Документационные обеспечения управления

     ВВЕДЕНИЕ 

     Делопроизводство  – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами.

     В основе управленческой деятельности любой  организации (от министерства до небольшого предприятия) лежат процессы получения информации. Получение информации, ее обработки, принятия решений, доведения его до сведения исполнителей и подведения итогов.

     Большая часть управленческой информации поступает  в документированном виде, поэтому  делопроизводство называют так же документационным обеспечением управления.

     Делопроизводство  рассматривается как одна из важнейших  сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т.к. работники сферы управления затрачивают  на работу с документами 60% рабочего времени. От организации делопроизводства зависят:

     - эффективность управления;

     - экономичность;

     - оперативность;

     - культура труда работников.

     Разработка  новых информационных технологий в  управление. Много офисных программ, осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документа, визирование, контроль их исполнения, архивное хранение и т.д.).

     Делопроизводство  состоит из 2-х неразрывно связанных  компонентов:

     - документирование;

     - организация работы с документами.

     Документирование  – запись информации, на различных носителях по установленным правилам.

      1. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ  В СООТВЕТСТВИИ  С ГОСТом Р6. 30-2003 

     Документ  состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами. Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.

     Порядки и правила оформления служебных  документов. Особую актуальность данный вопрос обретает в связи с принятием  и введением в действие с 1июля 2003 г. нового государственного стандарта  – ГОСТ Р6.30-2003.

     Помимо  указанного стандарта, правовая регламентация  вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе:

     а) иных государственных стандартов;

     б) отраслевых стандартов РФ;

     в) международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации.

     Тем не менее особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в свете  требований ГОСТ Р6.30-2003.

     Начнем  с краткой характеристики данного  документа. Прежде всего уточним, что  указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТ Р6.30-97 (с изменением от 2000 г.), унаследовав от последнего не только структуру, но и большин6ство положений. В то же время ГОСТ Р6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.

     ГОСТ  Р6.30-2003 устанавливает измененный состав реквизитов документа. Общее число  реквизитов составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено  ГОСТ Р6.30-2003). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика код постановки на учет (далее – ИНН\КПП) (реквизит 06).

     Из  содержания ГОСТ Р6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламента отдельных вопросов оформления документов. Из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование  подписания и датировки документов.

     Новый ГОСТ имеет существенное структурное  отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 «Требования  к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ или гербов субъектов  РФ».

     Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

     ГОСТ  Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. Подпункт 3.21 ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, в прочем, и некоторые другие элементы реквизитов).

     Некоторые менее значительные изменения внесены  и в текст пп. 3.25, 3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использование оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

     Изменен порядок применения требований ГОСТ Р6.30-2003, что весьма существенно с  правовой точки зрения. Требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований.

     С другой стороны, требования нового ГОСТа  распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД и находящиеся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций.

     Как было отмечено, ГОСТ Р6.30-2003 устанавливает  несколько иной состав реквизитов документа и уточняет порядок и правила оформления некоторых из них. В этой связи представляется целесообразным преступить к рассмотрению состава реквизитов документа, а так же требований к их оформлению.

     Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

     Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к  бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

     Состав  реквизитов документов. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

     01 - Государственный герб Российской  Федерации;

     02 - герб субъекта Российской Федерации;

     03 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

     04 - код организации;

     05 - основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

     06 - идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП);

     07 - код формы документа;

     08 - наименование организации;

     09 - справочные данные об организации;

     10 - наименование вида документа;

     11 - дата документа;

     12 - регистрационный номер документа;

     13 - ссылка на регистрационный номер  и дату документа;

     14 - место составления или издания  документа;

     15 - адресат;

     16 - гриф утверждения документа;

     17 - резолюция;

     18 - заголовок к тексту;

     19 - отметка о контроле;

     20 - текст документа;

     21 - отметка о наличии приложения;

     22 - подпись;

     23 - гриф согласования документа;

     24 - визы согласования документа;

     25 - оттиск печати;

     26 - отметка о заверении копии;

     27 - отметка об исполнителе;

     28 - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

     29 - отметка о поступлении документа  в организацию;

     30 - идентификатор электронной копии документа. 

     1.1 Требования к оформлению реквизитов служебных документов 

     01 - Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

     02 - Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

     03 - Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

     04 - Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

     05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

     06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

     07 - Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

     08 - Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

       Сокращенное наименование организации  приводят в тех случаях, когда  оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное  наименование (в скобках) помещают  ниже полного или за ним.  Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

     09 - Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

     10 - Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

     11 - Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

     Дату  документа оформляют арабскими  цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц  оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

     Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

     Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также  оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

     12 - Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

     Регистрационный номер документа, составленного  совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

     13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

     14 - Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

     15 - В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресование документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

     Если  документ отправляют в несколько  однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

     Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой  длинной строке.

     Документ  не должен содержать более четырех  адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

     В состав реквизита "Адресат" может  входить почтовый адрес. Элементы почтового  адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

     При адресовании письма в организацию  указывают ее наименование, затем  почтовый адрес. При адресовании  документа физическому лицу указывают  фамилию и инициалы получателя, затем  почтовый адрес.

     16 - Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

     Допускается в реквизите "Гриф утверждения  документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

     При утверждении документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

     При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

     Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

     17 - Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

     Допускается оформление резолюции на отдельном  листе.

     18 - Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

     Заголовок может отвечать на вопросы:

     о чем (о ком)? Например:

     Приказ  о создании аттестационной комиссии;

     чего (кого)? Например:

     Должностная инструкция ведущего эксперта.

     К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок  допускается не указывать.

     19 - Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

     20 - Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

     Тексты  документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

     При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

     Графы и строки таблицы должны иметь  заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы  с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы  таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

     Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают  причины, основания, цели составления  документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

     В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

     наименование  документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный  номер документа, заголовок к  тексту.

     Если  текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

     В документах (приказ, распоряжение и  т.д.) организаций, действующих на принципах  единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

     В документах коллегиальных органов  текст излагают от третьего лица единственного  числа ("постановляет", "решил").

     В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

     Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

     В документах, устанавливающих права  и обязанности организаций, их структурных  подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

     В письмах используют следующие формы  изложения:

     - от первого лица множественного  числа ("просим направить", "направляем  на рассмотрение");

     - от первого лица единственного  числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

     - от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

     21 - Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

     Приложение: на 5 л. в 2 экз.

     Если  письмо имеет приложение, не названное  в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

     Если  приложения сброшюрованы, то число  листов не указывают.

     Если  к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

     Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и  приложение к нему, всего на 3 л.

     Если  приложение направляют не во все указанные  в документе адреса, то отметку  о его наличии оформляют следующим  образом:

     Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

     В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем  углу пишут "Приложение N " с указанием  наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

     Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер  относительно самой длинной строки.

     22 - В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

     Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной  строки.

     При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи  не указывают.

     При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

     При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их подписи  располагают на одном уровне.

     При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

     В документах, составленных комиссией, указывают  не должности лиц, подписывающих  документ, а их обязанности в составе  комиссии в соответствии с распределением.

     23 - Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

     СОГЛАСОВАНО

     Ректор  Финансовой академии

     при Правительстве Российской Федерации

     Личная  подпись А.Г. Грязнова

     Дата

     Если  согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют  следующим образом:

     СОГЛАСОВАНО

     Письмо  Российской академии

     медицинских наук

     от 05.06.2003 N 430-162

     или

     СОГЛАСОВАНО

     Протокол  заседания Правления

     Российской  государственной

     страховой компании "Росгосстрах"

     от 05.06.2003 N 10

     24 - Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

     При наличии замечаний к документу  визу оформляют следующим образом:

     Замечания прилагаются

     Руководитель  юридического отдела