Дипломатиялық хат-хабар жазысу

Дипломатиялық хат-хабар  жазысу – мемлекеттің сыртқы саяси  және дипломатиялық қызметінің негізгі  нысандарының бірі, мемлекеттер арасындағы қарым-қатынастарды іске асыратын әртүрлі  ресми қатынас хаттары мен  дипломатиялық сипаттағы құжаттардың  жиынтығы. Мемлекеттер арасындағы өзара  қатынастар жазбаша түрде мемлекет басшысының, үкімет, сыртқы істер министрлігінің, әртүрлі мемлекеттік және қоғамдық мекемелер мен ұйымдар, немесе олардың  басшылары, дипломатиялық өкілдік  және жеке дипломаттар атынан жүзеге асады.

Қазіргі заманның аса маңызды, өзекті мәселелеріне қатысты мемлекеттердің саяси ұстанымын айқындайтын  мемлекет қайраткерлерінің баяндамалары, мәлімдемелері, жолдаулар, ноталар, меморандумдар, мемлекет басшысының, үкіметтің ресми  жеделхаттарды сияқты дипломатиялық  құжаттар бүгінгі кезеңдегі ақпараттық желісінде сыртқы саясат мәселесіне қатысты құжаттар ретінде ерекше орын алады. Жалпы дипломатиялық  құжаттарда қаралатын мәселелер  де алуан түрлі. Олар өзіндік нысанына қарай мемлекеттердің тәуелсіздігін  мойындайтын және дипломатиялық  қатынастар орнату жөнінде ұсыныстар  түрінде, барлық халықтардың тағдырына  қатысты құжаттар болуы мүмкін. Дипломатиялық  құжаттарды дайындау сыртқы істер министрлігі  қызметінің маңызды бағыттарының бірі болып табылады. Осы дипломатиялық  хат алмасудың қалыптасқан тәжірибе бойынша жүзеге асуын қадағалау  негізінен протоколдық қызметке тапсырылады.

Дипломатиялық тәжірибеде жиі  пайдаланылатын дипломатиялық хат-хабар  жазысу құжаттары:

1. жеке ноталар;
2. вербальды ноталар;
3. жадынамалық жазбалар;
4. меморандумдар;
5. жартылай ресми сипаттағы жеке хаттар;
6. жеке жолдаулар;
7. жеделхаттар.

Дипломатиялық қызмет тәжірибесінде  дипломатиялық құжаттарды дұрыс  ресімдеуге үлкен мән беріледі. Аталмыш  дипломатиялық құжаттардың бірқатары  құрметтілік, қошеметтілік сияқты сөз  орамдарымен ресімделеді.

Құрметтіліктің протоколдық  сөз орамдары жеке және вербальды  ноталарда, жеке жолдауларда, шабарманмен  жіберілетін жадынамалық жазбаларда қолданылады.

Жеке нота маңызды және қағидатты мәндегі мәселелер  бойынша дайындалады немесе қандай да бір ірі оқиғалар жөніндегі  ақпаратты мағынаға ие болады. Жеке ноталар ноталық бланкіде теріледі, яғни елдің мемлекеттік елтаңбасы  басылған ерекше қағазда, елтаңбаның астында «Қазақстан Республикасының Сыртқы істер министрлігі» деген жазу келеді.

Жеке нота құжатқа қол  қоюшының атынан бірінші жақта ресімделеді  және қаратпа сөзден басталады.

Жеке ноталарда кең  етек алған құрметтіліктің протоколдық  сөз орамдары «Құрметті Министр мырза», «Құрметті Елші мырза». Бұл қаратпа сөздер құжатты қабылдаушыны мәтіннің мазмұнына қайырымдылықпен қарауға шақырады.

Қаратпа сөздерден кейін  құжатта мәтіннің мағыналы өзегі  жазылады. Айтылатын ой толық жеткізілгеннен кейін автор «өзінің құрметтілігін растап» қорытынды қошеметтілікпен аяқтайды.

Жеке ноталар мәтінінің  мазмұнына қарап оның қандай лепте  жазылғандығын айқындауға болады, яғни аса жылы шыраймен бе, әлде қалыпты  ғана жылылық па, жоқ салқын қандылық басым ба. Егер жеке нота «Министр мырза», «Елші мырза» сияқты қаратпа сөзбен басталып, «Құрметпен» деген қошеметпен ғана аяқталып жатса, бұл автордың нотаға байсалдылық сипатын беру ниетінен тууы ықтимал.

Жеке нотаны автор «Құрметті Министр мырза» деп бастап, «Шынайы құрметпен» деген қошеметтілікпен аяқтауы, бұл құжатта жылылық пен достық сипатты ерекше көрсетуге ұмтылуынан болуы мүмкін. Жеке ноталарда қошеметтіліктің басқа да түрлері кездеседі:

• сыртқы істер министріне немесе елшіге – Министр мырза, Елші мырза
• уәкілге, уақытша сенімді өкілге – Министр мырза, Сенімді өкіл мырза Сізге деген зор құрметімді қабыл алыңыз.

Жеке ноталардың қалыптасқан  үлгілері:

Құрметті Министр мырза!

Менің Қазақстан Республикасы Сыртқы істер министрі болып тағайындалуыма байланысты жолдаған шын жүректі  құттықтауыңызға ризашылығымды  білдіремін.

Еліңізге жасаған сапар  кезінде көрсеткен қонақжайлыққа  алғысымды айта отырып, екі жақты  ынтымақтастықты дамытуға бағытталған  бастамаларымыз жүзеге асатынына сенімдімін.

Министр мырза, өзіңізге мықты  денсаулық пен бақыт, бауырлас Пәкістан халқына амандық пен өркендеу тілеймін.

Шынайы құрметпен,

Жоғары мәртебелі

____________мырзаға

Пәкістан Ислам

Республикасының

Сыртқы істер министрі

Исламабад

Дипломатиялық өкілдің шет  мемлекетте тіркелуін куәландыратын  құжат – Сенім грамотасы деп аталынады. Қабылдайтын мемлекетке жолданған Сенім грамотасына дипломатиялық өкілді тағайындайтын мемлекеттің басшысы қол қояды және Сыртқы істер министрінің қолымен бекітіліп Елшілерге, уәкілдерге және арнаулы (төтенше) делегациялар басшыларына беріледі.

Сенім грамотасын тапсыру  жөніндегі жеке ноталардың үлгісі:

Жоғары мәртебелі!

Халықтар арасындағы ынтымақтастықты  нығайту саясатына және Қазақстан  Республикасы мен Әзірбайжан Республикасы арасындағы достық қатынастарды дамытуды көздей отырып, мен Шоқпытов Андар  Мәулешұлын Қазақстан Республикасының  Әзірбайжан Республикасындағы Төтенше  және Өкілетті Елшісі етіп тағайындауды мақұл көрдім.

А.М.Шоқпытов мырзаны осы  Сенім грамотасымен тіркей отырып, ЖОҒАРЫ МӘРТЕБЕЛІ, оны ізгі ниетпен  қабылдауыңызды, бұл кісі менің атымнан  және Қазақстан Республикасы Үкіметінің атынан СІЗГЕ баяндағандарының бәріне қалтқысыз сенуіңізді өтінемін.

Н.Назарбаев

Сендіруші Қ.Тоқаев

Қазақстан Республикасының 

Сыртқы істер министрі

Астана 2006 жыл

Ал тіркеу грамотасы – дипломатиялық өкілдің өкілеттігін куәландыратын сенім грамотасы, құжат. Сонымен бірге хабардар ету грамотасы – мемлекет басшысының қызметке сайланғандығы және қызметін бастағандығы жөнінде дипломатиялық қатынастағы басқа елдің басшысын хабардар ету жайындағы хаты. Құжатта негізінен осы елдер арасындағы қатынастар сипатталып, оның болашақта да нығая түсетіндігіне сенім білдіреді.

Дипломатиялық өкілді кері елге қайтаруға қатысты кері шақыру грамотасы жіберіледі. Бұл дипломатиялық өкілді жіберген мемлекет басшысының оны қызметінен босатуы жөніндегі ресми хаты. Кері шақыру грамотасының алғы сөзінде қысқаша түрде дипломатиялық өкілді кері шақыру себебі келтіріледі, сонымен бірге бұл дипломатиялық өкілдің екі ел арасындағы ынтымақтастықтың қалыптасуы мен дамуына тигізген үлесі аталынады. Негізінен кері шақыру грамотасын жаңа тағайындалған өкіл сенім грамотасымен бірге қабылдаушы елдің басшысына тапсырады. Кейбір елде кері шақыру грамотасын босатылған дипломатиялық өкілдің өзі тапсырып кетуі мүмкін, жалпы бұл өте сирек кездеседі. Кері шақыру грамотасы да сенім грамотасы сияқты ресімделеді.

Дипломатиялық құжаттардағы қошеметтіліктің түрі өзаралық қағиданы ескеруі тиіс, әсіресе жауап түріндегі  ноталарды дайындаған жағдайда. Қаратпа  сөздердің түрлері сондай-ақ нақтылы  жағдай мен жергілікті  тәжірибеге де байланысты.

Құжатты дайындау барысында  келесідей қаратпа сөздер болуы  ықтимал:

министрге – Министр мырза, Жоғары мәртебелі; елшіге – Елші мырза, Жоғары мәртебелі;

уәкілге – Уәкіл мырза немесе Министр мырза;

«уақытша» анықтауышы қаратпа  сөзде негізінен қолданылмайды.

Егер уақытша сенімді  өкіл – уәкіл дәрежесіндегі кеңесші  болатын болса, онда оған қаратпа  сөз келесідей болуы мүмкін: «Министр мырза».

Жергілікті тәжірибеге қарай  және өзаралық тәртіпке сай «мырза» сөзін толық жазуға болады. Жеке ноталарда қол қоюшының тегі мен лауазымы жазылмайды, мөр қойылмайды. Нотадағы парақ санына қарамастан, құжат жіберілетін мекен жай бірінші парақтың төменгі сол жақ бұрышына жазылады. Мекен жаймен қоса нота жіберілетін  тұлғаның атағы да көрсетіледі:

       Жоғары Мәртебелі

Атал Бихари Ваджпаи  мырзаға

Үндістан Республикасының

Премьер-Министрі

Нью-Дели

Жеке нотада көрсетілген  мекен жай сол күйінде нота салынатын конверттің сыртында да көрсетіледі. Халықаралық қатынастар жүйесінде  дипломатиялық тәжірибе де күннен-күнге  даму үстінде, өз кезегінде қалыптасқан  түрден ауытқушылық та кездеседі.

Дипломатиялық хат алмасуда консулдық қызметтерге қатысты  да бірқатар құжаттар дайындалады. Штаттағы, кәсіпқой, штаттан тыс немесе құрметті консулдарды тағайындауға, олардың  қызметін атқаруына байланысты келісім  алу негізінен дипломатиялық  хат-хабар жазысу арқылы жүзеге асады. Штаттағы консул жіберген мемлекеттің  мемлекеттік қызметіндегі және сол  мемлекеттің азаматы болып табылатын  тұлға. Мемлекеттің консулдық ережесіне  сай құрметті консул ретінде қабылдаушы мемлекеттің немесе үшінші елдің  азаматы да болуы мүмкін. Консулдарды  тағайындауға қатысты оларға консулдық патент беріледі.

Консулдық патент – консулдық мекеме басшысы ретінде тағайындалу фактісін растайтын құжат. Ол дипломатиялық және басқа да жолдар арқылы консулдық орналасқан мемлекеттің үкіметіне жіберіледі. Консулдық патентте аталмыш адамның толық аты-жөні, азаматтығы, консулдық дәрежесі, сонымен қатар консулдықтың орналасқан жері мен консулдықтың аумағы көрсетіледі.

Консулдық патентті жіберген мемлекеттің басшысы, үкіметтің  немесе сыртқы істер ведомствосының басшысы береді.

Консулдық құжаттарда консулдардың қызмет ететін аумақ шеңбері немесе елі, яғни консулдық округ айқындалынады. Консулдық округ – консулдық  лауазымды адамның консулдық  міндеттерін атқару мақсатында келген мемлекеттің (мемлекеттердің) аумағы. Консулдық өңір мемлекеттер арасындағы келісім бойынша консулдық патентте немесе консулдық мекеме басшысын тағайындау туралы өзге құжатта көрсетіледі.

Консулдық өңір шегінде консул өзіне жүктелген міндеттемелерге  байланысты жергілікті құзыретті өкімет органдарына екі ел арасындағы бар  арнаулы келісімдерге сәйкес ауызша немесе жазбаша өтініш білдіре алады.

Екінші дүниежүзілік соғыс  кезінде антигитлерлік топ мемлекеттерінің  басшылары арасында шұғыл және өте  жауапты шешімдер қабылдауды қажет  еткен  сәтте бір-бірімен  жеке жолдау, хат арқылы алмасу тәжірибесі қалыптасқан болатын. Сол кезден бастап әлемдік саясаттың маңызды  мәселелері бойынша мемлекет, үкімет, сыртқы істер министрлігі басшылары  арасындағы орын алған жеке жолдаумен  алмасу тәжірибесін дәстүрлі дипломатиялық  хат алмасудың ерекше қатарына қоюға  болады. Дипломатиялық хат алмасудың  бұл түрі соңғы кезде тіпті  кең етек алды. Оны тіпті мемлекет немесе үкімет басшысының жеке жолдауы  теп те атауда. Іс жүзінде мұндай жолдауларды «жеке нота» қатарына да жатқызуға болады. Алайда, құжатты  жіберушінің жоғары лауазымды тұлға  болуына қарай, сондай-ақ құжаттың үлкен  мәнге ие болуы оны дипломатиялық  хат алмасуда дербес құжат ретінде  көрсетеді.

Бұл жолдаулар да жеке нотадағыдай  протоколдық сөз орамдарына –  қаратпа сөз бен қорытынды  қошеметтілікке ие. Мысалы, Қазақстан  Республикасы Президентінің үкімет басшыларына арналған жолдауының нысаны: «Құрметті Президент (Премьер-министр) мырза». Жолдаудың қорытынды қошеметтілігі келесідей болуы мүмкін: «Құрметпен» немесе «Шынайы құрметпен». Кейбір жағдайда құжат бағытталған тұлғаның толық дәрежесі мен атағы жазылғанда, мысалы, «Жоғары мәртебелі Франсуа Миттеран мырзаға, Француз Республикасының Президентіне», сондай-ақ мәтінге де қаратпа сөзді қосқан жөн. Яғни, «Құрметті Президент мырза», басқаша жағдайда – «Жоғары мәртебелі». Аталған құжаттар тобына сыртқы істер министрінің хаттарын да жатқызуға болады. Мұндай құжаттар көп жағдайда БҰҰ-мен және басқа да халықаралық ұйымдармен өзара қатынаста жиі қолданылады.

Біріккен Ұлттар Ұйымы

Бас хатшы     2006  жылғы 22 тамыз

ЖОҒАРЫ МӘРТЕБЕЛІ,

Сізді және Сіздің еліңізді Семей ядролық сынақ  алаңы жабылуының 15-жылдығына орай құттықтауыма рұқсат етіңіз.

Осынау маңызды  күнді атап өтерде біз әралуан  көңіл күйді бастан кешеміз. Бұл  күн әлемге ядролық қару мен оны  сынаудан туындайтын үрей мен қауіпті  ескертеді. Полигонды жабу туралы шешім  ядролық қатерді келмеске кетірудің  жарқын үлгісі және халықтың бейбітшілік  пен қарусыздануға ұмтылысын  паш етеді. Ядролық қаруға ие болудан 1991 жылы өз еркімен бас тарту және сынақ полигонын жабу, БҰҰ-ның  осыдан алпыс жылдық уақыт бұрын  өзі құрылған сәтінен бастап қол  жеткізуге ұмтылып отырған мақсаты  – ядролық қарусыздану мен  таратпаудың жаһандық күш-жігеріне өлшеусіз үлес қосты.

Семей сынақ полигоны жабылған 15 жылдан кейін, ядролық жарылыстардың  салдарына ұшыраған тұрғындардың денсаулығын  сауықтыру және аймақтың экологиялық  жүйесін қалпына келтіру әлі  де болса айрықша назар аударуды қажет етіп отырғаны маған мәлім.

БҰҰ Сіздің аландаушылығыңызға ортақтасады және тұрғындарды сауықтыруға, Семей аймағының экологиясы мен  экономикалық дамуына бағытталған  мүмкіндіктерді кеңейтуді көздейтін  Сіздің еліңіздің күш-жігерін қолдауды жақтайтынын қуаттайды.

Біз Сіздің еліңізбен  ядролық қарудан азат бейбітшілікті  құру ісіндегі тығыз ынтымақтастығымызды  жалғастыра береміз.

Жоғары мәртебелі, менің зор ілтипатыма деген сенімімді  қабыл алыңыз.

К.Аннан

Жоғары Мәртебелі 

Нұрсұлтан Назарбаевқа 

Қазақстан Республикасының  Президенті

Астана

Дипломатиялық хат алмасудың  жоғарыда аталған балық құжаттарына (жеке нота, жеке жолдау, хат) жіберуші жеке қолтаңбасын қояды.

Жеке жолдау елдің мемлекеттік  елтаңбасы басылған қағазға жазылады. Парақтың жоғарғы оң жақ бұрышына қала атауы мен жіберілген күн, ай, жыл көрсетіледі. Жеке жолдау мәтіннің соңында жолдауды жіберушінің жеке қолтаңбасы қойылады (сиямен). Жіберушінің  лауазымын, тегі жөнінде жазу міндетті емес. Жеке жолдауда да жеке нотадағыдай  парақ санына қарамастан құжат жіберілген мекен жай бірінші парақтың төменгі  сол жақ бұрышына жазылады. Мұнда  құжат бағытталған тұлғаның аты-жөні, толық ресми лауазымы көрсетіледі.

Вербальды нота – қазіргі  кезеңде кеңінен таралған дипломатиялық  құжат болып табылады. Сыртқы істер  министрлігі мен дипломатиялық  өкілдіктер дипломатиялық хат алмасуды негізінен вербальды нота арқылы жүзеге асырады. Вербальды ноталар  көптеген мәселелерді қарастыру  мен шешу мақсатында қолданылады. Бұл  құжаттарда саяси, экономикалық, ғылыми-техникалық және басқа да екіжақты, сондай-ақ көпжақты мәселелер қаралады. Вербальды ноталар  негізінде шетелге шығатын азаматқа виза (рұқсатнама) сұрауда, дипломатиялық  өкілділік қызметкерінің қатысуымен автокөлік уақиғасы орын алғанда  хабарланады, өкілеттілік сипаттағы  ақпараттар жіберіледі. Күнделікті дипломатиялық  қызметте негізінен вербальды ноталар  мәтіннің басында және соңында қошеметтілік білдіреді. Нота құжат жіберуші жақтың және қабылдаушы тараптың толық атауын көрсетумен және ізеттілік нысанымен  басталады: «Қазақстан Республикасының  Сыртқы істер министрлігі Иран Ислам  Республикасының Елшілігіне өзінің ілтипатын білдіреді және төмендегіні  хабарлауды мәртебе санайды».

Қорытынды қошеметтілікте мекеме атауы қысқаша түрде жазылады: «Министрлік осы мүмкіндікті  пайдалана отырып, Елшілікке өзінің зор ілтипатын білдіретіндігіне тағы да сендіреді».

Ноталардың мәтінінде  мемлекеттің, дипломатиялық өкілдіктердің  іс-әрекеттеріне наразылық білдірілген  жағдайда құжатта қошеметтілік білдірілмейді. Өйткені құжатта қошеметтілік білдірілген  жағдайда құжаттың наразылық білдіру  сипаты әлсіреп, нотаның мәні төмендеп кететіні айқын.

Сонымен бірге вербальды  ноталарда елдегі қазалы күн хабарланған  болса немесе көңіл айтуға арналған жағдайда қошеметтілік қолданылмайды. Кейбір мемлекеттерде сыртқы істер  мекемесі тарапынан дипломатиялық хат алмасуда қошеметтілік жазу тәжірибесі қаралмаған сәтте өзаралық қағидаға сай екінші тарап та қошеметтілікке көңіл бөлмейді. Жалпы қошеметтіліктің протоколдық сөз орамы өте кең. Бұл өз кезегінде өте қатаң кейіпті де немесе өте жылы қатынасты да көрсете алады. Алайда әрқашан есте сақтайтын жайт: ештеңе де дәл сыпайылық сияқты жоғары бағаланып және өте арзан тұрмайды.

Нотаның мәтінімен жұмыс  істеу барысында, мысалы, мазмұнына  қарай наразылық білдіруге қатысты  болса, есте сақтайтын дүние ол құжаттың қабылданбауы да ықтимал, ал бұл өз кезегінде ұзағынан созылатын шиеленісті жағдайға душар етуі мүмкін.

Вербальды нотаның мәтіні үшінші жақта жазылады. Жеке ноталар  сияқты вербальды ноталар да елтаңбасы  бар жоғары сапалы қағаздарға теріледі. Елтаңбасының астына «Қазақстан Республикасының  Сыртқы істер министрлігі» немесе мысалға, «Ресей Федерациясындағы Қазақстан  Республикасының Елшілігі» деген  жазу болады. Жеке нотадағыдай құжат  жіберілетін елдің мекен жайы вербальды нотаның бірінші парағының  төменгі сол жақ бұрышында  болуға тиіс:

Осы мәтін конверт сыртында да болады. Халықаралық тәжірибеде қазіргі кезеңде дипломатиялық  өкілдік басшысының вербальды нота мәтінінің соңында мөр басуымен қоса қол қоюы өте сирек кездеседі. Жалпы қол қойылған вербальды  нотамен қол қойылмай тек мөр  басылған вербальды нота арасында ешқандай айырмашылық жоқ. Вербальды нотада құжаттың шығыс нөмірі, шартты белгісі (шифр) мысалы, №14/1 ДЕ  немесе 27/СГП  және т.б. парақтың жоғарғы сол жақ  бұрышында елтаңбаның астында келеді. Нота мәтіннің астында қала атауы  ен жіберілген күні жазылады.

Қосымша ешқандай индекстер  қойылмайды. Қажет болған жағдайда хатталатын істе қалатын құжат көшірмесіне  қойылады. Вербальді нотаға сыртқы істер министрлігінің немесе дипломатиялық  өкілдіктің негізгі елтаңбалы мөрі басылады. Мөр мәтіннің соңында, құжат  жіберілетін мерзім белгіленген  тұсына басылады. Мөрдің дұрыс басылуына  мұқият болған жөн, яғни мөрдегі елтаңбаның жан жағына ауытқымауын қадағалап  тігінен қойылуына көңіл бөлу қажет.

Ал үкімет атынан дайындалатын ноталарда негізінен қошеметтілік сөз орамдары жазылмайды. Мұндай жағдайда нотаның мәтіні келесі сөз орамдарынан  басталады: «Қазақстан Республикасының Үкіметі ------ (ел атауы) Үкіметіне келесіні мәлімдеуді өзіне мәртебе санайды». Мәтіннің соңында да қошеметтілік көрсетілмейді.

Барлық ноталар мәтін  мазмұнына қарамастан ресми құжаттар болып табылады. Кез келген нота үкімет тарапынан шыққан құжат болып  қаралады. Ноталар өзіне көңіл  бөлуді талап етеді және құжатты  қабылдаушы жақтың нотаға жауап жазуы  күтіледі.

Дипломатиялық тәжірибеде бірнеше  мемлекеттер өкілдерінің ұжымдық  нота жіберу дағдысы сирек кездесетін болды. Мемлекеттер әлемдік қоғамдастықтың егеменді, тең мүшесі ретінде өзара  қатынастарын екіжақты негізде орнатады. Ұжымдық нота дипломатиялық корпус атынан болсын немесе елшіліктер тобынан  болсын демарш ретінде қаралады, яғни қысым жасауға талпыну ретінде, бұл өз кезегінде қарсы тарапта  жағымсыз әрекет жасауды тудырады.

Ұжымдық нота ретінде Еуропалық  Одаққа мүше мемлекеттерінің нотасын  жатқызуға болады, өйткені Одақтың  төрағасы атынан салынған құжаттар (ноталар, ресми хаттар) қоғамдастыққа мүше елдерді де қамтиды. Сол себепті  осындай тұрғыдан дайындалған құжаттар нақтылы жағдайға қатысты ұжымдық  наразылық бой көрсету (демарш) ретінде  де қабылдануы мүмкін. Дипломатиялық  хат алмасуда қошеметтілікті ресімдеуді қажет етпейтін құжаттар да бар. Мұндай құжаттардың қатарына жадынамалық жазбаларды (aide-memoire), меморандумды жатқызуға болады.

Жалпы жадынамалық жазбалардың  екі түрі кездеседі: қолма-қол берілетін  жадынамалық жазбалар және шабарман арқылы жіберілетін жадынамалық  жазбалар.

Жадынамалық жазбалар негізінен  қолма қол тапсырылады, бұл сұхбат кезіндегі жасалынған мәлімдеменің немесе өтініштің мәнін немесе маңыздылығын атап өту мақсатында. Сонымен бірге  бұл осы мәлімдеменің немесе сұхбаттың  мәнін дұрыс қабылдау, істің тез  арада алға жылжуын жеңілдету  ниетінен де туындайды.

Жадынамалық жазбалар мәтіні «өтініш туындайды», «атап өтуге тура келеді», «хабарланады» деген сияқты сөз орамдары қолданылып болымсыз түрде дайындалады.

Қолма қол тапсырылатын жадынамалық  жазбалар мәтіні елтаңбасы жоқ жай  қағаздарға теріледі. Жіберілетін елдің  мекен жайы мен шығу нөмірі көрсетілмейді, тек елді мекеннің атауы мен жіберілген күні ғана көрсетіледі: мысалы, «Астана қ., 2009 жылдың 10 шілдесі». Мәтіннің жоғарғы жағына «Жадынамалық жазба» деп жазылады.

Қазіргі кезде шабарман арқылы жіберілетін жадынамалық жазбалар өте сирек кездеседі. Нысаны бойынша  вербальді нотадан олардың айырмашылығы жоқ: үшінші жақта жазылады, протоколдық  сөз орамы сақталады. Сонымен  бірге ноталық бланкіде дайындалады, нөмірі, жіберу орны мен күні белгіленуге  тиіс. Вербальді нотадан айырмашылығы мұндай жазбаларда мөр қойылмайды және мекен жай көрсетілмейді. Жоғары жағына «Жадынамалық жазба» деген жазу жазылады. Жадынамалық жазбалар қандайда бір мәселеге қатысты тараптың өтінішіне  қарай жіберілуі мүмкін. Құжатта  мәселенің жеке бір астарын айқындауда, өткен сұхбатты дәйектеу қажеттілігі  туындағанда немесе бұған дейін  орын алған мәселе жөнінде еске салу мақсатында дайындалады.

Меморандум – қандай да тараптың өз ұстанымын қорғау мақсатында екінші жақтың дәйектемесімен пікір таласқа түсетін дипломатиялық құжаты болып табылады. Мұнда талқыланған мәселенің нақтылы жақтары қарастырылып кейбір жеке астарларына сараптама жасау қамтылады, өз жағының көзқарасын қорғай алатын дәйектемелер беріледі, екінші жақтың ой-пікіріне күмән тудыруы мүмкін.

Меморандум жеке немесе вербальды  нотаға қосымша түрінде болуы  мүмкін, әлде, қолма қол берілетін  немесе шабарман арқылы жіберілетін  дербес құжат күйінде. Меморандумның  нотаға қосымша құжат ретінде  болуы нотаның өзіндегі мәтінді  қысқартуға және сонымен бірге хат  алмасуға себепші болған мәселеленің  белгілі басымдық сипаттарын айқындауға мүмкіндік береді. Жеке нотаға қосымша  ретінде меморандум елтаңбасы жоқ  қағазда дайындалады, реттік сан, мөр, жіберілген мекен жайы мен күні қойылмайды.

Қолма қол тапсырылатын меморандум ноталық бланкіде теріледі, тек протоколдық  сөз орамдары болмайды. Бұл құжатта мөр басылмайды, реттік сан қойылмайды, алайда жіберілген мекен жайы мен күні көрсетіледі.

Кейбір жағдайларда мемлекетаралық кездесулер нәтижесінде мәлімдемелетін құжат та Меморандум деп аталуы мүмкін (Қорытынды құжаттарға қатысты тармақта қарастырылады).

Жеделхаттар. Бүгінгі мемлекеттер арасындағы өзаралық қарым-қатынастардағы дипломатиялық құжаттардың келесі түрі – жеделхаттар да кең етек алуда. Негізінен, жеделхат қашанда жауап беруді қажет етеді. Жеделхат мазмұны жағынан маңызды саяси мәнге ие. Мазмұны да әрқилы болып келеді: ұлттық мейрамдар, маңызды уақиғалар күнін атап өту, мерейтой күніне арнап, қайғылы жағдайға байланыст және т.б.

Қазақстан Республикасы Президентінің 1999 жылғы 16 шілдедегі №173 Жарлығымен бекітілген Қазақстан Республикасының  Мемлекеттік протоколының 12 бөлімінің 2 тарауында Қазақстан Республикасының  Сыртқы істер министрлігі көңіл  айту білдірілген хаттардың (жеделхаттардың) жобаларын әзірлейді, оларға Қазақстан  Республикасының тиісті басшысы  қол қояды деп белгіленген.

Жеделхат мазмұны ел ішіндегі жетекші баспасөз бетінде жариялануы да мүмкін. Мемлекет басшысының жаңадан  тағайындалуына қатысты жедел түрде  жеделхат жіберу – бұл халықаралық  протоколдық тәжірибеде қалыптасқан  құрметтіліктің ғана белгісі емес. Бұл сонымен бірге мемлекеттер  арасындағы қарым-қатынастардың деңгейін сипаттайды, ынтымақтастықты дамыта түсуді жалғастыруды және байланысты кеңейтуді көрсетеді.

Жеделхаттар өзінің тартымдылығымен, саяси мәнділігімен ерекшеленеді.

Жартылай ресми  сипаттағы жеке хаттар – ресми тұлғалармен жеке сипаттағы (шақырылғаны үшін алғыс айту, қолдау көрсету және т.б.) хат-хабар алысуына бағытталған дипломатиялық құжаттардың бір түрі болып табылады.

Таныс ресми тұлғалардан  қандай да мәселеде қолдау қажет болған жағдайда жазылатын дипломатиялық  құжат. Ресми хат алмасудың немесе келіссөздердің нысанына айналған мәселе бойынша автордың қызығушылық танытатынын  атап өту мақсатында немесе мәселенің  жедел шешілуіне өз ықпалын тигізуі  көзделеді.

Мұндай жеке хаттар жай  бір парақ қағазға (жарты парақ) кейбір сәтте жоғарғы сол жақ  бұрышына автордың дәрежесі мен ата  тегі көрсетілген арнайы бланкіге де жазылуы мүмкін.

Парақтың екінші жағы пайдаланылмайды. Хатта қаратпа сөздер келесі үлгіде жазылуы мүмкін: «Құрметті .............. мырза!», «Жоғары Мәртебелі». Қорытынды  қошеметтіліктің болуы міндетті. Хаттың реттік саны көрсетілмейді. Жазылған күні мен қолтаңбаның болуы қажет. Мысалы,

Жіберілетін жақтың мекенжайы  тек конверттің сыртына жазылады. Дипломатиялық хат алмасу құжаттары  дипломатиялық қызметті күнделікті байланыстың көзі болып табылады. Жеке жолдаулар мен жеке хаттар ел басшыларының ел арасындағы өзара қарым-қатынасқа өздерінің тікелей араласуын аңғартады. Бұл қатынастың нығая түсуіне өзіндік зор үлес.