Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Документ в системе управления проектами

Оглавление

Введение 3

Система управления проектом: понятие, элементы, назначение 4

Функции и назначение документа в системе управления проектом 8

Основные документы в системе управления проектами 11

Элементы управления документами 15

Последствия плохого управления документами 17

Заключение 19

Список использованной литературы 20

Введение

Документирование - один из важнейших элементов в управлении проектами, но гонка за экономией времени и человеческих ресурсов, часто приводит к тому, что мы сознательно или впопыхах не уделяем управленческому документированию должного внимания.

Несмотря на широкое распространение в России и за рубежом проектного способа решения различных задач как в государственном секторе, так и в предпринимательской среде, система документационного обеспечения управления проектами до сих пор исследована слабо, не определен необходимый и достаточный состав комплекса документов, обеспечивающий рациональное исполнение функций управления в рамках проекта.

Таким образом, целью данного реферата является определение места документа в системе управления проектами на основе выделения функций документа в СУП. Достижению цели способствовала постановка и решение следующих задач: изучение понятия системы управления проектами, его состава и содержания, рассмотрение основных документов сопровождающих проект, определение последствий плохого управления документированием в СУП.
Система управления проектом: понятие, элементы, назначение

Современная организация способна существовать и успешно конкурировать на рынке лишь при условии постоянного развития и адаптации к изменяющимся условиям ведения бизнеса. Это означает, что руководство компании при постановке и достижении определённых целей, постоянно сталкивается с соответствующими управленческими проблемами: планирование работ во времени, определение потребности в ресурсах, стоимость ресурсов, кредиторская и дебиторская задолженность. И это только несколько из большого количества ежедневных вопросов. Данные вопросы связаны с неопределенностью, которая всегда присутствует при реализации проектов.

Проект – это уникальная деятельность, направленная на достижение определённого результата или цели, при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а так же с учётом требований к качеству и допустимого уровня риска. Проект как правило предполагает целый комплекс взаимосвязанных целей.

Управление проектом (англ. project management) — это область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели при балансировании между объемом работ, ресурсами (время, деньги, труд, материалы, энергия и др.), качеством и рисками в рамках некоторых проектов, направленных на достижение определенного результата при указанных ограничениях. Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие четкого заранее определенного плана и отклонений от него, а так же минимизации рисков по проекту.

Понятия проект и управление проектами связаны с необходимостью управления изменениями. Важной чертой управления проектами является точное определение и формулирование целей, начиная с высшего уровня, а затем постепенно опускаясь до наиболее детализированных целей и задач.

Система управления проектами (СУП) включает в себя организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектом, в основе которого лежит программное обеспечение календарного планирования.

Система управления проектами используется для:

разработки поэтапного расписания выполнения проекта;
определения критического пути и резервов времени;
определения потребности в финансировании, материалах и оборудовании;
распределения возобновляемых ресурсов по времени;
анализа рисков и планирования расписания с учетом рисков;
контроля и мониторинга выполнения проекта;
анализа отклонений хода работ от запланированного и прогнозирование основных параметров проекта.

Систему управления проектами в компании необходимо создавать как комплекс взаимосвязанных элементов:

Организационная структура управления проектами,
Документы, регламентирующие процессы управления проектами,
Информационная подсистема, обеспечивающая автоматизацию процессов управления проектами.

Под стандартом предприятия мы понимаем совокупность документов, объясняющих или предписывающих, как, в какой последовательности, в какие сроки, с использованием каких шаблонов нужно выполнять те или иные действия в процессе управления проектами. Количество этих документов зависит от степени детализации стандарта и может быть достаточно велико (от десятков до сотен документов). На рис. 2 они представлены в виде пирамиды, которая обычно выстраивается сверху вниз по мере пробуждения аппетита у тех, кто организует и регламентирует работы на предприятии, и соответствующего ему развития стандарта.

Стандарт управления состоит из:

Политика компании по управлению проектами
Процедуры управления проектом
Детальные инструкции по исполнению процедур
Шаблоны документов

В конце 90-х появились системы управления проектами, которые предлагают простой доступ к информации о множестве одновременно выполняющихся проектов. С течением времени системы управления проектами перестали быть лишь средством создания и оптимизации модели проекта, в настоящее время они являются ядром сбора и обработки данных о проекте в режиме реального времени. Тщательно составленная информационная модель предоставляет руководству и членам команды возможность принимать приемлемые и обоснованные решения на протяжении всего проектного цикла. Соответствующая организация управления может обеспечить построение процедур анализа качества выполнения работ, которая фокусирует внимание руководства на достижении поставленных целей. Информационная модель проекта, разработанная на начальной стадии планирования, подвергается в дальнейшем переработке в процессе его реализации. Таким образом, базовые методики календарного планирования используются на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Функции и назначение документа в системе управления проектом

Документ – средство закрепления информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством графики, рисунка, фотографии, письма, звуко- и видеозаписи на материальном носителе: на бумаге; фото- и кинопленке; на магнитных (аудио- и видеопленке: гибких и жестких дисках) и оптических носителях (СD и DVD-дисках). Юридическую силу документ приобретает в случаях, когда он создан по установленным правилам.

Под информацией обычно понимают сведения об окружающем нас мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемых человеком или специальными устройствами. С точки зрения содержания или области деятельности информация условно может быть отнесена к управленческой, научно-технической, медицинской, сельскохозяйственной и др.

В настоящей работе рассматривается управленческая документация, используемая организациями, учреждениями и предприятиями (далее организациями) в целях управления проектами и отдельными его этапами.

. В результате осуществления общих и специальных функций управления образуется две группы документов. К первой группе относятся документы, создаваемые в процессе распорядительной и исполнительной деятельности организаций (органов государственного управления, прокуратуры, суда, в общественных организациях, в администрации предприятий и учреждений). Документация, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов федерального управления и субъектов РФ, а также подведомственных им учреждений, называется организационно-распорядительной (ОРД). Входящие в ОРД документы подразделяют на: организационные (положения, уставы, инструкции, правила); распорядительные (постановления, распоряжения, приказы, указания, решения); справочно-информационные (письма; докладные, служебные и объяснительные записки; справки; протоколы; акты; обзоры; отчеты; стенограммы; списки; перечни и др.).

Вторую группу составляют документы, специфичные для каждой из специальных функций управления, а также для таких областей деятельности, как транспорт, связь, статистика, здравоохранение, военное дело, юриспруденция и др. Для функций бухгалтерского учета: главная книга и журналы; журнальные и мемориальные ордера; оборотные и контрольные ведомости и др.

Постановлением Госстандарта РФ № 65 от 03.03.2003 утвержден и введен в действие ГОСТР 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Его требования являются рекомендуемыми на основании Законов Российской Федерации «О стандартизации» № 196-ФЗ от 30.01.2001 и « О техническом регулировании» № 184- ФЗ от 27.12.2002. В соответствии с его названием ГОСТ Р 6.30- 2003 распространяется на организационно- распорядительные документы (ОРД) и относится к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенной в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) по классу 020000. Ориентация на документы, включенные в ОКУД, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам и государственных организаций, и хозяйствующих субъектов негосударственных структур.

Рекомендательный характер государственного стандарта в отдельно взятой организации должен стать основой для подготовки собственного нормативно-правового акта, в который в качестве обязательных будут вводиться стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и т.п. Это обеспечит юридическую силу, качественное и своевременное исполнение документов, организацию их оперативного поиска.

Практически каждый вход или выход процессов управления проектами в PMBOK является документом, а элементарные процессы образуют процедуры управления проектами Более того, добрая половина процессов PMBOK описывается как «процесс документирования» чего-либо. Поскольку авторитет PMBOK не вызывает сомнения, то остается разобраться как, зачем и, главное, на сколько глубоко необходимо документировать проектную деятельность?

Документы, в управлении проектом, выполняют следующие функции:

Информационная функция определяется потребностью команды проекта в документировании, хранении, предоставлении и обмене информацией. Каждый документ обладает определенной «информационной ёмкостью», т.е. количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации.
Управленческая функция, обеспечивающая процесс управления. В ней документ выступает как средство управления деятельностью, а также устанавливает или упорядочивает действия участников проекта.
Юридическая функция – когда документ является письменным доказательством и источником права, как в случае с контрактами, лицензиями и пр.

Человечество не зря придумало и зарегламентировало делопроизводство. С одной стороны, это замедляет и усложняет саму деятельность, с другой стороны есть возможность в любой момент обратиться к «прошлому» и восстановить детальную картину и последовательность событий.

Если не придавать должного значения проектному делопроизводству, то наступает момент, когда уже не получается восстановить цепь событий и понять кто, когда и почему принял те или иные решения; на каком этапе и по каким причинам проект начал выбиваться из графика и бюджета; и т.д.

Итак, обобщая и дополняя вышесказанное, управленческое документирование:

Дисциплинирует исполнителей за счет структуризации деятельности – напиши, как будешь делать; делай, как написал; оформи всё документально; а по окончании подведи итог.
Позволяет в любой момент обратиться к прошлым наработкам и ничего не забудется.
Обеспечивает учет деятельности и принятых решений.

Основные документы в системе управления проектами

Для нормального документирования требуются следующие шаблоны, описанные ниже.

Для инициации проекта:

Экономическое обоснование используется для оправдания финансовых инвестиций в проект, а также определяет затраты и выгоды так, чтобы было понятно, какая ожидается рентабельность инвестиций.
Устав проекта документирует цели, содержание, команду, временные рамки и результаты.

Устав проекта (рroject charter) - один из самых «мифологизированных» рабочих документов проекта. Краткость описания этого документа в основном стандарте PMI – PMBOK в редакциях 2000 и 1996 года, с лихвой окупается богатством интерпретаций предназначения и содержания данного документа как российскими, так и зарубежными экспертами в области управления проектами.

Если обобщить существующие в проектной практике точки зрения, то получится, что под Уставом проекта разные специалисты, в т.ч. ориентирующиеся на PMBOK, понимают:

заявку на открытие проекта;
приказ на открытие проекта;
некий аналог положения о подразделении (цели, организационная структура управления проектом, распределение ролей и ответственности среди членов проектной команды);
техническое задание менеджеру проекта от руководства или заказчика;
обоснование проекта;
аналог плана управления проектом;
если по проекту заключается контракт с внешним заказчиком/исполнителем, то он полностью заменяет Устав.

Для планирования проекта:

Расписание проекта включает все операции, которые требуется выполнить в проекте от начала до конца. Каждая операция должна быть спланирована так, чтобы было понятно, кто, что и когда должен сделать. Результатом согласования и утверждения сроков проекта является Базовое расписание.
Требования к ресурсам операций документируют ресурсы, такие как персонал, оборудование и материалы, требуемые проекту.
Базовый план выполнения стоимости включает согласованный и утвержденный бюджет проекта с временными фазами. Используется для сравнения фактических расходов с запланированными.
Базовый план по содержанию определяет и структурирует объемы работ проекта.
План управления коммуникациями определяет взаимоотношения в проекте таким образом, чтобы правильная информация поступала правильным людям в правильное время.
План управления качеством устанавливает качественные критерии, для того чтоб результаты проекта соответствовали ожиданиям Заказчика.
Реестр рисков определяет и документирует вероятность и последствия рисков проекта. С его помощью, можно адекватнее управлять рисками и влиять на события, способные повлиять на сроки или бюджет проекта.

Для исполнения проекта:

Акты подтверждения/принятия результатов отражают последовательность процессов создания, подтверждения и принятия запланированных результатов проекта.
Информация об исполнении работ используется для отслеживания времени и ресурсов, затраченных на проект. На основании данных документов обновляется Расписание проекта для отслеживания соответствия Базовому расписанию.
Журнал регистрации проблем фиксирует любые проблемы, случающиеся в проекте. Перед фиксацией необходимо исследовать влияние каждой проблемы на проект, также можно сразу предпринять действия, необходимые для решения проблемы.

Для мониторинга и контроля проекта:

Запросы на изменения документируют каждое изменение в содержании проекта. Таким образом, можно контролировать и отслеживать изменения в проекте. Все изменения можно также фиксировать в Журнале изменений, чтобы видеть все изменения одним списком.
Бюджетные прогнозы отслеживают и прогнозируют стоимость проекта. Также любые затраты в проекте должны быть формально согласованы и оформлены, чтобы в любое время можно было проверить, находится ли проект в рамках Базового плана выполнения стоимости.
Отчеты об исполнении содержат упорядоченное и обобщенное представление информации о выполненных работах, расчеты и параметры прогнозирования, и результаты анализа исполнения и состояния работ проекта.

Для завершения проекта:

Акты выполненных работ формально завершают проект, фазу проекта или контракт. Также, по завершению проекта, документируются все мероприятия, необходимые для надлежащего закрытия проекта, включающие высвобождение членов команд, подрядчиков, оборудования и оставшихся материалов.
Документация по накопленным знаниям содержит причины проблем и отклонений, обоснования в пользу выбора того или иного корректирующего воздействия и другие знания, накопленные в процессе реализации проекта. Накопленные знания оформляются в виде документов на протяжении всего жизненного цикла проекта (но обязательно, как минимум, в процессе завершения проекта) для того чтобы стать частью исторической базы данных как для данного проекта, так и для всей компании.
Историческая информация по завершенному проекту оформляется во время анализа успешности проекта и документирования результатов для Спонсора. Таким образом, указывается, были ли цели проекта достигнуты в запланированные сроки и бюджет. Документы и данные по выполненным проектам являются входной Исторической информацией для последующих проектов.

Помимо указанных документов, проект также содержит корреспонденцию, служебные записки, протоколы совещаний и другие документы, описывающие проект. Данная информация должна в максимально возможной и надлежащей степени поддерживаться в организованном состоянии. Члены команды проекта также могут вести журнал или реестр документов проекта, которые могут быть физическими или электронными.
Каждый раз, начиная новый проект, Руководитель проекта должен выбрать необходимую и достаточную глубину документирования управленческой деятельности для того чтоб документировать проект быстро и эффективно.

Элементы управления документами

В идеальном мире руководители проектов могли бы отразить мельчайшие детали в своей проектной документации и при этом имели бы возможность извлечь наиболее важную информацию при необходимости. Перед внедрением стратегии управления документацией руководители проектов должны войти в роль, которую они играют как "работники умственного труда". Кто такой работник умственного труда?

"Каждый работник умственного труда в современной организации является исполнителем, если на основании своего положения или знаний он отвечает за вклад, который материально влияет на способность организации выполнять работу и получать результаты", - Питер Друкер в книге «Эффективный исполнитель» (1966).

При понимании того, что успех проекта неразрывно связан со способностью руководителя проекта извлекать наиболее существенную информацию из документов проекта, созданных для принятия обоснованных решений, управление документами больше не играет вспомогательную роль в повседневной работе руководителя проекта.

Учитывая это, специалисты в стратегиях управления корпоративным информационным содержимым и в управлении документами применяют передовые методы в хранении, управлении и отслеживании документов и отчетов, чтобы дать возможность организациям вырастить "работников умственного труда", которые находятся в центре деятельности их организаций.

Ниже приведены несколько элементов передовых методов, найденных в мире управления документами, которые могут применять руководители проектов:

Сбор документов: способность эффективно сохранять электронные и бумажные документы различных форматов в центральном хранилище. Сбор документов – это не только сохранение информации организованным образом, но и способность легко извлекать существенную информацию из документов и из архивных данных за прошлые периоды.
Контроль версий: возможность предоставить опции проверки на входе и проверки на выходе и предоставить различные уровни безопасности, такие как доступ на чтение и на запись, чтобы гарантировать целостность данных, находящихся в сохраненных документах.
Технологические процессы: возможность создавать и применять настраиваемые технологические процессы, соответствующие бизнес-процессам и утвержденному процессу документооборота в вашей организации.
Отчетность и анализ: возможность обмениваться информацией между документами, а также обобщать данные во множестве документов с целью составления отчетов и проведения анализа, чтобы обеспечить лучшее понимание (ясность) в вашей организации.
Сотрудничество: способность распределять документы между соответствующими заинтересованными лицами, а также ограничивать доступ к документам тем людям, которые не должны иметь к ним доступ.

Эти передовые методы даже более важны для руководителя проекта, чей обычный рабочий день связан с документами проекта, создаваемыми для производства добавочной стоимости, которую приносит успешное выполнение проекта с их помощью.

Последствия плохого управления документами

Неумелые руководители проектов могут легко попасть в ловушку создания кучи документов, что может притупить их рассудительность и привести к неизбежному провалу проекта. Если документацией проекта плохо управляют, она легко может скрыть реальное состояние проекта, создать путаницу и расстроить тех, кому нужны ответы, а также тех, кому нужна реализация проекта. Неправильное использование документации проекта может минимизировать стратегическое значение, которое руководитель проекта имеет для получения результата проекта. По этой причине выявление проблем в документации проекта так же важно, как и эффективное использование документов проекта.

Основная проблема, с которой сталкиваются руководители проектов при управлении множеством документов, - это огромный объем информации, содержащийся во всех документах проекта, которой еще и нужно поделиться со всеми заинтересованными лицами. Хотя сбор информации о проекте очень важен, многие руководители проектов испытывают трудности с эффективным доступом к наиболее существенной информации во всех документах проекта, чтобы быстро реагировать на острые проблемы проекта и предоставлять информацию об изменении состояния проекта заинтересованным лицам.

Причины этого затруднения лежат в обычном методе, который многие организации применяют для работы с документацией проекта. Многие организации не имеют стратегии документирования, обеспечивающей объединение информации и движения документов проекта среди заинтересованных лиц проекта. В итоге, плохое управление документацией проекта порождает следующие симптомы:

Недостаток ясности: Руководители проекта и заинтересованные лица имеют нечеткое представление о состоянии проекта и всей связанной с ним работе. Документы проекта рассматриваются как отдельные участки информации, между которыми не происходит обмена информацией. Эти документы ведут к избытку информации, обеспечивающему недостаток ясности.
Слабая безопасность: Плохая безопасность означает, что отсутствуют бизнес-правила и технологические процессы для работы с важными документами. Это может привести к тому, что важная информация о проекте окажется в неверных руках, что полностью разрушит цели проекта.
Потеря данных: Многие руководители проектов не имеют процессов и возможности сохранить всю документацию проекта в одном хранилище. Информация в этих документах в принципе может потеряться, стать труднодоступной и привести к отсутствию целостности данных, что потенциально может привести к неверным отчетам о принятии решений.
Ограниченное сотрудничество: Документы проекта (например, электронные таблицы) часто управляются как неструктурированные данные, хранящиеся в электронных письмах, на рабочих столах и в бумажном формате. Большей частью, документы проекта не удается легко распределить среди заинтересованных лиц проекта, которым может потребоваться доступ к информации из множества мест.

Выявление проблем, связанных с управлением документацией - это первый важный шаг к устранению неразберихи в документах в ваших проектах. Следующий шаг – это внедрение передовых методов, разработанных экспертами по управлению проектами, чьей задачей является упорядочивание управления документами.

Заключение

Система управления проектами с налаженным документооборотом способствует достижению стратегических целей компании, обеспечивая Руководство компании действенными механизмами принятия обоснованных решений по проектам

Формируются согласованность действий всех участников всех проектов компании, накопление опыта по проектам и дальнейшее развитие Системы управления проектами компании
Применяются прозрачные методы планирования, позволяющие формировать долгосрочные программы развития компании с учетом возможностей финансирования планируемых проектов и их обеспеченности ресурсами
Применяется единая система показателей реализации проектов и унифицированные формы отчетности по проектам, что позволяет получать сводную информацию о выполнении всех проектов компании, анализировать и оценивать состояние проектов на всех уровнях управления
Ведется постоянный контроль реализации проектов, направленный на снижение объемов затрат и нецелевого использования средств, своевременное выполнение работ с соответствующим качеством, предотвращение наступления рисковых событий

Успешное внедрение управления документооборотом в системе управления проектами означает, что в компании:

Четко распределена ответственность между участниками проектной деятельности
Проектная деятельность регламентирована
Повышена эффективность взаимодействия между всеми участниками проектов
Руководство компании имеем возможность контролировать своевременность выполнения задач.

Список использованной литературы

Товб А. С., Ципес Г. Л.. Управление проектами: стандарты, методы, опыт. – М.: Олимп-Бизнес, 2003.
Мазур И. И., Шапиро В. Д., Ольдерогге Н. Г. Управление проектами. – М., 2004.
Полковников А.В. Корпоративная система управления проектами, Электронный офис, 1997, Октябрь.
Грей Клиффорд Ф., Ларсон Эрик У. Управление проектами. – М., 2003.
Димитриев Д. В., Димитриева З.М. Управление проектами – практическое руководство. – М.: Юркнига, 2003.

Интернет ресурсы:

http://turizmural.ru/publication?show_id=9
http://bigc.ru/publications/other/restruct/system_upr_proekt_integr_podhod.php
http://b-c-group.ru/?page_id=131
http://psyera.ru/3728/sistema-upravleniya-proektami

Документ в системе управления проектами 📙 Реферат → 🆔 81585