Документ, его виды и правила составления

Содержание

Введение 3

1. Понятия документа. 4

2. Виды документов и их классификация 5

3. Правила составления документов 9

3.1. Основные правила составления текста документов. 9

3.2.  Правила оформления  реквизитов документов. 10

3.3. Основные требования  к документам, изготовленным  машинописным способом. 24

Заключение 25

Список  литературы 26 

  Введение

  Появление письменности ознаменовало переход  человечества к новой информационной технологии. С помощью графических  знаковых систем стало возможным  отделить информацию от субъекта и  зафиксировать её на каком-либо материале  с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

  Оформление  текстов в различные формы  приводит к появлению документов, а сам процесс мы называем документализацией. Мы выделяем как минимум пять основных объектов информационного пространства, которые можно расположить последовательно  на оси объектов. Это - образ, знак, концепт, текст, документ.

  Актуальность данной темы объясняется тем, что в деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах.

  При работе с документами очень важно  знать, к какой системе документации относится тот или иной документ - это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

  В любой классификации важно основание - признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации  разбиваются на классы.

  Цель  данной работы - изучить систему документации и определить понятие документа. Исходя из поставленной цели, ставлю перед собой следующие задачи:

  1. Определить понятие документа;

  2. Рассмотреть виды документов;

  3. Изучить функции и классификацию  документов;

  4. Изучить требования к оформлению  документов.

1. Понятия документа.

  Термин Документ от лат. documentum  — «образец, свидетельство, доказательство» — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

  В узком смысле документ — облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного  значения. В широком смысле и книга, и скульптура - документы.

  Официальная формулировка в законодательстве России:

  Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.¹

  Важный  вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

  В информационных системах для обеспечения  потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект - совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), т.е. метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закрепленной на этом объекте – как правило, с помощью индексов.

  Запись  информации на различных носителях  по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы  законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные  правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

  Совокупность  документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией.

  Совокупность  работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации  в них движения документов характеризует  термин "Делопроизводство".

2. Виды документов и их классификация

  Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.²

  Документы классифицируются по наименованиям³: 

• Научные отчеты;
• Чертежи;
• Схемы;
• Графики;
• Технологические и другие карты;
• Приказы;
• Распоряжения;
• Планы и отчеты;
• Акты;
• Протоколы;
• Договоры;
• Уставы;
• Инструкции;
• Справки;
• Докладные;
• Объяснительные записки;
• Служебные письма;
• Телеграммы;
• Анкеты;
• Стандарты;
• Технические условия;
• Платежные требования и поручения;
• Доверенности, исковые заявления;
• Авторские свидетельства и т. д.

  По  способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-фоно-кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.⁴

  По  месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

  По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

  По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

  По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

  По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

  По  стадиям подготовки документы подразделяются на черновой документ и (оригинал подлинник). Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом документа. Оригинал — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствии с установленными требованиями.⁵

  С оригинала могут быть изготовлены  копии, выписки из документа и  дубликат.

  Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — повторный экземпляр документа, имеющий юридическую силу с подлинника.

  По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

  По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

  По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

  По  степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

  Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

  Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

  Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов.

  Анкета  — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, в форме существительных в именительном падеже, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. Она рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.⁶

  Анкетным  методом смоделированы приказы  по приему, переводу и увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки. Анкетная форма текста упрощает подготовку документа, облегчает машинописные работы и создает предпосылку  для кодирования информации и  использования отрывного талона с кодированными сведениями.

  Таблица — постоянная информация, размещенная  в заголовках граф и боковика (заголовки  строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

  Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет  строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать  аналогичные данные. В табличной  форме оформляются штатное расписание, график отпусков и другие документы.⁷

  В хозяйственной деятельности организаций  используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п. Каждый из названных документов имеет общепринятую форму.

  Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

  По  характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

3. Правила составления документов
1. Основные правила составления текста документов.

  Документ  состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.⁸

  ГОСТ  Р.6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно - распорядительной документации.⁹ Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно- распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

  ГОСТ  Р. 6.30 – 97 устанавливает также состав реквизитов организационно- распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядок  изготовления и т. д.¹⁰

  Всего государственным стандартом установлено 29 реквизитов. 
Девятнадцатый реквизит – текст документа.

  Текст – основной реквизит документа, который  должен содержать достоверную и  объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и  по возможности кратко. Текст документа  должен быть безупречным в юридическом  отношении и не допускать двоякого толкования.

  Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством  Российской Федерации о государственных  языках.

  Текст документа может быть представлен  в виде таблицы, анкеты, связного текста.

  Тексты  документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые  нумеруются арабскими цифрами¹¹:

  1. Раздел;

  1.1. Подраздел;

  1. Пункт;

  1.1.Подпункт.

  3.2. Правила оформления реквизитов документов.¹²

  1. Государственный  герб.

  В соответствии с Положением о Государственном  гербе, утвержденном 
Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:

• Президента РФ;
• Палат Федерального Собрания;
• Правительства РФ;
• Конституционного Суда РФ;
• Верховного Суда РФ;
• Высшего Арбитражного Суда РФ;
• Центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);
• Федеральных судов;
• Прокуратуры РФ;
• Уполномоченного по правам человека;
• Счетной палаты;
• Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за границей.

  2. Герб субъекта  РФ.

  Герб  субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как  правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований  и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а  также на бланках организаций, находящихся  в их подчинении. То же касается и  изображения на бланках гербов муниципальных  образований (городов, сельских поселений).

  3. Эмблема организации  или товарный знак (знак  обслуживания).

  Эмблема предприятия – это символическое  графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы  облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают  на левом поле документа на уровне названия организации или верхнем  поле документа. 
Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке – не допускается изображать на бланке эмблемы, товарные знаки (знаки обслуживания), не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба.

  4. Код организации.

  Согласно  Общероссийскому классификатору предприятий  и организаций 
(ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа.

  5. Код формы документа.

  Согласно  Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000, код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

  6. Наименование организации.

  Реквизит  называет автора документа, которым  может быть организация, структурное  подразделение, должностное или  физическое лицо. Это реквизит предполагает также указание вышестоящей организации, если она имеется. В бланках структурных  подразделений наименование подразделения  указывают под наименованием  организации. Если организация имеет  вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием  организации. Если организация имеет  вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием  организации. Все наименования даются в именительном падеже, например¹³:

• Министерство образования Российской федерации;
• Государственный аграрный университет;
• Институт информационных систем управления.

  В бланках организаций двойного подчинения (федеральному органу исполнительной власти и местному органу власти) указывается  только наименование местного органа власти.

  Наименование  организации, указанное в бланке, должно точно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных  документах 
(уставе или положении об организации).

  Если  организация имеет официально закрепленное сокращенное наименование, оно приводится под полным наименованием в скобках:

Всероссийский научно-исследовательский институт сельскохозяйственного машиностроения (ВНИИ сельхозмаш).

  7. Справочные данные  об организации.

  Реквизит  присутствует только в бланках писем  и включает в себя индекс предприятия  связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, адрес электронной  почты. В составе этого реквизита  могут указываться банковские реквизиты, государственный регистрационный номер организации, номера лицензий.

  8. Наименование вида  документа.

  Данный  реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о  назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документов проставляется на всех документах, за исключением писем, и  печатается прописными буквами под  реквизитом 
«Наименование организации»: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.п.

  9. Дата документа.

  Дата  один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой  документа может быть дата его  подписания, утверждения или дата событий, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько  организаций, то датой документа  является дата проставления последней  подписи. Даты в документе оформляются  цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год (13.05.2012). Допускается оформление даты словесно- цифровым способом (13 мая 2012), а также цифровым способом, но в обратной последовательности (2012.05.13).¹⁴

  Кроме даты документа, датируются также все  служебные отметки на документе (резолюции, визы, отметка об исполнении документа и др.).

  10. Регистрационный  номер документа.

  Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен информационно-поисковую систему. Для внутренних документов (распоряжений, актов, протоколов) это, как правило, порядковый номер в пределах календарного года. По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами.

  На  документах, составленных совместно  несколькими организациями, регистрационные  номера авторов проставляются через  косую черту в порядке очередности  авторов на документе.

  Регистрационный номер документа проставляется  на уровне даты. Как правило, на бланках  документов место для написания  даты и регистрационного номера  (__№__).¹⁵

  11. Ссылка на регистрационный  номер и дату  документа.

  Этот  реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и регистрационный  номер переносятся из инициативного письма (на № 02-13/36 от 04.03.2000).

  12. Место составления  или издания документа.

  Реквизит  используется только в общих бланках  и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого  реквизита учитывается административно-территориальное  деление страны (г.Мегион Ханты-Мансийского Автономного Округа – Югры Тюменской области).

  Место составления или издания документа  может не указываться, если название территории входит в наименование организации (Новосибирский государственный аграрный университет).

Сокращение  «г.» при названии города не ставится при обозначении 
«Москва», а также при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

  13. Гриф ограничения  доступа к документу.

  Реквизит  проставляется на документах, содержащих сведения ограниченного распространения, - государственную тайну или конфиденциальную информацию. В первой строке данного  реквизита могут проставляться  следующие отметки:

• «Секретно»;
• «Совершенно секретно»;
• «Особой важности» (если документ содержит государственную тайну);
• «ДСП» (для служебного пользования);
• «Конфиденциально»;
• «Коммерческая тайна»;
• «Банковская тайна» и др. (если документ содержит конфиденциальную информацию).

    Во второй строке реквизита  проставляются номер экземпляра  документа и другие отметки.

  14. Адресат.

  Реквизит  используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для  рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки  и др.). Адресатом документа может  быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. В состав реквизита может входить  почтовый адрес:

• наименование адресата (Ф.И.О. для физических лиц);
• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
• название области, края, автономного округа (области), республики;
• страна (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс.