Автоматизоване робоче місце (АРМ)

     Зміст 

 
      1. Поняття  автоматизоване робоче  місце

     В залежності від рівня механізації  праці виділяють три види робочих  місць:

     робочі  місця ручної праці, де робота виконується  за допомогою різних ручних знарядь:

     механізовані  робочі місця, де працівник управляє робочими машинами і механізмами, за їх допомогою змінює предмет праці;

     автоматизовані  робочі місця, на яких механізми і  автомати виконують певні технологічні операції за заданими параметрами, а  виконавець керує ними за допомогою  дистанційних пультів.

     Автоматизоване робоче місце (АРМ) — індивідуальний комплекс технічних і програмних засобів, що призначений для автоматизації професійної праці фахівця і забезпечує підготовку, редагування, пошук і видачу на екран і друк необхідних йому документів і даних. Автоматизоване робоче місце забезпечує оператора всіма засобами, необхідними для виконання певних функцій.

     Створені  на базі ПЕОМ АРМ функціонально, фізично  та органічно настроюються на конкретного  користувача (персональне АРМ) або  групу користувачів (групове АРМ).

     Задачі  організаційного управління, які  розв'язуються в складі АРМ, можна  умовно поділити на три класи.

     До 1-го класу належать повністю формалізовані  задачі (господарський та фінансовий облік, підготовка виробництва), для  яких можна розробити структуризовані процедури вироблення рішень. Задачі можуть розв'язуватись на ЕОМ без участі людини за заздалегідь підготовленими алгоритмами, тобто алгоритм замінює людину.

     Для 2-го класу задач характерні слабко структуровані процедури вироблення рішень в умовах неповної інформації. До цього класу належать задачі потокового й оперативно-календарного планування виробництва й управління запасами.

     Задачі 3-го класу потребують застосування неструктурованих процедур вироблення рішень, творчого підходу, що ґрунтується  на інформованості, класифікації, таланті та інтуїції людини.

     Працівників організаційного управління можна  поділити на три групи: керівники (директори, головні адміністратори), спеціалісти (начальники функціональних служб, головні  спеціалісти), технічні працівники (секретарки, касири, комірники). Керівники вирішують, як правило, задачі 3-го класу, рідко — 1-го. Спеціалісти розв'язують задачі 2-го класу, технічні працівники — 1-го. Згідно з характером розв'язуваних задач можна виділити три класи типових АРМ: АРМ керівника (АРМ-К), АРМ спеціаліста (АРМ-С), АРМ технічного та допоміжного персоналу (АРМ-Т).

     АРМ-К  може мати розподільну та локальну структуру. При розподільній структурі  дисплей установлюється на столі  керівника, а основна функціональна  структура (з додатковим дисплеєм) — у секретаря або помічника. Локальна структура АРМ-К передбачає повну функціональну замкненість, яка забезпечує автономну роботу.

     Вимоги  до АРМ-К:

     ·  наявність достатньо розвиненої бази даних, постійно доповнюваних оперативною  інформацією;

     · забезпечення керівника або його помічників оперативністю пошуку необхідної інформації в базі даних і наочністю  подання інформації у формі, адаптованій  до психологічних характеристик  людини (за умови високого рівня  її інтеграції на екрані незалежно  від джерела даних);

     · наявність діалогових програмних засобів, що забезпечують прийняття рішень з максимальною адаптацією і регулюють організаційно-адміністративну діяльність;

     · забезпечення оперативного зв'язку з  іншими джерелами інформації (у межах  організаційної структури) та з безпосередніми помічниками;

     ·  забезпечення можливості нагромадження в пам'яті АРМ досвіду роботи і раніше прийнятих рішень.

     З урахуванням характеру й особливостей праці керівника програмне забезпечення АРМ-К містить підсистеми забезпечення та ділової діяльності (ПЗДД), прийняття рішень (ПЗПР), рутинних робіт (ПЗРР), комунікацій (ПЗК)[2, c. 28-30].

     Автоматизовані  робочі місця технічних працівників  призначені для працівників, які  виконують технічну роботу, що потребує певних професійних навичок. Для такої категорії службовців характерна робота з документами (68 % усього робочого часу) і телефонні переговори (20 % робочого часу). Основні їх функції — ввід інформації, оформлення документів (друк, тиражування, розсилання і т. ін.), ведення картотек і архівів, обробка вхідної та вихідної документації, контроль виконавчої діяльності. Ці роботи з високим ступенем ефективності можна автоматизувати, використовуючи різноманітні АРМ-Т на базі персональних ЕОМ.

     В умовах використання АРМ-Т праця  стає менш монотонною, а тому працівник менше стомлюється, завдяки чому можна розширити функціональний діапазон виконавців, урізноманітнити процес роботи, зробити його цікавішим і завдяки цьому в 2-3 рази підвищити продуктивність праці.

     Характер  діяльності технічних працівників мало залежить від специфіки галузі, установи, організації. Тому можливий масовий випуск типових АРМ-Т: АРМ оператора текстових документів, АРМ архіваріуса, АРМ комірника, АРМ інспектора, АРМ секретаря. Основні вимоги до програмних і технічних засобів АРМ-Т:

     забезпечення  максимальної ергономічності і «дружності»  — зручне розміщення технічних засобів, висока якість візуальної інформації, клавіатура, що дає змогу швидко вводити інформацію, простий діалог з підказками в разі хибних дій  користувачів, наявність технічних засобів для друкування і тиражування документів, можливість ведення архіву.

     Подальший розвиток АРМ в організаційному  управлінні пов'язаний з використанням  робочих станцій управління (РСУ) замість ПЕОМ. В основу концепції  РСУ покладено ідеї інтегрованого «інтелектуального» інтерфейсу користувача з маніпулюванням даними і широким доступом до розвинених обслуговуючих підсистем. Ці властивості РСУ дають змогу використовувати їх базу для. побудови персональних і групових АРМ. З погляду на те, що РСУ — універсальна система, необхідна певна функціональна спеціалізація цієї системи з трансформацією її в конкретне ділове автоматизоване робоче місце[1, c. 34-37].

 
     2. Загальна характеристика  податкової системи  України з позиції  обробки інформації

     Для здійснення вказаних функцій використовуються автоматизована інформаційна система. Її функції модернізуються та вдосконалюються  з часом. Основним завданням цієї системи є розширення кола розглядуваних  питань, підвищення аналітичності, обґрунтованості та своєчасності рішень, що приймаються, зменшення трудомісткості і раціоналізація управлінської діяльності податкових органів шляхом використання економіко-математичних методів та моделей, обчислювальної техніки і засобів зв’язку, впорядкування інформаційних потоків. Цілі функціонування подібної системи можна сформулювати наступним чином:

     · підвищення ефективності функціонування системи оподаткування за рахунок  оперативності та підвищення якості рішень, що приймаються;

     · удосконалення оперативності роботи і підвищення продуктивності праці податкових інспекторів;

     · підвищення достовірності даних  по обліку платників і ефективності контролю за дотриманням податкового  законодавства;

     · покращення якості і оперативності  бухгалтерського обліку;

     · отримання даних про поступлення податків та інших платежів у бюджет;

     · аналіз динаміки поступлення сум  податків і можливість прогнозу цієї динаміки;

     · інформування адміністрації різних рівнів про поступлення податків і дотримання податкового законодавства;

     · скорочення обсягів паперового документообігу.

     На  сучасному етапі розвитку економіки  успіх діяльності податкової служби багато в чому залежить від ефективності функціонування автоматизованої інформаційної  системи.

     Таким чином пріоритетним завданням податкової служби є інформатизація податкових органів, широке використання інформаційних технологій та розбудова інформаційної системи. Структура автоматизованої інформаційної системи, як і структура самих податкових органів, є багаторівневою та багатофункціональною. Сама ж автоматизована інформаційна система податкової служби відноситься до класу великих систем. До неї, як і до інших систем такого класу висувається ряд таких вимог, як досягнення цілей створення системи; відкритість та сумісність даної системи, як у внутрішніх рамках, так і з іншими системами, системності, декомпозиції та інші. Ці вимоги передбачають: можливість модернізації елементів системи; адаптацію до умов, що змінюються; надійність в експлуатації і достовірність інформації; однократність вводу первинної інформації; багатофункціональне багатопланове використання первинної інформації; актуальність інформації, що зберігається в базі даних. Автоматизована інформаційна система повинна забезпечувати при мінімальних затратах ручної праці збір, обробку, аналіз інформації про стан об’єкту управління, вироблення керуючих дій, обмін інформацією, як всередині системи, так і між системами одного чи різних рівнів. Автоматизована інформаційна система повинна включати комплекс технічних засобів, який би забезпечував реалізацію керуючих алгоритмів, зв’язок між системами, простоту вводу первинної інформації, різноманітність виводу результатів обробки, простоту і технологічність технічного обслуговування, сумісність всіх технічних модулів, як на програмному, так і на інформаційному рівнях. Суттєвою вимогою є розробка і функціонування системи на основі наявних операційних систем різних типів, пакетів прикладних програм, орієнтованих на обробку даних і вирішення функціональних задач, систем управління базами даних, які забезпечують нагромадження, ведення і видачу в обробку інформації, що необхідна для вирішення задачі користувачем чи задоволення його інформаційного запиту[7, c. 211-213].

     Використання  комп’ютерних технологій дозволяє відслідковувати  динаміку розвитку підприємства, дотримання ним податкового законодавства, виявляти порушення, нараховувати платежі в бюджет і формувати перелік підприємств для документальної перевірки. Вся інформація, що була сформована цією системою, є основою для роботи, пов’язаної з обробкою даних по платниках податків – юридичних особах. Важливим завданням в автоматизації роботи податкової служби є не тільки підтримання задач контролю, обробки та збереження інформації по нарахуванню і сплаті податків, ведення нормативно-правової бази по податковому законодавству, формування звітності по податкових органах, але і створення автоматизованого інтерфейсу з банками, митними органами та іншими зовнішніми структурами. Це дозволяє оперативно контролювати рух коштів платників податків і здійснювати операції по їх особистих рахунках[4, c. 61].

 
     3. Характеристика комплексу  задач контролю  звітності та повноти  сплати податкових  платежів в автоматизованій  інформаційній системі  “ Податки”

     Інформатизація – це процес створення документованої інформації (інформаційний ресурс) з одного боку, а з іншого – створення методів обробки інформації, її зберігання, пошуку, накопичення.

     Інформатизація  ДПС – це об¢єктивний процес, який має охопити галузь в цілому. Фундаментальною основою інформатизації є створення високоорганізованого середовища, яке в рамках всієї ДПС повинно об¢єднувати інформаційне, комп¢ютерне і програмне забезпечення.

     Інформаційна  система податкової служби – це система з великими потоками інформації, розгалуженістю цих потоків та великою  кількістю типів документів різної складності.

     АІС податкової служби - це комп'ютерна мережа з організацією автоматизованих  робочих місць податкових інспекторів. Автоматизована інформаційна система  складається з технічного, програмного, інформаційного, організаційно-правового та кадрового забезпечення, а також системи забезпечення захисту від несанкціонованого доступу.

     На  обласному рівні шляхом узагальнення оперативної інформації формується тактична інформація для аналізу  та відпрацювання різних варіантів  рішень по надходженню коштів до бюджету. Тут накопичуються дані, які надходять із ДПІ, компонуються в цілому по ДПА обласного рівня і передаються до ДПА України.

     Стратегічна інформація утворюється в результаті опрацювання в ДПА України  оперативної і тактичної інформації, вона містить зведення, звіти, прогнози. На її основі органи законодавчої та виконавчої влади мають змогу оцінювати виконання прибуткової частини бюджету України і приймати науково обґрунтовані та ефективні рішення, а також робити висновки про те, як працюють Закони за кожним із податків, прогнозувати та приймати стратегію напрямків розвитку податкової служби України.

     З рівня ДПА України до підлеглих  рівнів (обласних ДПА та районних ДПІ) направляються різного роду законодавчі, методичні та нормативні матеріали, а також нові версії та засоби програмного забезпечення тощо.

     АІС “Податки” – це безпосереднє використання на робочих місцях персональних комп'ютерів, з'єднаних локальними мережами, що дає  змогу організувати індивідуалізовану  обробку інформації. Інформаційні потужності персоніфікуються із збереженням централізованих баз даних, доповнених внутрішнім і зовнішнім електронним зв'язком.[1, с.82]

     Отже, основні аспекти призначення  АІС податкової служби:

     - створення державних реєстрів  платників податків юридичних та фізичних осіб;

     - організація автоматизованого оперативного  обліку нарахованих і сплачених  податків, нарахування пені та  обліку її сплати, визначення  сум недоїмки та переплат по  кожному виду податку, обліку  нарахованих адміністративних та  фінансових санкцій та їх сплати, обліку та сплати реструктуризованих податків, проведення взаємозаліків, обліку наданих пільг тощо;

     - організація автоматизованого оперативного  пошуку інформації про платників; 

     - автоматизація процесу створення  загальнодержавного плану документальних перевірок;

     - забезпечення інформацією про  надходження коштів до бюджету  керівництва податкової служби  усіх рівнів, органів виконавчої  влади усіх рівнів, органів законодавчої  влади; 

     - скорочення обсягу паперового  документообігу;

     - аналіз та оцінка отриманих даних з наступним прийняттям науково обґрунтованих і ефективних рішень.

     АІС ув'язує між собою дані різних структурних  підрозділів податкової служби про  платників, особливо, якщо останні мають  недоїмку по розрахунках з бюджетом; оперативно інформує органи місцевого управління про надходження податків і зборів у регіоні та дотримання податкового законодавства.

     На  даному етапі розвитку податкової системи  взагалі та її інформаційного забезпечення зокрема важливим є правильний вибір технології та методів модернізації ІС ДПСУ.

     Нині  основним методом побудови або модернізації АІС є використання концепції  сховищ даних. Інформаційні системи, основані на сховищах даних, призначені для збирання, інтеграції та аналітичної обробки  даних, впровадження на їх основі систем підтримки та прийняття рішень (СППР) Сховище даних(СД) розглядається як засіб інтеграції даних різних систем управління базами даних, що можуть бути розподілені територіально (наприклад, бази даних обласних ДПА та ДПАУ можуть стати елементами розподіленого сховища даних ДПСУ). Важливу роль при впровадженні СД відіграють метадані, що містять знання про структуру існуючих баз даних (БД), тип і формат інформації, яка зберігається в базі даних, зв’язки між інформаційними об’єктами, семантику інформаційних об’єктів та їх атрибути.

     СППР  – це інтерактивні комп’ютерні  системи, призначені для підтримки  діяльності управлінця під час прийняття  рішення щодо слабо структурованих систем, а також для підвищення ефективності рішень, які приймаються на основі аналітичних та інформаційних даних про ситуацію, пов’язану з прийняттям рішення.

     СППР  охоплює три компоненти:

     · Підсистему інтерфейсу, який надає  змогу користувачу проводити  діалог із системою, використовуючи різні  програми вводу-виводу інформації;

     · Підсистему управління базою даних, яка призначена для зберігання, управління, вибору, відображення та аналізу даних;

     · Підсистему управління базою моделей, яка містить набір моделей  для забезпечення відповідей на множину  запитів користувачів, для розв’язування завдань тощо.

     Ці  системи можуть виконувати, крім зазначеного, порівняння альтернативних рішень з  метою вибору кращого та опрацювання  інших пропозицій для керівника  щодо формування критеріїв генерування  та вибору моделей, збору та підготовки даних, оформлення та видачі результатів тощо.

     Інтерес до СППР як до перспективного напряму  використання обчислювальної техніки, інформації та інформаційних технологій, так і до інструменту підвищення ефективності праці у сфері управління зростає. Розробка та впровадження СППР у багатьох країнах світу перетворилась на ділянку бізнесу, що стрімко розвивається.[3, с.132-133]

     Сьогодні "АІС-Податки" нараховує понад 80 автоматизованих робочих місць (АРМ). За їх допомогою на основі даних  обліку платників податків ведеться вся робота з обліку і контролю частини надходжень до бюджету, яка стосується податкових органів.

     Дані  про неприбуткові організації і  установи фіксуються за допомогою "Реєстру  неприбуткових організацій і  установ" - автоматизованої системи  збору, накопичення та обробки даних. Для забезпечення обліку постійних представництв нерезидентів в Україні як платників податків, створений автоматизований банк даних "Реєстр платників податків постійних представництв нерезидентів в Україні"; для платників податків, що здійснюють свою діяльність за договорами про спільну діяльність - "Реєстр договорів про спільну діяльність".

     Значна  кількість АРМ, що функціонують в  системі державної податкової служби України, призначена саме для фахівців ДПІ районного рівня, де створюється фундаментальна основа загального інформаційного середовища "Державні доходи"[4, c. 45-46].

 
     4. Зовнішні інформаційні  зв’язки автоматизованої  інформаційної системи  страхової компанії  з іншими інформаційними  системами

     Маючи справу з масовими явищами, по відношенню до яких організується страховий захист, страхування збирає, групує і узагальнює інформацію з метою вироблення оптимальної стратегії своєї діяльності. На сьогодні всі інформаційні процедури управління страховою діяльністю базуються на автоматизованих інформаційних технологіях і системному підході до розгляду страхування. Зокрема, різноманітні функції і задачі можуть бути впорядковані і представлені у вигляді взаємозв’язаної системи.

     Автоматизовані  інформаційні технології в діяльності страхової компанії спрямовані на впровадження систем, які охоплюють всі основні елементи технологічного процесу та гарантують повну безпеку даних на всіх етапах обробки інформації. Реалізація автоматизованої інформаційної системи страхової компанії полягає в автоматизованому вирішенні задач страхової, фінансової, бухгалтерської та інших видів діяльності. Автоматизовані інформаційні технології діяльності страхової компанії спрямовані на впровадження систем, що охоплюють всі основні елементи технологічного процесу страхування і гарантують повну безпеку даних на всіх етапах обробки інформації. Реалізація автоматизованої інформаційної системи страхової компанії полягає в автоматизації розв’язування задач страхової, фінансової, бухгалтерської та інших видів діяльності.

     Коротко розглянемо основні функціональні  задачі, що застосовуються в умовах автоматизованої інформаційної  системи страхування:

     • Процес підписання угоди. Перевірка наявності попередніх договорів по кожному страхувальнику, випадків страхових виплат, розрахунок коефіцієнтів для поправок до тарифної ставки та особливих умов, розрахунок комісійних агенту, занесення договору в базу даних для наступної обробки, видача необхідних документів.

     • Підписання додаткового договору. Розрахунки по умовах або об’єктах страхування, що змінилися, з врахуванням основного договору, поповнення бази даних про нові договори чи внесення змін у вже підписані.

     • Підписання договору перестрахування. Перевірка відповідної інформації, розрахунок комісійних.

     • Внесення страхової премії (чи її частини). Перерахунок грошових засобів по рахунках, у випадку наявності перестрахування - розрахунок з перестрахувальниками.

     • Закінчення договору страхування. Переміщення інформації в бази для формування резервів та інших розрахунків.

     • Настання страхових подій. Розрахунок відшкодувань, перевірка виплат, перерахунок по договору чи його зупинення, ведення бази страхових подій.

     • Розрив договору страхування. Розрахунки з страхуючим, проводка грошових засобів, здійснення змін в базі договорів.

     • Розрахунок базових тарифних ставок по видах страхування. Перегляд в базі даних всіх договорів по конкретному виду страхування, по страхових подіях, розрахунок з використанням статистичних таблиць.

     • Розрахунок резервного фонду. Аналіз поточного стану рахунків, відслідковування змін в кількості та сумах договорів по видах страхування, розрахунок по вимогах та поточному стану.

     • Аналіз страхового портфелю. Визначення тенденцій страхового ринку, аналіз власної діяльності, прогнозування подальшого розвитку, аналіз варіантів можливих управлінських дій.

     • Ведення внутрішньої бухгалтерії. Розрахунок заплат співробітникам компанії: облік власності та інше[6, c. 32-33].

     Повна технологія страхування повинна  передбачати обробку великих  і взаємопов’язаних масивів даних:

     • договорів страхування і перестрахування:

     • страхових полісів;

     • брокерських договорів;

     • документів по заплаті страхових представників;

     • платіжних доручень;

     • касових ордерів і бухгалтерських проводок;

     • заяв на виплату страхового відшкодування;

     • актів про страхові випадки та інше.

     Нагромадження і обробка інформації проходить  в різних підрозділах і службах  страхової компанії (бухгалтерії, відділах - фінансово-економічному, власників  полісів, виплат, перестрахування, кадрів, агентствах та інших). Перехід до автоматизованих інформаційних технологій супроводжується зміною характеру та якості управління. Аналітична робота менеджерів стає головною, формує в них нові пріоритети. Це дозволяє  перетворювати інформацію в один з ключових і реально доступних ресурсів компанії, а подальший розвиток автоматизованих інформаційних технологій стає обов’язковим елементом її стратегії розвитку організації.

     Але автоматизовані інформаційні технології ефективні і рентабельні у  випадку існування достатньо  апробованої та відшліфованої схеми діловиробництва, так, як автоматизації підлягають лише стабільні, підпорядковані певним законам процеси. Якщо ж кожна робоча ситуація унікальна, якщо винятки і поправки розмивають і маскують закономірності і правила, тоді спроби впровадження інформаційних технологій не може принести нічого окрім витрат засобів та часу. Для страхових компаній це означає, що насамперед повинні бути розроблені та затверджені з перспективою на довготривале використання форми всіх первинних та звітних документів, пов’язаних із страхуванням. Наприклад, заява на страхування, поліс, договір страхування, акт по страховому випадку, рахунки прибутків та збитків бухгалтерського балансу.

     Для проведення автоматизації насамперед потрібно, щоб були:

     • детально продумані, відлагоджені та документально оформлені у вигляді правил, інструкцій та положень всі робочі процедури;

     • описані в інструкціях ( а ще краще – описані та зображені на схемах) шляхи та умови руху всіх документів, а якщо це документи фінансового характеру, то і рух грошей.

     Зокрема такі схеми документопотоків дозволяють повністю прослідкувати життєвий цикл кожного документу та проаналізувати документообіг в компанії, а врешті решт його – покращити та спростити, а при необхідності доповнити  та розвинути на базі нових технологічних рішень. Якщо ця робота не проведена, тоді розробка ефективної автоматизованої інформаційної технології стає практично нездійсненною справою.