддзеркалюють дані про персонал і складаються лише для менеджерів персоналу.

    Перелік основних груп об'єктів інформації для менеджерів персоналу є такий:

    - формування змінних графіків  виходів на роботу;

    - використання робочого часу працівниками;

    - порушення трудової дисципліни  працівниками;

    - планова чисельність персоналу;

    - штатна чисельність та її укомплектованість;

    - наявність і рух працівників;

    - якісний склад керівного персоналу; 

    - навчання працівників у закладах  освіти;

    - підвищення кваліфікації працівників; 

    - відпустки працівникам;

    - установлені законодавством пільги  працівникам;

    - відношення працівників до військової служби;

    - соціально-побутові умови працівників; 

    - норми виробітку, які застосовуються  на виробництві та їх виконання  працівниками;

    - виконання норм виробітку робітниками;

    - заробітна плата працівників; 

    - тарифні ставки робітників;

    - виконавча дисципліна менеджерів;

    - інше.

    Крім  зазначених можуть бути й інші групи  об'єктів інформації, пов'язані з  менеджерами персоналу.

    Сукупність  вихідної інформації різного характеру, що призначена для прийняття рішень у сфері виробничого підприємництва можна вважати за інформаційне забезпечення підприємництва.

    Вихідна інформація для виробничого підприємництва має два різновиди:

    1) інформація про стан зовнішнього  середовища;

    2) інформація про стан фірми  (чи наявних передумов її створення). У свою чергу, інформація першого різновиду містить дві групи:

    а) ринкова кон'юнктура;

    б) механізм регулювання діяльності фірми  владними структурами держави.

    Для характеристики ринкової кон'юнктури  залучають дані, що наводять в офіційній  літературі, статистичних оглядах, комерційних публікаціях, рекламних виданнях та ін. Доцільним і результативним є інформації у вигляді прямого опитування, анкетування та інших прийомів, що широко використовуються у практиці маркетингових досліджень. Інформацію про ринкову кон'юнктуру при створенні чи розвитку фірми можна поділити на наступні види:

    1) Характеристика ринку (ємність,  структура, насиченість відповідною  продукцією);

    2) Характеристика товару і можливості  його збуту ( призначення товару, вимоги до якості, етапи “життя”  на ринку, обсяг попиту і пропозиції та ін.);

    3) Рівень конкуренції ( наявність  конкурентів, їх кількість, потужність, фінансова стабільність, рейтинг);

    4) Рівень цін (види, аранжування  і динаміка цін на відповідну  продукцію, прогноз цінових тенденцій  у майбутньому);

    5) Можливості залучення коштів ( розвиненість  банківських, інвестиційних та  фінансових установ, види кредитів, умови кредитування, кредитні проценти);

    6) Фінансові характеристики ( курси  валют, активність фондових бірж, темпи інфляції);

    7) Можливості ресурсозабезпечення (джерела і умови постачання ресурсів, рівень цін на матеріальні ресурси, активність товарних бірж);

    8) Інші види інформації ( стабільність  макроекономічної політики, рівень  безробіття, активність іноземних  інвесторів та ін.).

    Заслуговує на увагу і класифікація інформації, запропонована Р.А. Фатхутдіновим, згідно з якою інформація поділяється за такими ознаками: по об'єкту, приналежності до системи менеджменту, форми передачі, стабільності, способу передачі, за режимом передачі, за призначенням, по стадіях життєвого циклу об'єкта, від відношення об'єкта управління до суб'єкта.

    За формою передачі інформація може бути вербальна (словесна) і невербальна; за стабільністю - умовно-постійна і умовно-змінні; за способом передачі - супутникова, телефонна, електронна, письмова тощо; за режимом передачі - у нерегламетовані терміни, на замовлення і примусова у певні терміни; по призначенню - економічна, технічна, соціальна, організаційна тощо; по стадіям життєвого циклу об'єкта - на стадії маркетингу, розробки продукції та послуг, виробництва і т.д. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    3. Структура автоматизованих робочих  місць в закладах ресторанного  господарства.

    Діяльність  працівників сфери керування  у даний час орієнтована на використання розвинених технологій. Організація й реалізація управлінських функцій вимагає радикальної зміни як самої технології керування, так і технічних засобів обробки інформації, серед яких головне місце займають персональні комп'ютери. Вони все більш перетворюються із систем автоматичної переробки вхідної інформації в засоби накопичення досвіду управлінських працівників, аналізу, оцінки й прийняття найбільш ефективних економічних рішень.

    Тенденція до посилення децентралізації керування  спричиняє розподілену обробку  інформації з децентралізацією застосування засобів обчислювальної техніки  й удосконаленням організації безпосередньо  робочих місць користувачів.

    Автоматизовані  робочі місця (АРМ) створені на основі сучасної обчислювальної техніки є важливим елементом нових інформаційних технологій. Вони, завдяки автоматизації багатьох функцій і Безпосередньому доступу до інформаційних ресурсів, забезпечують ефективну організацію праці спеціалістів.

    Автоматизоване робоче місце - це комплекс апаратних і програмних засобів, на робочому місці, які забезпечують оперативне задоволення інформаційних і обчислювальних потреб спеціаліста. До комплексу апаратних засобів належать обчислювальне обладнання у вигляді локального або включеного до обчислювальної мережі термінального пристрою. Комплекс програмних засобів призначений для здійснення обчислювальних, довідково-інформаційних та інших функцій, необхідних для організації високоефективної роботи користувача.

    АРМ створюється для різних рівнів інформаційної системи. Організаційна структура інформаційної системи підприємства громадського харчування, яка забезпечує потреби виробничого менеджменту, може бути представлена трьома рівнями: перший рівень - це АРМ директора, другий - керівників підрозділів (цехів, залу, складу) та функціональних служб, третій - АРМ окремих виконавців (комірників, офіціантів тощо). Створення АРМ конкретних і спеціалістів є найбільш ефективною формою використання ПЕОМ. Вона, завдяки легкості спілкування, надійності і простоті обслуговування, можливості швидкості навчання, усуває психологічний бар'єр у взаємодії людини і машини.

    Кожному класу користувачів відповідає певний набір типів АРМ, орієнтованих на задоволення його функціональних та інформаційних потреб. Основним принципом створення АРМ є проблемна орієнтація комплекса, тобто його направленість на вирішення мийного класу задач, об'єднаних загальною технологією обробки інформації, єдністю режимів роботи та експлуатації.

    АРМ передбачає автоматизацію наступних аспектів діяльності персоналу: інформаційно-довідкове обслуговування різного кола Користувачів; вирішення задач з узагальнення оперативних, в тому числі і облікових даних; економічний аналіз даних, в тому числі з використанням економіко-математичних методів і моделей; ведення локальних баз даних і формування баз даних центрального АБД; автоматизацію діловодства та ін.