Бухгалтерский учет расчетов с потавщиками и подрядчиками

3. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОКУПАТЕЛЯМИ И ЗАКАЗЧИКАМИ

3.1 Значение и задачи расчетов с покупателями и заказчиками

Хозяйственная деятельность любого предприятия (организации) связана  с необходимостью осуществлять расчеты, как внутри, так и вне него.

Многообразие расчетных  операций хозяйствующего субъекта обусловливает  необходимость их классификации  по ряду признаков:

1) в зависимости от  направленности расчетов они  могут быть подразделены на  внутренние (например, расчеты с  персоналом по заработной плате)  и внешние (например, расчеты с  бюджетом по налогам и сборам);

2) в зависимости от  контрагента расчетов могут быть  выделены расчеты предприятия  (организации):

с поставщиками и подрядчиками;

с покупателями и заказчиками;

с различными дебиторами и  кредиторами;

по кредитам и займам;

с бюджетом и внебюджетными  фондами;

с персоналом по оплате труда;

с подотчетными лицами;

с персоналом по прочим операциям;

с учредителями;

внутрихозяйственные расчеты (например, расчеты головной организации  с филиалом) и пр.;

3) в зависимости от  формы проведения расчетов они  могут быть подразделены на  расчеты в денежной и неденежной  формах;

4) в зависимости от  характера операций, по которым  производятся расчеты, последние  подразделяются на расчеты по  товарным и нетоварным операциям.

Расчеты по товарным операциям, связанные с перемещением товара, – это расчеты с поставщиками и подрядчиками, покупателями, в  т. ч. плановые платежи, которые осуществляются посредством: платежных поручений, платежных требований, аккредитивов, чеков, векселей; возможны также зачет  взаимных требований и расчеты наличными  деньгами.

Расчеты по нетоварным операциям, предполагающие лишь движение денежных средств, – расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами, учредителями фирмы, подотчетными лицами, по претензиям. При этом расчеты по нетоварным операциям  при безналичных расчетах оформляются  только платежными поручениями.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с покупателями являются:

– своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов;

– контроль над использованием денежных средств в расчетах исключительно по целевому назначению;

– контроль над соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и заказчиками;

– своевременная выверка расчетов с дебиторами для исключения просроченной задолженности.

Система нормативно-правового  регулирования различных форм и  видов расчетов с покупателями в  РФ достаточно сложна и включает в  себя нормативно-правовые акты различного уровня и юридической силы.

К первому уровню системы  нормативно-правового регулирования  расчетов должны быть отнесены законодательные  акты федерального уровня (кодексы  и федеральные законы). Юридической  основой для проведения расчетов неденежными средствами служит ГК РФ, а налоговые обязательства участников этих расчетов определяются в соответствии с положениями Налогового кодекса  Российской Федерации.

Отдельные виды расчетных  отношений урегулированы отдельными федеральными законами.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» от 21.11. 1996 г. №129-ФЗ документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером предприятия или уполномоченными на то лицами. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства предприятия считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Важным элементом контроля движения наличных денежных средств  в государстве является установленное  федеральным законом обязательное применение специальной контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении  денежных расчетов с населением по торговым операциям или по оказанию бытовых услуг. Эти сферы деятельности связаны с массовым наличным денежным оборотом. Исключение составляют только предприятия, которые в силу специфики  своей работы используют документы  строгой отчетности, заменяющие чеки контрольно-кассовых машин, а также  некоторые другие организации в  связи с особенностями их местонахождения.

Организации и банки –  участники безналичных расчетов и посредники в них при их проведении должны соблюдать также требования норм банковского законодательства РФ (в первую очередь – Федерального закона «О банках и банковской деятельности»), а при проведении безналичных  расчетов с использованием иностранной  валюты (например, при расчетах с  зарубежными контрагентами) – требования норм законодательства о валютном контроле.

Второй уровень системы  нормативно-правового регулирования  расчетов на территории РФ – это  подзаконные нормативно-правовые акты федерального уровня (Указы Президента РФ, Постановления Правительства  РФ, а также юридические акты федеральных  министерств и служб – приказы, инструкции и пр.).

Порядок ведения кассовых операций регламентируется Центральным  Банком Российской Федерации (ЦБ РФ). Он же устанавливает требования к помещению  главной кассы (в дальнейшем просто кассы).

Расчеты наличными деньгами в условиях нестабильных рыночных отношений  широко распространены, что обусловлено  двумя важными обстоятельствами. Во-первых, они гарантируют оперативное  и точное исполнение товарных или платежных обязательств. Действительно, покупатель получает товар и тут же за него расплачивается. Во-вторых, поступление и расход наличности контролируется главным бухгалтером и руководством предприятия, что при очень жесткой налоговой системе неизбежно провоцирует их не показывать официально весь свой денежный оборот. В этой связи ЦБ РФ регулярно устанавливает лимит (ограничение) наличных расчетов между юридическими лицами по одной операции в день. В настоящее время, согласно указанию ЦБР от 20 июня 2007 г. №1843-У, лимит составляет 100 тыс. руб.

Кассовые операции являются самыми многочисленными и самыми распространенными на предприятии. Их учет сопровождается оформлением  целого ряда типовых документов, формы  которых утверждены Госкомстатом РФ.

Нормативно-правовая регламентация  порядка проведения безналичных  расчетов основывается на Положении  ЦБР от 3 октября 2002 г. №2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации».

Третий уровень регулирования  расчетных отношений – это  положения по бухгалтерскому учету. В настоящее время Минфином РФ принято и нормативно утверждено двадцать одно положение по бухгалтерскому учету (ПБУ).

Четвертый уровень – внутренние локальные субъектов хозяйствования (учетная политика предприятия, приказы  и распоряжения руководителя предприятия  и пр.).

3.2. Документальное  оформление операций по расчетам  с покупателями и заказчиками

Бухгалтерский учет на ЗАО  «Премикс» ведется на основании принятого Положения об учетной политике от 30 декабря 2008 г. После утверждения учетной политики руководителем организации она приобретет статус юридического документа.

Реализация материальных ценностей  на ЗАО «Премикс» покупателям, продажа производится на основании заключённых между ним и покупателями договоров поставки. В договорах оговариваются: виды поставляемых материальных ценностей, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели материальных ценностей, порядок расчётов (условия платежей).

Порядок расчётов по внутри российским поставкам на территории России между  покупателями и поставщиками определяется в соответствие с Положением о  безналичных расчётах в РФ, а по экспортно-экспортным поставкам –  в соответствие с правилами международных  расчётов.

Бухгалтерский учет в бухгалтерии  ведется на ПК с помощью системы 1С: Предприятие: Бухгалтерия версия 8.1, с помощью этой программы осуществляют учет отгрузки товара, учет поступления  товара, начисление заработной платы  работникам, формирование отчетов, таких  как – декларация по налогу на прибыль, налоговая декларация по НДС, декларация по НДФЛ, оборотно-сальдовая ведомость  по счету 41 - «Товары», 62 – «Расчеты с покупателями и заказчиками», анализ счета по субконто 41, 60, 62 и др.

Все расчеты между предприятиями  по оплате товаров оформляются соответствующими документами. Так, при реализации товаров  необходимо наличие счета поставщика на оплату.

На основании договора поставки, который представлен в приложении, покупателю выставляют счет на оплату. Он не является обязательным документом при оформлении товародвижения. Этот документ не порождает проводок. В  счете указываются банковские реквизиты  поставщика, цена единицы товара, общая  стоимость партии, а также сумма  налога, включенного в стоимость  товаров. Он нужен для фиксации предварительной  договоренности о приобретении контрагентам товара, и может являться документом, на основании которого производиться  оплата и отгрузка товара.

Счет выписывают в 2 экземплярах:

• первый экземпляр - покупателю (заказчику) для оплаты;
• второй экземпляр – поставщику.

Оформляет счет бухгалтер  или другой работник организации, уполномоченный на это руководителем (например, бухгалтер). Счет подписывают главный бухгалтер  и руководитель. Счета создаются, хранятся и редактируются в журнале «Счета». Выставленные счета подшиваются в хронологическом порядке и хранятся в архиве 5 лет.

 Выписанный счет отсылается  клиенту по факсу. Клиент оплачивает  счет и по мере его оплаты  оформляется отгрузка товара.

Для отражения в бухгалтерском  учете операций по зачислению денежных средств предназначен документ «выписка банка», в которой указывается  остаток денежных средств на начало дня, операции за день, номер документа по каждой операции, номер счета корреспондента, остаток денежных средств на конец дня.

После поступления на расчетный счет ЗАО «Премикс» денежных средств от покупателя в программе 1С формируется строка банковской выписки. Документ «банковская выписка» предназначен для ввода строк банковской выписки по расчетному счету, связанных с поступлением денежных средств от покупателей и оплаты поставщикам по торговым операциям. В ней указывается корреспондирующий счет 62.2 и в приходе необходимая сумма. Корреспонденции, которые создает банковская выписка: Д 51. К 62.2.

Движение материальных ценностей  от поставщика к покупателю оформляется  товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки  грузов (товарной накладной, счетом-фактурой).

Операции по продаже товаров  оформляются документами: «Отгрузка  товаров, продукции», «Реализация отгруженной  продукции» - формируется товарная накладная (документы – учет реализованной  продукции – отгрузка товаров, продукции). Она предназначена для отпуска  товара со склада. В товарной накладной  указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание материальных ценностей, количество (в  единицах), цена и общая сумма (с  учетом налога на добавленную стоимость) отпуска материальных ценностей. Накладная  подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими материальные ценности и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и завода. Количество оформляемых экземпляров в накладной зависит от условий получения материальных ценностей, вида организации поставщика, места передачи товара и т.д. В ЗАО «Премикс» накладная выписывается в 3 экземплярах. 1 экземпляр остается у кладовщика на складе, 2 экземпляр – в бухгалтерии, 3 экземпляр – у покупателя. Товарная накладная формирует проводки: Д 90.2.1 К 41.1, Д 62.1 К 90.1.1.

 На основании товарной  накладной формируется счет-фактура. Он является основным первичным документом, служащим основанием для расчетов с поставщиками и подрядчиками. В счет - фактуре должны быть указаны: порядковый номер счет фактуры; наименование и регистрационный номер поставщика товаров; наименование получателя товаров; стоимость, цена товаров; сумма налога на добавленную стоимость; дата предоставления счет- фактуры.

Счет-фактура выданный предназначен для ведения налогового учета  и формирования книги продаж (приложение). Этот документ формирует корреспонденции: Д 90.3 К 68.2.

Счет-фактура формируется  в 2 экземплярах на каждую отгрузку товара или выполнения работы, оказания услуг. Счет-фактура должен быть доставлен  не позднее 5 дней со дня отгрузки. Подписывается  счет-фактура руководителем, главным  бухгалтером и уполномоченным лицом  и скрепляется печатью организации.

В счет - фактуре не допускаются  подчистки и помарки. Исправления  заверяют подписью руководителя и печатью  предприятия поставщика с указанием  даты исправления.

 Регистрация счетов-фактур  записывается в хронологическом  порядке в журнале выданных счетов-фактур.

Покупатель забирает продукцию  только при наличии доверенности. В ней указываются следующие данные: реквизиты организации, которая выписала доверенность, количество продукции, паспортные данные лица, на которого выписана доверенность, срок действия доверенности, номер и дата товарной накладной, в которой указан получаемый товар. Доверенность подписывается руководителем организации, главным бухгалтером и лицом, получившим доверенность.

Заключающим этапом реализации товара является формирование книги  продаж главным бухгалтером. Для  формирования книги продаж в типовой  конфигурации 1С: Бухгалтерия предназначен специализированный отчет. Отчет формируется  за установленный период на основании  введенных документов «Счет-фактура», «Запись книги продаж». Документ «Запись книги продаж» удобно вводить на основании ранее введенного документа «Счет-фактура выданный». Документ «Запись книги продаж»  предназначен для ввода записей  в книгу продаж.

Книги продаж - в книге продаж регистрируются выписанные или выставленные счета-фактуры во всех случаях, когда возникает обязанность по исчислению налога на добавленную стоимость, в том числе при отгрузке (передаче) товаров, имущественных прав, при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров, передачи имущественных прав, при получении средств, увеличивающих налоговую базу, при выполнении строительно-монтажных работ для собственного потребления, при передаче товаров, выполнении работ, оказании услуг для собственных нужд, при возврате принятых на учет товаров, а также при исполнении обязанностей налоговых агентов и при осуществлении операций, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения).

Счета-фактуры, выданные при реализации товаров, передаче имущественных прав организациям и индивидуальным предпринимателям за наличный расчет, регистрируются в  книге продаж.

При необходимости внесения изменений  в книгу продаж регистрация счета-фактуры  производится в дополнительном листе  книги продаж за налоговый период, в котором был зарегистрирован  счет-фактура до внесения в него исправлений. Дополнительные листы  книги продаж являются ее неотъемлемой частью.

Регистрация счетов-фактур в книге  продаж производится в хронологическом  порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое  обязательство. В случае частичной  оплаты за отгруженные товары при  принятии учетной политики, для целей  налогообложения по мере поступления  денежных средств регистрация бухгалтером  счета-фактуры в книге продаж производится на каждую сумму, поступившую  в порядке частичной оплаты, с  указанием реквизитов счета-фактуры  по этим отгруженным товарам и  пометкой по каждой сумме «частичная оплата». Регистрация счетов-фактур с одинаковыми реквизитами в  книге продаж у бухгалтера допускается  только в случаях поступления  средств в порядке частичной  оплаты, а также отгрузки товаров  под полученную сумму авансовых  или иных платежей с соответствующей  корректировкой (зачетом) ранее начисленных  сумм налога по платежу.

Книга продаж должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и скреплены печатью. Контроль над правильностью ведения книги продаж осуществляется руководителем организации или уполномоченным им лицом. Книга продаж хранится у поставщика в течение полных 5 лет, с даты последней записи.

 В книгу продаж заносятся  счета-фактуры по операциям реализации  и прочим доходам за налоговый  период. В книге продаж подсчитываются  итоги, так как данные необходимы  для налоговой декларации по  НДС. Налоговым периодом считается  календарный месяц. До 20 числа  каждого месяца необходимо уплатить  НДС в бюджет 1 платежным поручением (Д 68.2 К 51) и представить в  ИФНС налоговую декларацию по  НДС. В налоговой декларации  раскрывается налоговая база  по НДС, отражаются налоговые вычеты, и определяется сальдо расчетов с бюджетом по НДС (доплата или возмещение). Для отправления отчетности на ЗАО «Премикс» установлена программа Референт, которая позволяет отправлять отчетность по электронной почте, что экономит время.

Акт-сверки является документом, в котором отражаются взаиморасчеты  между покупателями и поставщиками. Акт-сверки составляется по согласованию сторон в оговоренный период времени.

Для получения итоговых и  детальных сведений по учету товаров  можно использовать стандартные  отчеты.

Стандартный отчет «оборотно-сальдовая  ведомость по счету» для счета 41 «Товары» позволяет просмотреть  остатки и обороты каждого  товара, как в суммовом, так и  в количественном измерителе.

Стандартный отчет «Анализ  счета по субконто» для счета 90.2 «Себестоимость продаж» позволяет  оценить объем реализации товаров  по себестоимости.

Стандартный отчет «Анализ  счета по субконто» для счета 90.1 «выручка» позволяет оценить  объем реализации товаров по цене реализации.

Стандартный отчет «оборотно-сальдовая  ведомость по счету» для счета 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками» позволяет просмотреть состояние  расчетов с покупателями товаров.

Стандартный отчет «Карточка  счета» по счету 41 «Товары» позволяет  получить детальную информацию об операциях  с конкретными товарами.

Стандартный отчет «обороты между субконто» может быть использован  для получения информации об объемах  закупок товаров покупателями или  поступлении их от поставщика.

Посмотреть сумму налога, начисленного для уплаты в бюджет, сумму налога, уже уплаченного, а  также определить счета, в корреспонденции  с которыми начисление налога принималось  к учету удобно при помощи отчета «Анализ счета » для счета 68.2 «Налог на добавленную стоимость».

С помощью отчета Оборотно - сальдовая ведомость по счету 90.3 «НДС с продаж» можно получить данные о налогах и счетах-фактурах, исчисливших данные налоги.

3.3. Синтетический  и аналитический учет операций  с покупателями и заказчиками

При отгрузке продукции покупателям  возникающая дебиторская задолженность  отражается по цене продукции на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». На сумму оплаты за отгруженную продукцию, товары, выполненные работы и оказанные  услуги организация предъявляет  расчетные документы покупателю или заказчику и производит следующую  бухгалтерскую запись:

Д 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;

К 90 «Продажи»

При погашении покупателями и заказчиками своей задолженности  они списывают ее с кредита  счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в дебет счетов денежных средств.

При продаже амортизируемого  имущества, т.е. основных средств и  нематериальных активов, а так же другого имущества, стоимость имущества  по ценам продажи списывают в  дебет счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» с кредита счета 91 «Прочие доходы и расходы». Поступление платежей за проданное имущество отражают по дебету счетов по учету денежных средств (51, 52, 50, 55) и кредиту счета 62.

На счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» отражают суммы полученных авансов и предварительной оплаты за поставленную продукцию (работы, услуги), а так же возникающие суммовые и курсовые разницы.

Суммы полученных авансов  и предварительной оплаты учитывают  по дебету счетов учета денежных средств и кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» при этом суммы полученных авансов и предварительной оплаты учитывают на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» обособленно.

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» дебетуется в корреспонденции  со счетами 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» на суммы, на которые предъявлены  расчетные документы.

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» кредитуется в  корреспонденции со счетами учета  денежных средств, расчетов на суммы  поступивших платежей (включая суммы  полученных авансов) и т.п. При этом суммы полученных авансов и предварительной  оплаты учитываются обособленно.

Если по полученному векселю, обеспечивающему задолженность  покупателя (заказчика), предусмотрен процент, то по мере погашения этой задолженности делается запись по дебету счета 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные  счета» и кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (на сумму погашения задолженности) и 91 «Прочие доходы и расходы» (на величину процента).

Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а при  расчетах в порядке плановых платежей - по каждому покупателю и заказчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность  получения необходимых данных по: покупателям и заказчикам по расчетным  документам, срок оплаты которых не наступил; покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным  документам; авансам полученным; векселям, срок поступления денежных средств  по которым не наступил; векселям, дисконтированным (учтенным) в банках; векселям, по которым денежные средства не поступили в срок.

Учет расчетов с покупателями и заказчиками в рамках группы взаимосвязанных организаций, о  деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» обособленно.

Учет расчетов с покупателями бухгалтер  ЗАО «Премикс» ведет на активно-пассивном синтетическом счете 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". К данному счету открыты следующие субсчета:

62.1 – Расчеты с покупателями и заказчиками в рублях

62.2 – Расчеты с покупателями и заказчиками по авансам полученным

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» предназначен для  обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками.

На основании выписанного и  оплаченного счета – фактуре  формируется книга продаж (приложение). Бухгалтера ведут книгу продаж, предназначенную  для регистрации счетов-фактур.

Регистрация счетов-фактур в книге  продаж производится в хронологическом  порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое  обязательство. В случае частичной  оплаты за отгруженные товары, при  принятии учетной политики для целей  налогообложения по мере поступления  денежных средств регистрация бухгалтером  счета-фактуры в книге продаж производится на каждую сумму, поступившую  в порядке частичной оплаты, с  указанием реквизитов счета-фактуры  по этим отгруженным товарам и  пометкой по каждой сумме «частичная оплата». Регистрация счетов-фактур с одинаковыми реквизитами в  книге допускается только в случаях  поступления средств в порядке  частичной оплаты, а также отгрузки товаров под полученную сумму  авансовых или иных платежей с  соответствующей корректировкой (зачетом) ранее начисленных сумм налога по платежу.

Книга продаж должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и  скреплены печатью. Контроль за правильностью  ведения книги продаж осуществляется руководителем организации или  уполномоченным им лицом. Книга продаж хранится у поставщика в течение  полных 5 лет с даты последней записи.

Таблица 5 – схема итоговых учетных записей по счету 62 «Расчетов с покупателями и заказчиками» в ЗАО «Премикс», 2010 г.