Автоматизированное рабочее место офисного работника

Содержание

Введение

1. АРМ: характеристика  основных элементов

2. Программное  обеспечение менеджера в туризме

Заключение

Список используемых источников

Введение

С целью обеспечения  возможности взаимодействия человека с ЭВМ в интерактивном режиме появляется необходимость реализовать в рамках АСУ так называемое АРМ - автоматизированное рабочее место. АРМ представляет собой совокупность программно-аппаратных средств, обеспечивающих взаимодействие человека с ЭВМ, т.е. такие функции как:

- возможность  ввода информации в ЭВМ;

- возможность  вывода информации из ЭВМ на  экран монитора, принтер или другие  устройства вывода (в настоящее  время этот перечень достаточно  широк - графопостроители, и т.п.).

Так называемые интеллектуальные АРМ в свою очередь  также содержат в своем составе ЭВМ, тем или иным способом подсоединенную к центральной ЭВМ (ВК) АСУ. Устройства ввода также должны обеспечивать широкий спектр вводимой информации: текстовой, координатной, факсимильной и т.д. Поэтому АРМ оснащаются при необходимости универсальной или специальной клавиатурой, устройствами ввода координатной информации (типа мыши), различного рода сканерами и т.д.

С целью повысить спектр форм представления информации, выводимой из ЭВМ, АРМ оснастили  средствами создания и управления звуковыми  сигналами вплоть до возможности создания и воспроизведения речевых сигналов.

1. АРМ: характеристика  основных элементов

АРМ должен отвечать следующим требованиям:

- своевременное  удовлетворение информационной  и вычислительной потребности  специалиста;

- минимальное время ответа на запросы пользователя;

- адаптация к  уровню подготовки пользователя  и его профессиональным запросам;

- простота освоения  приемов работы на АРМ и  легкость общения, надежность  и простота обслуживания;

- терпимость  по отношению к пользователю;

- возможность  быстрого обучения пользователя;

- возможность  работы в составе вычислительной  сети.

Обобщенная схема  АРМ приведена ниже.

Рис. 1. Схема  автоматизированного рабочего места

Общее программное  обеспечение (ПО) обеспечивает функционирование вычислительной техники, разработку и подключение новых программ. Сюда входят операционные системы, системы программирования и обслуживающие программы.

Профессиональная  ориентация АРМ определяется функциональной частью ПО (ФПО). Именно здесь закладывается  ориентация на конкретного специалиста, обеспечивается решение задач определенных предметных областей.

При разработке ФПО очень большое внимание уделяется  вопросам организации взаимодействия “человек-машина”. Пользователю интересно  и увлекательно работать на ЭВМ только в том случае, когда он чувствует, что он занимается полезным, серьезным делом. В противном случае его ждут неприятные ощущения. Непрофессионал может почувствовать себя обойденным и даже в чем-то ущемленным только потому, что он не знает неких “мистических” команд, набора символов, вследствие чего у него может возникнуть глубокая досада на все программное обеспечение или служителей культа ЭВМ.

Анализ диалоговых систем с точки зрения организации  этого диалога показал, что их можно разделить (по принципу взаимодействия пользователя и машины) на:

- системы с  командным языком

- “человек в  мире объектов”

- диалог в  форме “меню”

Применение командного языка в прикладных системах это  перенос идей построения интерпретаторов  команд для мини- и микро ЭВМ. Основное его преимущество - простота построения и реализации, а недостаток - продолжение их достоинств: необходимость запоминания команд и их параметров, повторение ошибочного ввода, разграничение доступности команд на различных уровнях и пр. Таким образом в системах с командным языком пользователь должен изучать язык взаимодействия.

Внешне противоположный  подход “человек в мире объектов” - отсутствуют команды и человек  в процессе работы “движется” по своему объекту с помощью клавиш управления курсором, специальных указывающих устройств (мышь, перо), функциональных комбинаций клавиш. Диалог в форме меню “меню” представляет пользователю множества альтернативных действий, из которых он выбирает нужные. В настоящее время наиболее широкое распространение получил пользовательский интерфейс, сочетающий в себе свойства двух последних. В нем все рабочее пространство экрана делится на три части (объекта). Первая (обычно располагающаяся вверху) называется строкой или полосой меню. С ее помощью пользователь может задействовать различные меню, составляющие “скелет” программы, с их помощью производится доступ к другим объектам (в т.ч. управляющим). Вторая часть (обычно располагается внизу или в небольших программах может вообще отсутствовать) называется строкой состояния. С ее помощью могут быстро вызываться наиболее часто используемые объекты или же отображаться какая-либо текущая информация. Третья часть называется рабочей поверхностью (поверхностью стола) - самая большая. На ней отображаются все те объекты, которые вызываются из меню или строки состояния. Такая форма организации диалога человека и машины наиболее удобна (по крайней мере на сегодняшний день ничего лучшего не придумано) и все современные программы в той или иной мере используют ее. В любом случае она должна соответствовать стандарту СUA (Common User Access) фирмы IBM.

Рассмотрим теперь два подхода к разработке АРМ. Первый подход - функциональный представляет собой автоматизацию наиболее типичных функций.

Посмотрим, как  адаптируется функциональное ПО (ФПО) к конкретным условиям применения. Отметим программные средства, которые являются базовыми при АРМ для различных профессий, связанных с обработкой деловой информации и принятием управленческих решений.

Первыми появились  программные средства для автоматизации  труда технического персонала, что обусловлено, вероятно, большой формализацией выполняемых ими функций. Наиболее типичным примером являются текстовые редакторы (процессоры). Они позволяют быстро вводить информацию, редактировать ее, сами осуществляют поиск ошибок, помогают подготовить текст к распечатке. Применение текстовых редакторов позволят значительно повысить производительность труда машинисток.

Специалистам  часто приходится работать с большими объемами данных, с тем чтобы найти  требуемые сведения для подготовки различных документов. Для облегчения такого рода работ были созданы системы управления базами данных (СУБД: DBASE, RBASE, ORACLE и др.). СУБД позволяют хранить большие объемы информации, и, что самое главное, быстро находить нужные данные. Так, например при работе с картотекой постоянно нужно перерывать большие архивы данных для поиска нужной информации, особенно если карточки отсортированы не по нужному признаку. СУБД справится с этой задачей за считанные секунды.

Большое число  специалистов связано также с обработкой различных таблиц, так как в большинстве случаев экономическая информация представляется в виде табличных документов. КЭТ (крупноформатные электронные таблицы) помогают создавать подобные документы. Они очень удобны, так как сами пересчитывают все итоговые и промежуточные данные при изменении исходных. Поэтому они широко используются, например при прогнозировании объемов сбыта и доходов.

Достаточно большой  популярностью в учреждениях  пользуются программные средства АРМ  для контроля и координации деятельности организации, где вся управленческая деятельность описывается как совокупность процессов, каждый из которых имеет даты начала, конца и ответственных исполнителей. При этом деятельность каждого работника увязывается с остальными. таким образом создается план-график работ. Пакет может автоматически при наступлении срока формировать задания исполнителям, напоминать о сроке завершения работы и накапливать данные об исполнительской деятельности сотрудников.

Важную роль в учрежденческой деятельности играет оперативный обмен данными, который занимает до 95% времени руководителя и до 53% времени специалистов. В связи с этим получили распространение м программные средства типа “электронная почта”. Их использование позволяет осуществлять рассылку документов внутри учреждения, отправлять, получать и обрабатывать сообщения с различных рабочих мест и даже проводить совещания специалистов, находящихся на значительном расстоянии друг от друга. Проблема обмена данными тесно связана с организацией работы АPM в составе вычислительной сети.

В настоящее  время наблюдается тенденция  к созданию так называемых интегрированных  пакетов, которые вмещают в себя возможности и текстовых редакторов, и таблиц, и графических редакторов. Наличие большого числа различных  программ для выполнения в сущности одинаковых операций - создания и обработки данных обусловлено наличием трех различных основных видов информации: числовой, текстовой и графической. Для хранения информации чаще всего используются СУБД, которые позволяют соединять все эти типы данных в единое целое. Сейчас идет бурное развитие двух других видов информации: звуковой и видеоинформации. Для них уже созданы свои редакторы и не исключено что в скором времени эти виды информации станут неотъемлемой частью большинства баз данных.

Хотя современное  ФПО отвечает почти всем требованиям, налагаемых на него работниками различных  профессий, чего-то все равно всегда не хватает. Поэтому большим плюсом такого ПО является возможность его  доработки и изменения. Что же касается разработки новых программных средств в АРМ, то она ведется по двум направлениям: создание нового ПО для новых профессий и специализация ПО для существующих профессий. В настоящее время наблюдается тенденция перехода к созданию АРМ профессионального назначения. Оно выражается в следующем:

- учет решаемых  задач

- взаимодействие  с другими сотрудниками

- учет профессиональных  привычек и склонностей

- разработка  не только ФПО, но и специальных  технических средств (мышь, сеть, автоматический набор телефонных  номеров и пр.)

АРМ можно определить как комплекс информационных ресурсов, программно-технических и организационно-технологических  средств индивидуального и коллективного  пользования, объединенных для выполнения определенных функций профессионального  работника управления.

С помощью АРМ  специалист может обрабатывать тексты, посылать и принимать сообщения, хранящиеся в памяти ЭВМ, участвовать  в совещаниях, организовывать и вести  личные архивы документов, выполнять  расчеты и получать готовые результаты в табличной и графической форме. Обычно процессы принятия решений и управления в целом реализуются коллективно, но необходима проблемная реализация АРМ управленческого персонала, соответствующая различным уровням управления и реализуемым функциям. Подготовка информации для принятия решений, собственно принятие решений и их реализация могут иметь много общего в различных экономических службах предприятия. Также многие функции являются типовыми для многих предприятий. Это позволяет создавать гибкие, перестраиваемые структуры управления.

В основу конструирования  АРМ положены следующие основные принципы:

1. Максимальная  ориентация на конечного пользователя, достигаемая созданием инструментальных  средств адаптации АРМ к уровню  подготовки пользователя, возможностей  его обучения и самообучения.

2. Формализация  профессиональных знаний, то есть  возможность предоставления с  помощью АРМ самостоятельно автоматизировать  новые функции и решать новые  задачи в процессе накопления  опыта работы с системой.

3. Проблемная  ориентация АРМ на решение определенного класса задач, объединенных общей технологией обработки информации, единством режимов работы и эксплуатации, что характерно для специалистов экономических служб.

4. Модульность  построения, обеспечивающая сопряжение  АРМ с другими элементами системы обработки информации, а также модификацию и наращивание возможностей АРМ без прерывания его функционирования.

5. Эргономичность, то есть создание для пользователя  комфортных условий труда и  дружественного интерфейса общения  с системой.

В основу классификации АРМ может быть положен ряд классификационных признаков. С учетом областей применения возможна классификация АРМ по функциональному признаку:

1. АРМ административно  - управленческого персонала;

2. АРМ проектировщика  радиоэлектронной аппаратуры, автоматизированных систем управления и т.д.

3. АРМ специалиста  в области экономики, математики, физики, и т. д.

4. АРМ производственно-технологического  назначения.

Важным классификационным  признаком АРМ является режим  его эксплуатации, по которому выделяются одиночный, групповой и сетевой режимы эксплуатации. В первом случае АРМ реализуется на обособленной ПЭВМ, все ресурсы который находятся в монопольном распоряжении пользователя. Такое рабочее место ориентировано на решение нестандартных, специфических задач, и для его реализации применяются ЭВМ небольшой мощности.

При групповом  режиме эксплуатации на базе одной  ЭВМ реализуется несколько рабочих  мест, объединенных по принципу административной или функциональной общности. В этом случае требуются уже более мощные ЭВМ и достаточно сложное программное обеспечение. Групповой режим эксплуатации обычно используется для организации распределенной обработки данных в пределах отдельного подразделения или организации для обслуживания стабильных групп специалистов и руководителей.

Сетевой режим  эксплуатации АРМ объединяет достоинства  первого и второго. В этом случае каждое АРМ строится на базе одной  ЭВМ, но в то же время имеется возможность  использовать некоторые общие ресурсы  вычислительной сети.

Одним из подходов к классификации АРМ является их систематизация по видам решаемых задач. Возможны следующие группы АРМ:

1. Для решения  информационно-вычислительных задач;

2. Для решения  задач подготовки и ввода данных;

3. Для решения  информационно-справочных задач;

4. Для решения задач бухгалтерского учета;

5. Для решения  задач статистической обработки  данных;

6. Для решения  задач аналитических расчетов.

Обоснованное  отнесения АРМ к определенной группе будет способствовать более  глубокому и тщательному анализу, возможности сравнительной оценки различных однотипных АРМ с целью выбора наиболее предпочтительного. Оснащение специалистов такими АРМ позволяет повысить производительность труда учрежденческих работников, сократить их численность и при этом повесить скорость обработки экономической информации и ее достоверность, что необходимо для эффективного планирования и управления.

АРМ менеджера  в туризме:

· Компьютер-сервер: Pentium IV / 2 Гб ОП.

· Компьютер-клиент: Не ниже Pentium-III, 512 Мб ОП

· Монитор и  видео-карта: Должны поддерживать режим экрана не менее 800х600 пикселей.

· Мышка

· Клавиатура

2. Программное обеспечение  для АРМ менеджера  в туризме

Microsoft Office -- Офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows и Apple Mac OS X. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими приложениями Microsoft Office. Поддерживает скрипты и макросы, написанные на VBA.

Microsoft Office Excel -- табличный процессор. Поддерживает все необходимые функции для создания электронных таблиц любой сложности. Занимает ведущее положение на рынке. Последняя версия использует формат OOXML с расширением «.xlsx», более ранние версии использовали двоичный формат с расширением «.xls».

Microsoft Word (часто -- MS Word, WinWord или просто Word) -- это текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов. Текстовый процессор, выпускается корпорацией Microsoft в составе пакета Microsoft Office.

Outlook Express -- программа для работы с электронной почтой

WEB-броузер  Opera - современный мощный Internet-броузер и пакет програмного обеспечения для работы в сети Internet.

Браузер Opera разработан и призводится корпорацией Opera Software ASA.

Вэб-браузере Opera значительно усилена система  безопасности. В систему безопасности Opera входят:

* внутренняя  защита от фишинга; 

* дополнительное  шифрование информационного потока  при работе со страницами, содержащими запросы конфиденциальных сведений;

* возможность  удаления HTTP-Cookies, очистка истории  посещений одним кликом мыши;

* стартовая панель  «Speed Dial». 

Помимо традиционных функций Internet-браузера, в броузер Opera (Опера) также добавлены дополнительные функции, а именно : клиент менеджера закачек, пиринговой сети BitTorrent, почтовый/новостной клиент Opera Mail, адресная книга, агрегатор RSS, клиент IRC, Opera Link, WAP-броузер.

Еще были добавлены  графические модули - виджеты , базирующиеся на HTML технологиях и работающие вне окон Opera (Опера).

1С:Предприятие  8. CRM. Базовая версия 

"1С:CRM. Базовая  версия" - это тиражный программный  продукт на платформе "1С:Предприятие  8". Продукт разработан компанией  "1С-Рарус", расширяет линейку  СRM-решений фирмы "1С": "1С:CRM ПРОФ", "1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)".

"1С:Предприятие  8. CRM. Базовая версия" представляет  собой однопользовательскую программу,  которая позволяет автоматизировать  процессы управления взаимоотношениями  с клиентами и поставщиками в компаниях малого бизнеса и у индивидуальных предпринимателей. В средних и крупных компаниях продукт "1С:CRM. Базовая версия" может использоваться для задач локальной автоматизации рабочих мест отдельных сотрудников.

Продукт "1С:CRM. Базовая версия" обеспечивает:

· Сбор, хранение и обработку информации о клиентах и истории взаимоотношений с  ними;

· Оперативное  получение полной информации о клиентах и сделках;

· Автоматизацию  процесса продаж и закупок, телемаркетинга и e-mail рассылок;

· Сбор, хранение и быстрый доступ к "базе знаний" компании;

· Сокращение временных  затрат на рутинные операции продаж и  закупок;

· Календарное  планирование работы сотрудника;

· Аналитическую  отчетность.

Конфигурация "1С:CRM ПРОФ" разработана в среде "1С:Предприятие 8" и поддерживает все преимущества этой современной технологической платформы: масштабируемость, простота администрирования и конфигурирования.

"1С:CRM ПРОФ  универсальное решение с возможностью  использования как самостоятельной  программы для автоматизации функций CRM, так и в качестве дополнения к функционалу CRM Типовых конфигураций фирмы "1С" на платформе 1С:Предприятие 8.

"1С:CRM.ПРОФ" интегрируется (путем объединения)  с типовыми конфигурациями: "1С:Предприятие  8. Управление торговлей", "1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием". При использовании "1С:CRM ПРОФ", как самостоятельной, отдельно стоящей конфигурации программа включает блок обмена данными с учетными системами: "1C:Бухгалтерия 8" и "1С:Бухгалтерия 7.7"

Основные возможности:

· Управление клиентской базой, подробная характеристика о  каждом клиенте и контактном лице, динамика изменения состояния отношений  с клиентами, возможность быстрого ввода и доступа к информации о клиенте;

· Управление контактами с клиентами, учет истории контактов с клиентами, регистрация потребности клиентов, оперативная передача информации между отделами, планирование контактов;

· Планирование и контроль действий, координация  работы во времени, система напоминаний  и выдачи заданий;

· Управление бизнес процессами по работе с клиентами, создание регламента работы с клиентами и  шаблонов типовых действий, по продаже, сервисному обслуживанию рекламациям;

· Управление продажами, создание технологии продажи различных  групп товаров, управление стадиями и этапами продажи, создание стандартных шаблонов действий, механизм подготовки коммерческих предложений, Механизм оперативного управления и анализ цикла продаж - "воронка" продаж;

· Интеграция с  финансовыми и учетными программами  позволяет создать единое информационное пространство по работе с клиентами;

· Управление маркетингом - сегментирование клиентов, управление маркетинговыми компаниями, оценка эффективности  рекламных и маркетинговых кампаний;

· Анкетирование - сбор информации о клиентах, товарах, конкурентах, регионах. Анализ анкет;

· Телемаркетинг - обеспечение массового обзвона  клиентов по заданному сценарию разговора, регистрация контактов и анкет;

· Сервисное  и гарантийное обслуживание. Учет товаров, находящихся на обслуживании: по серийным номерам, срокам и типам обслуживания, управление сервисными обращениями клиентов; управление сервисными заказами обращениями

· Многофакторный анализ продаж, АВС анализ продаж, анализ состояния работы с клиентами, результатов  деятельности сотрудников, анализ клиентской базы;

· База знаний по продажам, товарам, конкурентам, сервису, структурирование информации, поиск  по ключевым словам, быстрый доступ к информации.

· Защита информации, настройка для пользователей  прав доступа к информации, обеспечение доступа пользователей только к информации по своим клиентам;

· Облегчение выполнения рутинных операций, интеграция с электронной  почтой, подготовка отчетов, помощник ввода новых клиентов, поиск двойников  клиентов, групповая обработка клиентов, фильтры.

Мастер-Тур. Программный комплекс "Мастер-Тур" охватывает все основные аспекты деятельности туристической фирмы - от создания прайс-листа и каталогов до реализации турпродукта, от расчета реальной себестоимости до ведения взаиморасчетов с поставщиками, от оперативного учета до управленческого.

ПК "Мастер-Тур" превращает работу сотрудника туристической  фирмы любого ранга в творчество. При работе с ним всегда под  рукой вся необходимая информация о клиенте, о каждом партнере и  взаиморасчеты с ним.

Особенность и уникальность ПК "Мастер-Тур" - это гибкость в настройках, которая позволяет работать как многопрофильным туроператорам по разным направлениям, так и операторам работающих с индивидуальными туристами, компании занимающиеся круизами и автобусными турами, небольшие гостиницы и пансионаты.

Программа разрабатывается  и поддерживается с 1995 года. На сегодняшний  день ПК "Мастер тур" установлен в  более 350 компаниях России и стран  СНГ.

Продолжающееся  развитие ПК "Мастер-Тур" гарантирует  непрерывную адаптацию к изменяющимся потребностям туристического рынка.

Можно сказать, что программа позволяет реализовать  практически все функции, необходимые  для функционирования туристического офиса. ПК "Мастер-Тур" позволяет:

· формировать  турпродукт

· готовить специальные предложения с фиксированными или плавающими наценками и скидками

· просчитывать ожидаемую прибыль по туру и размер комиссионных агенту

· рассчитывать бонусы для агентств

· аннулировать заказы с удержанием штрафных санкций

· контролировать информацию о договорах и их сроках завершения

· служба сообщений  и предупреждений при работе с  агентствами NEW

· гибкая система  создания правил начисления комиссии агентству NEW

· оформить любое  число туристов на любой тур в  одну или несколько турпутевок

· контролировать оформления документов для визы и сроки подачи документов клиентом и в консульство

· распечатать  весь пакет необходимых документов (туристические путевки, различные  списки туристов, ваучеры, списки в  посольства, финансовые отчетные формы  и т.д., все отчеты формируются в любом из выбранных форматов: RTF, XLS, PDF, HTML) NEW

· контролировать проведение тура

· производить  быструю выдачу документов с использованием штрих кодов и сканера

· автоматически  вносить данные туристов при использовании  сканеров паспортов NEW

· контролировать загрузку услуг с возможностью сортировки по городу вылета

· квотировать  любые услуги, составляющие тур, что  исключает возможность перепродаж

· отслеживать  ход оплаты по туру и оценивать  текущее финансовое состояние фирмы